Expertenleitfaden zur Projektplanungsphase

Marissa Taffer

on Jun 10, 2026

Wenn Sie die Planungsphase Ihres Projekts nicht richtig angehen, bereiten Sie sich auf ein Scheitern vor. Hier sind die wichtigsten Komponenten der Planung, welche Ergebnisse Sie am Ende erwarten können und meine Best Practices, damit Sie ein erfolgreiches Projekt planen und durchführen können.

Key Takeaways

Planungsherausforderungen: Die Projektplanung kann schwierig sein, wenn zu Beginn des Projekts nur begrenzte Informationen über Budget, Team oder Fristen vorliegen.

Wesentliche Bestandteile: Im Rahmen der Projektplanung führen Sie eine Überprüfung des Projektumfangs durch, erstellen eine Aufgabenstruktur, entwickeln einen Ressourcenplan und identifizieren Risiken.

Ergebnisse: Am Ende der Projektplanungsphase verfügen Sie über einen vollständigen Projektplan, einen Kommunikationsplan und einen Ressourcenverteilungsplan.

Software-Tools: Projektmanagement-Software kann bei der Planung unterstützen – sie kann Fristen rückwärts berechnen, verfügbare Ressourcen automatisch zuteilen und hilft, Aufgaben sowie Ergebnisse im Blick zu behalten.

Die Projektplanungsphase ist eine der wichtigsten im Projektmanagement, kann jedoch eine Herausforderung darstellen, da sie am Projektbeginn stattfindet, wenn in der Regel die wenigsten Informationen über das Projekt vorliegen – möglicherweise wissen Sie noch nicht, welche Teammitglieder beteiligt sein werden, wie hoch das genaue Budget ist oder wann das Projekt abgeschlossen sein muss.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie die Planung angehen, das Projekt starten und den gesamten Lebenszyklus des Projektmanagements durchlaufen können – und wie Sie mit jeder Unsicherheit, die Ihnen begegnet, umgehen können.

Was ist die Projektplanungsphase?

Die Projektplanungsphase umfasst die Erstellung des Projektplans und des Projektzeitplans, das Zuweisen von Ressourcen oder Teammitgliedern sowie die Budgetierung. Es handelt sich um die zweite von fünf Phasen im Projektmanagement, wie sie vom Project Management Institute (PMI) im PMBOK definiert werden.

Auch wenn Sie kein traditionelles Wasserfallprojekt durchführen, ist eine gewisse Planung erforderlich, bevor Sie mit der Projektausführung beginnen können. Für agile oder hybride Projekte beginnen Sie damit, das Backlog zu erstellen, Sprints und Meetings (Zeremonien) festzulegen und ein Entwicklerteam zusammenzustellen.

Warum ist Projektplanung wichtig?

Projektplanung ist wichtig, weil sie alle Beteiligten auf denselben Stand bringt. Sie können damit Risiken hervorheben, etwa einen engen Zeitplan, ein beschränktes Budget oder Lücken in Bezug auf Ressourcen und Personal.

Mit einem Plan haben Sie als Projektleiter auch eine Möglichkeit, den Fortschritt zu messen und Erfolg zu definieren. Der Plan wird zu einer Landkarte, die Richtung gibt und Ihnen zeigt, wo Sie schon gewesen sind und wie weit Sie noch gehen müssen.

Wichtige Komponenten der Projektplanung

Zu den wichtigsten Komponenten der Projektplanungsphase gehören:

Projektumfang überprüfen

Wenn Sie eine Projektcharta oder häufiger eine Leistungsbeschreibung (SOW) haben, prüfen Sie diese und achten Sie auf Folgendes:

Was steht in der Umfangsbeschreibung und was ist aus dem Umfang ausgeschlossen?
Was wurde im Abschnitt über die Liefergegenstände aufgeführt?
Gibt es Überarbeitungsrunden für die Liefergegenstände und wie viele?
Wie hoch ist das Projektbudget und wie ist der Zahlungsplan bzw. die Zahlungsbedingungen?
Wen benötigen Sie, um diese Arbeit abzuschließen, und wurde das Projekt bereits mit Personal besetzt? Falls nicht, wie werden Sie das Projekt mit dem notwendigen Personal ausstatten, um alle Leistungsbestandteile zu erfüllen?

Arbeiten in kleinere Teilaufgaben unterteilen

Sobald der Projektumfang klar ist, teilen Sie die Arbeit in kleinere Teile auf. Sie können dafür eigenständige Phasen mit Projektmeilensteinen und Aufgaben erstellen. Einige bewährte Methoden sind:

Aufgaben mit einem einzigen Verantwortlichen erstellen. Zwar kann Arbeit gemeinsam erfolgen, aber wenn mehr als eine Person „eigentlicher Besitzer“ einer Aufgabe ist, gerät sie leicht in Vergessenheit.
Kontrollpunkte im Plan ergänzen. Nicht nur auf fällige Aufgaben warten.
Aufgaben für Anforderungen an den Kunden oder externe Beteiligte einplanen. Weisen Sie sich diese selbst zu und sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass Sie alles Benötigte erhalten.
Pufferzeiten zwischen Aufgaben oder Phasen einplanen. So bleibt Spielraum für Korrekturen, falls etwas schief läuft.
Wenn Sie planen, in einer agilen Umgebung mit Sprints zu arbeiten, unterteilen Sie die Arbeiten in kleinere, überschaubare Teile, um Ihr Backlog zu füllen. Diese Teilaufgaben können dann im Sprint Planning weiter verfeinert und den Sprints zugeordnet werden.

Ressourcen planen

Ressourcenplanung bedeutet nicht nur Personalplanung, sondern sicherzustellen, dass Sie das richtige Team, die passenden Tools und Technologien sowie ein realistisches Budget zur Verfügung haben, um die nötige Arbeit zu erledigen. Dieser Prozess könnte so aussehen:

Überprüfen des Prognosetools, um zu sehen, wer zu den Zielterminen verfügbar ist
Anpassen des Projektzeitplans an die Verfügbarkeit der Teammitglieder
Sicherstellen, dass das Budget für die Arbeiten ausreicht
Bestellung der für das Projekt benötigten Materialien, Softwarelizenzen und Hardware
Reservierung von Besprechungs- oder Zoomräumen für Brainstormings und Kollaborationssitzungen

Aufgaben und Aktivitäten terminieren

In der Planungsphase entwerfen Sie einen vorläufigen Projektzeitplan. Bei formellen Projekten kann dies eine detaillierte Projektstruktur (WBS) sein. Betrachten Sie dies als ersten Entwurf – er wird sich voraussichtlich noch häufig ändern. Beachten Sie bei der Zeitplanung Folgendes:

Notiere den idealen Zeitrahmen für das Projekt sowie feste Meilensteine, wie etwa ein Einführungsdatum im Zusammenhang mit einem Ereignis (PR-Event, Messe, Feiertag usw.).
Plane einen Puffer ein, damit eine Verzögerung nicht die komplette Neuplanung erfordert.
Beachte Abhängigkeiten (Aufgaben oder Aktivitäten, die erst beginnen können, wenn andere Aufgaben oder Aktivitäten abgeschlossen sind).
Weise allen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum und einen Verantwortlichen zu, sodass Rollen und Verantwortlichkeiten klar sind.
Hole Feedback vom Projektteam ein, bevor du den Zeitplan mit externen Stakeholdern oder Kunden teilst.
Wenn du vorhast, dein Projekt nach einer agilen Methodik zu verwalten, ist dieser Schritt eventuell einfacher – du kannst einen Sprint-Plan und die Termine für die Sprint-Meetings zusammenstellen.

Risiken erkennen und Gegenmaßnahmen planen

Projekte bringen von Natur aus Risiken mit sich, und je mehr Unbekannte es gibt, desto mehr Risiken können in jeder Phase auftauchen. Berücksichtige bei der Identifizierung von Risiken und der Entwicklung eines Maßnahmenplans Folgendes:

Beziehe alle Stakeholder ein. Nur wenn alle auf dem gleichen Stand sind, werden sämtliche potenziellen Risiken erfasst und kann jeder einen Beitrag zu deren Minimierung leisten.
Bedenke die Möglichkeit von Scope Creep. Dies ist eines der häufigsten Risiken und eine der häufigsten Ursachen für Verzögerungen im Projektablauf.
Geh offen mit Risiken um. Risiken zu benennen und einen Plan zu ihrer Vermeidung zu erarbeiten, mag manchmal unangenehm erscheinen, ist aber der beste Weg, den Projekterfolg zu unterstützen.

Erstelle ein Budget oder einen Budget-Tracker

Wenn dein Projekt ein festes Budget hat, besteht dieser Teil darin, das Budget so zuzuweisen, dass die Ausgaben mit den Projektzielen übereinstimmen, und ein System einzurichten, um die Ausgaben deines Teams zu überwachen.

In diesem Teil deines Planungsprozesses solltest du Folgendes sicherstellen:

Dein Budget ist für jeden möglichen Bedarf während der gesamten Projektlaufzeit zugewiesen
Du hast einen Budgetpuffer beantragt, falls es zu Mehrausgaben kommt
Dein Team ist über das Budget und notwendige Freigabeprozesse informiert, bevor Mittel verwendet werden
Es gibt einen Prozess zum Ausgleich des Budgets und zur Überwachung von Budgetüberschreitungen während des Projekts

Projekt-Stakeholder einbinden

Auch wenn du Stakeholder bereits während der Projektplanung eingebunden hast, solltest du einen Plan erstellen, wie sie während des gesamten Projekts engagiert bleiben. Das könnte folgendermaßen aussehen:

Einen Plan für regelmäßige Status-Updates haben, der den Rollen und Interessen aller wichtigen Stakeholder entspricht
Den Stakeholdern klare Anweisungen geben, welche Rolle du von ihnen erwartest
Stakeholder fragen, was sie zu verschiedenen Zeitpunkten im Projekt benötigen, einschließlich relevanter Projektdokumente

Was sind die Ergebnisse der Projektplanung?

Die Projektplanung liefert eine Reihe von Ergebnissen, die du in der nächsten Phase deines Projekts (der Projektdurchführung) benötigst. Dazu gehören:

Projektplan: Der Projektplan wird höchstwahrscheinlich ein lebendiges, sich ständig veränderndes Dokument sein, das Sie während des gesamten Projekts immer wieder anpassen. Sie können den Plan aktualisieren, wenn sich das Projekt weiterentwickelt, aber der ursprüngliche Plan (d. h. der Ausgangswert) wird während der Projektplanung erstellt.
Kommunikationsplan: Der Kommunikationsplan ist ein formalisierter Projektmeilenstein, der genau festlegt, wie Sie (und andere Mitglieder des Projektteams) mit den wichtigsten Stakeholdern kommunizieren werden.
Ressourcenzuteilungsplan: Ihr Ressourcenzuteilungsplan zeigt, welche Ressourcen Sie in der Umsetzungsphase benötigen und wie viel Zeit dafür eingeplant werden muss. Falls Ihnen die erforderlichen Ressourcen intern fehlen, legen Sie im Plan dar, wie Sie diese beschaffen werden. Der Ressourcenzuteilungsplan ist nicht identisch mit dem Ressourcenmanagementplan – der Zuteilungsplan behandelt das Wer, der Ressourcenmanagementplan das Wie.
Kickoff-Meeting: Nachdem Sie die notwendigen Vorarbeiten in der Projektplanungsphase abgeschlossen haben, werden Sie mindestens ein Kickoff-Meeting durchführen. In diesem Treffen wird allen Beteiligten klar, wie der erfolgreiche Projektabschluss aussieht. Sie besprechen den Projektplan und die Roadmap (sofern vorhanden), bearbeiten den Plan zur Risikoidentifikation und -minimierung und finalisieren den Kommunikationsplan. Das Meeting dient auch als gute Überleitung zur nächsten Projektphase.
Projektstrukturplan: Der Projektstrukturplan zeigt alle Aufgaben im Projekt und deren Reihenfolge. Als Digital Project Manager wurde ich nur selten (und meist auch nicht formal) aufgefordert, einen solchen zu erstellen. Allerdings fertige ich oft Gantt-Diagramme an, die die Projektphasen und Aufgaben über die Zeit darstellen.
Projektzeitplan und Projekt-Timeline: In manchen Projekten, besonders kleineren, können diese anstelle eines Projektstrukturplans erstellt werden. Sie könnten verschiedene Versionen anlegen, falls Sie mit externen Stakeholdern oder Kunden arbeiten – eine Version für das interne Team mit deutlich mehr Details und eine zweite Version für den Kunden oder andere Stakeholder, die nur wichtige Meilensteine enthält, die für sie relevant sind.
Risikomanagementplan: Ein weiteres Ergebnis der Planungsphase ist Ihr Risikomanagementplan. Hier kann es zu Überschneidungen mit Ihrem Kommunikations- und Veränderungsmanagementplan kommen, da diese ein integraler Bestandteil des Risikomanagements sind.
Qualitätsmanagementplan: Ein Plan zur Steuerung der Qualität in allen Projektphasen trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Es kann sinnvoll sein, externe Ressourcen für Tests oder Qualitätssicherung einzuplanen oder ein Senior-Teammitglied bzw. Projektsponsor zu bestimmten Meilensteinen mit der Überprüfung der Projektergebnisse zu beauftragen.

Tools für die Projektplanung

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die Sie in der Projektplanungsphase unterstützen und Ihnen helfen können, Ihren Projektmanagementplan zu entwickeln und zu pflegen.

Projektmanagement-Software enthält häufig Vorlagen, mit denen sich die Erstellung des Projektplans beschleunigen lässt, und Sie können zudem eigene Vorlagen aus Ihren Plänen erstellen. Der Aufbau einer Projektplan-Vorlage ermöglicht es Ihnen, bei künftigen Projekten nicht jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Einige der besten Tools für das Projektmanagement, die Sie in dieser Phase unterstützen und die Prozesse effizienter gestalten können, sind:

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Best Practices für die Projektplanung

Um Projektplanung wirklich zu meistern, müssen Sie viele Aufgaben gleichzeitig im Blick behalten, damit nichts durchrutscht und später zu Mehraufwand führt. Zur Unterstützung finden Sie hier einige Techniken zur Projektplanung:

Vergessen Sie nicht die Projektziele und stellen Sie sicher, dass Ihr Plan diese unterstützt.
Legen Sie Messgrößen und KPIs fest, um den Fortschritt zu überwachen.
Binden Sie Ihr Projektteam in die Planung ein.
Legen Sie fest, wie während der Umsetzungsphase das notwendige Projektmonitoring und die Steuerung erfolgen sollen.
Stellen Sie sicher, dass die Interessen aller Stakeholder berücksichtigt werden.
Verwenden Sie eine Projektplanung-Checkliste, damit Ihnen keine wichtigen Schritte im Prozess entgehen.

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