Arbeitsablauf vs. Prozess: 5 Hauptunterschiede & 5 Gemeinsamkeiten

Galen Low

on Jun 10, 2026

Das Verständnis des Unterschieds zwischen Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen ist für Projektmanager entscheidend. Arbeitsabläufe sind die spezifischen, aufeinanderfolgenden Aufgaben innerhalb umfassender Geschäftsprozesse, die helfen können, organisatorische Ziele zu erreichen.

Key Takeaways

Arbeitsablauf-Expertise: Ein Arbeitsablauf umfasst eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die darauf abzielen, eine bestimmte Aufgabe effizient zu erledigen.

Prozess-Strategie: Ein Geschäftsprozess umfasst mehrere Aufgaben, die darauf ausgerichtet sind, ein übergeordnetes Organisationsziel zu erreichen. Dabei steht nicht der einzelne Schritt, sondern das strategische Ergebnis im Vordergrund.

Taktik bei Aufgaben: Das Verständnis des Unterschieds zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen hilft dabei, Systeme zu gestalten, die Aufgaben effektiv steuern, um umfassendere Unternehmensziele zu erfüllen.

Wenn es um Geschäftsprozessmanagement (BPM) geht, ist es wichtig, die grundlegenden Unterschiede zwischen einem Workflow und einem Prozess zu verstehen. Ein Workflow ist eine bestimmte Abfolge von Aktivitäten, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe genutzt wird. Ein Geschäftsprozess hingegen ist eine Reihe von Aufgaben, die auf ein organisatorisches Ziel hinarbeiten.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow wird genutzt, um eine Reihe von Schritten zu optimieren, die die Erledigung einer bestimmten Aufgabe rationalisieren.

Ein Workflow dient dazu, Engpässe zu beseitigen und Aufgaben im Geschäftsbetrieb einfacher, erreichbarer und nachverfolgbar zu gestalten. Ein Workflow ist vergleichbar mit einem Rezept für ein einzelnes Gericht, das Teil eines größeren Menüs ist. Dadurch wird sichergestellt, dass das Gericht in einer Abfolge von Schritten zubereitet werden kann, die jeder nachvollziehen kann.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess, um bei unserem Rezeptvergleich zu bleiben, ist der übergeordnete Plan für das gesamte Menü und jeden Gang dieser Mahlzeit. Ohne einen leitenden Prozess, der den Ablauf der Arbeit steuert, mag jedes einzelne Rezept zwar für sich genommen schmackhaft sein, aber die Gerichte fügen sich nicht zu einem geschlossenen, zufriedenstellenden Erlebnis zusammen.

Einfacher gesagt: Ein Geschäftsprozess bringt die Aufgaben, Teammitglieder, Prozessabläufe und Werkzeuge zusammen, die zur Durchführung eines Projektes benötigt werden. Ein Prozess sollte aus mehreren gut organisierten Workflows bestehen, die die Hürden bei der Erledigung normalerweise zeitaufwändiger Aufgaben reduzieren.

Workflow vs. Prozess: Unterschiede & Gemeinsamkeiten

Es gibt wesentliche Unterschiede und zentrale Gemeinsamkeiten zwischen Prozessen und Workflows. Es gibt eine beträchtliche Überschneidung zwischen beiden, aber sie sind beide entscheidend, wenn es um Projektmanagement-Workflows geht.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, in der die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Workflow und Prozess aufgeführt sind:

	Workflow	Prozess	Gemeinsamkeiten
Ziele	Rationalisieren, Zeitaufwand für Einzelaufgaben reduzieren	Vollendung, Projekte effizient und effektiv abschließen	Automatisierung kann beiden helfen, im Projektmanagement zu gedeihen
Reichweite	Mikroebene, auf Aufgaben ausgerichtet	Makroebene, auf Projekte ausgerichtet	Apps und Tools unterstützen sowohl Mikro- als auch Makromanagement
Fokus	Automatisierung, Optimierung des schnellsten Wegs zwischen Aufgaben	Freigabe, Sicherstellung, dass Aufgaben abgeschlossen werden, damit Projekte dem Abschluss näher kommen	Daten bilden das Rückgrat beider, um ihren Fokus zu verbessern und zu schärfen
Strategie	Taktisch, zerlegt Aufgaben und bestimmt den schnellsten Ablauf zur Erledigung aller Aufgaben in einer Sequenz	Prozessabbildung, definiert, was erforderlich ist, um ein Projekt abzuschließen	Projektmanager sind bei jedem Schritt für beide Strategien entscheidend
Vorlagen	Abhängig, Workflows funktionieren nur mit klar definierten Vorlagen	Unabhängig, Prozesse können auch ohne Vorlagen funktionieren, um Projekte abzuschließen	Mit oder ohne Vorlagen, Automatisierung oder Strategie - sowohl Workflows als auch Prozesse sind für profitable Unternehmen erforderlich

Die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Prozessen und Workflows.

Lesen Sie über die Unterschiede zwischen BPM und Workflows hier und die Unterschiede zwischen Projektmanagement- und Workflow-Automatisierungssoftware hier.

Unterschiede

1. Ziele: Rationalisierung vs. Abschluss

Das Ziel des Workflow-Designs ist es, Reibungsverluste bei zeitintensiven Aufgaben zu verringern, typischerweise mithilfe von Geschäftsprozessautomatisierung oder Workflow-Automatisierung. Das Ziel von Geschäftsprozessen hingegen ist es, die Ziele des Projekts zu erreichen und es so effizient und effektiv wie möglich zum Abschluss zu bringen.

2. Reichweite: Mikro vs. Makro

Der Umfang und die Reihenfolge eines Workflows sind auf die Mikroebene fokussiert, da Workflows dazu dienen, Details und Einzelschritte zu steuern (teils unter Zuhilfenahme von Workflow-Diagrammen). So wird sichergestellt, dass alle Schritte einfach und schnell abgeschlossen werden. Ein Beispiel für einen Workflow ist die Aufgabenabfolge für das Versenden eines Angebots an einen neuen Mitarbeiter. Ein Geschäftsprozess hingegen ist der gesamte Prozess der Mitarbeitergewinnung vom Vorstellungsgespräch bis zur Einarbeitung.

3. Fokus: Automatisierung vs. Freigabe

Der Fokus eines Workflows liegt darauf, mit Prozessautomatisierungsplattformen zu arbeiten, um einen reibungslosen und effektiven Ablauf sicherzustellen. Das Geschäftsprozessmanagement hingegen konzentriert sich auf die Freigabeprozesse, die für den Abschluss von Projekten im Gesamtunternehmen erforderlich sind, um die einzelnen Projektbausteine so schnell und effizient wie möglich voranzubringen.

4. Strategie: Taktisch vs. Prozessabbildung

Die Strategie, die in Workflows steckt, ist taktischer Natur. Am Beispiel eines Workflows für Human Resources zeigen Workflows jeden einzelnen Schritt auf – von der Bestellung für neue Mitarbeiter bis hin zur Weiterleitung von Fragen zum Mitarbeiter-Onboarding an die entsprechenden Ansprechpartner (oder an das Mitarbeiterhandbuch). Im Gegensatz dazu setzen Geschäftsprozesse auf Prozess-Mapping-Strategien, um zu definieren, was benötigt wird, um ein größeres Projekt abzuschließen.

5. Vorlagen: Abhängig vs. Unabhängig

Workflows und Workflow-Automatisierungssoftware sind auf Vorlagen und schrittweise Aufgaben angewiesen. Prozesse hingegen sind meist flexibler. Während viele Prozesse Schritt 1 bis Schritt 2 durchlaufen, lassen sich bei manchen Prozessen – abhängig vom Anwendungsfall, neuen Kundenanforderungen oder anderen Faktoren, die das Projekt beeinflussen können – Schritte überspringen.

Ähnlichkeiten

1. Beide profitieren von Automatisierung

Während digitale Workflows nahezu zwingend Automatisierungstools benötigen, profitieren sowohl Geschäftsprozesse als auch Workflows von Automatisierung.

Workflow-Automatisierungssoftware reduziert die für eine Reihe von Aufgaben aufgewendete Zeit. Business-Process-Automatisierungssoftware hingegen konzentriert sich eher auf das große Ganze des Projekts (z.B. ein Tool wie Onspring) und ermöglicht schnelle und unkomplizierte Genehmigungsprozesse, um das Projekt effizient voranzutreiben.

2. Beide verfügen über eine Vielzahl an Apps und Tools

Zahlreiche Workflow-Apps setzen auf No-Code Workflow-Management, doch viele Anwendungen können auch für Geschäftsprozesse verwendet werden.

Während Workflow-Automatisierungstools Aufgaben im Hintergrund automatisch weiterleiten, bieten diese Apps oftmals auch Benachrichtigungs-Updates für Projektmanager, optimierte Daten und Dashboards, Einsichten zu Anwendungsfällen anhand des Workflow-Fortschritts sowie optimierte Prozess-Workflow-Software, um die Abfolge der Aufgaben visuell abzubilden, zu überwachen und zu optimieren.

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3. Beide sind erfolgreich, wenn sie von Daten gestützt werden

Bezogen auf Daten gilt: Sowohl Workflows als auch Prozesse sind nur dann erfolgreich, wenn sie auf datengestützten Ergebnissen basieren.

Schritte in einem Workflow können nur dann automatisiert werden, wenn genau analysiert wurde, wo zeitaufwändige Aufgaben optimiert und wo ganze Schritte entfernt werden können. Ebenso können Geschäftsprozesse nur dann optimiert werden, wenn Daten belegen, dass Projekte durch die entsprechenden Anpassungen effizienter abgeschlossen werden können.

4. Beide erfordern Projektmanagement-Teammitglieder

Man könnte meinen, dass durch Workflow-Automatisierung Projektmanagement überflüssig wird – doch sowohl Workflows als auch Prozesse benötigen Projektmanagement-Teammitglieder während des gesamten Projekts.

Projektmanager sind maßgeblich daran beteiligt, die Abfolge der Aktivitäten für effektive Workflows zu entwickeln. Oftmals setzen sie Enterprise-Workflow-Software ein, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Ebenso braucht ein Geschäftsprozess die Aufsicht einer Person, die Workflows und Prozesse an neue Anforderungen anpassen kann, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

5. Beide sind entscheidend für den Geschäftserfolg

Fast jedes Unternehmen braucht zwingend einen Ablauf. Projekte jeglicher Art müssen abgeschlossen werden, damit ein Unternehmen funktionieren kann. Damit ein Unternehmen jedoch erfolgreich und zukunftsfähig bleibt, müssen auch Workflows vorhanden sein, um sicherzustellen, dass Projektschritte zeitnah, strukturiert und wiederholbar abgeschlossen werden können.

Arten von Workflow- und Prozessautomatisierungssoftware

Es gibt verschiedene Softwarelösungen zur Automatisierung von Workflows und Prozessen, die jeweils auf unterschiedliche Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind:

1. Workflow-Automatisierungssoftware

Workflow-Automatisierungssoftware steigert die Effizienz, indem sie bestimmte Aufgaben automatisiert. Wichtige Typen sind:

Regelbasierte Automatisierungstools – Führen vordefinierte Aktionen auf Grundlage von „Wenn-dann“-Logik für wiederkehrende Aufgaben aus.
Integrationszentrierte Plattformen – Verbinden verschiedene Anwendungen, um den Datenfluss und die Automatisierung zu optimieren.
Menschzentrierte Aufgabenverwaltungssysteme – Verwalten Arbeitsabläufe, die menschliche Überprüfung erfordern, und stellen sicher, dass Aufgaben abgeschlossen werden.

2. Prozessautomatisierungssoftware

Prozessautomatisierungssoftware optimiert gesamte Geschäftsprozesse über mehrere Arbeitsabläufe hinweg. Wichtige Typen sind:

Robotic Process Automation (RPA) – Setzt Bots ein, um große Mengen wiederkehrender Aufgaben zu automatisieren.
Business Process Management (BPM)-Systeme – Bieten Werkzeuge, um Prozesse zu modellieren, zu automatisieren und zu analysieren (dies sind nur einige der wichtigsten Vorteile von BPM-Software).
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) – Verbindet RPA mit KI/ML für Entscheidungsaufgaben wie z. B. Kundendienst.

Wenn Sie unsicher sind, welche Art von Automatisierungslösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt, können strukturierte Kurse zur Geschäftsprozessautomatisierung Ihnen helfen, die Tools, ihren Einsatz und die Entwicklung von Automatisierungsstrategien im Einklang mit Ihren Zielen zu verstehen.

Sind Workflows oder Prozesse im Projektmanagement häufiger?

Prozesse sind im Projektmanagement häufiger als Workflows, und zwar deshalb, weil mindestens ein klar definierter Prozess zum Abschluss von Projekten das Minimum ist, damit ein Unternehmen weiterhin funktionieren kann.

Wenn Ihr Unternehmen über Projektmanagement nachdenkt und Sie selbst als Projektmanager tätig sind, sind Sie vermutlich mehr an Workflows (und deren Vielzahl) interessiert. Wahrscheinlich werden Sie sich auch damit beschäftigen, Ihre Workflows optimal zu gestalten. Dies liegt daran, dass Workflows dazu führen, dass Geschäftsprozesse reibungsloser, wiederholbar und wesentlich effizienter werden.

Am Ende benötigen Sie jedoch sowohl hochwertige Geschäftsprozesse als auch effiziente Workflows, um ein gesundes und profitables Projektmanagementsystem aufrechtzuerhalten.

Wie baut man ein Geschäftssystem auf?

Nachdem Sie nun den Unterschied zwischen Workflows und Prozessen kennen, ist es ebenso wichtig zu wissen, wie Sie beide zu einem umfassenden Geschäftssystem verbinden können. Gemeinsam schaffen Workflows und Prozesse ein optimiertes, wiederholbares Geschäftssystem, das die operative Leistung steigert und langfristiges Wachstum unterstützt.

Hier sind einige erste Schritte zur Etablierung eines leistungsstarken Geschäftssystems:

Kernaktivitäten des Unternehmens identifizieren: Listen Sie die wichtigsten Aktivitäten auf, die den Geschäftserfolg ausmachen, darunter Betrieb, Kundeninteraktionen, Produktentwicklung und Verwaltung. Diese Grundlage stellt sicher, dass das System wesentliche Funktionen unterstützt.
Prozesse visualisieren: Erstellen Sie übergeordnete Prozesslandkarten, um die Abfolge der für jede zentrale Geschäftsaktivität erforderlichen Aufgaben zu visualisieren. So lassen sich Ineffizienzen und Abhängigkeiten erkennen.
Workflows innerhalb der Prozesse detaillieren: Zerlegen Sie jeden Prozess in detaillierte Workflows, indem Sie die einzelnen Schritte, Verantwortlichen und Entscheidungspunkte definieren, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu erhöhen.
Verfahren und Standards dokumentieren: Erstellen Sie detaillierte Standardarbeitsanweisungen (SOPs), um Konsistenz zu gewährleisten. Eine klare Dokumentation dient als Referenz für Schulung und operative Umsetzung.
Tools und Automatisierung implementieren: Nutzen Sie Projektmanagement-Software, Workflow-Automatisierungstools und Kommunikationsplattformen, um Effizienz zu steigern, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Mitarbeitende schulen und befähigen: Stellen Sie sicher, dass die Beschäftigten das Geschäftssystem und ihre Rolle darin verstehen. Fördern Sie Feedback und Anpassungsfähigkeit, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
Überwachen, bewerten und optimieren: Bewerten Sie regelmäßig die Systemleistung anhand von Schlüsselkennzahlen, Mitarbeitendenfeedback, Prozessprüfungen und Workflow-Analysen. Passen Sie Workflows und Prozesse bei Bedarf an, um Effizienz und Skalierbarkeit zu gewährleisten.

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