Ressursplanlegging: Viktighet og hvordan du gjør det effektivt
Ressursplanlegging er et grunnleggende element i prosjektledelse. Det innebærer å forutsi, organisere og fordele alt fra personer og utstyr til budsjett og tid som kreves for å oppfylle prosjektmålene.
Denne planleggingen sikrer at de riktige ressursene er tilgjengelige på riktig tidspunkt, og forebygger forsinkelser, kostnadsoverskridelser og overarbeidede team.
Hva er ressursplanlegging?
Ressursplanlegging er en del av ressursanalysen og prosessen med å fastslå hvordan en virksomhet skal fordele ressurser i et prosjekt, for eksempel ved å tildele oppgaver til personer basert på ferdighetene og tilgjengeligheten deres.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det bidrar til å balansere etterspørsel og kapasitet på tvers av prosjekter, slik at du kan overholde stramme tidsplaner og håndtere interessentenes forventninger.
Planleggingsprosessen for ressursstyring omfatter identifisering, fordeling og håndtering av ressursene som kreves for å gjennomføre et bestemt sett med oppgaver eller nå et spesifikt mål, vanligvis ved hjelp av programvare for ressursstyring.
Det er en proaktiv aktivitet som tar for seg det som er planlagt for prosjektet, og sikrer at alle typer ressurser, inkludert personer, materialer, verktøy og økonomi, er tilgjengelige når prosjektet trenger dem. Selv IT-tjenester krever ressursplanlegging.
Som prosjektleder er du én av flere roller som har ansvar for ressursstyring og ressursplanlegging. Dette skyldes at du kjenner prosjektkravene og prosjektplanen inngående.
Hvordan fungerer ressursplanlegging?
Ressursplanlegging er utformet for å sikre at hvert prosjekt har det som trengs for å lykkes, samt forutsi og redusere fremtidige problemer. Ressursplanlegging er også grunnleggende for å utvikle strategier for håndtering av flere prosjekter, noe som bidrar til å unngå konflikter og sikre levering i tide.
Det fungerer ved at man fortløpende og i sanntid kartlegger ressursutnyttelsen og tilgjengeligheten, slik at du ikke ender opp med flaskehalser i prosjektene eller underutnyttede ressurser. For skyinfrastruktur gir programvare for styring av skyressurser denne synligheten på tvers av skyressurser.
Her er noen av de viktigste punktene du bør vurdere når du gjennomfører ressursplanleggingsprosessen:
- Ressurser: En liste over de tilgjengelige ressursene for et prosjekt danner grunnlaget for planen din. Visualisering av ressurstilgjengelighet er til stor hjelp, ettersom listen vanligvis utarbeides på portefølje- eller virksomhetsnivå, og ressursene ofte deles mellom prosjekter.
- Kostnad: Du følger vanligvis både den direkte kostnaden for ressursene for virksomheten og faktureringssatsen som representerer kostnaden for kunden. For menneskelige ressurser registrerer du timeprisen, slik at den kan multipliseres basert på tiden som brukes.
- Tilgjengelighet: Hvis du vil unngå forsinkelser og ressurskonflikter, må du forstå tilgjengeligheten til hver ressurs. For fysiske ressurser bør du ta hensyn til begrensninger som leveringstid ved bestilling.
- Ansvarsområder: Når du har identifisert de nødvendige ressursene, fordeler du ansvarsområder slik at teammedlemmene forstår hva som forventes av dem.
- Avhengigheter: Dette er forholdet mellom ressurser. Det vil være situasjoner der bestemte ressurser ikke er tilgjengelige eller ikke fungerer før spesifikke prosjektoppgaver er fullført. Det er viktig å planlegge for disse situasjonene, ettersom avhengigheter lett kan føre til at hele prosjekter sporer av.
Slik utfører du ressursplanlegging: 6 faser
Det finnes 6 faser i ressursplanleggingsprosessen:
- Kartlegge kommende prosjekter: Du kan ganske enkelt velge å se på organisasjonens verktøy for porteføljestyring av prosjekter eller samarbeide med andre prosjektledere for å finne ut hva som kommer. Finn ut om du bare trenger å planlegge for ett prosjekt, eller flere prosjekter som skal gjennomføres samtidig.
- Identifisere og anslå ressursbehovene for hvert prosjekt: Fastslå hvilke typer og mengder ressurser som trengs for hvert prosjekt, ved å bruke historiske prosjektdata.
- Fastslå tilgjengeligheten av disse ressursene: Kontroller den interne og eksterne tilgjengeligheten av ressurser for å se om kapasitet og tidsplaner samsvarer tilstrekkelig.
- Bestemme hvor hver ressurs brukes best: Tildel ressurser til de spesifikke oppgavene og prosjektene de egner seg best til, basert på ferdigheter, erfaring, prosjektkrav og prosjektets livssyklus. Lag en reserveplan; det er uklokt å bygge hele prosjektets tidsplan rundt én fremgangsmåte i tilfelle (eller mer presist: når) noe endrer seg.
- Fordele ressursene dine for hvert prosjekt: Lag en plan for hvert prosjekt som beskriver metodene for ressursstyring du planlegger å bruke, bruken av hver ressurs og beredskapsplaner. Se på dokumentasjon av erfaringer, for eksempel tidligere prosjektplaner, risikoregistre, budsjetter og/eller retrospektiver, for å fordele økonomiske ressurser, tidsressurser og personell på riktig måte og unngå potensielle fallgruver.
- Følge opp prosjektene dine: Ta i bruk egnede verktøy for prosjektstyring, inkludert tidsplaner og ressursbruk, og juster planen etter behov for å håndtere endringer og utfordringer. Du kommer sannsynligvis til å flytte ressurser rundt hele tiden etter hvert som prosjektet skrider frem.
Det finnes mange maler for ressursplanlegging som du kan bruke til å fremskynde denne prosessen og spare tid og innsats.
Betydningen av ressursplanlegging
Når organisasjoner investerer tid i å planlegge fremover, forhindrer de feil underveis. Ressursplanlegging (med et snev av aktiv ressursstyring) er en av de viktigste delene av prosjektstyring som kan bidra til å sikre at prosjektet lykkes.
Tror du ikke på meg?
Ifølge Project Management Institutes undersøkelse «Pulsen i yrket» mente 23 prosent av organisasjonene som ble undersøkt, at utilstrekkelig ressursprognostisering var en av de viktigste årsakene til at et prosjekt mislykkes.
Derfor er det viktig å anerkjenne betydningen av prognostisering i prosjektstyring.
Prognostisering og ressursplanlegging er avgjørende … det gir meg en bedre indikasjon på om vi trenger et større budsjett eller må kutte en funksjon.
Her er noen grunner til at ressursplanlegging og ressursprognostisering er nødvendige deler av prosjektstyring:
- Synlighet for ressurser og tidslinjer: Ressursplanlegging kan øke prosjektsynligheten, ettersom det kan hjelpe deg med å se tydelig hvordan logistikken i ett prosjekt passer sammen med andre prosjekter i selskapet. Dette kan eliminere problemer som motstridende tidsfrister eller misforståelser. Et Gantt-diagram viser for eksempel den overordnede prosjektplanen og alle trinnene som bidrar til den, slik at det blir enklere å identifisere områder der teamene kan være overbelastet.
- Fordeling av ressurser: Du kan bruke verktøy for ressursplanlegging til å identifisere riktig medarbeider for et bestemt prosjekt. Ved å ta deg tid til å planlegge bemanningen strategisk sikrer du at du bruker de riktige ressursene og utvikler teammedlemmenes spesialiserte ferdigheter.
- Ansvarlighet for tidsbruk: Du kan bruke programvare for prosjektsporing til å holde oversikt over hvor mye tid medarbeiderne bruker på et prosjekt, sammenlignet med de opprinnelige forventningene. Denne ansvarligheten bidrar til å identifisere produktivitetsproblemer tidlig og forhindre konflikter ved ressursplanlegging som kan oppstå hvis et prosjekt blir forsinket.
- Prognostisering av fremtidige ressurser: Du kan lage prognoser for hvilke ressurser du vil trenge i fremtiden, basert på data fra pågående prosjekter. Det er viktig å beregne ressursbehovet og gjennomføre kapasitetsplanlegging for å sikre at du ikke blir hindret av ressursmangel. (Finn ut her hvordan kapasitetsplanlegging og ressursplanlegging skiller seg fra hverandre.)
- Budsjettanalyse: Bedrifter kan bruke ressursplanlegging til å gjennomføre en detaljert analyse av prosjektbudsjettet. Bedriftseiere kan fastslå kostnadene for hver del av et kommende prosjekt for å sikre at prissettingen er riktig og bidrar til lønnsomhet.
- Fleksibilitet: Ressursplanlegging gjør det mulig å utarbeide en plan B (eller plan C) for tilfeller der én eller flere av ressursene dine ikke er tilgjengelige, eller kapasiteten endres (for eksempel hvis et teammedlem slutter i avdelingen eller selskapet).
Dette bør du unngå ved ressursplanlegging
Ressursstyring er en viktig del av prosjektstyring, men det finnes også utfordringer knyttet til denne arbeidsflyten. Ta hensyn til følgende risikofaktorer, slik at du kan unngå vanlige feil:
- Å ikke forstå behovene dine: En ressursplan er ikke effektiv hvis den ikke gjenspeiler alle de forventede behovene dine og alle tilgjengelige ressurser på en nøyaktig måte. Ta høyde for alt du vet, slik at du unngår overraskelser senere.
- Å ikke følge opp resultater: Sammenlign prognosene dine med resultatene. Samsvarte de estimerte ressurskostnadene med de faktiske kostnadene? Tok et prosjekt flere timer enn forventet? Analyser disse resultatene for å identifisere forbedringsområder og lage bedre prosjektplaner i fremtiden.
- Å ikke holde teamene ansvarlige for forpliktelser: Hold teamet ansvarlig for tidsfristene sine (uten å være urealistisk). Still tydelige forventninger og følg opp manglende forpliktelser for å hjelpe teamet med å holde kursen.
- Å ikke forutse behov for ansettelser: Planlegg behov for ansettelser langt i forveien. Hvis bemanningen er for knapp, kan medarbeidernes moral bli svekket. Hvis bemanningen er for omfattende, betaler du for unødvendige ressurser. Ved å anslå fremtidige behov får du tid til å lære opp nye medarbeidere og ta høyde for utskiftninger.
- Å ikke begrense omfangsutglidning: Avklar tydelige forventninger med teamet og kunden om hva som er og ikke er inkludert i et prosjekt. Programvare for ressursstyring av kunder kan bidra i denne prosessen ved å gi oversikt over tilgjengelige ressurser og prosjektomfang. Vurder også å inkludere tids- og ressursbuffere for å håndtere uventede endringer, slik at tidsplanen holder seg på sporet.
Ved å jevnlig utvikle ferdighetene dine innen ressursstyring kan du forutse disse utfordringene før de oppstår.
Anbefalte verktøy for ressursplanlegging
Programvare for ressursstyring eller verktøy for ressursplanlegging gjør ressursplanlegging enkelt.
Disse verktøyene hjelper deg med å administrere og lagre informasjon som teammedlemmenes timeplaner, kapasitet, ideelle utnyttelsesgrader og ferdighetssett, slik at du har all relevant informasjon du trenger for å lage en nøyaktig ressursplan. Du finner også spesifikk programvare for kapasitetsplanlegging her.
Her er listen vår over de beste programvareverktøyene for ressursstyring:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du trenger et rimelig alternativ for å komme i gang, kan du se listen vår over gratis programvare for ressursstyring eller denne listen over programvare for ressursstyring med åpen kildekode.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og eksempelmateriale, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
