Was ist ein Workflow? Übersicht, Beispiele & Tools

Workflows werden oft visualisiert in Flussdiagrammen, die entweder die Prozessschritte anzeigen, die jedes Arbeitselement durchlaufen muss, um als abgeschlossen zu gelten, oder wie der Prozess auf einer Makroebene aussieht (d. h. die Phasen im Ablauf der Aufgaben- oder Projektfertigstellung insgesamt).

Verwechseln Sie Workflow-Diagramme und andere Arten von Flussdiagrammen nicht mit anderen Visualisierungstools des Projektmanagements:

• Gantt-Diagramme zeigen bestimmte Aufgaben und Aktivitäten, die im Laufe des Projekts erledigt werden, wann sie abgeschlossen werden und wer daran arbeitet. Workflows sind auf höherer Ebene und konzentrieren sich auf Phasen oder Stufen statt auf individuelle Aufgaben.
• Kritische Pfade zeigen den kürzest möglichen Zeitplan eines Projekts basierend auf der Dauer bestimmter Aufgaben und deren Abhängigkeiten. Workflows beinhalten normalerweise keine Zeitangaben oder Dauern für die einzelnen Phasen.
• PERT-Diagramme berücksichtigen ebenfalls bestimmte Aufgaben und Abhängigkeiten, sind aber mehr auf Meilensteine als auf konkrete Aktivitäten ausgelegt. Ihre Workflows können Meilensteine umfassen, aber sie berücksichtigen normalerweise keine Abhängigkeiten (nur die Abfolge der Schritte).

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Die Entwicklung von Workflows

Die Ursprünge von Workflows lassen sich auf Frederick Taylor und Henry Gantt zurückführen, deren Arbeit darin bestand, wissenschaftliche Prinzipien anzuwenden, um die Produktivität der Arbeiter zu steigern. Dies führte zu zahlreichen neuen Ansätzen, wie man Arbeitskräfte managt, den Arbeitsablauf organisiert und produktivere Mitarbeiter und Teams schafft.

Der Einsatz von Computern in Büros ermöglichte es, wiederkehrende Aufgaben und Workflows sowie Prozesse zu automatisieren. Software für Unternehmensprozesse wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) wurden immer populärer.

Workflows sind heute untrennbar mit den Softwaretools für das Workflow-Management verbunden, die sie steuern. Aktuelle Entwicklungen wie die Integration von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz für Projektmanagement-Anwendungen, Cloud-Computing und -Speicherung sowie Software für die Prozessanalyse ermöglichen es Organisationen, ihre Prozesse ständig zu optimieren und anzupassen, um die effizienteste und produktivste Arbeitsweise zu finden.

Beispiele für verschiedene Arten von Workflows

Anwendungsfälle und Beispiele für Workflows, die Sie als Projektmanager nutzen könnten, sind zum Beispiel:

1. Das Erhalten einer Projektanfrage von einem Projekt-Sponsor und das Starten des Projekts
2. Definition von Anforderungen, Entwicklung einer passenden Lösung, Testen und Einführen eines Produkts oder einer Dienstleistung
3. Der Projektmanagement-Lebenszyklus: denken Sie an Projektinitialisierung, Planung, Umsetzung, Überwachung & Steuerung, Abschluss.

Sie können zudem Workflows erstellen, die Ihr Team ausführt, zum Beispiel für Kundenerfahrungen und Support, für das Onboarding, die Beschaffung, die Geschäftsbetriebe oder digitale Workflows zur Erstellung und Freigabe digitaler Assets.

Hier ist ein detailliertes Beispiel für einen Support-Workflow.

1. Die Beschwerde oder das Support-Ticket wird beim Service-Desk-Analysten erfasst.
2. Es wird eine Lösung versucht. Bei Erfolg überspringen Sie Schritt sieben.
3. Falls dies nicht erfolgreich ist, wird das Ticket dem zuständigen Service-Desk-Analysten zur weiteren Untersuchung zugewiesen.
4. Versuchen Sie eine weitere Lösung und aktualisieren sowie kommentieren Sie das Ticket. Wiederholen Sie dies bei Bedarf.
5. Nutzen Sie das gesamte Wissen des Service-Desks und eskalieren Sie dann das Ticket.
6. Überwachen Sie das Ticket mit dem Eskalationsteam.
7. Finden Sie eine erfolgreiche Lösung und informieren Sie den Kunden.
8. Schließen Sie das Ticket.

Workflows können dokumentiert und auf verschiedenen Ebenen kommuniziert werden.

Der folgende Workflow zeigt einen größeren Arbeitsumfang und einen übergeordneten Prozess für Supportleistungen, welcher kleinere Prozesse beinhaltet (auch diese sollten dokumentiert werden).

Dieses Workflow-Beispiel nutzt Swimlanes (Prozessbahnen), um die Zuständigkeit bei jedem Workflow-Schritt deutlich zu machen, indem angezeigt wird, welches Team für welchen Prozessabschnitt zuständig ist. Swimlanes sind nicht zwingend erforderlich, aber sie sind hilfreich, wenn Sie einen komplexen Ablauf abbilden, der viele Teams oder Verantwortungsbereiche umfasst. Ebenfalls hilfreich, um Ihren Workflow korrekt darzustellen, ist es zu wissen, wie man ein Flussdiagramm erstellt, da Sie lernen können, welche Symbole wann zu verwenden sind. 

In der ersten Prozessbahn findet sich ein Teil-Workflow, der detaillierter beschreibt, was auf dieser Ebene passiert, als der übergeordnete Prozess. 

Wie Sie einen effektiven Workflow erstellen

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines effektiven Workflows:

1. Beginnen Sie mit Haftnotizen. Schreiben Sie für jede Aufgabe, die erledigt werden muss, oder für jede Phase des Projektmanagement-Workflows eine Haftnotiz und ordnen Sie diese in eine sinnvolle Abfolge.
2. Beziehen Sie das Team ein. Sprechen Sie mit den Personen, die die Schritte im Workflow tatsächlich ausführen. Finden Sie heraus, ob etwas fehlt, ob ein Schritt falsch platziert ist oder ob es andere Überlegungen gibt, die Sie vergessen haben. 
3. Zeichnen Sie den Workflow auf. Am einfachsten gelingt dies normalerweise mit Flussdiagramm-Software, Workflow-Diagramm-Software oder Mindmapping-Software. Schreiben Sie die einzelnen Schritte mit Abstand zueinander auf.
4. Ziehen Sie Rechtecke um jeden Schritt und verwenden Sie Pfeile, um die nächsten Schritte anzuzeigen.
5. Identifizieren Sie Engpässe, Redundanzen und Abhängigkeiten. Markieren Sie diese mit bestimmten Symbolen oder Farben (und fügen Sie eine Legende hinzu).
6. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten. Sie müssen keine Personen bestimmten Phasen oder Aufgaben zuweisen, sollten aber wissen, welche Rollen am Prozess beteiligt sind. Zum Beispiel ist im Projekt-Initialisierungs-Workflow der Projektmanager für das Einrichten des Kickoff-Calls verantwortlich und der Kunde muss den Projektplan freigeben.
7. Ablage an einem geeigneten Ort und stellen Sie sicher, dass alle Zugriff haben. Es ist nicht nur wichtig, dass das Team während der Arbeit darauf zurückgreifen kann, sondern auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und das Training des Teams.

Best Practices für die Erstellung von Workflows

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Projektworkflows folgende Best Practices.

• Haben Sie ein klares Ziel. Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow ein klares Ziel verfolgt und vom Team benötigt wird. Niemand wird einem Prozess folgen, der ihnen oder dem Projekt keinen Mehrwert bietet.
• Richten Sie eine Feedbackschleife ein. Holen Sie kontinuierlich Feedback vom Team und weiteren Nutzern des Workflows ein. Finden Sie heraus, was funktioniert und was nicht, und passen Sie den Workflow entsprechend an.
• Nutzen Sie Software- und Prozessautomatisierungstools. Workflow-Automatisierungssoftware und andere Prozess-Workflow-Software sind dazu da, Workflows zu erstellen, zu automatisieren und zur Optimierung von Arbeitsabläufen beizutragen, um menschliche Fehler und Ineffizienzen zu reduzieren. Lesen Sie hier mehr über die Vorteile der Automatisierung.
• Bestimmen Sie, wie Sie den Erfolg messen. Legen Sie fest, welche KPIs und Metriken Sie zur Bewertung der erfolgreichen Nutzung Ihres Workflows verwenden. Diese Daten sind ein guter Indikator dafür, ob Anpassungen notwendig sind oder nicht.
• Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit. Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Workflows anpassen, wenn das Team und die Organisation wachsen. Möglicherweise müssen Sie weitere Schritte hinzufügen, Beteiligte ein- oder ausschließen oder zusätzliche Freigabephasen oder Kontrollpunkte einbauen (erfahren Sie mehr über Dokumentenfreigabe-Workflows).
• Iterieren Sie. Aktualisieren Sie Ihre Workflows kontinuierlich, wenn Sie Feedback erhalten, skalieren und anhand von Kennzahlen feststellen, ob sie funktionieren. Iterieren bedeutet nicht, dass Ihre Workflows falsch waren, sondern nur, dass Abläufe optimiert werden können (was auch agilere Workflows ermöglicht).

Was ist der Unterschied zwischen Workflows & Prozessen?

Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die notwendig sind, um eine Aufgabe zu erledigen, während ein Prozess darauf ausgelegt ist, strikt befolgt zu werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Im Vergleich zu Prozessen sind Workflows in der Regel flexibler und weniger formell, da sie sich an veränderte Bedingungen anpassen lassen. Sie erfordern nicht unbedingt umfangreiche Dokumentation oder die Freigabe durch mehrere Beteiligte. 

Als Folge sind Workflows oft schneller und leichter umzusetzen als Prozesse. Allerdings können Prozesse in bestimmten Situationen effizienter sein, beispielsweise wenn eine strikte Einhaltung von Vorschriften erforderlich ist. 

Workflows automatisieren mit Tools & Software

Workflows und die Workflow-Management-Systeme, die sie steuern, sind meist identisch. Neben einigen der oben erwähnten Management-Tools gibt es noch weitere, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Business-Process-Management-(BPM)-Tools sind hilfreich, um Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse zu organisieren, zu verwalten und zu aktualisieren, sowie zur Prozessoptimierung und zum Mapping von Workflows (erfahren Sie mehr über Workflows vs BPM hier).
• Workflow-Apps sind nützlich, wenn eine Prozessänderung nötig ist, Sie aber keinen Zugriff auf Ihren Desktop haben.
• Projekt-Workflow-Software ist ideal, um Arbeitsabläufe im Rahmen eines größeren Projekts zu steuern, und bietet Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, Echtzeit-Zusammenarbeit und detailliertes Fortschrittstracking, damit Ihr Team abgestimmt und produktiv bleibt.
• Open-Source-Workflow-Software bietet eine anpassbare Alternative für Teams, die ihre Abläufe an spezifische Anforderungen anpassen möchten. Diese Tools sind besonders wertvoll für Organisationen mit einzigartigen Prozessen oder begrenztem Budget.
• Enterprise-Workflow-Software ist für große Organisationen konzipiert und bietet fortschrittliche Funktionen wie Abteilungsübergreifende Integration, leistungsstarke Automatisierungsmöglichkeiten und Skalierbarkeit für komplexe, umfangreiche Workflows.
• ProcessMaker-Alternativen sind eine gute Wahl, wenn Sie ProcessMaker nutzen oder testen, aber feststellen, dass es nicht ganz Ihren Anforderungen entspricht.

Es lohnt sich immer, einen Blick darauf zu werfen, welche Tools besondere und innovative Funktionen bieten, die Ihre Abläufe beschleunigen könnten, wie zum Beispiel KI-gestützte Workflows.