Die 10 besten Ressourcenmanagement-Softwares für professionelle Dienstleistungen im Test 2026

Scoro ist eine umfassende Lösung für das Arbeitsmanagement, die darauf ausgelegt ist, Struktur in Ihre Arbeit zu bringen, und eine Reihe von Funktionen in den Bereichen Projektmanagement, CRM, Abrechnung und Berichterstattung bietet. 

Warum ich Scoro ausgewählt habe:

Ich habe Scoro aufgrund seiner leistungsstarken All-in-one-Plattform ausgewählt, die verschiedene Aspekte der Automatisierung professioneller Dienstleistungen in einem System vereint. Der umfassende Funktionsumfang hebt Scoro von anderen Ressourcenmanagement-Tools ab, da es eine einheitliche Lösung für Projektmanagement, CRM und Finanzen bietet. Ich bin der Meinung, dass Scoro sich am besten für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen eignet, da es eine zentrale Plattform bietet, die das Management des gesamten Projektlebenszyklus – von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung – vereinfacht und sicherstellt, dass alle Prozesse nahtlos miteinander verbunden sind.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Zu den hervorstechenden Funktionen von Scoro gehören Echtzeit-Gantt-Diagramme, ein Planer mit Drag-and-Drop-Funktion und detaillierte Berichtsfunktionen, die Einblicke in den Projektfortschritt und die finanzielle Leistung bieten. Die Software bietet außerdem eine Zeiterfassung, die Verwaltung von Vertriebspipelines und eine automatisierte Abrechnung, die für die Optimierung der Ressourcennutzung und die Verbesserung der Rentabilität unerlässlich sind.

Scoro lässt sich nativ in eine Vielzahl von Tools integrieren, darunter Google Kalender, Microsoft Exchange, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, Jira und weitere.

Productive ist eine umfassende Agenturverwaltungssoftware für eine Vielzahl von Unternehmen, darunter Marketing- und Designagenturen sowie Beratungsunternehmen. 

Warum ich Productive ausgewählt habe:

Mir gefällt, dass die Ressourcenplanungsfunktion es Ihrem Team ermöglicht, Ressourcen effektiv auf verschiedene Projekte zu verteilen und so sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung ausgeglichen ist und Fristen eingehalten werden. Mit der Ressourcenplanung können Sie sehen, wer wann woran arbeitet, und potenzielle Engpässe oder Phasen der Unterauslastung erkennen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Projektmanagement, Umsatzprognosen, Kundenzusammenarbeit, Unterstützung bei der Einarbeitung, benutzerdefinierte Berichte, Projektvorlagen, flexible Rechnungsstellung und Wachstumskennzahlen.

Integrationen umfassen Jira, HubSpot, Xero, Google Calendar, Sage, Zapier, Outlook/Microsoft Calendar, Slack, BugHerd, QuickBooks, Fortnox und Personio.

Retain ist eine Ressourcenplanungs- und Terminierungsplattform für Firmen aus dem Bereich professionelle Dienstleistungen, die kompetenzbasierte Zuweisung, Kapazitätsplanung, Auslastungsüberwachung und integrierte Zeiterfassung in einem einzigen System vereint.

Für wen ist Retain am besten geeignet?

Retain eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Beratung und Ingenieurwesen, die eine unternehmensweite Ressourcenplanung für komplexe, standortübergreifende Strukturen benötigen.

Warum habe ich Retain ausgewählt?

Ich habe Retain als eines der besten Systeme ausgewählt, weil das Berechtigungsmodell eigens für die organisatorische Komplexität großer Unternehmen im Bereich professioneller Dienstleistungen entwickelt wurde. Administratoren können rollenbasierte Zugriffsrechte auf sehr feiner Ebene definieren, sodass z.B. eine Abteilungsleitung die Kapazitäten ihres Teams sieht, während eine Junior-Kraft Buchungsrechte nur im eigenen Verantwortungsbereich erhält. Außerdem gefällt mir, dass sich die Workflows und Systembenachrichtigungen je Rolle konfigurieren lassen – so können Freigabeprozesse für Qualifikationsupdates oder Buchungsänderungen exakt so gestaltet werden, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.

Wichtige Funktionen von Retain

• Kompetenzbasierte Ressourcenallokation: Weisen Sie Personen Projekten auf Basis einer strukturierten Taxonomie von bis zu 30.000 Kompetenzen zu – unterstützt von Lightcast.
• KI-gestützte Eignungsabgleiche: Automatisches Vorschlagen der am besten passenden Ressourcen für eine Rolle basierend auf Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Erfahrung.
• Integrierte Zeiterfassung: Zeiterfassungsbögen werden automatisch aus bestehenden Buchungen vorausgefüllt; Planstunden und Ist-Stunden können verglichen werden.
• Auslastungs-Dashboards: Verfolgen Sie abrechenbare und nicht-abrechenbare Auslastung über Teams, Abteilungen und Zeiträume hinweg.

Retain-Integrationen

Retain bietet Integrationen, die Ressourcendaten über HR-, CRM- und Finanzsysteme hinweg verbinden, mit nativer Synchronisierung zu Microsoft 365 und Unterstützung für Middleware-Plattformen wie MuleSoft und Azure Logic Apps. Unterstützte Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Workday, SAP, Oracle, Oracle NetSuite OpenAir, BambooHR, SugarCRM, Employment Hero und Thomson Reuters GoFileRoom. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Dayshape ist eine Software, die entwickelt wurde, um die Planung und Einsatzplanung von Arbeitskräften zu optimieren. Sie zeichnet sich durch ihren KI-gesteuerten Ansatz im Ressourcenmanagement aus und ermöglicht es Unternehmen im Professional-Services-Bereich, Projekte effektiv zu besetzen und die Rentabilität aufrechtzuerhalten.

Warum ich Dayshape gewählt habe:

Ich habe mich für Dayshape entschieden, da es künstliche Intelligenz innovativ zur Verwaltung von Ressourcen einsetzt und sich dadurch von anderen Tools für das Ressourcenmanagement abhebt. Meiner Einschätzung nach ist Dayshape am besten für KI-gesteuertes Ressourcenmanagement geeignet, da es KI nutzt, um Entscheidungsfindungen in Echtzeit und die finanzielle Überwachung zu verbessern – beides entscheidend für den Erfolg von Professional-Services-Unternehmen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Dayshape bietet KI-gestützte Ressourcenplanung, Echtzeit-Finanzkennzahlen für Projekte und personalorientierte Planung als einige der Hauptfunktionen. Diese Werkzeuge sind entscheidend für Unternehmen, die ihre Belegschaft und Rentabilität optimieren wollen. 

Dayshape lässt sich nativ mit einer Vielzahl von Systemen integrieren, darunter ERP, PSA, CRM, Praxismanagement-Software und Finanzsoftware, was eine gewinnbringende Projektplanung erleichtert. Außerdem verbindet es sich mit HR- und Kompetenzdatenbanken für eine informierte Einsatz- und Kapazitätsplanung und nutzt Zeiterfassungsdaten für die Analyse von Projekten in Echtzeit.

Wrike ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, Aufgaben zu organisieren, Ressourcen zu verwalten und effektiv zusammenzuarbeiten.

Warum ich Wrike ausgewählt habe:

Wrikes Funktionen zur Ressourcenverwaltung sind besonders vorteilhaft für Teams im Bereich professioneller Dienstleistungen. Die Plattform bietet Auslastungsdiagramme, mit denen Sie die Aufgaben jedes Teammitglieds visualisieren können. Dadurch lassen sich Aufgaben leichter ausbalancieren und Überlastung vermeiden. Diese Funktion stellt sicher, dass die Arbeit gleichmäßig verteilt wird, sodass Ihr Team effizient arbeiten und Projektfristen einhalten kann. Darüber hinaus bietet Wrike Tools zur Ressourcenzuweisung, mit denen Sie abhängig von Verfügbarkeit und Fähigkeiten die richtigen Personen den richtigen Aufgaben zuweisen können.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Zu den Funktionen gehören Zeiterfassung, anpassbare Workflows, Zusammenarbeit in Echtzeit, Dokumentenfreigabe, Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramme, Auslastungsverwaltung, Anfrageformulare, Dashboards, Berichtstools, Dateiprüfung und Genehmigungsprozesse. 

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Skyvia, Power BI, Google Sheets, Miro, Salesforce, Tableau, Microsoft Teams, MediaValet, Zoom, Adobe Creative Cloud und Google Drive.

Kantata ist eine umfassende Plattform für Ressourcen- und Projektmanagement, die für Berater, Agenturen und Teams im Bereich professioneller Dienstleistungen entwickelt wurde. Sie zentralisiert Projektdurchführung, Finanzdaten, Teamzusammenarbeit und Berichterstattung.

Warum ich Kantata ausgewählt habe:

Mir gefällt, dass Kantata bei der Ressourcenplanung einen menschenorientierten Ansatz verfolgt und Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitslasten auszugleichen und die passenden Kompetenzen den richtigen Projekten zuzuordnen. Die Tools für Prognosen und Kapazitätsplanung bieten Echtzeiteinblick in den Personalbedarf, sodass Sie schnell Anpassungen vornehmen können, um Überbuchungen oder eine unzureichende Auslastung zu vermeiden. Dadurch bleiben Teams produktiv und engagiert, während Projekte profitabel und planmäßig bleiben.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Kantata bietet viele weitere Funktionen, darunter automatisierte Personalempfehlungen auf Grundlage von Verfügbarkeit und Kompetenzprofilen, Szenarioplanung zum Testen von Optionen für die Ressourcenzuweisung vor einer verbindlichen Entscheidung sowie ein detailliertes Kompetenzinventar zur Ermittlung von Lücken oder Entwicklungsmöglichkeiten. Außerdem bietet die Plattform Zeiterfassung und Spesenverwaltung sowie Zusammenarbeitstools wie Aufgabenboards und gemeinsam genutzte Kalender, damit die Arbeit teamübergreifend vernetzt bleibt.

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Asana, Trello, Zapier, Google Workspace, Salesforce, Slack, QuickBooks, Jira, HubSpot, Xero, NetSuite, Harvest, FreshBooks, Toggl und Dropbox.

Projectworks ist eine cloudbasierte Plattform für Professional Services Automation (PSA), die speziell für Beratungs-, Architektur-, Ingenieur- und ähnliche Unternehmen entwickelt wurde. Sie vereint Projektübersicht, finanzielle Kontrolle und Ressourcenplanung, um Teams bei der Optimierung von Auslastung und Rentabilität zu unterstützen.

Warum ich Projectworks gewählt habe:

Ich habe Projectworks gewählt, weil das automatisierte Rechnungssystem einen Großteil der administrativen Arbeit beim Abrechnen abnimmt und dafür sorgt, dass Rechnungen korrekt und pünktlich ausgestellt werden. Außerdem gefällt mir die direkte Anbindung an Buchhaltungsplattformen wie Xero und QuickBooks, sodass Finanzdaten über alle Systeme hinweg konsistent bleiben. Und das Echtzeit-Projekt-Reporting erlaubt es, Budgets, Rentabilität und Ressourcenauslastung jederzeit im Blick zu behalten – ein Muss für Unternehmen im Professional-Services-Bereich.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Projectworks bietet Funktionen wie Zeiterfassung, Spesenmanagement, Ressourcenverteilung über Projekte hinweg und Live-Dashboards, die fehleranfällige Tabellen ersetzen. Das automatisierte Rechnungssystem sorgt dafür, dass abrechenbare Stunden und Projektkosten direkt in präzise Rechnungen einfließen, was Zeit spart und Fehler reduziert.

Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, HubSpot, Salesforce, 12d Synergy, MYOB, Jira, Azure DevOps, Employment Hero, Zapier, Direct Data Connection und API Connection.

Birdview PSA ist eine Plattform für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen, die Ressourcenplanung, Kapazitätsmanagement, Projektabwicklung, Zeiterfassung und Finanzberichterstattung in einem einzigen System vereint.

Für wen eignet sich Birdview PSA am besten?

Birdview PSA eignet sich besonders für Dienstleistungsunternehmen, die den Personalbedarf vor dem Abschluss eines Geschäfts modellieren und diesen Plan direkt in die Projektabwicklung übernehmen müssen.

Warum ich mich für Birdview PSA entschieden habe

Ich habe mich für Birdview PSA entschieden, weil die Simulationsfunktion die Personalplanung für ein Geschäft vor dessen Abschluss ermöglicht, was auf dieser Detailebene selten ist. Sie können einen Projektzeitraum festlegen, nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit filtern und „Beste Übereinstimmungen finden“ ausführen, um ein vorläufiges Team einschließlich unbenannter Platzhalterrollen zu erhalten, ohne Ihren aktiven Plan zu verändern. Kombiniert mit der Modellierung des Nachfragevolumens in der Pipeline, die Kapazitätslücken und das Risiko von ungenutzten Kapazitäten aufzeigt, können Sie in ein Verkaufsgespräch gehen und genau wissen, welche Ressourcen für die Umsetzung erforderlich sein werden.

Die wichtigsten Funktionen von Birdview PSA

• Weiche und feste Zuordnungen: Reservieren Sie vorläufige oder bestätigte Kapazitäten für Ressourcen in verschiedenen Projekten, wobei die Verfügbarkeit anhand von Arbeitsplänen, Feiertagen und Abwesenheiten berechnet wird.
• Versionierung von Tarifkarten: Verwalten Sie datierte Versionen von Tarifkarten mit Zuordnungen von Rollen zu Tarifen, damit die Abrechnungssätze über die gesamte Laufzeit eines Projekts korrekt bleiben.
• QuickBooks-Integration: Synchronisieren Sie genehmigte Zeiterfassungen und Rechnungen zwischen Birdview PSA und QuickBooks, sodass Projektfinanzen und Buchhaltung übereinstimmen.
• Power-BI-Dashboards: Nutzen Sie vorgefertigte Dashboards, die Leistungsdaten der Projektabwicklung, Ressourcendaten, Finanzdaten und den Zustand des Portfolios aufschlüsseln.

Birdview-PSA-Integrationen

Birdview PSA bietet mehr als 5.000 Integrationen, darunter native Verbindungen zu QuickBooks, Salesforce, HubSpot, Jira, Microsoft Teams, SharePoint, Microsoft Excel und TimeControl. Außerdem stehen eine REST-API sowie eine Verbindung über Zapier oder iPaaS zur Verfügung.

Clarizen ist eine Software für kollaboratives Arbeitsmanagement, die entwickelt wurde, um das unternehmensübergreifende Projektmanagement und die Workflow-Automatisierung zu verbessern. Sie zeichnet sich als beste Lösung für skalierbares Projektmanagement aus, da sie Projektmanagement, konfigurierbare Workflow-Automatisierung und kontextbezogene Zusammenarbeit auf einer sicheren, skalierbaren Unternehmensplattform vereint.

Warum ich Clarizen ausgewählt habe:

Ich halte Clarizen für die beste Lösung für skalierbares Projektmanagement, weil es ein flexibles und konfigurierbares System bietet, das mit einem Unternehmen wachsen kann. Die Plattform ist darauf ausgelegt, groß angelegte Projekte über verschiedene Abteilungen und Teams hinweg zu verwalten. Dadurch können die Projektmanagement-Funktionen mit dem Wachstum eines Unternehmens entsprechend skaliert werden, ohne Effizienz oder Kontrolle zu beeinträchtigen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Zu den wichtigsten Funktionen von Clarizen gehören ein KI-gestützter Bot für das Arbeitsmanagement in Microsoft Teams und Slack, der Zugriff auf Echtzeitdaten, die Priorisierung von Projekten und die Berichterstattung zu Arbeitszeitnachweisen. Die Software ermöglicht außerdem Berichte zum Projektstatus, zu Kosten und Umsätzen sowie Aktualisierungen zum Aufgabenabschluss – alles unterstützt durch die Verarbeitung natürlicher Sprache.

Clarizen lässt sich nativ in eine Reihe von Tools integrieren, darunter Microsoft Teams, Slack, Box.com, Google Drive, Jira und Proof HQ, und bietet mobile Apps für Android und iOS. Außerdem verfügt es über eine offene API für benutzerdefinierte Integrationen, die auf die spezifischen Anforderungen verschiedener Unternehmen zugeschnitten werden können.