Il Processo di Gestione delle Risorse di Progetto: Guida Esperta in 5 Passaggi

Nell'ecosistema più ampio della gestione progetti, agisce come ponte tra la strategia del progetto e la sua esecuzione, allineando la capacità organizzativa con le richieste del progetto.

Il Processo di Gestione delle Risorse di Progetto

Nella mia esperienza di 13 anni, sono arrivato a determinare quali siano, in pratica, le cinque fasi o processi coinvolti nel processo di gestione delle risorse (al contrario delle sei fasi descritte nel PMBOK). Queste includono:

1. Pianificazione delle Risorse
2. Stima delle Risorse / Allocazione delle Risorse
3. Acquisizione delle Risorse
4. Sviluppo & Gestione del Team
5. Valutazione Continua delle Risorse

Fase 1: Pianificazione delle Risorse

La pianificazione delle risorse è il processo di determinazione delle persone, delle competenze, degli strumenti, delle attrezzature e del budget necessari per completare con successo un progetto. L'obiettivo è assicurarsi di avere le risorse giuste disponibili al momento giusto—senza sovraccaricare i team o creare colli di bottiglia nella consegna.

Tuttavia, prima di poter stimare le risorse, è necessario comprendere:

• il lavoro da svolgere,
• la tempistica,
• le dipendenze,
• e il livello di competenza richiesto.

Inoltre, definire i requisiti richiede anche di ascoltare ciò che i tuoi stakeholder dicono di volere, ma soprattutto quello che non dicono.

Usa le tue capacità decisionali (una delle molte abilità di gestione delle risorse) per leggere tra le righe e fare domande intelligenti. Ad esempio, se i tuoi stakeholder insistono per avere un ingegnere software con oltre 30 anni di esperienza per sviluppare una semplice app, chieditene il motivo. Sostituire un sviluppatore meno esperto ma con una conoscenza più approfondita di un nuovo linguaggio di programmazione potrebbe essere una scelta migliore? Perché o perché no?

Al termine della fase di pianificazione, dovresti essere in grado di capire di cosa hai bisogno, quando ti serve e se la tua timeline è realisticamente raggiungibile.

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Fase 2: Stima delle Risorse / Allocazione delle Risorse

La stima e l'allocazione delle risorse determinano quanta fatica richiede il progetto e chi potrà realisticamente svolgere il lavoro entro la tempistica e il budget disponibili.

In questa fase, dovrai:

1. Stimare il lavoro richiesto
2. Determinare le competenze necessarie
3. Calcolare la capacità disponibile del team
4. Assegnare le risorse in base alla priorità e disponibilità
5. Adattare la timeline o il perimetro se la capacità non corrisponde alla domanda

Una volta identificati i tipi di risorse di cui hai bisogno, esistono molti metodi di allocazione delle risorse che puoi applicare. In questa fase, dovrai essere più specifico su schedulazione delle risorse. Quanto tempo dedicheranno queste persone alla consegna del progetto?

Questa stima può essere affrontata principalmente in due modi:

• Dal basso verso l'alto: Stima il numero di ore necessarie per completare ciascun requisito e quante ore ciascuna persona dovrà dedicare a ogni deliverable. Questo approccio è il migliore quando l’ambito è ben definito, la precisione è importante e i tempi sono flessibili.

• Dall'alto verso il basso: Se disponi di un budget fisso in base al tuo piano di gestione del progetto, parti da questo vincolo e poi assegna le risorse umane in base ai ruoli più critici per il successo del progetto. Questo approccio è il migliore quando il budget o le scadenze sono fissi,
• e i compromessi devono essere fatti sin dalle fasi iniziali.

Utilizza il mio modello di foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse per velocizzare questo processo: esegue i calcoli per te così puoi vedere rapidamente dove viene utilizzato il tuo budget.

Per guidare il tuo processo di allocazione, potresti anche considerare di creare una struttura di ripartizione delle risorse (RBS) — un quadro gerarchico che cataloga tutte le risorse—umane, materiali e attrezzature—per tipo e funzione. È particolarmente utile per visualizzare l’intera gamma di risorse richieste e assicurarsi che nulla di critico venga trascurato.

Se non sei sicuro di quali ruoli siano critici, intervista colleghi che hanno già gestito progetti simili in passato. Inoltre, non esitare a consultare gli esperti della materia per attingere alla loro esperienza. Sicuramente potranno dirti di quante ore hanno bisogno per lavorare al meglio.

Fase 3: Acquisizione delle Risorse

L’acquisizione delle risorse è il processo di reperimento di persone, attrezzature, strumenti e materiali necessari per eseguire il progetto nei tempi e nel budget previsti. La sfida sta nell’equilibrare velocità, costi, disponibilità e adeguatezza delle competenze—perché la risorsa ideale non è sempre disponibile quando serve.

Per quanto riguarda le risorse umane, ci sono due principali modalità per il reclutamento nei tuoi progetti:

• Assunzione interna. Principalmente attraverso il tuo capo o tramite le relazioni che hai costruito all’interno dell’organizzazione. Le risorse interne sono più rapide da integrare, già familiari con i flussi di lavoro aziendali e comportano un rischio operativo inferiore. Tuttavia, potrebbero essere già sovraccaricate.

• Assunzione esterna. Collaborare con il reparto recruiting, un'agenzia di selezione o ottenere segnalazioni dai dipendenti può essere un ottimo modo per attrarre nuovi assunti. Anche se per quest’ultima opzione potrebbe essere necessario strutturare il tuo programma di referral per ridurre i bias. Le assunzioni esterne possono coprire rapidamente gap di competenze, portare esperienza specialistica o aumentare la capacità del team. Tuttavia, solitamente richiedono più tempo e budget per l’inserimento iniziale.

Anche se la tentazione può essere quella di ignorare segnali di allarme durante le interviste per avviare tutto rapidamente, sii il più ponderato possibile (nei limiti concessi dal piano) per assicurarti di trovare la persona giusta. Ti farà risparmiare ore preziose in futuro.

In questa fase, dovrai anche procurarti i materiali necessari al progetto. Richiedi preventivi a più fornitori e negozia per ottenere il miglior prezzo. Considera l’uso di software di prenotazione delle risorse per pianificare e assegnare in modo efficiente le risorse condivise, come attrezzature o sale riunioni.

Fase 4: Sviluppo e Gestione del Team

Lo sviluppo e la gestione del team si concentrano sull’aiutare le risorse del progetto a lavorare efficacemente insieme durante tutta la realizzazione. In questa fase, il ruolo del project manager passa dall’assegnazione delle risorse al mantenimento delle prestazioni, della collaborazione, della responsabilità e del morale della squadra nel tempo.

Se pensavi che la pianificazione, le stime e l’acquisizione delle risorse fossero difficili, nulla in confronto a quanto sia complesso sviluppare e gestire un team. Potresti dedicare un intero articolo alla gestione delle persone, quindi ecco la versione TLDR: crea le condizioni affinché le persone possano dare il meglio.

Una gestione efficace del team comprende:

• chiarire le responsabilità,
• bilanciare i carichi di lavoro,
• rimuovere gli ostacoli,
• risolvere i conflitti,
• monitorare le prestazioni,
• e sostenere la collaborazione all'interno del team.

Ricorda che, man mano che i progetti si evolvono, i responsabili delle risorse devono spesso riequilibrare i carichi di lavoro, modificare le responsabilità e adattare la struttura del team per mantenere la consegna in linea con gli obiettivi.

Passaggio 5: Valutazione Continua delle Risorse

Ogni nuovo progetto inizia con le migliori intenzioni, ma può essere difficile riflettere sulle lezioni apprese e sulle metriche quando ci si trova nel vivo delle attività e si ricevono continue richieste dagli stakeholder da ogni lato.

Il PMI chiama questa fase "controllo delle risorse". Ne capisco il senso, ma non amo troppo la connotazione.

Per assicurarti di non perdere di vista le prestazioni, programma controlli periodici sullo stato di salute del progetto prima che l’attività prenda il via. Come parte del controllo, dovrai:

• Revisionare le ore/costi effettivi rispetto a quelli stimati (puoi farlo in Excel o nello strumento di gestione delle risorse gratuito che preferisci)
  • Se noti un'assegnazione eccessiva del personale e non vedi modo di correggere la rotta, informa i tuoi clienti dello stato di utilizzo delle risorse così che non sia una sorpresa futura. Inoltre, condividi le tue idee per ridurre i costi e tornare in carreggiata.
• Coinvolgere regolarmente il tuo team di progetto per assicurarti che siano allineati con un lavoro che trovano utile
  • Presta attenzione a eventuali variazioni rispetto al piano. Individua opportunità per sostituzioni più convenienti che aumentino la motivazione del personale riducendo i costi del progetto.
• Svolgi periodicamente retrospective agili per rivedere e aggiornare i processi di progetto in base alle lezioni apprese.

Esempio di Processo di Gestione delle Risorse di Progetto

Ora che abbiamo illustrato i passaggi, applichiamo questa metodologia al seguente esempio:

"Sei un project manager incaricato di fornire formazione a funzionari governativi nei prossimi sei mesi."

Per semplicità, in questo esercizio ho utilizzato i fogli di calcolo, ma qualsiasi strumento di gestione delle risorse va bene.

Passaggio 1: Pianificazione delle Risorse

• Documenta la tua comprensione dell’ambito del progetto in un Project Scope Statement, sulla base della documentazione disponibile, delle interviste, ecc. e validalo con i tuoi stakeholder
• Sulla base dell’ambito del progetto, identifica i tipi di persone di cui avrai bisogno per svolgere il lavoro, insieme alle responsabilità previste per ogni ruolo
• Elenca le forniture necessarie per realizzare la formazione
• Se stai pianificando le risorse per più progetti contemporaneamente, organizza le tue priorità

Passaggio 2: Stima delle Risorse / Assegnazione delle Risorse

• Immagina che il tuo cliente ti fornisca un budget di $100.000 per questa formazione, la durata del progetto sia di sei mesi e il cliente voglia che il project manager dedichi il 50% del proprio tempo a questa attività. Stima le tariffe orarie indicative per ogni posizione, documenta le tue ipotesi ed esegui i calcoli.
• Quando fai i conti, puoi vedere che, sulla base delle richieste del cliente, circa la metà del budget va al PM. Rifletti se abbia senso sulla base della tua esperienza. Io decido che sia appropriato—dato che questa formazione è rivolta a figure di alto profilo e richiede sviluppo di contenuti tecnici, credo che sarò molto coinvolto direttamente.

• Quindi, stima le risorse necessarie per le attività rimanenti e documenta le tue ipotesi. Non dimenticare di riservare il 10% per le contingenze.

• Nella mia prima stima, sforo il budget di $60.000. Accidenti. Questo significa che dovrò capire come posso ridurre i costi attraverso il livellamento delle risorse.
  • Il mio ingegnere senior è assegnato al 20% del suo tempo per tutta la durata del progetto, ma probabilmente mi serve solo nel primo mese per identificare gli argomenti del corso e poi nei mesi 4 e 5 per revisionare i contenuti. Inoltre, probabilmente mi basta averlo mediamente 1 giorno a settimana invece di 2. Così riduco il budget di $30.000.
    • Modifico le ore rimanenti in base a ciò che penso sia sostenibile. Devo ridurre le ore del Project Manager al 35% e abbassare la quota di contingenza dal 10% al 5% per mantenere l’equilibrio del budget. Restano solo $300 per materiali di consumo. Sarà una sfida.

• A questo punto, solitamente torno dal cliente per confrontarmi su come ridurre l’ambito del progetto. Potrebbe significare accorciare la formazione a 3 giorni invece di 5 per risparmiare sul tempo di istruttore e analista, ridurre il numero di partecipanti per abbassare i costi dei materiali o modificare il contenuto del corso in modo che non sia più necessaria la presenza dell’ingegnere senior.

Fase 3: Acquisizione delle risorse

Utilizzo una combinazione di tecniche per comporre il team per questo incarico in base alla disponibilità delle risorse:

• Assunzione interna: L’ingegnere junior e il junior business analyst sono una scelta facile. Ho due talenti nel mio team che lavorano bene con me e cercano una sfida. Posso anche formare l’analista affinché nel tempo assuma alcune delle mie responsabilità gestionali consentendo così un risparmio di costi. Dopo una breve conversazione per confermare interesse e disponibilità, sono del team.
• Assunzione esterna: L’ingegnere senior è una posizione difficile da coprire. Le risorse interne sono poche, e assumere qualcuno dall’esterno con competenze così specifiche non è facile. Per fortuna, una persona nella mia rete conosce un ex dipendente disponibile a collaborare a ore. Compilata un po’ di burocrazia, siamo operativi.
• Contratto a progetto: Il cliente ha già un docente di riferimento per il corso. Attivo il mio team di selezione e l’ingegnere senior per fare un colloquio al candidato e poi collaboro con il procurement per coinvolgerlo part-time. Non dovrò ripetere questo tipo di formazione in futuro, quindi non ha senso puntare su un’assunzione a tempo pieno.

Fase 4: Sviluppo e gestione del team

Oltre alle riunioni ricorrenti di gruppo, fisso incontri 1:1 settimanali con le persone del progetto che gestisco direttamente. Discutiamo delle loro sfide, delle aspirazioni, e di come posso supportarli per mantenere alta la motivazione e riconoscerli al meglio per il loro contributo. 

Per chi non gestisco direttamente, organizzo una conversazione mensile per assicurarmi che siano soddisfatti del progetto e per raccogliere eventuali feedback su come potrei migliorarmi. 

Poiché mi prendo il tempo di conoscere i loro obiettivi di carriera e perché sono trasparente sulle loro performance e su come possono migliorare, si fidano di me non solo per dare il massimo ma anche per restituirmi il feedback necessario a diventare un manager migliore.

Fase 5: Valutazione continua delle risorse

Anche se il progetto è partito a ritmo serrato, mentre concilio il budget mensile, scopro gradualmente che l’attività di coaching sta dando i propri frutti e devo dedicare meno tempo alla delivery. L’analista assume sempre più compiti gestionali e ci risulta più semplice rispettare il budget inizialmente ristretto.

Abbiamo inoltre introdotto retrospettive mensili in stile agile dove discutiamo e documentiamo le lezioni apprese, che esaminiamo prima di iniziare ogni nuova consegna. In questo modo riusciamo a ridurre le ore dedicate a ciascun modulo di formazione. 

Siamo in grado di includere un modulo extra senza costi aggiuntivi, un gesto di buona volontà che motiva i nostri clienti a coinvolgerci per un progetto ancora più grande il prossimo anno.

Perché la Gestione delle Risorse di Progetto è Importante?

Una gestione efficace delle risorse può trasformare il tuo progetto da un completo caos a una passeggiata. Anche se è possibile portare a termine un progetto senza un piano e con persone poco adatte o demotivate per il lavoro, non lo consiglierei. Il progetto diventa inutilmente complicato e l'ambiente decisamente spiacevole.

Se fatta correttamente, sviluppare un efficace piano di gestione delle risorse porta benefici al project manager, ai membri del team, agli stakeholder e all’azienda.

• Il project manager ha un lavoro più semplice nel gestire il progetto se le attività, il livello di impegno stimato e le competenze richieste vengono definite correttamente già durante la fase di avvio del progetto
• I membri del team sono motivati e coinvolti nel loro lavoro, aumentando la produttività e riducendo il turnover
• Soddisfare, o addirittura superare, le aspettative degli stakeholder diventa più semplice se il progetto viene pianificato e supportato dalle giuste risorse
• Il successo nella consegna dei progetti favorisce la crescita continua grazie a richieste di nuovi affari o rinnovi.

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In che modo il software di gestione delle risorse può aiutare?

Sebbene sia possibile pianificare le risorse utilizzando Excel, questo richiede l’inserimento manuale dei dati e aggiornamenti costanti. Investendo in un software di gestione delle risorse, potrai usufruire di una vasta gamma di funzioni automatizzate che ti faranno risparmiare tempo e ridurranno il rischio di errori.

Quindi, quali caratteristiche dovresti cercare in uno strumento di gestione delle risorse? Tra le funzionalità utili ci sono il monitoraggio delle risorse in tempo reale, l’abbinamento delle competenze e il bilanciamento del carico di lavoro. Gli strumenti di pianificazione della capacità, una tipologia correlata di software, possono aiutarti a distribuire le attività per evitare il sovraccarico del team e raccogliere feedback per garantire il miglioramento continuo.

Molti strumenti si integrano anche perfettamente con altri software di project management che potresti già utilizzare, consentendoti di avere una panoramica completa dell’avanzamento del progetto e dei tassi di utilizzo delle risorse.

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