Arbeitsablauf vs. Prozess: 5 wichtige Unterschiede & 5 Gemeinsamkeiten
Arbeitsablauf-Kunst: Ein Arbeitsablauf umfasst eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die darauf abzielt, eine bestimmte Aufgabe effizient abzuschließen.
Prozessreise: Ein Geschäftsprozess umfasst mehrere Aufgaben, die auf die Erreichung eines übergeordneten organisatorischen Ziels ausgerichtet sind, wobei der Schwerpunkt auf strategischen Ergebnissen und nicht auf einzelnen Aufgaben liegt.
Aufgaben-Taktik: Das Verständnis des Unterschieds zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen hilft bei der Entwicklung von Systemen, die Aufgaben effektiv verwalten, um umfassendere Geschäftsziele zu erfüllen.
Beim Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist es wichtig, die grundlegenden Unterschiede zwischen einem Workflow und einem Prozess zu verstehen. Einerseits ist ein Workflow eine bestimmte Abfolge von Aktivitäten, die zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe verwendet wird. Ein Geschäftsprozess hingegen ist eine Reihe von Aufgaben, die dazu dient, ein organisatorisches Ziel zu erreichen.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow wird verwendet, um eine Reihe von Schritten zu optimieren, die den Abschluss einer bestimmten Aufgabe vereinfachen.
Ein Workflow dient dazu, Engpässe zu beseitigen und Aufgaben in Geschäftsabläufen zu vereinfachen, sodass sie leichter, erreichbarer und besser nachverfolgbar sind. Ein Workflow ähnelt einem Rezept für ein Gericht, das Teil einer größeren Mahlzeit ist, und stellt sicher, dass das Gericht in einer Abfolge von Schritten zubereitet werden kann, der jeder folgen kann.
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Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist, um bei unserer oben verwendeten Rezept-Analogie zu bleiben, der übergeordnete Plan für die gesamte Mahlzeit und jeden einzelnen Gang. Ohne einen richtungsweisenden Prozess, der den Arbeitsablauf vorgibt, kann jedes Rezept für sich genommen köstlich sein, aber die Gerichte werden nicht zu einem rundum zufriedenstellenden Mahl zusammenfinden.
Einfacher ausgedrückt führt ein Geschäftsprozess die Aufgaben, Teammitglieder, den Prozessablauf und die Werkzeuge zusammen, die zum Abschluss eines Projekts benötigt werden. Ein Prozess sollte aus mehreren gut organisierten Workflows bestehen, die die Reibungsverluste beim Erledigen normalerweise zeitaufwendiger Aufgaben verringern.
Workflow vs. Prozess: Unterschiede & Gemeinsamkeiten
Zwischen Prozessen und Workflows gibt es wichtige Unterschiede und Gemeinsamkeiten. Zwischen beiden besteht eine beträchtliche Überschneidung, aber bei den Workflows im Projektmanagement sind beide von entscheidender Bedeutung.
Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Workflow und Prozess:
| Workflow | Prozess | Gemeinsamkeiten | |
|---|---|---|---|
| Ziele | Vereinfachung und Verringerung des Zeitaufwands für einzelne Aufgaben | Abschluss und effiziente sowie effektive Fertigstellung von Projekten | Automatisierung kann beiden helfen, im Projektmanagement erfolgreich zu sein |
| Umfang | Mikroebene, aufgabenorientiert | Makroebene, projektorientiert | Apps und Tools helfen bei der Verwaltung von Mikro- und Makroebene |
| Fokus | Automatisierung und Optimierung des schnellsten Weges zum Abschluss zwischen Aufgaben | Genehmigung und Sicherstellung, dass Aufgaben abgeschlossen werden, um Projekte dem Abschluss näher zu bringen | Daten bilden das Rückgrat beider Bereiche, um deren jeweiligen Fokus zu verbessern und zu schärfen |
| Strategie | Taktisch: Aufgaben und den schnellsten Weg zur sequenziellen Erledigung aller Aufgaben aufschlüsseln | Prozessabbildung: Festlegen, was für den Abschluss eines Projekts erforderlich ist | Projektmanager in jedem Schritt zu haben, ist für beide Strategien entscheidend |
| Vorlagen | Abhängig: Workflows funktionieren nur mit klar definierten Vorlagen | Unabhängig: Prozesse können ohne Vorlagen funktionieren, um Projekte abzuschließen | Mit oder ohne Vorlagen, Automatisierung oder Strategie sind sowohl Workflows als auch Prozesse für profitable Unternehmen erforderlich |
Lesen Sie hier über die Unterschiede zwischen BPM und Workflows sowie hier über die Unterschiede zwischen Projektmanagement- und Workflow-Automatisierungssoftware.
Unterschiede
1. Ziele: Vereinfachung vs. Abschluss
Das Ziel der Workflowgestaltung besteht darin, Reibungsverluste bei zeitaufwendigen Aufgaben zu verringern, in der Regel mithilfe von Geschäftsprozessautomatisierung oder Workflow-Automatisierung. Das Ziel von Geschäftsprozessen besteht hingegen darin, die Projektziele zu erreichen und das Projekt so effizient und effektiv wie möglich abzuschließen.
2. Umfang: Mikro- vs. Makroebene
Der Umfang und die Abfolge eines Workflows sind auf die Mikroebene eingegrenzt, da Workflows dazu dienen, Details und einzelne Schritte zu verwalten, manchmal mithilfe von Workflowdiagrammen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Schritte einfach und schnell abgeschlossen werden. Ein Beispiel für einen Workflow ist die Zusammenstellung von Aufgaben, die damit verbunden sind, einem neuen Mitarbeiter ein Angebotsschreiben zu senden. Im Gegensatz dazu umfasst ein Geschäftsprozess den gesamten Einstellungsprozess eines Mitarbeiters, vom Vorstellungsgespräch bis zur Einarbeitung.
3. Fokus: Automatisierung vs. Genehmigung
Der Schwerpunkt eines Arbeitsablaufs liegt auf der Arbeit mit Plattformen zur Prozessautomatisierung, um einen reibungslosen und effektiven Prozess sicherzustellen. Das Geschäftsprozessmanagement konzentriert sich hingegen auf den Genehmigungsprozess, der erforderlich ist, um Projekte für das Unternehmen als Ganzes abzuschließen und die einzelnen Bestandteile des Projekts so schnell und effektiv wie möglich voranzubringen.
4. Strategie: Taktik vs. Prozessabbildung
Die Strategie bei Arbeitsabläufen ist taktischer Natur. Anhand unseres Beispiels eines Arbeitsablaufs für die Personalabteilung lässt sich zeigen, dass Arbeitsabläufe jede einzelne Aufgabe aufschlüsseln – von Bestellungen für neue Mitarbeitende bis zur Weiterleitung von Fragen zur Einarbeitung von Mitarbeitenden an die zuständigen Beteiligten (oder an das Mitarbeiterhandbuch). Geschäftsprozesse setzen dagegen Strategien zur Prozessabbildung ein, um darzustellen, was erforderlich ist, um ein größeres Projekt abzuschließen.
5. Vorlagen: abhängig vs. unabhängig
Arbeitsabläufe und Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sind von Vorlagen und schrittweisen Aufgaben abhängig. Prozesse sind hingegen in der Regel organischer. Während viele Prozesse von Schritt 1 zu Schritt 2 übergehen, können bei manchen Prozessen je nach Anwendungsfall, neuen Kundenanforderungen oder einer beliebigen Anzahl weiterer Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken können, Schritte übersprungen werden.
Ähnlichkeiten
1. Beide profitieren von Automatisierung
Während digitale Arbeitsabläufe praktisch zwingend Automatisierungswerkzeuge erfordern, profitieren sowohl Geschäftsprozesse als auch Arbeitsabläufe vom Einsatz von Automatisierung.
Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen minimiert den Zeitaufwand für eine Reihe von Aufgaben. Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen konzentriert sich dagegen stärker auf eine Gesamtübersicht des Projekts (z. B. ein Tool wie Onspring) und ermöglicht schnelle und einfache Genehmigungsprozesse, um das Projekt effizient voranzubringen.
2. Für beide gibt es eine Vielzahl von Apps und Tools
Viele Apps für Arbeitsabläufe konzentrieren sich auf die Verwaltung von Arbeitsabläufen ohne Programmieraufwand, doch viele Apps können auch für Geschäftsprozesse eingesetzt werden.
Während Automatisierungswerkzeuge für Arbeitsabläufe Aufgaben möglicherweise im Hintergrund automatisch innerhalb eines Prozesses voranbringen, bieten diese Apps häufig auch Benachrichtigungsaktualisierungen für Projektmanager, optimierte Daten und Dashboards, Einblicke in Anwendungsfälle auf Grundlage des Fortschritts der Arbeitsabläufe sowie optimierte Software für Prozessarbeitsabläufe, mit der sich die Abfolge der Aufgaben visuell abbilden, überwachen und optimieren lässt.
Hier sind meine Empfehlungen für die beste Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen.
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3. Beide sind erfolgreich, wenn sie durch Daten unterstützt werden
Wo wir gerade bei Daten sind: Sowohl Arbeitsabläufe als auch Prozesse sind nur dann erfolgreich, wenn sie durch datengestützte Ergebnisse untermauert werden.
Du kannst Schritte in einem Arbeitsablauf nur dann automatisieren, wenn du genau verstehst, an welchen Stellen zeitaufwändige Aufgaben optimiert und ganze Schritte entfernt werden können. Ebenso können Geschäftsprozesse nur dann optimiert werden, wenn die Daten belegen, dass Projekte mit den entsprechenden Anpassungen effizienter abgeschlossen werden können.
4. Beide erfordern Mitglieder des Projektmanagementteams
Manche mögen denken, dass die Automatisierung von Arbeitsabläufen den Bedarf an Projektmanagement beseitigt, doch sowohl Arbeitsabläufe als auch Prozesse erfordern während des gesamten Projekts Mitglieder des Projektmanagementteams.
Projektmanager sind maßgeblich an der Entwicklung der Abfolge von Aktivitäten beteiligt, die für effiziente Arbeitsabläufe erforderlich sind. Dabei greifen sie häufig auf Workflow-Software für Unternehmen zurück, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Ebenso erfordert ein Geschäftsprozess die Aufsicht durch eine Person, die Arbeitsabläufe und Prozesse entsprechend den Anforderungen anpassen kann, damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
5. Beide sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens
Aus der Notwendigkeit heraus verfügen fast alle Unternehmen über einen Prozess. Projekte jeglicher Art müssen abgeschlossen werden, damit ein Unternehmen funktionieren kann. Damit ein Unternehmen jedoch erfolgreich sein und wachsen kann, muss es außerdem über Arbeitsabläufe verfügen, die sicherstellen, dass Projektaufgaben rechtzeitig, organisiert und wiederholbar erledigt werden können.
Arten von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen
Es gibt verschiedene Softwarelösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, die jeweils auf unterschiedliche geschäftliche Anforderungen zugeschnitten sind:
1. Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen steigert die Effizienz, indem sie bestimmte Aufgaben automatisiert. Zu den wichtigsten Arten gehören:
- Regelbasierte Automatisierungswerkzeuge – Führen vordefinierte Aktionen auf Grundlage einer „Wenn-dies-dann-das“-Logik für sich wiederholende Aufgaben aus.
- Integrationsorientierte Plattformen – Verbinden verschiedene Anwendungen, um den Datenfluss und die Automatisierung zu optimieren.
- Systeme mit Fokus auf menschliche Aufgaben – Verwalten Arbeitsabläufe, die menschliche Aufsicht erfordern, und stellen die Erledigung von Aufgaben sicher.
2. Software zur Prozessautomatisierung
Software zur Prozessautomatisierung optimiert ganze Geschäftsprozesse über mehrere Arbeitsabläufe hinweg. Zu den wichtigsten Arten gehören:
- Robotic Process Automation (RPA) – Verwendet Bots, um umfangreiche, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.
- Systeme für Geschäftsprozessmanagement (BPM) – Bieten Werkzeuge zum Modellieren, Automatisieren und Analysieren komplexer Prozesse (dies sind nur einige der wichtigsten Vorteile von BPM-Software).
- Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) – Verbindet RPA mit KI/ML für Entscheidungsaufgaben wie den Kundenservice.
Wenn Sie unsicher sind, welche Art von Automatisierungslösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, können strukturierte Kurse zur Automatisierung von Geschäftsprozessen Ihnen helfen, die Werkzeuge, ihre Einsatzmöglichkeiten und die Entwicklung von Automatisierungsstrategien im Einklang mit Ihren Zielen zu verstehen.
Sind Arbeitsabläufe oder Prozesse im Projektmanagement häufiger anzutreffen?
Obwohl Prozesse im Projektmanagement häufiger vorkommen als Arbeitsabläufe, liegt das nur daran, dass mindestens ein klar definierter Prozess zum Abschluss von Projekten das absolute Minimum darstellt, damit ein Unternehmen weiterhin funktionieren kann.
Wenn Ihr Unternehmen über Projektmanagement nachdenkt und Sie selbst Projektmanager sind, beschäftigen Sie sich wahrscheinlich eher mit Arbeitsabläufen (und damit, mehr davon zu haben). Wahrscheinlich werden Sie sich auch damit beschäftigen, Ihre Arbeitsabläufe so weit wie möglich zu optimieren. Der Grund dafür ist, dass Arbeitsabläufe dazu führen, dass Geschäftsprozesse reibungsloser, reproduzierbar und deutlich effizienter werden.
Letztendlich benötigen Sie jedoch sowohl hochwertige Geschäftsprozesse als auch effiziente Arbeitsabläufe, um ein gesundes und profitables Projektmanagementsystem aufrechtzuerhalten.
So bauen Sie ein Geschäftssystem auf
Nachdem Sie nun den Unterschied zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen kennen, ist es ebenfalls wichtig zu wissen, wie Sie beide in ein umfassendes Geschäftssystem integrieren. Gemeinsam schaffen Arbeitsabläufe und Prozesse ein schlankes, wiederholbares Geschäftssystem, das die betriebliche Leistung steigert und langfristiges Wachstum unterstützt.
Hier sind einige erste Schritte zum Aufbau eines leistungsfähigen Geschäftssystems:
- Zentrale Geschäftsaktivitäten identifizieren: Listen Sie die wichtigsten Aktivitäten auf, die den Geschäftserfolg vorantreiben, einschließlich Betriebsabläufen, Kundeninteraktionen, Produktentwicklung und Verwaltungsaufgaben. Diese Grundlage stellt sicher, dass das System wesentliche Funktionen unterstützt.
- Prozesse abbilden: Entwickeln Sie übergeordnete Prozessdiagramme, um die Abfolge der für jede zentrale Geschäftsfunktion erforderlichen Aufgaben zu visualisieren. Dies hilft dabei, Ineffizienzen und Abhängigkeiten zu identifizieren.
- Arbeitsabläufe innerhalb der Prozesse detailliert beschreiben: Unterteilen Sie jeden Prozess in detaillierte Arbeitsabläufe und definieren Sie schrittweise Aufgaben, verantwortliche Personen und Entscheidungspunkte, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu verbessern.
- Verfahren und Standards dokumentieren: Erstellen Sie detaillierte Standardarbeitsanweisungen (SOPs), um Konsistenz sicherzustellen. Eine klare Dokumentation dient als Referenz für Schulungen und die operative Umsetzung.
- Werkzeuge und Automatisierung einsetzen: Nutzen Sie Projektmanagementsoftware, Werkzeuge zur Arbeitsablaufautomatisierung und Kommunikationsplattformen, um die Effizienz zu steigern, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
- Teammitglieder schulen und befähigen: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden das Geschäftssystem und ihre Rolle darin verstehen. Fördern Sie Feedback und Anpassungsfähigkeit, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
- Überwachen, bewerten und optimieren: Bewerten Sie regelmäßig die Systemleistung anhand wichtiger Kennzahlen, des Feedbacks der Mitarbeitenden, von Prozessprüfungen und der Arbeitsablaufanalyse. Passen Sie Arbeitsabläufe und Prozesse nach Bedarf an, um Effizienz und Skalierbarkeit aufrechtzuerhalten.
Erhalten Sie weitere Einblicke in die Arbeitsablaufverwaltung
Da Sie nun die Unterschiede zwischen Arbeitsablauf und Prozess besser verstehen, möchten Sie vielleicht tiefer in alle Aspekte des Arbeitsablaufmanagements im Projektmanagement eintauchen. Wir haben einen 6-Schritte-Leitfaden mit bewährten Verfahren, der Ihnen dabei helfen kann, genau damit zu beginnen!
