4 Leader ci Dicono: La Prima Cosa che Fanno se un Project Manager Dovesse Dimettersi Improvvisamente
Piano di Transizione: Mantenere aggiornato un piano di transizione è fondamentale per garantire la continuità del progetto dopo che un membro chiave lascia il team.
Valutazione dei Rischi: Svolgere rapidamente un audit dei rischi è essenziale per identificare eventuali ostacoli prima di sostituire un membro del team.
Strategia di Sostituzione: Decidere se sostituire il PM uscente o proseguire senza, in base alla qualità della documentazione presente.
Vantaggio della Familiarità: Scegliere talenti già conosciuti per eventuali sostituzioni può facilitare la transizione, ma è comunque importante garantire risorse adeguate.
Organizzazione del Personale: Implementare un sistema di gestione delle risorse efficace aiuta a coprire rapidamente le posizioni vacanti senza creare caos.
Un project manager che si dimette a metà progetto è una delle situazioni più destabilizzanti che possano capitare. L'istinto è quello di farsi prendere dal panico — ma i leader esperti hanno un piano d'azione. Ecco cosa fanno realmente per prima cosa e perché la preparazione prima della crisi è importante tanto quanto la risposta durante.
Tira fuori il piano di transizione — se ne hai uno
La mossa più importante quando un membro chiave del team se ne va è sapere a che punto si trova la tua documentazione. Per Bill Dow, Direttore dell'Enterprise PMO presso UW Medicine, significa andare subito al piano di transizione, che dovrebbe essere tenuto aggiornato costantemente. "Ogni PM deve avere un piano di transizione, a prescindere da tutto", afferma Dow, aggiungendo: "un piano di transizione è il primo posto in cui guardo, per questo mi assicuro sempre che sia aggiornato." Secondo la sua esperienza, quando un PM lascia il progetto in corso per qualsiasi motivo, avere quel piano pronto permette a chi subentra di comprendere immediatamente lo stato del progetto e trovare i documenti chiave — senza bisogno di improvvisare.
Ogni PM deve avere un piano di transizione, a prescindere da tutto. È il primo posto in cui guardo.
Valuta immediatamente i rischi e individua gli ostacoli nascosti
Prima ancora di pensare a chi dovrà occupare il posto vacante, la mossa più intelligente è una rapida analisi dei rischi. Nalini Vadivelan, Sr. Principal Technical Program Manager presso Oracle, spiega dove si concentra la sua attenzione: "Se un project manager lascia un progetto a metà, la prima cosa è chiedersi: 'C'è qualcosa che rappresenta un grande rischio per il progetto?' Basta scoprirlo. Ci sono dei blocchi? Bisogna individuarli e gestire quei rischi." L'obiettivo non è quello di trovare un colpevole — ma far emergere qualsiasi cosa che potrebbe silenziosamente far deragliare il progetto se non viene esaminata.
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Se un project manager lascia un progetto a metà, la prima cosa è chiedersi: ‘C’è qualcosa che rappresenta un grande rischio per il progetto?’ Ci sono stati dei blocchi? Bisogna individuarli e gestire quei rischi.
Decidi se inserire subito una figura sostitutiva o andare avanti
Dopo questa rapida analisi dei rischi, i responsabili si trovano davanti a un bivio. Vadivelan spiega chiaramente: "le due opzioni che hai sono: inserire subito una nuova persona su questo progetto oppure continuare il progetto senza il PM." Il fattore decisivo, fa notare, spesso dipende da quanto il membro uscente era disciplinato nelle sue abitudini di tracciamento — "se il tracciamento è stato fatto bene, credo che qualsiasi altro PM che subentra dovrebbe riuscire a proseguire da lì." Una buona documentazione non garantisce una transizione fluida, ma senza di essa nessuna delle due opzioni è realistica.
Punta su talenti già noti quando puoi
Quando serve un sostituto, la scelta migliore non è sempre una persona esterna — a volte è qualcuno già coinvolto nel lavoro. Marissa Taffer, Fondatrice e Presidente di M. Taffer Consulting, racconta una situazione simile vissuta personalmente: "Uno dei grandi progetti a cui ho lavorato è stato perché il PM se n’è andato, e io ero già lì per svolgere altro lavoro. Mi hanno chiesto, 'C’è modo che tu possa riprenderti questo progetto? Il contesto che avevo già mi ha aiutato molto.'" Ma anche con quel contesto, il campo d’azione del lavoro richiedeva comunque supporto — "quando sono subentrata, avevo comunque bisogno di un secondo partner. Il progetto era così grande." La lezione: in progetti ampi e complessi, la familiarità con il lavoro è un vantaggio, ma non elimina la necessità di avere risorse adeguate.
Uno dei grandi progetti che ho gestito è stato perché il PM ha finito per andarsene, e io ero già lì per altri lavori. Mi hanno chiesto: ‘C’è qualche possibilità che tu possa riprendere in mano questo progetto?’ Il contesto che avevo già aiutato moltissimo.
Agisci velocemente sul personale — con il sistema giusto
Quando una posizione resta vacante, la velocità è fondamentale. Ma la velocità senza un sistema crea solo più caos. Alexandria O'Bannon, Staffing Manager (Project Operations Manager) presso JUMP! Foundation, ha costruito un flusso di lavoro pensato proprio per ridurre i tempi necessari a individuare e collocare i talenti disponibili. "Uno dei più grandi collo di bottiglia che incontro è il tempo che mi serve per gestire circa 300 elementi", spiega — così ha completamente ottimizzato il processo di assegnazione delle risorse: "Inserisco tutti gli annunci di lavoro che ho in programma [in un sistema], seleziono tutte le regioni dove voglio inviare le persone e il sistema mi genera una lista di chi è disponibile in quali paesi e in che date, poi mi occupo dell'assegnazione." Il risultato è una capacità di risposta rapida che trasforma quello che prima era uno scambio dispendioso in termini di tempo in un abbinamento praticamente istantaneo.
Inserisco tutti gli annunci di lavoro che ho in programma [in un sistema], seleziono tutte le regioni dove voglio inviare le persone e il sistema mi genera una lista di chi è disponibile
La miglior preparazione avviene prima della crisi
Il filo conduttore che lega tutti questi approcci è che i PM che gestiscono meglio le partenze improvvise non reagiscono partendo da zero — stanno semplicemente mettendo in pratica un piano già costruito. Documenti di transizione aggiornati, tracciamento dei progetti disciplinato, sistemi di staffing pensati per la rapidità: nessuna di queste cose può essere creata nel momento in cui arriva una lettera di dimissioni. Il momento migliore per prepararsi a una possibile uscita di un membro chiave del team è molto prima che accada. Quando quel giorno arriva — e prima o poi arriverà — la differenza tra una lieve interruzione e una vera crisi dipende spesso proprio dal lavoro svolto molto tempo prima che qualcuno dicesse addio.
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