So erstellen Sie einen Projektmanagement-Workflow: 6 Schritte

• Definieren, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden und welche Abhängigkeiten zwischen ihnen bestehen
• Die Verantwortung zuweisen – an Einzelpersonen oder Abteilungen – für jeden Schritt im Workflow

Gut konzipierte Workflow-Prozesse schaffen Klarheit, minimieren Verwirrung und stellen eine systematische Fertigstellung der Arbeit sicher. Sie bieten eine visuelle Darstellung des Gesamtprozesses, anhand derer du potenzielle Hindernisse erkennen und Aufgabenabhängigkeiten abbilden kannst. 

Hier ist ein Beispiel für eine Workflow-Art, der du in deinen Projekten wahrscheinlich begegnen wirst: die Genehmigung von Projektergebnissen.

1. Das Projektteam erstellt das Ergebnis unter Verwendung der Vorgaben aus dem Briefing und des Projektmanagers.
2. Der Projektmanager prüft das Ergebnis, um sicherzustellen, dass es die Erwartungen und Standards der Projektbeteiligten und/oder des Kunden erfüllt.
3. Der Projektmanager gibt dem Team Feedback, das das Ergebnis anschließend entsprechend überarbeitet.
4. Der Projektmanager prüft das Ergebnis erneut, bevor er es an den Kunden oder die Projektbeteiligten sendet.
5. Der Kunde bzw. die Projektbeteiligten prüfen das Ergebnis und genehmigen es (oder geben, falls vorhanden, Feedback).
6. Das Projektteam nimmt letzte Aktualisierungen vor und bereitet die finalen Dateien vor.

Vorteile von Projektmanagement-Workflows

Hier sind einige Vorteile, die ein effizienter Projektmanagement-Workflow bietet:

• Verbesserte Projektqualität: Projektmanagement-Workflows enthalten Phasen für Genehmigungen und Qualitätsprüfungen. So kannst du sicherstellen, dass jedes vom Team erstellte Ergebnis dem höchstmöglichen Standard entspricht.
• Mehr Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung: Bei einem klaren Workflow kann jeder im Team sehen, für welche Aufgaben er verantwortlich ist und woran die anderen Teammitglieder arbeiten. Ergebnisse und Aufgaben werden seltener übersehen, und die Teammitglieder können die Arbeit eigenständig vorantreiben.
• Weniger Engpässe: Antizipiere beim Einrichten deines Workflows, wo Engpässe entstehen könnten (z. B. wenn Designgenehmigungen bei einem leitenden Designer feststecken), und integriere Schritte in den Prozess, um sie zu vermeiden (z. B. indem du weitere Genehmigende für das Design hinzufügst).
• Höhere Leistung: Du kannst unnötige Schritte oder Prozesse aus dem Workflow entfernen, damit sich dein Team auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann. Dadurch wird es produktiver.

So erstellst du Projekt-Workflows in 7 Schritten

Hier sind 7 Schritte zum Erstellen eines Projekt-Workflows.

1. Definiere die Ziele

Wenn du die Ziele für dein Projekt definierst, sollten sie spezifisch und messbar sein. So kannst du den Fortschritt verfolgen und feststellen, ob das Projekt auf dem Weg zum Erfolg ist. Deine Ziele können greifbare Ergebnisse umfassen, etwa eine vollständig entwickelte Website oder eine fertiggestellte Marketingstrategie.

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2. Identifiziere die Aufgaben

Teile dein Projekt in kleinere Aufgaben auf. So kannst du dich auf einzelne Komponenten konzentrieren und wichtige Details im Blick behalten. Jede Aufgabe sollte einen klar definierten Startpunkt und ein Fälligkeitsdatum sowie spezifische Abschlusskriterien haben. Das hilft, eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern und das Projekt auf Kurs zu halten.

3. Verantwortlichkeiten zuweisen

Indem Sie Verantwortlichkeiten zuweisen und Rollen und Erwartungen klar kommunizieren, können Sie sicherstellen, dass jeder seine Aufgaben versteht.

Dies fördert die Verantwortlichkeit und verhindert, dass Aufgaben übersehen oder vernachlässigt werden. Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung bestimmter Verantwortlichkeiten auch die Fähigkeiten und das Fachwissen der Projektteammitglieder.

4. Aufgaben in eine Reihenfolge bringen

Eine gute Möglichkeit, Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen, sind Flussdiagramm-Tools oder Ablaufdiagramme wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards. Indem Sie den Arbeitsfluss visualisieren und Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausführen, helfen Sie dem Team, den Arbeitsfluss während des gesamten Projektlebenszyklus aufrechtzuerhalten.

5. Komplexität und Abhängigkeiten berücksichtigen

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung von Zeitplänen für die einzelnen Aufgaben deren Komplexität und Abhängigkeiten und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Dies kann dazu beitragen, Verzögerungen zu vermeiden und eine pünktliche Lieferung der Projektmeilensteine zu fördern.

Klare Fristen helfen Teammitgliedern, ihre Arbeit zu priorisieren und ihre Zeit effektiv zu verwalten. Software für Prozessabläufe wie ProcessMaker oder eine seiner Alternativen kann dabei unterstützen, indem sie Aufgabenzuweisungen automatisiert, den Fortschritt verfolgt und visuelle Zeitpläne bereitstellt, die es erleichtern, potenzielle Engpässe zu erkennen und Zeitpläne proaktiv anzupassen.

6. Fortschritt kontinuierlich überwachen

Verfolgen und überwachen Sie den Fortschritt während des gesamten Projekts. Dies hilft Ihnen, potenzielle Hindernisse zu erkennen und auftretende Probleme oder Blockaden umgehend zu beheben. So halten Sie das Projekt im Zeitplan und können schnell reagieren und Beteiligte benachrichtigen, wenn es vom Kurs abkommt. Der Einsatz von Projektablaufsoftware kann diesen Prozess durch Echtzeit-Updates, Aufgabenverfolgung und zentrale Kommunikation optimieren.

7. Erkenntnisse gewinnen

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, sollten Sie Zeit einplanen, um den Arbeitsablauf zu überprüfen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. Wenn Sie sowohl über Erfolge als auch über Schwierigkeiten während des Projekts nachdenken, können Sie notwendige Anpassungen für zukünftige Projekte erkennen und umsetzen. 

Projektmanagement im Vergleich zum Management von Arbeitsabläufen

Projektmanagement umfasst die umfassende Planung, Ausführung und Lieferung eines Projekts, während sich das Management von Arbeitsabläufen speziell mit den Prozessen und Aufgaben innerhalb eines Projekts befasst.

Mit anderen Worten: Das Projektmanagement umfasst das „Wer, Was, Wann, Wo und Warum“ eines Projekts, während es beim Management von Arbeitsabläufen um das „Wie“ eines Projekts geht – um die Prozesse, die das Team bei der Umsetzung des Projektplans anleiten.

Außerdem gibt es einen Unterschied zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen. Arbeitsabläufe sind die spezifischen, aufeinanderfolgenden Aufgaben innerhalb umfassenderer Geschäftsprozesse, die dabei helfen, organisatorische Ziele zu erreichen.

So verwalten Sie Arbeitsabläufe

Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps für ein effektives Management von Arbeitsabläufen:

1. Klare Kommunikation

Um digitale Arbeitsabläufe effektiv zu verwalten, sollten Sie eine klare Kommunikation priorisieren. Teilen Sie regelmäßig Updates mit Teammitgliedern und Beteiligten, damit alle informiert bleiben und das Risiko von Missverständnissen minimiert wird. Gehen Sie auf Bedenken oder Probleme umgehend ein, um diese zu entschärfen und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern.

2. Delegieren

Delegieren Sie Aufgaben, die andere übernehmen können, damit Sie sich auf übergeordnete Projektmanagementaktivitäten wie strategische Planung und Ressourcenzuweisung konzentrieren können. Außerdem erhalten Teammitglieder dadurch die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen, was zu höherer Produktivität und Arbeitszufriedenheit führt.

3. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren 

Automatisierung schafft Zeit für wichtigere oder komplexere Aufgaben, verringert das Fehlerrisiko und steigert die Effizienz von Workflows insgesamt. Es gibt unzählige technologiegestützte Lösungen zur Workflow-Automatisierung – erfahre hier mehr über die Vorteile der Workflow-Automatisierung.

4. Technologie nutzen

Workflow-Management-Software wurde entwickelt, um deine täglichen Geschäftsabläufe durch die Automatisierung von Aufgaben und die Optimierung von Prozessen zu verbessern (und sie kann Prozesse auch mithilfe von KI optimieren). Softwarelösungen eignen sich ideal, um wiederholbare Prozesse zu optimieren (z. B. die Einarbeitung von Mitarbeitenden oder Genehmigungs-Workflows). So kannst du sicherstellen, dass Aufgaben pünktlich und effizient erledigt werden.

Diese Tools können zusammen mit deiner Projektmanagement-Software eingesetzt werden. Auch andere Tools in deinem Technologie-Stack verfügen möglicherweise bereits über Funktionen zur Verwaltung von Workflows.

5. Fortschritt überwachen

Um sicherzustellen, dass dein Workflow planmäßig verläuft und auf die Projektziele ausgerichtet ist, solltest du den Fortschritt regelmäßig überprüfen. Durch die kontinuierliche Überwachung von Aufgaben kannst du potenzielle Probleme oder Engpässe erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen. Die Einbindung einer Workflow-Analyse in diesen Prozess kann dir außerdem helfen zu beurteilen, wie gut die einzelnen Phasen funktionieren und ob der gesamte Ablauf die Projektziele unterstützt.

Führe regelmäßig Gespräche mit deinen Teammitgliedern und nutze die Zeit, um Herausforderungen anzusprechen, Lösungen zu entwickeln und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dieser proaktive Ansatz hilft, eine Verschärfung von Problemen zu verhindern.

5 bewährte Vorgehensweisen für das Management von Projekt-Workflows

Hier sind 5 bewährte Vorgehensweisen für Projektmanagement-Workflows.

• Erstelle einen gut definierten Plan. Lege den Umfang, die Ziele, die Projektphasen und die Ressourcen des Projekts klar fest (du findest es möglicherweise hilfreich, mit einer Projektmanagement-Vorlage zu beginnen). Mit einer soliden Workflow-Planung hat das Team einen Überblick über den Workflow und darüber, woran wann gearbeitet werden muss.
• Kommuniziere regelmäßig mit den Stakeholdern. Halte die Stakeholder darüber auf dem Laufenden, an welchen Stellen sie im Workflow benötigt werden (z. B. für Genehmigungen), und informiere sie über den Projektstatus. Beziehe sie bei Bedarf in die Entscheidungsfindung ein. So kannst du Vertrauen aufbauen und Erwartungen managen.
• Schaffe ein Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit fördert, indem du offene Kommunikation, den Austausch von Ideen und Teamarbeit unterstützt. Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit hilft dem Team, vielfältige Fachkenntnisse und Perspektiven zu nutzen. Das ist besonders wichtig bei Workflows für Kreativteams.
• Bewerte deinen Workflow kontinuierlich. Identifiziere Verbesserungsmöglichkeiten und berücksichtige das Feedback von Teammitgliedern und Stakeholdern. Nimm die notwendigen Anpassungen vor, damit deine Teammitglieder Aufgaben effizienter erledigen können. Dieser kontinuierliche Feedback-Zyklus trägt zu agileren Workflows bei.
• Feiere Meilensteine! Würdige und feiere Meilensteine und Erfolge innerhalb deines Teams. Das stärkt die Moral und hält die Teammitglieder auch während anstrengender Sprints motiviert.

Wie geht es weiter?

Ein gut definierter Workflow kann Geschäftsprozesse optimieren, Fehler minimieren und das Ressourcenmanagement sowie die Effizienz verbessern. Lerne mit diesen von Expertinnen und Experten geleiteten Workflow-Kursen, wie du das Workflow-Management meisterst.

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