6 baanbrekende automatiseringen die elke projectmanager zou moeten proberen
Automatiseer communicatie: Projectmanagers kunnen de snelheid van klantcommunicatie verhogen en tegelijkertijd een persoonlijke benadering behouden met geautomatiseerde reacties.
Stroomlijn updates: AI-agenten kunnen worden ingezet om technische projectgegevens om te zetten in duidelijke updates voor klanten.
Houd gegevens schoon: Het automatiseren van gegevensopschoning kan problemen door onjuiste of verouderde informatie in CRM-systemen voorkomen.
Efficiënte overdrachten: Geautomatiseerde workflows kunnen naadloze overdrachten tussen verkoop en operations mogelijk maken en handmatige invoer tot een minimum beperken.
Beoordelingsvermogen is belangrijk: Automatisering is nuttig voor routinetaken, maar menselijk toezicht is essentieel voor de uiteindelijke besluitvorming.
Projectmanagers wachten niet langer tot softwareleveranciers de werkstroom bouwen die ze nodig hebben. Tegenwoordig bouwen veel projectmanagers die zelf — door API's, scripts en AI-agents aan elkaar te koppelen om routinematig werk te elimineren, terwijl een mens nadrukkelijk de controle houdt over beoordelingskwesties en de uiteindelijke goedkeuringen.
We vroegen de operationele leiders die we kenden en die diep in de wereld van werkstroomautomatiseringen zaten: welke baanbrekende automatisering hadden jullie in je werkstroom ingebouwd?
Dit is wat volgens hen werkt. En waar zij de grens trokken voor automatisering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Automatiseer klantcommunicatie zonder het persoonlijke contact (of de omzet) te verliezen
Veel bedrijven staan of vallen met de snelheid waarmee ze reageren op een nieuwe potentiële klant. Maar het is onrealistisch om te verwachten dat een mens binnen enkele minuten reageert. Totdat automatisering inspringt en automatisch antwoorden opstelt, zonder ooit iets te versturen dat niet is gecontroleerd.
Al deze voorbeelden van het automatiseren van klantcommunicatie laten zien dat je geen dure alles-in-één-tool nodig hebt om automatisering mogelijk te maken. Je kunt automatiseringen laten werken met je bestaande technologiestack.
Direct te versturen e-mailconcepten
Jacob Varghese, eigenaar van Zion Foodtrucks, beschreef de pijplijn die hij bouwde om binnenkomende potentiële klanten af te handelen: “Zo is het ingericht: een geplande taak draait in GitHub Actions, dus deze bevindt zich in de cloud en blijft werken, ongeacht of mijn laptop aanstaat. Bij elke uitvoering haalt een Python-script nieuwe e-mails van potentiële klanten uit Outlook via de Microsoft Graph API, leest wat de persoon heeft geschreven en geeft dit door aan Claude. Claude stelt een antwoord op dat is afgestemd op de context van hun e-mail en hun vragen, met een Calendly-link zodat ze meteen een gesprek kunnen inplannen. Dat concept komt terug in mijn Outlook als een echt concept dat ik kan lezen en verzenden.”
WhatsApp-berichten bijhouden
Walid Chaya, eigenaar van een makelaarskantoor, kwam na een kostbare vertraging tot dezelfde conclusie. “Op een dag kwam een klant binnen via WhatsApp. Ik zag het bericht, maar had niet meteen zin om te antwoorden. Er gingen ongeveer twee uur voorbij en ik stuurde hem een bericht. Wat die klant me vertelde, liet me versteld staan: hij had al een woning gevonden. In twee uur! Ik had de communicatie uit een opwelling uitgesteld en hij had de klus al geklaard. Toen besefte ik dat het er niet om gaat sneller te antwoorden wanneer ik het toevallig zie, want ja, ik ben een mens. Het idee is om het geautomatiseerd te laten verlopen.”
Hij legde uit hoe hij dit op eenvoudige wijze deed: “Ik nam alle sociale netwerken die ik gebruik, in dit geval de netwerken van Meta: WhatsApp, Instagram en Facebook. Ik koppelde ze aan een API en een LLM en verbond alles met een agenda.”
Op een dag kwam een klant binnen via WhatsApp. Ik zag het bericht, maar had niet meteen zin om te antwoorden. Er gingen ongeveer twee uur voorbij en ik stuurde hem een bericht. Wat die klant me vertelde, liet me versteld staan: hij had al een woning gevonden.
Communicatie geordend op urgentie
Eric Turney, eigenaar van The Monterey Company, bouwde een systeem om kansen op te vangen die überhaupt buiten een gebruikelijke inbox verschijnen: “F5Bot en Google Alerts sturen nieuwe vermeldingen en relevante discussies per e-mail. Die kansen worden toegevoegd aan een gedeeld Google-spreadsheet met de URL van de discussie, productcategorie, vraag van de koper, urgentie en status. Vervolgens helpt ChatGPT de discussie samen te vatten en een eerste concept op te stellen. Een persoon controleert elk antwoord op nauwkeurigheid, toon en de vraag of reageren daadwerkelijk nuttig zou zijn.”
Verspreide projectgegevens omzetten in updates voor klanten
Klanten op de hoogte houden van de voortgang van een project betekent vaak dat je de status uit een half dozijn tools moet ophalen en deze moet vertalen naar iets wat niet-technische mensen daadwerkelijk kunnen lezen.
Jeremy Belcher, oprichter van Robot Heart Studios, loste dit op door een AI-agent te bouwen die het ophalen en vertalen voor hem doet. “Wat ik heb geautomatiseerd: de volledige releaseopmerking. Ik bouwde een AI-agent (een Claude-vaardigheid) die het werk dat die week is afgerond uit Linear haalt, dit controleert aan de hand van samengevoegde GitHub-PR's, Slack, e-mail en mijn gespreksopnamen controleert, vervolgens een releaseopmerking voor de klant opstelt in begrijpelijke taal en deze in het klantenportaal schrijft. Ik start het proces, de agent stelt het concept op en ik controleer en plaats het.”
Ik heb een AI-agent (een Claude-vaardigheid) gebouwd die het voltooide werk van de afgelopen week uit Linear haalt, dit controleert aan de hand van samengevoegde GitHub PR’s, Slack, e-mail en mijn gespreksopnamen controleert en vervolgens een releasebericht voor klanten opstelt.
Hij gaf ons ook een overzicht van hoe hij zijn toolset koppelt: “De API van Linear levert de gegevens over issues en cycli, GitHub levert de samenvoegingsgeschiedenis, Google wordt gebruikt voor e-mail, Slack en Granola MCP's leveren context en een Claude-agent in het midden vertaalt ontwikkelaarstaal naar iets wat een klant daadwerkelijk kan lezen.”
De consistentie van de uitvoer is volgens Belcher net zo belangrijk als de bespaarde tijd: “De vaardigheid wordt versiebeheerd, dus deze wordt elke week op dezelfde manier uitgevoerd, in plaats van dat ik elke vrijdag het format opnieuw moet uitvinden.”
Houd CRM- en taakgegevens schoon en zichzelf bijwerkend
Vervuilde gegevens ondermijnen stilletjes meer projecten dan de meeste teams beseffen, en enkele professionals hebben het opschonen zelf geautomatiseerd in plaats van alleen de rapportage erbovenop.
Zichzelf bijwerkende klantgegevens
Justin DeBron, algemeen directeur van Peak Time Pickleball, sloeg de automatiseringstools met slepen en neerzetten volledig over en koos voor een klein aangepast script dat volgens een automatisch schema wordt uitgevoerd: "Ik heb bewust middleware zonder code overgeslagen. Het is een Python-script dat wordt uitgevoerd als een geplande GitHub Actions-workflow via een cron-trigger. Elk segment in HubSpot werkt zichzelf nu bij in plaats van handmatig te worden opgebouwd. De taak brengt ook zelfstandig gegevensproblemen aan het licht. Bij de eerste foutloze uitvoering werden 259 contacten zonder e-mailadres en enkele adressen met typefouten gemarkeerd, zodat mijn team ze kon corrigeren."
Elk segment in HubSpot werkt zichzelf nu bij in plaats van handmatig te worden opgebouwd. De taak brengt ook zelfstandig gegevensproblemen aan het licht.
Geautomatiseerde overdrachten van verkoop naar operationele afhandeling
Hamza Amir, oprichter van Jabwewed, automatiseerde de overdracht tussen verkoop en operationele afhandeling, zodat onboardingtaken niet langer afhangen van iemand die eraan denkt ze aan te maken: “Ik heb een Make.com-workflow gebouwd die automatisch wordt geactiveerd wanneer de status van een leverancier in HubSpot wordt bijgewerkt. Deze maakt een gestructureerde onboardingtaak aan in ClickUp met vooraf ingevulde velden die rechtstreeks uit het HubSpot-record worden gehaald — naam van de leverancier, categorie, contactgegevens, prioriteitsniveau — zodat niets handmatig opnieuw hoeft te worden ingevoerd.”
Waar automatisering moet stoppen en beoordelingsvermogen het moet overnemen
Bijna elke professional met wie we spraken trok een duidelijke grens tussen wat wordt geautomatiseerd en wat bij een persoon blijft, ongeacht hoe capabel de automatisering wordt.
Philip Ruffini, CEO van Hire Overseas, vertelde ons dat zijn regel luidt: “automatiseer de voorbereiding en het saaie werk, en laat de AI de eerste 80 procent doen. Houd een mens bij de laatste 20% en bij de daadwerkelijke eindbeslissing. We automatiseren de beslissing nooit, alleen alles wat eraan voorafgaat.”
Graham Mann, oprichter van SEOTakeoff, formuleerde hetzelfde principe rond wat automatisering daadwerkelijk nuttig maakt in plaats van alleen indrukwekkend: “Mijn regel: automatiseer het sorteren, samenvatten en routeren, maar laat beoordeling, prioritering en goedkeuringen bij een persoon. Meestal helpt automatisering projectmanagers zo om te werken, in plaats van een tweede systeem te creëren dat mensen moeten beheren.”
Voor projectmanagers ligt daar de echte kans: niet systemen bouwen die van begin tot eind zelfstandig werken, maar systemen bouwen die je de beslissingen voorleggen die ertoe doen.
Wil je meer inzichten zoals deze? Meld je aan voor een gratis DPM-account om van meer experts zoals deze te horen.
