Die 10 besten Zeiterfassungs- und Abrechnungsprogramme im Test 2026
10 Beste Software für Zeiterfassung und Abrechnung – Auswahl
Projekte zu verwalten bedeutet, Fristen, Budgets und die Koordination des Teams unter einen Hut zu bringen – und dabei gleichzeitig den Arbeitsfortschritt im Blick zu behalten. Die richtige Software für Zeiterfassung und Abrechnung kann diesen Prozess vereinfachen und Ihrem Team eine bessere Kontrolle ermöglichen.
Meiner Erfahrung nach erleichtern Zeiterfassungstools den Überblick darüber, wofür Ihr Team seine Arbeitszeit aufwendet, und stellen sicher, dass Kunden korrekt abgerechnet werden. So können Sie sich stärker auf die wirklich wichtigen Aufgaben und weniger auf administrative Tätigkeiten konzentrieren. Nachdem ich mehrere Optionen getestet und bewertet habe, habe ich eine unvoreingenommene Liste der besten derzeit verfügbaren Software für Zeiterfassung und Abrechnung zusammengestellt.
In diesem Artikel finden Sie meine Top-Empfehlungen, die jeweils aufgrund ihrer herausragenden Funktionen und ihrer Fähigkeit ausgewählt wurden, Herausforderungen aus der Praxis zu lösen. Sehen wir uns genauer an, was diese Tools für Ihr Team interessant macht.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Software zur Zeiterfassung und Abrechnung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten ausgewählten Softwarelösungen für Zeiterfassung und Abrechnung zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für benutzerdefinierte, umsetzbare Zeitberichte | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab 9 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für strukturierte Zeiterfassung geeignet | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $6/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 3 | Am besten für Lohn- und Steuerautomatisierung geeignet | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $50/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für skalierbare Arbeitsbereichssteuerungen | 7-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $3.99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für automatische, KI-gestützte Zeiterfassung | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten für unbegrenztes Projekt-Tracking | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten für Freiberufler und Berater | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $3.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten für die Asana-Integration geeignet | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab 8.50 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten für QuickBooks-Integration | Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $20/Monat + $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten für Echtzeit-Einblicke in Kosten und Zeitverbrauch | Kostenlose 14-tägige Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
Testberichte zur besten Software für Zeiterfassung und Abrechnung
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen für Zeiterfassung und Abrechnung, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Testberichte bieten einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzmöglichkeiten jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Toggl
Am besten für benutzerdefinierte, umsetzbare Zeitberichte
Toggl ist eine spezielle Software zur Zeiterfassung und Abrechnung für die Verwaltung detaillierter Projektstunden, die Erfassung abrechenbarer Arbeit über mehrere Kunden hinweg, die Verwaltung von Aufgaben, die Anpassung von Teamrollen sowie die Erstellung von Berichten zu Zeit, Rentabilität und Teamauslastung.
Für wen ist Toggl am besten geeignet?
Projektbasierte Teams, Agenturen und Freiberufler, die eine flexible, detaillierte Zeiterfassung und Kapazitätsplanung über mehrere Kunden und Projekte hinweg benötigen.
Warum ich Toggl ausgewählt habe
Ich habe Toggl als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich auf seine benutzerdefinierten, umsetzbaren Zeitberichte zurückgreife, wenn ich abrechenbare Zeit nach Projekt, Kunde oder Aufgabe erfassen muss. Ich kann Daten schnell segmentieren und detaillierte Berichte für die Rechnungsstellung und Budgetüberprüfungen exportieren.
Wichtige Funktionen von Toggl
- Automatische Erkennung von Inaktivität: Erkennt Zeiträume ohne Aktivität, um die Genauigkeit von Zeiteinträgen zu gewährleisten.
- Geräteübergreifende Zeiterfassung: Ermöglicht die Zeiterfassung über Desktop, mobile Apps, Browsererweiterungen und Kalenderintegrationen.
- Hierarchie aus Projekten, Aufgaben und Kunden: Organisiert Einträge nach Kunde, Projekt und Aufgabe für eine klare Zuordnung und Überprüfung in den Ansichten für Kanban, Liste, Kalender und Zeitleiste
- Toggl-KI-Assistent: Liefert Antworten in allgemein verständlicher Sprache auf Fragen zu erfassten Stunden, abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten, Projekten mit Überschreitung der Schätzung und mehr.
Toggl-Integrationen
Toggl bietet native Integrationen mit Asana, Jira, Google Calendar, Outlook, GitHub, Todoist und weiteren Diensten. Außerdem lässt es sich mit Zapier verbinden, stellt eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit und verfügt über ein MCP zur Verbindung mit Claude, Cursor und Codex
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Erfassung mehrerer Projekte und Kunden
- Detaillierte Zeiterfassung mit ausführlicher Berichterstattung
- Flexible abrechenbare Sätze nach Projekt oder Benutzer
Cons:
- Keine wiederkehrenden Rechnungen oder Zahlungseinzüge
- Keine integrierte Lohnabrechnung
actiTIME
Am besten für strukturierte Zeiterfassung geeignet
actiTIME ist ein vielseitiges webbasiertes Tool zur Zeiterfassung und Verwaltung, mit dem Sie die Teamkapazität und Projektkosten überwachen können. Ganz gleich, ob Sie Architekturprojekte, Beratungsdienstleistungen oder E-Commerce-Abläufe verwalten – mit diesem Tool können Sie Stunden bestimmten Aufgaben zuordnen, Urlaubsanträge verwalten und detaillierte Abrechnungsberichte für Kunden erstellen. Mit actiTIME kann sich Ihr Team auf die Bereitstellung hochwertiger Arbeit konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die Abrechnung präzise und unkompliziert erfolgt.
Warum ich actiTIME ausgewählt habe
Ich habe actiTIME ausgewählt, weil es einen strukturierten Ansatz für Zeiterfassung und Abrechnung bietet, der für Unternehmen wichtig ist, die ihr Finanzmanagement optimieren möchten. Mit der Zeiterfassungsfunktion der Software kann Ihr Team Stunden direkt Projekten zuordnen und so Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleisten. Darüber hinaus erstellt die Rechnungsfunktion automatisch Rechnungen auf Grundlage der erfassten Zeit und vordefinierter Tarife, wodurch manuelle Fehler reduziert und Zeit gespart werden. Diese Funktionen sind besonders hilfreich, wenn Sie genaue Abrechnungsunterlagen führen möchten, ohne komplexe manuelle Berechnungen durchführen zu müssen.
Wichtige Funktionen von actiTIME
Neben seinen Kernstärken bietet actiTIME außerdem mehrere weitere wertvolle Funktionen für Ihr Team:
- Projektverfolgung: Überwachen Sie den Projektfortschritt in Echtzeit, um Fristen und Budgets einzuhalten.
- Urlaubsverwaltung: Verwalten Sie Urlaubsanträge und Genehmigungen von Mitarbeitern innerhalb der Plattform.
- Anpassbare Arbeitsabläufe: Passen Sie Arbeitsabläufe an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse an und steigern Sie so die Produktivität.
- Budgetverfolgung: Behalten Sie Projektbudgets im Blick, um Mehrausgaben zu vermeiden und die finanzielle Effizienz sicherzustellen.
Integrationen von actiTIME
Zu den Integrationen gehören QuickBooks und Zapier. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig anpassbare Berichts-Widgets
- Automatisiert den Abrechnungsworkflow
- Offline-Zeiterfassung auf Mobilgeräten
Cons:
- Keine erweiterten Projektvorlagen
- Begrenzte native Integrationsmöglichkeiten
New Product Updates from actiTIME
actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
TimeTrex
Am besten für Lohn- und Steuerautomatisierung geeignet
TimeTrex ist eine Workforce-Management-Plattform, die Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Einsatzplanung und Anwesenheitsmanagement in einem System vereint. Sie unterstützt Web-, Mobil- und biometrische Zeiterfassung und hilft Unternehmen, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden präzise zu erfassen und diese Daten direkt mit der Lohnabrechnung und den Arbeitskosten zu verbinden.
Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?
TimeTrex eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die stundenbasierte Mitarbeitende verwalten, insbesondere jene mit mehreren Standorten oder komplexeren Anforderungen an Lohnabrechnung und Compliance.
Warum habe ich TimeTrex gewählt?
TimeTrex überzeugt durch die enge Verknüpfung von Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die gearbeiteten Stunden fließen direkt in die Lohnberechnung ein, einschließlich Löhne, Abzüge und Steuerabzüge. Es unterstützt außerdem die Steuerberichterstattung, wodurch der Bedarf an separaten Systemen oder manueller Datenverarbeitung reduziert wird. Für Teams, die große Stundenlohnbelegschaften verwalten, macht dieses Setup die Lohnabrechnung effizienter und hält die Arbeitsdaten überall konsistent.
TimeTrex Hauptmerkmale
- Zeiterfassung: Arbeitsstunden von Mitarbeitenden können per Web, Mobilgerät oder physischem Zeiterfassungsterminal erfasst werden.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisierte Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuerabzügen basierend auf den erfassten Zeiten.
- Einsatzplanung: Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen, Schichtzuweisungen und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden.
- Anwesenheitsmanagement: Überwachung der Anwesenheit, Nachverfolgung von Fehlzeiten und Verwaltung von Urlaubsansprüchen.
- Berichtswesen und Analysen: Erstellung von Berichten zu gearbeiteten Stunden, Überstunden und Arbeitskosten zur besseren Entscheidungsfindung.
TimeTrex Integrationen
TimeTrex bietet native Integrationen mit QuickBooks, Sage, ADP und Paychex. Außerdem steht eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatischer Abgleich zwischen Anwesenheit und Lohnabrechnung
- Umfassendes Reporting zu Arbeitskosten und Compliance
- Integrierter Mitarbeiter-Self-Service und HR-Tools
Cons:
- Benutzeroberfläche und Berichte wirken teilweise veraltet
- Automatisierte Lohnsteuerabrechnung nur in bestimmten Ländern verfügbar
New Product Updates from TimeTrex
TimeTrex Adds Quick Punch App With Offline and QR Support
TimeTrex adds a new Quick Punch app, offline punching, QR code scanning, punch images, configurable messages, and punch warnings or lockouts to improve employee clock-ins across browsers and local computers. For more information, visit TimeTrex’s official site.
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Clockify
Am besten geeignet für skalierbare Arbeitsbereichssteuerungen
Clockify ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die sich an Unternehmen jeder Größe richtet. Sie hilft Teams, Arbeitsstunden zu erfassen, Projekte zu verwalten und Berichte für die Abrechnung mit Kunden zu erstellen.
Warum ich Clockify gewählt habe: Dieses Tool eignet sich gut für Teams jeder Größe, da es einen unbegrenzten Benutzerzugang bietet und somit für wachsende Unternehmen skalierbar ist. Sie können Stunden über verschiedene Projekte hinweg verfolgen, ohne sich um Benutzerlimits kümmern zu müssen. Clockify stellt detaillierte Berichtsfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie Produktivität und Projektkosten analysieren können. Außerdem verfügt es über eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass Ihr Team sofort mit der Zeiterfassung beginnen kann, ohne zusätzliche Schulungen zu benötigen.
Besondere Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen anpassbare Zeiteinträge, mit denen Sie Zeiten nach Bedarf anpassen und kategorisieren können. Das Dashboard bietet eine visuelle Übersicht über Teamzeiten, Teamaktivitäten und den Projektfortschritt. Sie können außerdem Stundensätze für verschiedene Teammitglieder festlegen.
Integrationen umfassen Asana, Trello, Jira, QuickBooks, Zapier, Google Kalender, Microsoft Outlook, monday.com und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Umfangreicher kostenloser Plan mit großzügigen Funktionen
- Sammelbearbeitung von Zeiteinträgen für schnelle Korrekturen
- Skalierbare und flexible Steuerungsmöglichkeiten für wachsende Teams
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Rechnungen
- Begrenzte Unterstützung von Zeiteinträgen bei großen Datenmengen
Timely
Am besten für automatische, KI-gestützte Zeiterfassung
Timely ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die sich an Fachleute richtet, die eine genaue Zeiterfassung ohne manuelle Eingaben benötigen. Die Zeiterfassung erfolgt automatisiert, was Timely besonders für Freiberufler und Teams geeignet macht, die sich auf ihre Arbeit konzentrieren und nicht manuell Stunden erfassen möchten.
Warum ich Timely ausgewählt habe: Dank der automatischen Erfassung protokolliert Timely die für unterschiedliche Aufgaben aufgewendete Zeit, ganz ohne manuelle Eingaben – so werden Fehler vermieden. Du kannst die erfassten Stunden vor der Abrechnung überprüfen und freigeben. Die visuelle Zeitachse verschafft dir einen Überblick darüber, wie deine Zeit auf verschiedene Projekte verteilt wird, um deine Arbeitslast besser zu managen. Außerdem bietet Timely Projektbudgetierung, damit du Projektkosten jederzeit im Blick behältst und dein Budget einhältst.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen wie das Memory-Tracking protokollieren alle deine Arbeitsaktivitäten und erstellen eine detaillierte Zeitachse. Das Projekt-Dashboard liefert dir einen schnellen Überblick über den Fortschritt und die Zeitverteilung deiner Projekte. Du kannst außerdem Erinnerungen einstellen, die dich an Aufgaben und Fälligkeiten erinnern.
Integrationen umfassen Slack, Google Calendar, Asana, Trello, Jira, Zapier, Xero und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Automatische Zeiterfassung
- Starke Datenschutzkontrollen
- Speicherbasierte Zeitleisten-Funktion
Cons:
- Keine Aufgabenplanungsfunktionen enthalten
- Begrenzte Steuerung der Datenorganisation
My Hours
Am besten für unbegrenztes Projekt-Tracking
My Hours ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die sich für Teams eignet, die mehrere Projekte verwalten müssen. Sie ermöglicht es den Nutzern, Zeit zu erfassen, Aufgaben zu verwalten und die Abrechnung mit Kunden zu bearbeiten.
Warum ich My Hours gewählt habe: My Hours eignet sich gut für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig balancieren, da es Funktionen wie Projektzeiterfassung und Aufgabenverfolgung für umfangreiche Arbeitslasten bietet. Sie können detaillierte Berichte erstellen, um die Rentabilität von Projekten zu analysieren. Die Aufgabenmanagement-Funktionen der Software helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und Fristen einzuhalten. Zudem bietet sie anpassbare Abrechnungsoptionen, mit denen Sie Rechnungen individuell auf jeden Kunden zuschneiden können.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen eine Analyse der Projektprofitabilität, mit der Sie Projekte basierend auf Stundensätzen und Ausgaben priorisieren können. Die Ausgabenerfassung ermöglicht das Anhängen von Dateien und das Erstellen von Berichten für die Rechnungsstellung. Das Lohnabrechnungssystem kann genutzt werden, um Anwesenheit und Abwesenheiten zu verfolgen und unterstützt so eine genaue Gehaltsabrechnung.
Integrationen umfassen QuickBooks, Zapier, Google Kalender, Microsoft Teams, Asana, Jira, Xero und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- System zur Organisation durch Aufgaben-Gruppierung
- Handlungsorientierte Einblicke in Rentabilität und Effizienz
- Flexible Preisstruktur
Cons:
- Begrenzte Unterstützung für Compliance-orientierte Nachverfolgung
- Uneinheitliche Leistung auf Mobilgeräten
TimeCamp
Am besten für Freiberufler und Berater
TimeCamp ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die für Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie hilft dabei, abrechenbare Stunden zu erfassen, Projekte zu verwalten und Rechnungen zu erstellen.
Warum ich TimeCamp ausgewählt habe: Freiberufler profitieren von der Fähigkeit, die auf Aufgaben verbrachte Zeit automatisch zu erfassen, was eine genaue Abrechnung jeder Minute ermöglicht. Sie können Zeiteinträge nach Projekt und Kunde kategorisieren und so Ihre Arbeitslast organisieren. Mit der Rechnungsfunktion lassen sich professionelle Rechnungen direkt aus den erfassten Stunden erstellen. TimeCamp bietet zudem ein Produktivitäts-Tracking, das Einblicke in Ihr Zeitmanagement ermöglicht.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen die Erkennung von Leerlaufzeiten, bei der die Zeiterfassung pausiert, wenn keine Aktivität festgestellt wird. Sie können Ziele für Projekte festlegen, damit Sie fokussiert und produktiv bleiben. Die Berichts-Funktion liefert detaillierte Einblicke in die Zeitnutzung und unterstützt so ein besseres Zeitmanagement und Planung.
Integrationen sind u.a. Trello, Asana, Slack, monday.com, Jira, QuickBooks, Xero, GitHub, Google Kalender und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Farblich codierte Stundenzettel
- Erkennung von Leerlaufzeiten
- Integrierte Produktivitätsbewertung
Cons:
- Automatische Erfassungsregeln erfordern häufige Anpassungen
- Zugriffskontrollen sind bei komplexen Teamhierarchien eingeschränkt
Everhour
Am besten für die Asana-Integration geeignet
Everhour ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die auf Teams zugeschnitten ist, die Projektmanagement-Tools wie Asana verwenden. Sie ermöglicht eine präzise Zeiterfassung, Budgetierung und Rechnungsstellung und hilft Teams bei der Verwaltung ihrer Projekte.
Warum ich Everhour ausgewählt habe: Die Lösung lässt sich direkt in Asana integrieren, sodass Sie die Zeit erfassen können, ohne Ihre Projektmanagement-Umgebung zu verlassen. Dies kann Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben und Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern. Sie können Projektbudgets festlegen und den Fortschritt in Echtzeit überwachen, damit Projekte planmäßig voranschreiten. Everhour bietet außerdem detaillierte Berichte, mit denen Sie die Projektleistung analysieren und fundierte Entscheidungen treffen können.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Zu den Funktionen gehört die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die Einblicke in die Teamproduktivität und Projektkosten geben. Sie können außerdem die Verfügbarkeit und Arbeitsauslastung des Teams verwalten, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Mit der Rechnungsstellungsfunktion können Sie Rechnungen direkt aus der erfassten Zeit erstellen.
Zu den Integrationen gehören Asana, Trello, Basecamp, Jira, ClickUp, GitHub, GitLab, Xero, QuickBooks und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Tiefe native Integration mit Asana
- In Projektaufgaben eingebettete Inline-Timer
- Werkzeuge zur Budgetverfolgung mit Aktualisierungen in Echtzeit
Cons:
- Eingeschränkte Funktionalität ohne eine verbundene Projektmanagement-Plattform
- Eingeschränkte erweiterte Berichterstellung für Teams, die benutzerdefinierte Layouts benötigen
Am besten für QuickBooks-Integration
QuickBooks Time ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die für Unternehmen entwickelt wurde, die bereits QuickBooks für ihre Buchhaltung nutzen. Sie hilft Teams dabei, Arbeitszeiten zu erfassen, die Lohnabrechnung zu verwalten und die Dienstplanerstellung effizient zu koordinieren.
Warum ich QuickBooks Time ausgewählt habe: Es lässt sich nahtlos in QuickBooks integrieren und stellt somit eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen dar, die QuickBooks ohnehin für ihre Buchhaltungsanforderungen einsetzen. Sie können Zeiterfassungsdaten direkt an QuickBooks übertragen, um eine korrekte Lohnabrechnung zu gewährleisten. Mit den Planungsfunktionen können Sie Schichten zuweisen und Teammitglieder benachrichtigen, damit alle auf dem aktuellen Stand bleiben. GPS-Tracking unterstützt die Überwachung der Mitarbeiter, da Sie so deren Standorte verifizieren können – besonders nützlich für Unternehmen mit mobilen Teams.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen anpassbare Benachrichtigungen, die Ihr Team daran erinnern, sich ein- und auszustempeln, wodurch sich Fehlbuchungen reduzieren lassen. Die Plattform bietet detaillierte Stundenzettel-Reports, die Einblicke in die Produktivität des Teams liefern. Die mobile App ermöglicht Mitarbeitern die Zeiterfassung auch unterwegs.
Integrationen beinhalten Sage Intacct, Namely, Xero und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Speziell für die QuickBooks-Integration entwickelt
- Enthält werkstatttaugliche Tools
- Bietet leistungsstarke Crew-Management-Funktionen
Cons:
- Begrenzt auf QuickBooks-Nutzer
- Überstundenberechnungen können bei komplexen Teams inkonsistent sein
TMetric
Am besten für Echtzeit-Einblicke in Kosten und Zeitverbrauch
TMetric ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Budgets genau im Blick behalten müssen. Sie hilft dabei, die Arbeitszeit zu erfassen, Projektkosten zu überwachen und die Abrechnung zu verwalten.
Warum ich TMetric ausgewählt habe: Die Software bietet detaillierte Budgetüberwachungsfunktionen, mit denen Sie Projektkosten in Echtzeit verfolgen können. Sie können Budgetgrenzen für Projekte festlegen und erhalten Benachrichtigungen, wenn Sie diese erreichen, sodass Sie sich im finanziellen Rahmen bewegen. Die Software bietet zudem eine detaillierte Zeiterfassung. Mit den Berichtsoptionen von TMetric erhalten Sie Einblicke in die Rentabilität von Projekten, was Ihnen bei der Steuerung der finanziellen Performance hilft.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen beinhalten Aufgabenmanagement-Tools, mit denen Sie Arbeit organisieren und priorisieren können. Die Software bietet ein Team-Dashboard, auf dem Sie Teamaktivitäten anzeigen und verwalten können. Außerdem können Sie Zeit auf verschiedenen Geräten erfassen, was Ihnen Flexibilität bei der Arbeitszeiterfassung bietet.
Integrationen umfassen Asana, Trello, Jira, GitHub, GitLab, QuickBooks, Salesforce, Google Calendar und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Schnelle Start/Stopp-Steuerung für den Aufgabenwechsel
- Aussagekräftige Kennzahlen zur Teamkapazität
- Einfache API für individuelle Integrationen
Cons:
- Einfache Urlaubsverwaltung
- Begrenztes Benachrichtigungssystem
Weitere Software für Zeiterfassung und Abrechnung
Hier finden Sie einige weitere Optionen für Zeiterfassung und Abrechnung, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- TimeSolv
Am besten geeignet für fallbasierte Abrechnung und Treuhandbuchhaltung
- Harvest
Am besten für die Zusammenarbeit in kleinen Teams
- Bill4time
Am besten für individuelle Abrechnungsmodelle
- TimeTracker by eBillity
Am besten für gerichtskonforme Zeiterfassung
- Insightful
Am besten für Echtzeitanalyse von Aktivitäten
- Scoro
Am besten für den Prozess vom Angebot bis zur Rechnung mit integriertem CRM
Wie ich Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware bewerte
Ich bewerte jedes Tool auf zwei Ebenen: den grundlegenden Funktionen, die ein Projektmanager benötigt, um vom Zeitprotokoll zur Kundenrechnung zu gelangen, und den Unterscheidungsmerkmalen, die gute von ausgezeichneten Tools trennen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede der unten stehenden Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss mindestens 65% der Gesamtpunktzahl erreichen, um in die engere Auswahl zu kommen.
- Zeiterfassungsmethoden: Ich suche nach flexiblen Eingabeoptionen – Timer, manuelle Eingabe, Stundenzettel – und prüfe, ob Einträge bestimmten Projekten, Aufgaben und Kunden zugeordnet werden können.
- Rechnungsstellung & Abrechnung: Das Tool sollte erfasste Stunden in kundenfertige Rechnungen umwandeln können, mit Unterstützung für gebrandete Vorlagen, Steuerpositionen und Rechnungsstellung in mehreren Währungen.
- Projekt- & Kundenorganisation: Ich bewerte, wie jede Plattform Arbeiten strukturiert und achte auf eine klare Hierarchie, bei der Zeiteinträge von Aufgaben über Projekte bis zu Kunden aggregiert werden.
- Konfiguration abrechenbarer Stundensätze: Flexibilität bei den Sätzen ist wichtig – Tools sollten Stundenlohn-, Festpreis- und Retainermodelle ebenso unterstützen wie die Möglichkeit, Sätze pro Benutzer, Projekt oder Aufgabe festzulegen.
- Berichtswesen & Budgetüberwachung: Ich achte auf Berichte, die abrechenbare Auslastung, Projektbudgetverbrauch und Rentabilität aufzeigen, sodass Überziehungen erkannt werden, bevor sie die Margen belasten.
- Zahlungs- & Buchhaltungsintegration: Native Anbindungen an Plattformen wie QuickBooks, Xero oder Stripe schließen den Kreis von erfasster Zeit bis zum eingezogenen Umsatz.
Nachdem ich eine Liste der Tools zusammengestellt habe, die diese Kriterien erfüllen, betrachte ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und kontrastiere ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Genehmigungs-Workflows sind besonders wichtig, wenn ein Zehnerteam seine Stunden für mehrere Kunden erfasst – man braucht mehrstufige Prüfungen der Stundenzettel, bevor etwas auf die Rechnung gelangt. Ich achte auch auf Spesen- und Fahrtkostenerfassung, da erstattungsfähige Kosten oft zusammen mit Stunden abgerechnet werden und kein separates Tool erfordern sollten. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist das Retainer-Management, gerade für Agenturen, die vorausbezahlte Stundenblöcke verwalten und für die eine automatisierte Übersicht über den Verbrauch nötig ist.
Über die Funktionen hinaus
Die Integration ins bestehende Ökosystem hat bei mir hohe Priorität – ich prüfe, ob ein Tool mit den PM- und Buchhaltungsplattformen synchronisiert, die Ihr Team bereits nutzt, wie Jira, Asana, QuickBooks oder Xero. Auch die Preisstruktur hat Einfluss auf meine Bewertung, besonders ob die Pläne mit der Nutzeranzahl oder nach Funktionsumfang skalieren, wenn Ihr Team wächst. Schließlich ist der mobile Zugriff wichtig für Berater, die ihre Zeit vor Ort oder zwischen Terminen erfassen, daher achte ich auf vollwertige Apps mit Offline-Eingabe, die synchronisieren, sobald wieder eine Verbindung besteht.
So wählen Sie Software für Zeiterfassung und Abrechnung aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der Auswahl der für Sie passenden Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
| Skalierbarkeit | Wächst die Software mit Ihrem Unternehmen? Berücksichtigen Sie die Anzahl der unterstützten Benutzer und ob die Software bei wachsendem Team größere Datenmengen verarbeiten kann. Achten Sie auf Tools mit flexiblen Preismodellen für die Skalierung. |
| Integrationen | Lässt sich das Tool in Ihre bestehenden Systeme integrieren? Prüfen Sie die Kompatibilität mit Projektmanagement-, Buchhaltungs- und Kommunikationstools, um eine reibungslose Workflow-Integration zu unterstützen. |
| Anpassbarkeit | Können Sie die Software an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen? Achten Sie auf Optionen zur Anpassung von Berichten, Dashboards und Rechnungsvorlagen an Ihre Geschäftsprozesse. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Benutzeroberfläche intuitiv? Testen Sie die Software, um festzustellen, ob Ihr Team sie ohne umfangreiche Schulungen einfach bedienen und navigieren kann. Komplizierte Systeme können die Einführung und Produktivität verlangsamen. |
| Implementierung und Einführung | Wie schnell können Sie loslegen? Bewerten Sie die für die Einführung bereitgestellten Ressourcen, etwa Tutorials und Support, um einen reibungslosen Übergang ohne Beeinträchtigung Ihrer Abläufe zu gewährleisten. |
| Kosten | Passt die Preisgestaltung zu Ihrem Budget? Vergleichen Sie die Preispläne und achten Sie auf versteckte Gebühren. Berücksichtigen Sie die langfristigen Kosten und ob die angebotenen Funktionen den Preis rechtfertigen. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Wie sicher sind Ihre Daten? Achten Sie auf Verschlüsselungsstandards, Optionen zur Datensicherung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, um vertrauliche Informationen zu schützen. |
| Verfügbarkeit des Supports | Ist Hilfe verfügbar, wenn Sie sie benötigen? Vergewissern Sie sich, dass Kundensupportoptionen wie Live-Chat, Telefon- und E-Mail-Support verfügbar sind, insbesondere während Ihrer Arbeitszeiten. |
Was ist Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware?
Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware ist ein Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitszeiten zu überwachen und Rechnungen zu erstellen. Fachkräfte wie Freiberufler, Berater und Kleinunternehmer nutzen diese Tools, um die Abrechnungsgenauigkeit zu verbessern und Projekte effizient zu verwalten. Funktionen zur Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichterstattung unterstützen eine präzise Abrechnung und ein effektives Projektmanagement. Letztendlich sparen diese Tools Zeit und reduzieren den administrativen Aufwand.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Zeiterfassung: Erfasst automatisch die für Aufgaben aufgewendeten Stunden und unterstützt so eine genaue Abrechnung und ein effizientes Zeitmanagement.
- Rechnungsstellung: Erstellt Rechnungen direkt aus den erfassten Zeiten, vereinfacht den Abrechnungsprozess und reduziert manuelle Fehler.
- Budgetüberwachung: Überwacht Projektausgaben und benachrichtigt Sie bei Annäherung an Budgetgrenzen, sodass Sie Ihre Finanzen besser verwalten können.
- Berichterstattung: Liefert Einblicke in die Zeitnutzung und Projektkosten und unterstützt so Entscheidungsfindung und Produktivitätsanalysen.
- Ausgabenverwaltung: Erfasst projektbezogene Ausgaben und unterstützt dadurch eine genaue Abrechnung und finanzielle Kontrolle.
- Anpassbare Vorlagen: Passt Rechnungen und Zeitberichte an Ihre geschäftlichen Anforderungen an und steigert so Professionalität und Übersichtlichkeit.
- Mobiler Zugriff: Ermöglicht die Zeiterfassung und Rechnungsstellung unterwegs und unterstützt so Flexibilität und Komfort bei der Arbeit aus der Ferne.
- Integrationen: Verbindet sich mit anderen Tools, etwa Projektmanagement- und Buchhaltungssoftware, und verbessert so Arbeitsabläufe und Datenaustausch.
- Warnungen und Benachrichtigungen: Erinnern Benutzer an Aufgaben und Fristen, helfen dabei, Projekte auf Kurs zu halten, und reduzieren verpasste Abrechnungsmöglichkeiten.
- Sicherheitsmaßnahmen: Schützen vertrauliche Daten durch Verschlüsselung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und sorgen so für Sicherheit.
Vorteile
Die Einführung einer Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Genauigkeit: Die automatische Erfassung von Stunden reduziert manuelle Fehler und bestätigt die Genauigkeit der abrechenbaren Zeit.
- Zeiteinsparung: Die Erstellung von Rechnungen direkt aus den erfassten Zeiten reduziert administrative Aufgaben und schafft mehr Zeit für produktive Arbeit.
- Bessere finanzielle Kontrolle: Budgetüberwachung und Ausgabenverwaltung helfen Ihnen, die Projektkosten genau im Blick zu behalten und Überschreitungen zu vermeiden.
- Höhere Produktivität: Berichtsfunktionen liefern Einblicke in die Zeitverwendung und ermöglichen es Ihnen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
- Mehr Flexibilität: Der mobile Zugriff ermöglicht es Ihnen, Zeiten und Ausgaben von überall aus zu erfassen, und unterstützt so die Arbeit aus der Ferne und unterwegs.
- Professionalität: Anpassbare Vorlagen für Rechnungen und Berichte tragen dazu bei, bei Kunden ein professionelles Image zu wahren.
- Datensicherheit: Sicherheitsmaßnahmen schützen vertrauliche Informationen und geben Ihnen Sicherheit hinsichtlich des Datenschutzes.
Kosten und Preise
Die Auswahl einer Software für Zeiterfassung und Abrechnung erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische enthaltene Funktionen von Lösungen für Zeiterfassung und Abrechnung zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Zeiterfassung, begrenzte Anzahl an Projekten und einfache Berichterstattung. |
| Persönlicher Tarif | $4-$15/Benutzer/Monat | Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Projektmanagement und grundlegende Berichterstattung. |
| Geschäftstarif | $7-$30/Benutzer/Monat | Erweiterte Berichterstattung, Integrationen, Budgetverfolgung und Ausgabenverwaltung. |
| Unternehmenstarif | $12-$70/Benutzer/Monat | Anpassbare Funktionen, dedizierter Support, Sicherheitsvorkehrungen und Werkzeuge zur Einhaltung von Vorschriften. |
Häufig gestellte Fragen zu Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware:
Wie unterstützt Zeiterfassungssoftware die Datengenauigkeit?
Zeiterfassungssoftware unterstützt die Datengenauigkeit, indem sie während der Arbeit automatisch Stunden protokolliert und dadurch Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert. Einige Tools bieten Funktionen wie die Erkennung von Inaktivität und Erinnerungen zum Ein- und Ausstempeln, die zur Führung genauer Aufzeichnungen beitragen. Außerdem können Sie Einträge überprüfen und bearbeiten, um Abweichungen zu korrigieren, bevor Sie Berichte oder Rechnungen abschließen
Kann Zeiterfassungssoftware in meine bestehenden Tools integriert werden?
Ja, viele Lösungen für Zeiterfassungssoftware lassen sich in beliebte Tools für Projektmanagement, Buchhaltung und Kommunikation integrieren. Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten der Software, um die Kompatibilität mit Ihren aktuellen Systemen sicherzustellen. Integrationen können Arbeitsabläufe verbessern, indem sie Daten plattformübergreifend synchronisieren, doppelte Eingaben reduzieren und die Gesamteffizienz steigern.
Sind meine Daten mit Zeiterfassungssoftware sicher?
Ja, die meisten renommierten Anbieter von Zeiterfassungssoftware setzen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein. Achten Sie auf Software, die Verschlüsselung, regelmäßige Datensicherungen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bietet. Es ist wichtig, einen Anbieter mit einem guten Ruf im Bereich Sicherheit auszuwählen und zu bestätigen, dass Ihre Informationen sicher bleiben.
Wie wähle ich die richtige Zeiterfassungssoftware für mein Unternehmen aus?
Um die richtige Software auszuwählen, ermitteln Sie zunächst die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe Ihres Teams. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Integrationen, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit. Testen Sie einige Optionen im Rahmen kostenloser Testversionen, um herauszufinden, welche am besten geeignet ist. Achten Sie auf Nutzerbewertungen und die Verfügbarkeit des Kundensupports, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.
