Der ultimative Leitfaden zur Integration von Arbeitsabläufen im Jahr 2026

Sie ist der Superheld, den wir brauchen, und stürzt sich auf einen unserer größten zeitraubenden Gegner: den Mangel an Zentralisierung und reibungslosen Abläufen zwischen unseren Projektmanagement-Tools. 

Mit Workflow-Integrationssoftware können wir uns von der mühsamen Aufgabe verabschieden, zwischen Programmen hin- und herzuwechseln und Aufgaben oder Dokumente redundant manuell zu aktualisieren.

Es geht darum, weniger repetitive Aufgaben zu erledigen und mehr Automatisierungstools zu nutzen, um Ihre Projektmanagement-Workflow-Prozesse zu optimieren und so eine reibungslosere, kollaborativere Erfahrung zu ermöglichen. 

Warum ist Workflow-Integration wichtig?

Workflow-Integration ist entscheidend, weil sie Ihnen die Werkzeuge an die Hand gibt, um die betriebliche Effizienz zu steigern, die Prozessautomatisierung voranzutreiben, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Teams die Dateneingabe in verschiedenen Systemen zu ersparen.

Workflow-Integration:

• Optimiert die Kommunikation, indem Datensilos aufgebrochen werden und Daten effizient abgerufen und genutzt werden können.
• Steigert die Auslastung der Mitarbeitenden, indem redundante Aufgaben entfernt, Prozesse optimiert und menschliche Fehler reduziert werden.
• Liefert Echtzeit-Einblicke in Projekte für strategische Entscheidungen und die Beseitigung von Engpässen durch verbesserte Datenflüsse.
• Verbessert das Kundenerlebnis durch effizientes Auftragsmanagement, personalisierte Interaktionen und Echtzeitbenachrichtigungen über Software zur Prozessautomatisierung oder ein CRM. 
• Fördert Agilität und ermöglicht eine flexible Anpassung sowie betriebliche Effizienz, die die Expansion in neue Märkte unterstützt.
• Unterstützt datengestützte Entscheidungen durch konsistente Daten und nahtlose Workflows in Ihrem gesamten Ökosystem für eine präzise Berichterstattung.
• Gewährleistet Datensicherheit durch standardisierte Prozesse und reduziert durch individuelle Integrationen das Risiko von Datenschutzverletzungen.
• Senkt Kosten durch die Optimierung von Prozessen und Workflow-Automatisierungssoftware, wodurch Ressourcen für wertschöpfende Aktivitäten frei werden.
• Verbessert die Mitarbeitererfahrung, indem redundante Aufgaben reduziert und Informationen zentral zugänglich gemacht werden.
• Steigert die Effizienz, indem Produktivität erhöht sowie Qualität und Geschwindigkeit über menschliche Fähigkeiten hinaus verbessert werden. 
• Fördert Innovationen durch den Einsatz generativer KI – der ultimativen Produktivitätsabkürzung.
• Erhöht die Erfolgsquote bei der Gewinnung neuer Kunden, wenn Workflow-Integrationen Kunden direkt unterstützen.

Beispiele für Workflow-Integration

Ich führe Sie durch diese praxisnahen Workflow-Beispiele aus den Bereichen Marketingautomatisierung und digitale Transformation. 

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

Marketingautomatisierung entlang der Kundenreise

Marketingteams können Workflow-Apps nutzen, um die Kundenreise zu automatisieren. Dadurch können Teams besser eingesetzt werden, da sie sich auf weniger redundante, komplexere und wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren. Tools wie HubSpot, Marketo und Pardot helfen dabei, den Zeit- und Geldaufwand für repetitive Aufgaben zu reduzieren. 

So kann ein Unternehmen Workflow-Integration auf hoher Ebene einsetzen, um die Kundenreise zu automatisieren:

• Auswahl des Tools oder der Plattform: Wählen Sie ein CRM-Tool oder ein Tool für die Vertriebszusammenarbeit aus und implementieren Sie es. Es sollte Funktionen für Segmentierung, E-Mail, soziale Inhalte, Lead-Management sowie Analysen und Berichte umfassen.
• Lead-Erfassung: Synchronisieren Sie Leads aus verschiedenen Kanälen mit dem CRM-System.
• Segmentierung: Nutzen Sie CRM-Tools, um Leads nach Interaktion, demografischen Merkmalen und ähnlichen Kriterien zu kategorisieren.
• E-Mail-Marketing: Synchronisieren Sie segmentierte Leads mit E-Mail-Plattformen für zielgerichtete Kampagnen.
• Soziale Medien: Laden Sie Inhalte einmal hoch, um sie gleichzeitig über mehrere Kanäle zu veröffentlichen.
• Lead-Pflege und Konversionen: Automatisieren Sie die Bewegung engagierter Leads durch den Verkaufstrichter.
• Analysen und Berichte: Verfolgen Sie Leistungskennzahlen und erstellen Sie Berichte, um die Wirksamkeit von Kampagnen zu messen.

Digitale Transformation

Unternehmen nutzen die Möglichkeiten cloudbasierter Tools, um Kommunikation, Geschäftsprozessmanagement und Projektmanagement für hybride und remote arbeitende Teams zu vereinfachen, die unterschiedliche Anwendungen verwenden. 

Es gibt ein ganzes Universum integrationsfreundlicher Cloud-Tools für das Projektmanagement, wobei Asana, Monday.com und Trello führend sind. Es gibt sogar Projektmanagementsoftware, die sich in Microsoft Teams oder Zoom integrieren lässt und die Zusammenarbeit noch einfacher macht.

Hier ist ein übergeordneter Ansatz, wie eine Organisation Workflow-Integration einführen kann, um die digitale Transformation für remote arbeitende Teams voranzutreiben:

• Projektmanagement: Wählen Sie ein Tool, das die individuellen Bedürfnisse und Ziele der Teammitglieder, die Automatisierung von Aufgaben und die Integration unterstützt.
• Dokumentenzusammenarbeit: Integrieren Sie einen cloudbasierten Dokumenten-Workflow-Dienst wie Google Drive oder Dropbox in das Projektmanagement-Tool, um Echtzeit-Zusammenarbeit, Onboarding, Bearbeitungskontrolle und Versionsverwaltung zu ermöglichen, und berücksichtigen Sie dabei die Sicherheitsbeschränkungen.
• Sicherheit: Implementieren Sie Sicherheitsprotokolle, um vertrauliche Informationen zu schützen.
• Kommunikation: Nutzen Sie integrierte Tools wie Asana und Microsoft Teams für die sofortige Zusammenarbeit und den Dateiaustausch.

Nachteile der Workflow-Integration

Obwohl die Workflow-Integration in vielerlei Hinsicht bemerkenswert ist, gibt es weiterhin Probleme. Während der Implementierung kann sie manchmal zu anfänglichen Beeinträchtigungen der Abläufe führen, und sicherzustellen, dass alle Systeme für eine nahtlose Integration reibungslos zusammenspielen, ist eine Herausforderung.

Hier sind einige weitere Nachteile:

• Auswirkungen auf Arbeitsplätze mit niedrigem Lohn: Generative KI, die Teil der Workflow-Integration ist, könnte fast 10 % der Aufgaben in den USA automatisieren und Arbeitsplätze mit niedrigem Lohn (unter 38.000 $) am stärksten beeinträchtigen.
• Fehlende Abstimmung und Konflikte: Bemühungen zur Integration von Workflows können aufgrund nicht abgestimmter Teams, kultureller Konflikte, langsamer Integration, Beeinträchtigungen für Kunden, fehlender Wertschöpfung oder verpasster Transformationsmöglichkeiten scheitern.
• Informationsmanagement: Geschäftsanwender, die RPA- und Low-Code-/No-Code-Apps einsetzen, benötigen möglicherweise mehr als Unterstützung durch die IT-Abteilung. Aufgrund mangelnder Kenntnisse über Datensätze besteht das Risiko eines unsachgemäßen Umgangs mit Informationen.
• Automatisierung versus Mensch: Automatisierung, einschließlich Workflow-Integration, ist nicht immer die beste Lösung und kann weder Systemausfälle kompensieren noch den Austausch von Systemen verzögern.

Methoden der Workflow-Integration

Ich habe APIs bereits als Teil der Definition von Workflow-Integrationen erwähnt. Es gibt jedoch mehrere Methoden, mit denen Sie Informationen zwischen Systemen austauschen können. Hier sind die Arten von Workflow-Integrationen, die von Softwaretools angeboten werden:

Integrierte oder systemeigene Integrationen (im Produkt enthalten)

Hierbei handelt es sich um vorkonfigurierte Verbindungen zu anderen Tools, die vom Anbieter der Software, die Sie erwerben, entwickelt wurden. Diese Integrationen sind standardmäßig enthalten und umfassen normalerweise weitere Produkte desselben Anbieters oder beliebte Tools. Sie finden sie im Integrationsbereich der meisten Softwareprodukte.

API-Integrationen (flexibler, aber teurer)

APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen es Ihnen, verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden und so den Datenaustausch zu erleichtern. Diese Methode bietet Flexibilität und Kontrolle und ermöglicht es Ihnen, komplexe Integrationen zu erstellen, die auf individuelle Anforderungen zugeschnitten sind. Die Implementierung API-basierter Integrationen erfordert jedoch häufig umfassende Entwicklungskenntnisse und Ressourcen. Daher erfordert die Integration mit dieser Methode ein Entwicklungsteam oder einen Freelancer, der Sie unterstützen kann.

Integrationen von Drittanbietern (weniger flexibel, aber schneller)

Hierbei handelt es sich um Integrationen, die Sie in einer Low-Code- oder No-Code-Umgebung erstellen können und die dabei helfen, Verbindungen zu externen Anwendungen herzustellen, die möglicherweise nicht in den nativen Integrationen eines Produkts enthalten sind. Einige Beispiele für diese Konnektoren von Drittanbietern sind Make und Zapier. Diese iPaaS-Lösungen ermöglichen es Ihnen, Integrationen über visuelle Benutzeroberflächen zu erstellen, wodurch der Bedarf an herkömmlicher Programmierung minimiert oder beseitigt wird. Dieser Ansatz beschleunigt die Entwicklungszeit, senkt die Kosten und eignet sich hervorragend für technisch nicht versierte Benutzer.

So integrieren Sie Workflows

Hier finden Sie einige konkrete, praktische und umsetzbare Schritte sowie die Ressourcen und Tools, die Sie zur Integration von Workflows benötigen. 

1. Manuelle und ineffiziente Workflows erkennen: Beginnen Sie damit, Workflows mit manuellen Aufgaben oder Ineffizienzen zu identifizieren, die sich für eine Automatisierung oder Verbesserung eignen.
2. Beteiligte Personen und Tools identifizieren: Ermitteln Sie die beteiligten Stakeholder, Abteilungen und Tools, um den Umfang und die Integrationsanforderungen zu verstehen.
3. Workflow durch ein Tool oder eine Integration ersetzen: Entscheiden Sie sich für die am besten geeigneten Tools oder Integrationslösungen, um manuelle Workflows zu ersetzen. Achten Sie dabei darauf, dass diese mit den Geschäftszielen übereinstimmen und skalierbar sind.
4. Workflow-Automatisierung implementieren: Nutzen Sie integrierte Funktionen, API-Integrationen oder Tools von Drittanbietern, um Workflows zu automatisieren, Prozesse zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
5. Feedback des Teams einholen und die Auswirkungen messen: Bitten Sie Teammitglieder um Feedback und messen Sie die Auswirkungen der Integration auf wichtige Kennzahlen wie Produktivität, Bearbeitungszeit und Kundenzufriedenheit.
6. Kontinuierlich weiterentwickeln: Verfeinern Sie Ihre iterativen Workflows regelmäßig auf Grundlage von Feedback, sich verändernden Geschäftsanforderungen und technologischen Fortschritten, um langfristig eine optimale Effizienz und Effektivität zu gewährleisten.

Häufige Herausforderungen und Missverständnisse

Es ist leicht, von unseren Annahmen und Verhaltensmustern überrascht zu werden. Finden Sie Schutzmaßnahmen, die Sie dabei unterstützen, sich selbst zur Verantwortung zu ziehen und diese Herausforderungen und Missverständnisse bei der Integration von Workflows zu vermeiden:

• Den für das Lernen erforderlichen Zeitaufwand ungenau einschätzen
• In Aufgaben oder Funktionen investieren, die außerhalb des Umfangs liegen oder keinen Bezug zu den Aufgaben und Pflichten haben
• Die Bereitschaft der Unternehmenskultur für Veränderungen überschätzen
• Veränderungen einführen, bevor Klarheit über bestehende Prozesse und Systeme gewonnen wurde
• Sich von einer Fülle an Funktionen ablenken lassen, anstatt mit dem minimal funktionsfähigen Produkt zu beginnen

Tools für die Workflow-Integration

Stellen Sie sich einen Zauberstab vor, der mühelos die Systeme, Anwendungen und Datenquellen Ihres Unternehmens miteinander verknüpft. Genau das leistet Workflow-Management-Software. 

Hier finden Sie einige weitere Tools und Kniffe, die Sie nutzen können:

• Entdecken Sie Software für Workflow-Diagramme und Tools zur Geschäftsprozessmodellierung wie Miro und LucidChart (mehr über die Vorteile von BPM-Software erfahren Sie hier)
• IFTTT (If This, Then That) ist ein kostenloser Webdienst, der Sie bei der Verarbeitung von Aussagen unterstützt, um Informationen über mögliche Entscheidungsergebnisse zu gewinnen
• Nintex ist ein hervorragendes Tool für das Workflow-Design mit Drag-and-drop-Funktionen für die Prozessmodellierung
• Die Software Workato unterstützt Teams bei komplexen Prozessen und begleitet sie unterstützend durch die Integration

Hier sind einige weitere Tools für das Workflow-Management, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. monday AI Workspace — Am besten für KI-gestützte Risikoidentifikation
2. 2. Wrike — Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder zu verbinden
3. 3. Moxo — Am besten geeignet für sichere Kunden-Kollaborationsportale
4. 4. Productive — Am besten geeignet für Agenturmanagement
5. 5. Screendragon — Am besten für komplexe Workflow-Automatisierung und Freigaben
6. 6. Qntrl — Am besten für Workflow-Orchestrierung
7. 7. Quickbase — Am besten geeignet für dynamisches Arbeitsmanagement
8. 8. Celigo — Am besten mit über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren
9. 9. Kissflow — Am besten geeignet für Workflow-Vorlagen
10. 10. TrailHQ — Am besten für KI-gestützte Automatisierung von Arbeitsabläufen geeignet

Bewährte Methoden für die Integration von Arbeitsabläufen

Die Integration von Arbeitsabläufen ist nicht nur ein Werkzeug, sondern bildet den Kern der digitalen Geschäftstransformation. Sie optimiert Abläufe, steigert die Effizienz und fördert Innovationen. Befolgen Sie diese bewährten Methoden, um den größtmöglichen Nutzen aus der Integration von Arbeitsabläufen zu ziehen:

• Setzen Sie klare Ziele: Machen Sie sich bewusst, was Sie von Ihrer Integration erwarten. Klarheit unterstützt Sie bei Ihren Entscheidungen und stellt sicher, dass die Integration auf Ihre Geschäftsziele abgestimmt ist.
• Stellen Sie den Benutzer in den Mittelpunkt: Entwickeln Sie Ihre Integration mit Blick auf die Benutzer. Überlegen Sie, wie sie sich auf deren Arbeitsablauf auswirkt, und streben Sie danach, ihre Erfahrung zu verbessern.
• Testen Sie gründlich: Gehen Sie erst nach dem Testen live. Stellen Sie sicher, dass Ihre Integration wie erwartet funktioniert.
• Verwalten Sie Ihre Daten: Implementieren Sie eine robuste Datenverwaltung, um die Sicherheit und Genauigkeit der Daten zu gewährleisten.
• Planen Sie für Fehler: Rechnen Sie mit Fehlern und bereiten Sie eine Strategie für deren Behebung vor.
• Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihre Integration alle relevanten Sicherheitsstandards und Vorschriften erfüllt.
• Dokumentieren Sie alles: Dokumentieren Sie Ihren Arbeitsablauf und führen Sie detailliert Buch über Ihre Integrationsprozesse, um Probleme zu beheben und zukünftige Verbesserungen zu ermöglichen.
• Überwachen Sie die Leistung: Behalten Sie die Leistung Ihrer Integration im Blick, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefert.

Erhalten Sie weitere Einblicke in die Verwaltung von Arbeitsabläufen

Möchten Sie sich mit anderen digitalen Projektmanagern vernetzen, um Ressourcen und bewährte Methoden auszutauschen? Treten Sie unserer Mitgliedergemeinschaft bei und erhalten Sie Zugriff auf mehr als 100 Vorlagen, Muster und Beispiele und vernetzen Sie sich auf Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagern.