4 líderes nos cuentan: Lo primero que harían si un gestor de proyectos renunciara de repente
Plan de transición: Mantener un plan de transición actualizado es crucial para la continuidad del proyecto tras la salida de un miembro clave.
Evaluación de riesgos: Realizar una auditoría rápida de riesgos es fundamental para detectar posibles obstáculos antes de reemplazar a un miembro del equipo.
Estrategia de reemplazo: Decide si reemplazar al gestor de proyectos saliente o continuar sin uno, basándote en la calidad de la documentación.
Ventaja de la familiaridad: Utilizar talento conocido para sustituciones puede facilitar la transición, pero sigue siendo necesario contar con los recursos adecuados.
Dotación de personal sistemática: Implementar un sistema eficiente de dotación de personal ayuda a cubrir vacantes rápidamente sin crear caos.
Que un gestor de proyectos renuncie a mitad de un proyecto es una de las situaciones más disruptivas que pueden ocurrir. El instinto es entrar en pánico — pero los líderes experimentados tienen un plan de acción. Esto es lo que realmente hacen primero, y por qué la preparación antes de la crisis es tan importante como la respuesta durante la misma.
Saca el plan de transición — si tienes uno
El paso más importante cuando un miembro clave del equipo se va es saber en qué estado está tu documentación. Para Bill Dow, Director de PMO Empresarial en UW Medicine, eso significa ir directamente a un plan de transición que debería haberse mantenido actualizado todo el tiempo. "Todo PM debe tener un plan de transición, sin importar qué", dice Dow, añadiendo que "un plan de transición es lo primero que consulto, por eso siempre me aseguro de que estén al día". En su experiencia, cuando un gestor de proyectos se va a mitad del proyecto en cualquier circunstancia, tener ese plan listo permite que el sucesor comprenda de inmediato el estado del proyecto y localice los documentos clave — sin necesidad de correr de un lado a otro.
Todo PM debe tener un plan de transición, sin importar qué. Es el primer lugar al que voy.
Evalúa riesgos de inmediato y detecta bloqueadores ocultos
Antes de pensar siquiera en quién va a ocupar el puesto vacante, lo más inteligente es realizar una auditoría rápida de riesgos. Nalini Vadivelan, Gerente Principal Senior de Programas Técnicos en Oracle, nos cuenta cuál es su primera preocupación: "Si un gestor de proyectos se va a mitad de proyecto, lo número uno es preguntar: ¿hay algo que represente un gran riesgo para el proyecto? Averígualo. ¿Existen bloqueadores? Hay que detectarlos y gestionar esos riesgos". El objetivo no es buscar culpables — es sacar a la luz todo aquello que podría descarrilar el proyecto si no se examina.
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Si un gestor de proyectos se va a mitad de proyecto, lo número uno es preguntar: ‘¿hay algo que represente un gran riesgo para el proyecto?’ ¿Había bloqueadores? Debes averiguarlo y gestionar esos riesgos.
Decide si incorporar un reemplazo o seguir adelante
Una vez hecha esa revisión inicial de riesgos, el liderazgo se enfrenta a una encrucijada. Vadivelan lo expone claramente: "las dos opciones que tienes son: incorporar a alguien nuevo en este proyecto, o continuar sin el PM". El factor decisivo, señala, suele ser lo disciplinado que era el miembro saliente con sus hábitos de seguimiento — "si el seguimiento estaba bien hecho, creo que cualquier otro PM al que se sume debería poder continuar desde ahí". Una buena documentación no garantiza una transición fluida, pero sin ella, ninguna de las dos opciones es realista.
Apóyate en talento conocido siempre que puedas
Cuando se necesita un reemplazo, la mejor opción no siempre es alguien nuevo — a veces es alguien que ya está involucrado en el trabajo. Marissa Taffer, fundadora y presidenta de M. Taffer Consulting, describe una de estas situaciones en su propia experiencia: "Uno de los grandes proyectos en los que participé fue porque el gestor de proyectos se había ido, y yo ya estaba ahí realizando otro trabajo. Me preguntaron, '¿Hay alguna posibilidad de que puedas retomar este proyecto? El contexto que ya tenía ayudó mucho.'" Pero incluso con ese contexto, el alcance del trabajo seguía requiriendo apoyo extra — "cuando acepté [la gestión], aún así necesitaba un segundo socio. El proyecto era así de grande." La lección: en proyectos grandes y complejos, la familiaridad con el trabajo es una ventaja, pero no elimina la necesidad de recursos suficientes.
Uno de los grandes proyectos que hice fue porque el PM terminó renunciando, y yo ya estaba ahí haciendo otro trabajo. Me preguntaron: ‘¿Hay alguna manera de que puedas retomar este proyecto?’ El contexto que ya tenía ayudó mucho.
Muévete rápido en la dotación de personal — con el sistema adecuado
Cuando un puesto queda vacío, la velocidad importa. Pero la velocidad sin un sistema solo crea más caos. Alexandria O'Bannon, Gerente de Dotación de Personal (Gerente de Operaciones de Proyectos) en JUMP! Foundation, ha creado un flujo de trabajo específicamente diseñado para reducir el tiempo que lleva identificar y ubicar el talento disponible. "Uno de los mayores cuellos de botella que tengo es el tiempo que me lleva revisar unas 300 cosas", explica; así que optimizó por completo el proceso de asignación de recursos: "Coloco todas mis ofertas de trabajo próximas [en un sistema], hago clic en todas las regiones a las que quiero enviar a la gente y me genera una lista de quién está disponible en qué países en qué fechas y a partir de ahí hago la asignación". El resultado es una capacidad de respuesta rápida que convierte lo que solía ser un proceso lento y de idas y vueltas en una coincidencia casi instantánea.
Coloco todas mis ofertas de trabajo próximas [en un sistema], hago clic en todas las regiones a las que quiero enviar a la gente y me genera una lista de quién está disponible
La mejor preparación ocurre antes de la crisis
El hilo conductor presente en todos estos enfoques es que los PM que mejor gestionan salidas repentinas no reaccionan desde cero; ejecutan un plan que ya han construido. Documentos de transición al día, seguimiento disciplinado de proyectos, sistemas de dotación de personal diseñados para la velocidad: ninguna de estas cosas se puede improvisar en el momento en que llega una renuncia. El mejor momento para prepararse ante la salida de un miembro clave del equipo es mucho antes de que suceda. Cuando ese día llegue —y eventualmente llegará—, la diferencia entre una simple interrupción y una crisis total suele depender del trabajo realizado mucho antes de que alguien dijera adiós.
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