Workflow-Abbildung: Prozess & 3 bewährte Expertentipps

Was ist Workflow-Prozessabbildung?

Workflow-Prozessabbildung stellt visuell dar, wie Personen innerhalb einer Organisation durch ihre Arbeit gehen – manchmal wird dies auch Geschäftsprozessabbildung genannt. Lassen Sie sich jedoch vom Namen nicht täuschen; Workflows und Prozesse sind sehr unterschiedlich.

Während Workflows sich auf die Abfolge von Aufgaben innerhalb einer bestimmten Funktion konzentrieren, umfassen Prozesse breitere, ganzheitliche Aktivitäten. Workflow-Prozessabbildung hilft, diese Unterschiede klarer zu machen, indem sowohl Aufgaben-Workflows als auch übergeordnete Geschäftsprozesse visualisiert werden.

Es ist, als würde man einen Bauplan erstellen, der zeigt, wie jede Aufgabe im Workflow mit der nächsten verbunden ist. Es geht darum, dass alle sich anpassen und ihre Rolle verstehen, um reibungslose Abläufe und zufriedene Kunden zu gewährleisten.

Indem Sie Workflows abbilden, erhalten Sie einen Überblick aus der Vogelperspektive darüber, wie verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens zusammenpassen, identifizieren Möglichkeiten zur Optimierung von Workflows und stellen sicher, dass alles reibungslos funktioniert – selbst wenn unerwartete Herausforderungen auftreten.

Einfaches Workflow-Beispiel

Hier ist ein einfaches Workflow-Beispiel für die Einreichung und Rückerstattung von Mitarbeiterausgaben.

1. Kosteneinreichung: Ein Mitarbeiter füllt ein Ausgabenformular aus und beschreibt die im Rahmen der Geschäftstätigkeit entstandenen Kosten.
2. Überprüfung und Genehmigung: Der Vorgesetzte des Mitarbeiters prüft die Ausgaben auf Einhaltung der Richtlinien und des Budgets. Wenn alle Vorgaben erfüllt sind, genehmigt er die Ausgaben zur Rückerstattung.
3. Überprüfung durch die Buchhaltung: Die genehmigten Ausgaben werden an die Buchhaltung weitergeleitet. Die Buchhalter überprüfen deren Richtigkeit und stellen sicher, dass sie mit den Budgetvorgaben übereinstimmen.
4. Zahlungsabwicklung: Nach Überprüfung veranlasst die Buchhaltung die Rückerstattung an den Mitarbeiter.
5. Buchhaltung: Die Rückerstattungsbuchung wird für Prüfungs- und Berichterstattungszwecke dokumentiert.

Vorteile der Workflow-Abbildung

Schauen wir uns die Vorteile an, die die Workflow-Abbildung mit sich bringt:

1. Legt Best Practices fest: Durch die klare Definition der optimalen Arbeitsweise und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten stellt die Workflow-Abbildung sicher, dass Kunden und Mitarbeiter stets eine konsistente und zuverlässige Erfahrung erhalten.
2. Unterstützt operative Exzellenz: Die Workflow-Abbildung ermöglicht es Unternehmen, Ineffizienzen zu erkennen und Workflows zu optimieren, wodurch die Produktivität der Teammitglieder verbessert wird.
3. Erleichtert die Digitalisierung des Unternehmens: Sie können Bereiche identifizieren, in denen manuelle Aufgaben automatisiert werden können, was die Effizienz und Kosteneinsparungen erhöht. Es dient als Leitfaden zur Digitalisierung Ihrer Workflows und zeigt Chancen für Innovation und technologische Workflow-Integration auf.
4. Erleichtert die Einarbeitung: Gut dokumentierte Prozesse beschleunigen das Onboarding neuer Mitarbeiter oder Kunden. So können sie schnell ihre Rollen und Verantwortlichkeiten erfassen und direkt zum Team oder Projekt beitragen.
5. Fördert kontinuierliche Verbesserung: Mit visuellen Workflows können Sie Verbesserungsbereiche erkennen und im Laufe der Zeit schrittweise Anpassungen vornehmen. Das fördert eine Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung und treibt Innovation und Wachstum in Ihrem Unternehmen voran.

Arten von Workflow-Diagrammen

Es gibt viele Arten von Workflow-Diagrammen. Von einfachen Flussdiagrammen bis hin zu Swimlane-Diagrammen und sogar Projektmanagement-Gantt-Diagrammen – jedes bietet eine einzigartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu visualisieren. Hier sind einige Beispiele für Prozessabbildungen.

Eine Mindmap ist ein hervorragender Ausgangspunkt für Brainstorming, insbesondere bei kreativen Workflows. Sie ermöglicht es, Aufgaben nach Geschäftsbereich oder Gruppe zu kategorisieren, und wird auch als kreative oder nicht-lineare Karte bezeichnet.

Flussdiagramme sind die am häufigsten verwendete Mapping-Technik. Sie zeigen die einzelnen Schritte eines Projektmanagement-Workflow-Prozesses in einer festgelegten Reihenfolge unter Verwendung standardisierter Symbole für Prozessabbildungen (wie im untenstehenden Diagramm).

Swimlane-Diagramme unterteilen das Flussdiagramm in "Schwimmbahnen", wobei jede einen anderen Fachbereich, eine Rolle oder eine am Prozess beteiligte Einheit repräsentiert.

Dieses Diagramm wird genutzt, um individuelle Verantwortlichkeiten klarzustellen und einen effizienten Übergang von Aufgaben zu gewährleisten.

Value Stream Mapping konzentriert sich darauf, Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen, sodass Sie die Produktivität steigern und einen größeren Kundennutzen liefern können. Typischerweise enthalten diese Abbildungen zusätzliche Informationen wie Zykluszeit, Durchlaufzeit und Prozesskennzahlen.

Erfahren Sie hier mehr über Arten des Workflow-Managements.

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Workflow-Mapping-Prozess

So erstellen Sie Ihre Geschäftsprozesse und Workflows.

1. Zu mappende Prozesse und beteiligte Stakeholder identifizieren

Definieren Sie den Umfang des Workflow-Diagramms klar, indem Sie den neuen Prozess, den aktuellen Prozess oder den Systemfluss, den Sie abbilden möchten, festlegen. Verstehen Sie die Grenzen des Prozesses sowie die spezifischen Ziele, die Sie mit der Workflow-Planung erreichen möchten.

Identifizieren Sie die wichtigsten am Prozess beteiligten Stakeholder, einschließlich jener, die die Schritte ausführen, Eingaben liefern oder Ausgaben empfangen. Binden Sie diese Personen ein, um Feedback zu sammeln und deren Erkenntnisse in den Prozess einzubeziehen.

2. Typ des Workflow-Diagramms wählen

Wie finden Sie den passenden Typ für Ihr Workflow-Diagramm? Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Beurteilen Sie die Komplexität Ihres Prozesses. Ist er einfach oder vielschichtig? 
• Bestimmen Sie den erforderlichen Detaillierungsgrad, um jeden Schritt bzw. jede Aufgabe präzise zu erfassen.
• Bestimmen Sie die Zielgruppe für Ihr Workflow-Diagramm – handelt es sich um Teammitglieder, Stakeholder oder externe Parteien? Passen Sie die Prozessabbildung an deren Verständnisniveau an, was für eine effektive Kommunikation entscheidend ist.
• Klare Definition der Ziele Ihrer Workflow-Mapping-Initiative: Geht es darum, Prozesse zu verschlanken, die Zusammenarbeit zu verbessern oder Engpässe zu identifizieren?

Tipp

Ich empfehle, einen iterativen Ansatz beim Entwerfen einer Workflow-Karte zu verfolgen. Beginnen Sie mit einer grundlegenden Darstellung und fügen Sie nach und nach weitere Feinheiten oder Details hinzu. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die endgültige Workflow-Karte den Prozess genau widerspiegelt und ihren Zweck erfüllt.

 

Beispielsweise können Sie mit einer Übersicht auf hoher Ebene beginnen und bei jeder Iteration weitere Details ergänzen, um die Genauigkeit und den Nutzen des Workflow-Diagramms sicherzustellen.

3. Schritte, Teilaufgaben, Eingaben & Ausgaben auflisten

Nutzen Sie für diesen Schritt Ihre gewählten Software-Tools, um manuelle Arbeit zu reduzieren. Tools erleichtern das Anpassen und Verschieben von Elementen zur Abbildung von Beziehungen und Verantwortlichkeiten erheblich.

1. Listen Sie die Hauptschritte auf: Das sind die wichtigsten Tätigkeiten oder Meilensteine, die erfüllt sein müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Zum Beispiel: Erkundung, Prozess-Entwurf, Überprüfung & Feedback, Dokumentation sowie Schulung und Rollout.
2. Teilen Sie die Schritte in Teilaufgaben auf: Zerlegen Sie jeden Schritt in kleinere, detailliertere Teilaufgaben. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie ein handhabbares und umsetzbares Detailniveau erreicht haben. Zum Beispiel:
   1. Erkundung
      1. Interviews
      2. Stakeholder-Identifikation
      3. Dokumentenprüfung
      4. Analyse von Markttrends
      5. usw.
   2. Prozess-Entwurf
      1. Tool auswählen
      2. Typ des Prozess-Flussdiagramms wählen
      3. Ersten Prozess abbilden
      4. Lücken, Risiken und fehlende Rollen kennzeichnen
      5. usw.
   3. Überprüfung & Feedback
      1. An Stakeholder zum Review versenden
      2. Feedback dokumentieren
      3. Aktualisierungen in die erste Prozesskarte einpflegen
      4. usw.
3. Ermitteln und dokumentieren Sie Eingaben und Ausgaben: Identifizieren Sie die für die Ausführung jeder Aufgabe erforderlichen Eingaben und die für jeden Schritt und jede Teilaufgabe erzeugten Ausgaben. 
   • Eingaben sind Ressourcen, Informationen oder Materialien, die für den Schritt benötigt werden.
   • Ausgaben sind Ergebnisse oder Liefergegenstände, die durch den Schritt entstehen. 
   • Dokumentieren Sie die mit jedem Schritt und jeder Teilaufgabe verbundenen Eingaben und Ausgaben. Seien Sie präzise hinsichtlich deren Art sowie deren Verwendung oder Erstellung im Prozess.
   • Zum Beispiel: Ihre Eingaben für Interviews wären Interviewfragen sowie der Zeitplan und die Verfügbarkeit der Stakeholder. Die Ausgaben wären die aus den Interviews gewonnenen Erkenntnisse.

4. Alles in eine Reihenfolge bringen und die Map erstellen

Ordnen Sie die Schritte und Teilaufgaben in Ihrem ausgewählten Prozess-Mapping-Tool in der chronologischen Reihenfolge des Prozesses an. Nutzen Sie Pfeile oder Verbindungen, um den Ablauf von einem Schritt zum nächsten anzuzeigen. Erfahren Sie außerdem, wie Sie ein Flussdiagramm erstellen, damit Sie die passenden Symbole verwenden. Dann:

1. Beziehungen abbilden & Verantwortliche zuweisen: Stellen Sie die Beziehungen zwischen Schritten, Teilaufgaben, Eingaben und Ausgaben dar und weisen Sie jeweils Verantwortliche zu. Nutzen Sie Verbindungen oder Pfeile, um den Informations- oder Materialfluss zwischen verschiedenen Prozessbausteinen zu verdeutlichen und Abhängigkeiten zu visualisieren.
2. Parallele Aktivitäten berücksichtigen: Mehrere Schritte oder Aufgaben können gleichzeitig erfolgen. Erkennen Sie solche Aktivitäten und stellen Sie sie entsprechend auf der Workflow-Karte dar. Verwenden Sie verzweigte Pfade oder parallele Linien für gleichzeitige Aufgaben.

3. Entscheidungspunkte einbeziehen: Identifizieren Sie Entscheidungspunkte, an denen verschiedene Wege oder Ergebnisse möglich sind. Ein Entscheidungsflussdiagramm ist hierbei besonders nützlich, da es hilft, jede Bedingung und das entsprechende Ergebnis in einer übersichtlichen, logischen Struktur zu visualisieren.
4. Eingaben und Ausgaben abbilden: Arbeiten Sie in einer Brainstorming-Sitzung mit Prozesseignern, Teilnehmenden und Kunden zusammen. So können Sie deren Ideen festhalten und organisieren. Nutzen Sie das SIPOC-Framework (Lieferanten, Eingaben, Prozesse, Ausgaben und Kunden), um die wichtigsten Eingaben und Ausgaben für jeden Schritt zu identifizieren. Dokumentieren Sie diese Eingaben und Ausgaben in der Prozesskarte der Arbeitsabläufe, um Kontext und Klarheit zu schaffen.

5. Feedback einholen & iterieren

Überprüfen und validieren Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit der Karte und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, um Klarheit und Effizienz zu verbessern.

1. Überprüfen und validieren: Prüfen Sie die Ablaufkarte, um eine korrekte Reihenfolge und einen logischen Ablauf der Schritte sicherzustellen. Lassen Sie diese Karte von Stakeholdern oder Fachexperten validieren, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu garantieren.
2. Iterieren und verbessern: Überarbeiten und aktualisieren Sie die Karte kontinuierlich, integrieren Sie Feedback und nehmen Sie Anpassungen vor.

Werkzeuge für die Erstellung von Arbeitsabläufen

Es gibt verschiedene intuitive Software-Plattformen für Arbeitsabläufe, mit denen Sie jeden Schritt im Arbeitsablauf visualisieren und detaillierte Ablaufpläne erstellen können, um die Produktivität zu steigern und die allgemeine Effizienz zu verbessern.

Bei der Wahl einer Software zur Erstellung von Ablaufdiagrammen – wie Camunda oder einer ihrer Alternativen – sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

1. Integration mit anderen Systemen
2. Anpassbarkeit und Flexibilität
3. Datenanalyse- und Visualisierungsoptionen
4. Skalierbarkeit und Leistung

Häufig gibt es branchenspezifische Werkzeuge, zum Beispiel Bau-Workflow-Software.

Kostenlose Tools

Diese Tools bieten in der Regel eine kostenlose Basisversion, wenn Sie erst anfangen und die Kosten für eine vollständige Plattform nicht rechtfertigen können.

1. Miro ist ein vielseitiges Online-Whiteboard, das die Erstellung von Workflow-Diagrammen und vielen anderen Diagrammtypen unterstützt. Es bietet ein KI-Flowchart-Generator-Tool sowie verschiedene Kollaborationsfunktionen wie Echtzeit-Bearbeitung, Kommentieren und Videokonferenzintegration – nützlich für die Arbeit in funktionsübergreifenden Teams.
2. Lucidchart ist eine flexible Flowchart-Software, mit der Nutzer Arbeitsablaufkarten erstellen können. Es bietet eine große Auswahl an Formen, Vorlagen und Kollaborationsoptionen und lässt sich mit Microsoft Office und Google Workspace integrieren. 
3. Google Zeichnungen ist ein kostenloses webbasiertes Tool aus der Google Workspace-Suite. Auch wenn es weniger Funktionen als spezielle Diagrammtools bietet, können damit dennoch einfache Arbeitsabläufe mit Formen, Linien und Text erstellt werden.
4. Cacoo bietet einen kostenlosen Plan mit eingeschränktem Funktionsumfang, mit dem Nutzer bis zu 6 Diagramme erstellen können. Es stellt eine benutzerfreundliche Oberfläche, zahlreiche Formen und Vorlagen für Prozesskarten sowie Kollaborationstools für Teamprojekte bereit.
5. Diagrams.net (ehemals draw.io) ist ein kostenloses, quelloffenes Diagramm-Tool mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und zahlreichen Funktionen, einschließlich Workflow-Mapping. Es kann online oder offline verwendet werden und unterstützt verschiedene Cloud-Speicher-Integrationen.

Expertentipp

Wenn Ihr Team klein ist, können Sie vermutlich auch eines der Tools einer anderen Abteilung nutzen, für das Sie bereits bezahlen, oder Sie wählen ein kostenloses Online-Tool zur Prozessdarstellung. Viele bieten Templates und Grundfunktionen zur Erstellung von Ablaufplänen oder einen kostenlosen Basistarif, der für ein kleines Unternehmen ausreichend sein könnte.

Open-Source-Workflow-Software ist oft eine kostengünstige Alternative und bietet leistungsstarke Funktionen sowie Anpassungsmöglichkeiten für Ihren individuellen Bedarf.

Kostenpflichtige Tools

Es gibt weitere Workflow-Diagramm-Software-Optionen für Sie, wenn Ihr Budget es zulässt. Hier sind einige, die Sie vielleicht erkunden möchten:

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1. 1. Jotform Workflows — Am besten für die Sammlung von elektronischen Unterschriften
2. 2. Lucidchart — Am besten für kollaborative Diagramme
3. 3. Miro — Am besten geeignet für branchenspezifische Workflow-Vorlagen
4. 4. Qntrl — Am besten geeignet zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
5. 5. FigJam — Am besten geeignet dank 300+ integrierten Vorlagen
6. 6. Process Street — Am besten für Drag-and-Drop-Workflow-Diagramme
7. 7. Visio — Am besten für organisatorische Visualisierungen geeignet
8. 8. Camunda Platform — Am besten für Prozesse mit Menschen und Systemen
9. 9. SmartDraw — Am besten für automatisierte Diagramm-Formatierung
10. 10. Pneumatic Workflow — Am besten für das Erstellen von Workflow-Vorlagen

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KI-gestützte Tool-Optionen

Künstliche Intelligenz bleibt uns erhalten – warum sie also nicht annehmen und nutzen, um Ihre Workflows einfacher abzubilden, und die Analyse der Technik überlassen?  

Wichtiger Hinweis zu KI-Funktionen in Tools

Nach meinen Recherchen und Experimenten mit verschiedenen Workflow-Tools mit KI-Funktionen wurde mir klar, dass diese Funktionen in den meisten Tools noch Grenzen haben. Die KI-Funktionen sind noch nicht ausgereift und sollten nicht vollständig als alleiniges Hilfsmittel genutzt werden, besonders wenn Sie ein Tool nutzen, bei dem KI nur eine untergeordnete Komponente eines größeren Angebots ist.

1. Flowster vereinfacht das Management von Geschäftsprozessen durch KI. Mit innovativer Technologie werden Probleme erkannt und Ihre Workflows verbessert. KI überprüft Ihre Workflows und erstellt Karten für Sie, wodurch Zeit und manuelle Arbeit eingespart werden.
2. Decisions—Workflow Manager ermöglicht die Integration von KI in die Workflows Ihrer Organisation. Dies führt zu automatisierten Abläufen und höherer Effizienz. Mit der Regel-Engine der Plattform können Sie Ihre Geschäftslogik definieren und Entscheidungen automatisieren. Die Funktion zum Process Mining hilft Ihnen außerdem, Probleme zu identifizieren und zu beheben, um Geschäftsprozesse weiter zu optimieren.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler beim Erstellen von Workflow- oder Geschäftsprozess-Diagrammen.

1. Es zu kompliziert machen. Zu komplexe Diagramme führen eher zu Verwirrung als zu Klarheit.
2. Zu vage oder allgemein sein. Geben Sie konkrete Schritte und Aktivitäten innerhalb jedes Prozesses an.
3. Nicht alle relevanten Beteiligten einbeziehen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien eingebunden werden, damit Sie den Prozess korrekt abbilden.
4. Feedback ignorieren kann dazu führen, dass Optimierungsmöglichkeiten übersehen werden.
5. Die Workflow-Karte nicht regelmäßig aktualisieren, um Veränderungen abzubilden und relevant zu bleiben. Andernfalls folgen die Nutzer einem veralteten Prozess, was zu einer weniger konsistenten Erfahrung für Beteiligte oder Kunden führen kann.
6. Keine Prioritäten beim Mapping setzen. Erstellen Sie zuerst Karten für die wichtigsten Prozesse, um Ressourcen effektiv zu nutzen.
7. Mangelnde Konsistenz. Behalten Sie Symbole, Begriffe und Formatierungen im gesamten Diagramm konsequent bei, um Lesbarkeit und Verständnis zu fördern.

Expertentipps

Hier sind einige Tipps, die ich im Laufe meiner Jahre beim Erstellen von Workflow-Diagrammen gesammelt habe.

1. Holen Sie sich frische Perspektiven auf Ihren Workflow

Als Führungskraft assigniere ich einen Geschäftsprozess einer neuen Kraft und lasse sie diesen abbilden. Sie führen Gespräche mit Einzelpersonen und Teams im Unternehmen, beobachten andere Mitarbeitende innerhalb des jeweiligen Prozesses und erstellen auf Basis ihrer Erkenntnisse die Abbildung.  

Damit lernen sie, indem sie Fragen stellen und die Rollen und Aufgaben im Prozess wirklich verstehen. Gleichzeitig bekommen Sie selbst eine neue Sichtweise darauf, wie der Prozess wahrgenommen und umgesetzt wird. Wenn wir zu sehr im Prozess verankert sind, können uns Lücken oder Optimierungsmöglichkeiten verborgen bleiben. 

2. Verschiedene Szenarien abbilden

Erstellen Sie mehrere Versionen des Workflows für unterschiedliche Szenarien oder Anwendungsfälle.

Dadurch können die Beteiligten verstehen, wie sich der Prozess unter verschiedenen Bedingungen verändert, und sich besser auf verschiedene Situationen vorbereiten. Trotzdem ist es ebenso wichtig, ihre Unterstützung und das Mittragen des neuen oder verbesserten Workflows sicherzustellen.

3. Machen Sie es optisch ansprechend

Setzen Sie visuelle Elemente wie Icons, Illustrationen und Farbcodierungen ein, um das Workflow-Diagramm ansprechend und leicht verständlich zu gestalten. Das verbessert die Klarheit und steigert das Engagement.

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