Software di Gestione Progetti vs Excel: Differenze Chiave
Se hai mai cercato di gestire attività, scadenze e coordinamento del team utilizzando solo un foglio Excel, sai bene quanto possa essere complicato. Ecco che entra in gioco il software di project management. Gli strumenti PM possono rendere tutto più semplice, aiutandoti a ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare la collaborazione. In questo articolo, mettiamo a confronto software di project management ed Excel in una sfida in 12 round per dimostrare perché i software specializzati sono la soluzione migliore per gestire i tuoi progetti in modo efficiente.
Software di Project Management vs Excel: la sfida definitiva
La crescita del settore dei software di project management è aumentata grazie alla crescente richiesta di una gestione dei progetti più efficiente, che vada oltre i semplici fogli di calcolo.
Per offrirti una panoramica completa delle differenze tra software di project management dedicati e un comune foglio Excel, li ho confrontati in tutte le fasi e attività di gestione progetto per determinare quale sia il vero vincitore.
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Supponiamo che il progetto che devi gestire sia piuttosto complesso, in modo che il confronto tra i due sia equo.
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Dai un'occhiata ai miei criteri di valutazione degli strumenti di project management per capire perché un software entra (o meno) nella lista…
Round 1: Pianificazione del Progetto
Durante il processo di pianificazione del progetto, come project manager aggiungerai continuamente attività, le riassegnerai e modificherai le date di scadenza. Potresti anche dover consultare il project charter, lo statement of work e altri documenti chiave per sviluppare il piano di progetto.
In Microsoft Excel questo processo è più manuale e quindi più difficile da eseguire. Dovrai aggiungere righe e copiare/incollare spesso quando sposti attività e scadenze. Inoltre dovrai entrare nella tua email o in una cartella separata sul computer per consultare i documenti.
Al contrario, un software di pianificazione per project management ti permette di trascinare e rilasciare le varie attività e cambiare le date con un solo clic. Alcuni strumenti, come Asana, consentono di archiviare documenti essenziali (come gli aggiornamenti di stato in Asana) in una scheda di panoramica del progetto.
Questa scheda può includere anche il team di progetto, i brief creativi, le principali milestone e altri documenti chiave, diventando così un unico punto di riferimento per chiunque voglia capire cos'è il progetto e chi ne farà parte.
Round 2: Monitoraggio dell’Avanzamento
Sebbene sia possibile monitorare l’avanzamento di un progetto sia in Excel che con un software di project management, il modo in cui viene fatto è molto diverso.
In Excel hai a disposizione alcune opzioni. Puoi aggiungere una cella di stato per ciascuna attività, indicando quelle concluse, in corso o non ancora scadute. La cella della data di scadenza ti dirà se un'attività è in ritardo, ma dovrai controllare manualmente se un compito è incompleto o oltre la sua scadenza. Per visualizzare la timeline del progetto, puoi creare e condividere un diagramma di Gantt per aiutarti a visualizzare le fasi, le attività specifiche e la tempistica generale del progetto.
Nei software di project management, esistono quasi infinite modalità per visualizzare i tuoi flussi di lavoro e l’avanzamento del progetto. Puoi utilizzare un elenco, una Kanban board, una timeline o persino una dashboard per comprendere lo stato generale del progetto e verificare se ci sono attività in ritardo. Inoltre, i vantaggi degli strumenti di reportistica e delle analisi nei software di project management includono informazioni più approfondite sulle prestazioni del progetto, aiutando i project manager a prendere decisioni informate e ad aggiustare i piani in modo proattivo. Con queste funzionalità, i software di gestione progetti sono superiori a Excel per tracciare e gestire i progetti in modo efficiente.
Round 3: Pianificazione dei progetti
Quando si parla di pianificazione dei progetti, le capacità di Excel sono piuttosto limitate. Puoi utilizzare lo strumento per creare un programma aggiungendo una colonna per la data di inizio/fine o usando lo stato per determinare se un’attività è in corso, non ancora iniziata, bloccata o in pausa. Tuttavia, mantenerla aggiornata manualmente può diventare un processo faticoso e manuale.
La storia delle soluzioni di gestione dei progetti include tappe fondamentali come l’introduzione dei diagrammi di Gantt, calendari dettagliati e checklist dinamiche.
Qui entra in gioco il software di pianificazione per project management. Può aggiornare automaticamente la pianificazione del progetto man mano che le attività vengono contrassegnate come completate, inviare avvisi o notifiche sulle attività imminenti o in ritardo, e mostrare e mappare le dipendenze in modo semplice e comprensibile.
Round 4: Gestione delle risorse
Anche se tecnicamente puoi utilizzare Excel per la gestione delle risorse, diventa presto complicato se hai un team numeroso. Per gestire le risorse con Excel, devi costruire l’intero piano di progetto con un’attività per ogni riga. Successivamente, devi aggiungere una colonna per la data in cui ogni attività avverrà e assegnare ogni attività a un membro del team con una durata stimata. Puoi usare una formula per sommare il tempo in cui ogni membro del team è impegnato ogni giorno o settimana. In questo modo hai una panoramica della loro capacità, che può aiutarti a vedere come ogni membro del team o risorsa di progetto viene utilizzato e se può occuparsi di lavoro aggiuntivo.
Anche se potrebbe non sembrare così male, se lavori in un’agenzia o in un’organizzazione che gestisce molti progetti contemporaneamente, può richiedere moltissimo tempo. Dovrai impostare i piani progetto e creare formule che si estendono su più progetti per mostrare la capacità e darti i dati necessari a gestire le risorse in modo efficace.
Quindi, anche se Excel può aiutarti in questo, uno strumento di pianificazione per project management ti aiuterà a farlo meglio e più velocemente. Alcuni tool possono persino utilizzare i dati dei progetti passati per aiutarti a prevedere quanto tempo richiederanno le attività e quali risorse ti serviranno.
Con l’IA, questa capacità è migliorata ancora di più. Strumenti come Workamajig e Workfront possono persino aiutarti a fornire informazioni complete sui progetti (inclusa la fatturazione) attraverso tutti i tuoi progetti.
Quindi, per una questione di efficienza, assegno questo round al software di gestione progetti.
Round 5: Usabilità
Attenzione spoiler: Chiamiamo questo round un pareggio. Da un lato, il software di project management può presentare una certa curva di apprendimento, ma molti strumenti popolari come Asana e monday.com sono progettati per essere abbastanza intuitivi. Se tutto ciò di cui un membro del team di progetto ha bisogno è una semplice gestione delle attività per aggiornare i propri progressi, può imparare a farlo in pochi minuti.
Ma, quando entriamo nel mondo del lavoro, la maggior parte di noi ha già una certa esperienza pratica con Microsoft Excel o il suo lontano cugino, Google Sheets. Quindi possiamo capire—magari con un piccolo aiuto da internet—come sfruttare le sue funzionalità per gestire le liste di attività e i progetti nel loro insieme.
Round 6: Tracciamento del Tempo
Puoi utilizzare Excel per il tracciamento del tempo, ma sarà tutto molto manuale. Avrai bisogno di una riga per ogni dipendente o collaboratore affinché possa inserire il tempo dedicato a ogni attività e ogni progetto su cui ha lavorato, oltre a un modo per sommare tutte le ore lavorate da ciascuno in un determinato periodo.
Quindi, se vuoi semplificare il tracciamento del tempo, la scelta migliore è uno strumento di project management con funzionalità avanzate, che consentano ai membri del team di tracciare il tempo avviando un timer quando iniziano una specifica attività. In questo modo il monitoraggio avviene automaticamente, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati.
Round 7: Reportistica
Puoi creare report di stato progetto con grafici e tabelle accattivanti in Excel? Sì. Esiste un metodo più semplice per creare report di stato progetto che si aggiornano con dati in tempo reale e con le tue note alla fine di ogni settimana? Assolutamente sì.
I software di project management hanno aggiornamenti di stato e reportistica già integrati nell’esperienza utente, così chiunque può creare e inviare un aggiornamento di stato senza dover diventare esperto di grafici e formule di Excel.
Round 8: Collaborazione del Team
Questo “round” si può riassumere in due parole—controllo versione. Anche se Google Sheets gestisce questa funzionalità un po’ meglio di Excel, uscire da un foglio di calcolo e usare un vero software di project management—o addirittura un software di project portfolio management se vuoi essere più preciso—aumenterà di cento volte la collaborazione nel team (questo è un grande vantaggio del project portfolio management).
Non solo sarà possibile per più utenti aggiornare il software contemporaneamente, ma si potranno vedere anche le sovrapposizioni delle timeline di progetto e delle risorse, fornendoti una visualizzazione complessiva di tutto il portfolio progetti.
Round 9: Comunicazione
Poiché il software di project management rientra spesso nella più ampia categoria degli strumenti di collaborazione, non sorprende che possa aiutare nella comunicazione tra team e stakeholder.
Molti programmi di project management offrono funzionalità che permettono agli utenti di aggiungere descrizioni delle attività, commenti e persino gestire approvazioni direttamente nello stesso spazio in cui vengono monitorate le attività. Questo consente al software di project management di diventare un punto di riferimento unico dove i membri del team possono trovare le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.
Quindi, potresti chiederti se è possibile comunicare tramite Excel. La risposta è sì, ma sicuramente non sarà tanto elegante quanto in uno strumento di project management pensato proprio per questa finalità. Per comunicare tramite Excel, dovrai aggiungere colonne dedicate ai commenti. Puoi anche inserire collegamenti a documenti, ma sarà molto più difficile da seguire rispetto a commenti e link in un vero strumento di project management.
Round 10: Automazione
Per quanto riguarda l’automazione, Excel è limitato. Secondo la loro documentazione, “Per automatizzare un’attività ripetitiva, puoi registrare una macro con il Macro Recorder in Microsoft Excel. Immagina di avere date in formati diversi e voler applicare un unico formato a tutte. Una macro può farlo per te. Puoi registrare una macro che applica il formato desiderato e poi riprodurre la macro ogni volta che ne hai bisogno.”
Un’altra cosa importante da sapere è che le macro funzionano solo sulle celle all’interno dell’intervallo, rendendo più complicata la gestione di più progetti.
Qui il software di project management è decisamente in vantaggio rispetto a Excel. Puoi automatizzare i flussi di lavoro e altre attività di gestione di progetto che svolgi ripetutamente. Asana e molti altri strumenti offrono builder di workflow che permettono di far avanzare automaticamente le attività lungo il processo di gestione, oltre a poter aggiungere compiti e sotto-compiti al raggiungimento di un traguardo.
Round 11: Integrazioni
Anche questo round va al software di project management. Sebbene tu possa integrare Excel con alcuni altri strumenti software, le opzioni disponibili sono molte di più quando si utilizza un software di project management.
Una nota su questo argomento: molti strumenti PM si integrano con Excel, facilitando il passaggio dalla vita da foglio di calcolo. Puoi semplicemente prendere il tuo file Excel e formattarlo in modo che sia caricabile direttamente nel nuovo strumento di project management. Per farlo, consulta la documentazione del software a cui stai passando.
Round 12: Personalizzazione
Dichiariamo questo round un pareggio! Sia il software di project management che Excel possono essere personalizzati in base alle tue esigenze.
Nei principali software di project management puoi creare campi personalizzati per analizzare i tuoi dati, oppure aggiungere colonne in Excel che funzionano in modo simile.
È meglio il software di project management o Excel?
La risposta breve: anche per i progetti a bassa complessità, il software di project management è la scelta migliore. E quando ci si sposta verso progetti più complessi, analisi dei dati più impegnative e tecniche di project management avanzate, senza dubbio ottenere un maggior vantaggio da un tool PM.
Questi strumenti sono stati progettati per supportare il ciclo di vita del progetto, archiviare deliverable e documenti di progetto, visualizzare la roadmap, gestire le dipendenze tra le attività e monitorare l'allocazione delle risorse.
Se ti senti sopraffatto dal software di project management, non andare nel panico. Esistono tantissime risorse di formazione per aiutarti a prendere confidenza in breve tempo. Puoi trovare anche tutorial e brevi video per la maggior parte degli strumenti di project management su YouTube.
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