La Guida Definitiva al Flusso di Lavoro per la Gestione dei Documenti

Un flusso di lavoro di gestione documentale ben implementato garantisce che i documenti siano accessibili alle persone che dovrebbero vederli e inaccessibili a chi non dovrebbe, in conformità con tutti gli standard di conformità e normativi applicabili. 

Scopri di più sugli altri tipi di gestione dei flussi di lavoro qui.

Perché sono importanti i flussi di lavoro di gestione documentale?

I flussi di lavoro di gestione documentale sono molto importanti per questi motivi: 

• Efficienza: Snellire la creazione, l'archiviazione, il recupero e la gestione della documentazione riduce il tempo e l'impegno necessari per la gestione dei documenti. Se ben strutturato, tutti coloro che devono avere accesso ai documenti del progetto sanno dove trovarli e non hanno bisogno di aiuto per reperire ogni file. 
• Accesso e recupero: I flussi di lavoro di gestione documentale sono fondamentali quando si cerca un'informazione, soprattutto quando occorre rapidamente! Evita i disagi legati alla ricerca incessante dei documenti implementando un flusso di lavoro dedicato. Questi vantaggi si ottengono soprattutto implementando un sistema di gestione documentale che standardizzi il modo in cui i file sono archiviati, recuperati e protetti.
• Requisiti normativi: Come accennato sopra, esistono importanti requisiti normativi che coinvolgono molti settori e progetti. Settori come farmaceutica, sanità, finanza e pubblica amministrazione hanno normative molto severe riguardo la gestione, la conservazione e la privacy dei documenti. Un flusso di lavoro di gestione documentale robusto e spesso rigido aiuta a garantire il rispetto di tali regolamenti, consentendo a progetti e organizzazioni di evitare sanzioni legali o finanziarie.
• Tracciabilità delle modifiche: È fondamentale avere una tracciabilità delle modifiche in cui tutti possano avere fiducia. I flussi di lavoro di gestione documentale devono essere progettati per creare una cronologia chiara delle revisioni dei documenti e dei record di controllo degli accessi, utili a seguire un documento lungo il flusso di lavoro e garantire la conformità e l'efficienza operativa. 

Benefici dei flussi di lavoro di gestione documentale

I flussi di lavoro di gestione documentale non sono importanti solo per l’azienda nel suo complesso; rendono anche la vita più facile a chi ricopre ruoli come project manager o stakeholder. 

• Aumento della produttività: Secondo uno studio di IDC, il 45% delle aziende ha dichiarato che i flussi di lavoro di gestione documentale migliorerebbero la produttività. Ancora meglio, puoi portare tutto al livello successivo utilizzando l'AI per automatizzare le attività di routine come l’inserimento dei dati e il recupero dei documenti, oppure implementando l'orchestrazione dei flussi di lavoro per coordinare queste automazioni tra strumenti e team—così che i dipendenti possano concentrarsi su attività più strategiche.
• Coerenza e standardizzazione: Quando sono implementati con efficacia e rispettati da tutti, i flussi di lavoro di gestione documentale forniscono un metodo coerente per la gestione di tutti i documenti, garantendo che ogni documento venga processato nello stesso modo, minimizzando errori e incoerenze (cioè meno rilavorazione e meno tempo trascorso per correggere errori). 
• Collaborazione migliorata: Se usati con regolarità, i flussi di lavoro di gestione documentale facilitano una migliore collaborazione tra tutte le parti coinvolte, stabilendo aspettative chiare su come devono andare le cose e su come devono essere documentate.
• Chiarezza su chi ha fatto cosa e quando: Ti sei mai chiesto chi ha modificato il tuo documento? Chi ha cambiato un prezzo o perché un termine è stato rimosso da un project charter? I flussi di lavoro di gestione documentale possono risolvere questo problema tenendo traccia esatta di chi cambia cosa, e quando. 
• Migliore sicurezza: I flussi di lavoro di gestione documentale prevedono protocolli di sicurezza che impediscono l'accesso alle informazioni sensibili a persone non autorizzate. Presta attenzione alla sicurezza per evitare le complicazioni derivanti dalle violazioni di dati.
• Migliore conformità: I flussi di lavoro di gestione documentale facilitano la conformità alle normative creando e mantenendo una documentazione adeguata (tramite uno strumento come Jotform, ad esempio) e garantendo un accesso facile ai documenti durante le verifiche.

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Processo di workflow dei documenti

In generale, questi sono i passaggi di un workflow documentale efficace: 

1. Crea il documento

Il primo passaggio del workflow è la creazione del documento. Una buona pratica in questa fase è utilizzare modelli o formati standardizzati con un software di gestione documentale per garantire coerenza tra i diversi tipi di documenti. Ad esempio, un contratto può essere redatto utilizzando un modello con termini e formattazioni standard per assicurarsi che tutti i requisiti legali siano rispettati, senza dover consultare ogni volta il team legale ogni volta che il documento viene utilizzato. 

2. Tieni traccia delle versioni

Il controllo delle versioni assicura che le modifiche ai documenti vengano monitorate e registrate. Ogni volta che un documento viene modificato o aggiornato, il sistema salva una nuova versione, spesso etichettandola con il nome dell'editor, la data della modifica e altri importanti metadati relativi al documento.

Nei progetti con ritmi accelerati, possono succedere più modifiche contemporaneamente in tempo reale, rendendo fondamentale il controllo delle versioni dei documenti e l'utilizzo di qualche tipo di software di controllo versioni dei documenti o software per il confronto dei documenti. 

3. Ottieni l'approvazione del documento

Un workflow di approvazione dei documenti comporta la revisione e l'approvazione da parte delle persone autorizzate prima che il documento venga finalizzato e utilizzato operativamente. In alcuni casi, possono essere richiesti più livelli di approvazione.

Il processo di approvazione dei tuoi documenti dipenderà dalla cultura della tua organizzazione e dalle regole che regolano la distribuzione dei documenti.

Consiglio dell’esperto

Le persone tendono a ignorare le richieste di approvazione quando vengono inviate senza contesto o un tocco umano. Se vuoi che le persone approvino tempestivamente, prova a inviare le richieste di approvazione quando sei con l’approvatore, di persona o virtualmente. In questo modo, chi deve approvare può visionare il documento e porre eventuali domande subito, riducendo il numero di passaggi avanti e indietro.

4. Distribuisci il documento

Distribuire il nuovo documento significa fornirlo, inviarlo o comunque renderlo disponibile alle persone che devono accedervi. Forma il tuo team su dove trovare i documenti e imposta correttamente le autorizzazioni.

Un altro modo per gestire la distribuzione dei documenti è costruire un processo che invii specifici documenti a persone selezionate a intervalli definiti. Un esempio può essere l'impostazione di un'automazione per un workflow di gestione progetto che distribuisca documenti di aggiornamento del progetto a tutti gli stakeholder in un preciso momento ogni settimana. 

5. Conserva il documento

Una volta distribuito il tuo documento, potresti dover rispettare regole specifiche di conservazione dei documenti che impongono a te e alla tua organizzazione di trattenere i documenti per un periodo predeterminato per motivi operativi o di conformità. Le regole sulla conservazione dei documenti variano a seconda del settore. 

Ad esempio, avvocati e commercialisti generalmente devono conservare i documenti per sette anni (puoi anche utilizzare software di gestione progetti per studi legali o software di gestione progetti contabili a questo scopo). Nel settore delle Risorse Umane, il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede ai datori di lavoro di conservare i registri per almeno tre anni, così che siano prontamente disponibili in caso di controversie con il Dipartimento del Lavoro. 

6. Archivia il documento

Archiviare un documento significa trasferire i documenti che non vengono più utilizzati attivamente in uno spazio di archiviazione sicuro, progettato per la conservazione a lungo termine, consentendo però l'accesso in caso di necessità. Archiviare i documenti aiuta a liberare spazio nell'archivio attivo mantenendo allo stesso tempo tutti i tuoi documenti sicuri e disponibili qualora dovessero servire per un futuro progetto o una richiesta di conformità. 

Il tuo processo di gestione dei flussi di lavoro documentali può davvero diventare dipendente dalle funzionalità e dalla struttura dello strumento di gestione documentale che utilizzi. Per uno strumento più flessibile, ti consigliamo di provare un sistema di gestione documentale open source.

Tipi di flussi di lavoro documentali

Non tutti i flussi di lavoro documentali funzionano allo stesso modo: alcuni seguono un ordine rigoroso, mentre altri consentono che più attività vengano svolte contemporaneamente. Ecco alcuni dei tipi più comuni di flussi di lavoro di gestione documentale:

• Flusso di lavoro sequenziale: I documenti procedono lungo un percorso lineare e predefinito in cui ogni fase deve essere completata prima di passare alla successiva. Questo metodo garantisce una revisione e un'approvazione approfondite, ma può richiedere molto tempo.
• Flusso di lavoro parallelo: Più attività o approvazioni avvengono contemporaneamente, consentendo a diversi stakeholder di lavorare sullo stesso documento allo stesso tempo. Questo approccio accelera i processi ma può comportare sfide nel controllo delle versioni.
• Flusso di lavoro dinamico: Conosciuti anche come flussi di lavoro ad hoc, sono processi flessibili che possono modificare il percorso in base a condizioni specifiche o decisioni prese durante il flusso di lavoro. Questi flussi di lavoro sono adattabili, ma possono diventare complessi da gestire.
• Flusso di lavoro basato su regole: Automatizza l'instradamento dei documenti sulla base di regole e criteri predefiniti, assicurando coerenza e riducendo l'intervento manuale. Sebbene efficiente, questo processo richiede un'attenta pianificazione per impostare regole appropriate.

Casi d'uso dei flussi di lavoro di gestione documentale

Ecco alcuni casi d'uso in cui i flussi di lavoro di gestione documentale possono semplificarti la vita: 

• Documentazione di progetto: Un flusso di lavoro per la gestione documentale garantisce che i documenti siano correttamente versionati, archiviati e accessibili ai membri del team, consentendo un monitoraggio e aggiornamenti di progetto efficienti. 
• Documenti strategici: I flussi di lavoro di gestione documentale aiutano a tenere organizzati i documenti strategici, fornendo chiarezza su cosa è cambiato, quando e chi lo ha approvato. La gestione dei flussi di lavoro aiuta anche a distribuire i documenti strategici alle persone giuste per la revisione e il feedback in modo sicuro ed efficiente (pensiamo a notifiche automatiche e approvazioni tracciate). 
• Statements of work (SOWs): Quando si crea uno statement of work, è fondamentale che qualcuno lo firmi e lo approvi ufficialmente prima di iniziare i lavori. L'automazione dei flussi di lavoro documentali aiuta a mantenere organizzato questo processo e traccia modifiche e approvazioni lungo il percorso, così i termini del progetto sono chiari e facilmente accessibili. 
• Documentazione legale e contratti: La documentazione legale e i contratti sono spesso altamente sensibili, e i flussi di lavoro documentali supportano l'archiviazione sicura, la revisione tempestiva e la tracciabilità delle revisioni apportate a questi documenti. Questo mantiene la conformità e gli standard legali e fornisce un facile accesso per fini di audit o contenziosi.
• Documentazione delle risorse umane: La documentazione delle risorse umane è solitamente sia sensibile sia legalmente vincolante. Contratti di lavoro, accordi di cessazione, domande di impiego, documentazione sui benefit e valutazioni delle performance sono perfetti per essere gestiti tramite processi di gestione documentale, al fine di garantirne accuratezza, riservatezza e conformità.

Scopri di più su altri casi d'uso e vantaggi dei sistemi di gestione documentale.

Come impostare un flusso di lavoro documentale

Ora che sei pronto per implementare un flusso di lavoro documentale, è fondamentale sapere da dove cominciare. Segui questi passaggi per creare un sistema su misura per le esigenze specifiche del tuo team:

1. Raccogli i requisiti: Consulta gli stakeholder per identificare i tipi di documenti, i processi e le necessità di conformità. Questa comprensione guiderà la progettazione del tuo workflow.
2. Mappa i processi esistenti: Analizza le procedure attuali di gestione dei documenti per individuare colli di bottiglia, inefficienze e aree complessive di miglioramento.
3. Definisci le fasi del workflow: Descrivi ogni fase che un documento attraverserà, dalla creazione all’archiviazione. Specifica le azioni, i responsabili e i punti decisionali.
4. Seleziona il software appropriato: Scegli un sistema di gestione documentale o uno strumento di collaborazione sui documenti che sia in linea con le tue esigenze e supporti il workflow definito. Assicurati che offra funzionalità essenziali come il controllo delle versioni e i permessi di accesso.
5. Imposta automazioni: Implementa regole di automazione dei processi per attività ripetitive come approvazione dei documenti, notifiche e categorizzazione. L’automazione delle attività di routine riduce gli errori, migliora l’efficienza e garantisce coerenza.
6. Configura il sistema: Imposta il software secondo i workflow personalizzati specifici della tua organizzazione, inclusi i campi di metadati, i ruoli degli utenti e le notifiche automatiche.
7. Forma il tuo team: Fornisci una formazione approfondita per garantire che tutti gli utenti comprendano il nuovo sistema e i ruoli nel workflow. Questo faciliterà l’adozione e l’utilizzo coerente.
8. Monitora e ottimizza: Esamina regolarmente le prestazioni del nuovo workflow e raccogli feedback dagli utenti. Apporta modifiche quando necessario per migliorare l’efficienza e risolvere eventuali problemi.

Strumenti per i workflow di gestione documentale

Sono finiti i tempi delle buste della posta interna e dei grandi timbri di approvazione verdi. Gli strumenti software basati su cloud per i workflow documentali rappresentano un grande aiuto nella gestione dei documenti, includendo funzionalità per la creazione di documenti elettronici, la modifica, la gestione delle approvazioni, l’impostazione di regole di conservazione e l’archiviazione dei documenti. 

Ecco un elenco dei migliori strumenti software per la gestione dei workflow. Possono essere utilizzati per la gestione documentale, ma anche per altri tipi di workflow.

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1. 1. monday.com — Best for automating manual processes
2. 2. Wrike — Best for reconnecting siloed teams
3. 3. TaxDome — Best for setting dependencies
4. 4. Qntrl — Best for workflow orchestration
5. 5. Quickbase — Best for dynamic work management
6. 6. Celigo — Best with 1,000+ prebuilt app connectors
7. 7. Nanonets — Best for AI-driven workflow automation
8. 8. Quixy — Best for drag-and-drop workflows
9. 9. Cflow — Best for growing organizations
10. 10. Nifty — Best for team communication

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L’elenco di strumenti sopra citato è ottimo per la gestione documentale, ma se hai bisogno di qualcosa in più puoi provare queste opzioni più specifiche: 

• Potenti sistemi di gestione documentale (DMS) per aziende che necessitano di un ampio spazio di archiviazione, organizzazione intelligente e recupero rapido dei file per prevenire disordine e inefficienza.
• Software di gestione delle risorse digitali per gestire risorse come materiali di marketing, loghi e foto di prodotto, con avanzati strumenti di tag e metadati per garantire che i documenti digitali siano facili da trovare.
• Sistemi di gestione documentale per aziende pensati per imprese di grandi dimensioni che necessitano di maggiore sicurezza, archiviazione scalabile e capacità intelligenti di indicizzazione della ricerca.
• Software per la condivisione di file che i team possono utilizzare per scambiare file internamente e con i clienti, mantenendo il controllo delle versioni e la corretta gestione degli accessi.
• Software per la gestione dei workflow di progetto per coordinare attività, monitorare i progressi e gestire documenti nel contesto di obiettivi di progetto più ampi.
• Software workflow open-source per team che necessitano di strumenti personalizzabili, economici e con pieno controllo su funzionalità e integrazioni.
• Software di workflow per grandi aziende progettato per organizzazioni di ampia scala che vogliono gestire flussi di lavoro complessi, ottimizzare la gestione dei documenti, garantire la conformità e integrarsi con i sistemi ERP.
• Software di controllo documenti per gestire permessi, versioni e archiviazione dei documenti.

Best practice per i workflow di gestione documentale

Queste best practice miglioreranno i tuoi processi aiutandoti a evitare rifacimenti, confusione e mal di testa:

• Non sottovalutare l’importanza della sicurezza dei documenti. Alcuni documenti non devono essere visibili a tutti i membri del team. È davvero necessario che i tuoi dipendenti vedano i contratti e le tariffe dei collaboratori a progetto? Non può venirne nulla di buono, quindi assicurati di gestire efficacemente la sicurezza di tutti i tuoi documenti, anche quelli all’interno del team di progetto. 
• Considera sempre l’automazione. Utilizza l’automazione dei flussi di lavoro per gestire il controllo dei documenti, gli aggiornamenti delle versioni, gli instradamenti e le approvazioni. Un ottimo modo per iniziare è adottare un software per l’automazione dei flussi di lavoro che automatizzi avvisi e promemoria per revisioni e approvazioni. Promemoria: documentare i tuoi flussi di lavoro sin dall’inizio semplificherà il processo di automazione degli stessi.
• Scegli lo strumento giusto per il lavoro. Considera un solido DMS che gestisca il ciclo di vita dei tuoi documenti e sia in grado di supportare i tuoi diversi casi d’uso. Può inoltre semplificare attività ripetitive come l’inserimento dati assicurando al contempo un corretto controllo degli accessi e la sicurezza dei documenti. Ad esempio, una clinica sanitaria potrebbe aver bisogno di un DMS che supporti sia documenti elettronici che cartacei e integri funzionalità per la scansione dei documenti cartacei in un sistema informatico per la conservazione a lungo termine.
• Prova a integrare la gestione documentale con altri sistemi e processi aziendali. Questo contribuirà a facilitare il trasferimento fluido delle informazioni tra sistemi e reparti. Non si tratta di una soluzione da impostare e dimenticare. Le integrazioni richiedono manutenzione per continuare a funzionare mentre ogni strumento dei fornitori evolve, quindi sii pronto ad apportare modifiche lungo il percorso. Le integrazioni comuni della gestione documentale includono i CRM, i sistemi di gestione e archiviazione documentale cloud, i software per il flusso dei processi e altre applicazioni per processi aziendali. 
• Punta al miglioramento continuo. Oltre a stare al passo con le modifiche alle integrazioni, la gestione documentale richiede un adattamento costante per sfruttare le nuove tecnologie e allinearsi alle pratiche aziendali in evoluzione. Chiedi feedback a colleghi e stakeholder sul processo e monitora i progressi delle tecnologie di gestione documentale per perfezionare e aggiornare costantemente i tuoi processi e sistemi. 

Oltre ai consigli specifici per i flussi di lavoro, seguire più ampie best practice per la gestione dei documenti come l’archiviazione centralizzata, permessi di accesso chiari e convenzioni di denominazione coerenti può migliorare tutto il tuo ecosistema documentale.

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