Ressourcenmanagement in großen Unternehmen: 5 bewährte Praktiken
Das globale Geschäftsklima wandelt sich in beispiellosem Tempo, viele große Organisationen kämpfen jedoch weiterhin damit, sich schnell genug anzupassen, um mit schrumpfenden Ressourcen umzugehen.
Wenn Sie in einer großen Organisation als Projekt- oder Ressourcenmanager arbeiten, fühlt es sich oft an, als würden Sie einen Ozeanriesen steuern. Sie sind ständig auf der Suche nach besseren Wegen, Ihre wertvollsten Ressourcen effektiv und effizient zu verwalten, zu verfolgen und schnell neu einzusetzen – und doch scheint es eine riesige Herausforderung zu sein.
Die gute Nachricht ist: Sie sind hier genau richtig! In diesem Artikel teile ich gängige Herausforderungen wie Silos, Genehmigungen, Beschaffung, widersprüchliche Prioritäten, Zielsetzungen, wie man den Erfolg anhand von OKRs misst, und Wege, Ressourcen in einer großen Organisation souverän zu verwalten.
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Was ist Ressourcenmanagement?
Im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement ist das Projektressourcenmanagement der Prozess der Kapazitätsplanung, Terminierung, Zuweisung, Überwachung, Messung und Anpassung des Einsatzes von Personalressourcen, Budgets und Technologien. Ziel ist es, den größtmöglichen Nutzen für die Organisation zu erzielen, der für sie von Bedeutung ist.
Gerade große Organisationen stellen dabei eine besondere Herausforderung dar. Sie verwalten eine Vielzahl von Ressourcen in hochkomplexen, facettenreichen Projekten, müssen immer mehr Branchenvorschriften und einen sich verändernden Arbeitsmarkt beachten – ganz zu schweigen von begrenzten Budgets.
Die 3 wichtigsten Ressourcenarten, die Sie verwalten sollten
In großen Organisationen sollten Sie sich mindestens auf das Management dieser drei typischen Ressourcen konzentrieren.
- Personalressourcen sind Ihr größtes Kapital: Ihre Mitarbeitenden, Auftragnehmer und Führungskräfte. Ohne diese Menschen gibt es schlicht keine Projekte und keine Ergebnisse.
- Finanzielle Ressourcen beziehungsweise die Budgets von Projekten, Programmen und Portfolios sind unerlässlich, um Gehälter und Löhne zu bezahlen und dringend benötigte Ressourcenmanagement-Tools anzuschaffen.
- Technologie als Teil des Technologiestacks Ihres Unternehmens ist notwendig, um Projektressourcen zu planen, zu überwachen, zuzuweisen, anzupassen und die Kommunikation sicherzustellen sowie für vollständige Transparenz über alle Ressourcen.
Warum ist effektives Ressourcenmanagement unerlässlich?
Kurz gesagt: Effektive Ressourcenzuteilung und Ressourcenmanagement verschafft Ihnen Echtzeit-Transparenz über Ihre Ressourcen und ermöglicht eine bedarfsgerechte Umverteilung, sodass Sie die Projekte besser steuern können.
Ressourcenmanagement sollte strategisch sein, mit den Zielen der Organisation im Einklang stehen und Ressourcen-Glättung sicherstellen, um die Überbeanspruchung zu reduzieren.
Schlechtes Ressourcenmanagement ist, als würde man ohne Karte an einen unbekannten Ort fahren und hoffen, rechtzeitig anzukommen – ganz ohne ausreichende Ressourcenplanung, Zuteilung und Einsatz der passenden Kompetenzen.
Ressourcenmanagement ist wichtig, denn mit passenden Best Practices kann Ihre Organisation zahlreiche Vorteile erzielen, etwa diese:
Die Vorteile einer optimalen Ressourcennutzung
Effizientes und effektives Ressourcenmanagement bietet volle Transparenz, damit Sie Projekte wie versprochen liefern können. So können Sie schnell umsteuern und ungenutzte Ressourcen aufdecken, damit Ihre Organisation:
- Ressourcenauslastung und Gesamteffizienz steigert
- Produktivität erhöht und sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren kann
- Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden verbessert
- Mitarbeitenden-Ermüdung und Fluktuation reduziert
- Selbstvertrauen stärkt
- Kosten reduziert
- Den Projekterfolg verbessert
- Bessere Entscheidungsfindung bei der Ressourcenzuteilung ermöglicht
- Die Rendite (ROI) für Ihre Organisation und deren Kund:innen erhöht
Doch bevor Sie mit neuen Maßnahmen und Best Practices zur Optimierung des Ressourcenmanagements durchstarten, sollten Sie einen klaren Überblick über die aktuelle Situation und die Faktoren haben, die Ihr Ressourcenmanagement beeinflussen können.
9 Faktoren, die optimales Ressourcenmanagement beeinflussen
- Silos können Konflikte zwischen Abteilungen und sogar einzelnen Personen verursachen. Sie führen zu Ineffizienzen bei der Ressourcenpriorisierung, beim Austausch von Informationen, Zielen, Werkzeugen, Prioritäten und Prozessen.
- Widersprüchliche Prioritäten erschweren die Zuteilung und Ausbalancierung von Ressourcen, verursachen Stress, Verwirrung und Burnout bei Mitarbeitenden, senken die Mitarbeiterzufriedenheit, das Vertrauen sowie die Bereitschaft zur Unterstützung von Projekten.
- Ineffiziente Genehmigungsprozesse können nicht nur Ihre Projekte verlangsamen, sondern auch andere Prozesse wie zum Beispiel das Beschaffungsmanagement beeinträchtigen, wodurch Projekte insgesamt gefährdet werden können.
- Beschaffungsprobleme können durch Angebot und Nachfrage die Kosten und Projektlaufzeiten erhöhen.
- Objectives & Key Results (OKRs) sind entscheidend, um Erwartungen abzugleichen und sicherzustellen, dass alles voranschreitet und in die richtige Richtung läuft. Ohne sie ist es kaum möglich zu wissen, ob Ressourcen richtig optimiert werden.
- Remote-Arbeitskräfte und insbesondere Fachkräftemangel haben einen der größten Einflüsse auf das effektive Ressourcenmanagement. Ihre Mitarbeitenden sind Ihre wichtigste Ressource. Ohne die passenden Personen an den richtigen Projekten kann alles komplett zum Stillstand kommen.
- Fähigkeits- und Kompetenzlücken werden oft übersehen. Häufig werden die Fähigkeiten von Teammitgliedern nicht ausreichend geprüft, um sicherzustellen, dass sie für ihre Projektrollen geeignet sind. Wenn die entsprechenden Kompetenzen fehlen, können merkliche Lücken in Ihrer Organisation entstehen. Mit einer Ressourcenlücken-Analyse lassen sich diese Lücken identifizieren und schließen.
- Ressourcenverfügbarkeit kann manchmal nur eine Frage des Timings sein und Zeitpläne sowie Kosten minimal beeinflussen, aber in anderen Fällen das Budget sprengen und Termine massiv gefährden.
- Projektmethoden sollten nicht nur Ihre Projekte, sondern auch die Unternehmenskultur, Prozesse sowie die kurz- und langfristige Vision Ihres Unternehmens miteinander in Einklang bringen.
Der aktuelle Stand des Ressourcenmanagements in großen Organisationen
Ressourcenmanagement war schon immer eine große Herausforderung in Unternehmen, besonders in größeren Organisationen. Hinzu kommt die wachsende Komplexität einer technologieaffinen, von Millennials dominierten Belegschaft mit veränderten Arbeitspräferenzen, was zu Fachkräftemangel in vielen Bereichen führt.
Große Unternehmen sind besonders stark davon betroffen, Millennials zu verlieren, die kleinere Unternehmen bevorzugen, die eine ausgewogene Work-Life-Balance, Gesundheits- und Wellness-Programme sowie Möglichkeiten für Remote-Arbeit bieten, um deren sich ändernde Prioritäten zu erfüllen.
Eine Prosymmetry-Studie stellte fest, dass ein anhaltender Trend zur Zentralisierung von projektbezogenen Ressourcenmanagement-Rollen besteht. Dieser Trend hat die Nachfrage nach verstärktem Fokus auf Kompetenzmanagement und nach Ressourcenmanager:innen, die technikaffin sind, beschleunigt – als Reaktion auf Anforderungen von Projekt- und Unternehmensleitung.
5 Best Practices für Ressourcenmanagement in großen Unternehmen
Heutzutage haben die meisten großen Unternehmensprojekte globale Auswirkungen, bei denen zahlreiche Faktoren eine Rolle spielen – darunter kulturelle Barrieren, unterschiedliche Zeitzonen, verschiedene Arbeitsgesetze, regulatorische Unterschiede und vieles mehr.
So denke ich über Ressourcenmanagement nach, besonders in großen Organisationen: „Planen Sie, Ihre Ressourcen effektiv zu managen, bevor Ihre Ressourcen effektiv erschöpft sind.“
Das Befolgen dieser Best Practices für Ressourcenmanagement kann Ihre Organisation auf kommende Herausforderungen vorbereiten.
1. Entwicklung einer Projektportfolio-Ressourcenstrategie
Sie sollte mit den organisatorischen Zielen, Visionen und der Unternehmenskultur im Einklang stehen und mindestens folgende Punkte enthalten:
- Der Prozess des Ressourcenmanagements
- Der Beschaffungsprozess
- Genehmigungsprozesse, Schwellenwerte und Zeitrahmen
- Wie die einzelnen Geschäftsbereiche Ressourcen gemeinsam nutzen
- Einzusetzende Projektmethoden
- Wie Teams zusammenarbeiten sollen, um Projektziele zu erreichen
- Die eingesetzten Technologien
- Wie der Erfolg gemessen werden soll (OKRs)
2. Entwickeln und implementieren Sie das beste Betriebsmodell für das Personalmanagement
Im heutigen volatilen, komplexen und sich ständig verändernden Geschäftsumfeld erfordert das Management Ihrer Ressourcen zur Erreichung der gewünschten Projektergebnisse neue Betriebsmodelle für das Personalmanagement, wie McKinsey feststellt.
Personalmanagement beginnt mit der Einstellung, Schulung und Bindung der richtigen Kompetenzen, um Arbeitskräftemangel zu begegnen und Qualifikationslücken zu schließen. Dazu gehören auch Sie, der Projektmanager. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre eigenen Fähigkeiten und Kompetenzen und schließen Sie, wenn möglich, vorhandene Lücken. Beginnen Sie mit diesen Beispielen für Fähigkeiten im Ressourcenmanagement.
3. Zentralisieren Sie Ihren Talentpool
Zentralisierung sorgt für Transparenz in der gesamten Organisation und stellt sicher, dass keine Silos oder widersprüchliche Prioritäten dazu führen, dass Teams unabhängig voneinander arbeiten oder die Kommunikation behindern. Sie hilft, Produktivitätshemmnisse zu beseitigen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Teams die gewünschten Ergebnisse liefern.
4. Die richtigen Methoden bestimmen
Es ist wichtig, daran zu denken, dass nicht alle Methoden für alle großen Unternehmen oder Projekte gleichermaßen geeignet sind. Bevor Sie Methoden auswählen, verschaffen Sie sich eine breite Kenntnis über verschiedene Ansätze und darüber, wie sie in Ihrer Organisation am besten zusammenwirken können.
Es gibt keine Lösung, die für alle passt. Es könnte Sie überraschen, dass fast 40 % der Unternehmen mittlerweile einen hybriden Ansatz für Projektmanagement-Methoden und -Praktiken verfolgen.
5. Führen Sie das beste Ressourcenmanagement-System ein
Von Mitarbeitenden zu erwarten, dass sie Multitasking betreiben und ihre Arbeitszeit übermäßig ausdehnen, ist auf lange Sicht nicht im Interesse Ihrer Organisation. Identifizieren, wählen und implementieren Sie das beste Ressourcenmanagement-System, das zu Ihren Unternehmensrichtlinien und -zielen passt. Die passenden Werkzeuge ermöglichen Ihnen und allen Teams, effizienter zu arbeiten, die Ermüdung der Mitarbeitenden zu reduzieren und kurz- sowie langfristige Ressourcen besser zu verwalten. Falls Sie eine kostengünstige Lösung für den Einstieg benötigen, finden Sie in unserer Liste kostenloser Ressourcenmanagement-Software geeignete Optionen.
FAQs zum Ressourcenmanagement in großen Organisationen
Wie verwalten Sie Ressourcen über mehrere Projekte hinweg?
In den meisten großen Organisationen kann es problematisch werden, wenn mehrere Teams um begrenzte Ressourcen konkurrieren.
Wenn zum Beispiel nur eine Expertin oder ein Experte für Qualitätssicherung in der gesamten Organisation tätig ist, erfordert es wesentlich mehr Planung, damit diese Person nicht überlastet wird und um Mitarbeitenden zu helfen, einem Burnout vorzubeugen. Planung spielt eine entscheidende Rolle in größeren Unternehmen mit komplexen Geschäftsbereichen, zahlreichen Teams und vielen potenziell begrenzten Fähigkeiten.
Ressourcenplanung, -management und der Einsatz geeigneter Technologien zur Kommunikation mit anderen Bereichen Ihres Unternehmens sind unerlässlich, um Projekte zu priorisieren. Es ist entscheidend, die Übersicht zu behalten, um die richtigen Fähigkeiten, Kompetenzen und verfügbaren Ressourcen dem passenden Projekt zur richtigen Zeit zuzuordnen.
Ein Ressourcenmanagementsystem, das einen Gesamtüberblick über alle Ihre Ressourcen zu jedem beliebigen Zeitpunkt bietet, ist der Schlüssel, um Prioritäten zu setzen und entsprechend zu kommunizieren.
Die Einführung standardisierter Best Practices erhöht die Transparenz in Bezug auf Ressourcen und kann auch helfen, Komplexitäten zu bewältigen, denen kleinere Unternehmen auf ihrem Weg zum vollen Potenzial womöglich nicht begegnen.
Eine laufende, unternehmensweite Kommunikation zwischen Teamleitenden, Projektmitgliedern und wichtigen Stakeholdern ist ebenfalls von größter Bedeutung für die Planung, Priorisierung, Zuteilung und Verlagerung von Ressourcen. Es reicht, wenn eine Schlüsselperson nicht auf dem gleichen Stand ist, damit Ressourcen falsch zugeteilt werden.
Wie stellen Sie sicher, dass jede Ressource ihr volles Potenzial ausschöpft?
Sicherzustellen, dass jede Ressource optimal genutzt wird, bedeutet, einen fundierten Ressourcenmanagementplan zu erstellen und standardisierte Vorlagen zu verwenden, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind, statt Multitasking zu betreiben, um Schritt zu halten. Multitasking kann Ihren Zeitplan sogar aus der Bahn werfen, indem Teams zu stark beansprucht werden und dadurch Burnout riskieren.
Ein gut durchdachter Projektmanagement-Plan und eine sorgfältige Kapazitätsplanung (zusammen mit dem Einsatz eines Kapazitätsplanung-Tools) erhöhen die Chancen, Ihre Ressourcen besser auszuschöpfen. So können Gelegenheiten identifiziert werden, wie, wo und wann die gewünschten Projektziele erreicht werden können – selbst wenn Engpässe auftreten.
Wie beseitigen Sie Engpässe?
Selbst bei besten Bemühungen und den richtigen Maßnahmen werden Projekt-Engpässe manchmal auftreten. Präzise, aktuelle Daten aus einem leistungsfähigen Ressourcenmanagement-Tool sind notwendig, um Engpässe zu erkennen und zu analysieren. Die Identifikation und Beseitigung von Engpässen umfasst folgende Schritte:
- Visualisierung jedes Schritts im Prozess
- Zuordnung einzelner Aufgaben
- Messung der Durchlaufzeiten
Die Beseitigung von Engpässen und die Optimierung des Ressourcenmanagements erfordert außerdem die Einhaltung dieser fünf Best Practices und laufende Überprüfung, wie gut die Ressourcen genutzt werden, bevor Anpassungen an sich ändernde Gegebenheiten vorgenommen werden.
Größere Agilität erfordert ein solides Fundament
Obwohl das Ressourcenmanagement in größeren Organisationen Herausforderungen mit sich bringt, kann ein gutes Ressourcenmanagement und die Befolgung der von mir genannten Best Practices Ihr Unternehmen auf ein solides Fundament stellen, um eine bessere Agilität und die optimale Nutzung von Ressourcen über mehrere Projekte, Programme und Portfolios hinweg zu erreichen.
Denken Sie daran, diese Best Practices für das Ressourcenmanagement Ihrer Organisation sind keine einmalige Angelegenheit. Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Ressourcenmanagementplan, um zu sehen, wie Ihre Projekte im gesamten Unternehmen vorankommen, und passen Sie ihn an, wo und wann es nötig ist.
Erfahren Sie, welche hybriden Methoden in Ihrem Großunternehmen eingesetzt werden könnten, in unserem Leitfaden zu hybriden Projektmethoden.
