Gestione dei progetti: cos’è e perché è importante
La maggior parte delle persone ha sentito parlare di gestione dei progetti, ma molti pensano ancora che si tratti semplicemente di mantenere organizzati i team o di inseguire gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento. In realtà, la gestione dei progetti è diventata una disciplina aziendale fondamentale che aiuta le organizzazioni a coordinare attività complesse, gestire i rischi e ottenere risultati in modo più affidabile.
Che cos'è la gestione dei progetti?
La gestione dei progetti è il processo di organizzazione, assegnazione e coordinamento delle risorse per completare con successo un'iniziativa a tempo determinato che produce uno specifico risultato aziendale.
Queste risorse — persone, budget, strumenti e tempo — devono essere gestite rispettando tre vincoli interconnessi: ambito (ciò che abbiamo concordato di realizzare), programma (quando deve essere completato) e budget (quanto possiamo spendere). Modificando uno qualsiasi dei tre, anche gli altri due ne risentono. Questa tensione è la sfida fondamentale che i responsabili di progetto affrontano ogni giorno.
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Puoi anche considerare un progetto come un investimento mirato di impegno e risorse per ottenere un risultato aziendale entro un arco di tempo prestabilito, con un inizio chiaro, una fine chiara e un risultato definito nel mezzo.
Progetto e operazioni
Un progetto è un'iniziativa temporanea e unica, con un inizio e una fine definiti, che crea qualcosa di nuovo, come un prodotto, un sistema, un processo, un report, un servizio o un evento.
Le operazioni sono continue e ripetibili: sono le attività ricorrenti che mantengono in funzione un'azienda (elaborazione delle buste paga, gestione dell'assistenza clienti, invio delle e-mail di marketing settimanali). Il confine tra le due non è sempre evidente, ma un test utile è questo: ha una linea di arrivo? Se sì, è un progetto. Se si ripete indefinitamente, è un'operazione.
| Progetto | Operazioni | |
| Durata | Temporanea (inizio e fine definiti) | Continua, senza un termine prestabilito |
| Risultato | Risultato unico | Prodotto o servizio ripetibile |
| Struttura del team | Spesso interfunzionale, costituito per il progetto | Team stabili e specifici per funzione |
| Misura del successo | Completato rispettando ambito, tempi e budget | Efficienza, coerenza, produttività |
| Esempi | Riprogettazione di un sito web, trasferimento di un ufficio, lancio di un nuovo prodotto | Assistenza clienti, elaborazione delle buste paga, report settimanali |
Gestione dei progetti e gestione
La gestione dei progetti si concentra sulla realizzazione di un'iniziativa temporanea con un obiettivo, una tempistica e un risultato definiti, mentre la gestione generale si concentra sulla supervisione delle operazioni aziendali continuative senza una data di fine prestabilita.
È proprio questa natura finita a rendere la disciplina particolarmente impegnativa. Un responsabile di progetto non può fare affidamento sul riconoscimento di schemi a lungo termine o sulla correzione incrementale della rotta come può fare un responsabile operativo. Deve guidare le persone verso un risultato definito, in tempi ristretti, spesso coinvolgendo team che normalmente non lavorano insieme — e poi ripetere tutto nel progetto successivo, con un team diverso, vincoli diversi e obiettivi diversi.
Gestione dei progetti, dei prodotti e dei programmi
La gestione dei progetti si concentra sull'esecuzione di un'iniziativa definita entro una tempistica, un ambito e un budget, mentre la gestione del prodotto si concentra sulla strategia, sulla direzione e sul successo a lungo termine di un prodotto. I responsabili di progetto coordinano la realizzazione. I responsabili di prodotto definiscono cosa dovrebbe essere realizzato e perché.
La gestione dei programmi consiste nella gestione di più progetti correlati per portare avanti un'iniziativa strategica. I responsabili di programma e i responsabili di progetto svolgono funzioni simili, ma i responsabili di programma tendono a operare su progetti più complessi e su scala più ampia. Esistono anche certificazioni diverse per i responsabili di programma rispetto ai responsabili di progetto, come il PgMP per i responsabili di programma e il PMP per i responsabili di progetto. A rendere le cose ancora più confuse, gestione dei progetti e gestione dei programmi possono talvolta essere termini intercambiabili, a seconda del settore.
Perché è importante la gestione dei progetti?
La gestione dei progetti è importante perché aiuta le organizzazioni a pianificare, coordinare e portare a termine lavori complessi in modo più efficace, migliorando la visibilità, la responsabilità, la gestione delle risorse, la comunicazione e il processo decisionale durante tutto il progetto.
La gestione dei progetti è un'attività orientata alla leadership e basata sugli obiettivi, che non è fondamentale solo per il valore e i risultati prodotti dal progetto, ma anche per il benessere delle persone coinvolte nella sua realizzazione.
Per i team è difficile raggiungere l'eccellenza nella realizzazione dei progetti se il ruolo di responsabile di progetto è una responsabilità secondaria aggiunta a un altro ruolo all'interno del team di progetto.
I responsabili di progetto:
- Allineano le parti interessate chiave, le responsabilizzano sui risultati del progetto e realizzano il lavoro garantendo un elevato livello di qualità
- Offrono una prospettiva sulla coesione del prodotto e sulla misura in cui il progetto raggiunge i propri obiettivi e il ritorno sull'investimento previsto. Ciò è particolarmente vero in un mondo digitale, dove i team di progetto sono altamente specializzati e la tecnologia e i modi di lavorare cambiano continuamente. I buoni responsabili di progetto sono specialisti nel guidare, facilitare e gestire la collaborazione.
- Offrono una leadership di servizio per collegare team diversi, tradurre requisiti e concetti complessi, bilanciare le aspettative quando emergono rischi e permettere alle persone di svolgere il miglior lavoro possibile entro i vincoli del progetto, anche se tali vincoli cambiano continuamente.
Comprendere le migliori pratiche per la gestione dei progetti è fondamentale per i professionisti che desiderano ottimizzare il flusso di lavoro e rispettare le scadenze.
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Le 5 fasi della gestione dei progetti
Il Project Management Institute (PMI) descrive cinque fasi del ciclo di vita del progetto nella Guida al corpo di conoscenze sulla gestione dei progetti (PMBOK). Queste fasi forniscono un approccio strutturato alla gestione efficace dei progetti e includono:
- Avvio del progetto: Questa prima fase definisce la visione, gli obiettivi e le finalità del progetto per rispondere alla domanda “perché” il team sta realizzando questo progetto. Durante questa fase, il team determina l’ambito generale del progetto e i risultati finali. Quindi, il project manager identifica i principali stakeholder e ottiene l’approvazione del cliente.
- I principali risultati finali di questa fase includono il documento costitutivo del progetto e lo studio di fattibilità.
- Pianificazione del progetto: La seconda fase spiega come il team raggiungerà gli obiettivi del progetto. È in questa fase che il project manager sviluppa una roadmap dettagliata del progetto, includendo ambito, calendario, budget e valutazione dei rischi. Le attività di questa fase includono la definizione delle milestone, l’assegnazione dei compiti e la definizione delle strategie di comunicazione per il team, con l’obiettivo di aumentare la trasparenza durante il prosieguo del progetto.
- I principali risultati finali di questa fase includono il piano di progetto, il piano di gestione dei rischi e la struttura di scomposizione del lavoro (WBS).
- Esecuzione del progetto: Ora che la pianificazione è completata, questa fase è caratterizzata dall’attuazione del piano di progetto e dalla gestione delle risorse del progetto. Tra le attività principali di questa fase vi sono la garanzia del controllo qualità e il mantenimento della comunicazione con gli stakeholder. Infine, sebbene sia importante seguire il calendario pianificato, questo è il momento in cui è necessario apportare modifiche al piano qualora lo sviluppo del progetto si discosti da quanto promesso inizialmente al cliente.
- I principali risultati finali di questa fase includono i rapporti sullo stato del progetto e le metriche delle prestazioni.
- Monitoraggio e controllo del progetto: La quarta fase valuta i progressi del progetto e riporta le prestazioni in termini di ambito, budget, calendario e qualità. Il project manager apporta modifiche al piano di progetto, se necessario, affronta i rischi e risolve i problemi per garantire che il progetto rimanga in linea con i piani. Un aspetto importante da monitorare è la presenza dell’espansione incontrollata dell’ambito. Questo fenomeno può essere prevenuto attraverso il controllo delle modifiche.
- I principali risultati finali di questa fase includono le richieste di modifica e i rapporti sulle prestazioni.
- Chiusura del progetto: Nella fase finale, il project manager completa i risultati finali del progetto e garantisce l’approvazione degli stakeholder. Tra le attività principali della fase di chiusura vi sono lo svolgimento di valutazioni post-progetto, la documentazione delle lezioni apprese e la formulazione di raccomandazioni applicabili per migliorare l’esecuzione dei progetti futuri.
- I principali risultati finali di questa fase includono il rapporto finale e il documento sulle lezioni apprese.
Tipi di metodologie di gestione dei progetti
Poiché ogni progetto ha un insieme diverso di risultati desiderati, i project manager devono conoscere diverse tecniche di gestione dei progetti per gestire sia i dettagli tecnici di un progetto sia gli stakeholder coinvolti.
La metodologia di gestione dei progetti utilizzata dipende dalle dimensioni dell’azienda, dalla composizione del team, dai requisiti e dagli obiettivi del progetto e dalla natura del progetto stesso.
Confronto tra le metodologie di gestione dei progetti
| Metodologia | Ideale per | Usala quando | Fai attenzione a |
| A cascata | Progetti prevedibili | I requisiti sono chiari fin dall’inizio ed è improbabile che cambino | Può essere rigida se le priorità cambiano |
| Agile | Attività soggette a rapidi cambiamenti | Sono necessari feedback frequenti e flessibilità | Può creare incertezza sui tempi e sull’ambito |
| Scrum | Team di prodotto e software | Il lavoro può essere consegnato in brevi sprint | Richiede una forte disciplina del team e ruoli chiari |
| Kanban | Flussi di lavoro continui | Il lavoro arriva continuamente e le priorità cambiano spesso | Può diventare disordinato senza limiti WIP |
| Ibrida | Progetti aziendali interfunzionali | I responsabili hanno bisogno di prevedibilità, ma i team hanno bisogno di flessibilità | Può diventare confusa se le regole non sono chiare |
| Lean Six Sigma | Miglioramento dei processi | È necessario ridurre gli sprechi o migliorare la qualità | Può essere eccessivamente complessa per i progetti semplici |
Metodologie sequenziali
Le metodologie sequenziali di gestione dei progetti organizzano il lavoro in fasi strutturate che vengono completate una dopo l’altra, con ogni fase che dipende dal completamento di quella precedente. Gli approcci sequenziali sono ideali quando i risultati del progetto sono più prevedibili.
Alcuni esempi di questo approccio includono la gestione dei progetti a cascata, il metodo del percorso critico e la gestione dei progetti con il percorso critico vincolato.
Metodologie agili
Le metodologie agili di gestione dei progetti organizzano il lavoro in cicli brevi e iterativi che consentono ai team di adattarsi rapidamente ai requisiti, ai feedback e alle priorità in evoluzione durante tutto il progetto. Gli approcci agili sono particolarmente adatti ai progetti collaborativi che devono rispondere a cambiamenti frequenti. Un approccio agile è guidato dai principi del Manifesto Agile.
Alcuni esempi di flussi di lavoro agili per i progetti includono Scrum agile, Kanban, eXtreme Programming (XP) e il quadro di riferimento adattivo per i progetti.
Metodologie ibride
Le metodologie ibride di gestione dei progetti combinano approcci di pianificazione strutturati con metodi di realizzazione flessibili e iterativi per bilanciare prevedibilità, adattabilità e collaborazione interfunzionale all’interno di un progetto. Una metodologia ibrida di gestione dei progetti consente di combinare il meglio di due metodi e ottenere risultati di progetto che non sarebbero mai possibili con uno solo.
La metodologia ibrida più comune è una combinazione della gestione dei progetti a cascata e agile, nella quale il team pianifica il progetto e analizza i requisiti usando il metodo a cascata, quindi sviluppa e valuta il lavoro del progetto usando una metodologia agile.
Scrumban
Scrumban è una metodologia ibrida di gestione dei progetti che combina la struttura iterativa di Scrum con il flusso continuo di Kanban per creare un approccio flessibile basato sul tiraggio. I team seguono le pratiche di pianificazione e revisione degli sprint di Scrum, ma usano le bacheche Kanban per visualizzare i limiti del lavoro in corso (WIP), riducendo i colli di bottiglia e migliorando l’adattabilità. È ideale per i team che stanno passando da Scrum a Kanban o che hanno bisogno di flessibilità nella gestione di flussi di lavoro imprevedibili.
Water-Scrum-Fall
Water-Scrum-Fall è un approccio ibrido che incorpora la pianificazione strutturata e le fasi di chiusura del modello a cascata, usando Scrum per lo sviluppo iterativo nel mezzo. Viene comunemente utilizzato nei settori in cui sono necessarie la raccolta iniziale dei requisiti e la conformità normativa (modello a cascata), ma in cui i team traggono comunque vantaggio dall’adattabilità dell’approccio Agile nell’esecuzione. Questo modello consente alle organizzazioni di bilanciare prevedibilità e agilità, rendendolo utile nei progetti a livello aziendale.
Wagile
Wagile è una combinazione informale di modello a cascata e approccio Agile, nella quale i team adottano elementi agili all’interno di una struttura tradizionale a cascata. A differenza di Water-Scrum-Fall, Wagile spesso non presenta confini chiari tra le metodologie e può portare all’applicazione superficiale delle pratiche agili senza una reale agilità. Sebbene tenti di combinare struttura e flessibilità, rischia di generare inefficienze se non viene gestito con attenzione, risultando quindi più adatto ai team che stanno ancora effettuando la transizione verso le metodologie agili.
Altre metodologie
Considerato che la gestione dei progetti come disciplina e specializzazione esiste ormai da tempo, forse non sorprende che vi siano altre metodologie che non rientrano nelle categorie precedenti.
Un esempio è Lean Six Sigma, una metodologia di ottimizzazione dei processi aziendali che ha avuto origine soprattutto nel contesto manifatturiero.
Quando si seleziona una metodologia, è importante riconoscere che un responsabile di progetto non si limita a definire la direzione del progetto, mantenere gli standard di qualità e riferire sullo stato di avanzamento, ma può anche voler allineare il progetto agli obiettivi strategici più ampi di un’organizzazione.
I responsabili di progetto usano un insieme diverso di strumenti per gestire i portafogli di progetti o i processi aziendali in senso più ampio.
Che cos’è un responsabile di progetto?
Un responsabile di progetto è incaricato di promuovere l’allineamento degli stakeholder, la responsabilità rispetto agli obiettivi dichiarati del progetto e un’esecuzione di alta qualità durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Che cosa fa concretamente un responsabile di progetto?
I responsabili di progetto collaborano con le squadre, le parti interessate, gli sponsor esecutivi e i clienti per eseguire le attività di progetto, dare priorità alle domande chiave per il processo decisionale, promuovere comunicazioni proattive e guardare avanti per eliminare o gestire i potenziali rischi per il successo del progetto.
Un responsabile di progetto eccezionale offre il massimo valore comprendendo l'equilibrio tra gli obiettivi del progetto e i vincoli, e gestendo le parti interessate per raggiungere gli obiettivi entro tali vincoli.
| Responsabilità | Come si concretizza nella pratica |
|---|---|
| Pianificazione del progetto | Creazione di tempistiche, traguardi e piani di consegna |
| Requisiti del progetto | Raccolta, documentazione e chiarimento delle esigenze e delle aspettative del progetto |
| Gestione delle parti interessate | Mantenimento dell'allineamento tra dirigenti, clienti e squadre |
| Gestione dei rischi | Identificazione dei problemi prima che ritardino la consegna |
| Gestione delle risorse | Assicurarsi che i carichi di lavoro siano realistici ed equilibrati |
| Gestione dell'ambito | Prevenzione dei cambiamenti incontrollati e dell'espansione progressiva delle priorità |
| Scadenze realistiche | Valutazione della capacità della squadra e bilanciamento dei carichi di lavoro per creare tempistiche realizzabili |
| Coordinamento della squadra | Aiutare le squadre a mantenere l'allineamento tra le dipendenze |
| Comunicazione | Gestione di riunioni quotidiane, aggiornamenti sullo stato e rapporti |
| Gestione del bilancio | Monitoraggio dei costi del progetto e dei vincoli di consegna |
Quali competenze servono ai responsabili di progetto?
Data l'ampia natura delle loro responsabilità, i responsabili di progetto devono possedere un insieme diversificato di competenze, tra cui:
- Competenze di comunicazione efficace e intelligenza emotiva per adattare le informazioni a pubblici specifici e valutare e gestire le relazioni e le dinamiche sociali
- Capacità di pensiero critico per poter porre domande, identificare, mettere in sequenza e stabilire le priorità delle attività, gestire i rischi e dedicarsi alla risoluzione dei problemi
- Competenze di guida per creare un ambiente di lavoro psicologicamente sicuro che motivi e metta le squadre nelle condizioni di svolgere al meglio il proprio lavoro
- Acume negli affari per allineare i risultati del progetto alle priorità dell'organizzazione
- Pianificazione del progetto, inclusi gestione del bilancio, programmazione del progetto, allocazione delle risorse e pianificazione della capacità delle risorse.
Sfide comuni nella gestione dei progetti
La gestione dei progetti, pur essendo una professione gratificante, è anche impegnativa. Di seguito sono riportati alcuni esempi di sfide comuni che potresti incontrare come responsabile di progetto.
Vincoli delle risorse
I responsabili di progetto sono responsabili della creazione di un calendario delle risorse, dell'allocazione delle risorse e dell'assegnazione del tempo dei membri della squadra alle attività del progetto. Ciò richiede la conoscenza della durata prevista delle attività e delle competenze necessarie ai membri della squadra per ottenere risultati di progetto positivi.
Oltre alle competenze di pianificazione della capacità e di guida necessarie per un'allocazione ottimale delle risorse, i responsabili di progetto devono spesso affrontare richieste concorrenti sul tempo dei membri della squadra e/o finanziamenti insufficienti per svolgere le attività del progetto.
I responsabili di progetto devono essere creativi e giudiziosi nella gestione delle risorse, in modo da potersi adattare, secondo necessità, di fronte ai cambiamenti.
Espansione incontrollata dell'ambito
L'ampliamento incontrollato dell'ambito si verifica quando i risultati finali o le funzionalità di un progetto si espandono oltre quanto la squadra aveva inizialmente concordato di realizzare. Sebbene possa sembrare innocuo accettare qua e là un elemento o un fronzolo in più, questi cambiamenti iniziano ad accumularsi e ci si può ritrovare improvvisamente molto fuori assetto.
Per ridurre il rischio di ampliamento incontrollato dell'ambito:
- Documenta nel documento costitutivo del progetto ciò che rientra e ciò che non rientra nell'ambito, così da avere una registrazione delle decisioni prese
- Inserisci del margine di riserva nella pianificazione temporale del progetto, così da poter affrontare eventuali problemi imprevisti
- Collabora strettamente con le parti interessate per gestire e stabilire le priorità delle richieste in arrivo e segnalare i potenziali problemi man mano che si verificano.
Gestione delle parti interessate
I responsabili di progetto devono coinvolgere le parti interessate interfunzionali per raccogliere riscontri, eseguire le attività del progetto e comunicare i progressi.
In quanto centro di comunicazione della squadra, può essere difficile gestire le diverse aspettative delle parti interessate, motivare e responsabilizzare i membri della squadra e tenere sotto controllo una moltitudine di attività di progetto, evitando al contempo l'esaurimento.
Un altro aspetto da evitare durante la raccolta dei riscontri dalle parti interessate è il pensiero di gruppo, poiché influirà negativamente sul progetto. Per evitarlo, puoi utilizzare la tecnica Delphi per raccogliere informazioni in forma anonima e massimizzarne i vantaggi.
Assicurati di documentare le decisioni, le azioni da intraprendere e le questioni aperte per promuovere l'allineamento e la responsabilità all'interno della squadra di progetto. Dedica del tempo a conoscere i punti di forza, gli interessi professionali e le aspirazioni di carriera dei membri della tua squadra, così da poter assegnare il lavoro in modo efficace.
Gestione inadeguata dei rischi
Il rischio è una componente intrinseca di qualsiasi progetto, ma non prevedere e affrontare i potenziali problemi può portare a gravi interruzioni. Molte squadre cadono nella trappola di presumere che i rischi saranno minori o gestibili, per poi trovarsi impreparate quando emergono ostacoli imprevisti.
Senza un approccio strutturato all'identificazione e alla mitigazione dei rischi, i progetti possono subire ritardi, superamenti del budget e persino fallire completamente. Per evitarlo, dovresti condurre valutazioni approfondite dei rischi all'inizio del progetto, identificando le potenziali minacce e la loro probabilità di verificarsi.
Mantenere un registro dei rischi aiuta a monitorarli nel tempo, assicurando che rimangano sotto l'attenzione della squadra. Inoltre, predisporre piani di emergenza per i rischi ad alto impatto può fornire una rete di sicurezza, consentendo alle squadre di reagire rapidamente qualora si verifichino problemi.
Mancanza di una comunicazione chiara
Le interruzioni della comunicazione possono essere uno dei principali ostacoli al successo di un progetto. Quando le squadre non hanno chiarezza su obiettivi, aspettative e responsabilità, i malintesi diventano comuni, causando inefficienze, scadenze mancate e frustrazione tra i membri della squadra.
Una comunicazione errata può inoltre creare problemi di allineamento con le parti interessate, causando confusione sui progressi e sui risultati finali del progetto. Per evitarlo, controlli periodici e riunioni sullo stato di avanzamento aiutano a mantenere tutti informati e offrono l'opportunità di affrontare le preoccupazioni in tempo reale.
L'utilizzo di strumenti di collaborazione come Slack, Asana o Microsoft Teams può inoltre aiutare a centralizzare le discussioni, riducendo il rischio di interpretazioni errate.
Esempio di gestione dei progetti in azione
Immagina che la tua organizzazione stia avviando un nuovo progetto per acquisire un'altra azienda. Ogni reparto, da quello legale alle vendite, dal prodotto all'ingegneria, fino alla finanza, ha un ruolo da svolgere per il successo del progetto. I dirigenti hanno un'idea vaga di ciò che deve essere fatto, ma all'iniziativa manca un “responsabile” chiaro che si occupi del successo del progetto.
Nominare un responsabile di progetto per supervisionare questa iniziativa garantisce che il progetto prenda il via con obiettivi chiaramente definiti e condivisi dalle parti interessate.
Durante la fase di pianificazione del progetto, il responsabile di progetto definisce ulteriormente ciò che rientra e ciò che non rientra nell'ambito dell'iniziativa, suddivide gli obiettivi del progetto in attività distinte e definisce ruoli e responsabilità per i membri della squadra di progetto coinvolti nell'iniziativa. Senza un responsabile di progetto, la squadra potrebbe non essersi allineata su obiettivi comuni e non sarebbe riuscita a mantenere la responsabilità rispetto a quanto deciso.
Il responsabile di progetto monitora i progressi delle squadre nello svolgimento delle attività richieste e collabora tra le diverse funzioni per rimuovere blocchi o altri impedimenti al successo. Il responsabile di progetto riferisce inoltre sui progressi raggiunti e sui potenziali rischi, così che il promotore del progetto e la dirigenza siano certi che il progetto sia sulla buona strada per essere completato.
Infine, al momento della chiusura del progetto, il responsabile di progetto documenta le lezioni apprese e aggiorna i processi organizzativi, così che le squadre siano più efficienti ed efficaci nell'esecuzione di progetti di questo tipo in futuro. Questa è una pratica fondamentale nella gestione aziendale dei progetti per contribuire a migliorare le prestazioni future in tutta l'organizzazione.
Ecco alcuni esempi di come viene gestita la gestione dei progetti all’interno di diversi tipi di team e progetti.
- Progetto di sviluppo software: un team software che lancia un’app mobile potrebbe utilizzare Agile o Scrum per gestire sprint, rilasci, test e requisiti in evoluzione tra sviluppatori, designer, addetti al controllo qualità e parti interessate.
- Lancio di una campagna di marketing: un team di marketing che lancia una campagna può utilizzare la gestione dei progetti per coordinare contenuti, design, approvazioni, pubblicità, email, social media e scadenze di lancio tra i vari reparti.
- Progetto di miglioramento dei processi operativi: un team operativo che implementa un nuovo flusso di lavoro o un sistema di gestione dell’inventario potrebbe adottare un approccio ibrido per coordinare la pianificazione del rollout, la formazione, la documentazione, i fornitori e l’adozione interfunzionale.
I migliori strumenti per la gestione dei progetti
Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano i team a pianificare il lavoro, gestire le risorse, collaborare, monitorare i progressi e creare report sulle prestazioni di consegna. Alcuni strumenti sono progettati come piattaforme complete per la gestione dei progetti, mentre altri sono specializzati in aree come la pianificazione delle attività, la pianificazione delle risorse, la reportistica o la gestione Agile.
| Tipo di strumento | A cosa serve |
|---|---|
| Software di gestione dei progetti | Pianificare i progetti, assegnare il lavoro e monitorare i progressi |
| Software di gestione delle risorse | Gestire i carichi di lavoro, la capacità e la disponibilità del team |
| Software di gestione delle attività | Organizzare attività, priorità e flussi di lavoro |
| Strumenti di collaborazione | Comunicazione, documentazione e coordinamento del team |
| Software di pianificazione | Gestire tempistiche, dipendenze e traguardi |
| Strumenti di reportistica | Monitorare KPI, rischi e stato di salute del progetto |
| Strumenti per la gestione Agile dei progetti | Gestire sprint, backlog e flussi di lavoro Kanban |
| Software di gestione del portafoglio progetti | Gestire più progetti e priorità strategiche |
Come imparare a gestire i progetti
Se sei un project manager esperto che desidera perfezionare le proprie competenze o un principiante che vuole entrare nel settore, puoi prendere in considerazione diversi percorsi per imparare la gestione dei progetti.
Questi includono, a titolo esemplificativo:
- Il certificato in gestione digitale dei progetti di The Digital Project Manager
- La certificazione Project Management Professional (PMP) del PMI
- Certified ScrumMaster (CSM)
- Certificazioni sugli strumenti di gestione dei progetti (ad esempio, Atlassian offre diversi corsi pensati per sviluppare la competenza nell’utilizzo di Jira.)
Le tendenze future nella gestione dei progetti
Come prevediamo che evolverà la gestione dei progetti in futuro? Ecco 3 tendenze nella gestione dei progetti che probabilmente influenzeranno la professione:
- Strumenti e tecnologie digitali in evoluzione: secondo uno studio di Zion Market Research, si prevede che il settore globale dei software per la gestione dei progetti crescerà del 10% all'anno tra il 2022 e il 2030. In un mercato sempre più affollato, i responsabili di progetto dovranno essere in grado di valutare, dare priorità e implementare soluzioni tecnologiche per ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare la pianificazione delle risorse.
- Crescita dell'intelligenza artificiale: i responsabili di progetto possono utilizzare strumenti di intelligenza artificiale generativa, come ChatGPT di OpenAI e altre alternative, per completare attività di routine, come riassumere i riscontri delle retrospettive di progetto. I responsabili di progetto dovranno essere abbastanza competenti da sapere come questi strumenti possano aiutarli e comprendere anche le loro potenziali insidie (ad esempio, evitare di inserire informazioni proprietarie).
- Domanda crescente di responsabili strategici di progetto: forse legata alla crescita dell'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti per automatizzare le responsabilità di livello inferiore, le organizzazioni cercano sempre più responsabili di progetto in grado di apportare valore grazie alla loro conoscenza dell'azienda. Mentre le aziende puntano a espandersi, i responsabili di progetto possono aiutare le organizzazioni a comprendere i punti deboli dei loro processi, definire obiettivi aziendali solidi e promuovere il consenso delle parti interessate per garantire che le attività vengano portate a termine.
Domande frequenti sulla gestione dei progetti
Di seguito sono riportate alcune domande frequenti sulla gestione dei progetti.
La gestione dei progetti è un buon percorso professionale?
Le responsabilità di un responsabile di progetto consistono nel guidare i team, ottenere risultati e progettare processi e flussi di lavoro. Le competenze di gestione dei progetti continueranno a essere richieste, indipendentemente dal fatto che le responsabilità quotidiane di un responsabile di progetto cambino nel tempo. Lavorare con le persone è interessante, gratificante e in continua evoluzione, il che rende la gestione dei progetti un'attività professionale stimolante e in costante cambiamento.
La gestione dei progetti viene utilizzata solo per i progetti di grandi dimensioni?
No. La gestione dei progetti può essere utilizzata per progetti di qualsiasi dimensione, dai piccoli miglioramenti dei processi interni alle grandi iniziative interfunzionali che coinvolgono più team e parti interessate.
Come gestiscono i team le dipendenze del progetto?
I team gestiscono le dipendenze identificando tempestivamente le attività collegate, coordinando le tempistiche tra i team, monitorando gli ostacoli e mantenendo visibilità su come i ritardi in un'area influenzino le altre.
E adesso?
Per saperne di più su come far crescere la tua carriera nella gestione dei progetti, iscriviti al notiziario di The Digital Project Manager.
