Restricciones en la gestión de proyectos: Tipos y cómo gestionarlas
En mi experiencia, poner en marcha una pequeña empresa es como gestionar cualquier otro proyecto, excepto que probablemente hay más limitaciones en los emprendimientos de pequeñas empresas. Los emprendedores también suelen asignarse demasiadas tareas, enfrentando restricciones de recursos con mucha más frecuencia debido a la falta de sistemas y procedimientos formalizados de gestión de proyectos.
En este artículo, hablaré sobre qué son las restricciones de recursos en la gestión de proyectos. Daré muchos ejemplos de limitaciones de proyectos para facilitar su visualización. Luego repasaré algunos de los métodos que puedes utilizar para manejar restricciones de recursos, en particular para asignar recursos con demandas competidoras y maximizar la utilización de recursos. Después, te enlazaré a las herramientas que reforzarán tus estrategias de gestión de recursos.
La importancia de comprender las restricciones de los proyectos
Imagina que eres el responsable del programa de vacunación contra la COVID-19 en tu empresa. Tu objetivo diario es administrar 96 dosis. Dado que tu empresa tiene 960 empleados, calculas que todos recibirán la primera dosis en 10 días laborables.
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Considerando un intervalo de 21 días entre dosis, estimas que completarás el proyecto en 33 días naturales.
¡Perfecto! Lograste que tus superiores aprobaran tu plan de gestión de proyectos y el cronograma.
Pero cinco días después de tu programa de vacunación, vas muy por detrás de tu ritmo objetivo, y esto te hace preguntarte: ¿qué salió mal?
Pues, muchas cosas. Pensaste que necesitarías 15 minutos por persona desde que llegaba hasta que se vacunaba, pero en realidad tardabas 20 minutos. Y no consideraste los retrasos. Disponías de tres enfermeras, pero necesitabas al menos una más en turno flotante para gestionar incidentes. ¡Y el lugar era demasiado pequeño!
La conclusión es que olvidaste identificar y planificar tus restricciones de proyecto. Y estas limitaciones son la razón de tu retraso.
La teoría de las restricciones
En el contexto de la Teoría de las Restricciones de Eliyahu Goldratt, las restricciones son los eslabones débiles de un sistema. Según este marco, se pueden fortalecer o aprovechar las limitaciones para mejorar la producción o los resultados.
En la Teoría de las Restricciones, que se originó en la industria manufacturera, las limitaciones causan los cuellos de botella que ralentizan la producción y, en última instancia, la velocidad a la que ganas dinero.
Para ilustrar, en una fábrica de cajas, la cantidad de cajas que una máquina puede fabricar por minuto es una restricción determinada. Si una máquina puede fabricar solo 50 cajas por minuto, la producción de tu planta se limita a 3.000 cajas por hora y 24.000 en un turno de 8 horas.
En la gestión de proyectos, la Teoría de las Restricciones ofrece un marco para ver las limitaciones como factores que pueden limitar el éxito, pero que podrían ser atendidos o gestionados sistemáticamente para que dejen de ser un obstáculo para el éxito del proyecto.
No estoy diciendo que los proyectos no puedan tener éxito si existen restricciones de gestión de proyectos. Pero una limitación restringirá y limitará tus opciones.
Si se consideran adecuadamente, las restricciones de gestión de proyectos no impedirán que un proyecto tenga un resultado exitoso.
Por lo tanto, un buen gestor de proyectos siempre considera las restricciones de la gestión de proyectos en su plan general de gestión y en los planes subsidiarios (por ejemplo, plan de gestión del alcance, calendario de recursos, plan de recursos humanos, plan de gestión de recursos, etc.).
¿Qué son las restricciones de recursos en la gestión de proyectos?
Las restricciones de recursos en la gestión de proyectos son exactamente lo que parecen: limitaciones que restringen los recursos disponibles para un proyecto.
Los recursos de la gestión de proyectos son los insumos que necesitas para completar un proyecto. Incluyen, pero no se limitan, a personas, equipos, tiempo y dinero.
Un proyecto con recursos limitados es la norma más que la excepción. Un proyecto es un esfuerzo temporal, por lo tanto el tiempo es un recurso limitado. Tiene un presupuesto, así que el dinero también está restringido.
Hay personal específico y personas implicadas, y añadir más no es un proceso sin fricciones, así que las personas también son recursos limitados. Equipos de hardware, software y otros equipos —todos estos recursos también son limitados.
Tipos de restricciones (La Teoría de la Triple Restricción)
La teoría de la triple restricción es un marco popular para evaluar las demandas que compiten en un proyecto.
Desde la perspectiva del modelo de triple restricción, las tres restricciones de tiempo, coste y alcance conforman un triángulo que define los límites del proyecto; de ahí el sobrenombre de triángulo de la gestión de proyectos o triángulo de hierro.
- La restricción de tiempo: Los proyectos tienen un tiempo o cronograma establecido. ¿Cuántos días, semanas, meses o años llevará el proyecto? Los proyectos deben tener un inicio y un fin definidos. Terminar a tiempo es un éxito.
- La restricción de coste: Los proyectos tienen limitaciones presupuestarias. ¿Cuánto dinero se gastará en el proyecto? El presupuesto del proyecto contempla sueldos, comisiones, y el coste de materias primas, equipos y software, entre otros elementos.
- La restricción de alcance: Los proyectos tienen un alcance definido. Describe los entregables del proyecto. Especifica los procesos implicados. Todo esto forma parte del alcance del proyecto.
Según la teoría de la triple restricción, las restricciones de tiempo, alcance y coste están interrelacionadas.
Un cambio en una de ellas inevitablemente conduce a un cambio en al menos una de las otras dos. Si cambias el alcance del proyecto, deberás ajustar el calendario o el coste. Como dicen los gestores de proyectos: si lo quieres fabuloso y rápido, gasta más.
Este marco pone de relieve la necesidad de priorizar. Los gestores de proyectos sólo pueden satisfacer una o dos de las restricciones al mismo tiempo, nunca las tres.
Si quieres minimizar costes (bajo costo) pero completar el proyecto en el menor tiempo posible (tiempo reducido), deberás aceptar concesiones en el resultado del proyecto (alcance). No se puede tener grande, rápido y barato al mismo tiempo.
Ejemplo de la triple restricción
Déjame que te ilustre.
Imagina que diriges un proyecto para hacer una tarta. Las restricciones del proyecto en este escenario incluyen:
- cuánto antes necesitas la tarta (tiempo o cronograma del proyecto),
- cuánto puedes gastar en hacerla (costo o presupuesto del proyecto), y
- qué sabor, color, altura, diseño y diámetro debe tener (alcance del proyecto).
Si el interesado quiere una tarta de chocolate simple de dos pisos, puedes terminar el proyecto en unas cuatro horas. Si prefieren una:
- de cinco pisos,
- dos metros de base,
- que desafíe la gravedad,
- sabor chocolate y vainilla,
- tarta geoda
Necesitarás más ingredientes y componentes (aumentar el costo) y necesitarás una semana (ampliar el tiempo).
Si el interesado necesita la tarta en 10 horas (compresión del cronograma), necesitarás contratar personal extra, y tendrán que trabajar diez horas seguidas.
También deberás proporcionar herramientas que aumenten la eficiencia (múltiples hornos, un congelador de choque y un par o más de batidoras industriales, entre otros).
El ejemplo anterior demuestra, aunque de forma sencilla, un hecho indiscutible de la gestión de proyectos. Las restricciones del proyecto compiten entre sí y limitan las opciones de ejecución.
Sin dar más vueltas, este ejemplo de proyecto para hacer una tarta muestra claramente cómo las restricciones están interrelacionadas.
Una tarta sencilla implica un cronograma más corto. Una tarta compleja requiere más tiempo. Una tarta complicada y poco tiempo para finalizar implica un costo mayor, ya que habrá que recurrir a técnicas de crash (añadir más trabajadores y herramientas) o ejecución rápida (los soportes, decoraciones, rellenos y glaseados se preparan mientras los bizcochos se hornean).
También ocurre a la inversa. Si no puedes aumentar el presupuesto del proyecto, tendrás que ajustar la complejidad de la tarta y el cronograma del proyecto.
Gestionar las limitaciones de recursos del proyecto significa, en definitiva, equilibrar compensaciones. Hay que sacrificar algo para poder conseguir otra cosa que deseas más.
Así que, ¡una tarta geoda de chocolate y vainilla de cinco capas, que desafía la gravedad y mide dos metros de diámetro en la base, lista en 10 horas con tu presupuesto inicial tan ajustado, es increíble! Pero también es imposible.
Un ejemplo de restricciones en proyectos: Aplicaciones de comercio electrónico
Nuestra empresa desarrolló una aplicación móvil. No es nada revolucionario: una simple app de comercio electrónico. A diferencia de las grandes plataformas de comercio electrónico, está enfocada al ámbito hiperlocal y proporciona una plataforma de comercio electrónico para comerciantes locales: agricultores, tiendas de comestibles, vendedores en línea, tiendas y restaurantes.
La app tiene dos competidores: otra aplicación de comercio electrónico desarrollada localmente y una plataforma internacional de comercio electrónico. La primera da acceso a los consumidores a 150 comercios, mientras que la otra ofrece acceso a 450.
Nuestro objetivo es alcanzar a la plataforma más grande abriendo al menos 450 tiendas de comerciantes en nuestra app lo antes posible.
Somos una start-up esbelta, por lo que solo tenemos un responsable de desarrollo de negocio, Janjan. En un día normal, él presenta a cuatro comerciantes y firma con tres de ellos.
Sin embargo, al mes de comenzar sus actividades de desarrollo de negocio, nuestra app tenía únicamente 12 tiendas abiertas. Un análisis de sus actividades reveló la razón.
Actividades de Janjan
- Presenta la app al comerciante objetivo.
- Firma con el comerciante.
- Ayuda al comerciante a preparar sus materiales para el listado en la app.
- Asiste en la preparación de la lista de productos que aparecerán en la app.
- Toma fotos de los productos.
- Le muestra al comerciante cómo usar la app y subir sus productos a su tienda en línea. O Janjan lo hace él mismo.
- Enseña al comerciante las normas de la app: cómo se califica, se posiciona, etc.
- Le enseña al comerciante cómo procesar los pedidos de los clientes: aceptar pedidos, conseguir un repartidor para la entrega, aceptar pagos y monitorizar el estado de la entrega.
- Tras la apertura de la tienda, Janjan también resuelve problemas como cuando el comerciante no acepta pedidos dentro del tiempo establecido, tiene dificultades para subir o actualizar sus productos, o cierra la tienda sin permiso.
Janjan está haciendo demasiadas tareas. Trabaja dentro de su capacidad, pero el ritmo de incorporación es demasiado lento.
Su flujo de trabajo implica que Janjan tiene al menos tres encuentros con cada comerciante. Y las tareas posteriores a la incorporación le consumen prácticamente todo el tiempo. Por lo tanto, aunque su tasa de conversión sea del 75%, no incorpora comerciantes lo suficientemente rápido.
Dado el ritmo actual de incorporación, tendríamos que esperar más de un año para abrir 150 tiendas y más de tres años para abrir 450 tiendas. Para ser rentables, debemos abrir 450 tiendas lo antes posible.
¿Entonces qué deberíamos hacer? Lo que hicimos fue combinar la reducción de tiempo (crashing) y la agilización de tareas (fast-tracking). Específicamente, hicimos lo siguiente:
- Contratamos a dos personas para apoyo en la incorporación,
- dejamos a Janjan con su tarea crítica de presentar y firmar con los comerciantes,
- repartimos las tareas restantes de incorporación entre las nuevas contrataciones
- acortamos la duración de las tareas de apoyo a la incorporación
Con el nuevo sistema, Janjan mantuvo sus tareas críticas de presentar y firmar con los comerciantes. Su constante promedio de 75% nos permitirá firmar más comerciantes rápidamente. Repartimos las tareas de apoyo a la incorporación, que dependían de que Janjan firmara los comerciantes, entre los dos nuevos miembros del equipo.
La ilustración anterior muestra la compresión de la línea de tiempo, desde la presentación a los comerciantes hasta la apertura de la tienda, mediante aceleración de procesos (fast-tracking) y intensificación del proyecto (project crashing). Podemos repetir el ciclo anterior, día tras día.
Por lo tanto, después de que Janjan presente y firme con tres comerciantes el día 19, entregará los comerciantes a los dos miembros del personal de apoyo para onboarding. El día 20, Janjan presentará y firmará con más comerciantes. Y hará lo mismo en los días siguientes.
El personal de onboarding atenderá a tres comerciantes cada día. Y dentro de los tres días posteriores a la firma de los tres primeros comerciantes bajo el nuevo flujo de trabajo, el día 22, se abrirán tres nuevas tiendas en nuestra aplicación. Lanzaremos tres nuevos comerciantes cada día a partir de entonces.
En resumen, en cinco días (del 19 al 23), Janjan firmará con 15 comerciantes. Y en ocho días laborables (del 22 al 28), las 15 tiendas estarán abiertas en la aplicación.
Nuestro enfoque combinado de aceleración de procesos (fast-tracking) e intensificación del proyecto (project crashing) nos permitirá conseguir 78 nuevos registros en un mes (26 días laborables). Y alcanzaremos a nuestro competidor local de aplicaciones en menos de dos meses y a nuestro competidor internacional en aproximadamente seis meses.
Para incrementar aún más nuestra tasa de onboarding, podríamos contratar a otro responsable de desarrollo comercial como Janjan. Por cada responsable de desarrollo comercial contratado, añadiríamos dos nuevos miembros de apoyo para onboarding.
NCG, un proveedor externo, también podría tener que contratar personal adicional para crear materiales promocionales y promocionar nuestras tiendas en su plataforma.
¿En qué se diferencian las restricciones de recursos de las suposiciones y los riesgos?
Las restricciones de recursos, las suposiciones y los riesgos contribuyen al éxito o fracaso de un proyecto. Pero, ¿cómo diferenciarlos?
Restricciones de recursos
Los recursos son las entradas y herramientas del proyecto que necesitas para completar tu proyecto. Incluyen, pero no se limitan a, recursos humanos, financieros y materiales.
Las restricciones de recursos son factores que limitan el suministro de estos recursos. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, el número de ingenieros en nómina es una restricción de recursos. La disponibilidad de herramientas de automatización de flujos de trabajo y computadoras potentes también es una restricción de recursos.
Las restricciones de recursos son factores limitantes del mundo real. Sabes cuántas personas tienes en tu equipo de proyecto, qué habilidades posee tu equipo, qué herramientas y software pueden usar, los materiales disponibles y cuánto dinero puedes gastar.
Las restricciones de recursos afectan la forma en que planificas las actividades, la duración de las tareas y las dependencias del proyecto en un diagrama de red de cronograma del proyecto. Por ejemplo, si tienes un ingeniero DevOps a cargo de dos tareas simultáneamente, tienes una restricción de recursos.
¿Y qué pasa si eres un contratista a cargo de implementar simultáneamente varios proyectos de construcción?
Probablemente tengas un número limitado de excavadoras, retroexcavadoras, máquinas perforadoras de pilotes, motoniveladoras y cargadoras. También probablemente tengas un número limitado de ingenieros, jefes de obra, capataces y topógrafos.
Aunque puedes alquilar más equipos y contratar a más personas, no puedes hacerlo sin sobrepasar tus restricciones presupuestarias.
En este caso, la asignación de recursos y la programación de proyectos se complican aún más por la necesidad de distribuir los recursos restringidos entre varios proyectos de una manera que minimice el retraso promedio y no incremente excesivamente el presupuesto.
Las restricciones de recursos, en un contexto multiproyecto, afectan no solo la asignación de recursos sino también las decisiones de selección de proyectos. Un contratista debe decidir si acepta o no otro proyecto mientras tiene varios proyectos en marcha.
Suposiciones
Las suposiciones son cosas que supones que son ciertas. Son verdades que das por sentadas basadas en tu experiencia o en información proporcionada por consultores, partes interesadas o miembros del equipo.
Las suposiciones son no comprobadas y se da por hecho que son ciertas. Sin embargo, a partir de estas suposiciones, se crean expectativas respecto a los hitos del proyecto, entregables y costos, entre otras cosas.
En otras palabras, los gestores de proyectos incorporan suposiciones en los planes de gestión de proyectos sin comprobar primero si son verdaderas. Las suposiciones pueden muy bien ser inválidas, y cuando lo son, los proyectos podrían retrasarse y los costos aumentar.
Por ejemplo, supón que tuvieras que construir una casa de dos pisos y cinco habitaciones. Tu plan de gestión del proyecto indicaba que terminarías el proyecto en dos meses. Sin embargo, al final, necesitaste tres meses.
Al revisar tu plan de gestión del cronograma, te darías cuenta de que asumiste lo siguiente de antemano:
- que contabas con todos los recursos humanos (ingenieros y mano de obra calificada) necesarios,
- que el costo de la mano de obra no aumentaría,
- que el equipo que tenías nunca se averiaría, y
- que habría buen clima durante todo el periodo.
Como fue el caso, el equipo se averió y necesitaste un reemplazo. Eso llevó una semana. Además, hubo un tifón, lo que retrasó aún más el trabajo.
No estoy diciendo que no puedas o no debas hacer suposiciones. Sería poco práctico esperar hasta saberlo todo antes de comenzar un proyecto. Además, los gestores de proyectos expertos tendrán suficiente conocimiento para formular suposiciones válidas.
Sin embargo, debes identificar y registrar todas las suposiciones hechas para mitigar los posibles efectos si resultan ser falsas.
Riesgos
Si las limitaciones de recursos (que pueden convertirse en riesgos de recursos) son reales y las suposiciones son cosas que crees que son ciertas, los riesgos son cosas que no tienes la certeza de que ocurran pero que afectarán tu proyecto si lo hacen.
Los riesgos pueden tener un efecto positivo o negativo. Las oportunidades afectan positivamente a los proyectos, mientras que las amenazas tienen un impacto negativo.
Imagina que tienes un proyecto de construcción en marcha y una enmienda al código de edificación está pendiente de aprobación. Si se aprueba, podrías reducir los gastos de construcción del estacionamiento. Eso es una oportunidad.
¿Y si un proyecto de ley para aumentar el salario mínimo está pendiente de aprobación? Si se aprueba, tus costos laborales aumentarán. Eso es una amenaza.
Se planifican los riesgos, pero no se puede estar seguro de que ocurrirán. La planificación de proyectos considera los riesgos (a través de un plan de gestión de riesgos) para que, si se presentan, ya cuentes con medidas de mitigación de riesgos para minimizar o maximizar sus efectos.
¿Por Qué Es Importante Prever Posibles Limitaciones de Recursos?
Benjamin Franklin lo dijo. “Al no prepararte, te estás preparando para fracasar.”
Y en la gestión de proyectos, fracasar comúnmente significa retrasarse en la entrega, exceder el presupuesto, incumplir el alcance, disminuir la calidad del resultado y ofrecer una mala experiencia al cliente, entre otros aspectos.
Es probable que fracases si no tienes en cuenta las posibles limitaciones de recursos—esta es la razón por la que la gestión de recursos es tan importante. Los gestores de proyectos están de acuerdo. Según el Pulse of the Profession 2017 de PMI, las organizaciones encuestadas atribuyen los fracasos recientes principalmente a:
Las limitaciones de recursos que no tengas en cuenta dificultarán tu proceso de gestión de recursos. En la etapa de planificación, no podrás establecer expectativas claras. Como consecuencia, las partes interesadas podrían frustrarse.
Te resultará difícil asignar y utilizar los recursos de manera eficiente y eficaz. No podrás crear planes alternativos para limitaciones que ni siquiera sabías que existían o que podían surgir.
Algunas Estrategias Para Gestionar Limitaciones de Recursos En Tus Proyectos
La estructura de descomposición del trabajo es un buen enfoque. En esencia, es una herramienta para controlar el alcance. Proporciona una base sólida para la aplicación del método del camino crítico en la gestión de proyectos. Además, puedes usarla como base para la asignación y utilización de recursos.
Después de identificar todas las tareas individuales que conforman tu proyecto, puedes determinar qué recursos humanos y no humanos requiere cada actividad o fase. Obtendrás una visión clara de tus necesidades de recursos y, por tanto, podrás adquirirlos, asignarlos y gestionarlos eficazmente.
Cómo asignar recursos del proyecto con demandas competitivas
Los recursos con demandas competitivas son habituales a nivel organizacional.
Si una empresa de construcción tiene varios proyectos con cronogramas superpuestos, habrá demandas competitivas sobre el personal y equipo. Si una empresa de desarrollo de aplicaciones gestiona varios proyectos simultáneamente, se producirá competencia por los desarrolladores y los roles auxiliares.
¿Entonces, cómo deberías asignar los recursos del proyecto ante demandas competitivas?
1. Utiliza una herramienta de automatización
Asignar recursos de proyecto entre demandas competitivas es una tarea compleja. Aprovechar un software de programación de proyectos puede simplificar este proceso, permitiendo una gestión de recursos más eficaz. Así, puedes asignar y gestionar tus recursos de manera eficiente.
2. Prioriza
Los gestores de proyectos suelen ser de vista corta y solo ven los requerimientos de su propio proyecto. Es necesario tener una visión más amplia y a largo plazo.
A nivel organizacional, clasifica los proyectos según su prioridad y asigna los recursos en consecuencia. Los responsables de recursos pueden tener que priorizar un proyecto que forma parte de un programa con alto valor empresarial por encima de uno independiente con menor impacto en los resultados.
De igual forma, cuando los gestores de proyectos se enfrentan a demandas competitivas de recursos a nivel de proyecto, deben subordinar las decisiones de asignación de recursos a las prioridades indicadas en el acta del proyecto, ya sea el cumplimiento puntual, estándares de calidad, presupuesto u otro aspecto.
Por ejemplo, si el objetivo principal es cumplir con los plazos, el director del proyecto debe priorizar la asignación de recursos a las actividades del camino crítico.
3. Decide anticipadamente
Los gerentes organizacionales deben ser decisivos al asignar recursos entre proyectos, y los directores de proyectos deben ser igual de proactivos al repartir recursos entre tareas del proyecto. Ambos deben decidir con suficiente antelación para evitar problemas.
Por lo tanto, una planificación minuciosa es esencial. Un buen plan de proyecto indicará al responsable qué recursos necesita y en qué momento. Así podrá revisar los requerimientos históricos de recursos y los disponibles para elaborar una previsión de recursos.
Con base en esta previsión de recursos, podrá contratar personal adicional o adquirir equipos para evitar la sobreasignación de recursos disponibles.
Utiliza una herramienta de planificación de proyectos para simplificar la planificación.
4. Establece procedimientos operativos estándar (SOP) para gestionar demandas competitivas por recursos
Especialmente a nivel organizacional, un responsable no puede comprometer recursos a un proyecto de forma aleatoria. Debe existir un sistema para gestionar las solicitudes de recursos.
Dicho sistema debe tener normas claras y definidas sobre
- priorización de proyectos (así como la priorización de tareas),
- qué constituye la subasignación y la sobreasignación de recursos,
- qué califica como infrautilización y sobreutilización de recursos, y
- los umbrales/disparadores para la adquisición de recursos adicionales, entre otros aspectos.
5. Optimización de recursos
La optimización de recursos está en el centro de la gestión de recursos limitados, igualando la demanda de recursos lo más posible con la disponibilidad de los recursos.
Existen dos principales técnicas de optimización de recursos: nivelación de recursos y suavizado de recursos.
La nivelación de recursos es el proceso de mantener la demanda de recursos relativamente equilibrada ajustando las fechas de inicio y finalización de las actividades. La nivelación de recursos podría alterar la ruta crítica para resolver un problema de programación de recursos, a diferencia de la optimización de recursos, que no altera el cronograma.
En el ejemplo anterior, tanto Reese como Diana están sobreasignados. Tienen que trabajar en actividades programadas para el mismo día, lo que constituye un claro problema de programación de proyectos. Para finalizar ambas actividades ese día, Reese tendría que trabajar 12 horas, mientras que Diana tendría que trabajar 16 horas.
Dado que Diana y Reese sólo pueden trabajar ocho horas cada uno (esa es su capacidad de recurso), se aplica la nivelación de recursos ajustando el cronograma para que Reese y Diana trabajen únicamente en la Actividad 1 en el Día 1. Luego trabajan en la Actividad 2 el segundo día y Diana trabaja en la Actividad 3 el tercer día. El proyecto termina un día más tarde de lo previsto.
Por lo tanto, cuando empleas una estrategia de nivelación de recursos, la disponibilidad o capacidad de recursos toma prioridad sobre el cronograma.
La optimización de recursos minimiza los picos y caídas de los recursos sin cambiar la ruta crítica y sin retrasar la finalización del proyecto. La optimización de recursos es una técnica de optimización para proyectos con restricción de tiempo.
Para ilustrar, supongamos que Reese, Diana y George son recursos para un proyecto que termina en 5 días. Hay tres actividades en el proyecto. La Actividad 2 sucede a la Actividad 1, mientras que la Actividad 3 sucede a la Actividad 2. La Actividad 3 comenzará el Día 5 porque el equipo necesario sólo está disponible ese día.
Después de la optimización de recursos, Reese termina la Actividad 1 en dos días y la Actividad 2 en otros dos días. George, también, está distribuido de manera más uniforme, realizando sus tareas de la Actividad 2 en dos días. Incluso el trabajo de Diana en la Actividad 2 se reparte en dos días.
Cómo maximizar la utilización de los recursos
¿Qué tan eficazmente utilizas tus recursos? Su tasa de utilización te lo dirá. La utilización de recursos es el porcentaje de las horas disponibles que se dedica a actividades facturables. Las actividades facturables generan ingresos directamente, aportan valor comercial o impactan directamente en los objetivos del proyecto.
Por ejemplo, un desarrollador de aplicaciones está trabajando en actividades facturables cuando crea código. En cambio, no lo está cuando responde correos electrónicos o toma descansos personales.
Maximizar la utilización de recursos significa conseguir la máxima productividad o valor posible de tus recursos, sin sobrecargarlos.
Más sobre métricas de utilización de recursos aquí.
Calcula tu utilización de recursos
El primer paso para maximizar la utilización de recursos es calcular cuántas horas dedican tus recursos a trabajos que te generan ingresos o beneficios (es decir, trabajo productivo). Por el contrario, también puedes calcular cuánto tiempo pierden en tareas administrativas rutinarias, descansos personales y otras actividades.
Ahora, divide la cantidad de horas que el recurso dedica al trabajo productivo durante un intervalo de tiempo determinado por la capacidad de recursos disponible y luego multiplica el resultado por 100.
Puedes medir la utilización de recursos de manera anual, mensual, semanal o diaria.
Por ejemplo, nuestro responsable de desarrollo de negocios, Janjan, trabaja 40 horas a la semana u ocho horas al día. Cada día, emplea seis horas en la tarea crítica y generadora de ingresos de presentar y firmar con clientes.
El resto del tiempo lo dedica a correos electrónicos, reuniones del equipo, informes, otras tareas administrativas y descansos personales. Por lo tanto, la tasa diaria de utilización de recursos de Janjan es del 75%.
Tasa Ideal de Utilización de Recursos
Una tasa ideal de utilización de recursos es del 80%. Más allá de ese valor, se trata de una sobre-utilización. Corres el riesgo de agotamiento, desmotivación, desconexión y, en última instancia, retrasos en el proyecto y costosas medidas de remediación.
Una cifra significativamente menor (por ejemplo, menor al 70%) indica infrautilización. No estás utilizando tus recursos de la mejor manera posible, por lo que no obtienes tanto valor de ellos como deberías. Los recursos infrautilizados también corren el riesgo de desmotivarse y desconectarse.
¿Qué puedes hacer para mantener tus niveles de utilización de recursos alrededor del 70-80%?
1. Haz Seguimiento de las Actividades
Un empleado a tiempo completo cobra por 40 horas semanales, 2,080 horas al año. Sin embargo, no todas esas horas están dedicadas a tareas que generan valor comercial o ingresos.
Deducir ausencias, descansos personales y tareas administrativas del tiempo total disponible para obtener las horas productivas.
Esto puede ser un poco diferente si trabajas con contratistas independientes que cobran según su producción. Si tienes personas en tu equipo cuya relación laboral no está clara (empleados regulares o freelancers), pruebas como la prueba ABC (si estás en California) pueden ayudarte.
¿En qué invierten su tiempo en el trabajo? ¿A qué dedican su tiempo? Puedes usar software de seguimiento de tiempo o software de seguimiento de proyectos con funciones integradas de control horario para este propósito.
2. Asigna Recursos Según la Utilización Ideal
Los recursos infrautilizados deben ser asignados a más tareas generadoras de ingresos para cubrir la brecha de utilización. Por el contrario, los recursos sobrecargados deben ser "nivelados" para evitar el agotamiento.
3. Protege el Alcance del Proyecto
Cuando el alcance del proyecto se amplía más allá de lo previsto, tus recursos estarán sobrecargados y sobreutilizados. Evita el desbordamiento del alcance empezando con una declaración de alcance y un plan del proyecto claros.
4. Pronóstico de Recursos
Anticipa la demanda futura de recursos y calcula la capacidad de los recursos, para que existan menos casos en los que tengas que subutilizar o sobrecargar recursos. Estos informes de planificación de capacidad te serán útiles.
5. Una Visión Integral de los Recursos
Un gerente de recursos debe tener una visión integral de la capacidad y utilización de los recursos. Mantén la utilización en tasas ideales y maximiza los valores comerciales correspondientes.
Asignando un recurso a un proyecto de mayor valor, puedes obtener un mayor rendimiento comercial que si lo dejas relegado a un proyecto de menor valor.
Herramientas para Gestionar Restricciones
Puedes usar tu destreza mental y recurrir a lápiz y papel para redactar un plan a mano. Calcula la demanda y la capacidad de los recursos, y traza tus diagramas de red y diagramas de Gantt también a mano. Utiliza MS Excel o Google Sheet para ayudarte con los cálculos.
Pero la mejor opción es utilizar alguna de las muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles. Un software de gestión de proyectos especializado tendrá todas las funciones que necesitas para gestionar proyectos y trabajar con las limitaciones del proyecto. Por ejemplo, un software PM de marketing digital tendrá más funciones enfocadas en habilitar la colaboración remota, aprobaciones y ciertos flujos de trabajo específicos de recursos de marketing, como la participación de freelancers y otros interesados externos.
Un buen software de gestión de recursos te proporcionará una visión completa de la capacidad, asignación y utilización de los recursos de tu empresa. ¿Qué recursos tienes y cómo están siendo utilizados? El software de gestión de recursos te dará la respuesta.
Las mejores herramientas de planificación de recursos permiten métodos y decisiones de asignación de recursos efectivos. Atiende o rechaza solicitudes de recursos rápidamente. Agiliza la reasignación de recursos para maximizar su utilización. Toma decisiones de contratación basadas en datos gracias a los requisitos actuales y previstos de recursos.
Y los software y herramientas sofisticados de gestión de proyectos tienen funciones que van más allá de la programación y gestión de recursos. Úsalos para la estimación, planificación de proyectos e incluso la gestión de presupuestos.
Consulta nuestra lista de los mejores programas para la planificación de recursos aquí.