Die 10 besten Softwarelösungen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung im Test 2026

Insightful ist eine KI-gestützte Workforce-Intelligence-Plattform, die Echtzeit-Transparenz über die Aktivitäten und Produktivität von Mitarbeitern bietet. Entwickelt für Remote- und Hybrid-Teams, nutzt sie Live-Dashboards und automatisiertes Tracking, um Arbeitsprozesse in dem Moment zu erfassen, in dem sie stattfinden. So können Führungskräfte Ressourcen sofort ausrichten, Engpässe erkennen und operative Spitzenleistungen erzielen – ganz ohne manuelle Nachfragen.

Warum ich Insightful gewählt habe

Ich habe mich für Insightful aufgrund der Live-Aktivitätsüberwachung entschieden, die einen unmittelbaren Überblick über Team-Workflows und Konzentrationslevel liefert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Trackern erfasst die automatische Zeitzuordnung die Dauer von Aufgaben in Echtzeit, was eine genaue Abrechnung ermöglicht und den administrativen Aufwand verringert. Diese Funktionen ermöglichen es Teams, schnell datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Überlastung zu verhindern und die Leistung zu maximieren.

Wichtige Funktionen von Insightful

Neben den Echtzeit-Tracking-Funktionen bietet Insightful zahlreiche zentrale Features, die den Mehrwert erhöhen:

• Umfassendes Reporting: Erstellung detaillierter Berichte zu Produktivitätstrends, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Workflow-Optimierung: Werkzeuge zur Rückgewinnung verlorener Zeit und zur Steigerung der Produktivität, indem Arbeitslastungleichgewichte identifiziert und adressiert werden.
• InsightsAI: Nutzt konversationelle KI, um sofortige, Echtzeit-Berichte zur Teamleistung zu generieren.

Insightful-Integrationen

Integrationen umfassen Asana, BambooHR, GitLab, ClickUp, Jira, Trello, BigQuery sowie die Möglichkeit für individuelle Integrationen über eine öffentliche API.

actiTIME ist ein vielseitiges webbasiertes Tool zur Zeiterfassung und -verwaltung, das Ihnen hilft, die Kapazitäten Ihres Teams sowie die Projektkosten zu überwachen. Egal, ob Sie Architekturprojekte, Beratungsdienstleistungen oder E-Commerce-Aktivitäten managen – mit diesem Tool können Sie Arbeitsstunden bestimmten Aufgaben zuordnen, Urlaubsanträge verwalten und detaillierte Abrechnungsberichte für Ihre Kunden erstellen. Mit actiTIME kann sich Ihr Team auf die qualitativ hochwertige Durchführung der Arbeit konzentrieren, während eine präzise und unkomplizierte Abrechnung sichergestellt ist.

Warum ich actiTIME gewählt habe

Ich habe actiTIME ausgewählt, weil es sich durch einen strukturierten Ansatz zur Zeiterfassung und Abrechnung auszeichnet – wichtig für Unternehmen, die ihr Finanzmanagement optimieren möchten. Die Zeiterfassungsfunktion der Software ermöglicht es Ihrem Team, Arbeitsstunden direkt Projekten zuzuordnen, was Transparenz und Verantwortlichkeit sicherstellt. Zudem generiert die Rechnungsstellung automatisch Rechnungen auf Basis der erfassten Zeiten und vordefinierter Tarife, wodurch manuelle Fehler reduziert und Zeit gespart wird. Diese Funktionen sind besonders vorteilhaft, wenn Sie genaue Abrechnungsunterlagen führen möchten, ohne komplexe manuelle Berechnungen durchführen zu müssen.

actiTIME Hauptfunktionen

Neben den grundlegenden Stärken bietet actiTIME weitere wertvolle Funktionen für Ihr Team:

• Projekt-Tracking: Überwachen Sie den Projektfortschritt in Echtzeit, um Fristen und Budgets einzuhalten.
• Abwesenheitsmanagement: Verwalten Sie Urlaubsanträge und -genehmigungen der Mitarbeitenden direkt in der Plattform.
• Individuelle Workflows: Passen Sie Arbeitsabläufe an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse an und steigern Sie so die Produktivität.
• Budget-Tracking: Behalten Sie Projektbudgets im Blick, um Überausgaben zu vermeiden und die finanzielle Effizienz sicherzustellen.

actiTIME Integrationen

Zu den Integrationen zählen QuickBooks und Zapier. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

TimeTrex ist eine Workforce-Management-Plattform, die Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Einsatzplanung und Anwesenheitsmanagement in einem System vereint. Sie unterstützt Web-, Mobil- und biometrische Zeiterfassung und hilft Unternehmen, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden präzise zu erfassen und diese Daten direkt mit der Lohnabrechnung und den Arbeitskosten zu verbinden.

Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?

TimeTrex eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die stundenbasierte Mitarbeitende verwalten, insbesondere jene mit mehreren Standorten oder komplexeren Anforderungen an Lohnabrechnung und Compliance.

Warum habe ich TimeTrex gewählt?

TimeTrex überzeugt durch die enge Verknüpfung von Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die gearbeiteten Stunden fließen direkt in die Lohnberechnung ein, einschließlich Löhne, Abzüge und Steuerabzüge. Es unterstützt außerdem die Steuerberichterstattung, wodurch der Bedarf an separaten Systemen oder manueller Datenverarbeitung reduziert wird. Für Teams, die große Stundenlohnbelegschaften verwalten, macht dieses Setup die Lohnabrechnung effizienter und hält die Arbeitsdaten überall konsistent.

TimeTrex Hauptmerkmale

• Zeiterfassung: Arbeitsstunden von Mitarbeitenden können per Web, Mobilgerät oder physischem Zeiterfassungsterminal erfasst werden.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisierte Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuerabzügen basierend auf den erfassten Zeiten.
• Einsatzplanung: Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen, Schichtzuweisungen und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden.
• Anwesenheitsmanagement: Überwachung der Anwesenheit, Nachverfolgung von Fehlzeiten und Verwaltung von Urlaubsansprüchen.
• Berichtswesen und Analysen: Erstellung von Berichten zu gearbeiteten Stunden, Überstunden und Arbeitskosten zur besseren Entscheidungsfindung.

TimeTrex Integrationen

TimeTrex bietet native Integrationen mit QuickBooks, Sage, ADP und Paychex. Außerdem steht eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Clockify ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die sich an Unternehmen jeder Größe richtet. Sie hilft Teams, Arbeitsstunden zu erfassen, Projekte zu verwalten und Berichte für die Abrechnung mit Kunden zu erstellen.

Warum ich Clockify gewählt habe: Dieses Tool eignet sich gut für Teams jeder Größe, da es einen unbegrenzten Benutzerzugang bietet und somit für wachsende Unternehmen skalierbar ist. Sie können Stunden über verschiedene Projekte hinweg verfolgen, ohne sich um Benutzerlimits kümmern zu müssen. Clockify stellt detaillierte Berichtsfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie Produktivität und Projektkosten analysieren können. Außerdem verfügt es über eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass Ihr Team sofort mit der Zeiterfassung beginnen kann, ohne zusätzliche Schulungen zu benötigen.

Besondere Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen anpassbare Zeiteinträge, mit denen Sie Zeiten nach Bedarf anpassen und kategorisieren können. Das Dashboard bietet eine visuelle Übersicht über Teamzeiten, Teamaktivitäten und den Projektfortschritt. Sie können außerdem Stundensätze für verschiedene Teammitglieder festlegen.

Integrationen umfassen Asana, Trello, Jira, QuickBooks, Zapier, Google Kalender, Microsoft Outlook, monday.com und mehr.

QuickBooks Time ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die für Unternehmen entwickelt wurde, die bereits QuickBooks für ihre Buchhaltung nutzen. Sie hilft Teams dabei, Arbeitszeiten zu erfassen, die Lohnabrechnung zu verwalten und die Dienstplanerstellung effizient zu koordinieren.

Warum ich QuickBooks Time ausgewählt habe: Es lässt sich nahtlos in QuickBooks integrieren und stellt somit eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen dar, die QuickBooks ohnehin für ihre Buchhaltungsanforderungen einsetzen. Sie können Zeiterfassungsdaten direkt an QuickBooks übertragen, um eine korrekte Lohnabrechnung zu gewährleisten. Mit den Planungsfunktionen können Sie Schichten zuweisen und Teammitglieder benachrichtigen, damit alle auf dem aktuellen Stand bleiben. GPS-Tracking unterstützt die Überwachung der Mitarbeiter, da Sie so deren Standorte verifizieren können – besonders nützlich für Unternehmen mit mobilen Teams.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen anpassbare Benachrichtigungen, die Ihr Team daran erinnern, sich ein- und auszustempeln, wodurch sich Fehlbuchungen reduzieren lassen. Die Plattform bietet detaillierte Stundenzettel-Reports, die Einblicke in die Produktivität des Teams liefern. Die mobile App ermöglicht Mitarbeitern die Zeiterfassung auch unterwegs.

Integrationen beinhalten Sage Intacct, Namely, Xero und mehr.

My Hours ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die sich für Teams eignet, die mehrere Projekte verwalten müssen. Sie ermöglicht es den Nutzern, Zeit zu erfassen, Aufgaben zu verwalten und die Abrechnung mit Kunden zu bearbeiten.

Warum ich My Hours gewählt habe: My Hours eignet sich gut für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig balancieren, da es Funktionen wie Projektzeiterfassung und Aufgabenverfolgung für umfangreiche Arbeitslasten bietet. Sie können detaillierte Berichte erstellen, um die Rentabilität von Projekten zu analysieren. Die Aufgabenmanagement-Funktionen der Software helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und Fristen einzuhalten. Zudem bietet sie anpassbare Abrechnungsoptionen, mit denen Sie Rechnungen individuell auf jeden Kunden zuschneiden können.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen eine Analyse der Projektprofitabilität, mit der Sie Projekte basierend auf Stundensätzen und Ausgaben priorisieren können. Die Ausgabenerfassung ermöglicht das Anhängen von Dateien und das Erstellen von Berichten für die Rechnungsstellung. Das Lohnabrechnungssystem kann genutzt werden, um Anwesenheit und Abwesenheiten zu verfolgen und unterstützt so eine genaue Gehaltsabrechnung.

Integrationen umfassen QuickBooks, Zapier, Google Kalender, Microsoft Teams, Asana, Jira, Xero und mehr.

Timely ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die sich an Fachleute richtet, die eine genaue Zeiterfassung ohne manuelle Eingaben benötigen. Die Zeiterfassung erfolgt automatisiert, was Timely besonders für Freiberufler und Teams geeignet macht, die sich auf ihre Arbeit konzentrieren und nicht manuell Stunden erfassen möchten.

Warum ich Timely ausgewählt habe: Dank der automatischen Erfassung protokolliert Timely die für unterschiedliche Aufgaben aufgewendete Zeit, ganz ohne manuelle Eingaben – so werden Fehler vermieden. Du kannst die erfassten Stunden vor der Abrechnung überprüfen und freigeben. Die visuelle Zeitachse verschafft dir einen Überblick darüber, wie deine Zeit auf verschiedene Projekte verteilt wird, um deine Arbeitslast besser zu managen. Außerdem bietet Timely Projektbudgetierung, damit du Projektkosten jederzeit im Blick behältst und dein Budget einhältst.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen wie das Memory-Tracking protokollieren alle deine Arbeitsaktivitäten und erstellen eine detaillierte Zeitachse. Das Projekt-Dashboard liefert dir einen schnellen Überblick über den Fortschritt und die Zeitverteilung deiner Projekte. Du kannst außerdem Erinnerungen einstellen, die dich an Aufgaben und Fälligkeiten erinnern.

Integrationen umfassen Slack, Google Calendar, Asana, Trello, Jira, Zapier, Xero und weitere.

Toggl Track ist eine spezialisierte Software zur Zeiterfassung und Abrechnung, mit der detaillierte Projektstunden verwaltet, abrechenbare Arbeiten über verschiedene Kunden hinweg verfolgt, Teamrollen individuell angepasst und zeitbasierte Berichte erstellt werden können.

Für wen eignet sich Toggl Track am besten?

Projektbasierte Teams, Agenturen und Freiberufler, die eine flexible und detaillierte Zeiterfassung für mehrere Kunden und Projekte benötigen.

Warum ich mich für Toggl Track entschieden habe

Ich habe Toggl Track als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mich auf die individuell anpassbaren und aussagekräftigen Zeitberichte verlasse, wenn ich abrechenbare Zeiten nach Projekt, Kunde oder Aufgabe verfolgen möchte. Ich kann Daten schnell segmentieren und detaillierte Berichte für Rechnungen und Budgetkontrollen exportieren.

Toggl Track Hauptfunktionen

• Automatisierte Leerlauferkennung: Erkennt Zeiten der Inaktivität, um die Genauigkeit der Zeiterfassung zu gewährleisten.


• Geräteübergreifende Nachverfolgung: Ermöglicht die Zeiterfassung am Desktop, über mobile Apps, Browser-Erweiterungen und Kalenderintegrationen.


• Projekt- und Kundenhierarchie: Organisiert Einträge nach Kunde, Projekt und Aufgabe für eine klare Zuordnung und Auswertung.


• Individuelle Benutzerrechte: Administratoren können für jedes Teammitglied genau festlegen, welche Rechte zur Sichtbarkeit und Bearbeitung bestehen.

Toggl Track Integrationen

Toggl Track bietet native Integrationen mit Asana, Trello, Jira, Notion, Google Kalender, QuickBooks, Xero und Slack. Außerdem ist eine Anbindung an Zapier möglich, ebenso wie die Bereitstellung einer API für individuelle Integrationen.

TimeCamp ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die für Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie hilft dabei, abrechenbare Stunden zu erfassen, Projekte zu verwalten und Rechnungen zu erstellen.

Warum ich TimeCamp ausgewählt habe: Freiberufler profitieren von der Fähigkeit, die auf Aufgaben verbrachte Zeit automatisch zu erfassen, was eine genaue Abrechnung jeder Minute ermöglicht. Sie können Zeiteinträge nach Projekt und Kunde kategorisieren und so Ihre Arbeitslast organisieren. Mit der Rechnungsfunktion lassen sich professionelle Rechnungen direkt aus den erfassten Stunden erstellen. TimeCamp bietet zudem ein Produktivitäts-Tracking, das Einblicke in Ihr Zeitmanagement ermöglicht.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen die Erkennung von Leerlaufzeiten, bei der die Zeiterfassung pausiert, wenn keine Aktivität festgestellt wird. Sie können Ziele für Projekte festlegen, damit Sie fokussiert und produktiv bleiben. Die Berichts-Funktion liefert detaillierte Einblicke in die Zeitnutzung und unterstützt so ein besseres Zeitmanagement und Planung.

Integrationen sind u.a. Trello, Asana, Slack, monday.com, Jira, QuickBooks, Xero, GitHub, Google Kalender und mehr.

Everhour ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, die speziell für Teams entwickelt wurde, die Projektmanagement-Tools wie Asana nutzen. Sie ermöglicht eine präzise Zeiterfassung, Budgetierung und Rechnungsstellung, um Teams bei der Projektverwaltung zu unterstützen.

Warum ich Everhour gewählt habe: Es integriert sich direkt mit Asana, sodass Sie die Zeit erfassen können, ohne Ihre Projektmanagement-Umgebung verlassen zu müssen. Dies kann helfen, den Fokus zu wahren und die Arbeitsabläufe zu verbessern. Sie können Projektbudgets festlegen und den Fortschritt in Echtzeit überwachen, um Projekte auf Kurs zu halten. Everhour bietet zudem detaillierte Berichte, die Ihnen helfen, die Projektleistung zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten die Möglichkeit, individuelle Berichte zu erstellen, die Einblicke in die Produktivität des Teams und Projektkosten geben. Außerdem können Sie die Teamverfügbarkeit und Auslastung verwalten, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Mit der Rechnungsstellungsfunktion lassen sich Rechnungen direkt aus der erfassten Zeit generieren.

Integrationen umfassen Asana, Trello, Basecamp, Jira, ClickUp, GitHub, GitLab, Xero, QuickBooks und mehr.