Den ultimata guiden till arbetsflöden för dokumenthantering

Ett korrekt implementerat arbetsflöde för dokumenthantering säkerställer att dokument är tillgängliga för de personer som bör se dem och otillgängliga för dem som inte bör göra det, i enlighet med relevanta efterlevnads- och regelverksstandarder. 

Läs mer om andra typer av arbetsflödeshantering här.

Varför är arbetsflöden för dokumenthantering viktiga?

Arbetsflöden för dokumenthantering är mycket viktiga av följande skäl: 

• Effektivitet: Genom att effektivisera skapandet, lagringen, hämtningen och hanteringen av dokumentation minskar den tid och ansträngning som läggs på dokumenthantering. När detta görs på rätt sätt vet alla som behöver känna till projektet var de ska komma åt dokumenten och behöver inte hjälp med att hitta varje enskilt objekt. 
• Åtkomst och hämtning: Arbetsflöden för dokumenthantering är ovärderliga när du letar efter information, särskilt när du behöver den snabbt! Undvik huvudvärken som är förknippad med att leta högt och lågt efter dokument genom att implementera ett arbetsflöde för dokumenthantering. Dessa fördelar uppnås mest konsekvent genom att implementera ett dokumenthanteringssystem som standardiserar hur filer lagras, hämtas och skyddas.
• Regelverkskrav: Som nämnts ovan finns det betydande regelverkskrav som påverkar många branscher och projekt. Branscher som läkemedel, hälso- och sjukvård, finans och offentlig förvaltning har strikta regelverkskrav gällande dokumenthantering, lagring och integritet. Ett robust och ofta strikt arbetsflöde för dokumenthantering bidrar till att säkerställa att dessa regler följs och att projekt och organisationer kan undvika juridiska eller ekonomiska påföljder.
• Revisionsspår: Det är avgörande att ha ett revisionsspår som alla kan lita på. Arbetsflöden för dokumenthantering bör utformas så att de skapar en tydlig historik över dokumentrevisioner och åtkomstkontrollposter, vilket är användbart för att spåra ett dokument genom arbetsflödet och säkerställa efterlevnad och operativ effektivitet. 

Fördelar med arbetsflöden för dokumenthantering

Arbetsflöden för dokumenthantering är inte bara viktiga för företaget som helhet; de underlättar också ditt liv som projektledare eller intressent. 

• Ökad produktivitet: Enligt en studie av IDC uppgav 45 % av företagen att arbetsflöden för dokumenthantering skulle förbättra produktiviteten. Ännu bättre är att du kan ta detta till nästa nivå genom att använda AI för att automatisera rutinuppgifter som datainmatning och dokumentsökning, eller implementera arbetsflödesorkestrering för att samordna dessa automatiseringar mellan verktyg och team – så att medarbetarna kan fokusera på mer strategiska aktiviteter.
• Konsekvens och standardisering: När arbetsflöden för dokumenthantering implementeras effektivt och följs av alla ger de en konsekvent metod för hantering av alla dokument och säkerställer att varje dokument behandlas på samma sätt, vilket minimerar fel och inkonsekvenser (dvs. mindre omarbete och mindre tid som läggs på att rätta till misstag). 
• Förbättrat samarbete: När arbetsflöden för dokumenthantering används konsekvent underlättar de bättre samarbete mellan alla berörda parter genom att tydliggöra förväntningarna på hur saker ska göras och hur de ska dokumenteras.
• Tydlighet kring vem som gjorde vad och när: Undrar du någonsin vem som ändrade ditt dokument? Vem ändrade ett pris, eller varför togs ett villkor bort från en projektbeskrivning? Arbetsflöden för dokumenthantering kan motverka detta genom att exakt hålla reda på vem som ändrar vad och när. 
• Bättre säkerhet: Korrekta arbetsflöden för dokumenthantering omfattar säkerhetsprotokoll som förhindrar att känslig information nås av obehöriga. Var uppmärksam på säkerheten för att undvika den huvudvärk som dataintrång medför.
• Förbättrad efterlevnad: Arbetsflöden för dokumenthantering effektiviserar efterlevnaden av regulatoriska krav genom att skapa och underhålla korrekta register (till exempel med ett verktyg som Jotform) och säkerställa enkel åtkomst till dokument under revisioner.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Process för dokumentarbetsflöde

Generellt är detta stegen i en effektiv process för dokumentarbetsflöden: 

1. Skapa dokumentet

Det första steget i arbetsflödet är att skapa dokumentet. En god praxis här är att använda mallar eller standardiserade format med programvara för dokumenthantering för att bidra till konsekvens mellan olika typer av dokument. Ett avtal kan till exempel använda en mall med standardvillkor och standardiserad formatering för att säkerställa att alla juridiska krav uppfylls, utan att behöva kontakta det juridiska teamet varje gång dokumentet används. 

2. Håll reda på versionerna

Versionshantering säkerställer att ändringar i dokument spåras och registreras. Varje gång ett dokument redigeras eller uppdateras sparar systemet en ny version, ofta med redaktörens namn och redigeringsdatum tillsammans med annan viktig dokumentmetadata.

I snabbföränderliga projekt sker ibland flera ändringar samtidigt i realtid, vilket gör versionshantering av dokument och användning av någon form av programvara för versionshantering av dokument eller programvara för dokumentjämförelse avgörande. 

3. Få dokumentet godkänt

Ett arbetsflöde för dokumentgodkännande innebär granskning och godkännande från behöriga personer innan dokumentet kan slutföras och användas i verksamheten. I vissa fall kan flera godkännandenivåer krävas.

Godkännandeprocessen för dina dokument beror på organisationens kultur och regler kring distributionen av dokument.

Experttips

Människor älskar att ignorera förfrågningar om godkännande när de skickas utan sammanhang eller en mänsklig kontakt. Om du vill att människor ska godkänna saker i tid kan du försöka skicka förfrågningarna om godkännande när du befinner dig tillsammans med den som ska godkänna, antingen personligen eller virtuellt. På så sätt kan den som ska godkänna granska dokumentet och ställa eventuella frågor direkt, vilket minskar behovet av att skicka meddelanden fram och tillbaka.

4. Distribuera dokumentet

Att distribuera det nya dokumentet innebär att tillhandahålla, skicka eller på annat sätt göra det tillgängligt för de personer som behöver åtkomst till det. Utbilda ditt team i var de hittar dokument och ställ in behörigheterna korrekt.

Ett annat sätt att hantera dokumentdistribution är att skapa en process för att skicka specifika dokument till personer med angivna intervall. Ett exempel kan vara att konfigurera en automatisering för ett arbetsflöde för projektledning som distribuerar dokument med projektuppdateringar till alla projektintressenter vid en viss tidpunkt varje vecka. 

5. Bevara dokumentet

När du har distribuerat dokumentet kan du omfattas av särskilda regler för dokumentbevarande som kräver att du och din organisation sparar dokument under en förutbestämd tidsperiod av verksamhets- eller efterlevnadsskäl. Reglerna för dokumentbevarande varierar mellan olika branscher. 

Advokater och revisorer behöver till exempel vanligtvis bevara dokument i sju år (du kan också använda programvara för juridisk projektledning eller programvara för projektledning inom redovisning för detta ändamål). Inom personalområdet kräver Fair Labor Standards Act (FLSA) att arbetsgivare sparar register i minst tre år så att de enkelt kan göras tillgängliga vid en eventuell tvist med arbetsmarknadsdepartementet. 

6. Arkivera dokumentet

Att arkivera ett dokument innebär att flytta dokument som inte längre används aktivt till en säker lagringsplats som är avsedd för långsiktigt bevarande, så att de kan nås vid behov. Arkivering av dokument kan bidra till att rensa upp i det aktiva lagringsutrymmet samtidigt som alla dina dokument förblir säkra och tillgängliga om du behöver dem för ett framtida projekt eller en begäran kopplad till efterlevnad. 

Din process för dokumentarbetsflöden kan i hög grad bli beroende av funktionerna och strukturen i ditt dokumenthanteringsverktyg. För ett mer flexibelt verktyg rekommenderar vi att du provar ett dokumenthanteringssystem med öppen källkod.

Typer av dokumentarbetsflöden

Alla dokumentarbetsflöden fungerar inte på samma sätt – vissa följer en strikt ordning, medan andra tillåter att flera uppgifter utförs samtidigt. Här är några vanliga typer av arbetsflöden för dokumenthantering:

• Sekventiellt arbetsflöde: Dokument går igenom en fördefinierad, linjär väg där varje steg måste slutföras innan nästa påbörjas. Den här metoden säkerställer noggrann granskning och godkännande, men kan vara tidskrävande.
• Parallellt arbetsflöde: Flera uppgifter eller godkännanden utförs samtidigt, vilket gör att olika intressenter kan arbeta med ett dokument samtidigt. Detta tillvägagångssätt snabbar upp processerna men kan leda till utmaningar med versionshanteringen.
• Dynamiskt arbetsflöde: Dessa arbetsflöden, som även kallas ad hoc-arbetsflöden, är flexibla processer som kan byta väg baserat på specifika villkor eller beslut som fattas under arbetsflödets gång. Dessa arbetsflöden är anpassningsbara men kan bli komplexa att hantera.
• Regelbaserat arbetsflöde: Automatiserar dokumentdirigering baserat på fördefinierade regler och kriterier, vilket säkerställer konsekvens och minskar manuella insatser. Även om processen är effektiv kräver den noggrann planering för att lämpliga regler ska kunna konfigureras.

Användningsområden för arbetsflöden inom dokumenthantering

Här är några användningsområden där arbetsflöden för dokumenthantering kan göra livet enklare för dig: 

• Projekt­dokumentation: Ett arbetsflöde för dokumenthantering säkerställer att dokument versionshanteras, lagras och görs tillgängliga för teammedlemmar på rätt sätt, vilket möjliggör effektiv projektuppföljning och uppdateringar. 
• Strategidokument: Arbetsflöden för dokumenthantering hjälper till att hålla strategidokument organiserade och ger samtidigt tydlighet kring vad som ändrades, när det ändrades och vem som godkände det. Arbetsflödeshantering hjälper också till att distribuera strategidokument till rätt personer för granskning och återkoppling på ett säkert och effektivt sätt (tänk automatiska aviseringar och spårade godkännanden). 
• Arbetsbeskrivningar (SOW): När du skapar en arbetsbeskrivning är det viktigt att någon undertecknar och officiellt godkänner SOW:en innan du påbörjar arbetet. Automatisering av dokumentarbetsflöden hjälper till att hålla denna process organiserad och spårar ändringar och godkännanden längs vägen, så att projektets villkor är kända och tillgängliga. 
• Juridisk dokumentation och avtal: Juridisk dokumentation och avtal är ofta mycket känsliga, och dokumentarbetsflöden stöder säker lagring, granskning i rätt tid och spårade revideringar av dessa dokument. Detta upprätthåller efterlevnad och juridiska standarder samt ger enkel åtkomst för revision eller rättstvister.
• Dokumentation för personaladministration: Dokumentation för personaladministration är vanligtvis både känslig och juridiskt bindande. Anställningsavtal, avslutsavtal, jobbansökningar, förmånsdokumentation och prestationsutvärderingar lämpar sig väl för dokumenthanteringsprocesser som säkerställer korrekthet, konfidentialitet och efterlevnad.

Läs mer om andra användningsområden och fördelar med dokumenthanteringssystem.

Så skapar du ett dokumentarbetsflöde

Nu när du är redo att implementera ett dokumentarbetsflöde är det viktigt att veta var du ska börja. Följ dessa steg för att skapa ett system som är anpassat efter teamets specifika behov:

1. Samla in krav: Rådgör med intressenter för att identifiera dokumenttyper, processer och behov av efterlevnad. Denna förståelse ligger till grund för utformningen av ditt arbetsflöde.
2. Kartlägg befintliga processer: Analysera aktuella rutiner för dokumenthantering för att identifiera flaskhalsar, ineffektivitet och övergripande förbättringsområden.
3. Definiera arbetsflödets steg: Beskriv varje steg som ett dokument går igenom, från skapande till arkivering. Ange åtgärder, ansvariga personer och beslutspunkter.
4. Välj lämplig programvara: Välj ett dokumenthanteringssystem eller ett verktyg för dokumentsamarbete som motsvarar dina krav och stöder det definierade arbetsflödet. Kontrollera att det erbjuder nödvändiga funktioner som versionshantering och åtkomstbehörigheter.
5. Konfigurera automatiseringar: Implementera regler för processautomatisering av repetitiva uppgifter som dokumentgodkännanden, aviseringar och kategorisering. Automatisering av rutinprocesser minskar fel, förbättrar effektiviteten och säkerställer konsekvens.
6. Konfigurera systemet: Konfigurera programvaran för organisationens specifika anpassade arbetsflöden, inklusive metadatafält, användarroller och automatiska aviseringar.
7. Utbilda teamet: Ge omfattande utbildning för att säkerställa att alla användare förstår det nya systemet och sina roller i arbetsflödet. Detta bidrar till ett smidigt införande och konsekvent användning.
8. Övervaka och optimera: Granska regelbundet det nya arbetsflödets prestanda och samla in feedback från användarna. Gör justeringar vid behov för att förbättra effektiviteten och åtgärda eventuella problem.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Verktyg för arbetsflöden för dokumenthantering

Det är slut på tiden med kuvert för internpost och stora gröna godkännandestämplar. Molnbaserade programvaruverktyg för dokumentarbetsflöden är till stor hjälp vid dokumenthantering och innehåller funktioner för att skapa elektroniska dokument, göra ändringar, underlätta godkännanden, ange regler för bevarande och arkivera dokument. 

Här är en lista över de bästa programvaruverktygen för arbetsflödeshantering. De kan användas för dokumenthantering såväl som för andra arbetsflöden.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bäst på AI-driven riskidentifiering
2. 2. Wrike — Bäst för att överbrygga klyftorna mellan team som arbetar i silos
3. 3. Moxo — Bäst för säkra portaler för klientsamarbete
4. 4. Productive — Bäst för byråhantering
5. 5. Screendragon — Bäst för komplex arbetsflödesautomatisering och godkännanden
6. 6. TaxDome — Bäst för att ange beroenden
7. 7. Qntrl — Bäst för orkestrering av arbetsflöden
8. 8. Quickbase — Bäst för dynamisk arbetshantering
9. 9. Celigo — Bäst med över 1 000 förbyggda appanslutningar
10. 10. Kissflow — Bäst för mallar för arbetsflöden

Listan ovan innehåller verktyg som alla är utmärkta för att hantera dokument, men vad händer om du behöver mer? Du kan prova dessa mer specifika alternativ: 

• Kraftfulla dokumenthanteringssystem (DMS) för företag som behöver omfattande lagring, intelligent organisering och snabb åtkomst till filer för att förhindra oordning och ineffektivitet.
• Programvara för hantering av digitala tillgångar för hantering av tillgångar som marknadsföringsmaterial, logotyper och produktfoton, med avancerade verktyg för taggning och metadata för att säkerställa att digitala dokument är enkla att hitta.
• Dokumenthanteringssystem för företag för företagsverksamheter som behöver förbättrad säkerhet, skalbar lagring och intelligent sökindexering.
• Programvara för fildelning som team kan använda för att skicka och ta emot filer sinsemellan och med klienter, samtidigt som korrekt versionshantering och åtkomsthantering upprätthålls
• Programvara för projektarbetsflöden för att samordna uppgifter, följa upp framsteg och hantera dokument inom ramen för bredare projektmål
• Programvara för arbetsflöden med öppen källkod för team som behöver anpassningsbara och budgetvänliga verktyg med full kontroll över funktioner och integrationer.
• Programvara för arbetsflöden på företagsnivå utformad för storskaliga organisationer som vill hantera komplexa arbetsflöden, effektivisera dokumenthanteringen, säkerställa efterlevnad och integrera med ERP-system.
• Programvara för dokumentkontroll för hantering av dokumentbehörigheter, versioner och lagring.

Bästa praxis för dokumenthanteringsarbetsflöden

Dessa bästa metoder förbättrar dina processer och hjälper dig att undvika dubbelarbete, förvirring och huvudvärk:

• Förbise inte vikten av dokumentsäkerhet. Vissa dokument behöver inte vara synliga för alla i teamet. Behöver dina anställda verkligen se avtalen och priserna för dina avtalsanställda? Inget gott kan komma av det, så se till att du hanterar säkerheten för alla dina dokument effektivt, även de som finns inom projektteamet. 
• Överväg alltid automatisering. Använd automatisering av arbetsflöden för att hantera dokumentkontroll, versionsuppdateringar, dirigering och godkännanden. Ett bra sätt att börja är att använda programvara för automatisering av arbetsflöden för att automatisera aviseringar och påminnelser om granskningar och godkännanden. Påminnelse: Att dokumentera dina arbetsflöden från början effektiviserar processen med att automatisera dem.
• Välj rätt verktyg för uppgiften. Överväg ett robust DMS som hanterar dina dokuments livscykel och kan stödja dina olika användningsområden. De kan också effektivisera repetitiva uppgifter som datainmatning och samtidigt säkerställa korrekt åtkomstkontroll och dokumentsäkerhet. En vårdcentral kan till exempel behöva ett DMS som stöder både elektroniska dokument och pappersdokument och har funktioner för att skanna pappersdokument till ett datorsystem för långtidslagring.
• Försök att integrera dokumenthanteringen med andra affärssystem och processer. Detta bidrar till ett smidigt informationsflöde genom system och avdelningar. Det här är inte något man bara ställer in och sedan glömmer bort. Integrationer kräver underhåll för att fortsätta fungera när varje leverantörs verktyg utvecklas, så var beredd på att göra justeringar längs vägen. Vanliga integrationer för dokumenthantering omfattar CRM-system, molnbaserad dokumenthantering och lagring, programvara för processarbetsflöden och andra appar för affärsprocesser. 
• Omfamna kontinuerliga förbättringar. Utöver att hålla jämna steg med förändringar i integrationer kräver dokumenthantering kontinuerlig anpassning för att dra nytta av ny teknik och anpassas till föränderliga affärsmetoder. Be dina kollegor och intressenter om feedback och leta efter möjligheter att integrera AI i dokumenthanteringsarbetsflöden där det skapar värde.

Utöver arbetsflödesspecifika tips kan du höja hela ditt dokumentationsekosystem genom att följa bredare bästa praxis för dokumenthantering, såsom centraliserad lagring, tydliga åtkomstbehörigheter och konsekventa namnstandarder.

För fler bästa metoder kan du prova dessa kurser i dokumenthantering.

Håll dig uppdaterad om bästa praxis för dokumenthantering

Förändringar sker snabbare än någonsin tidigare, och detta gäller särskilt teknikstödda processer som arbetsflöden för dokumenthantering. Håll dig informerad och steget före genom att gå med i vår community, där du får tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt kan komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.