Was sind EPM-Tools? Definition + 10 Top-Optionen
Ob Sie nun ein erfahrener Projektmanager sind, der eine Projektmanagement-Funktion in einer wachsenden Digitalagentur etabliert, oder ein ambitionierter Gründer, der seine Arbeitsabläufe skalieren möchte – Enterprise-Projektmanagement-Software kann Ihr bester Freund sein, wenn es darum geht, komplexe Projekte zu steuern und funktionsübergreifende Teams zu managen.
Enterprise-Projektmanagement-Tools sind leistungsfähigere Versionen der PM-Tools, die Sie kennen und lieben. Sie ermöglichen es den Anwendern, den Fortschritt ihrer Teams zu verfolgen, Dokumente zu teilen, Benachrichtigungen zu versenden, Aufgaben zuzuweisen und vieles mehr!
Im Folgenden gehe ich auf einige Anwendungsfälle, wichtige Funktionen und Vorteile ein, die Enterprise-Projektmanager von Enterprise-Projektmanagement-Tools erwarten können, und stelle eine Liste der besten Tools auf dem Markt vor.
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Was ist ein Enterprise-Projektmanagement-Tool?
Enterprise-Projektmanagement-Tools aggregieren Informationen über mehrere Teams hinweg, um eine einheitliche Sicht auf die Projektlandschaft in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen.
In einem kleinen Unternehmen können Sie sich noch auf Mundpropaganda oder einen einfachen Aufgabentracker verlassen, um zu wissen, woran alle arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, erreichen Sie irgendwann einen Wendepunkt, an dem Sie nicht mehr durch das Gespräch am Rande erfahren, woran andere gerade arbeiten. Genau hier kommt die Enterprise-Projektmanagement-Software zum Einsatz.
Enterprise-Projektmanagement-Software wurde für große Unternehmen konzipiert, die an komplexeren Projekten arbeiten. Diese Projekte laufen in der Regel über einen längeren Zeitraum, haben größere Budgets und binden mehr Teammitglieder und Stakeholder ein.
Lesen Sie mehr über die verschiedenen Tools, die Unternehmen nutzen, hier.
Anwendungsfälle für Enterprise-Projektmanagement-Tools
Ein Enterprise-Projektmanagement-Tool eignet sich am besten für große und komplexe Projekte. Wenn Ihr Projekt also nicht erfordert, dass verschiedene Teams an einem Ort kommunizieren und zusammenarbeiten, könnte es sinnvoller sein, Projektmanagement-Software zu nutzen, die auf einzelne Projektmanager zugeschnitten ist. Dies gilt besonders für kleine Unternehmen mit überschaubaren Aufgaben.
Wenn Sie jedoch unternehmensweite Aufgaben verfolgen müssen, ist ein Enterprise-Projektmanagement-Tool die ideale Projektmanagement-Lösung. Beispiele für solche Aufgaben sind Kundenprojekte wie Website-Launches, Softwareentwicklungsprojekte oder digitale Marketingkampagnen sowie interne Transformationsprojekte, etwa organisatorische Veränderungen nach einer Fusion oder Übernahme.
Auch wenn Ihr Unternehmen aktuell noch kein EPM-Tool benötigt, es aber plant zu wachsen, kann es sich lohnen, frühzeitig ein Tool auszuwählen und einzuführen, damit Sie Zeit haben, Ihre bevorzugte EPM-Lösung zu optimieren, bevor Sie sie wirklich benötigen.
Sie sollten außerdem sicherstellen, dass das von Ihnen ausgewählte Tool mit Ihrem bestehenden Enterprise-Projektmanagement-Framework kompatibel ist.
Wofür werden Enterprise-Projektmanagement-Tools verwendet?
Enterprise-Projektmanagement-Tools bieten viele Anwendungsfälle, die auch andere Projektmanagement-Software abdecken – allerdings in viel größerem Maßstab. Hier sind einige spezifische Anwendungsbeispiele, für die eine Enterprise-Lösung erforderlich ist.
Verfolgung des Projektfortschritts in mehreren Bereichen
Einige Projekte beinhalten Stakeholder auf unterschiedlichen Ebenen einer Organisation – vom Projektmanager bis hin zu Führungskräften und Mitarbeitenden an der Basis. Ein Software-Migrationsprojekt zum Beispiel erfordert Entwicklungsarbeit, Koordination durch das Projektmanagement und interne Kommunikation auf Führungsebene. Das bedeutet, dass verschiedene Teams im Laufe des Prozesses eingebunden sind.
Der Einsatz bestimmter Arten von EPM-Tools wie einer Projektverfolgungssoftware ist besonders in größeren Unternehmen wichtig, in denen Teammitglieder weltweit oder an verschiedenen Standorten tätig sind.
Skalierung auf große Projekte
Die Fähigkeit zur Skalierung ist eine der wichtigsten Eigenschaften, die ein Enterprise-Projektmanagement-Tool einer Organisation bieten kann. Wenn eine Agentur neue Kunden gewinnt, wird das Projektmanagement für die Verwaltung eines wachsenden Portfolios immer bedeutsamer.
Zusammenarbeit
Unabhängig von der Größe des Teams ist effektive und effiziente Zusammenarbeit entscheidend. Projektmanager und andere Teammitglieder sollten in der Lage sein, in Echtzeit zu kommunizieren.
Enterprise-Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Dokumente innerhalb und zwischen Teams zu teilen. Projektmanager können Aufgaben oder Benachrichtigungen über das Enterprise-Projektmanagement-Tool anstatt individuell an jedes einzelne Teammitglied versenden.
Darüber hinaus ermöglichen Enterprise Collaboration Tools die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Wenn Sie also ein Enterprise-Projektmanagementsystem in Ihrem Unternehmen einsetzen, können Sie es abteilungsübergreifend nutzen. Das ist ideal für Projekte wie einen Website-Launch, an dem Vertreter mehrerer Gruppen (Engineering, Marketing, Produktmanagement usw.) beteiligt sind.
Berichterstattung
Berichterstattungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Projektdaten aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten—besonders nützlich für Projektmanager, die den Projektfortschritt einem neugierigen Kunden präsentieren müssen.
Beachten Sie, dass einige Tools wie Wrike verschiedene Enterprise-Tarifstufen haben. Stellen Sie daher sicher, dass der gewählte Plan die Funktionen enthält, die Sie benötigen. Für einen umfassenden Vergleich von Enterprise Work Management Software-Lösungen empfiehlt es sich, mehrere Plattformen zu evaluieren.
Für fortgeschrittene Analysen benötigen Sie den Pinnacle-Plan von Wrike, und genau dort beginnt das Upselling.
Darüber hinaus verringern Enterprise-Projektmanagement-Tools mit Reporting-Funktionen den Aufwand für Projektmanager, ständig den neuesten Stand von Teammitgliedern einzuholen—vorausgesetzt, Status, Stundenerfassungen und Fälligkeitstermine werden im Tool aktuell gehalten. Ein Gewinn für alle Beteiligten!
Budgetierung
Budgetierungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Projektkosten zu planen und anstehende Projektaufwendungen einzusehen. So können Projektmanager sicherstellen, dass sie innerhalb des Budgets bleiben und gleichzeitig die Projektziele nicht aus den Augen verlieren.
Mit Enterprise-Projektmanagement-Software können Sie nahtlos softwaregenerierte Dashboards nutzen, um Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten, wenn das Budget knapp wird und/oder wenn der Projektumfang dazu neigt, sich auszudehnen.
Erhöhte Anpassungsfähigkeit
Je nach Projekt lassen sich Enterprise-Projektmanagement-Tools individuell anpassen. Beispielsweise können Sie zusätzliche Sicherheitsfunktionen benötigen, wenn Ihr Projekt verlangt, dass Dateien beim Hoch- oder Herunterladen vom Server besonders geschützt werden.
Sie können Projektmanagement-Tools zudem durch die Anpassung von Projektstatus und Labels individualisieren. Wenn ein Projekt mehrere Abteilungen einbezieht, ist es wichtig, den Bearbeitungsstand zu kennen, damit das Team seine Arbeit entsprechend priorisieren kann.
Standardfunktionen von Enterprise-Projektmanagement-Tools
Die meisten Enterprise-Projektmanagement-Tools bieten Standardfunktionen für das Projektmanagement sowie einige praktische Extras. Hier folgt ein ausführlicher Überblick über typische Funktionen von EPM-Tools. Zudem können Sie auf KI-Funktionen im Enterprise-Projektmanagement achten, die Ihre Abläufe und Prozesse beschleunigen und vereinfachen können.
Kommunikationsfunktionen
Die meisten Enterprise-Projektmanagement-Tools verfügen über Funktionen, mit denen Sie entweder direkt in der Anwendung oder über Drittanbieter-Integrationen mit anderen Teammitgliedern kommunizieren können.
Zu den Kommunikationsmethoden in der Anwendung gehören beispielsweise @-Erwähnungen oder Direktnachrichten, um Teammitglieder über bevorstehende Aufgaben zu informieren. Foren oder Diskussionsboards erleichtern den Austausch zwischen den Abteilungen. Slack ist eine typische Drittanbieter-Integration, mit der Sie In-App-Diskussionen zu verschiedenen Projektthemen erweitern können.
Eine Projektmanagement-App ist eine weitere nützliche Funktion, die die Zusammenarbeit im Remote-Betrieb erleichtert.
Funktionen zur Nachverfolgung und Verwaltung
Zusätzlich zu den üblichen Funktionen für Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement sollten Enterprise-Projektmanagement-Tools folgende Möglichkeiten bieten:
- Robustes Budgetierungs- und Prognosemanagement: Dies ist ideal für Projektmanager, die mit mehreren Budgets arbeiten und sehen möchten, wie jedes Projekt das Abteilungs- und/oder Unternehmensbudget beeinflusst.
- Datenvisualisierung: Dies ermöglicht es Projektmanagern, den Fortschritt eines Projekts zu erkennen, ohne eine Vielzahl von Projektdaten durchlesen zu müssen. Enterprise Project Management-Software ermöglicht es, den Fortschritt über ein Portfolio aus mehreren Projekten hinweg zu visualisieren.
- Erweitertes Monitoring von Leistungskennzahlen: Key Performance Indicators (KPIs) sind in der Regel die erste Priorität eines Projektmanagers, daher ist eine Überwachung in Echtzeit entscheidend. Die meisten Enterprise Project Management-Softwares ermöglichen es, team- oder projektspezifische KPIs mit den Unternehmens-KPIs zu verknüpfen, um die Auswirkungen einzelner Projekte auf die Unternehmensleistung zu bewerten.
- Fähigkeiten zur finanziellen Konsolidierung und zum Monatsabschluss: Diese Funktionen sind hilfreich, wenn Projektmanager einen unternehmensweiten Überblick darüber erhalten möchten, wohin die Mittel fließen.
- Berichte zur Effektivität der Lieferkette: Dieses Tool unterstützt Projektmanager dabei, nachzuvollziehen, wie gut die Lieferkette über das gesamte Projektportfolio hinweg funktioniert.
- Berichte zum Personalmanagement: Projektmanager nutzen diese Funktion, um zu beurteilen, wie effektiv die Teammitglieder zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Sie kann außerdem helfen zu identifizieren, wo Teammitglieder möglicherweise über- oder unterausgelastet sind.
- Zeiterfassung: Die Nutzung von Zeiterfassungssoftware ist wichtig für Projektmanager, die wissen müssen, wie sich Fristen einzelner Projekte verschieben, wenn mehr oder weniger Teammitglieder das Portfolio unterstützen.
- Berichte: Berichtsfunktionen sind entscheidend für Projektmanager, Abteilungsleiter und Führungskräfte, um die Projektleistung im gesamten Unternehmen zu verstehen, ohne unbedingt in die Details einzelner Projekte eintauchen zu müssen.
Strategische Planung
Die strategische Planung auf Unternehmensebene verschafft Projektmanagern einen Überblick über die Projektziele und -vorgaben und darüber, wie ein bestimmtes Projekt zu den Unternehmenszielen beiträgt. Enterprise Project Management-Software ermöglicht es Projektmanagern, Projektinformationen aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und einfach zu entscheiden, welche Projekte und nächsten Schritte angegangen werden sollten – unter Berücksichtigung von unternehmensweiten Umweltfaktoren.
Enterprise Project Management-Software kann Nutzern außerdem dabei helfen, operative Richtlinien zu definieren, die für Unternehmensprojekte – unabhängig von deren Umfang – gelten. Das ist besonders hilfreich, wenn Projektmanager mit Teams aus verschiedenen Abteilungen oder mit externen Anbietern zusammenarbeiten müssen – so bleiben alle auf dem gleichen Stand.
Vorteile von Enterprise Project Management-Tools
Der wohl größte Vorteil beim Einsatz von Enterprise Project Management-Software ist, dass Sie einen besseren Überblick über den Projektfortschritt erhalten. Dies spart wiederum Zeit, indem Fehler durch Missverständnisse oder mangelnde Organisation reduziert werden und Ihr Team in die Lage versetzt wird, Projekttermine einzuhalten.
Enterprise Project Management-Tools bieten außerdem folgende Vorteile:
- Steigern die Produktivität, indem sie den Zeitaufwand für „Arbeit über die Arbeit“ anderer Teammitglieder reduzieren und so die Zeit für die eigentlichen Tätigkeiten erhöhen, für die sie eingestellt wurden
- Reduzieren die Zeit, die benötigt wird, um Informationen aus unterschiedlichen Quellen für Führungskräfte zusammenzustellen – das EPM-Tool bereitet diese Informationen automatisch auf
- Verbessern die Priorisierung, indem sie Transparenz über den Zeitaufwand für verschiedene Projekte schaffen
- Verankern Best Practices im Projektmanagement im gesamten Unternehmen und helfen so, die nächste Generation von Projektmanagern auszubilden.
Die besten Tools für Enterprise Project Management
Wenn Sie auf der Suche nach einem Enterprise Project Management-Tool für Ihr Unternehmen sind, finden Sie hier eine Liste der besten Optionen inklusive einer kurzen Bewertung, damit Sie sich ein Bild von den jeweiligen Stärken der Tools machen können.
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Wie unterscheiden sich Enterprise Project Management-Tools von anderer Projektmanagement-Software?
Enterprise Project Management-Software unterscheidet sich von anderer Projektmanagement-Software, weil sie für größere, komplexere Projekte konzipiert ist, die viele Beteiligte und Ressourcen beinhalten und oft die Koordination mehrerer Abteilungen im Unternehmen erfordern.
Wann sollte ein Enterprise Project Management-Tool anderen Projektmanagement-Softwares vorgezogen werden?
Sie sollten ein Enterprise-Projektmanagement-Tool verwenden, um Projekte mit großem Budget, mehreren Abteilungen oder vielen Beteiligten zu verwalten. Enterprise-Projektmanagement-Software ist speziell für solche Projekte konzipiert und bietet häufig mehr Funktionen als herkömmliche Projektmanagement-Tools.
Der Bedarf, ein Projektportfolio abteilungsübergreifend zu steuern, ist ein weiteres Anzeichen dafür, dass Sie Portfolio-Projektmanagement-Tools für Unternehmen benötigen. In diesen Fällen, in denen Projektteams gleichzeitig an verschiedenen Arten von Projekten arbeiten oder das Projekt mehrere Firmen mit unterschiedlichen Abteilungsbudgets und Fristen umfasst, ist Enterprise-Projektmanagement-Software unerlässlich.
Inwiefern ähneln sich Enterprise-Projektmanagement-Tools und andere Formen von Projektmanagement-Software?
Enterprise-Projektmanagement-Software ist aus gängigen Projektmanagement-Tools hervorgegangen. Daher erinnern auch die neuesten Enterprise-Projektmanagement-Tools teilweise an ihre früheren, einfacheren Versionen. Hier sind einige der Funktionen, die übernommen wurden.
Teamzusammenarbeit: Das Teilen von Dokumenten, das Zuweisen von Aufgaben und das Versenden von Benachrichtigungen an Teammitglieder sind Standardfunktionen aller Projektmanagement-Software.
Berichtswesen: Die Möglichkeit, den Fortschritt eines Projekts zu melden, hilft Projektmanagern dabei, die Leistungsfähigkeit ihrer Teams zu bewerten. Berichtswesen ist für jedes Projektmanagement unerlässlich.
Zeiterfassung: Die Verfolgung der auf Projekte aufgewendeten Zeit mit Enterprise-Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Projektmanagern, besser abzuschätzen, wann ein Projekt abgeschlossen sein könnte und ob zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Genaue Zeiterfassungsdaten bedeuten auch exakte Projektbudgets.
Gantt-Diagramm: Dies sind Projektzeitpläne, die von Projektmanagern erstellt und mit ihren Teams geteilt werden können. Sie ermöglichen es, Aufgaben in chronologischer Reihenfolge darzustellen, was für das Erkennen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben wichtig ist. Gantt-Diagramme helfen außerdem dabei, realistische Fristen für Teammitglieder festzulegen und potenzielle Verzögerungen oder Engpässe zu erkennen.
Überzeugt, dass Sie Enterprise-Projektmanagement-Software benötigen?
Wenn Ihr Unternehmen langsam aus den Nähten platzt (im positiven Sinne!), könnte es an der Zeit sein, in Enterprise-Projektmanagement-Software zu investieren, um Ihre Projekt-Workflows zu optimieren und zu standardisieren. Warum probieren Sie es nicht einfach aus?
Das Verständnis des Konzepts des Enterprise-Projektmanagements kann die Effizienz in allen Abteilungen steigern (laden Sie unseren PDF-Leitfaden herunter), und für weitere Informationen zu Enterprise-Projektmanagement-Software (wie etwa zu den Kosten!) und verwandter Software abonnieren Sie den Newsletter von The Digital Project Manager.
