So Erstellen Sie Einen Dokumentenfreigabe-Workflow In 7 Schritten

Einen Genehmigungs-Workflow für Dokumente einzuführen bedeutet nicht nur, Chaos zu vermeiden. Es geht vielmehr darum, die Produktivität zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Es geht um bessere Kontrolle über dokumentenbezogene Abläufe, sodass jeder einzelne Schritt effizient und regelkonform abläuft. 

Mit den richtigen Automatisierungstools für Genehmigungs-Workflows und passenden Technologien können Sie die Workflow-Ausführung verbessern, manuelle Aufgaben minimieren und das Dokumentenmanagement effizienter gestalten. 

Bevor Sie jedoch spezifische Genehmigungs-Workflows in Tools wie Jira oder SharePoint einrichten, sollten Sie die umfassenderen Vorteile der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems in Betracht ziehen. Dieses kann als sichere, skalierbare Grundlage für Ihre Dokumentationsprozesse dienen. Sie können auch mit einem kostenlosen Dokumentenmanagementsystem starten, um herauszufinden, ob es für Sie geeignet ist, bevor Sie sich festlegen.

Warum benötigen Sie einen Genehmigungs-Workflow für Dokumente? 

Review-Workflows für Dokumente verhindern Chaos auf folgende Weise:

• Konsistenz: Konsistenz ist entscheidend, um Qualitätsstandards in der gesamten Organisation aufrechtzuerhalten. Dadurch wird gewährleistet, dass Ihre Dokumente alle erforderlichen Informationen enthalten, bevor sie weitergeleitet werden.
• Transparenz: Genehmigungs-Workflows für Dokumente liefern eine transparente Nachverfolgung aller Überarbeitungen und Freigaben, sodass Sie und Ihre Stakeholder Änderungen nachvollziehen, Verantwortlichkeiten erkennen und stets über Aktualisierungen sowie Fristen informiert sind. Das fördert Verantwortlichkeit, Vertrauen und Pflichtbewusstsein im Team. 
• Zusammenarbeit: Projektteams arbeiten effektiver zusammen, wenn transparente Projekt-Workflows für die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten vorhanden sind. Workflow-Prozesse unterstützen auch die Kommunikation im Team, indem sie Feedback, Nachverfolgung von Änderungen und Versionen sowie eine effiziente Entscheidungsfindung ermöglichen.

Arten von Dokumentgenehmigungen

Dies sind die Arten von Dokumenten, für die ein Genehmigungs-Workflow erforderlich sein kann.

• Verträge: Diese können zwischen dem Unternehmen und Kunden, Anbietern oder Mitarbeitenden bestehen. Es handelt sich um rechtsverbindliche Dokumente, die von mehreren Parteien überprüft und genehmigt werden müssen. Ein Dokumenten-Workflow sorgt dafür, dass alles ordnungsgemäß und zeitnah kontrolliert und abgezeichnet wird.
• Angebote oder Leistungsbeschreibungen: Die Informationen in einem Angebot oder einer Leistungsbeschreibung (SOW) sind ausschlaggebend für den Projekterfolg und dienen zugleich als Referenz, falls ein Kunde mehr verlangt als im Dokument definiert ist. Hat jemand Scope Creep gesagt?
• Projektergebnisse: Projektergebnisse wie Designdokumente, Spezifikationen und Prototypen müssen von Projektteams, Kunden und Stakeholdern überprüft und genehmigt werden. Genehmigungs-Workflows für Dokumente helfen, die Einhaltung von Projektanforderungen und Erwartungen sicherzustellen.

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Wer ist beteiligt?

• Autor/Ersteller: Die Person, die für die Erstellung der Originalversion des Dokuments verantwortlich ist, Inhalte eingibt, das Format festlegt und Informationen organisiert, damit sie den Zielen und Anforderungen des Dokuments entsprechen.
• Dokumentenmanager: Diese Person überwacht den Dokumenten-Workflow-Prozess. Sie verteilt Überprüfungen, verfolgt den Fortschritt, kontrolliert Fristen und stellt sicher, dass alle die Workflow-Protokolle einhalten.
• Prüfer: Einzelpersonen oder Teams, die beauftragt sind, das Dokument zu prüfen, um sicherzustellen, dass es korrekt, vollständig und mit Standards, Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien übereinstimmt. Prüfer geben möglicherweise Feedback, schlagen Änderungen vor oder genehmigen das Dokument für die nächsten Bearbeitungsphasen.
• Genehmiger: Dies sind die benannten Personen oder Instanzen, die für die Genehmigung des Dokuments verantwortlich sind, bevor es finalisiert oder verteilt werden kann. Genehmiger prüfen, ob das Dokument den Standards der Organisation entspricht und sorgen für die notwendige Freigabe zur Verteilung.

Als Projektmanager kann es sein, dass Sie im Dokumenten-Workflow mehrere Rollen übernehmen. Sie könnten zum Beispiel Prüfer im SOW-/Angebotsprozess sein. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Machbarkeit eines Projekts zu bewerten, bevor die Projektergebnisse, Zeitpläne und Kosten freigegeben werden.

Typische Schritte, die ein Dokument durchläuft

Hier ist eine Aufschlüsselung der wichtigsten Bestandteile von Dokumenten-Workflows am Beispiel eines Projektauftrags.

1. Dokumentenerstellung

Der Dokumentenerstellungsprozess kann damit beginnen, eine Vorlage zu verwenden oder das Dokument komplett neu zu erstellen. Dabei werden Inhalte eingegeben, formatiert und entsprechend Zweck und Zielgruppe des Dokuments organisiert.

• Wer: Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, den Projektauftrag zu erstellen (das ist viel einfacher mit einer Projektauftrag-Vorlage).
• Was: Dies beinhaltet das Erstellen eines Dokuments, das den Projektumfang, die Ziele und die wichtigsten Stakeholder beschreibt und die Richtung für das gesamte Projekt vorgibt.
• Wann: Diese Aufgabe wird in der Regel zu Beginn des Projekts erledigt.
• Wo: Für die Erstellung wird meist Software zur Dokumentenerstellung (oder Dokumentenkollaborationssoftware, wenn mehrere Teammitglieder gemeinsam daran arbeiten) genutzt.
• Wie: Der Projektmanager kann eine vom Unternehmen bereitgestellte Vorlage nutzen oder das Dokument von Grund auf neu erstellen, je nach den Anforderungen des Projekts.

2. Prüfer festlegen

In diesem Schritt prüfen Prüfer das Dokument auf Richtigkeit, Vollständigkeit und darauf, dass es mit den Projektzielen übereinstimmt. Sie wählen geeignete Personen oder Teams aus, die Dokumente prüfen, um Qualität und Wirksamkeit sicherzustellen.

• Wer: Der Projektmanager identifiziert geeignete Personen oder Teams, um den Projektauftrag zu überprüfen.
• Was: Prüfer bewerten die Richtigkeit, Vollständigkeit und Zielausrichtung des Dokuments.
• Wann: Der Überprüfungsprozess findet in der Regel nach der Dokumentenerstellung statt.
• Wo: Prüfer werden üblicherweise aus dem Projektmanagement-Team oder einschlägigen Stakeholdern ausgewählt.
• Wie: Prüfer werden anhand ihrer Fachkenntnisse, ihrer Rolle im Projekt oder anhand ihrer Stakeholder-Funktion ausgewählt.

3. Einrichtung in Workflow-Software & Genehmigungskriterien

Dieser Schritt stellt sicher, dass der Dokumentenmanagement-Workflow reibungslos verläuft und effizienten Genehmigungsverfahren folgt, wobei Workflow-Orchestrierung hilft, die Dokumentenweiterleitung, Genehmiger und automatische Auslöser im System zu koordinieren.

• Wer: Der Projektmanager ist in der Regel dafür verantwortlich, die Projektcharta in der Dokumenten-Workflow-Software einzurichten.
• Was: Dies beinhaltet die Konfiguration des Dokuments innerhalb der Software-Plattform und die Festlegung von Genehmigungskriterien.
• Wann: Dies erfolgt nach der Dokumentenerstellung und der Festlegung der Prüfer.
• Wo: Das Dokument wird in der vorgesehenen Workflow-Software oder Plattform verwaltet (Open-Source-Workflow-Software ist ebenfalls verfügbar).
• Wie: Genehmigungskriterien werden auf Grundlage der Unternehmensrichtlinien, Projektanforderungen oder Compliance-Standards definiert.

4. Dokumentenfortschritt überwachen

Dieser Schritt sorgt dafür, dass Dokumente reibungslos durch den Genehmigungsworkflow laufen. Sie behalten den Überblick, verfolgen den Status des Dokuments und beheben eventuelle Probleme während des Freigabeprozesses.

• Wer: Der Projektmanager überwacht typischerweise den Fortschritt der Projektcharta im Genehmigungsworkflow.
• Was: Dies beinhaltet die Nachverfolgung des Dokumentenstatus und die Sicherstellung, dass es effizient durch den Genehmigungsprozess läuft.
• Wann: Die Überwachung erfolgt kontinuierlich während des gesamten Freigabeprozesses.
• Wo: Der Fortschritt wird in der Dokumenten-Workflow-Software oder im Projektmanagementsystem verfolgt.
• Wie: Regelmäßige Statuskontrollen, Benachrichtigungen und potenzielle Projekt-Engpässe.

5. Feedback prüfen & aktualisieren

In diesem Schritt stellen Sie sicher, dass Dokumente konform sind und erhalten wertvolles Feedback von den Stakeholdern.

• Wer: Der Projektmanager ist für die Überprüfung des Feedbacks der Dokumentenprüfer verantwortlich.
• Was: Das Feedback wird bewertet, um Bereiche für Verbesserungen oder Klarstellungen in der Projektcharta zu identifizieren.
• Wann: Dieser Schritt erfolgt, nachdem das Feedback gegeben wurde. Sollten Änderungen vorgeschlagen werden, nehmen Sie diese vor, bevor das Dokument an eine externe Stelle weitergeleitet wird, bei der es finanzielle Auswirkungen haben könnte.
• Wo: Überarbeitungen werden direkt im Dokument vorgenommen.
• Wie: Basierend auf dem erhaltenen Feedback werden notwendige Aktualisierungen vorgenommen, sodass das Dokument weiterhin mit den Projektzielen und den Erwartungen der Stakeholder übereinstimmt.

6. Erneut zur endgültigen Freigabe einreichen

Sobald Dokumente geprüft und das Feedback eingearbeitet ist, kann eine Freigabe durch bestimmte Personen oder Abteilungen erforderlich sein, bevor sie finalisiert oder verteilt werden.

• Wer: Der Projektmanager ist dafür zuständig, die überarbeitete Projektcharta erneut zur endgültigen Freigabe einzureichen.
• Was: Das aktualisierte Dokument wird zur abschließenden Prüfung und Freigabe nach den notwendigen Überarbeitungen eingereicht.
• Wann: Dies geschieht nach Einarbeitung des Feedbacks und Überarbeitung des Dokuments.
• Wo: Die erneute Einreichung erfolgt in der Dokumenten-Workflow-Software oder der Projektmanagement-Software.
• Wie: Das überarbeitete Dokument wird im Freigabeworkflow zur endgültigen Genehmigung eingereicht.

7. Dokumente speichern & Berechtigungen anwenden

Nach der endgültigen Freigabe müssen Ihre Dokumente sicher aufbewahrt werden und für zukünftige Referenzen, die Wiederbeschaffung und Compliance zugänglich sein.

Die sichere Ablage Ihrer finalen Dokumente ist nur ein Aspekt von Best Practices im Dokumentenmanagement. Sie sollten außerdem Versionierungsprotokolle, Berechtigungsregeln und regelmäßige Audits einführen, damit Ihre Dokumentation stets aktuell, zugänglich und konform bleibt.

Dokumente müssen für spätere Referenz, Wiederbeschaffung und Compliance-Zwecke sicher aufbewahrt werden. Sie können alles von physischen Ablagesystemen bis zu elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) oder cloudbasierten Speicherdiensten (Dropbox, Google Drive) verwenden. 

Erstellen Sie Richtlinien für die Ablage und Archivierung von Dokumenten, damit Sie den Lebenszyklus von Dokumenten effektiv verwalten können. Legen Sie fest, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, wann sie archiviert und wann sie sicher entsorgt werden dürfen.

• Wer: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die genehmigte Projektcharta zu speichern und die Dokumentberechtigungen zu verwalten.
• Was: Dies umfasst das Organisieren und Sichern des Zugriffs auf das Dokument in einem festgelegten Repository.
• Wann: Dies geschieht nach der endgültigen Genehmigung der Projektcharta.
• Wo: Das Dokument wird in einem Dokumenten-Repository oder einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert.
• Wie: Zugriffsberechtigungen werden rollenbasiert vergeben. So bleibt das Dokument sicher und relevante Stakeholder können bei Bedarf darauf zugreifen.

Informieren Sie sich in unserem ausführlichen Beitrag zu Workflow-Mapping und digitalen Workflows darüber, wie Sie einen effizienten Freigabeprozess für Dokumente implementieren können.

Tools für Dokumentenfreigabe-Workflow-Prozesse

Sie können verschiedene Technologien einsetzen, um Dokumentenworkflows zu ermöglichen – von einfachen Workflow-Management-Software-Lösungen bis hin zu fortgeschrittenen Systemen auf Unternehmensebene. 

Hier einige Beispiele:

• DMS: DMS-Plattformen, Freigabesoftware und Dokumentenmanagement-Software stellen zentralisierte Repositorien zum Speichern, Organisieren und Verwalten von Dokumenten bereit. Sie bieten oft Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffssteuerung, Metadaten-Tagging und Suchmöglichkeiten.
• Workflow-Automatisierungssoftware: Workflow-Automatisierungssoftware ermöglicht es Ihnen, Dokumentenworkflows zu entwerfen, zu optimieren und zu automatisieren. Sie können individuelle Workflows mit vordefinierten Schritten, Regeln und Auslösern für die Dokumentenweiterleitung und -freigabe erstellen.
• Elektronische Signaturlösungen: E-Signatur-Software ist ein System zur digitalen Dokumentenfreigabe, das digitale Unterschriften ermöglicht und den Druck, das Scannen sowie das postalische Versenden von Papierdokumenten überflüssig macht. Integrieren Sie diese Systeme in Ihre Dokumentenworkflows, um elektronische Unterschriften und Freigabeprozesse im digitalen Managementsystem zu beschleunigen. Wenn Sie sich wegen der Kosten sorgen, gibt es in dieser Kategorie viele kostenlose E-Signatur-Software-Optionen.

Mehr zum Thema BPM vs. Workflows erfahren Sie hier.

6 Clevere Hacks für Dokumenten-Workflows

Hier sind meine kleinen Tricks für effiziente Freigabeprozesse bei Dokumenten.

1. Benachrichtigungen automatisieren: Mit automatischen Benachrichtigungen stellen Sie sicher, dass alle informiert werden, wenn Dokumente zur Prüfung bereitstehen, Fristen nahen oder Änderungen vorgenommen wurden. So bleibt niemand im Unklaren und jeder kann pünktlich mitwirken.
2. Konditionales Routing einrichten: Passen Sie die Weiterleitung Ihrer Dokumente (also, wer was bekommt) an den Inhalt oder an diejenigen an, die eine Freigabe erteilen müssen. Geht es beispielsweise um ein großes Budget, wird das Dokument automatisch an die leitenden Prüfer zur Freigabe weitergeleitet.
3. Parallele Überprüfung: Vergessen Sie das Warten, bis eine Person fertig ist – bei parallelem Review können verschiedene Teammitglieder gleichzeitig unterschiedliche Abschnitte prüfen. Das verkürzt die Prüfzyklen und beschleunigt die Freigabeprozesse für Dokumente.
4. Dokumentvorlagen: Standardisierte Vorlagen sind Ihre besten Freunde. Nutzen Sie sie für einheitliche Dokumente im gesamten Team und erleben Sie, wie viel leichter und schneller alle Dokumente erstellt werden können. (PS: Vorlagen für wichtige Projektdokumente finden Sie hier in unserer Bibliothek für DPM-Mitglieder.)
5. Versionskontrolle: Integrieren Sie Ihre Workflows mit einer Versionskontrolle, um automatisch nachzuhalten, wer wann was gemacht hat. Kein Rätselraten mehr oder die Frage, ob Sie mit der neuesten Version arbeiten.
6. Backup-Freigabe: Ermöglichen Sie es Genehmigern, ihre Freigabebefugnis an festgelegte Vertreter zu übertragen, wenn sie abwesend sind. So werden Verzögerungen vermieden und die Kontinuität Ihres Dokumentenworkflows gewährleistet.

3 Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

1. Unzureichende Sicherheit: Die Vernachlässigung ordnungsgemäßer Berechtigungen oder die Gewährung von Zugriff für Unbefugte kann zu schwerwiegenden Sicherheitsverletzungen führen und potenziell sensible Unternehmensinformationen gefährden. Stellen Sie sicher, dass Sie Abhängigkeiten und Prüfer abbilden, bevor Sie den Workflow starten. Ein DMS ermöglicht dies schnell; andernfalls dokumentieren Sie es und überwachen es genau.
2. Unterschätzung der Workflow-Überwachung: Wenn die Bewertung, Optimierung und Dokumentation des Workflows ausbleiben, kann dies zu Fehlern und Verwirrung unter den Beteiligten, Teammitgliedern und Kunden führen. Regelmäßige Überwachung und Verbesserung sichern Effizienz und Klarheit im Workflow.
3. Unsachgemäße Speicherung: Dies hilft Ihnen und Ihrem Team, endgültig freigegebene Dokumente leicht zu finden. Die unternehmensweite Einführung und Kommunikation einer strukturierten Ablage- und Archivierungsprozedur sorgt dafür, dass alle einfach Zugriff haben und die Suchzeiten reduziert werden.

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