Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources et comment en créer un
Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources ?
Un plan de gestion des ressources décrit la manière dont les ressources seront affectées, planifiées et gérées tout au long du cycle de vie du projet afin de mener à bien le périmètre du projet.
Il précise quelles ressources sont nécessaires, à quel moment elles le sont et comment elles seront utilisées tout au long du processus de gestion des ressources du projet. Les ressources peuvent inclure les membres de l’équipe, le budget, l’équipement, les matériaux et les autres actifs responsables de la gestion des ressources sur l’ensemble du projet.
À quoi sert un plan de gestion des ressources ?
Les plans de gestion des ressources remplissent plusieurs fonctions essentielles dans les projets et favorisent :
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Accessibilité : les membres de l’équipe projet, ainsi que les responsables de projet et des ressources, peuvent modifier et réviser certaines parties du plan de ressources.
- Transparence : les plans de gestion des ressources permettent à chaque chef de projet d’une organisation de voir ce qui se passe et de planifier les ressources en fonction des plans des autres responsables et de leurs propres besoins. Ils servent également à suivre des informations telles que l’emplacement de l’équipement ou le statut des membres de l’équipe.
- Exactitude : les plans de gestion de projet et les plans de ressources doivent être mis à jour en temps réel afin que les chefs de projet disposent d’informations à jour et précises lorsqu’ils prennent des décisions.
Modèle de plan de gestion des ressources [Télécharger]
Cette feuille de calcul d’allocation vous permettra de suivre facilement les taux horaires de vos membres d’équipe et les coûts associés. Elle est au format Google Sheets, mais vous pouvez facilement en importer une copie dans Excel si vous le préférez. Sélectionnez simplement Fichier, puis « Créer une copie » ou « Télécharger ».
Que doit contenir un plan de gestion des ressources ?
Voici les éléments essentiels à inclure dans votre plan de gestion des ressources :
1. Attribution des responsabilités
Définissez clairement la propriété, les responsabilités, les approbations et les livrables au sein de l’équipe projet. De nombreuses équipes utilisent un tableau RACI pour préciser qui est responsable, qui doit rendre des comptes, qui est consulté et qui est informé tout au long de la réalisation.
Les employés et les responsables peuvent également utiliser un logiciel de gestion de projet pour estimer la durée d’une tâche spécifique, attribuer des rôles précis et générer un planning facile à gérer.
2. Estimation des ressources
Estimez les personnes, le temps, le budget, les outils et les compétences nécessaires à la réussite du projet. Cela comprend l’évaluation de la capacité de l’équipe, l’identification des lacunes en matière de compétences et la détermination de la nécessité de recruter ou d’externaliser certaines tâches.
Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de planification des ressources pour gérer un ou plusieurs de ces éléments, notamment la capacité de l’équipe, les compétences et les outils ou équipements.
3. Tableaux de gestion des ressources
Les graphiques de durée et les histogrammes vous aident, vous et votre équipe projet, à mieux comprendre comment les ressources que vous prévoyez d’utiliser s’intègrent au calendrier. Les histogrammes aident les chefs de projet à signaler et à résoudre les problèmes de surallocation avant qu’ils ne deviennent critiques. De nombreux outils de planification de projet simplifient ce processus en proposant des options intégrées pour générer des rapports et des graphiques de gestion des ressources.
4. Dépendances du projet
Une dépendance de projet survient lorsqu’un membre de l’équipe ne peut pas terminer ses tâches sans l’achèvement d’une tâche précédente ou sans une autre ressource.
Une dépendance liée aux ressources survient lorsqu’une tâche doit être réalisée par un membre spécifique de l’équipe, mais que cette personne n’est pas disponible. Si une tâche peut être réalisée par plusieurs membres de l’équipe, elle ne dépend pas d’une ressource particulière.
5. Alternatives
La sélection de méthodes, de plans et de technologies alternatifs est toujours importante lors de l’élaboration d’un plan de gestion des ressources.
Le fait de disposer de plusieurs alternatives peut avoir une influence positive sur vos coûts, votre calendrier et la fiabilité du projet. Ces approches alternatives peuvent être examinées et combinées afin d’optimiser la planification des ressources.
Pourquoi les plans de gestion des ressources sont-ils importants ?
La gestion des ressources est importante pour les raisons suivantes :
1. Des calendriers de projet plus précis
L’intégration d’un calendrier détaillé permet de réduire les approximations concernant le calendrier du projet et fournit un planning de projet précis que les responsables et les équipes peuvent utiliser pour mesurer les jalons et l’avancement du projet. Cela aide les chefs de projet à définir des attentes favorables pour les parties prenantes et les clients.
2. Une satisfaction accrue des employés et de l’équipe
En quantifiant le travail qu’un employé est en mesure d’effectuer, les chefs de projet peuvent prendre de meilleures décisions stratégiques concernant les personnes qui participent à un projet et le moment de leur intervention. Il s’agit d’une compétence essentielle en gestion des ressources, qui permet d’obtenir une charge de travail plus réaliste et plus gérable pour les membres de l’équipe. Ceux-ci peuvent rapidement être surchargés, tout comme les ressources peuvent être surexploitées. Cela peut avoir des effets secondaires à long terme : le stress au travail peut affecter le sommeil, la santé et la satisfaction professionnelle globale.
Grâce à une gestion efficace des ressources, les chefs de projet peuvent identifier les points faibles d’un projet et mieux déterminer si le « vivier de ressources » est suffisant ou s’il convient de recruter temporairement une personne.
3. Des estimations précises des ressources
Les plans de gestion des ressources permettent aux entreprises d’utiliser efficacement les ressources dont elles disposent et de créer une charge de travail équilibrée.
Avec un bon plan de gestion des ressources, il devient plus facile d’établir des estimations de projet. Les chefs de projet peuvent déterminer plus précisément où affecter les ressources en fonction des coûts associés et du budget, puis mieux calculer les coûts et les marges du projet. Cela peut également les aider à planifier les ressources de plusieurs projets qui seront réalisés simultanément.
4. Un meilleur déroulement du projet
Un plan de gestion des ressources fournit des informations transparentes à toutes les parties prenantes, ce qui renforce la responsabilité et permet aux membres de l’équipe de savoir sur quoi ils travaillent et à quel moment. Cela accélère les transitions entre les phases du projet.
5. Une transparence et une communication accrues
Les plans de gestion des ressources d’un projet permettent de résoudre certains des problèmes les plus courants liés à la gestion des ressources, notamment :
- Des projets en concurrence pour l’utilisation des ressources
- Un manque de communication concernant les rôles et les responsabilités
- Un décalage avec la disponibilité des ressources dû à une mauvaise planification de la capacité du projet (qui diffère de la planification des ressources)
Garder les plans de gestion des ressources accessibles à tous les chefs de projet et aux membres de l’équipe au sein d’une organisation garantit que chacun dispose d’une vue d’ensemble de l’utilisation actuelle des ressources et que tous travaillent à partir des mêmes informations lors de la résolution des conflits.
Comment créer un plan de gestion des ressources
Suivez ces étapes clés pour créer un plan de gestion des ressources :
- Définissez les besoins en ressources : Examinez la portée et le budget de votre projet afin d’identifier les personnes, les compétences, les outils et le matériel dont vous aurez besoin pour mener à bien le travail (par exemple, des développeurs, des designers, des prestataires ou de l’équipement).
- Évaluez la capacité de l’équipe : Vérifiez sur quoi travaillent actuellement les membres de votre équipe et de quelle disponibilité réelle ils disposent avant de leur attribuer de nouvelles tâches. Un outil de planification des ressources peut vous aider à identifier rapidement les conflits ou la surallocation.
- Attribuez les ressources : Associez les tâches aux membres de l’équipe en fonction de leur disponibilité, de leur expérience et de leurs compétences. Par exemple, vous pouvez confier à un designer junior les travaux de production, tandis qu’un designer senior examine les livrables finaux.
- Estimez l’effort : Réunissez-vous avec votre équipe pour discuter des échéances, de la charge de travail et des estimations de temps réalistes pour les tâches ou livrables importants (par exemple, estimer le nombre d’heures nécessaires pour la conception, l’assurance qualité ou le développement).
- Surveillez les charges de travail : Examinez régulièrement les taux d’utilisation afin de vous assurer que personne n’est surchargé ou sous-utilisé tout au long du projet. De nombreuses équipes évitent de planifier les membres de l’équipe à 100 % de leur capacité afin de laisser de la marge pour les réunions, les révisions et les tâches imprévues.
- Suivez et ajustez : Documentez votre plan à l’aide d’un logiciel de gestion des ressources ou d’un logiciel de planification de la capacité, et continuez à le mettre à jour à mesure que les priorités, les échéances ou la disponibilité des ressources évoluent au cours du cycle de vie du projet.
Exemples de plans de gestion des ressources
Les plans de gestion des ressources sont des documents spécifiques qui se présentent sous diverses formes, généralement dans une application logicielle ou un document Excel.
Plan des ressources sous forme de diagramme de Gantt
Voici à quoi pourrait ressembler votre plan des ressources sous forme de diagramme de Gantt. Plutôt que d’avoir les noms des tâches sur l’axe vertical, vous utiliserez ceux des membres de l’équipe. Les barres représentent les tâches sur lesquelles les membres de l’équipe travailleront, généralement en nombre de jours. Consultez notre modèle de plan de projet sous forme de diagramme de Gantt pour vous aider à visualiser l’ensemble du calendrier de votre projet.
Plan des ressources sous forme de feuille de calcul
Un autre exemple est la feuille de calcul ci-dessous. Cette approche est similaire à celle utilisée dans notre feuille de calcul d’allocation, dans la section consacrée aux modèles, ainsi que dans d’autres modèles de planification des ressources. Ici, vous suivez les heures et les taux horaires des membres de l’équipe, ce qui vous permet de voir où vous en êtes par rapport au budget.
Cela peut vous aider à décider quels membres de l’équipe travailleront sur le projet et sur quelles tâches (par exemple, vous pouvez choisir un designer dont le taux horaire est moins élevé pour les projets à budget réduit).
Bonnes pratiques pour les plans de gestion des ressources
Voici quelques bonnes pratiques de planification des ressources à garder à l’esprit lors de la création de votre plan.
1. Tenez compte du budget
Si les ressources sont essentiellement illimitées sur votre projet, vous pouvez les affecter aux tâches en mettant l’accent sur « le fait de mener le travail à bien », plutôt que de les utiliser avec parcimonie pour préserver le budget.
Si le budget de votre projet est plus serré, vous devrez affecter les tâches aux ressources et adopter une approche plus prudente de l’allocation des ressources. Vous devrez également surveiller leur utilisation de plus près. Il existe une variété de métriques d’utilisation utiles pour déterminer si les ressources sont pleinement optimisées.
2. Conservez les données des plans de ressources précédents pour les analyser
La conservation des données de projets précédents ou similaires facilite la planification des ressources pour les projets futurs. Les données précédentes doivent être consignées et analysées, notamment les modifications apportées, la réaffectation des ressources, les tâches et le temps consacré.
3. Utilisez un logiciel de gestion des ressources
Les outils logiciels de gestion des ressources appropriés offrent davantage d’accessibilité et de possibilités de collaboration à toute l’équipe. Bien que les feuilles de calcul puissent constituer une option économique pour suivre les ressources, elles ne sont pas toujours la meilleure solution pour les équipes plus importantes. Si vous avez besoin d’une option peu coûteuse, il existe sur le marché de nombreux outils gratuits de gestion des ressources ou logiciels de gestion des ressources libres.
Outils de planification des ressources
L’intégration d’un logiciel d’allocation des ressources peut également aider à relever certains des défis courants de la planification des ressources en :
- Permettant les communications au sein de l’application afin de suivre les échanges de l’équipe et les modifications apportées aux plans
- Fournissant des mises à jour et des modifications en temps réel
- Évitant à votre entreprise d’avoir à intégrer des graphiques personnalisés ou des ERP coûteux
Voici ma liste des meilleurs logiciels de gestion des ressources pour vous aider à commencer vos recherches :
Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, ce qui soutient nos tests indépendants et nos évaluations de logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.
Quelle est la prochaine étape ?
Vous avez d’autres questions sur les plans de gestion des ressources ? Rejoignez la conversation sur Slack avec des centaines d’autres chefs de projet numériques grâce à l’adhésion DPM !
Vous êtes prêt à améliorer la gestion des ressources de votre projet ? Consultez ces meilleures formations en gestion des ressources.
