Che Cos’è Una Risorsa Nel Project Management? 7 Tipi Chiave
Che cos’è esattamente una risorsa nel project management? Fondamentalmente, è qualsiasi tipo di bene che aiuta a portare a termine un’attività.
Le risorse sono importanti per i project manager: senza di esse, si rischia di non avere sufficiente manodopera, attrezzature e materiali, denaro, servizi, spazi e/o tempo per completare il progetto. Questo può portare a sforamenti di budget, dipendenze mancate o ritardi nella pianificazione, e potenzialmente al fallimento del progetto.
Esistono diverse piattaforme software di gestione delle risorse utili per ottimizzare il processo di gestione delle risorse e monitorare l’utilizzo delle risorse.
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Che cos'è una risorsa?
Nel project management, una risorsa è definita come qualsiasi cosa necessaria per completare con successo un progetto. Questo include materie prime, forniture operative, finanziamenti, personale, tecnologia e qualsiasi altro bene o servizio richiesto durante l’esecuzione del progetto.
Le risorse possono essere specifiche per un singolo progetto oppure utilizzate su più progetti. È importante valutare con precisione le risorse necessarie per il corretto piano di progetto e le consegne prima di iniziare il lavoro. In questo modo puoi pianificare correttamente il budget e assicurarti di avere il team di progetto, le attrezzature, ecc. necessarie per eseguire il lavoro.
Ad esempio, se stai pianificando il lancio di un sito web, dovrai considerare chi lavorerà all’incarico e con quali competenze, se il personale è interno o esterno, i costi di licenza per eventuali strumenti necessari, eventuali hardware richiesti (come dispositivi di test) e dove si svolgerà il lavoro, sempre in relazione al budget disponibile e alle milestone del progetto.
6 tipologie di risorse nel Project Management Digitale
Le risorse di progetto possono essere materiali, finanziarie o relative al personale. Le tipologie di risorse includono:
1. Manodopera
La manodopera riguarda il personale necessario a completare un progetto. Le tipologie di personale possono includere dipendenti dell’azienda o collaboratori esterni assunti per compiti o funzioni specifiche (vedi Servizi per maggiori informazioni sul coinvolgimento di entità esterne).
I project manager dovrebbero collaborare con gli stakeholder per determinare quante risorse umane, con quale percentuale di tempo e con quali competenze sono richieste per portare a termine le attività di progetto. Nota: non tutte le persone coinvolte nel progetto saranno necessarie per ogni singolo compito.
Dopo aver valutato lo scopo e il grado di complessità del progetto, il project manager si occupa di pianificare le risorse in base alle milestone di progetto e alla disponibilità delle risorse. Tenere traccia delle risorse disponibili aiuta a prevenire sovraccarico e burnout.
2. Attrezzature e materiali
Attrezzature e materiali comprendono una vasta gamma di forniture necessarie al progetto. Sono risorse che vengono consumate durante la realizzazione del progetto.
Per i progetti digitali, questo può includere hardware come computer o server, oppure materiale d’ufficio. Nel project management delle costruzioni, può spaziare da macchinari industriali a materie prime necessarie per un processo produttivo, fino ai veicoli: qualsiasi cosa serva per svolgere il lavoro.
Le stesse attrezzature possono essere utilizzate su diversi progetti all’interno di un portfolio; tuttavia, all’aumentare del numero di progetti, crescerà anche il fabbisogno di attrezzature.
3. Denaro
Qualsiasi project manager sa che il budget di progetto è fondamentale. Questo perché le risorse finanziarie sono indispensabili per acquisire altri tipi di risorse di progetto. Per regolare i costi e raggiungere i target di redditività dichiarati dalla tua organizzazione, gestire il progetto secondo il budget stabilito è essenziale per il successo—soprattutto quando si cerca di destreggiarsi tra più progetti contemporaneamente.
4. Spazio
Lo spazio si riferisce ai luoghi fisici affittati o utilizzati a discrezione del team; può includere uffici condivisi con un inquilino precedente o qualsiasi sito specifico secondo le richieste di uno specifico incarico. I bisogni di spazio devono essere mappati nelle varie fasi del progetto e, di solito, assegnati con largo anticipo a causa della loro relativa scarsità.
5. Servizi
Fornitori esterni rappresentano una risorsa per molti progetti. Se un'azienda non dispone già del personale necessario per offrire servizi previsti nell'ambito del progetto, rivolgersi a terzi esterni per quei servizi può essere indispensabile.
I fornitori sono entità esterne che forniscono beni o servizi utilizzati nel progetto (leggi su gestione dei fornitori e gestione dei subappaltatori). Gli esempi possono includere un professionista IT o un graphic designer. Nei progetti digitali, i servizi possono anche includere costi di licenza per strumenti software, costi di server o assistenza legale per attività in cui sono coinvolte grandi responsabilità legali.
6. Tempo
La quantità di tempo a disposizione per completare un progetto determinerà le procedure operative da seguire per gestirlo. Essere consapevoli che il tempo può essere limitato quando sorgono problemi è fondamentale per essere agili e mantenere il progetto in linea con la pianificazione.
Cos'è la gestione delle risorse?
La gestione delle risorse di progetto è il processo di acquisizione, utilizzo e monitoraggio delle risorse necessarie per completare un progetto dall'inizio alla fine.
Ecco un riassunto del processo:
- Durante la pianificazione delle risorse, sviluppare un piano di gestione delle risorse e rispettarlo aiuta i responsabili delle risorse ad avere successo. I project manager possono utilizzare la prospettiva delle risorse per mantenere aggiornati progetti attuali e futuri. Questo può essere fatto sia per un singolo progetto che per più progetti contemporaneamente.
- Durante le fasi di esecuzione e monitoraggio del ciclo di vita del progetto, strumenti come i diagrammi di Gantt, strutture scomposte del lavoro, tracciamento delle risorse e altre visualizzazioni dei dati possono aiutarti a restare aggiornato sulla disponibilità delle risorse e a misurare i progressi del progetto rispetto a obiettivi e milestone.
- Puoi anche utilizzare tecniche di gestione delle risorse, come il livellamento delle risorse, per costruire un programma delle risorse efficiente.
- Una allocazione intelligente delle risorse aiuta a garantire che i requisiti di progetto vengano rispettati nei tempi e nei costi previsti. Utilizzando diversi metodi per l’allocazione delle risorse, i project manager possono assicurarti che le risorse giuste siano sempre disponibili quando necessario.
Perché le risorse sono importanti nella gestione dei progetti?
Senza risorse adeguate, per un project manager può essere difficile raggiungere gli obiettivi del progetto entro la tempistica pianificata. Allocare male le risorse durante la creazione del calendario delle risorse può portare a ritardi, carenze o, peggio ancora, al fallimento dei progetti.
A seconda del tipo di progetto che stai gestendo, potrebbero essere necessari diversi tipi di risorse. Ad esempio, alcuni progetti, come quelli nel settore edile, possono avere esigenze particolarmente dettagliate in termini di attrezzature o materiali rispetto ad altri, oppure possono necessitare di soluzioni software specializzate per la gestione dei progetti di costruzione. Ognuno dei diversi tipi di risorse svolge il proprio ruolo nel garantire il successo del progetto. Allo stesso modo, i progetti logistici spesso presentano esigenze complesse di movimentazione dei materiali, coordinamento dei trasporti e conformità normativa, rendendo la gestione delle risorse particolarmente cruciale per evitare ritardi nelle spedizioni o sanzioni regolamentari.
Leggi di più su perché una gestione efficace delle risorse è importante nel project management qui.
Cosa succede ora?
Inizia a monitorare le tue risorse utilizzando un software per la gestione dei progetti, software per la programmazione delle risorse oppure uno strumento gratuito per la gestione delle risorse. Stai cercando il software giusto per la gestione delle risorse? Dai un'occhiata a questa guida di demo dei software per la gestione delle risorse per aiutarti a prendere una decisione informata.
