Wie man Ressourcen für mehrere Projekte plant: 6 Experten-Tipps
Die Ressourcenplanung für mehrere gleichzeitig laufende (oder sich überschneidende) Projekte ist für Projektmanager und Unternehmen eine Herausforderung. PMs müssen sicherstellen, dass jedes Projekt angemessen mit Ressourcen ausgestattet ist und dass Ressourcen, die in mehreren Projekten eingesetzt werden, nicht überlastet oder unterausgelastet sind.
Wenn Sie neu darin sind, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, und sicherstellen möchten, dass Sie diese richtig mit Ressourcen versorgen, sind Sie hier genau richtig.
6 Tipps zur Ressourcenplanung für mehrere Projekte
Hier sind einige Expertentipps für die Ressourcenplanung bei mehreren Projekten.
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1. Setzen Sie Ressourcensoftware ein
Im Ressourcenmanagement-Prozess kann es hilfreich sein, eine Software zu nutzen, um alle Projektzeitpläne abzubilden. Wenn Sie sämtliche Projektdetails (wie Aufgaben und deren Dauer) in die Software eingeben, kann sie einen Bericht generieren, den Sie für die Ressourcen-Kapazitätsplanung heranziehen können. Berichte zeigen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für Projektarbeit gebucht hat bzw. für andere Projekte verfügbar ist.
Wenn Sie dies in einem einzigen Bericht oder Dashboard haben, können Sie leichter erkennen, ob Sie zusätzliches Projektressourcen-Management betreiben, Liefertermine verschieben oder einen Freelancer oder eine Ressource aus einem anderen Team für die Lastverteilung hinzuziehen müssen.
Beim Festlegen der Kapazität in Ihrer Software sollten Sie an Dinge wie team- oder agenturbezogene Meetings, Pausen, Krankheitstage oder Urlaub sowie an Mitarbeitende mit unkonventionellen Arbeitszeiten denken, um die genauesten Informationen zu erhalten.
Ein weiterer Vorteil der Nutzung von Projektprognose-Software ist, dass Sie Ressourcen besser vorhersagen können. Wer für die Buchung neuer Projekte zuständig ist, kann etwaige Lücken im Ressourcenplan oder Bedarf identifizieren und im Idealfall füllen, bevor Engpässe im Zeitplan entstehen—so steigern Sie die Effizienz und die abrechenbare Zeit.
Hier folgt eine Kurzliste der besten Tools für Ressourcenmanagement, die Sie bei der Ressourcenoptimierung unterstützen:
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Wenn Sie Projekte in Ihrem kleinen Unternehmen durchführen oder mit einem begrenzten Budget arbeiten, werfen Sie einen Blick auf diese Liste kostenloser Ressourcenmanagement-Software.
2. Projekte priorisieren
Beim Management mehrerer Projekte ist es für Ihren Erfolg (und Ihre Nerven) entscheidend, Prioritäten zu setzen. Verschiedene Projekte liefern unterschiedliche Ergebnisse und sie können nicht für jedes Teammitglied oder jede Ressource gleichzeitig das wichtigste Projekt sein. Eine Prioritätenreihenfolge hilft Ihnen, Ressourcenengpässe zwischen Projekten besser zu steuern.
Ein Beispiel: Ein einjähriges siebenstelliges Kundenprojekt in einer Digitalagentur hat häufig Vorrang vor einem einmonatigen Ad-hoc-Projekt. Wenn eine Agentur-Ressource doppelt gebucht ist, sollten Sie diese auf das große Projekt setzen und prüfen, ob jemand anderes (oder ein externer Dienstleister) die Aufgaben des kleineren Projekts übernehmen kann. Falls nein, ist zu klären, ob sich die Deadline des kleineren Projekts verschieben lässt.
Hinweis: Der richtige Zeitpunkt für dieses Gespräch ist deutlich vor der Deadline. Nicht ein oder zwei Tage vorher – und schon gar nicht am Tag der Abgabe.
3. Ressourcenauslastung überwachen
Projektressourcen-Planung und -Management ist keine einmalige Aufgabe. Sie müssen sich fortlaufend darum kümmern, damit die Projekte wie geplant vorankommen. Und wenn Sie schon mehrere Projekte gemanagt haben, wissen Sie, dass das selten ganz der Fall ist.
Manchmal passieren unvorhergesehene Dinge. Zum Beispiel benötigt der Kunde im Projekt A eine zusätzliche Woche, um die Designs zu prüfen und freizugeben. Der Sponsor von Projekt B wünscht eine weitere Konzept-Runde. Die Designerin von Projekt C hat die Grippe erwischt und der Webentwickler von Projekt B musste sich einer dringenden medizinischen Behandlung unterziehen.
Wenn dich dieses Szenario heftig nicken (oder das Verwalten mehrerer Projekte fürchten) ließ, verstehst du, warum es so wichtig ist, diese Änderungen zu überwachen und deine Ressourcenmanagement-Software anzupassen, während sich die Dinge entwickeln.
Du solltest außerdem versuchen, ein paar Szenarien zu entwerfen, um sicherzugehen, dass alle Projekte abgedeckt sind und so reibungslos wie möglich ablaufen, während sich die Zeitpläne verändern.
4. Behalte Scope Creep im Auge
Ähnlich wie Zeitpläne sich verändern, kann sich auch der Projektumfang weiterentwickeln. Bei der Verwaltung mehrerer Projekte kommt es häufig vor, dass die Beteiligten zusätzliche Überarbeitungen, neue Funktionen oder – schlimmer noch – Änderungen an der gesamten Projektausrichtung verlangen. Diese Änderungen am Umfang können auch Zeitpläne und benötigte Ressourcen beeinflussen.
Wenn zum Beispiel ein Stakeholder am Ende der Design-Phase zusätzliche Website-Seiten oder kreative Assets hinzufügen möchte, kann dies ein größeres Problem darstellen als nur den Zeitplan zu verlängern und mehr Stunden zu veranschlagen. Vielleicht ist dein Designer schon an ein anderes Projekt gebunden, und wenn er zurückbleibt, um diese zusätzlichen Elemente zu bearbeiten, gefährdet das den Zeitplan des anderen Projekts. Das ist besonders wichtig, wenn dein Designer spezielle Fähigkeiten mitbringt, die nicht einfach mit einem anderen Designer im Team oder Unternehmen ausgetauscht werden können.
Um den Terminkonflikt zu lösen, ist ein durchdachtes Marketing-Ressourcenmanagement erforderlich. Ziehe in Erwägung, die zusätzlichen Designarbeiten später im Zeitplan einzuplanen, dem Stakeholder mitzuteilen, dass du die Anfrage nicht erfüllen kannst, oder einen weiteren Designer als Unterstützung hinzuzuziehen.
Eine weitere Möglichkeit, dem Problem entgegenzuwirken, besteht darin, es vorauszusehen und bereits beim Projektstart proaktiv zu fragen, ob die Stakeholder zusätzliche Bedürfnisse sehen, die im Projektplan nicht abgebildet sind. Selbst wenn der zusätzliche Umfang (sprich: Scope Creep) nicht exakt erfasst wird, denken zumindest alle bereits darüber nach und bleiben achtsam.
5. Plane im Voraus für arbeitsreiche Zeiten
Okay, dieser Tipp klingt vielleicht offensichtlich. Aber statt uns nur darauf zu konzentrieren, dass man für diese arbeitsreichen Phasen vorausplanen sollte, lass uns anschauen, wie das konkret funktionieren kann. Im Projektmanagement kennen wir alle irgendeine Variante des Spruchs: „Wenn der Mensch plant, lacht Gott“, aber es geht vielmehr darum, das zu steuern, was wir können, und einige Backup-Pläne zu haben.
Wenn du mehrere Projekte mit Ressourcen ausstattest (wie z.B. in einer Digitalagentur oder einem ähnlichen Umfeld), solltest du die Ressourcen sowohl kurzfristig als auch langfristig betrachten.
Wenn du weißt, dass du beispielsweise saisonal (etwa vor Black Friday) oder vorübergehend (drei große Projekte starten im gleichen Zeitraum) besonders beschäftigt sein wirst, kannst du bereits frühzeitig mit der Planung beginnen. Das könnte bedeuten, zusätzliche Mitarbeitende einzustellen, Zeitpuffer im Zeitplan einzuplanen oder Zeiträume zu blockieren, sodass für diesen Zeitraum keine zusätzlichen Arbeiten angesetzt werden können.
Sollte kurzfristig eine arbeitsreiche Phase aufkommen und du kannst nicht mehr proaktiv reagieren, denke an Präventionsmaßnahmen gegen Burnout. Eine Überlastung der Ressourcen ist ein Rezept für Burnout, und du solltest gemeinsam mit deinem Projektteam und dem Führungsteam Wege entwickeln, um dies zu verhindern. Hier findest du Möglichkeiten, Teammitglieder bei Burnout zu unterstützen, falls dies bereits der Fall ist.
Wenn du feststellst, dass Teammitglieder auf einem Projekt ihre Stunden voll ausnutzen oder viel (genehmigte) Überstunden machen, um Projektmeilensteine oder Deadlines zu erreichen, erwäge, ihnen Zeit zum Auftanken zu geben, damit sie eine dringend benötigte Pause einlegen können.
6. Überwache den Projektfortschritt kontinuierlich
Zusätzlich dazu, die Ressourcen im Blick zu behalten, solltest du auch stets den Fortschritt aller laufenden Projekte sowie möglicher neuer Projekte im Auge behalten, die sich in der Pipeline befinden.
Verzögerungen an welcher Stelle auch immer können zusätzliche Engpässe im Projektmanagement verursachen oder dazu führen, dass Teams ihre Zeitpläne nicht auslasten. Beides ist ungünstig, wenn du mehrere Arbeitsströme koordinieren musst, die sich überschneiden könnten.
Wenn du ein Projekt in deinem Portfolio siehst, das sich aus irgendeinem Grund vom geplanten Zeitplan entfernt, ist es immer klug, proaktiv zu handeln und zu analysieren, welche Auswirkungen sich dadurch auf die gesamte Ressourcenzuteilung ergeben könnten – je nach Fortschritt oder Stillstand des Projekts.
Tools zur Ressourcenplanung
Hier sind einige verschiedene Softwaretypen, die bei der Kapazitätsplanung für Arbeitsbelastungen nützlich sind:
- Ressourcenmanagement-Software: Es gibt heutzutage viele großartige Ressourcenmanagement-Softwares auf dem Markt. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von der Größe Ihres Teams, der Art der Projekte, die Sie betreuen, und Ihrem Budget ab.
- Gantt-Diagramme: Das Erstellen von Gantt-Diagrammen für Projektzeitpläne hilft Ihnen dabei, Ihre Spitzenzeiten zu erkennen und zu sehen, ob es freie Zeitfenster im Kalender eines Teammitglieds gibt, die Sie ausnutzen können. Sie bieten eine gute visuelle Übersicht und können zur besseren Orientierung farblich markiert werden.
- Microsoft Excel und Google Sheets: Für kleinere Teams und weniger komplexe Projekte können Sie Tabellenkalkulationen zur Ressourcenverwaltung nutzen. Wenn Ihre Projektmanagement-Software nicht für Ressourcenmanagement geeignet ist und Sie Ihr Technikportfolio nicht durch weitere Tools erweitern wollen, liefert ein altbewährtes Excel-Blatt die benötigten Informationen auf relativ benutzerfreundliche Weise. Der Hauptnachteil ist hier, dass sich Abhängigkeiten schwieriger darstellen und abbilden lassen und es nicht denselben Funktionsumfang zur automatischen Anzeige von Problemen gibt, wie dies bei speziell für das Ressourcenmanagement konzipierter Software der Fall ist.
Häufige Herausforderungen bei der Ressourcenplanung für mehrere Projekte
Wer schon einmal ein Projekt gemanagt hat, weiß: Ressourcenmanagement ist nicht einfach. Kommen dann noch mehrere Projekte und ein größerer Personalpool hinzu, kann das Management solch komplexer Projekte noch herausfordernder werden.
Schauen wir uns einige der häufigsten Herausforderungen bei der Planung von Ressourcen für mehrere Projekte an – und wie man sie bewältigen kann.
Sicherstellen, dass die richtigen Personen für die richtigen Projekte verfügbar sind
Bei der gleichzeitigen Planung mehrerer Projekte kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit für das passende Projekt verfügbar sind.
Legen Sie alle Projektpläne so früh wie möglich fest, wenn Sie Ihren Personaleinsatz planen. Das Ziel ist es, die Auslastungsquote des Teams so konstant und vollständig wie möglich zu halten, ohne jemanden zu überfordern oder untätig sein zu lassen.
Ressourcenausgleich bei Überlastung
Wenn Sie feststellen, dass bereits Projekte laufen und Sie währenddessen einen Ressourcenausgleich oder eine Lastenverteilung vornehmen müssen, ist es besonders anspruchsvoll, zu gewährleisten, dass alle Projekte mit den passenden Ressourcen versorgt werden, falls bestimmte Personen überbucht sind. Techniken zum Ressourcenausgleich können hier weiterhelfen.
Nutzen Sie zunächst Ihr Ressourcenplanungstool, um die Zeitpläne auszugleichen, und prüfen Sie dann, wo Lücken bestehen (das nennt man Ressourcenlücken-Analyse). Können Sie die Lücken nicht mit der optimalen Ressource füllen, suchen Sie nach der nächstbesten Möglichkeit. Das kann bedeuten:
- Die ideale Person übernimmt die Anleitung einer neuen oder junioren Teamkraft, um die Arbeit im geplanten Zeitraum zu erledigen
- Anpassung einzelner Deadlines oder Projektpläne, wo es möglich ist
- Vorübergehende Unterstützung holen, um das Stammteam zu entlasten
Gute Entscheidungsfindung und Teamarbeit nutzen
Als Projektmanager vertreten Sie die Interessen Ihres Teams, aber manchmal müssen Sie aufgrund von Zeitdruck, Budget- oder Ressourcenengpässen die bestmögliche Entscheidung treffen.
Einer der schwierigsten Aspekte dabei ist es, auf sein Bauchgefühl zu vertrauen und die optimale Entscheidung mit den verfügbaren Informationen zu treffen.
Wenn Sie mit Ihrem Team regelmäßige Retrospektiven abhalten – sei es nach jedem Sprint oder nach Projektabschluss – haben Sie Gelegenheit, gemeinsam zu reflektieren, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie Sie in Zukunft mit ähnlichen Situationen umgehen möchten.
Denken Sie daran: Je öfter Sie das tun, desto besser werden Sie darin.
Eine weitere häufige Herausforderung: Das Teamwork. Auch wenn Sie nicht immer einer Meinung sind, wie im Projektteam an Dinge herangegangen werden sollte, ist es wichtig, als Team zusammenzuarbeiten, die Effizienz zu steigern und Projekte gemeinsam umzusetzen.
Umgang mit widersprüchlichen Prioritäten
Eine weitere sehr häufige Herausforderung bei der Ressourcenplanung für mehrere Projekte ist der Umgang mit widersprüchlichen Prioritäten. Die Stakeholder jedes Projekts werden behaupten, dass ihr Projekt die höchste Priorität hat und zuerst erledigt werden muss.
Und obwohl da (für sie) ein Körnchen Wahrheit drin steckt, ist es Ihre Aufgabe, das große Ganze im Blick zu behalten und Ressourcen zu priorisieren und die Arbeit danach auszurichten, wie sie sich auf Ihr Team und Ihre Organisation auswirkt.
Das ist allerdings leichter gesagt als getan. Wenn der VP of Operations direkt vor Ihnen steht und fordert, dass seine Initiative nach ganz oben auf die Liste gesetzt wird, ist das keine angenehme Situation. Sie müssen in der Lage sein, freundlich dagegenzuhalten und (ruhig) zu erklären, warum sein Projekt ein „Nice-to-have“ ist, während das eines anderen geschäftskritisch ist.
Umgang mit Stress für Projektleiter und Projektteam
Mehrere Projekte und Ressourcen zu managen, kann mit viel Stress verbunden sein. Auch wenn es generell schon herausfordernd ist, als Projektmanager Stress zu bewältigen, erhöhen sich die Anforderungen mit mehr Projekten und Ressourcen erheblich.
Es ist wirklich wichtig, gesunde Wege zu finden, um mit Stress umzugehen – sowohl für sich selbst als auch für das Team. Wenn Sie wissen, dass eine stressige und arbeitsreiche Zeit bevorsteht, denken Sie daran, Pausen zu machen, Spaziergänge einzuplanen, gesund zu essen und, wenn möglich, auch gezielt geplanten Urlaub einzuplanen, um neue Energie zu tanken.
Wenn sich das alles nicht möglich anfühlt, atmen Sie tief durch und versuchen Sie, gemeinsam mit dem Team eine Lösung zu finden. Und denken Sie daran: Perfekt ist der Feind von gut – also geben Sie weiterhin Ihr Bestes.
Wenn Ihre Organisation einen guten Ansprechpartner im Bereich Human Resources hat, nehmen Sie Kontakt auf und informieren Sie sich darüber, welche Angebote es für Sie und Ihr Team gibt. Außerdem kann ein Mitarbeiter-Ressourcenmanagement-Tool Ihnen und Ihrem Team helfen, die personellen Ressourcen besser einzuteilen und zu verwalten.
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