Der Prozess des Projektressourcenmanagements: Expertenleitfaden in 5 Schritten

Im übergeordneten Projektmanagement-Ökosystem fungiert es als Brücke zwischen Projektstrategie und Umsetzung, indem es die organisatorischen Kapazitäten an den Projektanforderungen ausrichtet.

Der Prozess des Projektressourcenmanagements

In meinen 13 Jahren Berufserfahrung habe ich festgestellt, dass der Ressourcenmanagementprozess in der Praxis fünf statt der im PMBOK beschriebenen sechs Phasen oder Prozesse umfasst. Dazu gehören:

1. Ressourcenplanung
2. Ressourcenschätzung / Ressourcenzuweisung
3. Ressourcenbeschaffung
4. Teamentwicklung und -management
5. Kontinuierliche Ressourcenbewertung

Schritt 1: Ressourcenplanung

Ressourcenplanung ist der Prozess, bei dem ermittelt wird, welche Personen, Fähigkeiten, Werkzeuge, Ausrüstung und welches Budget benötigt werden, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, ohne Teams zu überlasten oder Engpässe bei der Umsetzung zu verursachen.

Bevor Sie jedoch Ressourcen schätzen können, müssen Sie Folgendes verstehen:

• die zu erbringenden Leistungen,
• den Zeitplan,
• die Abhängigkeiten,
• und das erforderliche Maß an Fachkenntnissen.

Darüber hinaus erfordert auch die Definition von Anforderungen, darauf zu hören, was Ihre Stakeholder sagen, dass sie möchten, insbesondere aber auch darauf, was sie nicht sagen.

Setzen Sie Ihre Entscheidungsfähigkeiten ein – eine von vielen Fähigkeiten im Ressourcenmanagement –, um zwischen den Zeilen zu lesen und intelligente Fragen zu stellen. Wenn Ihre Stakeholder beispielsweise darauf bestehen, dass ein Softwareentwickler mit mehr als 30 Jahren Erfahrung eine einfache App entwickelt, sollten Sie genauer nachfragen. Wäre ein weniger erfahrener Entwickler mit umfassenderen Kenntnissen einer neueren Programmiersprache möglicherweise besser geeignet? Warum oder warum nicht?

Am Ende des Planungsschritts sollten Sie verstehen, was Sie wann benötigen und ob Ihr Zeitplan realistisch eingehalten werden kann.

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Schritt 2: Ressourcenschätzung / Ressourcenzuweisung

Ressourcenschätzung und -zuweisung bestimmen, wie viel Aufwand das Projekt erfordert und wer die Arbeit innerhalb des verfügbaren Zeit- und Budgetrahmens realistisch ausführen wird.

In dieser Phase müssen Sie:

1. den erforderlichen Arbeitsaufwand schätzen
2. die benötigten Fähigkeiten bestimmen
3. die verfügbare Teamkapazität berechnen
4. Ressourcen anhand von Priorität und Verfügbarkeit zuweisen
5. Zeitplan oder Umfang anpassen, wenn die Kapazität nicht dem Bedarf entspricht

Sobald Sie ermittelt haben, welche Arten von Ressourcen Sie benötigen, stehen Ihnen zahlreiche Methoden zur Ressourcenzuweisung zur Verfügung. In dieser Phase müssen Sie die Ressourcenplanung genauer ausarbeiten. Wie viel Zeit werden diese Personen der Projektdurchführung widmen?

Sie können diese Schätzung auf zwei Arten vornehmen:

• Bottom-up: Schätzen Sie die Anzahl der Stunden, die erforderlich sind, um jede Anforderung abzuschließen, und wie viele Stunden jede Person zu jedem Liefergegenstand beitragen muss. Dieser Ansatz eignet sich am besten, wenn der Umfang klar definiert ist, Genauigkeit wichtig ist und die Zeitpläne flexibel sind.

• Top-down: Wenn Sie auf Grundlage Ihres Projektmanagementplans mit einem festen Budget arbeiten, beginnen Sie mit dieser Einschränkung und verteilen Sie die personellen Ressourcen anschließend entsprechend den wichtigsten Rollen, die für den Projekterfolg erforderlich sind. Dieser Ansatz eignet sich am besten, wenn Budget oder Fristen feststehen,
• und frühzeitig Abwägungen getroffen werden müssen.

Verwenden Sie meine Vorlage für die Ressourcenplanungstabelle, um diesen Prozess zu beschleunigen – sie führt die Berechnungen für Sie durch, sodass Sie schnell sehen können, wofür Ihr Budget verwendet wird.

Um Ihren Zuweisungsprozess zu unterstützen, können Sie auch die Erstellung einer Ressourcenstruktur (RBS) in Betracht ziehen – eines hierarchischen Rahmens, der alle Ressourcen – personelle, materielle und technische – nach Typ und Funktion kategorisiert. Sie ist besonders nützlich, um das gesamte Spektrum der benötigten Ressourcen zu visualisieren und sicherzustellen, dass nichts Kritisches übersehen wird.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Rollen kritisch sind, befragen Sie Kolleginnen und Kollegen, die in der Vergangenheit ähnliche Projekte durchgeführt haben. Scheuen Sie sich außerdem nicht, auf Ihre Fachexpertinnen und Fachexperten und deren umfangreiches Wissen zurückzugreifen. Sie können Ihnen sicherlich vermitteln, wie viele Stunden sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten.

Schritt 3: Ressourcenbeschaffung

Die Ressourcenbeschaffung ist der Prozess, die Personen, Geräte, Werkzeuge und Materialien zu sichern, die benötigt werden, um das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets durchzuführen. Die Herausforderung besteht darin, Geschwindigkeit, Kosten, Verfügbarkeit und passende Fähigkeiten auszubalancieren – denn die ideale Ressource ist nicht immer verfügbar, wenn Sie sie benötigen.

Für personelle Ressourcen gibt es zwei wesentliche Möglichkeiten, Ihre Projekte zu besetzen:

• Intern einstellen. Dies geschieht hauptsächlich über Ihre Führungskraft oder über Beziehungen, die Sie innerhalb Ihrer Organisation aufgebaut haben. Intern eingestellte Personen können schneller eingearbeitet werden, sind mit den Arbeitsabläufen des Unternehmens vertraut und stellen operativ ein geringeres Risiko dar. Allerdings sind sie möglicherweise bereits überlastet.

• Extern einstellen. Die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, einer Personalagentur oder die Nutzung von Empfehlungen durch Mitarbeitende kann ein hervorragendes Mittel sein, um neue Beschäftigte zu gewinnen. Bei Letzterem müssen Sie möglicherweise Ihr Empfehlungsprogramm so strukturieren, dass Verzerrungen reduziert werden. Externe Einstellungen können Kompetenzlücken schnell schließen, spezialisiertes Fachwissen einbringen oder die Kapazität erhöhen. Allerdings erfordern sie in der Regel mehr Einarbeitungszeit und Budget.

Auch wenn es verlockend sein kann, während der Interviewphase rote oder gelbe Warnsignale zu ignorieren, um schnell einsatzbereit zu sein, sollten Sie so gründlich vorgehen, wie es der Projektzeitplan zulässt, damit Sie die richtige Person finden. Das wird Ihnen später viele Stunden Arbeit ersparen.

In diesem Schritt sollten Sie außerdem die für das Projekt benötigten Materialien beschaffen. Fordern Sie Angebote von mehreren Anbietern an und verhandeln Sie, um den besten Preis zu finden. Erwägen Sie den Einsatz einer Software zur Ressourcenbuchung, um gemeinsam genutzte Ressourcen wie Geräte oder Besprechungsräume effizient zu planen und zuzuweisen

Schritt 4: Teamentwicklung & -management

Bei der Teamentwicklung und dem Teammanagement geht es darum, die Projektressourcen dabei zu unterstützen, während der gesamten Projektdurchführung effektiv zusammenzuarbeiten. In dieser Phase verlagert sich die Rolle der Projektleitung von der Besetzung des Projekts hin zur langfristigen Aufrechterhaltung der Teamleistung, Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Motivation.

Wenn Sie dachten, dass Projektplanung, Schätzung und Beschaffung von Ressourcen anspruchsvoll waren, ist das nichts im Vergleich dazu, wie schwierig es ist, ein Team zu entwickeln und zu führen. Man könnte einen ganzen Artikel dem Führen von Menschen widmen; hier ist daher die Kurzfassung: Schaffen Sie Bedingungen, unter denen Menschen ihre beste Arbeit leisten können.

Zu einem effektiven Teammanagement gehören:

• Verantwortlichkeiten klären,
• Arbeitslasten ausbalancieren,
• Hindernisse beseitigen,
• Konflikte lösen,
• Leistung verfolgen,
• und die Zusammenarbeit im gesamten Team unterstützen.

Denken Sie daran, dass Ressourcenmanager im Verlauf eines Projekts häufig Ressourcenmanagementtechniken anwenden müssen, um Arbeitslasten neu auszubalancieren, Verantwortlichkeiten anzupassen und Teamstrukturen zu verändern, damit die Lieferung planmäßig voranschreitet.

Schritt 5: Kontinuierliche Ressourcenbewertung

Jedes neue Projekt beginnt mit guten Absichten, aber sobald Sie mitten im Geschehen sind und aus allen Richtungen mit Stakeholder-Anfragen überschüttet werden, kann es schwierig sein, über gewonnene Erkenntnisse und Kennzahlen nachzudenken.

PMI nennt diesen Schritt „Ressourcen kontrollieren“. Ich verstehe die Intention, bin aber kein großer Fan der Konnotation. 

Damit Sie die Leistung nicht aus den Augen verlieren, planen Sie regelmäßige Projektzustandsprüfungen, bevor Ihre Arbeit beginnt. Im Rahmen dieser Zustandsprüfung werden Sie:

• die tatsächlichen Stunden/Kosten mit den geschätzten Stunden/Kosten vergleichen (Sie können dies in Excel oder mit dem kostenlosen Ressourcenmanagementtool Ihrer Wahl tun)
  • Wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter insgesamt überlastet sind, und keine Möglichkeit zur Kurskorrektur sehen, informieren Sie Ihre Kunden über den Status der Ressourcenauslastung, damit dies später nicht überraschend kommt. Teilen Sie außerdem Ihre Ideen dazu mit, wie sich die Ausgaben reduzieren lassen, um wieder auf Kurs zu kommen.
• regelmäßig mit Ihrem Projektteam in Kontakt bleiben, um sicherzustellen, dass es auf Arbeiten ausgerichtet ist, die es als wertvoll empfindet
  • Achten Sie auf Arbeiten, die vom Plan abgewichen sind. Identifizieren Sie Möglichkeiten für kostengünstigere Ersetzungen, die die Motivation der Mitarbeiter steigern und gleichzeitig die Projektkosten senken.
• regelmäßige agile Retrospektiven durchführen, um die Projektprozesse auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse zu überarbeiten und zu aktualisieren.

Beispiel für einen Prozess des Projektressourcenmanagements

Nachdem wir nun die Schritte kennen, wenden wir diese Methode auf das folgende Beispiel an:

„Sie sind ein Projektmanager und sollen innerhalb der nächsten sechs Monate Schulungen für Regierungsbeamte durchführen.“

Um es einfach zu halten, habe ich für diese Übung Tabellenkalkulationen verwendet, aber jedes Ressourcenmanagementtool ist geeignet.

Schritt 1: Ressourcenplanung

• Dokumentieren Sie Ihr Verständnis des Projektumfangs in einer Projektumfangserklärung, basierend auf verfügbaren Dokumentationen, Interviews usw., und stimmen Sie es mit Ihren Stakeholdern ab
• Identifizieren Sie auf Grundlage des Projektumfangs die Arten von Personen, die Sie zur Durchführung der Projektarbeit benötigen, einschließlich ihrer vorgeschlagenen Verantwortlichkeiten je Rolle
• Listen Sie die Materialien auf, die Sie für die Durchführung der Schulung benötigen
• Wenn Sie gleichzeitig Ressourcen für mehrere Projekte planen, organisieren Sie diese nach Priorität

Schritt 2: Ressourcenschätzung / Ressourcenallokation

• Stellen wir uns vor, Ihr Kunde stellt Ihnen für diese Schulung ein Budget von $100,000 zur Verfügung, die Projektdauer beträgt sechs Monate und der Kunde möchte, dass der Projektmanager 50% seiner Zeit für dieses Projekt aufwendet. Nehmen Sie ungefähre Stundensätze für jede Position an, dokumentieren Sie Ihre Annahmen und führen Sie die Berechnungen durch.
• Bei der Berechnung sehen Sie, dass aufgrund der Anfrage Ihres Kunden ungefähr die Hälfte Ihres Budgets auf Ihren PM entfällt. Überlegen Sie, ob das angesichts Ihrer bisherigen Erfahrungen sinnvoll ist. Ich entscheide, dass dies der Fall ist – da diese Schulung für hochrangige Personen bestimmt ist und die Entwicklung technischer Inhalte erfordert, gehe ich davon aus, dass ich sehr stark eingebunden sein werde.

• Schätzen Sie anschließend die Aktivitätsressourcen für die verbleibenden Rollen und dokumentieren Sie Ihre Annahmen. Vergessen Sie nicht, 10 % als Puffer zu reservieren.

• Bei meinem ersten Versuch liege ich 60.000 $ über dem Budget. Uff. Das bedeutet, dass ich herausfinden muss, wie ich die Kosten durch eine Ressourcenoptimierung senken kann.
  • Ich habe meinen leitenden Ingenieur während des gesamten Projekts mit 20 % seiner Arbeitszeit eingeplant, brauche ihn aber wahrscheinlich nur im ersten Monat, um bei der Identifizierung der Kursthemen zu helfen, sowie erneut in den Monaten 4 und 5, um die Inhalte zu überprüfen. Außerdem benötige ich ihn wahrscheinlich durchschnittlich nur einen Tag pro Woche statt zwei Tage. Dadurch kürze ich mein Budget um 30.000 $.
    • Ich passe die verbleibenden Stunden anhand dessen an, womit ich meiner Meinung nach auskommen kann. Ich muss die Stunden des Projektmanagers auf 35 % reduzieren und den Puffer von 10 % auf 5 % senken, um das Budget auszugleichen. Dadurch bleiben nur 300 $ für Materialien übrig. Das wird knapp.

• An diesem Punkt gehe ich normalerweise zurück zum Kunden und bespreche Möglichkeiten zur Verringerung des Projektumfangs. Das könnte bedeuten, die Schulung auf 3 statt 5 Tage zu verkürzen, um Zeit für Dozenten und Analysten einzusparen, die Anzahl der Teilnehmer zu reduzieren, um Materialkosten zu senken, oder die Kursinhalte so zu ändern, dass kein leitender Ingenieur mehr benötigt wird.

Schritt 3: Ressourcenbeschaffung

Ich werde eine Kombination verschiedener Techniken nutzen, um dieses Engagement auf Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit zu besetzen:

• Interne Einstellung: Der Junior-Ingenieur und der Junior-Business-Analyst sind leicht zu besetzen. Ich habe zwei hervorragende Mitarbeiter in meinem Team, die gut mit mir zusammenarbeiten und eine Herausforderung suchen. Ich kann den Analysten im Laufe der Zeit sogar darin schulen, einige meiner Aufgaben im Projektmanagement zu übernehmen und dadurch Kosten einzusparen. Nach einem kurzen Gespräch, um ihr Interesse und ihre Verfügbarkeit zu bestätigen, sind sie dabei.
• Externe Einstellung: Die Besetzung des leitenden Ingenieurs ist schwierig. Interne Kandidaten sind rar, und es ist schwer, jemanden extern mit einem derart speziellen Kompetenzprofil einzustellen. Glücklicherweise kennt jemand aus meinem Netzwerk einen ehemaligen Mitarbeiter, der bereit wäre, auf Stundenbasis auszuhelfen. Nachdem wir einige Formalitäten erledigt haben, kann es losgehen.
• Vertragsposition: Der Kunde hat bereits einen Kursleiter im Sinn. Ich beziehe mein Recruiting-Team und den leitenden Ingenieur ein, um diesen Kandidaten zu interviewen, und arbeite anschließend mit dem Einkauf zusammen, um ihn auf Teilzeitbasis zu engagieren. Diese Art von Schulung werde ich künftig nicht erneut durchführen müssen, daher ergibt eine Vollzeiteinstellung keinen Sinn.

Schritt 4: Teamentwicklung & Management

Zusätzlich zu regelmäßigen Teambesprechungen vereinbare ich wöchentliche Einzelgespräche mit den Personen im Projekt, die ich manage. Wir sprechen über ihre Herausforderungen und Ziele sowie darüber, wie ich ihnen helfen kann, motiviert zu bleiben, und wie ich ihre Beiträge am besten anerkennen kann. 

Mit denjenigen, die ich nicht direkt manage, vereinbare ich ein monatliches Gespräch, um sicherzustellen, dass sie mit dem Projekt zufrieden sind, und um Feedback zu erhalten, wie ich mich verbessern kann. 

Da ich mir die Zeit nehme, ihre beruflichen Ziele kennenzulernen, und transparent mit ihnen über ihre Leistung und mögliche Verbesserungen spreche, vertrauen sie mir genug, um nicht nur ihre beste Arbeit zu leisten, sondern mir auch das Feedback zu geben, das ich brauche, um eine bessere Führungskraft zu werden.

Schritt 5: Kontinuierliche Ressourcenbewertung

Obwohl das Projekt zu Beginn äußerst intensiv ist, stelle ich bei der Abstimmung meines monatlichen Budgets allmählich fest, dass sich mein Coaching auszahlt und ich weniger Zeit für die Projektdurchführung aufwenden muss. Da der Analyst zunehmend Aufgaben des Projektmanagements übernimmt, wird es für uns einfacher, unser anfänglich knapp bemessenes Budget einzuhalten.

Außerdem führen wir monatliche agile Retrospektiven durch, in denen wir gewonnene Erkenntnisse dokumentieren, die wir vor Beginn jedes neuen Liefergegenstands überprüfen. Dadurch können wir die Anzahl der Stunden reduzieren, die wir für jedes Schulungsmodul aufwenden. 

Wir können ein zusätzliches Modul bereitstellen, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen – eine Geste des guten Willens, die unsere Kunden dazu bewegt, uns im nächsten Jahr mit einem noch größeren Projekt zu beauftragen.

Warum ist das Management von Projektressourcen wichtig?

Die Befolgung von bewährten Verfahren für das Management von Projektressourcen kann dein Projekt von einem heillosen Durcheinander in einen Spaziergang verwandeln. Zwar ist es möglich, ein Projekt ohne Plan und mit Personen durchzuführen, die für die Arbeit ungeeignet oder unmotiviert sind, aber ich würde davon abraten. Das Projekt ist unnötig schwierig, und das Umfeld ist schlichtweg unangenehm.

Wenn es korrekt durchgeführt wird, kommt die Entwicklung eines effektiven Ressourcenmanagementplans dem Projektmanager, den Teammitgliedern, den Stakeholdern und dem Unternehmen zugute.

• Der Projektmanager hat es leichter, das Projekt zu verwalten, wenn der Arbeitsumfang, der geschätzte Arbeitsaufwand und die erforderlichen Fähigkeiten bei der Projektinitiierung angemessen festgelegt werden
• Teammitglieder sind durch ihre Arbeit motiviert und engagiert, was die Produktivität steigert und die Fluktuation verringert
• Die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen oder sogar zu übertreffen, wird einfacher, wenn das Projekt mit den richtigen Ressourcen geplant und besetzt wird
• Eine erfolgreiche Projektdurchführung fördert weiteres Wachstum durch Anfragen für neue oder wiederkehrende Aufträge.

Hier erfährst du mehr darüber, warum Ressourcenmanagement wichtig ist.

Wie kann Ressourcenmanagement-Software helfen?

Es ist zwar möglich, die Ressourcenplanung mit Excel durchzuführen, dafür sind jedoch die manuelle Dateneingabe und ständige Aktualisierungen erforderlich. Mit der Investition in Ressourcenmanagement-Software erhältst du Zugriff auf eine Vielzahl automatisierter Funktionen, die dir Zeit sparen und das Fehlerrisiko verringern können.

Wonach solltest du also bei einem Ressourcenmanagement-Tool suchen? Zu den hilfreichen Funktionen gehören die Echtzeitverfolgung von Ressourcen, der Abgleich von Fähigkeiten und der Ausgleich der Arbeitsbelastung. Tools für die Kapazitätsplanung, eine verwandte Softwareart, können dir dabei helfen, Aufgaben auszugleichen, um eine Überlastung deines Teams zu verhindern, und Feedback zu sammeln, um kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.

Viele Tools lassen sich außerdem nahtlos in andere Projektmanagement-Software integrieren, die du möglicherweise bereits verwendest. Dadurch erhältst du einen ganzheitlichen Überblick über den Projektfortschritt und die Auslastungsraten der Ressourcen.

Suchst du nach dem passenden Ressourcenmanagement-Tool? Sieh dir diesen Leitfaden zur Demo von Ressourcenmanagement-Software an, der dir dabei hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

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