Die 10 besten Ressourcenmanagement-Softwares für professionelle Dienstleistungen im Test 2026

Scoro ist eine umfassende Work-Management-Lösung, die darauf ausgelegt ist, Struktur in Ihre Arbeit zu bringen und eine Vielzahl von Funktionen für Projektmanagement, CRM, Abrechnung und Berichterstellung bietet. 

Warum ich Scoro ausgewählt habe:

Ich habe mich für Scoro entschieden, weil die leistungsstarke All-in-One-Plattform verschiedene Aspekte der Automatisierung von professionellen Dienstleistungen in einem System vereint. Das umfassende Funktionsspektrum hebt sich von anderen Ressourcenmanagement-Tools ab, indem es eine einheitliche Lösung für Projektmanagement, CRM und Finanzen bietet. Ich finde, Scoro eignet sich am besten für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen, da es eine zentrale Plattform für das gesamte Projektmanagement – von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung – bietet und dabei sicherstellt, dass alle Prozesse nahtlos miteinander verbunden sind.

Hauptfunktionen & Integrationen:

Zu den herausragenden Funktionen von Scoro gehören Echtzeit-Gantt-Diagramme, ein Drag-and-Drop-Planer und umfangreiche Berichtsfunktionen, die Einblicke in den Projektfortschritt und die finanzielle Leistung geben. Die Software bietet zudem eine Zeiterfassung, Sales-Pipeline-Management und automatisierte Rechnungsstellung – alles entscheidend zur Optimierung des Ressourceneinsatzes und zur Steigerung der Profitabilität.

Scoro bietet eine native Integration mit einer Vielzahl von Tools, darunter Google Calendar, Microsoft Exchange, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, Jira und mehr.

Retain ist eine Ressourcenplanungs- und Terminierungsplattform für Firmen aus dem Bereich professionelle Dienstleistungen, die kompetenzbasierte Zuweisung, Kapazitätsplanung, Auslastungsüberwachung und integrierte Zeiterfassung in einem einzigen System vereint.

Für wen ist Retain am besten geeignet?

Retain eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Beratung und Ingenieurwesen, die eine unternehmensweite Ressourcenplanung für komplexe, standortübergreifende Strukturen benötigen.

Warum habe ich Retain ausgewählt?

Ich habe Retain als eines der besten Systeme ausgewählt, weil das Berechtigungsmodell eigens für die organisatorische Komplexität großer Unternehmen im Bereich professioneller Dienstleistungen entwickelt wurde. Administratoren können rollenbasierte Zugriffsrechte auf sehr feiner Ebene definieren, sodass z.B. eine Abteilungsleitung die Kapazitäten ihres Teams sieht, während eine Junior-Kraft Buchungsrechte nur im eigenen Verantwortungsbereich erhält. Außerdem gefällt mir, dass sich die Workflows und Systembenachrichtigungen je Rolle konfigurieren lassen – so können Freigabeprozesse für Qualifikationsupdates oder Buchungsänderungen exakt so gestaltet werden, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.

Wichtige Funktionen von Retain

• Kompetenzbasierte Ressourcenallokation: Weisen Sie Personen Projekten auf Basis einer strukturierten Taxonomie von bis zu 30.000 Kompetenzen zu – unterstützt von Lightcast.
• KI-gestützte Eignungsabgleiche: Automatisches Vorschlagen der am besten passenden Ressourcen für eine Rolle basierend auf Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Erfahrung.
• Integrierte Zeiterfassung: Zeiterfassungsbögen werden automatisch aus bestehenden Buchungen vorausgefüllt; Planstunden und Ist-Stunden können verglichen werden.
• Auslastungs-Dashboards: Verfolgen Sie abrechenbare und nicht-abrechenbare Auslastung über Teams, Abteilungen und Zeiträume hinweg.

Retain-Integrationen

Retain bietet Integrationen, die Ressourcendaten über HR-, CRM- und Finanzsysteme hinweg verbinden, mit nativer Synchronisierung zu Microsoft 365 und Unterstützung für Middleware-Plattformen wie MuleSoft und Azure Logic Apps. Unterstützte Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Workday, SAP, Oracle, Oracle NetSuite OpenAir, BambooHR, SugarCRM, Employment Hero und Thomson Reuters GoFileRoom. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Productive ist eine All-in-One-Agenturmanagement-Software, die für eine Vielzahl von Unternehmen entwickelt wurde, darunter Marketing- und Designagenturen sowie Beratungsunternehmen. 

Warum ich Productive gewählt habe:

Mir gefällt, dass die Ressourcenplanungsfunktion deinem Team ermöglicht, Ressourcen effektiv über verschiedene Projekte hinweg zuzuweisen, wodurch die Arbeitsbelastung ausgeglichen und Fristen eingehalten werden. Mit der Ressourcenplanung siehst du, wer woran und wann arbeitet, was hilft, potenzielle Engpässe oder Unterauslastungsphasen zu erkennen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Projektmanagement, Umsatzprognosen, Kunden-Zusammenarbeit, Onboarding-Unterstützung, individuelle Berichte, Projektvorlagen, flexible Rechnungsstellung und Wachstumsmetriken.

Integrationen umfassen Jira, HubSpot, Xero, Google Kalender, Sage, Zapier, Outlook/Microsoft Kalender, Slack, BugHerd, QuickBooks, Fortnox und Personio.

Projectworks ist eine cloudbasierte Plattform für Professional Services Automation (PSA), die speziell für Beratungs-, Architektur-, Ingenieur- und ähnliche Unternehmen entwickelt wurde. Sie vereint Projektübersicht, finanzielle Kontrolle und Ressourcenplanung, um Teams bei der Optimierung von Auslastung und Rentabilität zu unterstützen.

Warum ich Projectworks gewählt habe:

Ich habe Projectworks gewählt, weil das automatisierte Rechnungssystem einen Großteil der administrativen Arbeit beim Abrechnen abnimmt und dafür sorgt, dass Rechnungen korrekt und pünktlich ausgestellt werden. Außerdem gefällt mir die direkte Anbindung an Buchhaltungsplattformen wie Xero und QuickBooks, sodass Finanzdaten über alle Systeme hinweg konsistent bleiben. Und das Echtzeit-Projekt-Reporting erlaubt es, Budgets, Rentabilität und Ressourcenauslastung jederzeit im Blick zu behalten – ein Muss für Unternehmen im Professional-Services-Bereich.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Projectworks bietet Funktionen wie Zeiterfassung, Spesenmanagement, Ressourcenverteilung über Projekte hinweg und Live-Dashboards, die fehleranfällige Tabellen ersetzen. Das automatisierte Rechnungssystem sorgt dafür, dass abrechenbare Stunden und Projektkosten direkt in präzise Rechnungen einfließen, was Zeit spart und Fehler reduziert.

Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, HubSpot, Salesforce, 12d Synergy, MYOB, Jira, Azure DevOps, Employment Hero, Zapier, Direct Data Connection und API Connection.

Dayshape ist eine Software, die entwickelt wurde, um die Planung und Einsatzplanung von Arbeitskräften zu optimieren. Sie zeichnet sich durch ihren KI-gesteuerten Ansatz im Ressourcenmanagement aus und ermöglicht es Unternehmen im Professional-Services-Bereich, Projekte effektiv zu besetzen und die Rentabilität aufrechtzuerhalten.

Warum ich Dayshape gewählt habe:

Ich habe mich für Dayshape entschieden, da es künstliche Intelligenz innovativ zur Verwaltung von Ressourcen einsetzt und sich dadurch von anderen Tools für das Ressourcenmanagement abhebt. Meiner Einschätzung nach ist Dayshape am besten für KI-gesteuertes Ressourcenmanagement geeignet, da es KI nutzt, um Entscheidungsfindungen in Echtzeit und die finanzielle Überwachung zu verbessern – beides entscheidend für den Erfolg von Professional-Services-Unternehmen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Dayshape bietet KI-gestützte Ressourcenplanung, Echtzeit-Finanzkennzahlen für Projekte und personalorientierte Planung als einige der Hauptfunktionen. Diese Werkzeuge sind entscheidend für Unternehmen, die ihre Belegschaft und Rentabilität optimieren wollen. 

Dayshape lässt sich nativ mit einer Vielzahl von Systemen integrieren, darunter ERP, PSA, CRM, Praxismanagement-Software und Finanzsoftware, was eine gewinnbringende Projektplanung erleichtert. Außerdem verbindet es sich mit HR- und Kompetenzdatenbanken für eine informierte Einsatz- und Kapazitätsplanung und nutzt Zeiterfassungsdaten für die Analyse von Projekten in Echtzeit.

Wrike ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, Aufgaben zu organisieren, Ressourcen zu verwalten und effektiv zusammenzuarbeiten.

Warum ich Wrike gewählt habe:

Wrikes Fähigkeiten im Ressourcenmanagement sind besonders vorteilhaft für Teams aus dem Bereich professionelle Dienstleistungen. Die Plattform bietet Arbeitslastdiagramme, mit denen Sie die Zuweisungen jedes Teammitglieds visualisieren können, was die Ausbalancierung von Aufgaben erleichtert und Überlastung verhindert. Diese Funktion stellt sicher, dass die Arbeit gleichmäßig verteilt wird, sodass Ihr Team effizient arbeiten und Projektfristen einhalten kann. Zusätzlich bietet Wrike Tools zur Ressourcenverteilung, mit denen Sie die richtigen Personen basierend auf ihrer Verfügbarkeit und ihren Fähigkeiten den richtigen Aufgaben zuweisen können.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Zeiterfassung, anpassbare Workflows, Zusammenarbeit in Echtzeit, Dokumentenfreigabe, Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramme, Arbeitslastmanagement, Anfrageformulare, Dashboards, Berichtstools, Dateiprüfung und Freigabeprozesse.

Integrationen umfassen QuickBooks, Skyvia, Power BI, Google Sheets, Miro, Salesforce, Tableau, Microsoft Teams, MediaValet, Zoom, Adobe Creative Cloud und Google Drive.

Kantata ist eine umfassende Plattform für Ressourcen- und Projektmanagement, die speziell für Beratungsunternehmen, Agenturen und Teams im Bereich professionelle Dienstleistungen entwickelt wurde. Sie zentralisiert die Projektabwicklung, Finanzdaten, Teamzusammenarbeit und Berichterstattung.

Warum ich Kantata ausgewählt habe:

Mir gefällt, dass Kantata einen menschenorientierten Ansatz bei der Ressourcenplanung verfolgt und Firmen dabei unterstützt, Arbeitslasten auszugleichen und die richtigen Fähigkeiten den passenden Projekten zuzuordnen. Die Tools für Prognosen und Kapazitätsplanung bieten in Echtzeit Einblick in den Personalbedarf, sodass Anpassungen schnell vorgenommen werden können, um Überbuchungen oder Unterauslastung zu vermeiden. Dies sorgt dafür, dass Teams produktiv und engagiert bleiben, während Projekte profitabel und im Zeitplan verlaufen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Kantata bietet noch viele weitere Funktionen, wie automatisierte Personaleinsatzempfehlungen auf Basis von Verfügbarkeit und Qualifikationen, Szenarioplanung zum Testen von Ressourcenoptionen vor der endgültigen Entscheidung und eine detaillierte Kompetenzdatenbank zur Identifizierung von Lücken oder Entwicklungschancen. Außerdem gibt es eine Zeiterfassungs- und Spesenabrechnung sowie Tools für die Zusammenarbeit wie Aufgabenboards und gemeinsame Kalender, um die Arbeitsabläufe teamübergreifend zu vernetzen.

Integrationen beinhalten Microsoft Teams, Asana, Trello, Zapier, Google Workspace, Salesforce, Slack, QuickBooks, Jira, HubSpot, Xero, NetSuite, Harvest, FreshBooks, Toggl und Dropbox.

Workfront ist darin versiert, die Zusammenarbeit im Team zu fördern und Projekte erfolgreich abzuschließen. Es zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, das Arbeitsmanagement über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg zu integrieren.

Warum ich Workfront ausgewählt habe:

Ich habe Workfront ausgewählt, weil es sich durch die Vereinheitlichung von Aufgaben- und Prozessmanagement auszeichnet, was entscheidend ist, um Konsistenz und Effizienz zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten. Besonders beeindruckend sind die Integrationsmöglichkeiten, durch die sich Workfront von anderen Projektmanagement-Tools abhebt. 

Meiner Meinung nach ist Workfront am besten für die Integration von Arbeitsmanagement geeignet, da das umfassende System strategische Ziele mit der Arbeit verbindet, die Zusammenarbeit vereinfacht und die Produktivität dank der Anbindung an wichtige Anwendungen erhöht.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Zu den wichtigsten Funktionen von Workfront gehören Tools zur strategischen Planung, Aufgabenpriorisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen. Es unterstützt verschiedene Arbeitsmethoden wie Agile und Scrum und lässt sich nativ mit zahlreichen Anwendungen integrieren, darunter Adobe Creative Cloud, Marketo Engage und weitere, um effiziente Workflows zu ermöglichen.

ProjectManager ist ein umfassendes Tool für Projekt- und Arbeitsmanagement. Es eignet sich besonders gut, um Echtzeit-Einblicke in Projekte zu bieten und Teams das effektive Planen, Verfolgen und Zusammenarbeiten zu ermöglichen.

Warum ich ProjectManager ausgewählt habe:

Ich habe mich für ProjectManager aufgrund seines robusten Funktionsumfangs entschieden, der eine Vielzahl von Branchen und Anwendungsfällen bedient, von der Fertigung über IT bis hin zu professionellen Dienstleistungen. Seine Vielseitigkeit und die Fähigkeit, Echtzeitdaten zum Arbeitsfortschritt bereitzustellen, machen es zu einer herausragenden Wahl, um Einblicke in Projekte zu erhalten. Ich bin der Meinung, dass ProjectManager am besten für Echtzeit-Projekteinsichten geeignet ist, da es Live-Dashboards, detaillierte Berichte und ein fortschrittliches Ressourcenmanagement bietet – alles entscheidend für schnelle, fundierte Entscheidungen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

ProjectManager bietet eine Vielzahl an Funktionen, die die Projektübersicht und -steuerung verbessern. Zu den wichtigsten Tools zählen Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Aufgabenlisten und Workflow-Automatisierung. Diese Funktionen erleichtern Projektplanung, -terminierung und -durchführung und fördern dabei Transparenz und Zusammenarbeit im Team.

ProjectManager lässt sich nativ mit über 1.000 Business- und Projektmanagement-Apps integrieren, darunter Google (für Aufgabenmanagement direkt in Gmail sowie Synchronisierung mit Google Drive und Google Kalender), Microsoft (für den Import und „Round-Trip“ von Microsoft Project-Plänen, Excel-Dateien und CSV-Dateien), Zapier (um Kontakt zu Salesforce herzustellen), Slack (zum Teilen von Projektgesprächen), Jira (für Aufgaben-Updates) und stellt zudem eine eigene API für weitergehende Integrationen bereit.

Parallax ist eine strategische Operations-Lösung, die für professionelle Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Werkzeuge für Kapazitätsprognosen, Ressourcenplanung, Projektfinanzen und Operations-Intelligenz. 

Warum ich Parallax ausgewählt habe:

Parallax hat mich besonders durch die Möglichkeit überzeugt, Übersichten über ursprüngliche Projektdeals und Ressourcenpläne sowie Echtzeiteinblicke in aktuelle Projektkosten im Vergleich zu den prognostizierten Umsätzen zu bieten. Diese Funktion hilft den Nutzern, ihre Margen genau im Blick zu behalten. Ich schätze zudem, dass automatisch Ressourcenpläne erstellt werden können, basierend auf verfügbaren Teammitgliedern und den für ein Projekt benötigten Fähigkeiten. Diese Pläne sind leicht anpassbar.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Kapazitätsvisualisierung, Szenarioplanung, Echtzeit-Updates und Finanzdaten, Umsatz- und Margenprognosen, Budgetverfolgung, kritische Projektwarnungen und Einblicke in den Personalbedarf.

Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Copper, Pipedrive, Zoho, monday.com, Clockify, Harvest, Tempo, Toggl, Jira, Microsoft Teams, NetSuite, Notion CRM Lite, Slack und Teamwork.