Schritt-für-Schritt-Beispiel zur Ressourcenallokation: So funktioniert es
Die Ressourcenplanung ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement-Prozess. Unabhängig von Ihrer Branche oder davon, ob Sie nur ein oder mehrere Projekte leiten, benötigen Sie Ressourcen. Dazu zählen Dinge wie Werkzeuge oder spezielle Ausrüstung und vor allem Personen, die Ihnen helfen, die Arbeit zu erledigen und das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Die optimale Planung und Zuteilung der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen wirkt sich direkt auf Ihre Fähigkeit aus, Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Sie kann sich auch auf das Endergebnis Ihres Unternehmens sowie die Leistung und Zufriedenheit Ihres Teams auswirken.
In diesem Leitfaden erklären wir, was Ressourcenverteilung ist und warum es wichtig ist, diesen Prozess korrekt durchzuführen. Wir zeigen einige der Herausforderungen auf, denen Sie begegnen könnten, und gehen anschließend ein Schritt-für-Schritt-Beispiel durch.
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Wer ist für die Ressourcenplanung verantwortlich?
Die Rolle, die für das Ressourcenmanagement und die Ressourcenverteilung zuständig ist, ist oft die des Projektmanagers. In manchen Unternehmen gibt es jedoch auch einen Ressourcen- oder Traffic-Manager für die Mitarbeitereinsatzplanung und die Zuweisung von Personal.
In der Regel sind Projektmanager dafür zuständig, Ressourcen zu planen und zu verwalten für die Projekte, für die sie verantwortlich sind. Ressourcenmanager hingegen haben einen umfassenderen Blick und betrachten die Ressourcenallokation auf Unternehmensebene.
Beide Rollen arbeiten Hand in Hand, um Personen basierend auf ihren Fähigkeiten, Erfahrungen und Verfügbarkeiten Projekten zuzuordnen und dabei Best Practices für die Ressourcenverteilung anzuwenden.
Der Traffic Manager übernimmt unterdessen eine ähnliche Funktion wie ein Scrum Master, legt den Fokus auf Prozessmanagement, stellt sicher, dass Anfragen mit der Verfügbarkeit der Ressourcen übereinstimmen, und fördert die Kommunikation zwischen den Teams.
Der Traffic Manager fühlt sich dem Prozess verpflichtet…bringt eine Stimme der Vernunft ins Team und richtet es an den Unternehmensprioritäten aus.
Schritt-für-Schritt-Beispiel: Wie Sie Ihre Projektressourcen zuweisen
Nehmen wir an, Sie übernehmen ein Projekt für Ihren neuen Kunden Ezycounting, ein schnell wachsendes Buchhaltungsunternehmen mit einem Jahresumsatz von 20 Millionen $. Sie beauftragen Sie, in einem Zeitraum von 6 Monaten eine mobile App zu entwickeln. Das nennen wir Projekt Ezy!
Hinweis: Wir haben Beispiele aus der Runn-App eingefügt, um zu veranschaulichen, wie Sie Ressourcen Ihren Projekten zuweisen können. Runn ist eine moderne App für Ressourcenplanung und Kapazitätsprognosen. Sie unterstützt Projektmanager dabei, Menschen und Projekte zu planen und zu steuern.
Ich habe selbst jahrelang als Projektmanager gearbeitet und kenne die Herausforderungen der Ressourcenverteilung sehr gut. Zusammen mit anderen habe ich Runn gegründet, um diese Probleme zu lösen und Ihnen einen unternehmensweiten Überblick über Ihre Projekte und die benötigten Personen zu ermöglichen.
Bevor Sie beginnen
1. Kennen Sie die Kapazität und Verfügbarkeit Ihres Projektteams
Bevor Sie beginnen, Ihre Ressourcen bestimmten Projekten zuzuordnen, ist es entscheidend, zunächst herauszufinden, wieviel Zeit Ihnen tatsächlich für die Zuteilung zur Verfügung steht.
Arbeiten einige Ihrer Mitarbeitenden in Teilzeit? Sind manche Teammitglieder nur an bestimmten Tagen der Woche im Einsatz?
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Kapazität Ihres Teams und darüber, wie viele Stunden pro Woche oder Tag jede:r Mitarbeiter:in leisten kann.
Der People Planner von Runn gibt Ihnen in Echtzeit Zugriff auf Ihren Pool von Mitarbeitenden und Auftragnehmer:innen, sodass Sie die aktuelle Auslastung, Urlaube und die Verfügbarkeit zur Zuteilung einsehen können.
2. Wissen, welche anderen Aufgaben sich in Ihrer Auslieferungspipeline befinden
Es ist außerdem wichtig zu wissen, an welchen anderen Aufgaben aktuell gearbeitet wird und welche Aufgaben demnächst anstehen, denn möglicherweise arbeiten Personen an mehreren Projekten gleichzeitig. Es kann schnell unübersichtlich werden, wenn du manche Mitarbeitende überbeanspruchst und andere zu wenig einsetzt.
Der Project Planner von Runn zeigt alle deine Projekte im gewählten Zeitraum an und informiert dich darüber, was aktuell läuft.
Wenn du Runn verwendest, kannst du mit dem People Planner und den Kapazitätsdiagrammen schnell sehen, wo du möglicherweise über die Kapazitätsgrenzen gehst.
Die meisten Kapazitätsplanungs-Plattformen ermöglichen es dir, die Planung der Teamkapazität und die Ressourcenverteilung einfach durchzuführen.
Projekt planen und Ressourcen zuteilen
Sobald du einen Überblick über andere laufende Projekte und die zur Verfügung stehenden Personen und Stunden hast, kannst du damit beginnen, die Ressourcen zuzuteilen und zu terminieren. Am einfachsten erfolgt dieser Prozess mit einer Software zur Ressourcenplanung.
1. Den Projektumfang und Lieferrestriktionen verstehen
Stelle zunächst sicher, dass du die Anforderungen und Liefergegenstände deines Projekts kennst und jegliche Einschränkungen für die Lieferung festgestellt hast, z. B.:
- Was zum Projektumfang gehört und was nicht
- Abgabetermine
- Abhängigkeiten
Für Project Ezy weißt du, dass du innerhalb von sechs Monaten eine mobile App ausliefern musst, mit einem festen Launch-Termin im Juli.
2. Rollen und Kompetenzen für das Projekt bestimmen
Bestimme nun die Rollen, notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungsstufen, die für die Umsetzung des Projekts gebraucht werden.
Ezycounting benötigt eine native iOS-App, also brauchst du jemanden mit Objective-C Programmierkenntnissen.
Als Projektmanager musst du nicht immer wissen, wer für den jeweiligen Job am besten geeignet ist. Sprich mit den jeweiligen Teamleitern, Lösungsarchitekten und Ressourcenmanager:innen. Sie kennen ihr Team gut und können einschätzen, wer geeignet ist oder in welchen Bereichen dir vielleicht benötigte Kompetenzen für die Projektauslieferung fehlen.
Die Größe von Project Ezy und der vorgegebene Zeitrahmen lassen dich schätzen, dass du folgende Besetzung brauchst:
- 1 Projektmanager
- 1 UI/UX-Designer
- 2 Entwickler
- 1 Tester
3. Erstelle eine grobe Projektübersicht
Erstelle nun einen groben Projektplan. Teile mit deinem Team den Projektumfang in Aufgaben und Aktivitäten auf und schätze, wie viel Zeit ihr jeweils für die Umsetzung benötigen werdet. Die Anzahl der Stunden oder Tage, die dein Team für jede Aufgabe einplant, fließt in deinen Ressourcenplan und Zeitplan ein – ein wichtiger Schritt im Prozess.
Es hilft, die Projektphasen anschaulich zu visualisieren und besondere Meilensteine, Schlüssel-Liefergegenstände oder Abgabetermine über den gesamten Projektzeitraum hinweg zu notieren.
Sobald du alles aufgelistet hast, kannst du einen Zeitplan mit Start- und Enddatum für das Projekt sehen.
In Runn kannst du Projektphasen schnell skizzieren und Meilensteine hinzufügen.
Projekt Ezy läuft von Februar bis Juli und umfasst sieben wichtige Meilensteine und 5 Phasen.
4. Personen dem Projekt zuweisen
Wählen Sie die verfügbaren Ressourcen aus, die Sie dem Projekt zuweisen möchten, und stellen Sie sicher, dass diese neue Aufgaben übernehmen können. Denken Sie daran:
- Urlaubszeiten oder gesetzliche Feiertage zu berücksichtigen
- Sicherzustellen, dass die von Ihnen zugewiesenen Personen die passenden Qualifikationen und Fähigkeiten besitzen
- Und dass niemand überbucht ist
Buchungskonflikte oder Überbuchungen lösen Sie, indem Sie die Arbeit umverteilen oder den Zeitplan anpassen.
Sie haben Michelle, Monica, Kenny und Beyonce dem Projekt Ezy zugeordnet.
Mit Runn können Sie Personen nach Rolle und Fähigkeiten einem Projekt zuweisen. Überbuchungen und Abwesenheiten werden in Echtzeit angezeigt, sodass Sie schnell reagieren und Anpassungen vornehmen können.
Was, wenn ich nicht die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit habe? Wenn Sie niemanden im Projektteam mit der erforderlichen Qualifikation haben, müssen Sie eventuell einen externen Auftragnehmer engagieren, um die Arbeit zu erledigen.
In Runn können Sie Platzhalter einsetzen, um einen Bedarf für eine Rolle anzuzeigen oder wenn noch nicht feststeht, wer im Team die Aufgabe übernehmen wird.
Sie haben einen Platzhalter für die Entwicklerrolle hinzugefügt, während Sie weitere Ressourcen zuweisen.
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung einer Ressourcenzuweisungs-Tabelle mit automatischen Kosten- und Budgetberechnungen.
Sobald das Projekt läuft
Im Verlauf Ihres Projekts läuft nicht immer alles wie geplant.
Was, wenn Ihre Ressourcenzuordnung zu vorsichtig war und Sie nun Gefahr laufen, das Budget zu überschreiten?!
Eine einfache Möglichkeit, zu sehen, wie Ihre Planung der Realität standhält, ist die Verwendung von Projektmanagement-Software mit Zeiterfassung und das Protokollieren der Arbeitszeiten durch Ihr Team während des Projekts.
So können Sie nachvollziehen, wie Sie im Vergleich zu Ihrem ursprünglich erstellten Ressourcenzuordnungsplan abschneiden und eventuelle Ressourcen- oder Terminrisiken frühzeitig erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Das regelmäßige Überprüfen wichtiger Kennzahlen wie Ressourcenauslastung und Kapazität unterstützt Ihre Entscheidungsfindung und hilft, Überbelastung und Team-Burnout zu vermeiden.
Mit einer effizienten Ressourcenmanagement-Software erhalten Sie detaillierte Einblicke in Ihre Ressourcenzuweisung. Der Varianzbericht von Runn zeigt zum Beispiel die Differenz zwischen tatsächlicher und geplanter Ressourcenzuweisung an.
Der Varianzbericht von Runn zeigt die Abweichung zwischen tatsächlicher und geplanter Ressourcenzuweisung.
Um auf Kurs zu bleiben und Risiken zu mindern, müssen Sie gegebenenfalls:
- Eine Ressource austauschen
- Weitere Ressourcen zuweisen
- Die Verteilung der Ressourcen anpassen
Sie sind seit zwei Monaten bei Projekt Ezy dabei und sind der Meinung, dass es ziemlich gut läuft. Sie loggen sich in Runn ein und entdecken, dass Ihr Team Überstunden gemacht hat.
Sie sprechen mit Ezycounting, und sie stimmen zu, das Projekt um zwei Wochen zu verlängern.
Fazit
Ein effektiver Ressourcenallokationsprozess beinhaltet, dass bereits vor Projektbeginn ein Ressourcenallokationsmodell bereitsteht, die richtigen Personen zur richtigen Zeit zugewiesen werden und der Plan fortlaufend verfolgt wird, um eine optimale Auslastung des Teams und eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherzustellen. Um diesen Prozess zu unterstützen, kann es hilfreich sein, ein kostenloses Tool zur Ressourcenverwaltung zu verwenden.
Transparenz über deinen Arbeitsvorrat und die Auslastungskapazität deines Teams ist entscheidend, damit du schnell auf Veränderungen reagieren und deinen Plan wirksam anpassen kannst.
Erfahre mehr darüber, wie du die Ressourcenallokation meisterst.
