De ultieme gids voor documentbeheerworkflows

Een goed geïmplementeerde workflow voor documentbeheer zorgt ervoor dat documenten toegankelijk zijn voor de mensen die ze mogen inzien en ontoegankelijk voor degenen die dat niet mogen, in overeenstemming met alle relevante nalevings- en wettelijke normen. 

Lees hier meer over andere typen workflowbeheer.

Waarom zijn workflows voor documentbeheer belangrijk?

Workflows voor documentbeheer zijn om de volgende redenen erg belangrijk: 

• Efficiëntie: Door het maken, opslaan, terugvinden en beheren van documentatie te stroomlijnen, verminder je de tijd en moeite die aan documentverwerking worden besteed. Als dit goed wordt gedaan, weet iedereen die op de hoogte moet zijn van het project waar de documenten kunnen worden geraadpleegd en hoeft niemand te helpen bij het vinden van elk afzonderlijk item. 
• Toegang en terugvinden: Workflows voor documentbeheer zijn een uitkomst wanneer je informatie zoekt, vooral als je die snel nodig hebt! Vermijd de frustratie van eindeloos zoeken naar documenten door een workflow voor documentbeheer te implementeren. Deze voordelen worden het meest consistent bereikt door een documentbeheersysteem te implementeren dat standaardiseert hoe bestanden worden opgeslagen, teruggevonden en beveiligd.
• Wettelijke vereisten: Zoals hierboven vermeld, zijn er belangrijke wettelijke vereisten die van invloed zijn op veel sectoren en projecten. Sectoren zoals de farmaceutische industrie, gezondheidszorg, financiële dienstverlening en de overheid hebben strenge wettelijke vereisten voor het verwerken, bewaren en beschermen van documenten. Een robuuste en vaak rigide workflow voor documentbeheer helpt ervoor te zorgen dat aan deze voorschriften wordt voldaan en dat projecten en organisaties juridische of financiële sancties kunnen voorkomen.
• Audittrail: Het is van cruciaal belang om een audittrail te hebben die iedereen kan vertrouwen. Workflows voor documentbeheer moeten zo worden ontworpen dat ze een duidelijke geschiedenis van documentrevisies en registraties van toegangsbeheer creëren. Deze zijn nuttig om een document door de workflow te volgen en naleving en operationele efficiëntie te waarborgen. 

Voordelen van workflows voor documentbeheer

Workflows voor documentbeheer zijn niet alleen belangrijk voor je bedrijf als geheel; ze maken je leven als projectmanager of belanghebbende ook gemakkelijker. 

• Verhoogde productiviteit: Volgens een onderzoek van IDC gaf 45% van de bedrijven aan dat workflows voor documentbeheer de productiviteit zouden verbeteren. Nog beter is dat je dit naar een hoger niveau kunt tillen door AI te gebruiken om routinetaken te automatiseren, zoals gegevensinvoer en het ophalen van documenten, of door workfloworkestratie te implementeren om deze automatiseringen in verschillende tools en teams te coördineren, zodat werknemers zich kunnen richten op meer strategische activiteiten.
• Consistentie en standaardisatie: Wanneer workflows voor documentbeheer effectief worden geïmplementeerd en door iedereen worden nageleefd, bieden ze een consistente methode voor het beheren van alle documenten. Zo wordt gewaarborgd dat elk document op dezelfde manier wordt verwerkt, waardoor fouten en inconsistenties worden beperkt (d.w.z. minder herstelwerk en minder tijd die wordt besteed aan het corrigeren van fouten). 
• Verbeterde samenwerking: Wanneer workflows voor documentbeheer consequent worden gebruikt, bevorderen ze een betere samenwerking tussen alle betrokken partijen door duidelijke verwachtingen te scheppen over hoe zaken moeten verlopen en hoe deze moeten worden gedocumenteerd.
• Duidelijkheid over wie wat wanneer heeft gedaan: Vraag je je wel eens af wie je document heeft gewijzigd? Wie een prijs heeft aangepast of waarom een term uit een projectcharter is verwijderd? Workflows voor documentbeheer kunnen dit tegengaan door precies bij te houden wie wat en wanneer wijzigt. 
• Betere beveiliging: Goede workflows voor documentbeheer omvatten beveiligingsprotocollen die voorkomen dat gevoelige informatie toegankelijk is voor onbevoegde personen. Besteed aandacht aan beveiliging om de problemen te voorkomen die gepaard gaan met datalekken.
• Verbeterde naleving: Workflows voor documentbeheer stroomlijnen de naleving van wettelijke vereisten door de juiste documentatie aan te maken en bij te houden (bijvoorbeeld via een tool zoals Jotform) en gemakkelijke toegang tot documenten tijdens audits te garanderen.

Proces voor documentworkflows

Over het algemeen zijn dit de stappen in een effectief proces voor documentworkflows: 

1. Het document aanmaken

De eerste stap in de workflow is het aanmaken van het document. Een goede werkwijze hierbij is om sjablonen of gestandaardiseerde indelingen te gebruiken met software voor documentbeheer om consistentie tussen verschillende soorten documenten te ondersteunen. Een contract kan bijvoorbeeld een sjabloon met standaardvoorwaarden en -opmaak gebruiken om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan, zonder dat je telkens met het juridische team hoeft te overleggen wanneer het document wordt gebruikt. 

2. Versies bijhouden

Versiebeheer zorgt ervoor dat wijzigingen in documenten worden bijgehouden en vastgelegd. Elke keer dat een document wordt bewerkt of bijgewerkt, slaat het systeem een nieuwe versie op, waarbij vaak de naam van de bewerker en de bewerkingsdatum worden vermeld, samen met andere belangrijke metagegevens van het document.

Bij projecten met een hoog tempo vinden soms meerdere wijzigingen tegelijkertijd in realtime plaats. Daardoor zijn versiebeheer van documenten en het gebruik van een of ander softwareprogramma voor documentversiebeheer of software voor documentvergelijking van cruciaal belang. 

3. Goedkeuring voor het document verkrijgen

Een workflow voor documentgoedkeuring omvat een beoordeling en goedkeuring door bevoegde personen voordat het document kan worden afgerond en operationeel kan worden gebruikt. In sommige gevallen zijn meerdere goedkeuringsniveaus vereist.

Het goedkeuringsproces voor je documenten hangt af van de cultuur van je organisatie en de regels rond de verspreiding van documenten.

Tip van de expert

Mensen negeren goedkeuringsverzoeken vaak wanneer deze zonder context of een menselijke benadering worden verzonden. Als je wilt dat mensen zaken tijdig goedkeuren, probeer de goedkeuringsverzoeken dan te versturen wanneer je bij de goedkeurder bent, persoonlijk of virtueel. Op deze manier kan de goedkeurder het document bekijken en eventuele vragen direct stellen, waardoor heen-en-weercommunicatie wordt verminderd.

4. Het document verspreiden

Het verspreiden van het nieuwe document houdt in dat je het verstrekt, verzendt of op een andere manier beschikbaar maakt voor de mensen die er toegang toe nodig hebben. Train je team in waar ze documenten kunnen vinden en stel de machtigingen correct in.

Een andere manier om documentverspreiding aan te pakken, is een proces op te zetten waarmee specifieke documenten op vastgestelde momenten naar mensen worden verzonden. Een voorbeeld hiervan is het instellen van een automatisering voor een projectmanagementworkflow die projectupdates elke week op een specifiek tijdstip naar alle belanghebbenden van het project verspreidt. 

5. Het document bewaren

Zodra je je document hebt verspreid, kunnen er specifieke regels voor het bewaren van documenten van toepassing zijn. Deze verplichten jou en je organisatie om documenten gedurende een vooraf bepaalde periode te bewaren om operationele of nalevingsredenen. De regels voor het bewaren van documenten verschillen per sector. 

Advocaten en accountants moeten documenten bijvoorbeeld doorgaans zeven jaar bewaren (je kunt hiervoor ook juridische projectmanagementsoftware of projectmanagementsoftware voor accountants gebruiken). Binnen personeelszaken verplicht de Fair Labor Standards Act (FLSA) werkgevers om gegevens ten minste drie jaar te bewaren, zodat deze direct beschikbaar zijn in het geval van een geschil met het ministerie van Arbeid. 

6. Het document archiveren

Een document archiveren houdt in dat documenten die niet langer actief worden gebruikt, worden verplaatst naar een veilige opslaglocatie die bedoeld is voor langdurige bewaring, zodat ze indien nodig toegankelijk blijven. Het archiveren van documenten kan helpen om de actieve opslagruimte opgeruimd te houden en tegelijkertijd al je documenten veilig en beschikbaar te houden voor het geval je ze nodig hebt voor een toekomstig project of een verzoek in verband met naleving. 

Je documentworkflowproces kan sterk afhankelijk worden van de functies en structuur van je documentbeheertool. Voor een flexibelere tool raden we aan een opensource-documentbeheersysteem te proberen.

Soorten documentworkflows

Niet alle documentworkflows werken op dezelfde manier: sommige volgen een vaste volgorde, terwijl bij andere meerdere taken tegelijk kunnen worden uitgevoerd. Hier zijn enkele veelvoorkomende soorten documentbeheerworkflows:

• Sequentiële workflow: Documenten doorlopen een vooraf bepaald, lineair pad waarbij elke stap moet zijn voltooid voordat de volgende stap kan beginnen. Deze methode zorgt voor grondige beoordeling en goedkeuring, maar kan tijdrovend zijn.
• Parallelle workflow: Meerdere taken of goedkeuringen vinden gelijktijdig plaats, waardoor verschillende belanghebbenden tegelijkertijd aan een document kunnen werken. Deze aanpak versnelt processen, maar kan leiden tot uitdagingen op het gebied van versiebeheer.
• Dynamische workflow: Deze workflows, ook wel ad-hocworkflows genoemd, zijn flexibele processen die op basis van specifieke voorwaarden of beslissingen tijdens de workflow van richting kunnen veranderen. Deze workflows zijn aanpasbaar, maar kunnen complex worden om te beheren.
• Regelgebaseerde workflow: Automatiseert het routeren van documenten op basis van vooraf bepaalde regels en criteria, waardoor consistentie wordt gewaarborgd en handmatige tussenkomst wordt verminderd. Hoewel dit proces efficiënt is, vereist het een grondige planning om geschikte regels in te stellen.

Toepassingen van documentbeheerworkflows

Hier zijn enkele toepassingen waarbij documentbeheerworkflows je leven eenvoudiger kunnen maken: 

• Projectdocumentatie: Een documentbeheerworkflow zorgt ervoor dat documenten correct worden voorzien van versies, opgeslagen en toegankelijk zijn voor teamleden, waardoor projecten efficiënt kunnen worden gevolgd en bijgewerkt. 
• Strategiedocumenten: Documentbeheerworkflows helpen strategiedocumenten georganiseerd te houden en bieden duidelijkheid over wat er is gewijzigd, wanneer dat is gebeurd en wie de wijzigingen heeft goedgekeurd. Workflowbeheer helpt ook om strategiedocumenten veilig en efficiënt bij de juiste personen te bezorgen voor beoordeling en feedback (denk aan geautomatiseerde meldingen en bijgehouden goedkeuringen). 
• Werkverklaringen (SOW's): Wanneer je een werkverklaring opstelt, is het essentieel dat iemand de SOW ondertekent en officieel goedkeurt voordat je met het werk begint. Automatisering van documentworkflows helpt dit proces georganiseerd te houden en houdt wijzigingen en goedkeuringen onderweg bij, zodat de voorwaarden van het project bekend en toegankelijk zijn. 
• Juridische documentatie & contracten: Juridische documentatie en contracten zijn vaak zeer gevoelig, en documentworkflows ondersteunen veilige opslag, tijdige beoordeling en het bijhouden van revisies van deze documenten. Dit zorgt voor naleving van wettelijke vereisten en juridische normen en biedt eenvoudig toegang voor audits of rechtszaken.
• Documentatie voor personeelszaken: Documentatie voor personeelszaken is doorgaans zowel gevoelig als juridisch bindend. Arbeidsovereenkomsten, beëindigingsovereenkomsten, sollicitaties, documenten over arbeidsvoorwaarden en functioneringsbeoordelingen lenen zich uitstekend voor documentbeheerprocessen om nauwkeurigheid, vertrouwelijkheid en naleving te waarborgen.

Lees meer over andere toepassingen en voordelen van documentbeheersystemen.

Een documentworkflow instellen

Nu je klaar bent om een documentworkflow te implementeren, is het essentieel om te weten waar je moet beginnen. Volg deze stappen om een systeem te creëren dat is afgestemd op de specifieke behoeften van je team:

1. Vereisten verzamelen: Raadpleeg belanghebbenden om documenttypen, processen en nalevingsbehoeften vast te stellen. Dit inzicht vormt de basis voor het ontwerp van je workflow.
2. Bestaande processen in kaart brengen: Analyseer de huidige procedures voor documentverwerking om knelpunten, inefficiënties en algemene verbeterpunten vast te stellen.
3. Workflowstappen definiëren: Breng elke fase in kaart die een document doorloopt, van creatie tot archivering. Specificeer acties, verantwoordelijke personen en beslismomenten.
4. Geschikte software selecteren: Kies een documentbeheersysteem of tool voor documentsamenwerking die aansluit bij je vereisten en de gedefinieerde workflow ondersteunt. Zorg ervoor dat de tool noodzakelijke functies biedt, zoals versiebeheer en toegangsrechten.
5. Automatiseringen instellen: Implementeer regels voor procesautomatisering voor repetitieve taken, zoals documentgoedkeuringen, meldingen en categorisering. Het automatiseren van routinematige processen vermindert fouten, verhoogt de efficiëntie en zorgt voor consistentie.
6. Het systeem configureren: Stel de software in voor de specifieke aangepaste workflows van je organisatie, inclusief metagegevensvelden, gebruikersrollen en geautomatiseerde meldingen.
7. Je team trainen: Bied uitgebreide training aan, zodat alle gebruikers het nieuwe systeem en hun rollen binnen de workflow begrijpen. Dit helpt een soepele ingebruikname en consistent gebruik te bevorderen.
8. Monitoren en optimaliseren: Beoordeel regelmatig de prestaties van je nieuwe workflow en verzamel feedback van gebruikers. Breng waar nodig aanpassingen aan om de efficiëntie te verbeteren en eventuele problemen op te lossen.

Tools voor documentbeheerworkflows

De tijd van interne postenveloppen en grote groene goedkeuringsstempels is voorbij. Cloudgebaseerde softwaretools voor documentworkflows zijn een grote hulp bij documentbeheer en beschikken over functies voor het opstellen van elektronische documenten, het aanbrengen van wijzigingen, het vergemakkelijken van goedkeuringen, het instellen van bewaarbeleid en het archiveren van documenten. 

Hier vind je een lijst met de beste softwaretools voor workflowbeheer. Deze kunnen zowel voor documentbeheer als voor andere workflows worden gebruikt.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-aangedreven risico-identificatie
2. 2. Wrike — Ideaal voor het opnieuw verbinden van teams die in afzonderlijke silo's werken
3. 3. Moxo — Meest geschikt voor veilige klantportalen voor samenwerking
4. 4. TaxDome — Ideaal voor het instellen van afhankelijkheden
5. 5. Screendragon — Het beste voor complexe automatisering en goedkeuring van werkstromen
6. 6. Productive — Beste voor bureaubeheer
7. 7. Qntrl — Ideaal voor workfloworkestratie
8. 8. Quickbase — Het beste voor dynamisch werkbeheer
9. 9. Celigo — Beste keuze met meer dan 1.000 vooraf gebouwde app-koppelingen
10. 10. Kissflow — Het beste voor werkstroomsjablonen

Bovenstaande tools zijn stuk voor stuk uitstekend voor het beheren van documenten, maar wat als je meer nodig hebt? Je kunt deze specifiekere opties proberen: 

• Krachtige documentbeheersystemen (DMS) voor bedrijven die uitgebreide opslag, intelligente organisatie en snel terugvinden van bestanden nodig hebben om rommel en inefficiëntie te voorkomen.
• Software voor digitaal assetbeheer voor het beheren van assets zoals marketingmateriaal, logo's en productfoto's, met geavanceerde tools voor tags en metagegevens om ervoor te zorgen dat digitale documenten eenvoudig te vinden zijn.
• Documentbeheersystemen voor ondernemingen voor bedrijven op ondernemingsniveau die behoefte hebben aan verbeterde beveiliging, schaalbare opslag en intelligente mogelijkheden voor zoekindexering.
• Software voor het delen van bestanden die teams kunnen gebruiken om bestanden onderling en met klanten te verzenden en ontvangen, terwijl ze goed versiebeheer en toegangsbeheer handhaven
• Software voor projectworkflows voor het coördineren van taken, het volgen van voortgang en het beheren van documenten binnen de context van bredere projectdoelen
• Open-sourcesoftware voor workflows voor teams die aanpasbare, budgetvriendelijke tools nodig hebben met volledige controle over functies en integraties.
• Software voor workflows binnen ondernemingen, ontworpen voor grootschalige organisaties om complexe workflows te beheren, documentverwerking te stroomlijnen, naleving te waarborgen en te integreren met ERP-systemen.
• Software voor documentbeheer voor het beheren van documentmachtigingen, versies en opslag.

Beste werkwijzen voor documentbeheerworkflows

Met deze beste werkwijzen verbeter je je processen en voorkom je dat werk opnieuw moet worden gedaan, verwarring en hoofdpijn:

• Onderschat het belang van documentbeveiliging niet. Bepaalde documenten hoeven niet door iedereen in het team te worden gezien. Moeten je medewerkers echt de contracten en tarieven zien van je medewerkers die op contractbasis werken? Daar kan niets goeds uit voortkomen, dus zorg ervoor dat je de beveiliging van al je documenten effectief beheert, ook van de documenten binnen het projectteam. 
• Houd altijd rekening met automatisering. Gebruik workflowautomatisering om documentbeheer, versie-updates, routering en goedkeuringen te beheren. Een goede manier om te beginnen is het gebruik van software voor workflowautomatisering om meldingen en herinneringen voor beoordelingen en goedkeuringen te automatiseren. Herinnering: Door je workflows te documenteren vanaf het begin stroomlijn je het proces om ze te automatiseren.
• Kies de juiste tool voor de taak. Overweeg een degelijk DMS dat de levenscyclus van je documenten beheert en je verschillende gebruiksscenario's ondersteunt. Deze systemen kunnen ook repetitieve taken, zoals gegevensinvoer, stroomlijnen en tegelijkertijd zorgen voor correcte toegangscontrole en documentbeveiliging. Een gezondheidskliniek kan bijvoorbeeld een DMS nodig hebben dat zowel elektronische als papieren documenten ondersteunt en mogelijkheden biedt om papieren documenten naar een computersysteem te scannen voor langdurige opslag.
• Probeer documentbeheer te integreren met andere bedrijfssystemen en -processen. Dit helpt bij een soepele overdracht van informatie tussen systemen en afdelingen. Dit is niet iets dat je instelt en vervolgens vergeet. Integraties vereisen onderhoud om te blijven werken, omdat de tool van elke provider zich ontwikkelt. Wees er dus op voorbereid om onderweg aanpassingen te maken. Veelvoorkomende integraties voor documentbeheer zijn CRM-systemen, cloudgebaseerd documentbeheer en opslag, software voor procesworkflows en andere apps voor bedrijfsprocessen. 
• Omarm voortdurende verbetering. Naast het bijhouden van wijzigingen in integraties vereist documentbeheer voortdurende aanpassing om nieuwe technologieën te benutten en aan te sluiten bij veranderende bedrijfspraktijken. Vraag collega's en belanghebbenden om feedback en zoek naar mogelijkheden om AI op te nemen in workflows voor documentbeheer waar dit waarde toevoegt.

Naast workflowspecifieke tips kan het volgen van bredere beste werkwijzen voor documentbeheer, zoals gecentraliseerde opslag, duidelijke toegangsrechten en consistente naamgevingsconventies, je volledige documentatie-ecosysteem naar een hoger niveau tillen.

Bekijk voor meer beste werkwijzen deze cursussen documentbeheer.

Blijf op de hoogte van de beste praktijken voor documentbeheer

Veranderingen volgen elkaar sneller op dan ooit tevoren, en dat geldt zeker voor technologiegestuurde processen zoals workflows voor documentbeheer. Blijf geïnformeerd en loop voorop door lid te worden van onze community, waar je toegang krijgt tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten en contact kunt leggen met honderden andere digitale projectmanagers in Slack.