Så bemästrar du resurshantering i projektledning
Resurshantering är som att ha rätt bränsle att hälla i motorn. Inget bränsle? Ingen kraft. Punkt.
En undersökning bland yrkesverksamma inom projektledning av Wellingtone visade att ”bristande resurshantering” var en av de största utmaningarna inom projektledning. Att mobilisera team av människor är svårt – för alla!
Lägg sedan till den digitala världens komplexitet, där teknik, användarförväntningar och konkurrenslandskapet ständigt förändras. Teamen är distribuerade, personalomsättningen är hög och den nya teknik du behöver kan fortfarande vara svår att få tag på.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Visst finns det några utmärkta programvarulösningar för resurshantering som kan hjälpa dig att planera, utveckla och hantera resurser för dina projekt. Men utan rätt överväganden kommer skillnaderna mellan en nästa generations programvarulösning och att utföra lång division på en griffeltavla att vara försumbara.
Vad gör en resurshanterare?
Projektledare måste ofta spela rollen som resurshanterare, men det beror på företagets storlek.
I ett stort företag kan en resurshanterare vara en separat roll som övervakar fördelningen av resurser (främst människor, ofta på olika nivåer och ibland med olika kompetenser) till flera projekt samtidigt. Resurshanterare arbetar på företags- eller organisationsnivå och vill identifiera de resurser som passar bäst för varje projekt. De stöder projektledningsteamet och disciplinansvariga för att säkerställa att rätt beslut fattas för varje projektuppdrag, till nytta för individen, det bredare teamet, hela företaget och kunden.
Till skillnad från en resurshanterare övervakar en projektledare bara ett projekt eller ibland flera projekt åt gången. Kort sagt: som projektledare är ditt projekt din värld (under arbetstid!).
Du ansvarar för att säkerställa att ditt projekt slutförs inom den angivna tidsramen. Och du fokuserar på detaljer: projektbudget, projektschemaläggning, specifika projektuppgifter och milstolpar. Du bryr dig förmodligen också om att ditt team är nöjt, men det är avgörande att hålla sig på den kritiska linjen.
I en idealisk värld skulle din byrå eller ditt större företag ha en person som är dedikerad till resurshanteringsfunktionen, men om så inte är fallet kan några betydelsefulla överväganden kring resurshantering hjälpa dig att leverera projektet enligt planen genom att förutse hinder, involvera rätt personer när de behövs och hålla teamet engagerat.
Okej, med det i åtanke går vi igenom några viktiga överväganden kring resurshantering för projektledare.
6 tekniker för resurshantering inom projektledning
Här är sex viktiga tekniker för resurshantering som projektledare bör känna till.
1. Ha en (samarbetsinriktad) projektplan
Under ett projekts gång är ett av dina huvudsakliga ansvarsområden som projektledare att se till att projektschemaläggningen och tillgängligheten hos de personer som ska utföra uppgifterna stämmer överens.
Det här är inget problem du behöver lösa på egen hand: sätt dig ner med dina samarbetspartner från andra discipliner för att diskutera din uppskattning och övergripande projektplan innan resursplaneringen ens börjar.
En genomtänkt projektplan bidrar till att tydliggöra projektet från början när det gäller vilka nivåer och individuella kompetenser som behövs och när. Detta är särskilt viktigt när det finns konkurrerande projekt som alla kräver samma personers tid.
2. Stärk din kapacitetsplanering
Kapacitetsplanering är den process du använder för att schemalägga teammedlemmarnas arbetstid mot en fast mängd arbete. Den löpande uppgiften är att balansera dina kollegors tillgänglighet mot vad projektet kräver och naturligtvis även mot din budget.
Du kan inte effektivt räkna ut hur lång tid som behövs utan att bryta ner projektuppgifterna och förstå dem, så använd projektplanen för att skapa en struktur för arbetet när det gäller uppgifter och skapa sedan din resursplan.
Ditt team kommer att vända sig till dig (och helst sina ämnesansvariga) för att klargöra uppgifternas specifika karaktär, vem som ska arbeta med dem och när.
Om ditt onlineprojekt inom annonsering till exempel kräver en mängd bildbeskärningar innan arbetet går vidare till mer avancerad animering, vill du förmodligen tilldela den första uppgiften till en av de mer juniora medlemmarna i designteamet innan den går vidare till en mer senior animatör. Detta bör planeras långt i förväg så att du kan schemalägga rätt resurser för arbetet när du behöver dem.
När du har tilldelat uppgifter är det viktigt att övervaka framstegen för att säkerställa att projektet håller tidsplanen. Kom därför överens med teamet om det bästa sättet att kommunicera genomgångar, deadlines och leveranser, så att alla har samma bild av förväntningarna.
Det är också värt att vara medveten om att för mycket kontroll (eller detaljstyrning) kan skada moralen. Försök hitta en balans mellan att övervaka projektet och att bli en överdrivet påträngande chef. Ett dagligt eller veckovis avstämningsmöte och regelbunden kommunikation via Slack (eller ett annat snabbmeddelandeverktyg), förstärkt av gedigen dokumentation och kristallklara uppgiftsbeskrivningar, kommer att göra stor skillnad.
3. Förstå och övervaka arbetsbelastningen
Arbetsbelastning är något annat än kapacitetsplanering. Arbetsbelastningshantering är processen att fördela lämpliga tidsblock som gör det möjligt för en teammedlem att lyckas. Vissa uppgifter kräver längre perioder av sammanhängande, ostörd tid. Andra fungerar bättre när de sprids ut och varvas med andra varierande uppgifter.
När du planerar kapaciteten kanske du till exempel ser att din tekniska arkitekt är ledig en timme per dag under de kommande tre veckorna.
- Om du börjar på måndag ser det på pappret ut som att du kan få integrationsstrategin klar före månadens slut.
- Men om personen växlar mellan olika projekt varje timme är sannolikheten mycket, mycket låg att teammedlemmen kan ställa om, återbekanta sig med projektets krav och ha rätt mentala fokus för att utföra meningsfullt arbete under den timmen. Personen kan ha tillräcklig kapacitet, men arbetsbelastningen blir för hög för att hen ska kunna vara effektiv.
- Å andra sidan kan du ha en teammedlem som är tillgänglig för datainmatning tjugo dagar i sträck, men efter dessa tjugo dagar kommer personens engagemang och produktivitet förmodligen inte att vara särskilt hög.
Slutsatsen här är följande: bara för att någon i teamet verkar ha kapacitet att slutföra uppgiften betyder det inte automatiskt att personen inte kommer att bli överväldigad av sin arbetsbelastning.
4. Ha strategier för att hålla dina medarbetare sysselsatta
Underutnyttjande kan också skada produktiviteten och den allmänna stämningen i teamet. Utbrändhet är jobbigt, men det är tristess också. Och eftersom arbetskraft ofta är ett projekts största utgift bör du se till att tilldela alla teammedlemmar uppgifter som optimerar deras talanger.
En del av detta innebär att justera schemat så att de har precis lagom mycket arbete. För mycket arbete orsakar stress, medan för lite arbete innebär att sitta sysslolös.
Om medarbetarna blir klara med sitt arbete snabbare än vad som angavs i resursplanen kan du ha en liten att-göra-lista med projektaktiviteter som håller dem sysselsatta.
Om du arbetar på ett större företag kan du samarbeta med lednings- och marknadsföringsteamen för att se om det finns interna initiativ som skulle gynna helheten och hindra tristessen från att infinna sig om arbetet går in i en lugn period.
Resultatet blir ett mer engagerat team som inte ständigt letar efter en väg ut.
Har du hört talas om självstyrande team? Om du undrar vad det skulle kunna innebära för dig kan du läsa mer här: Projektteam utan projektledare: en utforskning av PM-dilemmat (med Julia Ryzhkova från Railsware)
5. Försumma inte dina resursbehov för utrustning
Även om människor är den viktigaste resursen inom projektledning får hanteringen av den utrustning som krävs för projektet inte heller ignoreras. Jag kommer att tänka på en berättelse som en kollega berättade om ett projekt där de nästan glömde att beställa servrarna i tid inför en omfattande ERP-implementering.
Men det behöver inte handla om de stora, uppenbara utrustningsdelarna. När du till exempel tar in nya anställda och konsulter till ditt projekt kan du behöva tillhandahålla en bärbar dator och lämpliga licenser för dina molnbaserade verktyg.
Om det tar tre dagar att få en verktygsprenumeration godkänd av ekonomiteamet kan det innebära tre dagar då en teammedlem hindras från att slutföra sin uppgift. Det måste tas med i din resursplanering.
För att ha ordning på allt när det gäller utrustning bör starka processer för tillgångshantering och inköp ingå i övervägandet:
Bedöm vad du har
Är företagets utrustningslista uppdaterad? Det är möjligt att du redan har det du behöver i ditt lager. Se till att sammanställa en fullständig, korrekt och aktuell lista över den utrustning du har tillgång till, både fysisk och molnbaserad.
Bedöm vad du behöver
När du har skaffat det du behöver finns det andra delar av resurshanteringen för utrustning. Underhåll är till exempel en viktig uppgift inom projektresurshantering som rör utrustning. Om du åtgärdar något innan det går sönder kan du undvika onödiga och oväntade kostnader längre fram.
Omfördela vid behov
Ibland kan du flytta en utrustningsdel till en annan uppgift om den står oanvänd för en uppgift, så att produktionen fortsätter. Det är inte alltid meningsfullt att fördela utrustningsresurser jämnt mellan uppgifter.
Ta reda på hur du ska använda utrustningen där ditt eller dina projekt behöver den mest. Det här är en föränderlig situation som kan dra nytta av ett verktyg för resursplanering. Programvara kan hjälpa till inte bara med fördelningen av utrustning nu, utan även med att förutse när du kan behöva omfördela den längre fram.
6. Bemästra budgethantering
Den resurs som överraskande nog oftast förbises när projektresurser planeras är faktiskt pengar. Ekonomiska resurser är möjliggöraren som ger dig tillgång till de personer och den utrustning du behöver – det är bränslet för bränslet.
Enligt FinancesOnline misslyckas 28 procent av projekten på grund av felaktiga kostnadsberäkningar. Att överskrida budgeten kommer tydligt att påverka projektets resultat negativt. Att hamna under budget är dock inte alltid fördelaktigt heller. Ledningen kan se avvikelsen och tänka att företaget kunde ha använt de medel som tilldelats ditt projekt någon annanstans. Den viktigaste principen vid budgetering är noggrannhet.
För projektledare innebär detta ett ökat fokus på kostnadshantering. För att hålla kostnaderna i linje måste du fördela rätt budgetresurser. Din budget sätter faktiskt gränserna för hanteringen av dina övriga resurser.
Uppgifter inom budgeterad resurshantering
Budgeterad resurshantering omfattar fyra huvudsakliga uppgifter:
- Planering: Identifiera de resurser du kommer att behöva innan projektet börjar.
- Beräkning: Kvantifiera kostnaderna som krävs för att skaffa de resurser du identifierade i planeringsfasen.
- Budgetering: Tilldela ett ekonomiskt värde till varje uppgift, placera in uppgifterna i en tidsplan och fastställ milstolpar för att bedöma effektiviteten.
- Kontroll: Mät projektets faktiska kostnader mot budgeten och genomför en plan för att begränsa eventuella kostnadsavvikelser.
Att anpassa ekonomin efter resurserna ligger till grund för projektets framgång. Om dina resurser inte uppfyller de nödvändiga kraven riskerar du att försena tidsplanen och öka kostnaderna. Om dina resurser är överkvalificerade kan kostnaderna skjuta i höjden.
Utmaningar med resursfördelning
Trots noggrann resursplanering kan oförutsägbara situationer uppstå under ett projekts gång. Sjukdagar, försenade leveranser och förändrade kundkrav är bara några av de oväntade händelser som kan tvinga dig att snabbt anpassa din resursplan. När sådant händer och de tilldelade resurserna inte kommer att räcka för projektets behov, står du inför en resursallokeringsutmaning.
Resurshantering använder två huvudsakliga metoder för att lösa dessa utmaningar: resursutjämning och resursanpassning. Resursutjämning ändrar eller förlänger en projektplan för att anpassa den efter resursens tillgänglighet. När deadlines däremot inte kan ändras hittar resursanpassning ett sätt att justera resurstillgängligheten.
Anta till exempel att ett annat projekt delar på de mänskliga resurser du behöver för en uppgift. Med resursanpassning kan du ändra schemat så att uppgiften fördröjs tills medarbetarna är fullt tillgängliga.
Eller så kan du tidigarelägga andra uppgifter som medarbetarna kan slutföra nu. Ett annat alternativ är att anställa fler medarbetare. Oavsett vilket slutför du projektet inom samma tidsram. Kort sagt har du ”jämnat ut” medarbetarnas toppbelastning.
Om du däremot använde resursutjämning i samma situation skulle du kanske helt enkelt öka uppgiftens varaktighet. I så fall arbetar medarbetarna färre timmar varje dag. Eller så kan färre medarbetare slutföra uppgiften. Detta kan, men behöver inte, leda till att projektets totala varaktighet ökar.
Använda programvara för resurshantering
Kommer du ihåg att jag i början sa att ett bra verktyg för resurshantering inte var till någon nytta utan rätt överväganden kring resurshantering? När du väl har omsatt dessa överväganden i praktiken kan rätt verktyg för resurshantering börja göra underverk för hur du skalar upp din organisations projektportfölj.
Det kan också ge en enorm konkurrensfördel. I en annan undersökning från Wellingtone bekräftade endast 23 procent av de svarande i en annan undersökning att de använder en programvarulösning för resurshantering för hantering av projektportföljer.
Så hur hjälper det?
Programvara för resurshantering hjälper dig att snabbt schemalägga och få en bättre förståelse för projektteamets tillgänglighet och kompetenser. Den hjälper dig att komma bortom frågan ”vem är tillgänglig” så att du kan börja fråga ”vem är bäst lämpad för jobbet?”.
Du kan till exempel para ihop en dataforskare som brinner för patienters dataintegritet med det vårdprojekt som startar om 10 veckor. Eller så kan du besluta att bemanna projektet med 2 designers på mellannivå under handledning i stället för att använda din huvuddesigner, som tar tre gånger så mycket betalt. Ännu bättre är att du kan utforska teamets kompetenser för att se om du kan utveckla ett nytt tjänsteerbjudande.
Detta är också ett sätt att skapa en mer positiv och produktiv arbetsmiljö: när teamet vet att deras intressen, utvecklingsområden och mål tas med i beräkningen när de tilldelas arbete, är det mer sannolikt att de känner sig engagerade och entusiastiska inför sin arbetsdag.
Teknik hjälper också till att skapa visuella representationer av arbetsbelastningen. Ett av de mest användbara sätten att illustrera projektaktiviteter är att använda ett Ganttschema. Ett Ganttschema är ett stapeldiagram som ger en visuell bild av hela projektet, inklusive projektets fullständiga omfattning och tidsplaner. Om du fakturerar baserat på dagspriser är det ett enkelt sätt att visualisera kostnaden i relation till teammedlemmarnas tillgänglighet. Det är också användbart för att se var aktiviteter som ligger utanför den kritiska kedjan kan omorganiseras för att få rätt person för jobbet.
Dessa visuella hjälpmedel gör det dessutom lättare för projektteamets medlemmar att förbereda sig inför och övergå mellan uppgifter. De skapar också en känsla av samhörighet och personligt ansvar – varje medarbetare kan tydligt se hur en enskild uppgift bidrar till projektplanen.
Vad händer härnäst?
Vill du lära dig mer om hur du bemästrar resurshantering? Ta en titt på våra expertutformade kurser i projektledning från DPM-skolan.
