Kreatives Ressourcenmanagement: Ein Leitfaden für Agenturen & darüber hinaus
Eine gute Ressourcenverwaltung ist für Kreativteams und Agenturen entscheidend, da sie es ihnen ermöglicht, mehr herausragende Arbeit zu leisten und konstant mehr abrechenbare Stunden zu erzielen.
Allerdings kann es sich etwas wie Tetris anfühlen, alle beweglichen Teile so auszurichten, dass niemand „auf der Ersatzbank sitzt“ oder im Zeitplan zu viele Hochs und Tiefs hat.
Was ist Creative Resource Management?
Creative Resource Management bezeichnet den Prozess der Planung des Zeitplans Ihres Kreativteams und die Koordination der Aktivitäten zur Abwicklung von Projektaufgaben.
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Dies beinhaltet die Entscheidung, wie viele Stunden jede Person (oder Ressource) jede Woche benötigt, damit ihre Projekte fristgerecht abgeschlossen werden können, sowie die Ermittlung, ob ein Teammitglied über- oder unterbelegt ist.
Sobald Sie diese Informationen haben, balancieren Sie die Arbeitsauslastung. Das kann bedeuten, Freelancer einzusetzen, wenn Ihre Designer überbelegt sind, Arbeit auf mehrere Wochen zu verteilen oder Deadlines zu verschieben.
Ihr Kreativteam sollte einen Workflow für das Resource Management sowohl für den kurzfristigen als auch für den langfristigen Forecasting-Prozess haben. Das hilft dabei, zukünftige Ressourcenbedarfe besser vorherzusagen und zu bestimmen, wann und wie viel neue Arbeit Ihr Team übernehmen kann. Falls Ihre Agentur interne oder Kundenkampagnen betreut, sollten Sie auch Teammitglieder, die Kampagnen-Tools betreuen – zum Beispiel diejenigen, die E-Mail-Marketing-Software für Agenturen nutzen – mit einbeziehen, damit Sie alle Arbeitsströme optimal resourcen.
Warum ist Creative Resource Management wichtig?
Creative Resource Management ist wichtig, weil es:
- Gewinn und Zeit optimiert: Wenn alle Mitglieder Ihres Projektteams voll auf abrechenbare Stunden und Arbeit (wenn Sie abrechenbare Leistungen erbringen) eingeplant sind, maximiert das die Gewinne. Arbeiten Sie in einem Inhouse-Team, wie einem VFX-Studio, das keine Rechnungen an Kunden stellt, ermöglicht Ressourcenmanagement effizienteres Arbeiten und eine optimale Nutzung der Zeit. Durch Resource Management oder VFX-Projektmanagement-Software lassen sich Leerläufe vermeiden und es wird verhindert, dass das Team „auf der Ersatzbank sitzt“.
- Überlastung und Burnout verhindert: Gleichmäßige Arbeitsauslastung – statt Phasen von Überstunden und Unterauslastung – schützt Teammitglieder vor Burnout (insbesondere Agentur-Ressourcen; dies kann man mit Agentur-Resource-Management-Software im Blick behalten). Vorauszuplanen ist ein wirksamer Weg, dem entgegenzuwirken. Während manche – vor allem viele Freelancer und Vertragskräfte – die typischen Hochs und Tiefs bevorzugen, legen andere Wert auf die Stabilität eines berechenbaren Zeitplans.
- Risiko von Entlassungen oder Kurzarbeit verringert: Auch wenn diese Verantwortung nicht allein beim Projektmanager liegt, sollte er in der Lage sein, Projektionen und Ressourcenauslastung zu unterstützen und diese Informationen an die Geschäftsleitung oder das Business Development weiterzugeben. So kann die Person, die für Neubuchungen oder die Initiierung neuer Projekte zuständig ist, erkennen, wo Ressourcenlücken bestehen und welche Arbeit priorisiert werden sollte, um die Auslastung stabil zu halten.
- Langfristige Prognosen verbessert: Durch kontinuierliches Resource Management werden langfristig bessere Ressourcenprognosen erstellt. Wenn Tabellen oder Resource-Management-Software stets aktualisiert werden, sobald sich Zeitpläne von Projekten ändern, lassen sich künftige Bedarfe besser einschätzen. Auch Teammitglieder können ihren eigenen Zeitplan besser planen und vermeiden es, während eines Launchs Urlaub zu nehmen!
- Teamzusammenarbeit verbessert: Teammitglieder mit ausgewogener Arbeitsbelastung fördern die Zusammenarbeit. In manchen Kreativagenturen bilden Teams kleine Arbeitsgruppen („Pods“), die gemeinsam an Projekten arbeiten. Das bedeutet, es bleibt genug Zeit für saubere Übergaben, damit beispielsweise Entwickler frühzeitig mit dem Designteam Risiken oder Probleme erkennen können. Solche Formen der Zusammenarbeit sind nicht möglich, wenn die Auslastung nicht ausgeglichen ist.
- Hilft, Kundenerwartungen zu steuern: Wenn Ihr Kunde beispielsweise einen Vertrag unterzeichnet, aber dann erfährt, dass Sie erst in 6-8 Wochen Kapazitäten frei haben, wird er vermutlich enttäuscht sein. Client Resource Management Software bietet Echtzeit-Einblicke in verfügbare Ressourcen, sodass realistische Zeitpläne gemacht werden können. Umgekehrt kann die Zusage eines konkreten Startdatums ohne vorhandene Ressourcen zu Stress im Team führen – was dazu verleitet, die Qualität zugunsten einer Deadline zu vernachlässigen.
Wie unterscheidet sich Resource Management in Kreativteams von dem in anderen Branchen?
Obwohl fast alle Teams Ressourcen auf irgendeiner Ebene verwalten müssen, ist es für Kreativteams besonders wichtig, ihre Ressourcen effektiv zu managen. Das liegt daran, dass kreative Ressourcen meist hochspezialisierte Fähigkeiten besitzen.
Wenn Ihr Team zum Beispiel aus drei Grafikdesigner:innen besteht, können alle drei sehr unterschiedliche Fähigkeiten haben. Vielleicht haben Sie eine:n Senior-Designer:in, der/die umfassende Erfahrungen im Bereich User Experience mitbringt oder dafür sorgen kann, dass alle digitalen Designs barrierefrei gestaltet sind.
Ein:e weitere:r Designer:in auf mittlerem Level ist möglicherweise besonders geschickt im Logo- und Marken-Design, während Ihr/e dritte/r Designer:in noch recht junior ist und mit etwas Anleitung durch erfahrenere Kolleg:innen oder die Kreativdirektion dabei helfen kann, kreative Konzepte zum Leben zu erwecken.
Aufgrund der unterschiedlichen Fähigkeiten können Sie nicht einfach irgendeinen dieser Designer:innen zufällig einem neuen Projekt zuweisen. Bei kreativen Talenten ist es wichtig, genau zu verstehen, welche Fähigkeiten für das Projekt benötigt werden, und die richtige Person in der passenden Phase einzusetzen.
Das ist möglicherweise anders als in Ihrem Entwicklungsteam, wo es zwar auch Unterschiede in der Erfahrung geben kann, aber mehrere Entwickler:innen in derselben Programmiersprache programmieren und daher leichter zwischen Projekten austauschbar sind.
Fünf Best Practices für effektives Management kreativer Ressourcen
Hier sind fünf Best Practices für das Management kreativer Ressourcen.
- Beginnen Sie mit Kapazitätsplanung: Legen Sie dar, wie viel Zeit jedes Teammitglied bereits verplant hat und wie viel noch verfügbar ist (am besten mit einer Kapazitätsplanungs-Vorlage). Berücksichtigen Sie auch nicht abrechnungsfähige Aufgaben, geplanten Urlaub oder Verpflichtungen wie berufliche Weiterbildungen. So erhalten Sie einen Überblick, wie viel Zeit dem Team tatsächlich zur Verfügung steht. Wenn Sie Subunternehmer:innen oder Freelancer:innen einsetzen, lassen Sie sich deren Verfügbarkeiten wöchentlich oder monatlich mitteilen, falls Sie das Team bei Auslastung entlasten müssen.
- Führen Sie die Ressourcenverteilung vor Projektstart durch: Planen Sie neue Aufgaben, beginnen Sie mit der Allokation der Ressourcen bereits vor dem Startschuss und nehmen Sie sich einen Moment, um alle einzuweisen und auf Stand zu bringen, bevor die eigentliche Arbeit startet. So lässt sich später Zeit sparen. Um Ressourcen zuzuweisen, schauen Sie sich das Leistungsversprechen und die notwendigen Fähigkeiten an. Beispielsweise könnte die Designphase einer neuen Website UX-Unterstützung, eine:n Designer:in und eine:n Entwickler:in erfordern, um die Informationsarchitektur und erste Low-Fidelity-Wireframes zu erstellen.
Für den späteren Projekterfolg könnten Sie eine:n Content-Expert:in oder SEO-Spezialist:in hinzuziehen. - Workloads ausbalancieren: Behalten Sie Ihre Ressourcen im Blick, während sich Projektzeitpläne und Umfang ändern. Angenommen, Sie haben geplant, dass Ihre Designer:in zwei Wochen lang an Wireframes arbeitet, erhalten aber Rückmeldungen der Stakeholder, die die Zeit auf vier Wochen verlängern. Wenn sie für den zweiten Sprint bereits ausgebucht ist, kann sie nicht beides parallel stemmen. Um die Arbeitsbelastung auszugleichen, gibt es zwei Optionen: Sie verschieben die Aufgaben des zweiten Sprints um zwei Wochen oder verteilen diese um. Hier stellt sich die Frage der Fähigkeiten: Manche Designer:innen sind austauschbar, andere Aufgaben erfordern besondere Fachkenntnisse und können nicht einfach übertragen werden.
- Analysieren Sie die Daten: Schauen Sie auf die Leistungen vergangener, ähnlicher Projekte. Wie beim Aufwandsschätzen neuer Aufgaben können Sie Daten aus Aufgabenmanagement-Tools heranziehen, um benötigte Schritte sowie die Dauer pro Schritt bei ähnlichen Projekten besser einschätzen zu können. So erhalten Sie eine Planungsgrundlage. Passen Sie die Planung auf unterschiedliche Fähigkeiten und Aufgabenkomplexität an und prüfen Sie regelmäßig Zeiterfassung und Auslastungsdaten auf wertvolle Einblicke in die Ressourcen-Performance.
- Vorausplanen und kommunizieren: Auch wenn einige der genannten Punkte intuitiv erscheinen, ist das nicht immer selbstverständlich. Nicht jede:r denkt daran, dass Projektfortschritt (ob im Verzug oder voraus) Einfluss auf das Ressourcenmanagement oder sogar die Projektplanung neuer Projekte hat. Regelmäßige Abstimmungstreffen zum Ressourcenstatus des Teams und für mögliche zukünftige Projekte helfen enorm, um Ressourcenbedarfe rechtzeitig zu erkennen und die Arbeitslast im Gleichgewicht zu halten.
Software-Tools für das Management kreativer Ressourcen
Es gibt viele Projektmanagement-Tools für Kreativagenturen, die auch beim Ressourcenmanagement unterstützen können.
Wenn Sie eine Software für Ressourcenmanagement oder Kunden-Ressourcenmanagement-Software auswählen, achten Sie darauf, dass das Tool Ihnen unterschiedliche Ressourcenzuweisungen und deren Einfluss auf den Projektzeitplan und -umfang visualisieren kann. So sparen Sie die mühsame Zeit und den Aufwand, diese Vergleiche manuell durchführen zu müssen.
Viele Ressourcen-Tools sind sehr datenorientiert, und das ist großartig, aber es ist etwas völlig anderes, wenn man mit kreativen Köpfen arbeitet. Ihre Denkweise besteht nicht aus Daten, Zahlen, Logistik oder Budgets.
Wenn Kosten eine Rolle spielen, können Sie auch ein kostenloses Ressourcenmanagement-Tool ausprobieren, um einzusteigen.
Wenn Sie Ihre Projektmanagement-Software lieben, sie aber keine integrierte Ressourcenverwaltung hat, sollten Sie ein oder mehrere Tools mit passenden Integrationen wählen. Unsere bevorzugten Ressourcenmanagement-Tools für kreative Vorhaben sind:
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Wenn Sie nach einer Software suchen, die speziell für das Marketing-Ressourcenmanagement entwickelt wurde, dann probieren Sie diese Liste mit Ressourcenmanagement-Software für das Marketing oder unsere Liste der Tools für das Medien-Ressourcenmanagement aus.
Was kommt als Nächstes?
Auch wenn dieser Artikel Ihnen dabei helfen sollte, Best Practices für das kreative Ressourcenmanagement zu erlernen, gibt es noch viel mehr zu entdecken. Treten Sie unserer Community bei, um weitere Artikel zum Ressourcenmanagement von anderen erfahrenen Projektmanagern zu lesen. Außerdem erhalten Sie Zugriff auf über 100 Vorlagen, Beispiele und Muster für wichtige Projektdokumentationen wie Gantt-Diagramme und Ressourcenpläne.
