Was ist eine Ressource im Projektmanagement? 7 wichtige Arten
Was genau ist eine Ressource im Projektmanagement? Im Grunde ist es jede Art von Vermögenswert, der dabei hilft, eine Aufgabe abzuschließen.
Ressourcen sind für Projektmanager wichtig – ohne sie besteht das Risiko, dass nicht genügend Arbeitskräfte, Ausrüstung und Materialien, Geld, Dienstleistungen, Raum und/oder Zeit zur Verfügung stehen, um das Projekt abzuschließen. Dies kann zu Kostenüberschreitungen, nicht berücksichtigten Abhängigkeiten oder Verzögerungen im Zeitplan und möglicherweise zum Scheitern des Projekts führen.
Es gibt eine Reihe hilfreicher Softwareplattformen für das Ressourcenmanagement, die dabei helfen, den Prozess des Ressourcenmanagements zu optimieren und die Ressourcennutzung zu überwachen.
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Was ist eine Ressource?
Im Projektmanagement wird eine Ressource als alles definiert, was benötigt wird, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Dazu gehören Rohstoffe, Betriebsmittel, Finanzmittel, Personal, Technologie sowie alle anderen Gegenstände oder Dienstleistungen, die im Verlauf der Projektdurchführung erforderlich sind.
Ressourcen können projektspezifisch sein oder in mehreren Projekten eingesetzt werden. Es ist wichtig, die für den erfolgreichen Plan für die Projektplanung und die Ergebnisse erforderlichen Ressourcen vor Beginn der Arbeiten genau einzuschätzen. So können Sie ein angemessenes Budget festlegen und sicherstellen, dass die für die Durchführung der Arbeiten benötigten Mitglieder des Projektteams, Geräte usw. zur Verfügung stehen.
Wenn Sie beispielsweise die Einführung einer Website planen, müssen Sie berücksichtigen, wer mit welchen Fähigkeiten an dem Auftrag arbeiten wird, ob es sich bei den Mitarbeitenden um interne Angestellte oder Auftragnehmer handelt, welche Lizenzkosten für erforderliche Tools anfallen, welche Hardware benötigt wird (z. B. Testgeräte) und wo die Arbeit stattfinden wird – und dies im Rahmen des verfügbaren Budgets und der Projektmeilensteine.
6 Arten von Ressourcen im digitalen Projektmanagement
Projektressourcen können materieller, finanzieller oder personalbezogener Art sein. Zu den Ressourcenarten gehören:
1. Arbeitskräfte
Arbeitskräfte umfassen das für den Abschluss eines Projekts benötigte Personal. Zu den Personalarten können Mitarbeitende des Unternehmens oder externe Auftragnehmer gehören, die für bestimmte Aufgaben oder Funktionen engagiert werden (weitere Informationen zur Zusammenarbeit mit externen Parteien finden Sie unter Dienstleistungen).
Projektmanager sollten gemeinsam mit den Stakeholdern ermitteln, wie viele Mitarbeitende mit welchem zeitlichen Anteil und welchen Kompetenzen benötigt werden, um die Projektaufgaben abzuschließen. Hinweis: Nicht alle am Projekt beteiligten Personen werden für jede einzelne Aufgabe benötigt.
Nachdem der Projektumfang und der Arbeitsaufwand bewertet wurden, beginnt der Projektmanager mit der Ressourcenplanung auf Grundlage der Projektmeilensteine und der Ressourcenverfügbarkeit. Die verfügbaren Ressourcen im Blick zu behalten, hilft, Überlastung und Erschöpfung zu vermeiden.
2. Ausrüstung und Materialien
Ausrüstung und Materialien umfassen eine große Bandbreite an für das Projekt benötigten Hilfsmitteln. Diese Ressourcen werden während der Durchführung eines Projekts verbraucht.
Bei digitalen Projekten kann dies Hardware wie Computer oder Server sowie Bürobedarf umfassen. Im Ressourcenmanagement im Bauwesen kann die Bandbreite von Produktionsanlagen über für einen Herstellungsprozess benötigte Rohstoffe bis hin zu Fahrzeugen reichen – also alles, was für die Ausführung der Arbeit erforderlich ist.
Dieselbe Ausrüstung kann in einem Portfolio für mehrere verschiedene Projekte eingesetzt werden. Mit zunehmender Anzahl der Projekte steigt jedoch auch der Bedarf an Ausrüstung.
3. Geld
Jede Projektleitung weiß, dass Projektbudgets unerlässlich sind. Das liegt daran, dass finanzielle Ressourcen erforderlich sind, um andere Arten von Projektressourcen zu beschaffen. Um die Projektkosten zu regulieren und die von Ihrer Organisation festgelegten Rentabilitätsziele zu erreichen, ist die Einhaltung des festgelegten Budgets für den Projekterfolg unerlässlich – insbesondere, wenn Sie versuchen, mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen.
4. Räumlichkeiten
Räumlichkeiten beziehen sich auf physische Orte, die gemietet oder nach Ermessen eines Teams genutzt werden. Dazu können Büroräume gehören, die mit einem vorherigen Mieter geteilt werden, oder jeder Standort, der den Anforderungen eines bestimmten Auftrags entspricht. Der Bedarf an Räumlichkeiten sollte über die einzelnen Projektphasen hinweg erfasst und aufgrund ihrer relativen Knappheit in der Regel weit im Voraus eingeplant werden.
5. Dienstleistungen
Externe Anbieter sind für viele Projekte eine Ressource. Wenn ein Unternehmen nicht bereits über das erforderliche Personal verfügt, um die im Rahmen des Projektumfangs vereinbarten Dienstleistungen zu erbringen, kann es notwendig sein, für diese Dienstleistung einen Drittanbieter zu beauftragen.
Anbieter sind externe Unternehmen, die im Projekt verwendete Waren oder Dienstleistungen bereitstellen (lesen Sie mehr über Anbietermanagement und die Verwaltung von Subunternehmern). Beispiele hierfür sind IT-Fachleute oder Grafikdesigner. Bei digitalen Projekten können Dienstleistungen auch Lizenzkosten für Softwaretools, Servergebühren oder rechtliche Unterstützung bei Aufträgen umfassen, bei denen eine erhebliche Haftung besteht.
6. Zeit
Die Ihnen für den Abschluss eines Projekts zur Verfügung stehende Zeit bestimmt die Vorgehensweisen, die Sie zur Verwaltung dieses Projekts anwenden. Wenn Probleme auftreten, ist es entscheidend zu verstehen, dass die Zeit begrenzt sein kann, um agil zu bleiben und das Projekt im Zeitplan zu halten.
Was ist Ressourcenmanagement?
Projektressourcenmanagement ist der Prozess der Beschaffung, Nutzung und Überwachung der Ressourcen, die benötigt werden, um ein bestimmtes Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen.
Hier ist eine Zusammenfassung des Prozesses:
- Während der Ressourcenplanung hilft die Entwicklung eines Ressourcenmanagementplans und dessen Einhaltung dabei, die Voraussetzungen für den Erfolg von Ressourcenmanagern zu schaffen. Projektleitungen können Ressourcenprognosen nutzen, um aktuelle und zukünftige Projekte auf dem neuesten Stand zu halten. Dies kann für ein einzelnes Projekt oder für mehrere Projekte gleichzeitig erfolgen.
- Während der Ausführungs- und Überwachungsphasen des Projektlebenszyklus können Tools wie Gantt-Diagramme, Projektstrukturpläne, Ressourcenverfolgung und andere Datenvisualisierungen Sie über die Ressourcenverfügbarkeit auf dem Laufenden halten und den Projektfortschritt anhand von Meilensteinen und Zielen messen.
- Sie können auch Ressourcenmanagementtechniken wie das Ressourcennivellieren einsetzen, um einen effizienten Ressourcenplan zu erstellen.
- Eine intelligente Ressourcenzuweisung trägt dazu bei, dass die Projektanforderungen termingerecht und innerhalb des Budgets erfüllt werden. Durch den Einsatz verschiedener Methoden zur Ressourcenzuweisung können Projektleitungen sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen jederzeit verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
Zusammen bilden diese Schritte die Grundlage für effektive Ressourcenmanagementpraktiken während des gesamten Projektlebenszyklus.
Warum sind Ressourcen im Projektmanagement wichtig?
Ohne ausreichende Ressourcen kann es für einen Projektmanager schwierig sein, die Projektziele innerhalb des geplanten Projektzeitraums zu erreichen. Eine unangemessene Ressourcenverteilung bei der Erstellung des Ressourcenkalenders kann zu Verzögerungen, Engpässen oder sogar zu gescheiterten Projekten führen.
Je nach Art des Projekts, das Sie verwalten, können unterschiedliche Arten von Ressourcen erforderlich sein. Bei einigen Projekten, beispielsweise im Bauwesen, kann der Bedarf an Ausrüstung oder Materialien detaillierter sein als bei anderen. Möglicherweise werden auch spezielle Softwarelösungen für das Projektmanagement im Bauwesen benötigt. Jede der verschiedenen Ressourcenarten spielt eine bestimmte Rolle für einen erfolgreichen Projektabschluss. Ebenso haben Logistikprojekte häufig komplexe Anforderungen an die Materialhandhabung, die Transportkoordination und die Einhaltung von Vorschriften – dadurch ist die Ressourcenverwaltung besonders wichtig, um Lieferverzögerungen oder behördliche Strafen zu vermeiden.
Erfahren Sie hier mehr darüber, warum eine effektive Ressourcenverwaltung im Projektmanagement wichtig ist.
Wie geht es weiter?
Beginnen Sie mit der Erfassung Ihrer Ressourcen mithilfe von Projektmanagementsoftware, Software zur Ressourcenplanung oder einem kostenlosen Tool zur Ressourcenverwaltung. Sie suchen nach dem richtigen Tool zur Ressourcenverwaltung? Sehen Sie sich diesen Leitfaden zur Demo einer Software zur Ressourcenverwaltung an, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
