Wie Sie einen Projektmanagement-Workflow erstellen: 6 Schritte
Das Geheimrezept eines Projekts: Effiziente Workflows helfen Ihnen, Projekte auf Kurs zu halten, Verzögerungen zu vermeiden, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Abhängigkeiten zu managen sowie Überschreitungen von Fristen, Budgets und Umfang zu verhindern.
Anatomie eines Workflows: Ein gut strukturierter Workflow definiert die Reihenfolge und Abhängigkeiten von Aufgaben und weist Verantwortlichkeiten zu, um Missverständnisse zu minimieren und einen systematischen, geordneten Projektabschluss zu ermöglichen.
Die richtige Software verwenden: Workflow-Management-Software hilft Ihnen, die Effizienz Ihres Projekts zu steigern, indem sie unnötige Aufgaben reduziert, das Team zur Verantwortung zieht und das Risiko von Aufgabenlähmung verringert.
Wenn Ihre Projekte den Zeitplan, das Budget oder den festgelegten Umfang überschreiten, liegt das Problem möglicherweise an ineffizienten Projektmanagement-Workflows.
Workflows organisieren und umreißen die Aufgaben, die zur Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind, und Workflow-Management-Software kann Ihnen helfen, diese zu verbessern. Erfahren Sie, wie Sie einen effektiven Workflow erstellen, damit Ihr Team sich auf die Lieferung von Ergebnissen konzentrieren und Aufgabenlähmung vermeiden kann.
Was ist ein Projektmanagement-Workflow?
Ein Projektmanagement-Workflow besteht aus miteinander verbundenen Schritten, die festlegen, wie die Arbeit erledigt werden soll. Ein Workflow sollte:
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- Die Reihenfolge der Aufgaben und deren Abhängigkeiten festlegen
- Verantwortlichkeiten für jeden Schritt im Workflow an Personen oder Abteilungen zuweisen
Gut gestaltete Workflow-Prozesse schaffen Klarheit, minimieren Verwirrung und sorgen für eine systematische Aufgabenerledigung. Sie bieten eine visuelle Darstellung des gesamten Prozesses, mit der Sie mögliche Hindernisse erkennen und Abhängigkeiten der Aufgaben abbilden können.
Hier ist ein Beispiel für eine Art von Workflow, dem Sie in Ihren Projekten wahrscheinlich begegnen werden: Genehmigung von Projektergebnissen.
- Das Projektteam erstellt das Ergebnis unter Verwendung der Vorgaben aus dem Briefing und dem Projektmanager.
- Der Projektmanager prüft das Ergebnis, um sicherzustellen, dass es die Erwartungen und Standards der Projektbeteiligten und/oder des Kunden erfüllt.
- Der Projektmanager gibt dem Team Rückmeldung, woraufhin das Team entsprechende Anpassungen vornimmt.
- Der Projektmanager prüft das Ergebnis erneut, bevor er es an Kunden oder Stakeholder weiterleitet.
- Der Kunde/die Stakeholder überprüfen das Ergebnis und genehmigen es (oder geben gegebenenfalls Feedback).
- Das Projektteam nimmt letzte Anpassungen vor und bereitet die finalen Dateien vor.
Vorteile von Projektmanagement-Workflows
Hier sind einige Vorteile, die ein effizienter Projektmanagement-Workflow bietet:
- Verbesserte Projektqualität: Projektmanagement-Workflows enthalten Phasen für Freigaben und Qualitätskontrollen, sodass jedes vom Team erstellte Ergebnis dem höchstmöglichen Standard entsprechen kann.
- Mehr Verantwortung und Eigeninitiative: Mit einem klaren Workflow kann jedes Teammitglied sehen, für welche Aufgaben es verantwortlich ist und woran andere Teammitglieder arbeiten. Deliverables und Aufgaben werden seltener übersehen, und die Teammitglieder sind befähigt, die Arbeit voranzubringen.
- Weniger Engpässe: Wenn Sie Ihren Workflow erstellen, überlegen Sie im Vorfeld, wo es zu Engpässen kommen könnte (z. B. wenn Designfreigaben bei einem leitenden Designer hängenbleiben) und bauen Sie Schritte ein, um diese zu entschärfen (z. B. weitere Freigabepersonen für das Design).
- Höhere Produktivität: Unnötige Schritte oder Prozesse im Workflow können gestrichen werden, damit sich Ihr Team auf die eigentliche Arbeit konzentriert, was die Produktivität steigert.
So erstellen Sie Projekt-Workflows in 7 Schritten
Hier sind 7 Schritte, um einen Projekt-Workflow zu erstellen.
1. Ziele festlegen
Wenn Sie die Ziele Ihres Projekts festlegen, sollten diese spezifisch und messbar sein. So können Sie den Fortschritt verfolgen und feststellen, ob das Projekt auf Erfolgskurs ist. Ihre Ziele können greifbare Ergebnisse beinhalten, wie beispielsweise eine komplett entwickelte Website oder eine ausgearbeitete Marketingstrategie.
2. Aufgaben identifizieren
Teilen Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben auf. So können Sie sich auf einzelne Komponenten konzentrieren und wichtige Details im Blick behalten. Jede Aufgabe sollte einen definierten Startpunkt und ein Fälligkeitsdatum sowie spezifische Abschlusskriterien haben. Das hilft dabei, Scope Creep zu vermeiden und das Projekt auf Kurs zu halten.
3. Verantwortlichkeiten zuweisen
Indem Sie Verantwortlichkeiten zuweisen und Rollen sowie Erwartungen klar kommunizieren, stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgaben versteht.
Dies fördert Verantwortungsbewusstsein und verhindert, dass Aufgaben übersehen oder vernachlässigt werden. Vergessen Sie nicht, die Fähigkeiten und das Fachwissen der Projektteammitglieder zu berücksichtigen, wenn Sie spezifische Verantwortlichkeiten zuweisen.
4. Aufgaben sequenzieren
Eine hervorragende Methode zur Reihenfolgeplanung von Aufgaben sind Flussdiagramm-Tools oder Workflow-Diagramme, wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards. Durch Visualisierung des Arbeitsflusses und das Ausführen von Aufgaben in der richtigen Reihenfolge helfen Sie dem Team, den Arbeitsfluss während des gesamten Projektlebenszyklus aufrechtzuerhalten.
5. Komplexität und Abhängigkeiten berücksichtigen
Während Sie Zeitpläne für jede Aufgabe festlegen, berücksichtigen Sie deren Komplexität und Abhängigkeiten und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Dies kann helfen, Verzögerungen zu vermeiden und die fristgerechte Lieferung der Projektmeilensteine zu fördern.
Klare Termine helfen Teammitgliedern, ihre Arbeit zu priorisieren und ihre Zeit effektiv zu managen. Prozess-Workflow-Software, wie ProcessMaker oder einer seiner Alternativen, kann unterstützen, indem Aufgaben automatisiert zugewiesen, Fortschritte nachverfolgt und visuelle Zeitpläne bereitgestellt werden, die es erleichtern, potenzielle Engpässe zu erkennen und Zeitpläne proaktiv anzupassen.
6. Fortschritt kontinuierlich überwachen
Überwachen und verfolgen Sie den Fortschritt während des gesamten Projekts. Das hilft Ihnen, mögliche Hindernisse zu erkennen und auftretende Probleme oder Blockaden sofort anzugehen. Sie halten das Projekt im Zeitplan und können schnell reagieren und Interessengruppen informieren, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Die Nutzung von Projekt-Workflow-Software kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie Echtzeit-Updates, Aufgabenverfolgung und zentrale Kommunikation bereitstellt.
7. Erkenntnisse gewinnen
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, nehmen Sie sich Zeit, um den Workflow zu überprüfen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Die Reflexion über Erfolge und Herausforderungen während des Projekts ermöglicht es Ihnen, notwendige Anpassungen für zukünftige Projekte zu erkennen und umzusetzen.
Projektmanagement vs. Workflow-Management
Projektmanagement umfasst die umfassende Planung, Durchführung und Lieferung eines Projekts, während sich das Workflow-Management speziell mit den Prozessen und Aufgaben innerhalb eines Projekts beschäftigt.
Mit anderen Worten: Projektmanagement befasst sich mit den Fragen „wer, was, wann, wo und warum“ eines Projekts, während es beim Workflow-Management um das „wie“ – also die Prozesse, die das Team leiten, um den Projektplan umzusetzen – geht.
Es gibt zudem einen Unterschied zwischen Workflows und Prozessen. Workflows sind die spezifischen, aufeinanderfolgenden Aufgaben innerhalb übergeordneter Geschäftsprozesse, die dazu beitragen, Unternehmensziele zu erreichen.
Wie man Workflows managt
Hier sind einige hilfreiche Tipps für effektives Workflow-Management:
1. Klare Kommunikation
Um digitale Workflows effektiv zu steuern, sollten Sie klare Kommunikation zur Priorität machen. Teilen Sie regelmäßige Updates mit Teammitgliedern und Stakeholdern, damit alle informiert sind und das Risiko von Missverständnissen minimiert wird. Gehen Sie auftretende Bedenken oder Probleme umgehend an, um sie zu entschärfen, und fördern Sie so ein positives Arbeitsumfeld.
2. Delegieren
Delegieren Sie Aufgaben, die andere übernehmen können, damit Sie sich auf übergeordnete Projektmanagement-Tätigkeiten wie strategische Planung und Ressourcenzuteilung konzentrieren können. Außerdem bietet dies Teammitgliedern die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen, was zu höherer Produktivität und Arbeitszufriedenheit führt.
3. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Automatisierung schafft Freiräume für wichtigere oder komplexere Aufgaben, verringert das Fehlerrisiko und steigert insgesamt die Workflow-Effizienz. Es gibt zahlreiche technikbasierte Lösungen zur Workflow-Automatisierung – lesen Sie hier mehr über die Vorteile der Workflow-Automatisierung.
4. Technologie einsetzen
Workflow-Management-Software ist darauf ausgelegt, Ihre täglichen Geschäftsabläufe zu verbessern, indem sie Aufgaben automatisiert und Prozesse optimiert (und per KI optimiert werden kann). Softwarelösungen eignen sich ideal zum Automatisieren wiederkehrender Prozesse (z.B. Mitarbeiter-Onboarding oder Genehmigungs-Workflows), sodass Sie sicherstellen können, dass Aufgaben pünktlich und effizient erledigt werden.
Diese Tools lassen sich gemeinsam mit Ihrer Projektmanagement-Software nutzen, und weitere Tools in Ihrem Software-Stack könnten bereits Funktionen für das Workflow-Management beinhalten.
5. Fortschritt überwachen
Um sicherzustellen, dass Ihr Workflow auf Kurs ist und den Projektzielen entspricht, sollten Sie den Fortschritt regelmäßig bewerten. Das kontinuierliche Überwachen von Aufgaben ermöglicht es, potenzielle Probleme oder Engpässe frühzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern. Die Integration einer Workflow-Analyse kann Ihnen zusätzlich dabei helfen, die Leistungsfähigkeit der einzelnen Phasen und den Beitrag des Workflows zu den Projektzielen zu überprüfen.
Halten Sie regelmäßige Check-ins mit Ihren Team-Mitgliedern ab und nutzen Sie die Zeit, um Herausforderungen anzusprechen, gemeinsam Lösungen zu entwickeln und Anpassungen vorzunehmen. Dieser proaktive Ansatz hilft, Problemen vorzubeugen, bevor sie größer werden.
5 Best Practices für Workflow-Management im Projekt
Hier sind 5 bewährte Methoden für effektive Projektmanagement-Workflows.
- Erstellen Sie einen klar definierten Plan. Skizzieren Sie eindeutig den Umfang, die Ziele, die Projektphasen und die Ressourcen (es kann hilfreich sein, mit einer Projektmanagement-Vorlage zu starten). Mit einem soliden Plan erhält das Team einen Überblick über den Workflow und weiß, wann was zu tun ist.
- Regelmäßige Kommunikation mit Stakeholdern. Halten Sie Stakeholder darüber informiert, wann und wo sie im Workflow gebraucht werden (z.B. für Freigaben) und über den Projektstatus. Binden Sie sie in wichtige Entscheidungen ein, wenn nötig. Das schafft Vertrauen und hilft, Erwartungshaltungen zu steuern.
- Fördern Sie ein Arbeitsumfeld, in dem Zusammenarbeit durch offene Kommunikation, Ideenaustausch und Teamwork gelebt wird. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit hilft dem Team, unterschiedliche Fachkenntnisse und Perspektiven zu nutzen. Das ist besonders wichtig für kreative Workflows.
- Überprüfen Sie Ihren Workflow kontinuierlich. Ermitteln Sie Verbesserungsmöglichkeiten und nehmen Sie Feedback von Team-Mitgliedern und Stakeholdern an. Passen Sie erforderliche Abläufe an, damit Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden können. Dieser permanente Verbesserungsprozess fördert agilere Workflows.
- Feiern Sie Meilensteine! Erkennen und feiern Sie Meilensteine und Erfolge innerhalb Ihres Teams. Das hebt die Stimmung im Team und motiviert während anspruchsvoller Sprints.
Wie geht es weiter?
Ein gut definierter Workflow kann Geschäftsprozesse optimieren, Fehler minimieren und Ressourcenmanagement und Effizienz steigern. Erfahren Sie in diesen Praxis-Kursen, wie Sie Workflow-Management meistern: Expertengeleitete Workflow-Kurse.
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