So erstellst du einen Projektmanagement-Arbeitsablauf: 6 Schritte

• Definieren, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden und welche Abhängigkeiten zwischen ihnen bestehen
• Einzelnen Personen oder Abteilungen für jeden Schritt im Arbeitsablauf die Verantwortung zuweisen

Gut konzipierte Arbeitsabläufe schaffen Klarheit, minimieren Verwirrung und gewährleisten, dass die Arbeit systematisch abgeschlossen wird. Sie bieten eine visuelle Darstellung des gesamten Prozesses, mit deren Hilfe Sie potenzielle Hindernisse erkennen und Aufgabenabhängigkeiten abbilden können. 

Beispiel für einen Projektmanagement-Arbeitsablauf

Hier ist ein Beispiel für eine Art von Arbeitsablauf, dem Sie in Ihren Projekten wahrscheinlich begegnen werden: die Genehmigung von Projektergebnissen.

1. Das Projektteam erstellt das Projektergebnis auf Grundlage der Vorgaben aus dem Briefing und des Projektmanagers.
2. Der Projektmanager prüft das Projektergebnis, um sicherzustellen, dass es die Erwartungen und Standards der Projektbeteiligten und/oder des Kunden erfüllt.
3. Der Projektmanager gibt dem Team Rückmeldung, woraufhin dieses das Projektergebnis aktualisiert, um die Rückmeldung zu berücksichtigen.
4. Der Projektmanager prüft das Projektergebnis erneut, bevor er es an den Kunden oder die Projektbeteiligten sendet.
5. Der Kunde bzw. die Projektbeteiligten prüfen das Projektergebnis und genehmigen es (oder geben gegebenenfalls Rückmeldung).
6. Das Projektteam nimmt die letzten Aktualisierungen vor und bereitet die finalen Dateien vor.

Arten von Arbeitsabläufen

Verschiedene Projektmanagement-Arbeitsabläufe organisieren Aufgaben, Genehmigungen und Abhängigkeiten auf unterschiedliche Weise. Der richtige Ansatz hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet und ob Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen.

• Sequenzielle Arbeitsabläufe: Die Aufgaben folgen einer festen Reihenfolge, wobei jeder Schritt abgeschlossen wird, bevor der nächste beginnt. Beispielsweise durchläuft ein Projektergebnis die Phasen Entwurf, Bearbeitung, Genehmigung und Veröffentlichung.
• Statusbasierte Arbeitsabläufe: Aufgaben wechseln zwischen festgelegten Status wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „In Prüfung“ und „Erledigt“. Wenn Überarbeitungen erforderlich sind, können sie zurückgesetzt werden, wodurch sich dieser Ansatz für iterative Projekte eignet.
• Regelbasierte oder automatisierte Arbeitsabläufe: Aufgaben folgen vordefinierten Bedingungen, die bestimmen, was als Nächstes geschieht. Beispielsweise könnte eine Budgetanfrage, die einen bestimmten Betrag überschreitet, automatisch eine zusätzliche Genehmigung auslösen.
• Parallele Arbeitsabläufe: Mehrere Aufgaben finden gleichzeitig statt, anstatt aufeinander zu warten. Beispielsweise können Designer und Texter an getrennten Bestandteilen einer Kampagne arbeiten, bevor sie ihre Ergebnisse zusammenführen.
• Mehrere Arbeitsabläufe: Mehrere miteinander verbundene Arbeitsabläufe laufen innerhalb desselben Projekts ab, jeweils mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Beispielsweise kann eine Website-Veröffentlichung separate Arbeitsabläufe für Inhalte, Design und Entwicklung umfassen, die sich an gemeinsamen Meilensteinen orientieren.

Projekte kombinieren häufig diese Ansätze, um unterschiedlichen Aufgaben, Teams und Genehmigungsanforderungen gerecht zu werden.

So erstellen Sie Projekt-Arbeitsabläufe in 7 Schritten

Hier sind 7 Schritte zum Erstellen eines Projekt-Arbeitsablaufs.

1. Die Ziele definieren

Wenn Sie die Ziele Ihres Projekts definieren, sollten diese spezifisch und messbar sein. So können Sie den Fortschritt verfolgen und feststellen, ob sich das Projekt auf dem Weg zum Erfolg befindet. Ihre Ziele können konkrete Ergebnisse umfassen, etwa eine vollständig entwickelte Website oder eine fertige Marketingstrategie.

2. Aufgaben identifizieren

Teilen Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben auf. So können Sie sich auf einzelne Komponenten konzentrieren und wichtige Details im Blick behalten. Jede Aufgabe sollte einen festgelegten Beginn und ein Fälligkeitsdatum sowie spezifische Kriterien für den Abschluss haben. Dies hilft, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern und das Projekt planmäßig voranzutreiben.

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3. Verantwortlichkeiten zuweisen

Indem Sie Verantwortlichkeiten zuweisen und Rollen sowie Erwartungen klar kommunizieren, stellen Sie sicher, dass alle ihre Aufgaben verstehen.

Dies fördert die Verantwortlichkeit und verhindert, dass Aufgaben übersehen oder vernachlässigt werden. Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung bestimmter Verantwortlichkeiten auch die Fähigkeiten und Fachkenntnisse der Projektteammitglieder.

4. Aufgaben in eine Reihenfolge bringen

Eine gute Möglichkeit, Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen, sind Flussdiagramm-Tools oder Arbeitsablaufdiagramme wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards. Indem Sie den Arbeitsablauf visualisieren und Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausführen, helfen Sie dem Team, den Arbeitsfluss während des gesamten Projektlebenszyklus aufrechtzuerhalten.

5. Komplexität und Abhängigkeiten berücksichtigen

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung von Zeitplänen für die einzelnen Aufgaben deren Komplexität und Abhängigkeiten und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Dies kann helfen, Verzögerungen zu vermeiden und die pünktliche Lieferung der Projektmeilensteine zu fördern.

Klare Fristen helfen Teammitgliedern, ihre Arbeit zu priorisieren und ihre Zeit effektiv zu verwalten. Software für Prozessabläufe wie ProcessMaker oder eine seiner Alternativen kann dabei unterstützen, indem sie Aufgabenzuweisungen automatisiert, den Fortschritt verfolgt und visuelle Zeitpläne bereitstellt, die es einfacher machen, potenzielle Engpässe zu erkennen und Zeitpläne proaktiv anzupassen.

6. Fortschritt kontinuierlich überwachen

Verfolgen und überwachen Sie den Fortschritt während des gesamten Projekts. So können Sie potenzielle Hindernisse erkennen und auftretende Probleme oder Blockaden umgehend beheben. Sie halten das Projekt im Zeitplan und können schnell reagieren sowie Stakeholder benachrichtigen, wenn es vom Kurs abkommt. Der Einsatz von Software für Projektabläufe kann diesen Prozess durch Echtzeitaktualisierungen, Aufgabenverfolgung und zentralisierte Kommunikation optimieren.

7. Erkenntnisse gewinnen

Planen Sie nach Abschluss des Projekts Zeit ein, um den Arbeitsablauf zu überprüfen und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Wenn Sie sowohl über Erfolge als auch über Schwierigkeiten während des Projekts nachdenken, können Sie notwendige Anpassungen für zukünftige Projekte erkennen und umsetzen. 

Projektmanagement im Vergleich zur Arbeitsablaufverwaltung

Projektmanagement umfasst die umfassende Planung, Durchführung und Lieferung eines Projekts, während sich die Arbeitsablaufverwaltung speziell mit den Prozessen und Aufgaben innerhalb eines Projekts befasst.

Mit anderen Worten: Das Projektmanagement umfasst das „Wer, Was, Wann, Wo und Warum“ eines Projekts, während es bei der Arbeitsablaufverwaltung um das „Wie“ eines Projekts geht – die Prozesse, die das Team bei der Umsetzung des Projektplans leiten.

Aspekt	Projektmanagement	Arbeitsablaufverwaltung
Umfang	Überwacht das gesamte Projekt, von der Planung bis zur Lieferung.	Konzentriert sich darauf, wie einzelne Aufgaben und Prozesse zum Abschluss geführt werden.
Hauptfokus	Verwaltung von Zielen, Budgets, Zeitplänen, Ressourcen und Stakeholdern.	Organisation von Aufgabenfolgen, Zuweisungen, Genehmigungen und Abhängigkeiten.
Zeitraum	Hat typischerweise ein festgelegtes Start- und Enddatum.	Kann projektübergreifend wiederholt oder wiederverwendet werden.
Erfolgskennzahlen	Erreichen der Projektziele innerhalb der vereinbarten Rahmenbedingungen.	Reduzierung von Engpässen, Fehlern und unnötigen Schritten.
Beispiel	Verwaltung eines Projekts zur Neugestaltung einer Website.	Koordination von Inhaltsprüfungen, Designgenehmigungen und Veröffentlichungsaufgaben.

Außerdem gibt es einen Unterschied zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen. Arbeitsabläufe definieren, wie sich Aufgaben durch umfassendere Geschäftsprozesse bewegen – entweder nacheinander, parallel oder nach bestimmten Regeln.

Arbeitsabläufe verwalten

Hier sind einige­ hilfreiche Tipps für ein effektives Workflow-Management:

1. Klare Kommunikation

Um digitale Workflows effektiv zu verwalten, sollten Sie klare Kommunikation priorisieren. Teilen Sie re­gelmäßig Updates mit Teammitglie­dern und Stakeholdern, damit alle informiert bleiben und das Risiko von Missverständnissen minimiert wird. Gehen Sie Bedenken oder Problemen umgehend nach, um sie zu entschärfen und ein positives Arbeitsumfe­ld zu fördern.

2. Dele­gieren

Übertragen Sie Aufgaben, die andere erledigen können, damit Sie sich auf wichtigere Tätigkeiten im Projektmanagement auf höherer Ebene konzentrieren können, etwa strategische Planung und Ressourcenzuweisung. Außerdem erhalten Teammitglieder dadurch die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen, was zu gesteigerter Produktivität und höherer Arbeitszufriedenheit führt.

3. Wiederke­hrende Aufgaben automatisieren 

Automatisierung schafft Zeit für wichtigere oder komplexere Aufgaben, reduziert das Fehlerrisiko und steigert die allgemeine Workflow-Effizienz. Es gibt unzählige technologie­basierte Lösungen für die Workflow-Automatisierung – lesen Sie hier mehr über die Vorteile der Workflow-Automatisierung.

4. Technologie nutzen

Workflow-Management-Software wurde entwickelt, um Ihre täglichen Geschäftsabläufe durch die Automatisierung von Aufgaben und die Optimierung von Prozessen zu verbessern (und auch durch die Optimierung mithilfe von KI). Softwarelösungen eignen sich ideal, um wiederholbare Prozesse zu optimieren (z. B. die Einarbeitung von Mitarbeitenden oder Genehmigungs-Workflows). Dadurch können Sie sicherstellen, dass Aufgaben pünktlich und effizient erledigt werden.

Diese Tools können zusammen mit Ihrer Projektmanagement-Software eingesetzt werden. Auch andere Tools in Ihrem Technologie-Stack verfügen möglicherweise bereits über Funktionen zur Verwaltung von Workflows.

5. Fortschritt überwachen

Um sicherzustellen, dass Ihr Workflow planmäßig verläuft und mit den Zielen des Projekts übereinstimmt, sollten Sie den Fortschritt re­gelmäßig überprüfen. Durch die kontinuierliche Überwachung von Aufgaben können Sie potenzielle Probleme oder Engpässe erkennen und korrigierende Maßnahmen ergreifen. Die Einbindung einer Workflow-Analyse in diesen Prozess kann Ihnen außerdem dabei helfen zu bewerten, wie gut jede Phase funktioniert und ob der gesamte Ablauf die Projektziele unterstützt.

Führen Sie häufige Abstimmungen mit Ihren Te­ammitgliedern durch und nutzen Sie die Zeit, um Herausforderungen anzusprechen, Lösungen zu entwickeln und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dieser proaktive Ansatz hilft, eine Eskalation von Proble­men zu verhindern.

Wie helfen effektive Workflows bei der Verwaltung von Projekten?

Effektive Workflows erleichtern die Verwaltung von Projekten, indem sie Verantwortlichkeiten klären, die Koordination verbessern und dafür sorgen, dass Aufgaben bis zum Abschluss voranschreiten. So unterstützen sie Ihr tägliches Projektmanagement:

• Projektqualität verbessern: Integrierte Prüf- und Genehmigungsphasen helfen Ihnen, Fehler frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass Ergebnisse die Erwartungen der Stakeholder erfüllen, bevor sie weitergeleitet werden.
• Verantwortlichkeit erhöhen: Klar zugewiesene Aufgaben und Verantwortlichkeiten helfen Ihnen, Zuständigkeiten nachzuverfolgen, ausstehende Arbeiten nachzuverfolgen und zu verhindern, dass wichtige Ergebnisse übersehen werden.
• Engpässe reduzieren: Die Abbildung von Aufgabenabhängigkeiten und Genehmigungsschritten hilft Ihnen, potenzielle Verzögerungen zu erkennen, Arbeitslasten neu zu verteilen und Projekte im Zeitplan zu halten.
• Teamproduktivität verbessern: Durch das Entfernen unnötiger Schritte und wiederkehrender Aufgaben erhalten Teammitglieder mehr Zeit, sich auf die Fertigstellung von Ergebnissen und das Erreichen von Projektzielen zu konzentrieren.

Zusammengenommen verschaffen Ihnen diese Vorteile einen besseren Überblick über den Projektfortschritt und helfen Ihnen, Probleme zu beheben, bevor sie sich auf Fristen oder die Qualität der Ergebnisse auswirken.

5 bewährte Vorgehensweisen für das Workflow-Management von Projekten

Hier sind 5 bewährte Vorgehensweisen für Workflows im Projektmanagement.

• Erstelle einen gut definierten Plan. Lege den Umfang, die Ziele, Projektphasen und Ressourcen des Projekts klar fest (es kann hilfreich sein, mit einer Vorlage für das Projektmanagement zu beginnen). Mit einer soliden Workflow-Planung hat das Team einen Überblick über den Workflow und darüber, was wann bearbeitet werden muss.
• Kommuniziere regelmäßig mit den Stakeholdern. Halte die Stakeholder darüber auf dem Laufenden, an welcher Stelle sie im Workflow benötigt werden (z. B. für Genehmigungen), und informiere sie über den Projektstatus. Beziehe sie bei Bedarf in die Entscheidungsfindung ein. So baust du Vertrauen auf und kannst Erwartungen besser managen.
• Schaffe eine Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit fördert, indem du offene Kommunikation, den Austausch von Ideen und Teamarbeit unterstützt. Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit hilft dem Team, auf vielfältige Fachkenntnisse und Perspektiven zurückzugreifen. Das ist besonders wichtig bei Workflows für Kreativteams.
• Bewerte deinen Workflow kontinuierlich. Identifiziere Verbesserungsmöglichkeiten und nimm das Feedback von Teammitgliedern und Stakeholdern auf. Nimm notwendige Anpassungen vor, damit Teammitglieder Aufgaben effizienter erledigen können. Dieser Zyklus aus kontinuierlichem Feedback trägt zu agileren Workflows bei.
• Feiere Meilensteine! Würdige und feiere Meilensteine und Erfolge in deinem Team. Das stärkt die Moral und hält die Teammitglieder auch während anstrengender Sprints motiviert.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt-Workflow und einem Projektplan?

Ein Projektplan beschreibt die Ziele, den Umfang, den Zeitplan, die Ressourcen und die Ergebnisse des Projekts. Ein Projekt-Workflow legt fest, wie einzelne Aufgaben von einer Phase in die nächste übergehen, einschließlich Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Genehmigungen. Der Plan legt fest, was geschehen muss, während Workflows Teams bei der Umsetzung der Arbeit unterstützen.

Wie misst du die Effektivität eines Projekt-Workflows?

Verfolge Kennzahlen wie die Bearbeitungszeit von Aufgaben, Verzögerungen bei Genehmigungen, verpasste Fristen und die Anzahl erforderlicher Überarbeitungen. Vergleiche diese Ergebnisse im Zeitverlauf, um Engpässe zu erkennen und festzustellen, ob Änderungen am Workflow die Effizienz verbessern.

Brauchst du Software zur Verwaltung von Projekt-Workflows?

Nicht unbedingt. Kleine Teams können einfache Workflows mithilfe gemeinsam genutzter Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Kanban-Boards verwalten. Mit zunehmender Komplexität von Projekten wird Software zur Workflow-Verwaltung jedoch nützlicher, insbesondere wenn Teams automatisierte Erinnerungen, Aufgabenabhängigkeiten, die Nachverfolgung von Genehmigungen und Echtzeit-Updates zum Fortschritt benötigen.

Wie oft solltest du Projekt-Workflows überprüfen und aktualisieren?

Überprüfe Workflows nach wichtigen Meilensteinen, zum Projektabschluss oder immer dann, wenn wiederholt Verzögerungen und Engpässe auftreten. Hole Feedback von Teammitgliedern ein und passe unnötige Schritte, Verantwortlichkeiten oder Genehmigungsprozesse an, damit die Workflows weiterhin auf die Anforderungen des Projekts abgestimmt sind.

Wie geht es weiter?

Ein gut definierter Workflow kann Geschäftsprozesse optimieren, Fehler minimieren und das Ressourcenmanagement sowie die Effizienz verbessern. Lerne mit diesen von Experten geleiteten Workflow-Kursen, wie du das Workflow-Management meisterst.

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