10 beste Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration 2026
Auswahl der besten Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
E-Mail ist nach wie vor eine der häufigsten Kommunikationsmöglichkeiten für Teams – aber wenn es nicht mit Ihrem Projektmanagement-Tool verbunden ist, können Informationen leicht verloren gehen. Sie verschwenden Zeit damit, nach Aktualisierungen zu suchen, Antworten nachzuverfolgen oder Informationen von einem System in ein anderes zu kopieren.
Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration kann dieses Problem lösen. Sie verknüpft Gespräche mit Aufgaben und erleichtert es, den Überblick über die aktuellen Vorgänge zu behalten, ohne den ganzen Tag zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen die besten Optionen vor, die ich getestet habe. Jede davon verbindet Projektverfolgung mit E-Mail auf eine Weise, die Ihnen und Ihrem Team hilft, konzentriert und auf dem gleichen Stand zu bleiben.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung der besten Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet für umfassende Projektübersicht | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $19.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für E-Mail-Kommunikation innerhalb der Plattform | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Tarif verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für die Umwandlung von E-Mails in Aufgaben | 15-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten für die Zusammenarbeit im Teamposteingang geeignet | Kostenlose 30-Tage-Testversion verfügbar | Ab 14 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für die Vereinheitlichung des Projektmanagements | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $39/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 6 | Am besten für unbegrenzten Speicherplatz | 14-tägige kostenlose Testphase | Ab $1.49/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) + kostenloser Tarif verfügbar | Website | |
| 7 | Am besten für einheitliche Projektplanung | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $45/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten für das Management von Kundenaufträgen geeignet | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $9.99 pro Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 9 | Am besten für anpassbare Lösungen | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $11.20 pro Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für Team-Tracking und -Planung | 7-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan verfügbar | Ab $20/Agent/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website |
Bewertungen der besten Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration, die es in meine Auswahl geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Scoro
Am besten geeignet für umfassende Projektübersicht
Scoro ist eine All-in-One-Business-Management-Software, die darauf ausgelegt ist, Arbeitsprozesse für Beratungsunternehmen, Agenturen und Dienstleistungsfirmen zu optimieren. Sie vereint Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Abrechnung und Berichterstattung auf einer einzigen Plattform.
Warum ich Scoro gewählt habe:
Scoro bietet einen umfassenden Ansatz für das Management von Projekten von Anfang bis Ende. Mir gefällt, dass es Angebots- und Budgetfunktionen enthält, mit denen Sie detaillierte Angebote erstellen und Projektkosten verfolgen können. So bleiben Ihre Projekte im vorgesehenen Budgetrahmen und die Rentabilität wird gesichert. Außerdem ermöglichen die Ressourcenplanungsfunktionen von Scoro, Aufgaben basierend auf der tatsächlichen Verfügbarkeit Ihres Teams zuzuweisen, sodass Überbuchung und Unterauslastung vermieden werden. Die Plattform bietet zudem gemeinsame Kalender und einen integrierten Zeit-Tracker, was es leichter macht, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden zu überwachen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Die wichtigsten Funktionen von Scoro umfassen Projektmanagement-Tools, die einen detaillierten Überblick über geplante und abgeschlossene Aktivitäten, aufgewendete Zeit und Abrechnung sowie Einnahmen und Ausgaben bieten. Die Plattform automatisiert zudem Routineaufgaben wie das Umwandeln von Angeboten in zugewiesene Projekte und Aufgaben mit nur wenigen Klicks. Darüber hinaus stellt Scoro Echtzeit-Gantt-Diagramme zur Verfügung, um den Projektfortschritt zu visualisieren und Aufgaben, Abhängigkeiten und Ereignisse stets aktuell zu verwalten.
Integrationen umfassen Gmail, Google Kalender, Microsoft Exchange, QuickBooks, Xero, Stripe, PayPal, Jira, Asana, HubSpot, Salesforce, Dropbox und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Leistungsstarke Berichte und Analysen
- Gute Ressourcenplanung und Auslastungssteuerung
- Umfangreiche Projektmanagement-Funktionen
Cons:
- Einige Zeiterfassungsfunktionen sind nur in höherwertigen Tarifen enthalten
- Mobile App könnte verbessert werden
New Product Updates from Scoro
Scoro Adds Quote Timelines, ELI Automation, and Partial Invoicing
Scoro now supports quote line start/end dates to build project timelines that carry into tasks and PDFs, expands ELI automation and conversation navigation, and adds partial invoicing by amount plus new accounting and HR integrations. For more information, visit Scoro's official site.
Wrike
Am besten für E-Mail-Kommunikation innerhalb der Plattform
Wrike ist eine solide Option für die E-Mail-Zusammenarbeit innerhalb der Plattform, da es eine Projektmanagement-Plattform bietet, die Aufgabenmanagement mit E-Mail-Kommunikation verbindet. Wrike hilft Teams, ihre Arbeit und Kommunikation an einem Ort zu bündeln, wodurch die Abhängigkeit von externen E-Mail-Verläufen reduziert und die Projekttransparenz verbessert wird.
Warum ich Wrike gewählt habe: Ich habe Wrike auf diese Liste gesetzt, weil die E-Mail-Kommunikationsfunktion innerhalb der Plattform es ermöglicht, externe Korrespondenz zu verwalten, ohne das Tool zu verlassen. Das macht es einfacher, die Projektkommunikation organisiert zu halten und direkt den Aufgaben zuzuordnen. Außerdem schätze ich Wrikes Automatisierungstools, die wiederkehrende Verwaltungsaufgaben reduzieren, sodass sich Ihr Team auf wirkungsvollere Projektaktivitäten konzentrieren kann. Diese Eigenschaften machen Wrike zu einer starken Wahl für Teams, die Arbeit und Kommunikation zentralisieren möchten.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Wrike bietet Projektansichten wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards sowie KI-Werkzeuge zur Zusammenfassung von Updates und Erstellung von Projektplänen. Die Dashboards bieten eine Echtzeit-Übersicht über den Projektfortschritt, und die integrierte E-Mail sorgt für ein effektives Kommunikationsmanagement ohne Tool-Wechsel.
Integrationen umfassen über 400 vorgefertigte native Verbindungen, darunter Microsoft, Google, Dropbox, Salesforce und Marketo.
Pros and Cons
Pros:
- In-App-Chat reduziert Wechselkosten bei der Zusammenarbeit
- Personen und Teams können Arbeitsbelastungen nachverfolgen
- Workflow-Leistung leicht visualisieren
Cons:
- Nicht für kleine Organisationen geeignet
- Auf 10 Workflows pro Bereich begrenzt
New Product Updates from Wrike
Wrike AI Agents Create Full Blueprints and Formatted Items
Wrike’s AI Agent can now create full blueprints (parent items plus subtasks) in one step and generate richer, formatted descriptions. This makes automated workflow creation more complete. For more information, visit Wrike’s official site.
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Am besten für die Umwandlung von E-Mails in Aufgaben
Zoho Projects ist speziell für Unternehmen konzipiert, die ihre Projektmanagement-Fähigkeiten mit integrierten E-Mail-Funktionen ausbauen möchten. Besonders ansprechend ist es für Branchen wie IT, Marketing und Bauwesen, in denen nahtlose Kommunikation und Aufgabenmanagement entscheidend sind. Durch die E-Mail-Integration löst Zoho Projects die Herausforderung verstreuter Kommunikation und bietet eine zentrale Plattform, die Ihr Team organisiert und informiert hält. Dies macht es zur idealen Lösung für Fachkräfte, die sowohl Projektaufgaben als auch E-Mail-Korrespondenz effizient bündeln möchten.
Warum ich Zoho Projects ausgewählt habe
Ich habe Zoho Projects wegen seiner einzigartigen Fähigkeit gewählt, E-Mails direkt in umsetzbare Aufgaben und Probleme innerhalb der Plattform umzuwandeln. Diese Funktion ist für Teams, die häufig über E-Mail kommunizieren, besonders wertvoll, da so wichtige Informationen nicht in Posteingängen verloren gehen. Darüber hinaus ermöglicht die Integration mit Zoho Mail, Aufgaben und Projekte direkt aus dem E-Mail-Postfach zu verwalten und so die Produktivität zu steigern. Genau diese Funktionen sprechen Teams an, die ihr Projektmanagement mit alltäglichen Kommunikationswerkzeugen verbinden möchten.
Wichtige Funktionen von Zoho Projects
Neben der Umwandlung von E-Mails in Aufgaben bietet Zoho Projects:
- Aufgabenmanagement: Optimieren Sie die Aufgabenverteilung und verfolgen Sie den Fortschritt, um Projektfristen einzuhalten.
- Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeitsstunden und verfolgen Sie die auf Aufgaben verwendete Zeit, um Ressourcen effizient zu verwalten.
- Gantt-Diagramme: Visualisieren Sie Projektzeitpläne und Abhängigkeiten, um den Fortschritt zu überwachen und bei Bedarf Pläne anzupassen.
- Automatisierung: Automatisieren Sie Routineaufgaben mit einer Drag-and-drop-Oberfläche, um Zeit zu sparen und manuelle Aufwände zu reduzieren.
Zoho Projects Integrationen
Zu den Integrationen zählen Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho Analytics, Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, GitHub, Bitbucket und Google Kalender.
Pros and Cons
Pros:
- Erleichtert die Zusammenarbeit mit einem leistungsstarken Kundenportal
- Umfassende Zeiterfassungs- und Berichtsfunktionen integriert
- Zentralisierte Plattform, die die Transparenz über Projekte hinweg verbessert
Cons:
- Leistungseinbußen bei der Arbeit mit großen oder komplexen Projekten
- Einige nützliche Funktionen sind nur in höheren Preistarifen verfügbar
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds Time Log Grid View for Faster Tracking
Zoho Projects adds Time Log Grid View, a unified interactive grid for logging and reviewing hours across tasks and issues, helping teams enter time faster and identify work patterns more easily. For more information, visit Zoho Projects’ official site.
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Missive
Am besten für die Zusammenarbeit im Teamposteingang geeignet
Missive ist ein kollaborativer E-Mail-Client, der einen gemeinsamen Teamposteingang, integriertes Aufgabenmanagement und Nachrichten über mehrere Kanäle in einer einzigen Oberfläche vereint.
Für wen eignet sich Missive am besten?
Missive eignet sich hervorragend für kundenorientierte Teams – Agenturen, Kundenbetreuer und Verantwortliche für operative Abläufe –, die gemeinsame E-Mail-Warteschlangen verwalten und Unterhaltungen in Aufgaben umwandeln müssen, ohne ihren Posteingang zu verlassen.
Warum ich Missive ausgewählt habe
Missive steht auf meiner Auswahlliste, weil kein anderes Tool die Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Teamposteingang so gut unterstützt. Besonders gefällt mir, dass die Tastenkombination 'T' jede E-Mail in eine Aufgabe umwandelt, die mit dem ursprünglichen Thread verknüpft bleibt, sodass nichts zwischen Unterhaltung und To-do verloren geht. KI-Regeln gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Fristen oder Dringlichkeit im Nachrichteninhalt erkennen und automatisch entsprechend priorisieren. Das Tool wurde wirklich für Teams entwickelt, die große Mengen an Kunden-E-Mails verwalten, nicht nur für Projektaktualisierungen.
Wichtige Funktionen von Missive
- Gemeinsamer Teamposteingang: Mehrere Teammitglieder können E-Mails in einem einzigen Posteingang anzeigen, zuweisen und besprechen, ohne doppelte Antworten zu senden.
- Missive-MCP-Server: Verbinden Sie externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT über mcp.missiveapp.com, um Unterhaltungen zu durchsuchen, verknüpfte Projektaufgaben abzufragen und Antworten zu entwerfen – wobei vor dem Senden weiterhin die Genehmigung des Teams erforderlich ist.
- KI-Regeln: Inhaltsbezogene Automatisierungen, die E-Mails anhand des Nachrichtenkontexts automatisch kennzeichnen, Antwortentwürfe erstellen oder eskalieren.
- Gastzugriff: Externe Kunden oder Auftragnehmer können zu bestimmten Unterhaltungen eingeladen werden, um den Verlauf und Anhänge anzuzeigen sowie Kommentare zu verfassen.
- Vereinheitlichter Posteingang für mehrere Kanäle: E-Mail, SMS, WhatsApp Business, Messenger und Live-Chat werden alle in einen gemeinsamen Arbeitsbereich geleitet.
Missive-Integrationen
Missive bietet native Integrationen mit Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365, Asana, ClickUp, Trello, Todoist, HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Close CRM. Außerdem werden Zapier, API-Zugriff, Webhooks und der neue MCP-Server (mcp.missiveapp.com) für externe KI-Integrationen unterstützt (verfügbar in den Tarifen Productive und Business, sofern von einem Administrator aktiviert).
Pros and Cons
Pros:
- Gemeinsamer Teamposteingang für die Zusammenarbeit
- KI-Automatisierungen priorisieren und verteilen E-Mails
- Aufgaben sind direkt mit E-Mails verknüpft
Cons:
- Keine Integration direkt in Gmail oder Outlook
- Keine Projektzeitpläne oder Ansichten für Abhängigkeiten
New Product Updates from Missive
Missive AI Answers Product and Setup Questions
Missive AI answers questions about features, rules, and settings using official Missive documentation. This helps users find product guidance without leaving the app. For more information, visit Missive’s official site.
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Nifty
Am besten für die Vereinheitlichung des Projektmanagements
Nifty ist am besten für die Vereinheitlichung des Projektmanagements geeignet, da es eine umfassende Suite an Funktionen bietet, die die Zusammenarbeit und das Fortschrittstracking in allen Phasen eines Projekts auf einer einzigen Plattform erleichtern.
Warum ich Nifty ausgewählt habe:
Ich habe Nifty für diese Liste ausgewählt, weil es sich als ganzheitliche Lösung für das Projektmanagement hervorhebt und einen einheitlichen Raum für alle projektbezogenen Aktivitäten bietet. Die Möglichkeit, Diskussionen, Roadmaps, Aufgaben und Dokumentation an einem Ort zu vereinen, unterscheidet es von anderer Projektmanagement-Software. Ich bin der Meinung, dass Nifty für die Projektmanagement-Vereinheitlichung am besten geeignet ist, da sein integrierter Ansatz Teams und Ziele aufeinander abstimmt, Prozesse strafft und den Bedarf an mehreren Tools reduziert.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Niftys Hauptfunktionen umfassen Diskussionen, Roadmaps (Gantt-Diagramm), Zielsetzungen, Aufgaben, Formulare, Dokumente & Dateien, Zeiterfassung und Berichterstattung. Diese Funktionen sind darauf ausgelegt, die Teamzusammenarbeit zu verbessern und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit bei der Verwaltung der täglichen Arbeit zu bieten. Nifty lässt sich nativ mit Google Docs integrieren und bietet verschiedene Ansichten wie Kanban, Liste, Zeitachse, Kalender und Swimlane, um verschiedene Projektmanagement-Stile zu unterstützen.
Nifty integriert sich mit einer Reihe von Tools wie Asana, Basecamp, ClickUp, Jira, Trello und Wrike. Es ermöglicht außerdem den Import von .CSV- und Excel-Tabellen, was einen reibungslosen Übergang und die Synchronisierung von Daten sicherstellt.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Suite an Projektmanagement-Funktionen
- Flexible Ansichten und Integrationen für verschiedene Management-Stile
- Positive Bewertungen für Design und Leistung
Cons:
- Höherer Einstiegspreis im Vergleich zu einigen Wettbewerbern
- Kann aufgrund des großen Funktionsumfangs für neue Nutzer eine Lernkurve haben
- Begrenzte Informationen auf der Website bezüglich der Mindestanzahl an Plätzen oder Einrichtungsgebühren
Am besten für unbegrenzten Speicherplatz
Freedcamp ist eine Projektmanagement-Plattform, die in allen Tarifen unbegrenzten Dateispeicher bietet. So können Teams ihre Projekte verwalten, ohne sich Gedanken über Speicherplatzmangel machen zu müssen.
Warum ich Freedcamp ausgewählt habe:
Ich habe Freedcamp in die Liste aufgenommen, weil es eine umfangreiche Funktionspalette für verschiedenste Anforderungen im Projektmanagement bietet und gleichzeitig unbegrenzten Speicherplatz zur Verfügung stellt – ein klarer Vorteil für Teams mit großem Dateiverwaltungsbedarf. Meiner Meinung nach ist Freedcamp am besten für unbegrenzten Speicher geeignet, da Einschränkungen beim Speicherplatz entfallen und sich Teams vollständig auf ihre Arbeit konzentrieren können, ohne sich um Speichergrenzen kümmern zu müssen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Zu den wichtigsten Funktionen von Freedcamp zählen Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Meilensteine, Diskussionen und ein Issue-Tracker. Zudem gibt es einen integrierten Kalender sowie ein Dateimanagementsystem mit unbegrenztem Speicher, was besonders für Teams vorteilhaft ist, die große Mengen an Dokumenten und Mediendateien verwalten.
Freedcamp lässt sich nativ mit Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zapier, Google Kalender, Outlook, Slack integrieren und unterstützt E-Mail-Integration, sodass Benutzer Aufgaben und Diskussionen direkt per E-Mail erstellen können.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzter Speicher in allen Tarifen
- Großzügiger kostenloser Tarif mit den wichtigsten Funktionen
- Große Bandbreite von Integrationen
Cons:
- Jährliche Abrechnung für die besten Preise erforderlich
- Einige Integrationen sind nur in höherwertigen Tarifen verfügbar
ProofHub
Am besten für einheitliche Projektplanung
ProofHub zeichnet sich als die beste Lösung für einheitliche Projektplanung aus, da es alle Projektaspekte zentralisiert und es Teams ermöglicht, Projekte von Anfang bis Ende an einem Ort zu planen, umzusetzen, zu verfolgen und zu verwalten.
Warum ich ProofHub gewählt habe:
Ich habe ProofHub in die Liste aufgenommen, weil es über einen umfangreichen Funktionsumfang verfügt, der auf verschiedene Teams und Arbeitsprozesse zugeschnitten ist und so ein vielseitiges Werkzeug für das Projektmanagement darstellt. Die Fähigkeit, Aufgaben, Diskussionen, Gantt-Diagramme und Zeiterfassung unter einem Dach zu vereinen, macht es zu einer einheitlichen Lösung für die Planung und Umsetzung von Projekten. Meiner Meinung nach eignet sich ProofHub am besten für die einheitliche Projektplanung, da es eine zentrale Quelle für alle projektbezogenen Informationen bietet – ein entscheidender Faktor, um die Projektkohärenz sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alle Teammitglieder stets auf dem gleichen Stand sind.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Die wichtigsten Funktionen von ProofHub umfassen Aufgabenmanagement mit Boards und Tabellenansichten, Gantt-Diagramme zum Festlegen von Abhängigkeiten und zur Überwachung von Fristen sowie Kollaborationswerkzeuge wie Diskussionen, Chat und Freigabeprozesse. Diese Funktionen sind darauf ausgelegt, die Projektplanung und -ausführung zu optimieren, die Kommunikation im Team zu stärken und die Produktivität insgesamt zu steigern.
ProofHub integriert sich nativ mit mehreren Tools, darunter Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, und bietet außerdem API-Zugang für individuelle Integrationen. Die E-Mail-Integration der Software ermöglicht es Nutzern, an Diskussionen teilzunehmen, Aufgaben hinzuzufügen und Dateien hochzuladen, ohne sich in ihren ProofHub-Account einloggen zu müssen.
Pros and Cons
Pros:
- Einheitliche Projektplanung und -durchführung
- Pauschalpreis ohne Gebühr pro Nutzer
- Große Auswahl an Integrationen und Kollaborationstools
Cons:
- Im Essential-Plan auf 40 Projekte begrenzt
- Möglicherweise nicht geeignet für sehr große Unternehmen mit Anforderungen, die über den Ultimate Control-Plan hinausgehen
Am besten für das Management von Kundenaufträgen geeignet
Teamwork ist eine Projektmanagement-Plattform, die speziell für das Management von Kundenprojekten in verschiedenen Branchen entwickelt wurde. Sie ist bekannt für ihr umfassendes Funktionsangebot, das die Projektplanung, Ressourcenzuteilung und Zusammenarbeit effizient gestaltet.
Warum ich Teamwork ausgewählt habe:
Ich habe Teamwork aufgrund seines umfangreichen Funktionsumfangs gewählt, der besonders auf die Bedürfnisse von kundenorientierten Teams zugeschnitten ist. Die Möglichkeit, verschiedene Aspekte der Kundenarbeit – von der Projektplanung bis zur Zeiterfassung – zu steuern, hebt Teamwork von anderen Projektmanagement-Tools ab. Ich bin der Meinung, dass Teamwork am besten für das Management von Kundenaufträgen geeignet ist, da es eine zentrale Plattform bietet, um alle kundenbezogenen Aktivitäten zu verwalten und so jede Aufgabe, jeden Zeitplan und jede abrechenbare Minute effizient zu erfassen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Zu den herausragenden Funktionen von Teamwork zählen Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, das Festlegen von Meilensteinen und die Anpassung von Aufgaben – allesamt essenziell für die erfolgreiche Steuerung von Kundenprojekten. Es gibt außerdem verschiedene Ansichten wie Listen, Kanban-Boards, Tabellen und Gantt-Diagramme, die den unterschiedlichen Präferenzen der Nutzer gerecht werden.
Teamwork integriert sich nativ mit Slack, Zapier, MS Teams, Google Drive, QuickBooks, HubSpot und weiteren Tools und ist somit eine vielseitige Plattform für die Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Projektmanagement-Funktionen
- Anpassbar für verschiedene Dienstleistungsunternehmen im Kundenbereich
- Integration mit einer Vielzahl von Tools
Cons:
- Mindestanzahl von Nutzern für kostenpflichtige Tarife
- Begrenzter Speicherplatz im kostenlosen Tarif
Podio
Am besten für anpassbare Lösungen
Podio ist eine vielseitige Projektmanagement-Software, die anpassbare Workflows, Teamkommunikation und Datenverwaltung in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint.
Warum ich Podio gewählt habe:
Ich habe Podio in die Liste aufgenommen, weil es sich durch individuell anpassbare Lösungen auszeichnet, die auf die einzigartigen Anforderungen verschiedener Teams und Projekte zugeschnitten werden können. Ich bin der Meinung, dass Podio am besten für anpassbare Lösungen geeignet ist, da es umfangreich konfigurierbar ist und einen persönlichen Ansatz für das Projektmanagement bietet, der sich jedem Workflow anpasst.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Zu den besonderen Funktionen von Podio zählen Aufgabenmanagement, automatisierte Workflows und Datenvisualisierung – allesamt individuell anpassbar.
Podio lässt sich nativ mit Tools wie Google Drive, Dropbox, Evernote, Zendesk, FreshBooks, Campaign Monitor, GoToMeeting und weiteren integrieren und unterstützt dadurch eine vernetzte und effiziente Arbeitsumgebung.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Workflows und Apps
- Umfassende E-Mail-Integration
- Kostenloser Plan für kleine Teams
- Anpassbare Workflows und Apps
- Umfassende E-Mail-Integration
- Kostenloser Plan für kleine Teams
Cons:
- Für komplexe Anpassungen können technische Kenntnisse erforderlich sein
- Jährliche Abrechnung ist nicht für jedes Budget geeignet
- Für komplexe Anpassungen können technische Kenntnisse erforderlich sein
- Jährliche Abrechnung ist nicht für jedes Budget geeignet
Am besten geeignet für Team-Tracking und -Planung
Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, Arbeitsaufgaben zu verfolgen und Projekte effektiv zu planen. Es gilt als das beste Tool für Team-Tracking und -Planung, da es detaillierte Aufgabenaufteilungen bietet, Aufgaben mit Unternehmenszielen abgleicht und verschiedene Ansichtsformate zur Nachverfolgung bereitstellt.
Warum ich Jira ausgewählt habe:
Ich habe Jira wegen seiner leistungsstarken Funktionen ausgewählt, die eine breite Palette an Projektmanagement-Anforderungen abdecken – von einfachen bis zu komplexen Projekten. Die herausragende Fähigkeit, große Projekte in überschaubare Aufgaben zu unterteilen und diese mit strategischen Zielen abzustimmen, machen Jira zur besten Wahl für Team-Tracking und Planung. Die verschiedenen Ansichten zur Fortschrittskontrolle festigen diese Einschätzung zusätzlich.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Die wichtigsten Funktionen von Jira umfassen Aufgabenplanung und -organisation, die Ausrichtung der Arbeit an strategischen Zielen sowie die Nachverfolgung in unterschiedlichen Formaten wie Listen, Boards und Backlogs. Zudem nutzt es KI für intelligente Aufgaben-Vorschläge.
Jira integriert sich nahtlos mit Confluence, Bitbucket, Figma und bietet zusätzliche Integrationen über den Atlassian Marketplace.
Pros and Cons
Pros:
- Flexible Projektansichten (Listen, Boards, Backlogs)
- KI-gestützte Aufgaben-Vorschläge
- Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten
Cons:
- Kann komplex für neue Nutzer sein
- Höhere Preise für größere Teams
- Zeitaufwändige Einrichtung und Anpassung
Weitere Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
Hier finden Sie einige zusätzliche Optionen für Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Bitrix24
Am besten für die Integration von Geschäftstools
- Redmine
Am besten für Open-Source-Flexibilität
- Ravetree
Am besten geeignet für die Umwandlung von E-Mails in Aufgaben
- Notion
Am besten für Notizen und Dokumentation
- Kanbanize
Am besten für Unternehmensagilität geeignet
- GanttPRO
Am besten geeignet für Planungen mit Gantt-Diagrammen
- Workzone
Am besten für bereichsübergreifende Zusammenarbeit
- Celoxis
Am besten für Projektanalysen geeignet
- Hive
Am besten geeignet für Korrektur und Freigaben
- ProWorkflow
Am besten für zentralisiertes Aufgabenmanagement
Wie ich Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration bewerte
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen: Die grundlegenden Funktionen, die ein Tool bieten muss – wie E-Mail-zu-Aufgabe-Konvertierung und Zwei-Wege-Synchronisation – sowie die Unterscheidungsmerkmale, die gute von herausragenden Lösungen für kundengerichtete Teams abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Diese Kernfunktionen dienen als Aufnahmekriterien für meine Liste der Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration:
- E-Mail-zu-Aufgabe-Konvertierung: Ich prüfe, ob ein Tool aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen kann – etwa durch Weiterleitung, eine projektspezifische Adresse oder ein Posteingangs-Plugin – und wie gut Felder wie Zuständigkeit und Fälligkeitsdatum übernommen werden.
- Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisation: Antworten, die innerhalb der Plattform versendet werden, sollten im Posteingang des Kunden landen, und deren Rückmeldungen sollten automatisch in den Aufgaben-Thread zurückfließen – ohne manuellen Aufwand.
- Native E-Mail-Client-Integrationen: Ich achte auf eigene Add-ins für Gmail und Outlook, mit denen man Aufgaben erstellen, ansehen und aktualisieren kann, ohne das Postfach zu verlassen – ein einfacher Zapier-Workaround reicht nicht aus.
- Kern-PM-Funktionen: Jedes Tool benötigt Aufgabenverwaltung, Verantwortlichkeiten, Fälligkeitsdaten, Statusangaben und mindestens einige Ansichten wie Boards und Zeitachsen, um reale Projekte steuern zu können.
- E-Mail-gesteuerte Automatisierung: Ich untersuche, ob Regeln erstellt werden können – etwa, dass Aufgaben automatisch zugewiesen werden, wenn bestimmte Kunden schreiben – damit eingehende Nachrichten direkt der richtigen Person und dem richtigen Projekt zugeordnet werden.
- Verknüpfung von Anhängen & Threads: Komplette E-Mail-Verläufe und Datei-Anhänge sollten mit der Aufgabe verknüpft bleiben, damit jeder im Team bei der Bearbeitung auf die ursprüngliche Kundenanfrage zurückgreifen kann.
Ich bewerte jeden Anbieter für jedes Kriterium auf einer Skala von 0 (Funktionalität nicht vorhanden) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich).
Anbieter müssen einen Mindestdurchschnitt erreichen, um in meine Liste aufgenommen zu werden. Von dort aus betrachte ich die jeweiligen Alleinstellungsmerkmale der einzelnen Plattformen.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter voneinander abhebt)
Nachdem ich meine Liste erstellt habe, vergleiche und kontrastiere ich die verschiedenen Anbieter im Bereich Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration folgendermaßen:
Hervorstechende Funktionen
Ich achte auf gemeinsam genutzte Team-Posteingänge, die es kundengerichteten Teams ermöglichen, gemeinsam an eingehenden Nachrichten zu arbeiten, ohne den Überblick über die Konversationen zu verlieren. KI-gestützte E-Mail-Zusammenfassungen und die Extraktion von Handlungspunkten bieten enormen Mehrwert für Projektleiter:innen mit hohem E-Mail-Aufkommen. Kundenportale, die Projektstatus und Kommunikationsverlauf bündeln, beseitigen verstreute Updates und sind vor allem nützlich, wenn externe Beteiligte Freigaben oder Einblick benötigen. Zeiterfassung direkt aus E-Mails ist ein Bonus für Agenturen und Beratungen, die Kommunikationszeiten abrechnen.
Mehr als nur Funktionen
Integrationsstärke ist entscheidend – ich prüfe, ob eine Lösung native Anbindungen an CRMs wie HubSpot oder Salesforce, an Dateispeicher oder an Chat-Plattformen wie Slack oder Teams bietet, da E-Mail-basierte Projekte selten nur in einer App stattfinden. Auch die Preistransparenz ist ein Schlüsselfaktor. Ich überprüfe, ob E-Mail-Integrationsfunktionen bereits in günstigeren Tarifen enthalten sind oder nur in teureren Plänen freigeschaltet werden und ob Gästesitze bzw. Kundenzugänge zusätzliche Kosten verursachen. Für Teams mit sensiblen Kundendaten ziehe ich außerdem die Sicherheitsmaßnahmen in Betracht – darunter SOC 2-Zertifizierung, SSO-Unterstützung und E-Mail-Verschlüsselung im Ruhezustand.
So wählen Sie eine Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei der individuellen Auswahl Ihrer Software den Fokus behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Team wachsen kann. Achten Sie auf flexible Nutzerlimits, zusätzliche Funktionen und Preismodelle, die kleine bis große Teams unterstützen. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob sich die Software in die von Ihrem Team verwendeten E-Mail-Plattformen wie Gmail oder Outlook sowie in Slack und Ihr CRM integrieren lässt. Leistungsfähige Integrationen reduzieren manuelle Arbeit und halten alles synchron. |
| Anpassbarkeit | Wählen Sie ein Tool, mit dem Sie Workflows, Tags und Regeln für E-Mails und Aufgaben an die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen können. Eine Lösung, die allen passt, gibt es nur selten. |
| Benutzerfreundlichkeit | Achten Sie auf ein übersichtliches Layout und Funktionen, die keine steile Lernkurve erfordern. Sie sollten E-Mails ohne zusätzliche Schritte senden, empfangen und mit Aufgaben verknüpfen können. |
| Budget | Vergleichen Sie die Tarife, um festzustellen, ob E-Mail-Funktionen enthalten oder erst in höheren Tarifen verfügbar sind. Kostenlose Testversionen können Ihnen helfen, die Software vor einer verbindlichen Entscheidung zu testen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Stellen Sie sicher, dass die Plattform Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriff und Compliance-Standards wie SOC 2 oder GDPR unterstützt, wenn Ihr Team mit vertraulichen Informationen arbeitet. |
| Aufgabenverknüpfung | Achten Sie auf Tools, die E-Mail-Verläufe automatisch mit bestimmten Aufgaben oder Projekten verknüpfen, damit der Kontext nicht verloren geht. |
| Mobiler Zugriff | Wenn Ihr Team unterwegs arbeitet, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Integration reibungslos mit mobilen Apps funktioniert und wichtige Funktionen nicht eingeschränkt werden. |
Trends bei Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
Für meine Recherche habe ich unzählige Produktaktualisierungen, Pressemitteilungen und Änderungsprotokolle verschiedener Anbieter von Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich im Auge behalte:
- KI-gestützte E-Mail-Zusammenfassungen: Immer mehr Tools nutzen KI, um lange E-Mail-Verläufe in kurze, übersichtliche Zusammenfassungen zu zerlegen. So bleiben Teams auf dem neuesten Stand, ohne sich durch ganze Verläufe arbeiten zu müssen.
- Intelligente Analyse von E-Mails in Aufgaben: Software erkennt immer besser Aufgabendetails in E-Mails – etwa Fälligkeitstermine, Prioritäten und Zuständige – und wandelt sie automatisch mit minimalem Eingabeaufwand in strukturierte Aufgaben um.
- Unterhaltungsverläufe innerhalb von Aufgaben: Anstatt nur eine einzelne E-Mail anzuhängen, betten Plattformen ganze E-Mail-Verläufe in Aufgaben ein. Dadurch erhält jedes Teammitglied den vollständigen Kontext, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
- Rollenbasierte E-Mail-Steuerung: Teams können jetzt festlegen, wer über projektbezogene E-Mails benachrichtigt werden oder darauf antworten darf. Das hilft, die Unordnung im Posteingang zu reduzieren und unnötiges Hin und Her zu vermeiden.
- Abnehmender Fokus auf interne Nachrichten: Immer mehr Produkte entfernen sich von integrierten Chat-Funktionen und konzentrieren sich darauf, E-Mails besser in Projekt-Workflows einzubinden und Überschneidungen zwischen Tools zu reduzieren.
Was ist Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration?
Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration ist ein digitales Tool, das herkömmliche Projektmanagement-Funktionen mit direkten E-Mail-Funktionen verbindet. Sie wird von Projektmanagern und Teams genutzt, um Kommunikation und Aufgabenverwaltung innerhalb einer einzigen Plattform zu optimieren. Die Software verknüpft Projekt-Workflows mit E-Mail-Korrespondenz und ermöglicht es Nutzern, Projekte zu verwalten und direkt über die Software mit Teammitgliedern und Stakeholdern zu kommunizieren.
Zu den Bestandteilen dieser Software gehören die Zuweisung von Aufgaben per E-Mail, Fortschrittsaktualisierungen sowie die Möglichkeit, Dateien und Diskussionen bestimmten Projektaufgaben zuzuordnen. Diese Integration zielt insgesamt darauf ab, Projektinformationen und Korrespondenz zu zentralisieren, sodass Teammitglieder darauf zugreifen und effektiv zusammenarbeiten können, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Funktionen von Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
Achten Sie bei der Auswahl von Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Zweiseitige E-Mail-Synchronisierung: Ermöglicht das Senden und Empfangen von E-Mails direkt innerhalb der Projektmanagement-Plattform unter Verwendung Ihrer bestehenden E-Mail-Adresse.
- Umwandlung von E-Mails in Aufgaben: Wandelt eingehende E-Mails automatisch in Aufgaben mit zugewiesenen Teammitgliedern, Fälligkeitsterminen und Prioritätsstufen um.
- Verlauf von E-Mail-Unterhaltungen: Bettet vollständige E-Mail-Unterhaltungen in Aufgaben ein, sodass Teammitglieder den gesamten Kontext sehen können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
- Individuelle E-Mail-Auslöser: Sendet automatische E-Mails, wenn sich Aufgabenstatus ändern oder Fristen näher rücken, damit alle informiert bleiben.
- Integration eines gemeinsamen Posteingangs: Verbindet einen Team-Posteingang mit einem Projekt, sodass alle zugehörigen E-Mails an einem Ort zugänglich sind.
- Erfassung von Anhängen: Speichert E-Mail-Anhänge direkt in relevanten Aufgaben oder Projektordnern, damit sie leicht zugänglich sind.
- Markierung und Filterung nach Absender: Hilft dabei, eingehende E-Mails nach Absender oder Betreff zu kategorisieren, um Unordnung zu reduzieren und den Fokus zu verbessern.
- Optionen für interne und externe Empfänger: Ermöglicht Teams, die Kommunikation mit Kollegen und Kunden innerhalb des Projekttools zu verwalten.
- E-Mail-Verfolgung und Lesebestätigungen: Zeigt, wer wichtige projektbezogene E-Mails geöffnet oder beantwortet hat.
- Antworten aus der Aufgabenansicht: Ermöglicht es Benutzern, direkt innerhalb des Aufgabenfensters auf E-Mails zu antworten, damit alles im Kontext bleibt.
Vorteile von Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
Die Einführung von Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration kann Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile bieten. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Weniger Kontextwechsel: Ihr Team kann Aufgaben und E-Mails an einem Ort verwalten, statt zwischen verschiedenen Apps zu wechseln.
- Weniger verpasste Aktualisierungen: Die automatische Umwandlung von E-Mails in Aufgaben und Benachrichtigungen helfen dabei sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht untergehen.
- Klarere Kommunikation: Der Verlauf von E-Mail-Unterhaltungen innerhalb von Aufgaben gibt allen Zugriff auf die vollständige Unterhaltung.
- Schnellere Aufgabenerstellung: Eingehende E-Mails können sofort in Aufgaben umgewandelt werden, wodurch Zeit bei der manuellen Eingabe gespart wird.
- Bessere Transparenz für Kunden: Mit Projekten verknüpfte externe E-Mails machen die Kundenkommunikation für das gesamte Team sichtbar.
- Besser organisierte Dateien: Per E-Mail gesendete Anhänge landen in den richtigen Aufgaben, sodass Sie nicht in Posteingängen nach ihnen suchen müssen.
- Einfachere Teamzusammenarbeit: Alle können projektbezogene E-Mails sehen und beantworten, ohne direkten Zugriff auf die ursprüngliche Nachricht zu benötigen.
Kosten und Preise von Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
Bei der Auswahl von Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische enthaltene Funktionen von Lösungen für Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Projektmanagement-Software mit E-Mail-Integration
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Gängige Funktionen |
| Kostenlos | $0 | Unbegrenzte Benutzer (bei einigen mit Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl von Projekten oder Plätzen), grundlegende Aufgaben- und Projektmanagementfunktionen, Umwandlung von E-Mails in Aufgaben, E-Mail-Benachrichtigungen |
| Basis | $5 - $10/user/month | Aufgabenvisualisierung auf Kanban-Boards, Zeiterfassung (möglicherweise ist ein Zusatzmodul erforderlich), ein gewisses Maß an E-Mail-Integration, begrenzter Speicherplatz |
| Standard | $8 - $14/user/month | Erweiterte Tools für die Zusammenarbeit, verbesserte E-Mail-Integrationsfunktionen, mehr Speicherplatz als bei Basistarifen, Zugriff auf weitere Projektansichten und Managementtools |
| Pro | $9.80 - $27/user/month | Umfassende Projektmanagementfunktionen, vollständige E-Mail-Integration mit Umwandlung von E-Mails in Aufgaben und Benachrichtigungen, Arbeitslastverwaltung, erweiterte Berichte und Analysen |
| Geschäftlich | $7 - $32/user/month | Für professionelle Unternehmen konzipiert, erweiterte Tools zur Ressourcenverwaltung, anpassbare Workflows und Integrationen, verbesserte Sicherheitsfunktionen |
| Unternehmen | Individuelle Preise | Auf große Unternehmen zugeschnitten, hochwertige Sicherheitsfunktionen, Premium-APIs und -Integrationen, erweiterte Support- und Schulungsleistungen |
Häufig gestellte Fragen zu Projektmanagementsoftware mit E-Mail-Integration
Hier sind einige häufig gestellte Fragen, die ich für Sie beantworten möchte.
Wie verbessert die E-Mail-Integration das Projektmanagement?
Die E-Mail-Integration in Projektmanagementsoftware ermöglicht eine direkte Kommunikation innerhalb des Projektrahmens, was die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern verbessern kann. Sie ermöglicht die Nachverfolgung von Gesprächen zu bestimmten Aufgaben oder Projekten und stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht in separaten E-Mail-Postfächern verloren gehen. Dies kann zu einer besseren Organisation und einer effizienteren Projektdurchführung führen.
Kann ich meine bestehende E-Mail mit jeder Projektmanagementsoftware integrieren?
Nicht jede Projektmanagementsoftware bietet eine E-Mail-Integration an, und die Kompatibilität kann variieren. Es ist wichtig zu prüfen, ob die Software die Integration mit Ihrem aktuellen E-Mail-Anbieter unterstützt. Viele führende Projektmanagementtools bieten Integrationen mit beliebten E-Mail-Diensten wie Gmail und Outlook an.
Ermöglicht die E-Mail-Integration die Erstellung von Aufgaben aus E-Mails?
Ja, viele Projektmanagementtools mit E-Mail-Integration bieten die Möglichkeit, Aufgaben direkt aus E-Mails zu erstellen. Diese Funktion kann den Arbeitsablauf erheblich verbessern, da Teammitglieder E-Mail-Inhalte schnell in umsetzbare Aufgaben innerhalb des Projektmanagementsystems umwandeln können.
Ist es möglich, E-Mail-Benachrichtigungen aus der Projektmanagementsoftware anzupassen?
Ja, die meisten Projektmanagementsoftwares mit E-Mail-Integration ermöglichen es Benutzern, E-Mail-Benachrichtigungen anzupassen. Benutzer können in der Regel auswählen, welche Arten von Aktualisierungen sie erhalten möchten, wie häufig sie Benachrichtigungen erhalten und welche Projektaktivitäten eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen sollen.
Gibt es Sicherheitsbedenken bei der Integration von E-Mail in Projektmanagementsoftware?
Die Integration von E-Mail in Projektmanagementsoftware bringt durchaus Sicherheitsaspekte mit sich. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Software robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen bietet. Achten Sie auf Funktionen wie Verschlüsselung, sichere Anmeldeprotokolle und die Einhaltung branchenüblicher Sicherheitszertifizierungen.
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