Wie man ein Projekt auf Kurs hält: 7 Schlüsselstrategien
Projektverfolgung ist entscheidend: Durch die richtige Verfolgung des Fortschritts bleiben Projekte im Budget, halten Fristen ein und erfüllen den Umfang, was es erleichtert, den Fortschritt an Stakeholder zu berichten.
Die richtigen Werkzeuge für den Erfolg: Wähle eine passende Projektmanagement-Software für deine Anforderungen – sie sollte eine Dashboard-Funktion bieten, um Kennzahlen zu überwachen und Probleme schnell zu erkennen.
Sag Nein zum Scope Creep: Definiere den Projektumfang klar und hole dir im Vorfeld die Zustimmung der Stakeholder, um Scope Creep zu verhindern, Einigkeit über Projektgrenzen zu erhalten und Projektmisserfolge zu vermeiden.
SMART-Ziele setzen: Nutze das SMART-Ziel-Modell, um messbare, realistische Projektziele festzulegen und klare Erfolgskriterien sowie Zeitrahmen zur Verantwortlichkeit zu schaffen.
Ohne eine Vorstellung davon, wie Sie Ihr Projekt auf Kurs halten, können Sie schnell Ihr Budget überschreiten, in Verzug geraten und am Ende Ergebnisse liefern, die den festgelegten Umfang nicht erfüllen. Ganz zu schweigen davon, dass es schwierig sein wird, den Stakeholdern über den Projektfortschritt zu berichten.
Zu wissen, wie man Projekte nachverfolgt, ist entscheidend, um erfolgreiche und pünktliche Ergebnisse zu gewährleisten. Hier sind meine besten Tipps für das Projektmanagement, um Ihre Projekte und Ihr Team auf Erfolgskurs zu halten.
1. Verwenden Sie die richtigen Projektmanagement-Tools
Es ist ziemlich schwierig, den Projektfortschritt ohne Software zu verfolgen. Die richtige Projektmanagement-Software und Apps bieten Funktionen für:
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
- Fortschrittsüberwachung auf Dashboards. Suchen Sie nach Projektverfolgungstools mit Dashboard-Funktionen. Wenn Sie personalisierte Dashboards erstellen können, sehen Sie wichtige Projektkennzahlen auf einen Blick, können starke Projektkontrollen umsetzen, KPIs überwachen und schnell erkennen, ob etwas aus dem Ruder läuft.
- Zeiterfassung für Abrechnung oder andere Zwecke
- Interne Teamzusammenarbeit und Kommunikation verwalten
- Ansichten für Stakeholder erstellen, damit sie den Fortschritt eigenständig verfolgen können (anstatt Ihnen oder Ihrem Projektteam ständig E-Mails oder Informationsanfragen zu senden)
All dies ist manuell nur sehr schwer zu bewältigen. Bedenken Sie, dass ein effektives Projektmanagement-Tool eines ist, das Ihre Vorgehensweise (z. B. agil oder Wasserfall) unterstützt.
Wenn Sie hauptsächlich mit Kanban-Boards arbeiten, könnte beispielsweise Trello eine gute Lösung sein. Vorlagen von Monday, die das Tabellenkalkulationsprinzip aufwerten, könnten für Ihren Anwendungsfall besser geeignet sein. Wenn Ihr Team mit Ticket-Strukturen arbeitet, könnte etwas wie Asana oder ein anderes Projektmanagement-Ticket-System die richtige Wahl sein.
2. Schaffen Sie Klarheit über den Projektumfang
Scope Creep ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten. Vorbeugen hilft hier sehr, also vermeiden Sie Scope Creep durch:
- Gründliche Definition des Projekts. Erstellen Sie eine Liste, was das Projekt beinhalten wird und was nicht und halten Sie sich daran.
- Kommunikation des Umfangs. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten, einschließlich des Projektteams, den festgelegten Umfang kennen und ihm zustimmen. Seien Sie transparent bei Ihren Projektplänen und holen Sie, wenn möglich, schriftliche Bestätigungen ein (z. B. als Antwort auf eine E-Mail).
- Realistische Einschätzung der möglichen Ergebnisse. Vermeiden Sie Überversprechen. Utopische Zusagen setzen Sie und Ihr Team unnötig unter Druck und führen häufig zum Scheitern.
- Verwendung einer RACI-Matrix zur Definition der Stakeholder. Beschränken Sie Ihre Stakeholder und Mitarbeitenden auf diejenigen, die verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beratend und informiert sind.
3. Definieren Sie SMART-Projektziele
Nutzen Sie das SMART-Zielmodell, um Projektziele zu setzen, die durch die Projektergebnisse realistisch erreichbar sind. Arbeiten Sie mit Ihrem Team, Fachexperten und Stakeholdern zusammen, um sowohl das Gewünschte als auch das Machbare zu berücksichtigen.
Setzen Sie konkrete Projekt-KPIs und Kennzahlen, damit Sie den Projekterfolg messen können und erkennen, wann das Ziel erreicht ist.
4. Setzen Sie realistische Meilensteine
Setzen Sie realistische Fristen, Zeitgrenzen und Abgabetermine für Ihr Projekt. Der Haupttermin Ihres Projekts wird vermutlich von einer externen Quelle – beispielsweise einem leitenden Projektsponsor oder einem Kunden – vorgegeben. Wahrscheinlich werden diese auch Einfluss auf die einzelnen Projektmeilensteine nehmen.
Sobald Sie die Anforderungen externer Stakeholder verstanden haben, ergänzen Sie die Details Ihres Projektplans mit internen Meilensteinen. Abhängig von der Komplexität des Projekts müssen Sie möglicherweise Taktiken anwenden, um überlappende Aufgaben und Termine zu bewältigen (wie es normalerweise beim Management mehrerer Projekte erforderlich ist).
Sie können auch visuelle Tools und Ressourcen wie Gantt-Diagramme verwenden, um die notwendigen Aufgaben für Ihr Projekt abzubilden. Dies hilft Ihnen, den gesamten Projektzeitplan zu erkennen und Abhängigkeiten zu verstehen – ein Projekt kann manchmal scheitern, weil missverstanden wird, welche Aufgaben erledigt sein müssen, bevor andere beginnen können.
Durch das Abbilden und frühzeitige Planen von Abhängigkeiten können Sie Projektressourcen besser zum richtigen Zeitpunkt für jede Aufgabe einteilen.
5. Regelmäßige Abstimmungen durchführen
Regelmäßige Statusmeetings im Projekt sind ein wichtiger Schritt beim Projekt-Tracking. Sie sollten außerdem alle automatisierten Kommunikationsfunktionen nutzen, die Ihre gewählte Projektmanagementsoftware bietet.
Besprechen Sie die Meeting-Frequenz und legen Sie die Check-in-Zeiten bereits zu Projektbeginn fest, um die Projekttransparenz aufrechtzuerhalten.
Ein großes Abstimmungsmeeting jede Woche durchzuführen, ist nicht immer produktiv. Bei einfachen Projekten gibt es womöglich von Woche zu Woche kaum Veränderungen. Manche Stakeholder wollen jedoch regelmäßig bestätigt bekommen, dass das Projekt auf Kurs ist. Für diese kann ein wöchentlicher Anruf sinnvoll erscheinen.
6. Zeiterfassung nutzen
Verwenden Sie Zeiterfassungssoftware, um die Arbeitsbelastung der Teammitglieder und den Zeitaufwand für die einzelnen Arbeitspakete im Blick zu behalten. Das gibt Ihnen Einblick in die Leistungen Ihres Teams und wohin die Zeit fließt.
Das hilft Ihnen zudem, den Projektfortschritt nachzuverfolgen und zu beurteilen, wie schnell das Budget im Verhältnis zum Fortschritt im Projektzeitplan verbraucht wird. Mit diesen Daten können Sie Ineffizienzen erkennen und entsprechend gegensteuern.
Über die Produktivität hinaus spielt die Zeiterfassung eine entscheidende Rolle beim Risikomanagement mittels Zeiterfassung, da Sie so rechtzeitig Warnsignale wie überlastete Ressourcen oder ineffiziente Aufgabenbearbeitung erkennen, die Zeitpläne, Budgets oder den Erfolg des Projekts bedrohen könnten.
Bitten Sie die Projektteammitglieder, ihre Zeit in der Software zu dokumentieren. Das reine Erfassen der Arbeitszeiten verbessert oft schon das Zeitmanagement und gibt Ihnen die nötigen Daten, um zukünftige Projekte besser zu planen.
7. Risiken im Voraus planen
Erstellen Sie zu Projektbeginn ein Risikoregister oder ein RAID-Protokoll und dokumentieren Sie alle potenziellen Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten, falls sie eintreten. Das Vorplanen von Reaktionen auf Risiken kann Ihr Projekt vor dem Scheitern bewahren und für ein erfolgreiches Ergebnis sorgen.
Ein professionelles Projekt-Tracking ermöglicht es Ihnen, Risiken zu erkennen und schnell zu reagieren, wenn diese eintreten. Sie müssen in der Lage sein zu erkennen, wann Ihr Projekt in ernsthaften Schwierigkeiten steckt – und dann nach den im Risikoregister festgelegten Schritten handeln, um negative Auswirkungen zu minimieren oder zu vermeiden.
Tools, die zur Kategorie visuelle Projektmanagementsoftware gehören, sind hier besonders hilfreich: Sie heben Warnzeichen wie verpasste Deadlines, überfällige Aufgaben oder Zeitplanverzögerungen mittels visueller Hinweise und farblich markierter Benachrichtigungen hervor und helfen Ihnen so, auf Risiken zu reagieren, bevor sie eskalieren.
Wie geht es weiter?
Möchten Sie sich mit anderen Digital Project Managern vernetzen, um Ressourcen und Best Practices zu teilen? Treten Sie unserer Community bei und erhalten Sie Zugriff auf über 100 Vorlagen, Beispiele und Muster und verbinden Sie sich mit Hunderten anderer Digital Project Manager auf Slack.
