Vincoli nella Gestione dei Progetti: Tipi e Come Gestirli
Per mia esperienza, avviare una piccola impresa è come gestire qualsiasi altro progetto, tranne che nelle startup di piccole imprese ci sono probabilmente più vincoli. Gli imprenditori inoltre tendono a sovraccaricarsi di compiti, incontrando i limiti delle risorse molto più frequentemente a causa della mancanza di sistemi e procedure di gestione progetti formalizzati.
In questo articolo, parlerò di cosa sono i vincoli di risorse nella gestione dei progetti. Presenterò molti esempi di vincoli progettuali per facilitarne la comprensione. Illustrerò poi alcuni metodi che puoi utilizzare per gestire i vincoli di risorse, in particolare per allocare risorse con richieste concorrenti e massimizzare la utilizzazione delle risorse. Successivamente ti indicherò gli strumenti che possono rafforzare le tue strategie di gestione delle risorse.
L'importanza di comprendere i vincoli di progetto
Immagina di essere il responsabile del programma di vaccinazione COVID-19 nella tua azienda. Il tuo obiettivo giornaliero è di 96 dosi. Poiché la tua azienda conta 960 persone, stimi che tutti riceveranno la prima dose in 10 giorni lavorativi.
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Dato un intervallo di 21 giorni tra una dose e l'altra, prevedi di concludere il progetto in 33 giorni di calendario.
Ottimo! I tuoi superiori hanno approvato il tuo piano di gestione del progetto e la relativa pianificazione.
Ma dopo cinque giorni dall'inizio della pianificazione vaccinale, sei molto indietro rispetto al tuo ritmo target, e ti chiedi: cosa è andato storto?
Be', molte cose. Avevi previsto 15 minuti per ogni persona dall'arrivo alla vaccinazione, ma in realtà ne sono serviti 20. E non hai considerato i ritardi. Avevi tre infermiere a disposizione, ma ne sarebbe servita almeno una in più per gestire le emergenze. E la sede era troppo piccola!
In poche parole: ti sei dimenticato di identificare e pianificare i vincoli di progetto. E sono proprio questi vincoli il motivo per cui sei in ritardo.
La Teoria dei Vincoli
Nell'ambito della Teoria dei Vincoli di Eliyahu Goldratt, i vincoli sono gli anelli deboli di un sistema. Secondo questo approccio, è possibile rafforzare i vincoli (o sfruttarli) per migliorare la produttività e il risultato finale.
Nella Teoria dei Vincoli, che nasce dall'industria manifatturiera, i vincoli creano i colli di bottiglia che rallentano la produzione e, in ultima analisi, il tasso con cui si guadagna denaro.
Per illustrare: in un impianto produttivo di scatole, il numero di scatole che una macchina può produrre al minuto rappresenta un chiaro vincolo. Se una macchina può realizzare solo 50 scatole al minuto, la produzione dello stabilimento è vincolata a 3.000 scatole all’ora e 24.000 in un turno di 8 ore.
Nella gestione progetti, la Teoria dei Vincoli fornisce una struttura per considerare i vincoli come fattori limitanti che possono essere gestiti o affrontati in modo sistematico, così che non rappresentino più un ostacolo al successo del progetto.
Non sto dicendo che i progetti non possano avere successo se sono presenti dei vincoli di gestione progettuale. Ma un vincolo di progetto ti limita e restringe le tue opzioni.
Se opportunamente calcolati, i vincoli nella gestione dei progetti non impediranno il raggiungimento dei risultati di successo.
Per questo motivo, un bravo project manager prende sempre in considerazione i vincoli della gestione progetti nei suoi piani di gestione e nei sotto-piani (ad esempio piano di gestione dell'ambito di progetto, piano del calendario risorse, piano delle risorse umane, piano di gestione delle risorse, ecc.).
Cosa sono i vincoli di risorse nella gestione dei progetti?
I vincoli di risorse nella gestione progetti sono ciò che sembrano: vincoli che limitano le risorse disponibili per un progetto.
Le risorse di project management sono gli input di cui hai bisogno per completare un progetto. Includono, ma non si limitano a, persone, attrezzature, tempo e denaro.
Un progetto vincolato dalle risorse è la norma, non l'eccezione. Un progetto è un'impresa temporanea, quindi il tempo è una risorsa vincolata. Ha un budget, quindi anche il denaro lo è.
Ci sono specifici membri del personale e persone coinvolte – e aggiungerne altri non è senza attrito – quindi anche le persone sono una risorsa vincolata. Hardware, software e altri strumenti – tutte risorse anch'esse limitate.
Tipi di Vincoli (La Teoria del Triplice Vincolo)
La teoria del triplice vincolo è un famoso quadro di riferimento per valutare le esigenze contrastanti in un progetto.
Dal punto di vista del modello dei triplici vincoli, i tre vincoli di tempo, costo e ambito costituiscono un triangolo che definisce i confini del progetto, da qui il soprannome triangolo di project management oppure triangolo di ferro.
- Il vincolo di tempo: I progetti hanno un lasso di tempo o calendario definito. Quanti giorni, settimane, mesi o anni richiederà il progetto? I progetti devono avere un inizio e una fine determinati. Concludere nei tempi stabiliti significa successo.
- Il vincolo di costo: I progetti hanno limiti di budget. Quanto denaro spenderai per il progetto? Il budget include salari, commissioni, costo delle materie prime, attrezzature, software e altri elementi.
- Il vincolo di ambito: I progetti hanno un ambito ben definito. Descrivi le consegne del progetto. Delinea i processi coinvolti. Questi e altri elementi costituiscono il documento di ambito del progetto.
Secondo la teoria del triplice vincolo, i vincoli di tempo, ambito e costo sono interconnessi.
Una modifica ad uno inevitabilmente comporta un cambiamento in almeno uno degli altri due. Cambia l’ambito del progetto, dovrai adattare il tempo oppure il costo. Come spesso dicono i project manager: se lo vuoi bello e veloce, spenderai di più.
Questo quadro di riferimento sottolinea la necessità di dare delle priorità. I project manager possono soddisfare solo uno o due vincoli alla volta, mai tutti e tre insieme.
Se vuoi minimizzare i costi (costo basso) e completare il progetto nel minor tempo possibile (breve durata), dovrai accettare dei compromessi sull’output del progetto (ambito). Non puoi averlo grande, veloce e a basso costo tutto insieme.
Esempio di Triplice Vincolo
Lascia che ti dipinga la scena.
Immagina di essere a capo di un progetto di preparazione di una torta. I vincoli di progetto in questo scenario includono:
- quanto presto hai bisogno della torta (tempo o calendario del progetto),
- quanto puoi spendere per prepararla (costo o budget del progetto), e
- quale gusto, colore, altezza, design e diametro dovrà avere (ambito del progetto).
Se lo stakeholder vuole una semplice torta al cioccolato a due piani, puoi concludere il progetto in circa quattro ore. Se invece desidera una:
- torta a cinque piani,
- con base di due metri,
- che sfida la gravità,
- al gusto cioccolato e vaniglia,
- in stile geode
Avrai bisogno di più ingredienti e componenti (aumento dei costi) e avrai bisogno di una settimana di tempo (allungamento dei tempi).
Se lo stakeholder ha bisogno della torta in 10 ore (compressione dei tempi), dovrai assumere personale aggiuntivo che dovrà lavorare dieci ore di fila.
Dovrai anche fornire strumenti che migliorano l'efficienza (più forni, un abbattitore, e un paio o più di impastatrici industriali, tra le altre cose).
L'esempio sopra dimostra, seppur in modo semplificato, una verità indiscutibile del project management. I vincoli di progetto competono tra loro e limitano le opzioni di esecuzione.
Per sottolineare ulteriormente il concetto, questo esempio del progetto per una torta dimostra l’interconnessione tra i vincoli di progetto.
Una torta semplice comporta una tempistica più breve. Una torta complessa richiede più tempo. Una torta complicata e tempi brevi comportano un costo maggiore a causa del project crashing (aggiunta di più personale e strumenti) oppure del fast-tracking (i supporti, le decorazioni, la farcitura e la glassa vengono realizzate mentre le torte sono in forno).
Vale anche il contrario. Se non puoi modificare il budget di progetto, dovrai adattare la complessità della torta e la tempistica del progetto.
Gestire i vincoli delle risorse di progetto, quindi, significa bilanciare i compromessi del progetto. Bisogna sacrificare qualcosa per ottenere qualcos’altro che si desidera di più.
Perciò, una torta geode a cinque strati, che sfida la gravità, al cioccolato e vaniglia, con un diametro di due metri alla base pronta in 10 ore con il budget iniziale limitato, è incredibile! Ma è anche impossibile.
Un Esempio di Vincoli nei Progetti: App Ecommerce
La nostra azienda ha sviluppato un’app mobile. Nulla di rivoluzionario—una semplice app di eCommerce. A differenza delle grandi piattaforme di e-commerce, è focalizzata in modo iper-locale e offre una piattaforma eCommerce per commercianti locali: agricoltori, negozi di alimentari, venditori online, negozi e ristoranti.
L'app ha due concorrenti: un’altra app eCommerce sviluppata localmente e una piattaforma eCommerce internazionale. La prima dà accesso ai consumatori a 150 commercianti, mentre l’altra a 450.
Il nostro obiettivo è raggiungere la piattaforma più grande aprendo almeno 450 negozi di commercianti sulla nostra app il prima possibile.
Siamo una start-up snella, quindi abbiamo solo un business development officer, Janjan. In un giorno tipo, presenta l’app a quattro commercianti e ne firma tre.
Tuttavia, dopo un mese di attività di sviluppo commerciale, la nostra app aveva solo 12 negozi aperti. Un’analisi delle sue attività ne ha rivelato il motivo.
Attività di Janjan
- Presenta l’app al commerciante target.
- Firma il nuovo commerciante.
- Aiuta il commerciante a preparare i materiali da inserire nell’app.
- Assiste nell’elenco dei prodotti che verranno inseriti nell’app.
- Scatta le foto dei prodotti.
- Mostra al commerciante come usare l’app e caricare i prodotti nel proprio negozio online. Oppure ci pensa Janjan stesso.
- Insegna al commerciante le regole dell’app – come viene valutato, classificato, ecc.
- Insegna al commerciante come gestire gli ordini dei clienti: accettare ordini, trovare un rider per la consegna, accettare pagamenti e monitorare lo stato della consegna.
- Dopo l’apertura del negozio, Janjan risolve anche problemi come quando un commerciante non accetta ordini nei tempi previsti, ha difficoltà a caricare o aggiornare i propri prodotti, o chiude il negozio senza permesso.
Janjan svolge troppe mansioni. Lavora nei limiti della sua capacità, ma il tasso di onboarding era troppo lento.
Il suo flusso di lavoro comporta almeno tre incontri con un commerciante. E i compiti di follow-up per l’onboarding gli occupano tutto il tempo. Pertanto, anche se ha un tasso di conversione del 75%, non riesce ad inserire i commercianti con sufficiente rapidità.
Con la velocità attuale di onboarding, dovremmo aspettare più di un anno per aprire 150 negozi e più di tre anni per aprirne 450. Per essere redditizi, dobbiamo aprire 450 negozi il prima possibile.
Quindi cosa dobbiamo fare? Quello che abbiamo fatto è stato combinare la tecnica del crashing e quella del fast-tracking. In particolare, abbiamo:
- assunto due addetti al supporto dell’onboarding,
- lasciato a Janjan il compito critico di presentare e firmare i commercianti,
- suddiviso i restanti compiti di onboarding tra i nuovi assunti
- accorciato la durata delle attività di supporto all’onboarding
Con il nuovo sistema, Janjan ha mantenuto i suoi compiti critici di presentazione e firma dei commercianti. Il suo costante 75% di successo ci permetterà di firmare più commercianti più rapidamente. Abbiamo diviso le attività di supporto all’onboarding, che dipendevano dalla firma dei commercianti da parte di Janjan, tra i due nuovi assunti.
L'illustrazione sopra mostra la compressione della sequenza temporale – dalla presentazione ai commercianti all'apertura del negozio – tramite il fast-tracking e il project crashing. Possiamo ripetere il ciclo sopra, giorno dopo giorno.
Pertanto, dopo che Janjan presenterà e farà firmare tre commercianti il 19, passerà i commercianti ai due membri dello staff di supporto all'onboarding. Il 20, Janjan presenterà e farà firmare altri commercianti. E farà lo stesso nei giorni successivi.
Lo staff di onboarding gestirà tre commercianti ogni giorno. E entro tre giorni dalla firma dei primi tre commercianti con il nuovo workflow, il 22, tre nuovi negozi saranno aperti sulla nostra app. Da quel momento lanceremo tre nuovi commercianti ogni giorno.
In sintesi, in cinque giorni (dal 19 al 23), Janjan firmerà 15 commercianti. E in otto giorni lavorativi (dal 22 al 28), tutti i 15 negozi saranno aperti sull'app.
Il nostro approccio combinato di fast-tracking e project crashing ci farà ottenere 78 nuove iscrizioni in un mese (26 giorni lavorativi). E raggiungeremo il nostro concorrente locale in meno di due mesi e il concorrente internazionale in circa sei mesi.
Per aumentare ulteriormente il tasso di onboarding, potremmo assumere un altro business development officer come Janjan. Per ogni business development officer assunto, aggiungeremmo due nuovi membri di supporto all'onboarding.
Anche NCG, un fornitore esterno, potrebbe dover assumere personale aggiuntivo per creare materiali promozionali e promuovere i nostri negozi sulla loro piattaforma.
In che modo i vincoli sulle risorse differiscono da assunzioni e rischi?
I vincoli sulle risorse, le assunzioni e i rischi contribuiscono tutti al successo o al fallimento di un progetto. Ma come puoi distinguerli tra loro?
Vincoli sulle risorse
Le risorse sono gli input di progetto e gli strumenti di cui hai bisogno per completare il tuo progetto. Includono, ma non si limitano a, risorse umane, risorse finanziarie e risorse materiali.
I vincoli sulle risorse sono fattori che limitano la disponibilità di queste risorse. Per esempio, in un progetto di sviluppo software, il numero di ingegneri a libro paga è un vincolo sulle risorse. Anche la disponibilità di strumenti di automazione del flusso di lavoro e di computer potenti è un vincolo sulle risorse.
I vincoli sulle risorse sono fattori limitanti concreti. Sai quante persone hai nel team di progetto, quali competenze possiede il tuo team, quali strumenti e software puoi utilizzare, i materiali pronti di cui disponi e quanto denaro puoi spendere.
I vincoli sulle risorse influenzano il modo in cui pianifichi le attività, la durata dei compiti e le dipendenze di progetto su un diagramma di rete di pianificazione. Per esempio, se hai un solo ingegnere DevOps responsabile di due compiti contemporanei, hai un vincolo sulle risorse.
E cosa succede se sei un appaltatore responsabile dell'implementazione simultanea di più progetti di costruzione?
Probabilmente hai un numero limitato di escavatori, terne, macchine perforatrici, livellatrici e pale gommate. Probabilmente hai anche un numero limitato di ingegneri, direttori di cantiere, capisquadra e geometri.
Anche se puoi noleggiare più attrezzature e assumere più personale, non puoi farlo senza superare i tuoi vincoli di budget.
In questo caso, l'allocazione delle risorse e la pianificazione dei progetti sono ulteriormente complicate dalla necessità di allocare risorse limitate su più progetti in modo da minimizzare il ritardo medio dei progetti e da non gonfiare eccessivamente il budget.
I vincoli sulle risorse, in un contesto multi-progetto, influenzano non solo l'allocazione delle risorse ma anche le decisioni di selezione dei progetti. Un appaltatore deve decidere se accettare o meno un ulteriore progetto mentre altri progetti sono già in corso.
Assunzioni
Le assunzioni sono cose che si presume siano vere. Sono verità che si danno per scontate in base all'esperienza personale o alle informazioni fornite da consulenti, stakeholder o membri del team.
Le assunzioni sono non verificate e si presume che siano vere. Tuttavia, sulla base di queste assunzioni vengono create aspettative per le fasi fondamentali del progetto, i deliverable e i costi, tra le altre cose.
In altre parole, i project manager inseriscono delle assunzioni nei piani di project management senza prima verificare se siano effettivamente valide. Le assunzioni possono infatti essere non valide e, qualora ciò accada, i progetti potrebbero subire ritardi e i costi potrebbero aumentare.
Ad esempio, supponiamo che tu debba costruire una casa su due piani con cinque stanze. Il tuo piano di gestione del progetto indica che terminerai il lavoro in due mesi. Alla fine, però, ti sono serviti tre mesi.
Esaminando il tuo piano di gestione della programmazione, ti renderesti conto che avevi fatto le seguenti assunzioni in precedenza:
- di avere tutte le risorse umane necessarie (ingegneri e manodopera qualificata),
- che il costo della manodopera non sarebbe aumentato,
- che le attrezzature in possesso non si sarebbero mai guastate, e
- che ci sarebbe stato bel tempo per tutta la durata dei lavori.
Invece, le attrezzature si sono rotte e ne è stato necessario il ricambio. Questo ha richiesto una settimana. Inoltre, si è verificato un tifone, che ha ulteriormente ritardato i lavori.
Non sto dicendo che non puoi o non dovresti fare delle assunzioni. Sarebbe poco pratico aspettare di sapere tutto prima di iniziare un progetto. I project manager esperti, inoltre, avranno abbastanza conoscenze per fare assunzioni valide.
Tuttavia, devi identificare e registrare tutte le assunzioni fatte per mitigare i possibili effetti qualora le tue assunzioni risultassero false.
Rischi
Se i vincoli sulle risorse (che possono trasformarsi in rischi legati alle risorse) sono reali e le assunzioni sono cose che credi vere, i rischi sono cose di cui non sei certo che accadranno ma che, se si verificassero, influenzeranno il tuo progetto.
I rischi possono avere un effetto positivo o negativo. Le opportunità hanno effetti positivi sui progetti, mentre le minacce hanno un impatto negativo.
Supponiamo che tu abbia un progetto edilizio in corso e sia in attesa di una modifica al regolamento edilizio. Se approvata, potresti risparmiare sulle spese di costruzione del parcheggio. Questa è un'opportunità.
Ma cosa succede se è in approvazione una legge che aumenta il salario minimo? Se approvata, i tuoi costi per la manodopera cresceranno. Questa è una minaccia.
Pianifichi i rischi, ma non puoi mai essere sicuro che si concretizzino. La pianificazione del progetto prende in considerazione i rischi (attraverso un piano di gestione dei rischi) così che, se dovessero verificarsi, tu abbia già predisposto misure di mitigazione del rischio per minimizzare o massimizzare i loro effetti.
Perché è importante prevedere i potenziali vincoli sulle risorse?
Benjamin Franklin lo aveva previsto: “Chi non si prepara, si prepara a fallire.”
E nel project management, il fallimento tradizionalmente significa sforare le scadenze, superare il budget, non rispettare il perimetro del progetto, deludere nella qualità dell’output e offrire una povera esperienza al cliente, tra le altre cose.
Il rischio di fallimento aumenta quando non consideri i potenziali vincoli sulle risorse—è per questo che la gestione delle risorse è così importante. I project manager sono d’accordo. Secondo il Pulse of the Profession 2017 di PMI, le organizzazioni intervistate attribuiscono i recenti fallimenti principalmente a:
I vincoli sulle risorse che non consideri possono compromettere il tuo processo di gestione delle risorse. In fase di pianificazione, non sarai in grado di fissare aspettative chiare. Di conseguenza, gli stakeholders potrebbero rimanere frustrati.
Troverai difficile allocare e utilizzare le risorse in modo efficiente ed efficace. Non riuscirai a creare piani alternativi per i vincoli che non avevi nemmeno considerato potessero esistere.
Alcune strategie per gestire i vincoli di risorse nei tuoi progetti
La struttura di scomposizione del lavoro è un buon approccio. Alla base, è uno strumento di controllo dell’ambito. Rappresenta una solida base per l’applicazione del metodo del percorso critico nella gestione dei progetti. E puoi utilizzarla come base per l’allocazione e l’utilizzo delle risorse.
Dopo aver identificato tutte le singole attività che compongono il tuo progetto, puoi determinare le risorse umane e non umane necessarie per ciascuna attività o fase. Otterrai un quadro chiaro dei requisiti di risorse e quindi potrai acquisirle, assegnarle e gestirle in modo efficace.
Come allocare le risorse di progetto in presenza di richieste concorrenti
Le risorse con richieste concorrenti sono tipiche a livello organizzativo.
Se un’impresa edile ha più progetti con calendari sovrapposti, ci saranno richieste concorrenti di personale e attrezzature. Se un’azienda di sviluppo app gestisce contemporaneamente diversi progetti, ci sarà competizione per sviluppatori e ruoli ausiliari.
Quindi come dovresti allocare le risorse di progetto in presenza di richieste concorrenti?
1. Utilizza uno strumento di automazione
Assegnare risorse di progetto in mezzo a richieste concorrenti è un compito complesso. Sfruttare un software di pianificazione dei progetti può semplificare questo processo, permettendo una gestione delle risorse più efficace. In questo modo, puoi assegnare e gestire le tue risorse in modo efficiente.
2. Dai priorità
I project manager sono miopi e vedono solo le esigenze del proprio progetto. È necessario uno sguardo più ampio e a lungo termine.
A livello organizzativo, classifica i progetti secondo le priorità e assegna le risorse di conseguenza. I responsabili delle risorse potrebbero dover dare la priorità a un progetto che fa parte di un programma con alto valore aziendale rispetto a un progetto autonomo con minor impatto sui risultati economici.
Nello stesso modo, quando i project manager si trovano a fronteggiare richieste concorrenti di risorse a livello di progetto, devono subordinare le decisioni di assegnazione delle risorse alle priorità indicate nel documento di avvio progetto, che siano il completamento puntuale, gli standard di qualità, il budget o altro.
Ad esempio, se l’obiettivo primario è il completamento nei tempi previsti, il project manager dovrà dare priorità all’assegnazione delle risorse alle attività del percorso critico.
3. Decidi in anticipo
I manager aziendali dovrebbero essere decisi nell’allocare le risorse tra i progetti, e i project manager dovrebbero essere altrettanto attenti nell’assegnare le risorse tra le attività di progetto. Entrambi, inoltre, devono decidere con sufficiente anticipo per prevenire problemi.
Perciò, una pianificazione accurata del progetto è essenziale. Un buon piano di progetto informa il project manager su quali risorse servono, e quando. Può quindi consultare le richieste di risorse passate e le risorse disponibili per creare una previsione delle risorse.
In base a questa previsione delle risorse, può assumere personale extra o acquistare attrezzature per evitare di sovraccaricare le risorse disponibili.
Utilizza uno strumento di pianificazione del progetto per semplificare la pianificazione del progetto.
4. Stabilisci SOP per gestire richieste concorrenti sulle risorse
Soprattutto a livello organizzativo, un manager non può investire risorse su un progetto in modo casuale. Deve esserci un sistema per gestire le richieste di risorse.
Tale sistema deve avere standard chiari e stabiliti su
- la priorità dei progetti (così come la priorità delle attività),
- cosa costituisce una sotto- o sovra-assegnazione di risorse,
- cosa qualifica una sotto- o sovra-utilizzazione delle risorse, e
- le soglie/gli indicatori per l’acquisizione di risorse aggiuntive, tra le altre cose.
5. Ottimizzazione delle risorse
L’ottimizzazione delle risorse è il cuore della gestione delle risorse vincolate, abbinando la domanda di risorse il più possibile alla disponibilità delle risorse.
Esistono due principali tecniche di ottimizzazione delle risorse: il livellamento delle risorse e il livellamento morbido delle risorse.
Il livellamento delle risorse è il processo di mantenere la domanda di risorse abbastanza uniforme regolando le date di inizio e fine delle attività. Il livellamento delle risorse può modificare il percorso critico per risolvere un problema di pianificazione delle risorse, a differenza del livellamento morbido delle risorse, che non modifica la tempistica.
Nell'esempio sopra, sia Reese che Diana sono sovraccarichi. Devono lavorare su attività programmate per lo stesso giorno – un evidente problema di pianificazione del progetto. Per completare entrambe le attività quel giorno, Reese dovrebbe lavorare 12 ore, mentre Diana dovrebbe lavorare 16 ore.
Poiché Diana e Reese possono lavorare solo otto ore ciascuno (questa è la loro capacità), viene applicato il livellamento delle risorse, regolando il programma in modo che Reese e Diana lavorino solo sull'Attività 1 nel Giorno 1. Poi lavorano sull'Attività 2 il secondo giorno e Diana lavora sull'Attività 3 il terzo giorno. Il progetto termina un giorno dopo rispetto alla pianificazione iniziale.
Quando utilizzi una strategia di livellamento delle risorse, quindi, la disponibilità o la capacità delle risorse hanno priorità rispetto alla tempistica.
Il livellamento morbido delle risorse riduce al minimo i picchi e le cadute delle risorse senza modificare il percorso critico e senza ritardare il completamento del progetto. Il livellamento morbido delle risorse è una tecnica di ottimizzazione delle risorse per progetti vincolati dal tempo.
Per illustrare, supponiamo che Reese, Diana e George siano risorse per un progetto che termina in 5 giorni. Ci sono tre attività nel progetto. L'Attività 2 segue l'Attività 1, mentre l'Attività 3 segue l'Attività 2. L'Attività 3 inizierà nel Giorno 5 perché l'attrezzatura necessaria sarà disponibile solo in quel giorno.
Dopo il livellamento morbido, Reese completa l'Attività 1 in due giorni e l'Attività 2 in altri due giorni. Anche George è distribuito in modo più uniforme, svolgendo le sue attività per l'Attività 2 in due giorni. Anche il lavoro di Diana sull'Attività 2 è distribuito su due giorni.
Come Massimizzare l'Uso delle Risorse
Quanto efficacemente stai usando le tue risorse? Il loro tasso di utilizzo te lo dirà. L'utilizzo delle risorse è la percentuale di ore disponibili spese in attività fatturabili. Le attività fatturabili generano direttamente profitto, portano valore all'azienda o impattano direttamente sugli obiettivi del progetto.
Per esempio, uno sviluppatore di app sta lavorando su attività fatturabili quando scrive codice. Il contrario avviene quando risponde alle email o si prende delle pause personali.
Massimizzare l'utilizzo delle risorse significa ottenere il massimo livello di produttività o valore dalle tue risorse senza sovraccaricarle.
Approfondisci le metriche di utilizzo delle risorse qui.
Calcola l'Utilizzo delle Tue Risorse
Il primo passo per massimizzare l'utilizzo delle risorse è calcolare quante ore le tue risorse trascorrono su lavoro produttivo, cioè che genera reddito o benefici per te. In alternativa, puoi calcolare quanto tempo viene perso in compiti amministrativi di routine, pause personali e altre attività.
Ora, dividi il numero di ore che la risorsa dedica a lavoro produttivo in un determinato intervallo di tempo per la capacità disponibile della risorsa, poi moltiplica il risultato per 100.
Puoi misurare l'utilizzo delle risorse su base annuale, mensile, settimanale o giornaliera.
Ad esempio, il nostro responsabile dello sviluppo commerciale, Janjan, lavora 40 ore a settimana, ovvero otto ore al giorno. Ogni giorno lui dedica sei ore all'attività fondamentale e redditizia di presentare e acquisire clienti.
Trascorre il resto del tempo tra email, riunioni di team, rapporti, altri compiti amministrativi e pause personali. Pertanto, il tasso di utilizzo giornaliero delle risorse di Janjan è del 75%.
Tasso Ideale di Utilizzo delle Risorse
Un tasso ideale di utilizzo delle risorse è dell'80%. Oltre questo valore si rischia una sovra-utilizzazione. Si rischiano burnout, demotivazione, disimpegno e, in ultima analisi, ritardi nei progetti e costose misure correttive.
Una cifra notevolmente inferiore (ad esempio, inferiore al 70%) corrisponde a una sotto-utilizzazione. Non stai utilizzando al meglio le tue risorse e quindi non stai ottenendo il massimo valore dalle stesse. Anche le risorse sottoutilizzate rischiano demotivazione e disimpegno.
Cosa puoi fare per mantenere i livelli di utilizzo delle risorse intorno al 70-80%?
1. Tieni Traccia delle Attività
Un dipendente a tempo pieno viene pagato per 40 ore a settimana, ovvero 2.080 ore all'anno. Tuttavia, un dipendente non lavora sempre su compiti finalizzati al guadagno o di valore per l’azienda.
Sottrai assenze, pause personali e attività amministrative dal tempo totale disponibile per ottenere le ore produttive.
Questo può essere un po' diverso se lavori con collaboratori indipendenti che vengono pagati in base ai risultati. Se nel tuo team ci sono persone per cui non sei sicuro se siano dipendenti regolari o freelance, test come l'ABC test (se ti trovi in California) possono aiutarti.
Cosa fanno mentre sono al lavoro? Su cosa investono il loro tempo? Puoi utilizzare software di rilevazione delle ore o software di gestione progetti con funzioni integrate di rilevazione tempo a questo scopo.
2. Assegna le Risorse in Base all’Utilizzo Ideale
Le risorse sottoutilizzate devono essere assegnate a più attività produttive e redditizie per colmare il gap di utilizzo. Al contrario, le risorse sovraccaricate vanno "bilanciate" per evitare il burnout.
3. Tutela lo Scopo del Progetto
Quando lo scopo del progetto si amplia rispetto a quanto previsto inizialmente, le tue risorse verranno sovraccaricate e sovra-utilizzate. Evita il fenomeno dello scope creep iniziando con una dichiarazione e un piano di scopo di progetto chiari.
4. Previsione delle Risorse
Anticipa le future esigenze di risorse e calcola la capacità delle risorse, così da ridurre i casi in cui devi sottoutilizzare o sovraccaricare le risorse. Questi report di pianificazione della capacità ti saranno di aiuto.
5. Una visione olistica delle risorse
Un responsabile delle risorse dovrebbe avere una visione olistica della capacità e dell'utilizzo delle risorse. Mantieni il tasso di utilizzo a livelli ideali e massimizza i corrispondenti valori di business.
Assegnando una risorsa a un progetto di maggior valore, puoi ottenere più valore aziendale rispetto a lasciarla inutilizzata in un progetto di valore minore.
Strumenti per la gestione dei vincoli
Puoi sfruttare le tue capacità mentali e usare carta e penna per scrivere un piano a mano. Calcola le richieste e le capacità delle risorse e traccia manualmente i tuoi diagrammi di rete e i diagrammi di Gantt. Usa MS Excel o Google Sheet per un aiuto nei calcoli.
Ma il modo migliore è utilizzare uno dei tanti software di project management disponibili. Un software di project management specializzato avrà tutte le funzionalità necessarie per gestire i progetti e affrontare i vincoli di progetto. Ad esempio, un software PM per il marketing digitale darà maggiore enfasi a funzionalità che facilitano la collaborazione da remoto, le approvazioni e determinati workflow specifici delle risorse di marketing come il coinvolgimento di freelancer e altri stakeholder esterni.
Un buon software di gestione delle risorse ti offrirà una panoramica completa della capacità, dell'allocazione e dell'utilizzo delle risorse della tua azienda. Quali risorse hai a disposizione e come vengono utilizzate? Il software di gestione delle risorse ti fornirà la risposta.
I migliori strumenti di pianificazione delle risorse permettono metodi e decisioni efficaci di allocazione delle risorse. Soddisfa o rifiuta rapidamente le richieste di risorse. Velocizza il riassegnamento delle risorse per massimizzare l'utilizzo. Prendi decisioni di assunzione basate sui dati attuali e previsionali relativi alle esigenze di risorse.
E il software di project management più avanzato offre funzionalità che vanno oltre la sola pianificazione e gestione delle risorse. Usalo per la stima, la pianificazione di progetto e anche la gestione del budget.
Consulta il nostro elenco dei migliori software per la programmazione delle risorse qui.
