Logiciel de gestion de projets vs Excel : Différences clés
Si vous avez déjà jonglé avec des tâches, des échéances et la coordination d'équipe uniquement à l'aide d'un tableau Excel, vous savez à quel point cela peut être compliqué. C'est là qu'intervient le logiciel de gestion de projet. Les outils de gestion de projet peuvent simplifier les choses en vous aidant à rationaliser vos flux de travail et à renforcer la collaboration. Dans cet article, nous opposons le logiciel de gestion de projet à Excel dans un match en 12 rounds, pour montrer pourquoi les logiciels spécialisés sont le choix ultime pour gérer vos projets efficacement.
Logiciel de gestion de projet vs Excel : Le duel ultime
La croissance du secteur des logiciels de gestion de projet a explosé en raison d'une demande accrue pour une gestion efficace allant bien au-delà des simples tableaux Excel.
Pour vous donner une vue d'ensemble des différences entre un logiciel de gestion de projet dédié et un tableau Excel classique, je les ai comparés à travers différentes phases et actions de la gestion de projet afin de déterminer lequel en sort vainqueur.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Supposons que le projet à gérer est assez complexe pour que la comparaison entre les deux soit vraiment pertinente.
Meilleurs logiciels de gestion de projet
Les meilleurs outils pour gérer et contrôler plus efficacement les projets et les équipes.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Consultez mes critères d'évaluation des outils de gestion de projet pour comprendre pourquoi un logiciel fait partie de la sélection… ou non.
Round 1 : Planification du projet
Lors du processus de planification de projet, en tant que chef de projet, vous ajouterez constamment des tâches, les réassignerez et modifierez les dates d'échéance. Vous devrez également vous référer au charte de projet, à l’énoncé des travaux et à d'autres documents clés pour élaborer le plan de projet.
Dans Microsoft Excel, tout cela reste un processus manuel, donc plus difficile à exécuter. Il vous faudra ajouter des lignes puis copier-coller à plusieurs reprises en déplaçant les tâches et les échéances. De plus, vous devrez vérifier vos mails ou un autre dossier sur votre ordinateur pour retrouver les documents nécessaires.
En revanche, un logiciel de planification de projet vous permet de glisser-déposer les différentes tâches et de modifier la date en un seul clic. Certains outils, comme Asana, permettent de stocker les documents clés (comme vos mises à jour de statut Asana) dans un onglet de présentation du projet.
Cet onglet peut inclure aussi l'équipe du projet, les briefs créatifs, les jalons majeurs et d'autres documents importants, faisant de cet espace une véritable plaque tournante pour toute personne souhaitant comprendre la nature du projet et l'équipe qui y collaborera.
Round 2 : Suivi de l'avancement
S'il est possible de suivre l’avancement d’un projet aussi bien dans Excel que dans un logiciel de gestion de projet, la façon de procéder diffère véritablement.
Dans Excel, vous avez plusieurs options. Vous pouvez ajouter une cellule de statut pour chaque tâche, afin d’indiquer si elle est terminée, en cours ou non encore due. La cellule de date d'échéance vous précise si une tâche est en retard, mais il faudra vérifier manuellement si une tâche n'est pas achevée ou si elle dépasse la date prévue. Pour visualiser la chronologie du projet, vous pouvez créer et partager un diagramme de Gantt pour mieux représenter les phases, tâches spécifiques et le planning global du projet.
Dans les logiciels de gestion de projet, il existe presque d'innombrables façons de visualiser vos flux de travail et l’avancement d’un projet. Vous pouvez utiliser une liste, un tableau Kanban, une chronologie ou même un tableau de bord pour comprendre la progression globale du projet et voir si certaines tâches sont en retard. De plus, les avantages des outils de reporting et de l’analytique dans les logiciels PM incluent des informations approfondies sur la performance des projets, aidant les chefs de projet à prendre des décisions éclairées et à ajuster proactivement les plans. Grâce à ces fonctionnalités, les logiciels de gestion de projet surpassent Excel pour le suivi et la gestion efficaces des projets.
Manche 3 : Planification de projet
En matière de planification de projet, les capacités d’Excel sont assez limitées. Vous pouvez utiliser l’outil pour créer un planning en ajoutant une colonne pour la date de début/fin ou en utilisant un statut pour déterminer si une tâche est en cours, pas encore commencée, bloquée ou en pause. Mais le maintenir à jour manuellement peut vite devenir un processus laborieux et fastidieux.
L’histoire des solutions de gestion de projet comporte des étapes marquantes comme l’introduction des diagrammes de Gantt, des calendriers détaillés et des checklists dynamiques.
C’est là que le logiciel de planification de la gestion de projet se distingue. Il peut mettre à jour automatiquement le planning du projet au fur et à mesure que les tâches sont marquées comme terminées, envoyer des alertes ou des notifications concernant les tâches à venir ou en retard, et afficher ainsi que cartographier les dépendances de manière simple à comprendre.
Manche 4 : Gestion des ressources
Bien que vous puissiez techniquement utiliser Excel pour la gestion des ressources, cela peut vite devenir compliqué si votre équipe est importante. Pour gérer les ressources dans Excel, vous devez construire tout votre plan de projet avec une tâche par ligne. Ensuite, vous devez ajouter une colonne pour la date de chaque tâche et attribuer chaque tâche à un membre de l’équipe avec une durée estimée. Il est possible d’utiliser une formule pour additionner le temps réservé pour chaque membre de l’équipe, chaque jour ou chaque semaine. Vous aurez alors une idée de leur capacité, ce qui peut vous aider à voir comment chaque membre de l’équipe ou chaque ressource projet est utilisé(e) et s’ils ou elles peuvent prendre en charge du travail supplémentaire.
Même si cela ne paraît pas trop compliqué, si vous travaillez pour une agence ou dans une organisation qui mène plusieurs projets en même temps, cela peut prendre beaucoup de temps. Vous devrez préparer l’ensemble de vos plans de projet et créer des formules pour qu’elles couvrent plusieurs projets afin d’afficher la capacité et vous fournir les données nécessaires pour gérer les ressources efficacement.
Ainsi, même si Excel peut vous aider, un outil de planification de gestion de projet vous aidera à le faire plus efficacement et plus rapidement. Certains outils peuvent même utiliser les données de projets antérieurs pour vous aider à prédire la durée nécessaire et les ressources dont vous aurez besoin.
Avec l’IA, cette fonctionnalité est encore plus performante. Des outils comme Workamajig et Workfront peuvent même vous aider à fournir des informations projet complètes (y compris la facturation) sur l’ensemble de vos projets.
Donc, pour l’efficacité, j’attribue cette manche aux logiciels de gestion de projet.
Manche 5 : Facilité d’utilisation
Alerte spoiler : Déclarons cette manche à égalité. D’un côté, les logiciels de gestion de projet peuvent demander un peu de prise en main, mais beaucoup d’outils populaires comme Asana et monday.com sont conçus pour être très intuitifs. Si un membre d’équipe de projet n’a besoin que de gérer quelques tâches simples et d’actualiser son avancement, il pourra apprendre à le faire en quelques minutes à peine.
Mais à l’entrée sur le marché du travail, la plupart d’entre nous avons déjà une expérience pratique de Microsoft Excel, ou de son cousin éloigné Google Sheets. Nous pouvons donc – avec un peu d’aide d’internet – apprendre à exploiter ses fonctionnalités pour gérer nos listes de tâches et nos projets dans leur ensemble.
Manche 6 : Suivi du temps
Vous pouvez utiliser Excel pour le suivi du temps, mais cela restera très manuel. Il vous faudra une ligne pour chaque salarié ou prestataire afin d’inscrire le temps passé sur chaque tâche et d’indiquer à quel projet il a contribué, ainsi qu’un moyen de totaliser le temps travaillé par chaque personne pour chaque période.
Donc, si vous souhaitez simplifier votre suivi du temps, le meilleur choix reste un logiciel de gestion de projet proposant des fonctionnalités avancées qui permettent aux membres de l’équipe de suivre leur temps en lançant simplement un minuteur lors du démarrage d’une tâche. Cela permet d’automatiser le suivi du temps, sans nécessiter de saisie supplémentaire.
Manche 7 : Reporting
Pouvez-vous créer des rapports d’avancement de projet avec de beaux graphiques et tableaux dans Excel ? Oui. Mais existe-t-il un moyen plus simple de générer des rapports d’avancement de projet, mis à jour en temps réel et enrichis de vos notes en fin de semaine ? Absolument.
Les logiciels de gestion de projet intègrent directement les mises à jour et le reporting dans l’expérience utilisateur, ce qui permet à chacun de rédiger et d’envoyer un rapport d’avancement sans devoir devenir expert des graphiques et formules Excel.
Manche 8 : Collaboration d’équipe
Cette « manche » se résume en deux mots : gestion des versions. Certes, Google Sheets s’en sort un peu mieux qu’Excel à ce jeu, mais quitter le tableur pour un véritable logiciel de gestion de projet – ou même un logiciel de gestion de portefeuille projets si vous souhaitez aller encore plus loin – multipliera par cent la collaboration au sein de l’équipe (c’est l’un des grands bénéfices d’un logiciel de gestion de portefeuille projets).
Non seulement vous pourrez avoir plusieurs utilisateurs mettant à jour les outils en simultané, mais vous verrez aussi comment s’articulent les plannings projet et ressources, vous offrant une vue d’ensemble complète de tout votre portefeuille de projets.
Manche 9 : Communication
Puisque les logiciels de gestion de projet entrent souvent dans la catégorie plus large des outils de collaboration, il n’est pas surprenant qu’ils puissent faciliter la communication entre les membres d’une équipe et les parties prenantes.
Beaucoup de logiciels de gestion de projet offrent des fonctionnalités permettant d’ajouter des descriptions de tâches, des commentaires, et même de gérer les validations directement dans le même espace où les utilisateurs suivent l’avancement des tâches. Cela permet au logiciel de gestion de projet de devenir le point de référence unique pour que les membres de l’équipe puissent retrouver les informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.
Vous vous demandez donc peut-être s’il est possible de communiquer via Excel. La réponse est oui, mais ce ne sera certainement pas aussi élégant que dans un outil de gestion de projet conçu à cet effet. Pour communiquer via Excel, vous devrez ajouter des colonnes pour les commentaires. Vous pouvez également inclure des liens vers des documents, mais il sera beaucoup plus difficile de s’y retrouver par rapport aux commentaires et liens intégrés dans un véritable outil de gestion de projet.
Manche 10 : Automatisation
En matière d’automatisation, Excel est limité. Selon leur documentation, « Pour automatiser une tâche répétitive, vous pouvez enregistrer une macro avec l’enregistreur de macros dans Microsoft Excel. Imaginez que vous avez des dates dans différents formats et que vous souhaitez appliquer un format unique à toutes. Une macro peut le faire pour vous. Vous pouvez enregistrer une macro appliquant le format voulu puis la rejouer quand vous le souhaitez. »
Autre point important : les macros ne s’exécutent que sur les cellules comprises dans la plage, ce qui complique leur utilisation pour gérer plusieurs projets.
C’est là que les logiciels de gestion de projet prennent nettement l’avantage sur Excel. Vous pouvez automatiser des flux de travail et d’autres tâches de gestion de projet que vous réalisez de façon récurrente. Asana et bien d’autres outils proposent des concepteurs de flux de travail pour automatiser l’avancement des missions, ainsi que l’ajout de tâches et de sous-tâches à l’atteinte d’une étape majeure.
Manche 11 : Intégrations
Voici une autre manche remportée par les logiciels de gestion de projet. Bien que vous puissiez connecter Excel à quelques autres outils, vous disposez de bien plus d’options avec les logiciels de gestion de projet.
Un point à noter : de nombreux outils PM s’intègrent avec Excel, ce qui facilite la transition vers un mode de gestion plus avancé. Il vous suffit de reformater votre feuille Excel pour pouvoir l’importer directement dans votre nouveau logiciel de gestion de projet. Pour ce faire, consultez la documentation de l’outil vers lequel vous migrez.
Manche 12 : Personnalisation
Déclarons cette manche à égalité ! Les deux, le logiciel de gestion de projet comme Excel, peuvent être adaptés à vos besoins.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour analyser vos données dans les outils de gestion de projet courants ou simplement ajouter des colonnes dans Excel qui remplissent un rôle similaire.
Le logiciel de gestion de projet ou Excel : lequel choisir ?
En bref : même lorsqu’il s’agit de projets peu complexes, le logiciel de gestion de projet est un meilleur choix. Et si vous devez gérer des projets plus ambitieux, une analyse de données chronophage, ou des techniques avancées de gestion de projet, un outil PM sera sans aucun doute plus adapté.
Ces outils ont été conçus pour soutenir le cycle de vie du projet, stocker les livrables et les documents du projet, afficher la feuille de route, gérer les dépendances des tâches et suivre l'allocation des ressources.
Si vous vous sentez dépassé par votre logiciel de gestion de projet, ne paniquez pas. De nombreuses formations sont disponibles pour vous permettre de vous familiariser rapidement. Vous pouvez même trouver des tutoriels et des courtes vidéos pour la plupart des outils de gestion de projet sur YouTube.
Prêt à aller plus loin avec les logiciels de gestion de projet ? Rejoignez notre communauté
Vous souhaitez échanger avec d'autres chefs de projet digital pour partager des ressources et des bonnes pratiques ? Rejoignez notre communauté de membres et accédez à plus de 100 modèles, exemples et échantillons, et rencontrez des centaines d'autres chefs de projet digital sur Slack.
