9 Methoden des Projektmanagements einfach erklärt
Kombinieren statt kopieren: Vorausschauende Projektmanager kombinieren verschiedene Methoden, anstatt sich auf eine zu beschränken. So passen sie sich individuellen Projektanforderungen an und steigern die gesamte Effektivität.
Methoden: Das Fundament für Erfolg: Projektmanagement-Methoden liefern Regeln und Leitlinien für die Projektdurchführung und reichen von prinzipienbasierten Ansätzen bis hin zu umfassenden Systemen.
Wählen Sie klug für Projekterfolg: Erfolgreiche Strategien entstehen durch die Wahl der passenden Methode und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, indem sie Prozesse auf Projekt- und Kundenbedürfnisse abstimmen.
Wenn es um Projektmanagement-Methodiken geht, gibt es mindestens ebenso viele (wenn nicht sogar mehr) Meinungen darüber wie tatsächliche Methodiken – und das sind schon sehr viele.
Vorausschauende Projektmanager und Führungskräfte halten sich nicht an nur eine Methodik. Sie eignen sich Kenntnisse über viele davon an und lernen, verschiedene Verfahren miteinander zu kombinieren, um die Anforderungen jedes Projekts bestmöglich zu erfüllen.
Was sind Projektmanagement-Methodiken?
Projektmanagement-Methodiken sind Rahmenwerke, die vorgeben, wie die Arbeit im Verlauf eines Projekts erledigt wird. Sie enthalten Verfahren, Regeln und Praktiken.
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Eine Methodik muss kein komplett umsetzbares "System" sein, um als Methodik zu gelten.
- Einige Projektmanagement-Methodiken definieren einfach nur Prinzipien, wie z. B. agile.
- Andere definieren ein „vollständiges“ methodisches Rahmenwerk aus Themen, Prinzipien und Prozessen, wie PRINCE2.
- Manche bestehen aus einer umfangreichen Liste von Standards mit einigen Prozessen, wie der Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Andere, wie die Scrum-Methodik, definieren ausschließlich Prozesse.
Auch wenn diese Definition einfach erscheint, ist sie realistisch, da Projektmanager in der Praxis eine Mischung aus Prinzipien, Themen und Prozessen einsetzen, die individuell auf Kunden und Projekte zugeschnitten ist. Es ist außerdem wichtig, zu berücksichtigen, wie sich Projektmanagement-Software mit Methodiken kombinieren lässt.
Die 9 beliebtesten Projektmanagement-Methodiken
In diesem Abschnitt habe ich einige der beliebtesten Projektmanagement-Methodiken beschrieben.
Effektive Projektmanagement-Strategien sorgen dafür, dass die passendste Methodik für einen reibungslosen Projektverlauf gewählt wird.
1. Agile: Ein flexibler, iterativer Prozess
Tatsächlich ist das agile Projektmanagement keine Methodik, sondern ein Satz von Prinzipien für die Softwareentwicklung. Sobald du dich mit diesen agilen Prinzipien (festgelegt im agilen Manifest) vertraut gemacht hast, musst du dennoch deinen zu befolgenden Prozess definieren.
Die zugehörigen Prozesse sind meist flexibel und iterativ angelegt: Aufgaben werden durchgeführt und bei Bedarf angepasst, anstatt einer strikt vorgegebenen Planung zu folgen (im Gegensatz zum Wasserfallmodell, bei dem zu Beginn geplant wird).
Teams können mit Hilfe inkrementeller, iterativer Arbeitsprozesse auf Unvorhersehbarkeiten reagieren und legen Wert auf Anpassungsfähigkeit sowie kontinuierliche, angemessene Kommunikation. Agile Methoden sind besonders in dynamischen Umgebungen nützlich, z. B. bei der Softwarebereitstellung und Spieleentwicklung. Es gibt zahlreiche Agile-Tools, die sich sehr gut für den agilen Ansatz eignen.
2. Scrum: Schnelle Lieferung durch ein kleines Team
Scrum ist ein beliebtes und einfaches Rahmenwerk, um die Prinzipien von Agile in die Praxis umzusetzen. Scrum ist eher eine leichtgewichtige Struktur zur Entwicklung und Wartung komplexer Projekte als eine echte Methodik.
Scrum definiert eine einfache Reihe von Rollen (einschließlich der Scrum Master-Rolle), Meetings, die Scrum-Events genannt werden, und Werkzeuge, um wertvolle, auslieferbare Funktionalität iterativ und inkrementell zu liefern. Die Arbeit wird in „Sprints“ unterteilt – einem Entwicklungszyklus von 2-4 Wochen, während dessen das Team an Elementen aus dem Backlog (einer Sammlung von User Stories oder Anforderungen, vom Product Owner priorisiert) arbeitet.
Scrum wurde ursprünglich für die Softwareentwicklung konzipiert und passt nicht immer optimal in die Agenturwelt. Viele Agenturen übernehmen daher einige Scrum-Konzepte – wie tägliche Stand-ups, Fortschrittsdemos sowie Sprint-Retrospektiven – und wenden sie in einer Art Hybrid-Ansatz an, wobei sie typischerweise Scrum-Tools einsetzen, um Projektfortschritte und Liefergegenstände zu verfolgen.
3. Kanban: Mehr Sichtbarkeit von WIP und Begrenzung von Multitasking
Kanban ist eine Projektmanagementmethodik, die darauf abzielt, die Effizienz zu steigern und frühzeitig sowie häufig Ergebnisse zu liefern – mit einem kollaborativen und selbstorganisierten Team. Verglichen mit Scrum ist sie weniger vorschreibend.
Die von Toyota entwickelte Kanban-Methodik ist prozessarm, flexibel und kennt keine vorgeschriebenen Rollen. Sie verbessert die Arbeitsleistung, indem sie den agilen Workflow in Echtzeit visualisiert, Arbeit in Bearbeitung begrenzt, Prozesse explizit macht und kontinuierlich die Verbesserung prüft. Beim Einsatz von Kanban stellen Projektmanager den Workflow des Teams auf einem Kanban-Board dar (das können Haftnotizen auf einem Whiteboard oder digitale Karten sein, die mit Kanban-Software genutzt werden).
Kanban eignet sich besonders für Aufgaben mit kontinuierlichem Output, bei denen sich Prioritäten aber jederzeit ändern können – wie z. B. Produktion, Support oder Wartung. In der Welt der agilen Agenturen ist Kanban anpassungsfähiger für Änderungen, und Kunden wechseln häufig ihre Meinung. Wenn Scrum zu starr erscheint, man aber dennoch „agil arbeiten“ möchte, ist Kanban eine einfachere Alternative.
4. Scrumban: Begrenzt Arbeit in Bearbeitung und fügt zusätzliche Struktur & Prozesse hinzu
Scrumban ist eine noch relativ neue hybride Projektmanagement-Methode, die die Ansätze von Scrum und Kanban vereint. Sie übernimmt die Flexibilität von Kanban und bringt einige der Strukturen von Scrum mit, wodurch eine neue Herangehensweise an das Projektmanagement entsteht.
Anders als bei potenziell einschränkenden, zeitlich begrenzten Sprints wird beim Scrumban das Backlog nach dem Prinzip "Planung auf Abruf" gefüllt. Wie bei Kanban nimmt das Team Aufgaben auf und teilt sie zu, sobald es Kapazitäten hat, und begrenzt die Arbeit in Bearbeitung. So bleibt das Entwicklungsteam beim aktuellen Thema, statt sich Gedanken über die im Sprint zugesagten Lieferungen zu machen.
Im Unterschied zu Kanban behält Scrumban das tägliche Scrum-Meeting bei, hält aber Sprint-Reviews und Retrospektiven nur bei Bedarf ab. Auch die Planung erfolgt nach Bedarf. Scrumban ist vor allem in der Produktentwicklung nützlich, wenn keine klare Vision oder sich entwickelnde Anforderungen beziehungsweise kein klarer Fahrplan existieren. Es ist außerdem dann hilfreich, wenn der Prozess Support- oder Wartungsaufgaben umfasst.
5. Lean: Mehr erreichen mit weniger Aufwand
Die Lean-Methodik konzentriert sich darauf, mehr mit weniger zu erreichen. Sie identifiziert den Wert und maximiert diesen durch kontinuierliche Verbesserung und das Eliminieren von Verschwendung, die sich in Form von drei Dysfunktionen zeigt.
- Muda bedeutet das Beseitigen von Verschwendung: Alles entfernen, was dem Kunden letztlich keinen Mehrwert bietet.
- Mura bedeutet das Eliminieren von Schwankungen: Den Mehraufwand entfernen, den Abweichungen vom Standardprozess verursachen.
- Muri bedeutet das Vermeiden von Überlastung: Die optimale Kapazität eines Teams liegt bei 60-70%. Alles darüber hinaus verlangsamt die Abläufe.
Lean-Agile-Projektmanagement zielt darauf ab, den Projektfluss über Technologien, Ressourcen und Abteilungen hinweg zum Kunden zu optimieren. Lean kann ein hilfreiches Denkmuster sein, wenn Sie Ihren Projektlieferprozess überprüfen. Überlegen Sie, wie Sie Ihren Entwicklungsprozess auf das Wesentliche reduzieren können – auf das, was Wert schafft – und Ballast sowie überkommene Traditionen über Bord werfen.
6. eXtreme Programming: Robust entwickeln für Softwarequalität
eXtreme Programming (XP) definiert Werte und Prozesse, um die Softwarequalität zu verbessern und die Reaktionsfähigkeit auf sich verändernde Kundenanforderungen zu gewährleisten. Die Werte von XP ähneln denen von Scrum und drehen sich um Einfachheit, Kommunikation, Feedback, Respekt und Mut.
Der Unterschied zu Scrum besteht darin, dass XP Regeln bzw. vorschreibende Prozesse definiert, die speziell für Entwicklungsprojekte gelten. Zu diesen Regeln gehören User Stories, testgetriebene Entwicklung, Paarprogrammierung und kontinuierliche Integration, um nur einige zu nennen.
7. Wasserfall: Planbarkeit für Budget, Zeitrahmen und Umfang
Die Wasserfall-Methodik, auch bekannt als Software Development Life Cycle (SDLC), ist ein einfaches, sequentielles Vorgehen, das auf gründliche Planung setzt: einmal machen, aber richtig. Das Team plant die Arbeit detailliert im Voraus und führt sie dann streng in Reihenfolge gemäß den Anforderungen aus, um das Projekt in einem (und üblicherweise langen) Durchlauf zu liefern.
Das Projektteam definiert die Anforderungen vollständig, bevor die Arbeit beginnt. Nach der Genehmigung des Projektplans durch den Auftraggeber bleibt kaum Spielraum für Anpassungen, es sei denn, sie sind unbedingt notwendig und führen meist zu Änderungsanträgen. Danach läuft die Arbeit ohne Überschneidungen in aufeinanderfolgenden Projektphasen weiter.
Es gibt wenig Spielraum für Reflexion, Überarbeitung und Anpassung, wenn eine Sache einmal erledigt ist. Die Wasserfallmethode kann jedoch eine sinnvolle und kalkulierbare Vorgehensweise sein, wenn Anforderungen fix, gut dokumentiert und klar, die Technologie verstanden und ausgereift ist und das Projekt von kurzer Dauer ist. Ein Wasserfall-Ansatz kann bei Verwendung von Wasserfall-Projektmanagement-Software zur Planung und Fortschrittsverfolgung ein vorhersehbares Ergebnis in Bezug auf Budget, Zeitrahmen und Umfang bieten.
8. PRINCE2: Klar definierte Prozesse für groß angelegte Projekte
PRINCE2 ist eine prozessorientierte Methodik, die Projekte in mehrere Phasen unterteilt, von denen jede eigene Pläne und Prozesse besitzt. Die Methode definiert für jede Phase eines Projekts Eingaben und Ausgaben, sodass nichts dem Zufall überlassen wird. Das Akronym PRINCE2 steht für Projects IN Controlled Environments.
PRINCE2 ist äußerst gründlich – ideal für große, planbare Unternehmensprojekte (mehr dazu unter Enterprise-Projektmanagement-Methoden). Die Methode legt fest, was geliefert wird, betont die Projektträg-lichkeit, definiert Rollen und Verantwortlichkeiten und befürwortet das Management nach dem Ausnahmeprinzip.
Obwohl PRINCE2 für die meisten Agenturen vermutlich zu komplex ist (ursprünglich entwickelt für IT-Projekte), sind die Schwerpunkte auf einen belastbaren Business Case, klar definierte Rollen und Zuständigkeiten sowie Change- und Risikomanagement hilfreiche Anregungen, die sich auf unsere eigenen Projekte übertragen lassen.
9. PMBOK des PMI: Best Practices nutzen, um Projekte zu optimieren
Der PMBOK des Project Management Institute ist keine echte Methodik, sondern vielmehr ein Rahmenwerk aus Projektmanagement-Standards, Konventionen, Prozessen, Best Practices, Begrifflichkeiten und Richtlinien.
PMBOK bezieht sich auf fünf Prozessgruppen des Projektmanagements (auch bekannt als Projektlebenszyklus): Initiierung, Planung, Umsetzung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss. Es beschreibt außerdem 49 Prozessmanagement-Prozesse, die in 10 Wissensgebiete unterteilt werden.
Seine Best Practices sind eine nützliche Grundlage, aber um sie als Methodik umzusetzen, müssen Sie festlegen, welche Prozesse Sie anwenden, wann, von wem und in welchem Umfang. Ebenso müssen Sie die Struktur, Governance und Arbeitsabläufe Ihrer Organisation berücksichtigen, um sie an Ihre spezifischen Umstände anzupassen. PMBOK funktioniert nicht in einer Agentur, aber Sie können Standards daraus auswählen und an Ihre Projekte anpassen.
3 Am Häufigsten Verwendete Methodiken
In Agenturen finden Sie meist die drei häufigsten Methodiken: agile Methoden, Scrum und Kanban (oder eine hybride Methodik, die Elemente verschiedener Projektmethoden kombiniert).
Wenn Sie in einer strengeren Branche oder in einer Behörde arbeiten, werden Sie häufiger traditionelle Methoden wie Wasserfall, PRINCE2 oder PMBOK antreffen – obwohl es auch hier Hybride geben kann.
Wie Wählt Man Die Richtige Projektmanagement-Methodik Aus?
Die richtige Methodik auszuwählen ist wichtig, denn sie definiert, wie wir arbeiten. Sie schafft die Strukturen, die uns zum Projekterfolg oder -misserfolg führen. Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Entscheidung für eine Projektmanagementmethode berücksichtigen sollten:
1. Grad der Projektkomplexität
Dazu zählen das Projekt selbst, der Kunde, verfügbare Ressourcen und andere Projektbeschränkungen (einschließlich der Bereitschaft zu Veränderungen und Risiko), Zeitrahmen, Projektmanagement-Tools und Menschen. Listen Sie diese Faktoren auf und bewerten Sie sie bezüglich ihrer Einfachheit oder Komplexität. Zum Beispiel haben es Projektmanager:innen in der Logistik oft mit komplexen, mehrstufigen Zeitplänen, internationalen Versandvorschriften und verderblichen Gütern zu tun – die Auswahl der Methodik ist hier besonders kritisch.
2. Starrheit oder Flexibilität Ihres Arbeitsumfelds
Wenn Sie in einem dynamischen Umfeld arbeiten, in dem Offenheit für Veränderungen und Weiterentwicklung herrscht, empfiehlt sich eine agile Methodik. Wenn Sie hingegen mit festgelegten Anforderungen, Fristen und Budgets arbeiten, sind Sie mit einem Wasserfall-Ansatz oder anderen traditionellen Projektmanagement-Strategien meist besser beraten.
3. Was liefert den größten Mehrwert
Fragen Sie sich, was für den Kunden (oder Stakeholder oder Endnutzer) den größten Mehrwert liefert. Wenn zum Beispiel Kunden laufend Anfragen stellen und ständige Updates und Änderungen erwarten, bietet eine iterative Methodik mit kurzen Zyklen mehr Wert.
4. Ausrichtung auf die Organisationsziele
Nutzen Sie die bereits im Team oder in der Organisation definierten Projektziele oder Projektvorgaben als Richtschnur für die Auswahl der Projektmethodik. Offensichtlich sollten Ihre Methoden ein Mittel zum Erreichen Ihrer Ziele sein – die beste Methode ist die, die Sie mit dem größten Erfolg und dem geringsten negativen Einfluss direkt zu Ihren strategischen Zielen führt.
5. Ausrichtung auf Organisations- und Teamwerte
Gehen Sie Ihren Werten auf den Grund. Die Teammitglieder sind dafür verantwortlich, die von Ihnen gewählte Methodik umzusetzen – vergessen Sie nicht, dass diese Teammitglieder Menschen mit Gewohnheiten, Meinungen und Werten sind. Nutzen Sie die Denk- und Arbeitsweisen Ihrer Anspruchsgruppen, um eine Methodik zu entwickeln, die natürlich zu ihnen passt.
Weitere Projektmanagement-Methoden
Die oben genannten Projektmanagement-Methoden stellen keineswegs eine vollständige Liste dar – es handelt sich hierbei lediglich um die gängigsten Methoden in der Agentur-PM-Welt. Weitere Ansätze im Projektmanagement sind:
Adaptive Project Framework (APF)
Die Adaptive Project Framework Methodik (APF) ist für Projekte konzipiert, bei denen der Umfang flexibel bleibt, während Zeit und Kosten festgelegt sind. Sie ermöglicht es Teams, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und durch iterative Zyklen den Geschäftswert zu maximieren.
Entstanden aus traditionellen Methoden integriert APF agile und iterative Prinzipien. Sie eignet sich für Branchen mit sich wandelnden Anforderungen, wie Softwareentwicklung, Marketing und Forschung.
Um APF anzuwenden, sollten Teams auf inkrementelle Lieferung setzen, offene Kommunikation pflegen und regelmäßig Prioritäten neu bewerten. Regelmäßige Überprüfungen des Projektumfangs gewährleisten die Ausrichtung an den Geschäftsanforderungen.
Six Sigma
Six Sigma verbessert Geschäftsprozesse, indem Fehler beseitigt und Schwankungen reduziert werden. Entwickelt von Motorola und später von General Electric vorangetrieben, werden statistische Werkzeuge eingesetzt, um die Leistung zu optimieren. Dies ist besonders in Branchen von Wert, die Präzision erfordern, wie die Fertigungsindustrie, das Finanzwesen und das Gesundheitswesen.
Six Sigma steigert die Qualität und Kundenzufriedenheit durch zwei Rahmenwerke: DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) zur Verbesserung bestehender Prozesse und DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) zur Entwicklung neuer Prozesse.
Für eine erfolgreiche Umsetzung ist eine Schulung und Zertifizierung der Mitarbeiter (Yellow, Green, Black oder Master Black Belt) erforderlich.
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma erhöht die Prozesseffizienz, indem Verschwendung und Schwankungen reduziert werden. Es kombiniert den Lean-Ansatz zur Vermeidung von Verschwendung mit der statistischen Genauigkeit von Six Sigma.
Vorteile sind gesteigerte Produktivität, Kosteneinsparungen und verbesserte Qualität. In der Fertigung helfen Instrumente wie Ursache-Wirkungs-Diagramme und Kontrollkarten, Engpässe zu beseitigen und Fehler zu reduzieren.
Für eine effektive Einführung sind Schulungen zu DMAIC sowie der Fokus auf kontinuierliche Verbesserung, Datenanalyse und bereichsübergreifende Zusammenarbeit entscheidend.
Kritischer Pfad Methode (CPM)
Kritischer Pfad Methode (CPM) ist eine Projektplanungstechnik, die die effizienteste Reihenfolge der Aufgaben ermittelt. Entwickelt von DuPont in den 1950ern, identifiziert sie den längsten Kettenweg abhängiger Aktivitäten und hebt Aufgaben hervor, die termingerecht ausgeführt werden müssen.
Ein wichtiger Vorteil ist die Optimierung von Zeitplänen und Ressourcenzuweisung. Im Bauwesen hilft CPM Managern, kritische Aufgaben wie Fundamentarbeiten terminlich zu planen und Aufgaben zu identifizieren, die verzögert werden können.
Für eine effektive Nutzung von CPM sollten Manager einen Projektstrukturplan (WBS) erstellen, Abhängigkeiten abbilden und die Aufgabendauer berechnen.
Critical Chain Project Management (CCPM)
Critical Chain Project Management (CCPM) unterscheidet sich von CPM, indem Ressourcenverfügbarkeit bei der Berechnung der Aufgabendauer berücksichtigt wird. Entwickelt von Eliyahu Goldratt in den 1990er Jahren, stellt es sicher, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden, um Engpässe zu vermeiden.
CCPM reduziert Verzögerungen durch Multitasking und ineffiziente Ressourcenverteilung. In der Softwareentwicklung hilft es Entwicklern, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren und so Verzögerungen durch Kontextwechsel auszuschließen.
Program Evaluation Review Technique
PERT ist eine Terminplanungstechnik, um mit Unsicherheit bei Aufgabendauern umzugehen (im Gegensatz zu CPM, das Sicherheit voraussetzt). Entwickelt von der US-Navy in den 1950ern für Verteidigungsprojekte, eignet es sich zur Zeitschätzung in Forschung, Entwicklung, Bauwesen und innovationsgetriebenen Aufgaben (Sie können es auch mit KI-Planungssoftware kombinieren).
Ein entscheidender Vorteil ist die Berücksichtigung von Variabilität im Zeitplan. Im Luft- und Raumfahrtbereich, wo Aufgaben experimentelle Konstruktionen beinhalten, liefern PERT-Diagramme strukturierte Abschätzungen für unterschiedliche Fertigstellungsszenarien – optimistisch, wahrscheinlich und pessimistisch.
Für den effektiven Einsatz von PERT sollten Teams ein Netzdiagramm erstellen, Zeitabschätzungen mit der Drei-Punkte-Methode berechnen und Projektionen während der Arbeit kontinuierlich aktualisieren.
Wie geht es weiter?
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