Restricciones en la Gestión de Proyectos: Tipos y Cómo Gestionarlas
En mi experiencia, poner en marcha una pequeña empresa es como gestionar cualquier otro proyecto, salvo que probablemente haya más limitaciones en los emprendimientos pequeños. Los emprendedores también suelen asignarse demasiadas tareas, encontrando limitaciones de recursos mucho más a menudo debido a la ausencia de sistemas y procedimientos de gestión de proyectos formalizados.
En este artículo, hablaré sobre qué son las limitaciones de recursos en la gestión de proyectos. Daré muchos ejemplos de limitaciones de proyectos para que sea fácil visualizarlas. Luego repasaré algunos de los métodos que puedes usar para manejar las limitaciones de recursos, en particular para asignar recursos cuando hay demandas que compiten entre sí y para maximizar la utilización de recursos. Después, te enlazaré a herramientas que reforzarán tus estrategias de gestión de recursos.
La Importancia de Comprender las Limitaciones del Proyecto
Imagina que eres el encargado del programa de vacunación contra el COVID-19 en tu empresa. Tu objetivo diario es 96 dosis. Como tu empresa tiene 960 empleados, estimas que todos tendrán la primera dosis en 10 días laborables.
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Dado un intervalo de 21 días entre dosis, calculas que completarás el proyecto en 33 días naturales.
¡Genial! Lograste que tus jefes aprobaran tu plan de gestión de proyecto y el cronograma.
Pero cinco días después de empezar tu cronograma de vacunación, vas muy por detrás de tu ritmo objetivo, y esto te hace preguntarte: ¿qué salió mal?
Pues, muchas cosas. Habías destinado 15 minutos por persona desde su llegada hasta la vacunación, pero en realidad tomó 20 minutos. Y no tuviste en cuenta los retrasos. Tenías tres enfermeras disponibles, pero necesitabas al menos una más de apoyo para gestionar los incidentes. ¡Y tu local era demasiado pequeño!
En resumen: olvidaste identificar y planificar las limitaciones de tu proyecto. Y esas limitaciones son la razón por la que vas rezagado.
La Teoría de las Limitaciones
En el contexto de la Teoría de las Limitaciones de Eliyahu Goldratt, las limitaciones son los eslabones débiles de un sistema. De acuerdo con este marco, puedes fortalecer las limitaciones (o aprovecharlas) para mejorar la producción o los resultados.
En la Teoría de las Limitaciones, que se originó en la industria manufacturera, las limitaciones causan los cuellos de botella que ralentizan la producción y, en última instancia, el ritmo al que generas ingresos.
Por ejemplo, en una fábrica de cajas, la cantidad de cajas que una máquina puede fabricar por minuto es una limitación clara. Si una máquina puede hacer solo 50 cajas por minuto, la producción de tu fábrica está limitada a 3,000 cajas por hora y 24,000 en un turno de 8 horas.
En la gestión de proyectos, la Teoría de las Limitaciones proporciona un marco para ver las limitaciones como factores que pueden ser gestionados o tratados sistemáticamente para que dejen de ser un obstáculo para el éxito del proyecto.
No digo que los proyectos no puedan tener éxito cuando existen limitaciones en la gestión de proyectos. Pero una limitación del proyecto te restringirá y limitará tus opciones.
Si se tienen en cuenta correctamente, las limitaciones de gestión de proyectos no impedirán un resultado exitoso del proyecto.
Por eso, un buen gestor de proyectos siempre considera las limitaciones en su plan de gestión de proyecto y en los planes subsidiarios (por ejemplo, plan de gestión del alcance del proyecto, calendario de recursos, plan de recursos humanos, plan de gestión de recursos, etc.).
¿Qué Son las Limitaciones de Recursos en la Gestión de Proyectos?
Las limitaciones de recursos en la gestión de proyectos son exactamente eso: restricciones que limitan los recursos disponibles para un proyecto.
Los recursos de gestión de proyectos son los insumos que necesitas para completar un proyecto. Estos incluyen, pero no se limitan a: personas, equipos, tiempo y dinero.
Un proyecto con recursos limitados es la norma y no la excepción. Un proyecto es una labor temporal, por lo que el tiempo es un recurso restringido. Cuenta con un presupuesto, lo que hace que el dinero también sea un recurso limitado.
Hay personal y personas específicas involucradas —y añadir más no es algo sencillo— por lo tanto, las personas también son recursos restringidos. Hardware, software y otros equipos —todos estos recursos también son limitados.
Tipos de restricciones (La teoría de la triple restricción)
La teoría de la triple restricción es un marco de trabajo popular utilizado para evaluar las demandas competitivas de un proyecto.
Desde la perspectiva del modelo de triple restricción, las tres restricciones de tiempo, costo y alcance conforman un triángulo que define los límites del proyecto, de ahí el apodo triángulo de la gestión de proyectos o triángulo de hierro.
- La restricción de tiempo: Los proyectos tienen un tiempo o cronograma definido. ¿Cuántos días, semanas, meses o años tomará el proyecto? Los proyectos necesitan tener un inicio y un final definidos. Terminar a tiempo es un éxito.
- La restricción de costo: Los proyectos cuentan con limitaciones presupuestarias. ¿Cuánto dinero gastarás en el proyecto? El presupuesto del proyecto considera salarios, comisiones, el costo de materias primas, equipos y software, entre otras cosas.
- La restricción de alcance: Los proyectos tienen un alcance definido. Describe los entregables del proyecto. Delimita los procesos involucrados. Todo esto y más conforman el alcance de trabajo del proyecto.
De acuerdo con la teoría de la triple restricción, las tres restricciones de tiempo, alcance y costo están interrelacionadas.
Un cambio en una inevitablemente provoca un cambio en al menos una de las otras dos. Cambia el alcance del proyecto y ajusta el cronograma o el costo. Como suelen decir los gestores de proyectos: si lo quieres fabuloso y rápido, gasta más.
Este marco de trabajo enfatiza la necesidad de priorizar. Los gestores de proyecto solo pueden satisfacer una o dos de las restricciones al mismo tiempo, nunca las tres.
Si deseas minimizar los costos (bajo costo) y aun así completar el proyecto en el menor tiempo posible (poco tiempo), tendrás que aceptar concesiones en los resultados del proyecto (alcance). No puedes tenerlo grande, rápido y barato al mismo tiempo.
Ejemplo de la triple restricción
Déjame pintarte un panorama.
Imagina que lideras un proyecto para hacer un pastel. Las restricciones del proyecto en este escenario incluyen:
- cuán pronto necesitas el pastel (tiempo o cronograma del proyecto),
- cuánto puedes gastar en su elaboración (costo o presupuesto del proyecto), y
- qué sabor, color, altura, diseño y diámetro debe tener (alcance del proyecto).
Si la parte interesada quiere un pastel sencillo de dos pisos sabor chocolate, puedes terminar el proyecto en unas cuatro horas. Si prefiere un:
- pastel de cinco pisos,
- dos metros en la base,
- que desafía la gravedad,
- con sabor chocolate y vainilla,
- pastel geoda
necesitarás más ingredientes y componentes (incrementar el costo) y una semana (extender el tiempo).
Si la parte interesada necesita el pastel en 10 horas (compresión del cronograma), deberás contratar personal extra, y tendrán que trabajar diez horas seguidas.
También tendrás que proporcionar herramientas que aumenten la eficiencia (múltiples hornos, un ultracongelador, y un par o más de batidoras industriales, entre otros).
El ejemplo anterior demuestra, aunque de forma simplificada, una realidad indiscutible en la gestión de proyectos. Las restricciones del proyecto compiten entre sí y limitan las opciones para la ejecución del proyecto.
Para dejarlo claro, este ejemplo de hacer un pastel demuestra la interrelación de las restricciones de un proyecto.
Un pastel sencillo supone un cronograma de proyecto más corto. Un pastel complejo requiere más tiempo. Un pastel complicado y poco tiempo para su entrega implica un mayor costo debido a la aceleración del proyecto (añadir más trabajadores y herramientas) o a la ejecución acelerada (los soportes, decoraciones, el relleno y el glaseado del pastel se preparan mientras los bizcochos se hornean).
También ocurre al revés. Si no puedes modificar el presupuesto del proyecto, necesitas ajustar la complejidad del pastel y el cronograma del proyecto.
Gestionar las limitaciones de recursos en un proyecto significa, por lo tanto, equilibrar las concesiones del proyecto. Hay que sacrificar algo para obtener lo que se desea más.
Así, una tarta geoda de chocolate y vainilla de cinco capas, que desafía la gravedad, de dos metros de diámetro en la base y lista en 10 horas con tu presupuesto inicial tan ajustado, ¡es increíble! Pero también es imposible.
Un ejemplo de restricciones en proyectos: Aplicaciones de comercio electrónico
Nuestra empresa desarrolló una aplicación móvil. No es nada revolucionario: una simple app de comercio electrónico. A diferencia de las grandes plataformas de e-commerce, está enfocada a nivel hiperlocal y ofrece una plataforma de comercio electrónico para comerciantes locales: agricultores, tiendas de abarrotes, vendedores en línea, tiendas y restaurantes.
La app tiene dos competidores: otra app de comercio electrónico desarrollada localmente y una plataforma internacional de e-commerce. La primera ofrece a los consumidores acceso a 150 comercios, mientras que la otra da acceso a 450.
Nuestro objetivo es alcanzar a la plataforma más grande abriendo al menos 450 tiendas de comerciantes en nuestra app lo antes posible.
Somos una startup enxuta, así que solo contamos con un encargado de desarrollo de negocios, Janjan. En un día promedio, él presenta la app a cuatro comercios y logra firmar a tres de ellos.
Sin embargo, tras un mes de actividades de desarrollo de negocios, nuestra app solo tenía 12 tiendas abiertas. Un análisis de sus actividades reveló el motivo.
Actividades de Janjan
- Presenta la app al comercio objetivo.
- Firma al comerciante.
- Ayuda al comerciante a preparar los materiales de su perfil en la app.
- Ayuda a listar los productos que aparecerán en la app.
- Toma fotos de los productos.
- Enseña al comerciante a usar la app y a subir sus productos a su tienda online. O bien, Janjan lo hace él mismo.
- Le enseña las reglas de la app al comerciante: cómo lo califican, lo ranquean, etc.
- Le enseña cómo procesar los pedidos de clientes: aceptar pedidos, solicitar repartidor para la entrega, aceptar pagos y monitorear el estado de la entrega.
- Después de la apertura de la tienda, Janjan también resuelve problemas como cuando un comerciante no acepta pedidos en el tiempo estipulado, tiene dificultades para subir o actualizar sus productos, o cierra su tienda sin permiso.
Janjan está realizando demasiadas tareas. Trabaja dentro de su capacidad, pero el ritmo de incorporación era demasiado lento.
Su flujo de trabajo implica que Janjan tiene al menos tres encuentros con cada comerciante. Y sus tareas de seguimiento en la incorporación le consumen todo su tiempo. Por ello, incluso con una tasa de conversión del 75%, no está incorporando comerciantes lo suficientemente rápido.
Dada la tasa de incorporación actual, tendríamos que esperar más de un año para abrir 150 tiendas y más de tres años para abrir 450 tiendas. Para ser rentables, debemos abrir 450 tiendas lo antes posible.
¿Entonces qué deberíamos hacer? Lo que hicimos fue combinar reducción de cronograma y aceleramiento. En concreto, hicimos lo siguiente:
- contratamos a dos personas para soporte en la incorporación,
- dejamos a Janjan su tarea clave de presentar y firmar comerciantes,
- dividimos las tareas restantes de incorporación entre los nuevos integrantes
- acortamos la duración de las tareas de soporte en la incorporación
Bajo el nuevo sistema, Janjan conservó sus tareas críticas de presentar y firmar comerciantes. Su promedio constante de éxito del 75% nos permitirá atraer más comerciantes rápidamente. Dividimos las tareas de soporte en la incorporación, que dependían de que Janjan firmara nuevos comerciantes, entre las dos nuevas contrataciones.
La ilustración anterior muestra la compresión del cronograma – desde la presentación al comerciante hasta la apertura de la tienda – mediante aceleración de procesos (fast-tracking) y crashing de proyectos. Podemos repetir el ciclo anterior, día tras día.
Por lo tanto, después de que Janjan haga la presentación y firme a tres comerciantes el día 19, entregará los comerciantes a los dos integrantes del equipo de soporte de onboarding. El día 20, Janjan hará la presentación y firmará a más comerciantes. Y hará lo mismo en los días siguientes.
El personal de integración gestionará a tres comerciantes cada día. Y dentro de los tres días siguientes a la firma de los primeros tres comerciantes bajo el nuevo flujo de trabajo, el día 22, tres nuevas tiendas se abrirán en nuestra app. Luego lanzaremos tres comerciantes nuevos cada día después de eso.
En resumen, en cinco días (del 19 al 23), Janjan firmará a 15 comerciantes. Y en ocho días laborales (del 22 al 28), las 15 tiendas estarán abiertas en la app.
Nuestra combinación de aceleración de procesos y crashing de proyectos nos permitirá lograr 78 nuevos registros en un mes (26 días laborales). Y alcanzaremos a nuestro competidor local de apps en menos de dos meses y a nuestro competidor internacional en aproximadamente seis meses.
Para incrementar aún más nuestra tasa de integración, podríamos contratar a otro ejecutivo de desarrollo empresarial como Janjan. Por cada ejecutivo de desarrollo empresarial contratado, añadiríamos dos nuevos empleados de soporte de integración.
NCG, un proveedor externo, también podría tener que contratar personal adicional para crear materiales promocionales y promocionar nuestras tiendas en su plataforma.
¿En qué se diferencian las restricciones de recursos de los supuestos y los riesgos?
Las restricciones de recursos, los supuestos y los riesgos contribuyen todos al éxito o fracaso de un proyecto. ¿Pero cómo diferenciarlos?
Restricciones de recursos
Los recursos son los insumos y herramientas del proyecto que necesitas para completar tu proyecto. Incluyen, entre otros, recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales.
Las restricciones de recursos son factores que limitan el suministro de estos recursos. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, la cantidad de ingenieros en la nómina es una restricción de recursos. La disponibilidad de herramientas de automatización de flujos de trabajo y computadoras potentes también son restricciones de recursos.
Las restricciones de recursos son factores limitantes del mundo real. Sabes cuántas personas tienes en tu equipo de proyecto, qué habilidades tiene tu equipo, qué herramientas y software puedes usar, los materiales disponibles que tienes y cuánto dinero puedes gastar.
Las restricciones de recursos afectan cómo organizas las actividades, la duración de las tareas y las dependencias del proyecto en un diagrama de red de cronograma de proyecto. Por ejemplo, si tienes un ingeniero DevOps a cargo de dos tareas simultáneas, tienes una restricción de recursos.
¿Y qué sucede si eres un contratista encargado de implementar simultáneamente varios proyectos de construcción?
Probablemente tengas un número limitado de excavadoras, retroexcavadoras, máquinas perforadoras de pilotes, motoniveladoras y cargadores. También es probable que tengas un número limitado de ingenieros, jefes de obra, capataces y topógrafos.
Aunque puedes alquilar más equipo y contratar más personas, no puedes hacerlo sin romper tus restricciones presupuestarias.
En este caso, la asignación de recursos y la programación de proyectos se complican aún más por la necesidad de asignar recursos limitados en varios proyectos de una forma que minimice el retraso promedio de los proyectos y que no incremente excesivamente el presupuesto.
Las restricciones de recursos, en un contexto multiproyecto, afectan no solo la asignación de recursos sino también las decisiones de selección de proyectos. Un contratista debe decidir si acepta o no otro proyecto mientras varios otros están en curso.
Supuestos
Los supuestos son cosas que presumes que son ciertas. Son verdades que das por sentado en función de tu experiencia o de la información proporcionada por consultores, partes interesadas o miembros del equipo.
Las suposiciones son no verificadas, y se da por cierta su veracidad. Sin embargo, a partir de estas suposiciones, se crean expectativas para los hitos del proyecto, entregables y costos, entre otros aspectos.
En otras palabras, los gestores de proyectos incorporan suposiciones en los planes de gestión de proyectos sin probar primero si son verdaderas. Las suposiciones pueden perfectamente ser inválidas, y cuando lo son, los proyectos pueden retrasarse y los costos pueden aumentar.
Por ejemplo, supongamos que tuviste que construir una casa de dos plantas y cinco habitaciones. Tu plan de gestión de proyecto indicaba que terminarías el proyecto en dos meses. Sin embargo, al final necesitaste tres meses.
Al revisar tu plan de gestión del cronograma, te darías cuenta de que hiciste las siguientes suposiciones de antemano:
- que disponías de todos los recursos humanos (ingenieros y mano de obra cualificada) necesarios,
- que el costo de la mano de obra no aumentaría,
- que el equipo que tenías nunca se averiaría, y
- que habría buen clima durante todo el proyecto.
Sucedió que el equipo se averió y necesitaste un reemplazo. Eso tomó una semana. Además, hubo un tifón que retrasó aún más el trabajo.
No digo que no puedas ni debas hacer suposiciones. Sería poco práctico esperar hasta saberlo todo antes de iniciar un proyecto. Además, los gestores de proyectos expertos tendrán suficiente conocimiento como para realizar suposiciones válidas.
Sin embargo, debes identificar y registrar todas las suposiciones hechas para mitigar los posibles efectos en caso de que tus suposiciones resulten ser falsas.
Riesgos
Si las limitaciones de recursos (que pueden convertirse en riesgos de recursos) son reales y las suposiciones son cosas que crees que son verdad, los riesgos son cosas de las que no estás seguro que ocurran pero que afectarán tu proyecto si se presentan.
Los riesgos pueden tener un efecto positivo o negativo. Las oportunidades afectan positivamente a los proyectos, mientras que las amenazas tienen un impacto negativo.
Supongamos que tienes un proyecto de construcción en curso y hay una enmienda al código de edificación pendiente de aprobación. Si se aprueba, podrás reducir gastos en la construcción de estacionamientos. Esa es una oportunidad.
¿Pero qué pasa si un proyecto de ley para aumentar el salario mínimo está pendiente de aprobación? Si se aprueba, tus costos de mano de obra aumentarán. Eso es una amenaza.
Planeas para los riesgos, pero no puedes estar seguro de que ocurran. La planificación de proyectos considera los riesgos (a través de un plan de gestión de riesgos) para que, si surgen, ya tengas medidas de mitigación de riesgos preparadas para minimizar o maximizar sus efectos.
¿Por Qué Es Importante Prever las Posibles Limitaciones de Recursos?
Benjamin Franklin lo dijo claramente. “Al no prepararte, te preparas para fracasar.”
Y en la gestión de proyectos, fracasar convencionalmente significa superar el plazo del proyecto, exceder el presupuesto, entregar menos del alcance previsto, que la calidad del resultado decepcione y ofrecer una experiencia deficiente al cliente, entre otros aspectos.
Lo más probable es que fracases cuando no consideras las posibles limitaciones de recursos; por eso la gestión de recursos es tan importante. Los gestores de proyectos están de acuerdo. Según el Pulse of the Profession 2017 de PMI, las organizaciones encuestadas atribuyeron los fracasos recientes principalmente a:
Las limitaciones de recursos que no consideres harán que fracase tu proceso de gestión de recursos. En la etapa de planificación, no serás capaz de establecer expectativas claras. En consecuencia, los interesados podrían frustrarse.
Te será difícil distribuir y utilizar los recursos de manera eficiente y eficaz. No podrás crear planes alternativos para las limitaciones que ni siquiera sabías que existían o podrían existir.
Algunas estrategias para gestionar las limitaciones de recursos en tus proyectos
La estructura de desglose del trabajo es un buen enfoque. En esencia, es una herramienta de control del alcance. Es una buena base para la aplicación del método de la ruta crítica en la gestión de proyectos. Y puedes utilizarla como base para la asignación y utilización de recursos.
Después de identificar todas las tareas individuales que componen tu proyecto, puedes determinar los recursos humanos y no humanos que cada actividad o fase requiere. Obtendrás una visión clara de tus necesidades de recursos y, por lo tanto, podrás adquirir, asignar y gestionarlos eficazmente.
Cómo asignar recursos del proyecto con demandas en competencia
Los recursos con demandas en competencia son típicos a nivel organizacional.
Si una empresa de construcción tiene varios proyectos con calendarios superpuestos, habrá demandas en competencia sobre el personal y el equipo. Si una empresa de desarrollo de aplicaciones gestiona varios proyectos simultáneamente, habrá competencia por desarrolladores y roles auxiliares.
Entonces, ¿cómo deberías asignar los recursos del proyecto con demandas en competencia?
1. Utiliza una herramienta de automatización
Asignar recursos del proyecto en medio de demandas en competencia es una tarea compleja. Aprovechar un software de programación de proyectos puede simplificar este proceso y permitir una gestión de recursos más eficaz. Así podrás asignar y gestionar tus recursos de manera efectiva.
2. Prioriza
Los gestores de proyectos suelen ser cortos de vista y solo ven los requerimientos de su propio proyecto. Se necesita una visión más amplia y a largo plazo.
A nivel organizacional, clasifica los proyectos según su prioridad y asigna los recursos en consecuencia. Los gestores de recursos pueden tener que priorizar un proyecto que forma parte de un programa de alto valor empresarial sobre un proyecto independiente con menor impacto en los resultados.
De manera similar, cuando los gestores de proyectos enfrentan demandas en competencia por recursos a nivel de proyecto, deben supeditar las decisiones de asignación de recursos a las prioridades indicadas en el acta de constitución del proyecto, ya sea finalización oportuna, estándares de calidad, presupuesto u otro aspecto.
Por ejemplo, si el objetivo principal es la finalización puntual, el gestor de proyecto deberá priorizar la asignación de recursos a las actividades de la ruta crítica.
3. Decide con anticipación
Los gestores a nivel organizacional deben ser decididos al asignar recursos entre proyectos, y los jefes de proyecto deben ser igual de diligentes al asignar recursos entre las tareas del proyecto. Y ambos deben decidir con la suficiente anticipación para evitar problemas.
Por lo tanto, una planificación del proyecto exhaustiva es esencial. Un buen plan de proyecto indicará al gestor qué recursos necesita y cuándo. Así podrá revisar los requerimientos históricos de recursos y los disponibles para crear una previsión de recursos.
En base a esta previsión de recursos, puede contratar personal adicional o adquirir equipos para evitar la sobreasignación de los recursos disponibles.
Utiliza una herramienta de planificación de proyectos para simplificar la planificación.
4. Establece procedimientos operativos para gestionar demandas en competencia sobre recursos
Especialmente a nivel organizacional, un gestor no puede asignar recursos a un proyecto aleatoriamente. Debe haber un sistema para gestionar solicitudes de recursos.
Dicho sistema debe tener normas claras y establecidas sobre
- la priorización de proyectos (así como la priorización de tareas),
- qué constituye una subasignación y una sobreasignación de recursos,
- qué califica como subutilización y sobreutilización de recursos, y
- los umbrales/disparadores para la adquisición de recursos adicionales, entre otros aspectos.
5. Optimización de recursos
La optimización de recursos está en el corazón de la gestión de recursos limitados, igualando la demanda de recursos lo más cerca posible de la disponibilidad de recursos.
Existen dos principales técnicas de optimización de recursos: la nivelación de recursos y el alisado de recursos.
La nivelación de recursos es el proceso de mantener la demanda de recursos relativamente equilibrada, ajustando las fechas de inicio y fin de las actividades. La nivelación de recursos podría alterar el camino crítico para resolver un problema de programación de recursos, a diferencia del alisado de recursos, que no modifica el cronograma.
En el ejemplo anterior, tanto Reese como Diana están sobreasignadas. Tienen que trabajar en actividades programadas para el mismo día, lo que representa un claro problema de programación de proyectos. Para terminar ambas actividades ese día, Reese tendría que trabajar 12 horas, mientras que Diana tendría que trabajar 16 horas.
Como Diana y Reese solo pueden trabajar ocho horas cada una (esa es su capacidad como recurso), se aplica la nivelación de recursos, ajustando el cronograma para que Reese y Diana trabajen solo en la Actividad 1 el Día 1. Luego trabajan en la Actividad 2 el segundo día, y Diana trabaja en la Actividad 3 el tercer día. El proyecto termina un día más tarde de lo planeado.
Por lo tanto, cuando se utiliza una estrategia de nivelación de recursos, la disponibilidad o capacidad de los recursos tiene prioridad sobre el cronograma.
El alisado de recursos minimiza los picos y caídas de recursos sin modificar el camino crítico ni retrasar la finalización del proyecto. El alisado de recursos es una técnica de optimización de recursos para proyectos restringidos por el tiempo.
Para ilustrar, supongamos que Reese, Diana y George son recursos para un proyecto que termina en 5 días. Hay tres actividades en el proyecto. La Actividad 2 sucede a la Actividad 1, mientras que la Actividad 3 ocurre después de la Actividad 2. La Actividad 3 comenzará el Día 5 porque el equipo necesario sólo estará disponible ese día.
Después del alisado de recursos, Reese termina la Actividad 1 en dos días y la Actividad 2 en otros dos días. George, igualmente, tiene su trabajo más distribuido: realiza sus tareas de la Actividad 2 en dos días. Incluso el trabajo de Diana en la Actividad 2 se reparte en dos días.
Cómo maximizar la utilización de los recursos
¿Qué tan eficazmente estás utilizando tus recursos? Su tasa de utilización te lo dirá. La utilización de recursos es el porcentaje de horas disponibles que se emplean en actividades facturables. Las actividades facturables generan dinero directamente, aportan valor al negocio o impactan directamente en los objetivos del proyecto.
Por ejemplo, un desarrollador de aplicaciones está realizando actividades facturables cuando programa. Es lo contrario cuando responde correos electrónicos o toma descansos personales.
Maximizar la utilización de los recursos significa obtener toda la productividad o valor posible de tus recursos sin sobrecargarlos.
Más sobre métricas de utilización de recursos aquí.
Calcula tu utilización de recursos
El primer paso para maximizar la utilización de recursos es calcular cuántas horas dedican tus recursos a trabajos que te generan dinero o beneficios (es decir, trabajo productivo). Por el contrario, puedes calcular cuánto tiempo pierden en tareas administrativas rutinarias, descansos personales y otras actividades.
Ahora, divide el número de horas que el recurso dedica a trabajo productivo en un intervalo de tiempo determinado por la capacidad disponible del recurso, y luego multiplica el resultado por 100.
Puedes medir la utilización de recursos a nivel anual, mensual, semanal o diario.
Por ejemplo, nuestro responsable de desarrollo de negocio, Janjan, trabaja 40 horas a la semana u ocho horas al día. Cada día, dedica seis horas a la tarea clave de presentar y firmar con clientes, que genera ingresos.
El resto del tiempo lo dedica a correos electrónicos, reuniones de equipo, informes, otras tareas administrativas y pausas personales. Por lo tanto, la tasa diaria de utilización de recursos de Janjan es del 75%.
Tasa Ideal de Utilización de Recursos
Una tasa ideal de utilización de recursos es del 80%. Por encima de este valor, se considera sobreutilización. Corres el riesgo de provocar agotamiento, desmotivación, desvinculación y, en última instancia, retrasos en el proyecto y costosas medidas correctivas.
Una cifra significativamente menor (por ejemplo, inferior al 70%) implica infrautilización. No estás aprovechando tus recursos de la mejor manera posible, así que no estás obteniendo tanto valor de ellos como deberías. Los recursos infrautilizados también corren el riesgo de perder motivación y compromiso.
¿Qué puedes hacer para mantener los niveles de utilización de recursos en torno al 70-80%?
1. Haz Seguimiento de las Actividades
Un empleado a tiempo completo recibe su salario por 40 horas semanales, es decir, 2,080 horas al año. Sin embargo, un empleado no está trabajando en tareas que generan ingresos o valor empresarial todo el tiempo.
Deducir ausencias, pausas personales y tareas administrativas del tiempo total disponible para obtener las horas productivas.
Esto puede variar un poco si trabajas con contratistas independientes que cobran según su producción. Si tienes personas en tu equipo y no estás seguro si son empleados regulares o freelancers, pruebas como la prueba ABC (si estás en California) pueden ayudarte.
¿Qué hacen en el trabajo? ¿A qué dedican su tiempo? Puedes utilizar software de seguimiento de tiempo o software de seguimiento de proyectos con funciones integradas de control horario para este propósito.
2. Asigna Recursos Según la Utilización Ideal
Los recursos infrautilizados deben asignarse a tareas que generen más ingresos para cubrir el vacío en la utilización. Por el contrario, los recursos sobreutilizados deben “equilibrarse” para evitar el agotamiento.
3. Protege el Alcance del Proyecto
Cuando el alcance del proyecto crece más allá de lo previsto inicialmente, tus recursos estarán sobrecargados y sobreutilizados. Evita el aumento descontrolado del alcance comenzando con una declaración y un plan de alcance claros.
4. Pronóstico de Recursos
Anticipa la demanda futura de recursos y calcula la capacidad de los recursos, para que haya menos ocasiones en las que debas infrautilizar o sobrecargar recursos. Estos informes de planificación de capacidad te ayudarán.
5. Una Visión Holística de los Recursos
Un gestor de recursos debe tener una visión holística de la capacidad y utilización de los recursos. Mantenga la utilización en tasas ideales y maximice los valores comerciales correspondientes.
Asignando un recurso a un proyecto de mayor valor, puede obtener más valor comercial de él que si lo deja en un proyecto de menor valor.
Herramientas para la Gestión de Restricciones
Puede ejercitar su destreza mental y usar papel y lápiz para redactar un plan a mano. Calcule las demandas y capacidades de recursos y elabore sus diagramas de red y diagramas de Gantt, también a mano. Utilice MS Excel o Google Sheet para facilitar los cálculos.
Pero la mejor manera es utilizar alguna de las muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles. Un software especializado en gestión de proyectos tendrá todas las funcionalidades que necesita para gestionar proyectos y sortear restricciones. Por ejemplo, un software de gestión de proyectos para marketing digital estará más orientado a funciones que habilitan la colaboración remota, aprobaciones y ciertos flujos de trabajo específicos de recursos de marketing, como la involucración de freelancers y otros agentes externos.
Un buen software de gestión de recursos le dará una visión integral sobre la capacidad, asignación y utilización de recursos en su empresa. ¿Qué recursos tiene exactamente y cómo se están utilizando? El software de gestión de recursos le dará la respuesta.
Las mejores herramientas de planificación de recursos permiten métodos y decisiones eficaces de asignación de recursos. Cumpla o rechace rápidamente las solicitudes de recursos. Agilice la reasignación de recursos para maximizar la utilización. Tome decisiones de contratación basadas en datos actuales y pronosticados sobre las necesidades de recursos.
Y los softwares y herramientas de gestión de proyectos más sofisticados van más allá de la programación y gestión de recursos. Úselos para estimación, planificación de proyectos e incluso gestión de presupuestos.
Consulte nuestra lista de los mejores programas para la programación de recursos aquí.
