Was sind EPM-Tools? Definition + 10 beste Optionen
Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Projektmanager sind, der in einer wachsenden Digitalagentur eine Projektmanagement-Kompetenz aufbaut, oder ein ambitionierter Gründer, der seine Vorgehensweisen skalieren möchte: Software für das Enterprise-Projektmanagement kann Ihr bester Freund sein, wenn es darum geht, komplexe Projekte durchzuführen und funktionsübergreifende Teams zu verwalten.
Tools für das Enterprise-Projektmanagement sind leistungsfähigere Versionen der PM-Tools, die Sie kennen und schätzen. Sie ermöglichen es Benutzern, den Fortschritt ihres Teams zu verfolgen, Dokumente zu teilen, Benachrichtigungen zu versenden, Aufgaben zuzuweisen und vieles mehr zu erledigen!
Hier behandle ich einige Anwendungsfälle, wichtige Funktionen und Vorteile, die Enterprise-Projektmanager von Tools für das Enterprise-Projektmanagement erwarten können, und stelle eine Liste der besten auf dem Markt verfügbaren Tools bereit.
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Was ist ein Tool für das Enterprise-Projektmanagement?
Tools für das Enterprise-Projektmanagement bündeln Informationen aus mehreren Teams, um eine einheitliche Übersicht über die Projektlandschaft in Ihrer Organisation zu präsentieren.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, können Sie sich auf Mundpropaganda oder einen einfachen Aufgaben-Tracker verlassen, um darüber informiert zu bleiben, woran alle arbeiten. Wenn Ihre Organisation wächst, erreichen Sie irgendwann einen Wendepunkt, an dem Sie nicht mehr durch bloßes Mitbekommen wissen, was andere tun. Hier kommt Software für das Enterprise-Projektmanagement ins Spiel.
Software für das Enterprise-Projektmanagement ist für große Unternehmen konzipiert und wird für komplexere Projekte eingesetzt. Außerdem erstrecken sich diese Projekte häufig über lange Zeiträume, haben größere Budgets und umfassen mehr Projektteammitglieder und Stakeholder.
Erfahren Sie hier mehr über die verschiedenen Tools, die Unternehmen einsetzen.
Anwendungsfälle für Tools des Enterprise-Projektmanagements
Ein Tool für das Enterprise-Projektmanagement eignet sich am besten für große, komplexe Projekte. Wenn Ihr Projekt folglich nicht erfordert, dass verschiedene Teams an einem Ort kommunizieren und zusammenarbeiten, ist es möglicherweise besser, eine auf einzelne Projektmanager zugeschnittene Projektmanagement-Software zu verwenden. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen mit überschaubaren Aufgaben.
Wenn Sie jedoch eine unternehmensweite Aufgabe verfolgen müssen, ist ein Tool für das Enterprise-Projektmanagement eine ideale Projektmanagementlösung. Beispiele für solche Aufgaben sind Kundenprojekte wie Website-Launches, Softwareentwicklungsprojekte oder Kampagnen im digitalen Marketing sowie interne Transformationsmaßnahmen, etwa organisatorische Veränderungen nach einer Fusion oder Übernahme.
Wenn Ihre Organisation derzeit kein EPM-Tool benötigt, aber wachsen möchte, kann es sich dennoch lohnen, im Voraus ein Tool auszuwählen und einzurichten. So haben Sie Zeit, Ihre bevorzugte EPM-Lösung weiterzuentwickeln, bevor sie tatsächlich benötigt wird.
Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass das von Ihnen ausgewählte Tool mit Ihrem bestehenden Framework für das Enterprise-Projektmanagement funktioniert.
Wofür werden Tools für das Enterprise-Projektmanagement eingesetzt?
Tools für das Enterprise-Projektmanagement bieten viele der gleichen Anwendungsfälle wie andere Arten von Projektmanagement-Software, jedoch in deutlich größerem Maßstab. Hier sind einige spezifische Anwendungsfälle, die eine Enterprise-Lösung erfordern.
Verfolgung des Projektfortschritts in mehreren Bereichen
Einige Projekte beziehen Stakeholder auf verschiedenen Ebenen einer Organisation ein – von Projektmanagern über Führungskräfte bis hin zu Mitarbeitern an der Basis. Beispielsweise erfordert eine Softwaremigration Entwicklungsarbeit, die Koordination des Projektmanagements und interne Kommunikation auf Führungsebene. Das bedeutet, dass im Verlauf mehrere verschiedene Teams daran beteiligt sind.
Der Einsatz bestimmter Arten von EPM-Tools, etwa einer Software zur Projektverfolgung, ist besonders in größeren Unternehmen wichtig, in denen Teammitglieder weltweit oder an verschiedenen Bürostandorten tätig sind.
Skalierung auf große Projekte
Die Skalierbarkeit ist eine der wichtigsten Eigenschaften, die ein Tool für das Enterprise-Projektmanagement einer Organisation bieten kann. Wenn eine Agentur neue Kunden gewinnt, wird das Projektmanagement zunehmend wichtiger, um ein wachsendes Projektportfolio zu verwalten.
Zusammenarbeit
Unabhängig von der Größe des Teams ist eine wirksame und effiziente Zusammenarbeit entscheidend. Projektmanager und andere Teammitglieder sollten in Echtzeit kommunizieren können.
Tools für das Enterprise-Projektmanagement ermöglichen es Ihnen, Dokumente innerhalb von Teams und teamübergreifend zu teilen. Projektmanager können über das Tool für das Enterprise-Projektmanagement auch Aufgaben oder Benachrichtigungen versenden, anstatt dies einzeln an jedes Teammitglied zu tun.
Darüber hinaus ermöglichen Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Wenn Sie also ein Projektmanagementsystem für Unternehmen einsetzen, können Sie es abteilungsübergreifend nutzen. Dies ist ideal für ein Projekt wie den Start einer Website, an dem Vertreter mehrerer Gruppen (Technik, Marketing, Produktmanagement usw.) beteiligt sind.
Berichterstattung
Berichtsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Projektdaten aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Dies kann besonders für Projektmanager nützlich sein, die einem interessierten Kunden den Fortschritt eines Projekts präsentieren müssen.
Beachten Sie, dass einige Tools wie Wrike mehrere Unternehmenstarife anbieten. Stellen Sie daher sicher, dass der Tarif über die von Ihnen benötigten Funktionen verfügt. Für einen umfassenden Vergleich von Optionen für Unternehmens-Arbeitsmanagementsoftware sollten Sie mehrere Plattformen bewerten.
Für erweiterte Analysen benötigen Sie Wrikes Pinnacle-Tarif, und genau dort beginnen sie, Ihnen weitere Produkte und Funktionen zu verkaufen.
Darüber hinaus verringern Tools für das Projektmanagement in Unternehmen mit Berichtsfunktionen den Bedarf für Projektmanager, Aktualisierungen von Teammitgliedern einzuholen, sofern Statusangaben, Zeiterfassungen und Fälligkeitstermine im Tool auf dem neuesten Stand gehalten werden. Ein Gewinn für alle Beteiligten!
Budgetierung
Budgetierungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Projektkosten zu planen und bevorstehende Projektausgaben einzusehen. Dies hilft Projektmanagern, innerhalb des Budgets zu bleiben und gleichzeitig die Projektziele im Blick zu behalten.
Mit Projektmanagementsoftware für Unternehmen können Sie nahtlos softwaregenerierte Dashboards verwenden, um Kunden auf dem Laufenden zu halten, wenn die Kosten knapp werden könnten und/oder der Projektumfang tendenziell zunimmt.
Erweiterte Anpassbarkeit
Abhängig vom Projekt können Tools für das Projektmanagement in Unternehmen angepasst werden. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Sicherheitsfunktionen, wenn Ihr Projekt erfordert, dass Dateien beim Hoch- oder Herunterladen von einem Server sicher sind.
Sie können Projektmanagementtools auch anpassen, indem Sie Projektstatus und Bezeichnungen ändern. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind, ist es wichtig zu wissen, an welcher Stelle des Prozesses sich jedes Projekt befindet, damit Teammitglieder ihre Arbeit entsprechend priorisieren können.
Standardfunktionen von Tools für das Projektmanagement in Unternehmen
Die meisten Tools für das Projektmanagement in Unternehmen verfügen über standardmäßige Projektmanagementfunktionen sowie einige praktische Extras. Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über typische Funktionen von EPM-Tools. Sie können auch nach Funktionen für KI im Projektmanagement in Unternehmen suchen, die Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse beschleunigen und vereinfachen können.
Kommunikationsfunktionen
Die meisten Tools für das Projektmanagement in Unternehmen verfügen über Funktionen, mit denen Sie entweder in der App oder über Integrationen von Drittanbietern mit anderen Teammitgliedern kommunizieren können.
Zu den Kommunikationsmethoden innerhalb der App können @Erwähnungen oder Direktnachrichten gehören, um Teammitglieder über bevorstehende Aufgaben zu benachrichtigen. Foren oder Diskussionsforen erleichtern die Kommunikation zwischen Abteilungen. Slack ist eine typische Integration eines Drittanbieters, mit der Sie Diskussionen innerhalb der App über verschiedene Projektthemen hinweg erweitern können.
Eine Projektmanagement-App ist eine weitere nützliche Funktion, die die Zusammenarbeit aus der Ferne erleichtert.
Funktionen zur Nachverfolgung und Verwaltung
Zusätzlich zur standardmäßigen Kapazitätsplanung und Ressourcenverwaltung sollten Tools für das Projektmanagement in Unternehmen die folgenden Funktionen umfassen:
- Robuste Budgetierung und Prognosen: Dies ist ideal für Projektmanager, die mit mehreren Budgets arbeiten und sehen möchten, wie sich jedes Projekt auf das Abteilungs- und/oder Unternehmensbudget auswirkt.
- Datenvisualisierung: Dadurch erhalten Projektmanager einen Überblick über den Fortschritt eines Projekts, ohne eine Vielzahl von Projektdaten durchlesen zu müssen. Mit Software für das unternehmensweite Projektmanagement können Sie den Fortschritt über ein Portfolio aus mehreren Projekten hinweg visualisieren.
- Erweiterte Überwachung von Leistungskennzahlen: Leistungskennzahlen (KPIs) haben für Projektmanager in der Regel oberste Priorität, daher ist die Überwachung in Echtzeit entscheidend. Mit der meisten Software für das unternehmensweite Projektmanagement können Sie team- oder projektspezifische KPIs mit Unternehmens-KPIs verknüpfen, um die Auswirkungen einzelner Projekte auf die Unternehmensleistung zu bewerten.
- Funktionen zur Finanzkonsolidierung und zum Finanzabschluss: Diese sind hilfreich, wenn Projektmanager einen unternehmensweiten Überblick darüber erhalten möchten, wohin die finanziellen Mittel fließen.
- Berichte zur Effektivität der Lieferkette: Dieses Tool ist hilfreich für Projektmanager, die wissen müssen, wie gut die Lieferkette in ihrem gesamten Projektportfolio funktioniert.
- Berichte zum Management des Humankapitals: Projektmanager nutzen diese Funktion, um zu sehen, wie gut ihre Teammitglieder zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Sie kann auch dabei helfen, zu erkennen, wo Teammitglieder möglicherweise unter- oder überausgelastet sind.
- Zeiterfassung: Die Nutzung von Funktionen einer Zeiterfassungssoftware ist für Projektmanager wichtig, die wissen müssen, wie die Fristen einzelner Projekte beeinflusst werden können, wenn mehr oder weniger Teammitglieder das Portfolio unterstützen.
- Berichte: Berichtsfunktionen sind für Projektmanager, Abteilungsleiter und Führungskräfte entscheidend, um die Projektleistung im gesamten Unternehmen zu verstehen, ohne notwendigerweise in die Details eines einzelnen Projekts eintauchen zu müssen.
Strategische Planung
Die strategische Planung auf Unternehmensebene bietet Projektmanagern einen übergeordneten Überblick über die Projektziele und darüber, wie ein bestimmtes Projekt zu den Unternehmenszielen beiträgt. Software für das unternehmensweite Projektmanagement ermöglicht es Projektmanagern, Projektinformationen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und unkompliziert Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte und konkreten Schritte als Nächstes umgesetzt werden sollten, wobei Umweltfaktoren des Unternehmens berücksichtigt werden.
Software für das unternehmensweite Projektmanagement kann Nutzern außerdem dabei helfen, operative Richtlinien festzulegen, die für Unternehmensprojekte unabhängig von deren Umfang gelten. Dies ist hilfreich, wenn Projektmanager mit Projektteams in verschiedenen Abteilungen arbeiten müssen oder wenn das Projekt externe Anbieter einbezieht – so bleiben alle auf dem gleichen Stand.
Vorteile von Tools für das unternehmensweite Projektmanagement
Der größte Vorteil der Verwendung von Software für das unternehmensweite Projektmanagement besteht darin, dass sie Ihnen hilft, den Projektfortschritt besser zu verstehen. Dies spart wiederum Zeit, indem sie Fehler reduziert, die durch Missverständnisse oder mangelnde Organisation verursacht werden, und ermöglicht es Ihrem Team, Projektfristen einzuhalten.
Tools für das unternehmensweite Projektmanagement:
- Steigern die Produktivität, indem sie die Zeit reduzieren, die andere Teammitglieder für „Arbeit rund um die Arbeit“ aufwenden, und dadurch die Zeit erhöhen, die sie für die Aufgaben aufwenden, für die sie eingestellt wurden
- Reduzieren den Zeitaufwand für das Sammeln von Informationen aus verschiedenen Quellen, die mit Führungskräften geteilt werden sollen – das EPM-Tool fasst diese Informationen für Sie zusammen
- Verbessern die Priorisierung, indem sie sichtbar machen, wie viel Zeit für verschiedene Projekte aufgewendet wird
- Verankern Best Practices für das Projektmanagement im gesamten Unternehmen und helfen dabei, die nächste Generation von Projektmanagern auszubilden.
Die besten Tools für das unternehmensweite Projektmanagement
Wenn Sie für Ihr Unternehmen ein Tool für das unternehmensweite Projektmanagement suchen, finden Sie hier eine Liste der besten Optionen sowie eine kurze Bewertung, die Ihnen einen Eindruck von den Stärken jedes Tools vermittelt.
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Wie unterscheiden sich Tools für das unternehmensweite Projektmanagement von anderer Projektmanagementsoftware?
Software für das unternehmensweite Projektmanagement unterscheidet sich von anderer Projektmanagementsoftware, da sie für größere und komplexere Projekte entwickelt wurde, an denen viele Personen und Ressourcen beteiligt sind und die häufig eine Koordination zwischen mehreren Abteilungen des Unternehmens erfordern.
Wann sollte ein Tool für das unternehmensweite Projektmanagement anstelle anderer Projektmanagementsoftware eingesetzt werden?
Sie sollten ein unternehmensweites Projektmanagementwerkzeug verwenden, um Projekte mit einem großen Budget, mehreren Abteilungen oder vielen Beteiligten zu verwalten. Unternehmensweite Projektmanagementsoftware ist für diese Arten von Projekten konzipiert und verfügt häufig über mehr Funktionen als Standard-Projektmanagementwerkzeuge.
Die Notwendigkeit, ein Projektportfolio abteilungsübergreifend zu verwalten, ist ein weiteres Zeichen dafür, dass Sie Werkzeuge für das Portfolio-Projektmanagement im Unternehmensumfeld benötigen. In diesen Fällen, in denen Projektteams gleichzeitig an mehreren verschiedenen Arten von Projekten arbeiten oder ein Projekt mehrere Unternehmen mit getrennten Abteilungsbudgets und Fristen umfasst, ist unternehmensweite Projektmanagementsoftware von entscheidender Bedeutung.
Inwiefern ähneln unternehmensweite Projektmanagementwerkzeuge anderen Formen von Projektmanagementsoftware?
Unternehmensweite Projektmanagementsoftware ist aus Standard-Projektmanagementwerkzeugen hervorgegangen. Daher erinnern selbst die neuesten unternehmensweiten Projektmanagementwerkzeuge an ihre früheren, einfacheren Versionen. Hier sind einige der Funktionen, die übernommen wurden.
Teamzusammenarbeit: Das Teilen von Dokumenten, Zuweisen von Aufgaben und Senden von Benachrichtigungen an Teammitglieder sind Standardfunktionen von Projektmanagementsoftware.
Berichterstattung: Die Möglichkeit, den Fortschritt eines Projekts zu dokumentieren, kann Projektmanagerinnen und Projektmanagern dabei helfen zu erkennen, wie gut ihre Teams arbeiten. Die Berichterstattung ist für die Verwaltung von Projekten jeder Art entscheidend.
Zeiterfassung: Die Erfassung der für Projekte aufgewendeten Zeit mithilfe von Zeiterfassungssoftware für Unternehmen ermöglicht es Projektmanagerinnen und Projektmanagern, besser einzuschätzen, wann ein Projekt abgeschlossen sein könnte und ob sie für den Abschluss weitere Ressourcen benötigen. Außerdem bedeuten genaue Zeiterfassungsdaten genaue Projektbudgets.
Gantt-Diagramm: Hierbei handelt es sich um Projektzeitpläne, die Projektmanagerinnen und Projektmanager erstellen und mit ihren Teams teilen können. Sie ermöglichen es, Projektaufgaben in chronologischer Reihenfolge zu visualisieren, was für die Identifizierung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben wichtig ist. Gantt-Diagramme helfen Projektmanagerinnen und Projektmanagern außerdem dabei, angemessene Fristen für Teammitglieder festzulegen und mögliche Verzögerungen sowie Engpässe zu erkennen.
Sind Sie nun davon überzeugt, dass Sie unternehmensweite Projektmanagementsoftware benötigen?
Wenn Ihre Organisation langsam zu groß für ihre bisherigen Strukturen wird (auf positive Weise!), ist es möglicherweise an der Zeit, in unternehmensweite Projektmanagementsoftware zu investieren, um Arbeitsabläufe im Projektmanagement zu optimieren und zu standardisieren. Warum probieren Sie es nicht noch heute aus?
Das Verständnis des Konzepts des unternehmensweiten Projektmanagements kann die Effizienz in allen Abteilungen steigern (laden Sie unseren PDF-Leitfaden herunter). Weitere Informationen zu unternehmensweiter Projektmanagementsoftware (zum Beispiel zu den Kosten!) und verwandter Software erhalten Sie, wenn Sie den Newsletter von The Digital Project Manager abonnieren.
