Die 10 besten Zeiterfassungsprogramme im Test 2026
Auswahlliste der besten Zeiterfassungssoftware
Die beste Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen dabei, Arbeitszeiten zu erfassen und die Zeit Ihres Teams effektiver zu verwalten. Ohne eine Möglichkeit, nachzuverfolgen, wie viel Zeit Ihr Team für bestimmte Projekte und Aufgaben aufwendet, können Sie Kunden Ihre Arbeitszeit nicht genau in Rechnung stellen, und die Gesamtrentabilität könnte darunter leiden.
Auf Grundlage meiner Erfahrung mit der Führung einer Agentur und mehr als drei Jahren Softwaretests habe ich verschiedene Zeiterfassungstools geprüft, um Ihnen unabhängige Einblicke in die besten verfügbaren Optionen zu geben. Lesen Sie meine Analyse jedes Tools und erfahren Sie, wie es gängige Herausforderungen wie die Planung und die Erfassung von Arbeitszeiten bewältigt. Ganz gleich, ob Sie den Überblick über Stundenzettel oder die Teamkoordination behalten möchten – ich helfe Ihnen dabei, die passende Lösung für Ihre Projekt- und Teamanforderungen zu finden.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Zeiterfassungssoftware
Die folgende Tabelle vergleicht die Preisdetails meiner besten Auswahl an Zeiterfassungssoftware.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | La mejor opción de IA para empresas | Demo gratuita disponible | Desde $8/usuario/mes | Website | |
| 2 | Am besten für Teams ohne festen Arbeitsplatz | Kostenloser Plan verfügbar + 14-tägige kostenlose Testphase | Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für Anmeldung per Gesichtserkennung | Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testphase verfügbar | Ab $4,49/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für Serviceteams | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $19/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für die Zeiterfassung im Team | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $8.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Schichtplanung | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $2.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Projektverfolgung | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $9,99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten für die Mitarbeitereinsatzplanung | 30-tägige kostenlose Testversion | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Projektzeiterfassung | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $9/Sitz/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für Geschäftsverwaltung | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $19.90/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
Bewertungen der besten Zeiterfassungssoftware
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Zeiterfassungssoftware. Ich behandle die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzmöglichkeiten jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
La mejor opción de IA para empresas
Factorial es una plataforma de RR. HH. y gestión del tiempo impulsada por IA que abarca el control horario de los empleados, la programación de turnos, la gestión de permisos y los informes de asistencia mediante métodos de fichaje desde ordenador, móvil, código QR y geolocalización.
¿Para quién es más adecuado Factorial?
Factorial es adecuado para responsables de RR. HH. y nóminas de pequeñas y medianas empresas que quieren una única plataforma impulsada por IA para gestionar el control horario, la programación y la asistencia, además de otras operaciones de RR. HH.
Por qué elegí Factorial
He incluido Factorial entre mis principales opciones porque su enfoque basado en IA ofrece mucho más que registrar horas: ayuda activamente con la programación, los informes y las respuestas a las preguntas de los empleados sobre las políticas de la empresa. Me gusta cómo la IA gestiona la planificación de horarios con varios métodos de fichaje (ordenador, código QR, geolocalización y aplicación móvil), de modo que los equipos distribuidos no tienen que hacer suposiciones sobre sus horarios. Los informes generados por IA también permiten que los responsables dediquen menos tiempo a recopilar manualmente los datos de asistencia.
Funciones principales de Factorial
- Compatibilidad con varios métodos de fichaje: Los empleados pueden fichar mediante ordenador, aplicación móvil, código QR, reconocimiento facial o geolocalización, según la configuración de tu equipo.
- Aprobación y bloqueo de hojas de horas: Los responsables pueden revisar y aprobar las hojas de horas, lo que bloquea los registros para confirmar que se han validado antes de procesar la nómina.
- Flujo de trabajo para solicitar y aprobar permisos: Los empleados envían las solicitudes de permisos directamente desde la plataforma, y los responsables pueden aprobarlas, rechazarlas y consultar las próximas ausencias en una vista compartida.
- Exportación de datos de nómina: Las horas trabajadas aprobadas pueden transferirse al módulo de Compensación de Factorial y exportarse en formato Excel o CSV para procesar la nómina.
Integraciones de Factorial
Factorial ofrece integraciones en su mercado de aplicaciones con DATEV LODAS, Sage 200, Google Workspace, Slack, Microsoft Power BI y Okta, además de Zapier. Su API pública es compatible con OAuth 2.0, webhooks, claves de API y SDK para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Los fichajes funcionan desde móvil, código QR y ordenador
- Las hojas de horas aprobadas bloquean los registros de fichaje validados
- Los empleados y responsables comparten la visibilidad de los permisos
Cons:
- Las horas de nómina requieren hojas de horas aprobadas por los responsables
- La geolocalización no puede hacer cumplir los límites de fichaje
Am besten für Teams ohne festen Arbeitsplatz
Connecteam ist eine Zeiterfassungs-App und ein Personalverwaltungstool für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz sowie mobile Teams. Sie wird in Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe und Bauwesen eingesetzt, um Kommunikation, Dienstpläne und Aufgaben zu verwalten.
Warum ich Connecteam gewählt habe: Mit Connecteam kann Ihr Team Dienstpläne, Aufgaben und Zeiterfassung ortsunabhängig einsehen, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Sie können chatten, Updates versenden und Schichten an einem Ort verwalten. Außerdem können Sie Schulungsmodule erstellen, um neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen GPS-Tracking zur Überwachung des Mitarbeiterstandorts sowie automatisierte Workflows zur Steigerung der Effizienz. Das Tool bietet außerdem Anerkennungsprogramme für Mitarbeitende zur Steigerung der Motivation.
Integrationen umfassen QuickBooks, Gusto, Xero und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Effektiv für mobile Teams
- Einfache Dienstplan-Erstellung
- GPS-Tracking-Funktionen
Cons:
- Begrenzte erweiterte Funktionen
- Gelegentliche Leistungsprobleme der App
New Product Updates from Connecteam
Connecteam Expands Break and Timesheet Controls
Connecteam adds flexible break thresholds, personalized policies, auto-end options, a centralized exceptions report, and improved timesheet issue visibility to help teams manage breaks and timesheets more effectively. For more information, visit Connecteam’s official site.
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Am besten für Anmeldung per Gesichtserkennung
Buddy Punch ist eine Zeiterfassungs- und Anwesenheitsplattform mit flexiblen Einstempelmethoden, konfigurierbaren Überstundenregeln, Mitarbeitereinsatzplanung, PTO-Verfolgung (bezahlte Freistellung) und direkten Lohnabrechnungsintegrationen.
Für wen ist Buddy Punch am besten geeignet?
Buddy Punch eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen mit stundenbasierten oder im Außendienst tätigen Teams, insbesondere in Branchen wie Bauwesen, Einzelhandel, Gesundheitswesen und Gastgewerbe.
Warum ich Buddy Punch ausgewählt habe
Ich habe Buddy Punch in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es die Identitätsprüfung beim Einstempeln hervorragend handhabt – insbesondere durch Gesichtserkennung. Wenn ein Mitarbeiter über das Buddy Punch-Kiosk einstempelt, erfasst und vergleicht das System sein Gesicht mit einem hinterlegten Referenzfoto. Das beugt gezieltem 'Buddy Punching' auf gemeinsam genutzten Geräten direkt vor. Mir gefällt auch, dass die Gesichtserkennung nicht die einzige verfügbare Verifikationsschicht ist: Sie lässt sich mit Fotos beim Einstempeln kombinieren, sodass bei jedem Einstempeln automatisch ein Foto gemacht und in der Zeiterfassung für die Administratorprüfung gespeichert wird. Diese Kombination liefert Ihnen einen transparenten, überprüfbaren Nachweis darüber, wer sich tatsächlich wann eingestempelt hat.
Buddy Punch Hauptfunktionen
- GPS-Tracking: Erfasst den Standort jedes Einstempelvorgangs, sodass Sie genau sehen, wo die Mitarbeiter kommen und gehen.
- IP-Adressbindung: Begrenzte Einstempelungen auf genehmigte Netzwerke und verhindert so unerlaubte Fernzugriffe von nicht autorisierten Standorten.
- Genehmigung von Stundenzetteln: Ermöglicht es Managern, die Zeiterfassungen der Mitarbeiter zu prüfen, zu bearbeiten und zu genehmigen, bevor sie an die Lohnabrechnung weitergeleitet werden.
- PTO-Verfolgung: Verwalten von Urlaubsanträgen, Ansprüchen und Genehmigungen direkt in der Plattform.
Buddy Punch Integrationen
Buddy Punch bietet native Integrationen, die sich auf Lohnabrechnungsanbieter konzentrieren, darunter QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, ADP Workforce Now, Gusto, Paychex, Paycor, Paylocity, Rippling, Workday und SurePayroll. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrere Einstempelmethoden, einschließlich Gesichtserkennung
- Geofence-Radius je Standort anpassbar
- Automatische Überstunden- und Stundenberechnung
Cons:
- Für das Einstempeln ist eine Internetverbindung erforderlich
- Bundesweite Feiertage müssen manuell eingegeben werden
Am besten für Serviceteams
Rocketlane ist eine Plattform für Projektabwicklung, die Teams dabei hilft, Zeitpläne, Aufgaben und Zusammenarbeit bei kundenorientierten Projekten zu verwalten. Sie richtet sich an Serviceteams, die eine bessere Übersicht über den Projektfortschritt und die aufgewendete Zeit benötigen.
Warum ich Rocketlane ausgewählt habe: Es ist darauf ausgelegt, die Zeiterfassung parallel zur Serviceerbringung wie Onboarding, Implementierung und Support zu ermöglichen. Teammitglieder können die Zeit nach Aufgabe oder Projekt erfassen und mit den geplanten Stunden vergleichen. Stundenzettel werden basierend auf Arbeitsprotokollen automatisch ausgefüllt und es ist möglich, abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden einzurichten, um Margen zu überwachen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Genehmigungs-Workflows für Zeiten, die es ermöglichen, Einreichungen vor der endgültigen Bestätigung zu prüfen. Es gibt zudem ein Reporting-Dashboard, um die aufgewendete Zeit über Kunden, Projekte und Teams hinweg einzusehen.
Integrationen umfassen Salesforce, Slack, Google Kalender, HubSpot und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Statusüberwachung
- Visuelle Projektzeitpläne
- Automatisierte Workflows
Cons:
- Neue Nutzer benötigen möglicherweise eine Schulung
- Komplexität bei der Ersteinrichtung
New Product Updates from Rocketlane
Rocketlane Introduces Governance and Workforce Agents
Rocketlane introduces Governance Agents and Workforce Agents to automate delivery processes and recurring tasks. These updates help teams enforce rules and streamline project execution. For more information, visit Rocketlane’s official site.
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Everhour
Am besten für die Zeiterfassung im Team
Everhour ist ein Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tool, mit dem Teams ihre Zeit besser verwalten können. Es wird von Projektmanagern und Teamleitern genutzt, um Budgets und Projektfortschritte genau im Blick zu behalten.
Warum ich Everhour gewählt habe: Mit Everhour kannst du Zeiten erfassen und Berichte erstellen, die in Echtzeit aktualisiert werden. Es lässt sich mit Tools wie Asana und Trello integrieren, sodass du nicht ständig zwischen Tabs wechseln musst. Das Layout ist übersichtlich und hilft dir, den Überblick über Budgets und Projektarbeit zu behalten, ohne abgelenkt zu werden. Du kannst zudem die Browser-Erweiterung oder die iPhone-App nutzen, um Zeiten auch unterwegs zu erfassen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Fortschrittsverfolgung, detaillierte Berichte und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Eingebaute Budgetierungs- und Rechnungsfunktionen helfen, die Finanzen im selben Tool zu verwalten.
Integrationen umfassen Asana, ClickUp, Jira, Trello, Basecamp, GitHub, Slack, QuickBooks, Xero und monday.com.
Pros and Cons
Pros:
- Individuell anpassbare Berichtsfunktionen
- Einfache Integration mit Projektmanagement-Tools
- Einfache Verwaltung der Stundenzettel
Cons:
- Eingeschränkte Offline-Funktionen
- Gelegentliche Synchronisierungsprobleme
Am besten geeignet für Schichtplanung
When I Work ist ein Tool zur Dienstplanerstellung und Zeiterfassung, das dabei hilft, Mitarbeiter-Schichten zu verwalten. Es wird hauptsächlich verwendet, um Dienstpläne zu organisieren, Arbeitszeiten zu verfolgen und mit stundenbasierten Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben.
Warum ich When I Work ausgewählt habe: When I Work ermöglicht es Ihnen, Schichtpläne zu verwalten, indem Ihr Team die Verfügbarkeit hinterlegen und Schichten einfach tauschen kann. Es ist leicht zu bedienen und Ihr Team sieht Aktualisierungen sofort. Die integrierte Nachrichtenfunktion hält alle auf dem Laufenden, und der mobile Zugriff ermöglicht es allen, Dienstpläne von überall aus einzusehen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen sind unter anderem automatische Schichtplanung zur Reduzierung manueller Eingaben und Erinnerungen an das Ein- und Ausstempeln für eine genaue Zeiterfassung. Funktionen zur Urlaubsverwaltung ermöglichen die Nachverfolgung von Arbeitsausfällen.
Integrationen gibt es mit ADP, QuickBooks, Square, Gusto und Paychex.
Pros and Cons
Pros:
- Effektive Schichtplanung
- Automatische Planungsfunktionen
- Erinnerungen an das Ein- und Ausstempeln
Cons:
- Wenige fortgeschrittene Funktionen
- Begrenzte Anpassungsoptionen
Am besten geeignet für Projektverfolgung
Teamwork.com ist ein Projektmanagement-Tool, das Teams hilft, die Arbeit zu verfolgen und Fristen einzuhalten. Es ist für Projektmanager und Teams konzipiert, die eine organisierte Möglichkeit suchen, zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu verwalten.
Warum ich Teamwork.com ausgewählt habe: Teamwork.com ermöglicht es dir, die Zeit direkt von Aufgaben, Projekten oder dem Timer-Tool zu erfassen, sodass du sehen kannst, wie die Zeit während der Arbeit genutzt wird. Dein Team kann abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden erfassen und sie bestimmten Kunden oder Projekten zuordnen. Die Plattform bietet außerdem Zeitberichte, die aufzeigen, woran gearbeitet wurde und wie dies im Vergleich zu den Schätzungen steht. Zeiteinträge arbeiten Hand in Hand mit Budgetierungs- und Abrechnungstools, damit du Kosten und Gewinn im Blick hast.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die Sammelerfassung von Zeiten, sodass du Stunden für mehrere Aufgaben gleichzeitig erfassen kannst. Es gibt zudem einen integrierten Timer, der deinem Team hilft, Arbeitsstunden in Echtzeit zu erfassen.
Integrationen sind unter anderem Slack, HubSpot, QuickBooks, Zapier, Microsoft Teams, Dropbox, Google Drive, Xero, Trello und OneDrive.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Tools zur Projektverfolgung
- Anpassbare Workflows
- Ausführliche Berichtsfunktionen
Cons:
- Lernkurve für neue Nutzer
- Erfordert möglicherweise zusätzliche Anpassungen
Am besten für die Mitarbeitereinsatzplanung
Humanity Schedule ist ein Workforce-Management-Tool zur Mitarbeitereinsatzplanung und Zeiterfassung. Manager und HR-Teams können es nutzen, um Schichten zu verwalten und den Personaleinsatz effizient zu steuern.
Warum ich Humanity Schedule ausgewählt habe: Humanity Schedule hilft Ihnen, Schichtpläne zu erstellen und bietet Zeitpläne, die in Echtzeit aktualisiert werden. Sie können die Verfügbarkeit festlegen, um Konflikte zu vermeiden, und die mobile App nutzen, um Änderungen schnell weiterzugeben. Mit den Reporting-Funktionen erhalten Sie Einblick in die Arbeitskosten und die Effizienz der Schichtplanung, sodass Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen das Tauschen von Schichten, um den Mitarbeitern mehr Flexibilität zu bieten, sowie Prognosetools zur Vorhersage des Personalbedarfs. Humanity Schedule ermöglicht auch Employee Self-Service, damit Mitarbeiter ihre eigenen Zeitpläne verwalten können.
Integrationen umfassen ADP, Oracle, QuickBooks, Workday, BambooHR und Paychex.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Schichtplanung
- Verwaltung der Mitarbeiterverfügbarkeit
- Umfassende Berichtsfunktionen
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
- Häufige Updates könnten erforderlich sein
Harvest ist ein Zeiterfassungs- und Abrechnungstool für Teams und Freiberufler, die Arbeitsstunden nachverfolgen und Abrechnungen verwalten müssen. Es hilft kleinen bis mittelgroßen Teams, Zeit und Ausgaben im Blick zu behalten.
Warum ich Harvest gewählt habe: Harvest macht es Ihnen und Ihrem Team leicht, Zeiten mit einfachen Stundenzetteln und Budget-Tools zu erfassen. Sie können erfasste Stunden in Rechnungen umwandeln und diese direkt an Kunden senden. Die Berichte zeigen Ihnen, wie Ihr Team seine Zeit verwendet. Das übersichtliche Layout ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne großen Schulungsaufwand.
Hervorzuhebende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen automatische Erinnerungen, wenn Stundenzettel nicht abgegeben wurden, und Ausgabenerfassung zur Verwaltung von Projektkosten. Harvest unterstützt außerdem die Zeiterfassung über eine Browser-Erweiterung, mit der Sie Ihre Stunden während der Arbeit bequem protokollieren können.
Integrationen sind unter anderem Asana, Trello, Basecamp, QuickBooks, Xero, Slack, Stripe, PayPal, GitHub und Google Kalender.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Rechnungsstellung aus erfassten Stunden
- Automatische Erinnerungen an Stundenzettel
- Unterstützt Ausgabenerfassung
Cons:
- Nicht für große Unternehmen geeignet
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Scoro ist eine umfassende Professional Services Automation-Lösung für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren möchten. Sie ist besonders nützlich für Manager und Teamleiter, die Projekte, Finanzen und Zeiterfassung überwachen müssen.
Warum ich Scoro ausgewählt habe: Mit Scoro können Sie Projekte und Finanzen an einem Ort verwalten. Sie können Zeit erfassen, Rechnungen versenden und Budgets im Auge behalten, ohne das Tool zu wechseln. Ihr Team kann mit Dashboards wichtige Kennzahlen im Blick behalten, und die Berichte zeigen Ihnen, was gut läuft und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen sind unter anderem anpassbare Dashboards, mit denen Sie alles von Vertrieb über Zeit und Budget bis hin zu Projektzeitplänen verfolgen können. Das Tool bietet außerdem Funktionen für Abrechnung und Rechnungsstellung.
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Zapier, Mailchimp, Dropbox, Google Calendar, Slack, Asana und Stripe.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Dashboards
- Integrierte Finanztools
- Umfangreiche Berichtsfunktionen
Cons:
- Erfordert anfängliche Einrichtungszeit
- Hoher Anpassungsaufwand
Weitere Zeiterfassungssoftware
Hier finden Sie einige weitere Optionen für Zeiterfassungssoftware, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind, wenn Sie bisher noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen:
- Beesbusy
Am besten für kleine Unternehmen
- Monitask
Am besten für automatisierte Zeiterfassung
- Resource Guru
Am besten für die Ressourcenplanung
- BigTime
Am besten geeignet für professionelle Dienstleistungen
- Homebase
Ideal zur Überwachung von Mitarbeiterstunden
- GoodDay
Am besten für integrierte, projektbezogene Zeiterfassung
Wie ich Zeiterfassungssoftware bewerte
Ich bewerte Zeiterfassungstools auf zwei Ebenen: die Kernfunktionen wie Echtzeit-Erfassung und Zeitzuordnung zu Projekten sowie Unterscheidungsmerkmale, die gute von hervorragenden Tools trennen.
Kernfunktionalität (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (überzeugt in diesem Bereich) für jede unten aufgelistete Kernfunktionalität. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss mindestens eine Gesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Echtzeit-Erfassung (Ein-/Aus-Stempeln): Ich prüfe, ob Teammitglieder sich über Web, Mobilgerät und Terminal einstempeln können – besonders für verteilte Teams, die sowohl vor Ort als auch remote arbeiten.
- Zeitzuordnung zu Projekten & Aufgaben: Die erfassten Stunden sollten bestimmten Projekten, Aufgaben oder Kunden zugewiesen werden, damit Projektmanager nachvollziehen können, wo die Zeit wirklich eingesetzt wird, statt nur die Gesamtarbeitszeit zu sehen.
- Zeiterfassungsmanagement & Freigaben: Ich bewerte die Tiefe des Freigabeworkflows und achte auf Mehrstufen-Prüfung, automatische Erinnerungen und Sperrung von Stundenzetteln nach Freigabe.
- Berichte & Analysen: Die Auswertungen müssen über reine Stundensummen hinausgehen. Ich achte auf Auswertungen nach abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten, Auslastungsgrade und Soll-Ist-Vergleiche.
- Integration in Lohnbuchhaltung & Abrechnung: Ob genehmigte Zeiten an QuickBooks, Xero oder einen anderen Lohnbuchhaltungsanbieter übertragen werden: Ich beurteile die Breite und Tiefe der vorhandenen nativen Integrationen.
- Überstunden- & Compliance-Regeln: Konfigurierbare Vergütungsregeln sind wichtig – v. a. bei Teams mit Auftragnehmern und Festangestellten in mehreren Regionen, die unterschiedliche Überstunden- und Pausenvorschriften verlangen.
Wenn ich eine Liste mit Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich, wodurch sich jede Plattform abhebt.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und bewerte ich unterschiedliche Anbieter:
Besondere Funktionen
Budget- und Verbrauchswarnungen sind für mich sehr wichtig. Wenn erfasste Zeiten sich dem Soll annähern, möchte ich, dass der Projektleiter rechtzeitig vor einer bösen Überraschung im nächsten Statusmeeting informiert wird. Auslastungs- und Kapazitätsübersichten als Heatmaps bieten Ressourcenplanern eine schnelle Übersicht darüber, wer überlastet ist und wo noch Kapazitäten frei sind – das beeinflusst direkt die Sprintplanung und Personaleinsatzplanung. Ich achte auch auf Kundenportal-Zugänge, damit Agenturen erfasste Zeiten für die Rechnungsstellung transparent mit ihren Kunden teilen können, ohne vollen Systemzugang zu gewähren.
Mehr als nur Funktionen
Die Tiefe der Integration mit deinem vorhandenen Projektmanagement-Stack ist entscheidend. Wenn dein Team Sprints in Jira plant oder Aufgaben in Asana verwaltet, muss das Zeiterfassungstool Aufgaben und Zeiten synchronisieren, ohne dass manuell nacherfasst werden muss. Auch die Preisgestaltung ist wichtig – Preismodelle pro Nutzer können bei 50 PMO-Mitarbeitern schnell teuer werden, während Flatrates einen Vorteil bieten. Schließlich berücksichtige ich Teamgröße und Branchenfokus: Eine Agentur, die nach Stunden abrechnet, hat ganz andere Anforderungen als eine IT-Abteilung in einem Großunternehmen, die interne Projektkosten erfasst.
So wählen Sie Zeiterfassungssoftware aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei Ihrem individuellen Auswahlprozess auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software mit Ihrem Team wachsen? Prüfen Sie, ob sie bei einer Expansion Ihres Unternehmens weitere Benutzer oder Standorte verwalten kann. Vermeiden Sie Tools, die Ihr zukünftiges Wachstum einschränken könnten. |
| Integrationen | Verbindet sie sich mit Ihren vorhandenen Tools wie Lohnabrechnungs- oder Personalverwaltungssystemen? Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in die bereits verwendeten Tools integrieren lässt, um Datensilos zu vermeiden. |
| Anpassbarkeit | Können Sie die Software an Ihre spezifischen Arbeitsabläufe anpassen? Achten Sie auf Optionen, mit denen Sie Berichte und Dashboards an die individuellen Anforderungen Ihres Teams anpassen können. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Software für Ihr Team intuitiv bedienbar? Eine benutzerfreundliche Oberfläche verkürzt die Schulungszeit und hilft Ihrem Team, die Software schnell einzuführen. |
| Implementierung und Einarbeitung | Wie lange dauert es, bis Sie starten können? Berücksichtigen Sie die für die Einrichtung benötigten Ressourcen und prüfen Sie, ob der Anbieter Unterstützung oder Schulungen anbietet, um die Umstellung zu erleichtern. |
| Kosten | Passt die Software in Ihr Budget? Bewerten Sie die Gesamtkosten einschließlich versteckter Gebühren oder Kosten für zusätzliche Funktionen, um sicherzustellen, dass sie Ihren finanziellen Rahmenbedingungen entspricht. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Schützt das Tool Ihre Daten und Ihre Privatsphäre? Achten Sie auf Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihres Teams geschützt sind. |
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware ist ein Tool, mit dem Sie die Arbeitszeiten und Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden erfassen können. Führungskräfte, Personalabteilungen und Teamleitungen nutzen sie, um eine korrekte Abrechnung und Lohnbuchhaltung sicherzustellen und Arbeitsgesetze einzuhalten.
Mit Funktionen zur Zeiterfassung, Anwesenheitsüberwachung und Berichterstellung hilft sie Ihnen, die Zeit Ihres Teams zu verwalten, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Funktionen von Zeiterfassungssoftware
Bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware sollten Sie auf die folgenden wichtigen Funktionen achten:
- Zeiterfassung: Erfasst automatisch die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, um eine korrekte Lohnabrechnung sicherzustellen und manuelle Fehler zu minimieren.
- Anwesenheitserfassung: Erfasst Anwesenheitsmuster der Mitarbeitenden, damit Führungskräfte Probleme mit Pünktlichkeit und Fehlzeiten angehen können.
- Schichtplanung: Ermöglicht Führungskräften, Arbeitspläne für Mitarbeitende zu erstellen und zu verwalten, um eine optimale Abdeckung sicherzustellen.
- Mobiler Zugriff: Ermöglicht Mitarbeitenden, sich über ihre Mobilgeräte an- und abzumelden, was Flexibilität für Beschäftigte im Homeoffice oder im Außendienst bietet.
- GPS-Ortung: Überprüft die Standorte der Mitarbeitenden während der Arbeitszeit, was für Unternehmen mit mobilen oder dezentralen Teams nützlich ist.
- Berichtsfunktionen: Erstellt detaillierte Berichte zu geleisteten Arbeitsstunden und Anwesenheit, die bei der Einhaltung von Vorschriften und der Entscheidungsfindung helfen.
- Integrationsunterstützung: Verbindet sich mit vorhandenen Lohnabrechnungs- und Personalverwaltungssystemen, um die Dateneingabe zu reduzieren und konsistente Informationen sicherzustellen.
- Anpassbare Benachrichtigungen: Sendet Benachrichtigungen bei fehlenden Zeiteinträgen oder Überstunden, damit Führungskräfte informiert bleiben und rechtzeitig handeln können.
Vorteile von Zeiterfassungssoftware
Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Präzise Lohnabrechnung: Die automatisierte Zeiterfassung der Mitarbeitenden reduziert Fehler bei der Lohnabrechnung und spart Zeit und Geld.
- Verbesserte Einhaltung von Vorschriften: Funktionen zur Anwesenheitsüberwachung und Berichterstellung helfen Ihnen, Arbeitsgesetze und Vorschriften einzuhalten.
- Höhere Produktivität: Schichtplanung und mobiler Zugriff ermöglichen eine effiziente Personalverwaltung und mehr Flexibilität.
- Bessere Entscheidungsfindung: Detaillierte Berichte liefern Einblicke in Muster der Belegschaft und unterstützen die strategische Planung.
- Kosteneinsparungen: Durch die Minimierung manueller Dateneingaben und Fehler können Sie Verwaltungskosten senken.
- Mehr Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden: GPS-Ortung und anpassbare Benachrichtigungen stellen sicher, dass sich Mitarbeitende am vorgesehenen Ort befinden, und fördern Verantwortungsbewusstsein.
Kosten und Preise von Zeiterfassungssoftware
Die Kosten für Zeiterfassungssoftware variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische enthaltene Funktionen von Zeiterfassungslösungen für Mitarbeitende zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Zeiterfassungssoftware
| Tarifart | Durchschnittspreis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Zeiterfassung, eingeschränkte Berichterstellung und mobiler Zugriff. |
| Persönlicher Tarif | $5 - $15/Benutzer/Monat | Zeiterfassung, Anwesenheitsüberwachung und grundlegende Berichterstellung. |
| Geschäftstarif | $15 - $25/Benutzer/Monat | Erweiterte Schichtplanung, GPS-Ortung, anpassbare Benachrichtigungen und Integrationsunterstützung. |
| Unternehmenstarif | $25 - $50/Benutzer/Monat | Umfassende Berichterstellung, individuelle Arbeitsabläufe, dedizierter Support und zusätzliche Sicherheitsfunktionen. |
Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Zeiterfassungssoftware.
Wie geht Zeiterfassungssoftware mit der Datensicherheit um?
Zeiterfassungssoftware speichert Ihre Daten entweder lokal oder in der Cloud und verwendet in der Regel Verschlüsselung, um vertrauliche Informationen zu schützen. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen ausgewählte Tool die Datenschutzvorschriften einhält und über alle für Ihre Branche erforderlichen Zertifizierungen verfügt. Außerdem sollte es sichere Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups bieten, damit Ihre Daten geschützt bleiben.
Können sich Mitarbeitende über mobile Geräte ein- und ausstempeln?
Ja, viele Online-Zeiterfassungstools bieten mobile Apps für iOS und Android. Damit kann sich Ihr Team über sein mobiles Gerät von überall ein- und ausstempeln. Das ist hilfreich, wenn die Mitarbeitenden unterwegs oder an bestimmten Einsatzorten arbeiten. Wenn Sie Standorte überprüfen müssen, sollten Sie nach Apps mit GPS-Tracking suchen.
Welche Arten von Berichten kann ich mit Zeiterfassungssoftware erstellen?
Zeiterfassungssoftware bietet in der Regel detaillierte Berichte zu geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, bezahlter Freistellung und Anwesenheitstrends. Sie können Berichte nach Projekt, Mitarbeitenden oder Datumsbereich filtern, um abrechenbare Stunden zu überwachen, Projektbudgets zu verfolgen und Daten mit Kunden oder der Lohnbuchhaltung zu teilen.
Wie flexibel ist Zeiterfassungssoftware bei der Verwaltung von Mitarbeitendenplänen?
Mit den meisten Zeiterfassungstools können Sie Zeitpläne schnell aktualisieren, kurzfristige Änderungen verwalten und Schichttausch oder Genehmigungen automatisieren. Achten Sie auf Lösungen, die Sie auf sich überschneidende Schichten oder Compliance-Probleme hinweisen können. So bleiben Ihre Projekte auf Kurs und Sie vermeiden eine manuelle Mikromanagement.
Lässt sich Zeiterfassungssoftware in Lohnabrechnungssysteme integrieren?
Ja, die meisten Zeiterfassungstools bieten Integrationen für die Lohnabrechnung, um Lohnberechnungen zu automatisieren und manuelle Eingabefehler zu reduzieren. Prüfen Sie, ob native Integrationen oder API-Konnektoren verfügbar sind, mit denen sich das Tool mit Ihrer Lohnabrechnung, Personalverwaltung oder Buchhaltung synchronisieren lässt und der Abrechnungsprozess für Ihr Projektteam verbessert wird.
Welche häufigsten Fehler sollten bei der Einführung von Zeiterfassungssoftware für ein Projektteam vermieden werden?
Zu den häufigen Fehlern gehören das Auslassen von Mitarbeiterschulungen, die fehlende Anpassung der Einstellungen an Ihre Arbeitsabläufe und eine unzureichende Kommunikation des „Warum“ hinter der Umstellung. Vermeiden Sie diese Probleme, indem Sie das Tool zunächst mit einer kleinen Gruppe testen, Feedback einholen und Änderungen schrittweise einführen, um Akzeptanz zu schaffen.
Wie stelle ich sicher, dass Mitarbeitende das Zeiterfassungssystem tatsächlich richtig nutzen?
Beginnen Sie mit einer praxisnahen Einführung und gehen Sie auf Bedenken des Teams zur Erfassung ein. Nutzen Sie Erinnerungen und mobile Benachrichtigungen, um dem Team beim Aufbau einer Gewohnheit zu helfen, und stellen Sie sicher, dass das von Ihnen ausgewählte Tool eine benutzerfreundliche Oberfläche hat. Legen Sie klare Richtlinien fest, erklären Sie, wie eine genaue Erfassung allen zugutekommt, und überprüfen Sie stichprobenartig die Daten, um sicherzustellen, dass das Team Ihre Vorgaben einhält.
Unterstützt Zeiterfassungssoftware Remote- und hybride Teams effektiv?
Ja, Zeiterfassungssoftware unterstützt Remote- und hybride Teams mit Funktionen wie Online-Zugriff, mobilen Apps, GPS- und Standorttools sowie Integrationen mit Plattformen für das Remote-Projektmanagement. Wählen Sie eine Lösung mit Echtzeit-Tracking und Benachrichtigungen, damit Sie die Verantwortlichkeit an allen Arbeitsstandorten aufrechterhalten können.