5 Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software 2026
Die Auswahl eines Projektmanagement-Software-Tools für Ihr Team kann überwältigend sein. Es gibt viele Optionen und zahlreiche bieten verlockende, attraktive Funktionen, die einen großen Reiz ausüben können.
Wie gehen Sie dabei vor, objektiv eine Entscheidung zu treffen, welches Tool Sie wählen sollten? Dieser Artikel liefert einige Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software, um Ihren Entscheidungsprozess zu vereinfachen.
5 Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software
Hier sind einige spezifische Faktoren, die Sie beim Abwägen der Vor- und Nachteile von Projektmanagement-Tools bedenken sollten:
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1. Vorhandensein von Schlüsselfunktionen
Zuallererst sollte die von Ihnen gewählte Projektmanagement-Software die Funktionen bieten, die Ihnen und Ihren Teammitgliedern bei der Planung und Durchführung Ihrer Projekte helfen.
Es macht keinen Sinn, ein Projektmanagement-Tool zu wählen, nur weil es cool klingt oder von einer Berühmtheit empfohlen wurde. Es muss Funktionen haben, die für Sie einen echten Mehrwert bieten.
Hier sind einige der Funktionen, auf die Sie bei einer Projektmanagement-Software achten sollten:
- Aufgabenverwaltung: Die Software sollte Ihnen ermöglichen, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und nachzuverfolgen – egal, ob Sie klassisch (Wasserfall), agil oder hybrid arbeiten. Dies unterstützt die Projektplanung, ebenso wie Funktionen, die Aufgaben anhand von Fälligkeitsdaten oder Abhängigkeiten priorisieren können.
- Kollaborations-Tools: Achten Sie auf Funktionen wie Dateifreigabe und Dokumentenmanagement, Kommentare und Nachrichten sowie Benachrichtigungen. Prüfen Sie auch, ob die Software Vorlagen enthält, die die Zusammenarbeit erleichtern können.
- Zeiterfassung: Das Tool sollte Möglichkeiten zur Stundenerfassung und Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen für das Team bieten.
- Ressourcenmanagement: Achten Sie darauf, dass Ressourcen innerhalb und über Projekte hinweg zugewiesen und verwaltet werden können. Workflow-Management-Software kann helfen, Abläufe mithilfe von Automatisierungen zu optimieren, und Projektplanungssoftware kann die Ressourcenzuteilung durch Visualisierung von Zeitplänen, Auslastungen und Abhängigkeiten optimieren.
- Budgetverwaltung: Die Software sollte Werkzeuge zur Nachverfolgung von Ausgaben und zum Management von Projektkosten bieten. Funktionen wie Dashboards und Finanzprognosen sind ebenfalls hilfreich.
- Berichtswesen und Analysen: Die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, Projektdashboards zu nutzen und Einblicke in Projektleistung und -kennzahlen zu gewinnen, ist wichtig. Sie sollten in der Lage sein, Projektinformationen mit Stakeholdern zu teilen und den Projektfortschritt sowie den Projekterfolg zu überwachen.
2. Integrationsmöglichkeiten
Es gibt eine Menge Technologie da draußen. Wäre es nicht schön, wenn sie alle miteinander harmonieren und gut zusammenarbeiten könnten?
Die richtige Projektmanagement-Software bietet Integrationen mit Drittanbieter-Apps oder zumindest Kompatibilität mit anderen Tools und Programmen (z. B. E-Mail, Kalender, CRM usw.).
Falls Sie derzeit keine andere Software zu integrieren haben, stellt sich die Frage: Ermöglicht die Software Skalierbarkeit, sodass Sie Integrationen zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen können?
Integrationen machen die Software nicht nur attraktiver für Ihr Team, sondern können das Projekt auch effizienter gestalten. Beispielsweise hilft die Integration Ihrer Projektmanagement-Software mit Ihrem Kalender dabei, wichtige Projekttermine und -meilensteine nicht zu verpassen.
Eine moderne Auffassung von Enterprise Project Management beinhaltet heutzutage als zentrales Element einen digitalen Technologie-Stack, der vollständig miteinander vernetzt ist und über nahtlose, bidirektionale Integrationen zusammenarbeitet.
3. Benutzerfreundlichkeit
Projektmanagement-Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein. Mit anderen Worten: Finden Sie das, was Sie brauchen, leicht, wenn Sie die App benutzen?
Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit im Hinblick darauf, wie Sie und Ihr Team Aufgaben erledigen und Projekte steuern. Sind die Menüs übersichtlich? Können die Nutzer ihre Projektaufgaben schnell abschließen?
Neue Software erfordert ebenfalls eine gewisse Eingewöhnungszeit. Es kann sein, dass Ihr Projektteam Schulungen benötigt, um schnell starten zu können. Achten Sie deshalb darauf, dass die von Ihnen gewählte Lösung Tutorials, Leitfäden und Kundensupport anbietet. Ein Blick auf die benutzerfreundlichen Projektmanagement-Apps kann weitere Erkenntnisse liefern.
4. Zugänglichkeit
Es ist wichtig, die Zugänglichkeit zu beachten, wenn Sie eine Projektmanagement-Software auswählen, besonders wenn einige Teammitglieder remote arbeiten.
Stellen Sie sicher, dass die Software mobilen Zugriff bietet, cloudbasiert ist und ggf. auch eine dedizierte Desktop-Anwendung enthält. Gibt es mobile Apps für iOS und Android (probieren Sie diese Projektmanagement-Software für iPad)?
Stellt die Software Desktop-Projektmanagement-Software für Windows- und macOS-Nutzer bereit? Gibt es plattformübergreifende Kompatibilität? Achten Sie auf die Konsistenz der Funktionen und der Performance auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen, darunter Desktop-PCs, Tablets und Smartphones.
5. Preis
Wählen Sie eine Projektmanagement-Software, die bezahlbar ist (d. h. zum Budget Ihres Unternehmens passt).
Es gibt einige Aspekte, die Sie beim Blick auf die Kosten einer Software berücksichtigen sollten:
- Preismodell: Verstehen Sie die Preisstruktur (z. B. ob es ein Abomodell oder eine Einmalzahlung ist).
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Bewerten Sie die Kosten im Verhältnis zu den angebotenen Funktionen und Vorteilen. Sie sollten sicherstellen, nicht für Funktionen zu zahlen, die Ihr Projektteam jetzt oder in naher Zukunft nicht benötigt.
Ablauf zur Bewertung von Projektmanagement-Software
Schauen wir uns den Auswahlprozess an, mit dem Sie beurteilen können, ob eine Software zu Ihren Vorstellungen passt.
1. Trennen Sie Ihre Bedürfnisse und Wünsche
Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was Sie wirklich benötigen. Sie und Ihr Projektteam wollen vielleicht diese coolen, glänzenden Funktionen, aber denken Sie daran, was das Projektteam tatsächlich braucht. Es wird viele Funktionen geben, die Sie verführen könnten.
Welche Funktionen sind für die täglichen Aufgaben des Teams wichtig? Welche Kriterien aus der obigen Liste müssen von der Software erfüllt werden? Fragen Sie sich, ob Sie eine bestimmte Funktion für Ihre Arbeit benötigen und ob es negative Auswirkungen auf das Projekt hätte, wenn diese Funktion fehlt. Bleiben negative Folgen aus, ist sie wahrscheinlich nur ein Wunsch.
Stellen Sie außerdem sicher, dass die Projektmanagement-Methode Ihrer Organisation von der Software unterstützt wird.
Verfügt die Software über Funktionen, mit denen Projekte als Wasserfall-, agile oder hybride Projekte geplant werden können? Wenn Ihre Organisation Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards liebt, stellen Sie sicher, dass die Software diese Funktionen bietet.
2. Legen Sie Ihr Budget fest
Wie ABBA schon in ihrem berühmten Song sagten: „Money, money, money…“: Es ist wichtig und wird definitiv beeinflussen, welche Software Sie kaufen können. Genau wie bei einem Projekt müssen Sie ein Budget für die Anschaffung der Software festlegen.
Berücksichtigen Sie in Ihrem Budget auch zusätzliche Kosten, etwa Steuern. Manchmal fallen für Zusatzleistungen des Softwareanbieters wie Schulungen und Kundensupport ebenfalls zusätzliche Kosten an.
3. Engere Auswahl & Software testen
Nachdem Sie sich verschiedene Softwareprodukte angeschaut haben, nehmen Sie sich Zeit für einen Praxistest. Viele Softwareanbieter stellen potenziellen Nutzern kostenlose Testversionen zur Verfügung. Hier finden Sie eine Liste von Tools mit kostenlosen Tarifen (sowie komplett kostenloser Projektmanagement-Software).
Nutzen Sie diesen Vorteil und richten Sie ein Testprojekt ein, das einem typischen Projekt in Ihrer Organisation entspricht. Probieren Sie die für Ihr Team wichtigsten Funktionen aus. Gibt es Abläufe oder Aufgaben, die Sie nicht ausführen können? Ist die Software benutzerfreundlich?
Nachdem Sie mehrere Lösungen getestet haben, reduzieren Sie die Auswahl auf die besten 2 oder 3. Wählen Sie daraus die Software aus, die am besten zu den Anforderungen Ihres Teams passt und im Budget liegt.
In diesem Schritt können Sie auch die Erstellung einer Ausschreibung für Projektmanagement-Software (RFP) in Betracht ziehen, um Ihre Auswahl weiter einzugrenzen. Dabei handelt es sich um einen förmlichen Prozess, bei dem potenzielle Anbieter ihre Lösungen vorstellen und im Detail erläutern, wie ihr Tool Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt.
Die besten Tools für Projektmanagement
Die weltweite Marktgröße für Projektmanagement-Systeme wächst durch die steigende Nachfrage nach effizienten Werkzeugen zur Projektabwicklung.
Die Auswahl einer Software für Ihr Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Oft ist sie mit einer langfristigen Bindung an einen bestimmten Anbieter verbunden.
Sie wissen nicht, wo Sie Projektmanagement-Software finden können? Keine Sorge, wir haben diese praktische Liste mit Software und Anbietern zusammengestellt, damit Sie direkt einsteigen können.
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Wie geht es weiter:
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