Qu’est-ce qu’une ressource en gestion de projet ? 7 types clés
Qu'est-ce qu'une ressource en gestion de projet ? Fondamentalement, il s'agit de tout type d'atout qui aide à accomplir une tâche.
Les ressources sont essentielles pour les chefs de projet – sans elles, vous courez le risque de manquer de main-d'œuvre, d'équipement et de matériaux, d'argent, de services, d'espace et/ou de temps pour mener à bien votre projet. Cela peut entraîner des dépassements de coûts, le non-respect des dépendances ou des retards de calendrier, voire l'échec du projet.
Il existe de nombreuses plateformes logicielles de gestion des ressources utiles pour rationaliser le processus de gestion des ressources et surveiller l'utilisation des ressources.
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Qu'est-ce qu'une ressource ?
En gestion de projet, une ressource est définie comme tout ce qui est nécessaire pour réussir un projet. Cela inclut les matières premières, les fournitures opérationnelles, le financement, le personnel, la technologie, et tout autre élément ou service requis pendant l'exécution du projet.
Les ressources peuvent être spécifiques à un projet ou bien utilisées sur plusieurs projets. Il est important d’évaluer avec précision les ressources nécessaires pour le plan de projet et les livrables avant de démarrer le travail. Ainsi, vous pouvez prévoir un budget adapté et vous assurer d’avoir les membres de l’équipe projet, les équipements, etc., nécessaires pour mener à bien les travaux.
Par exemple, si vous prévoyez de lancer un site web, vous devrez réfléchir à qui travaillera sur le projet et avec quelles compétences, si le personnel est interne ou externe, aux coûts de licence des outils requis, au matériel nécessaire (comme les appareils de test), et à l'endroit où se déroulera le travail, toujours en tenant compte du budget disponible et des jalons du projet.
6 types de ressources en gestion de projet digital
Les ressources d’un projet peuvent être matérielles, financières ou liées au personnel. Les types de ressources incluent :
1. Main-d'œuvre
La main-d'œuvre regroupe le personnel nécessaire pour réaliser un projet. Il peut s'agir des salariés de l'entreprise ou de prestataires externes engagés pour des tâches ou fonctions spécifiques (voir Services pour en savoir plus sur le recours à des entités extérieures).
Le chef de projet doit travailler avec les parties prenantes pour déterminer combien de ressources humaines, à quel pourcentage de temps et avec quelles compétences, sont nécessaires pour accomplir les tâches du projet. À noter : toutes les personnes impliquées dans le projet ne seront pas requises pour chaque tâche.
Après avoir analysé le périmètre du projet et l’effort à fournir, le chef de projet planifie les ressources en fonction des jalons et de la disponibilité des ressources. Suivre les ressources disponibles permet d’éviter la surcharge et l’épuisement du personnel.
2. Équipements et matériaux
Les équipements et matériaux regroupent un large éventail de fournitures nécessaires au projet. Ce sont des ressources qui sont consommées lors de la réalisation d’un projet.
Pour les projets digitaux, cela peut inclure du matériel informatique comme des ordinateurs ou serveurs, ou des fournitures de bureau. En gestion des ressources pour le bâtiment, cela peut aller d’un équipement de fabrication aux matières premières nécessaires à la production, en passant par des véhicules – tout ce qui est nécessaire pour réaliser la mission.
Le même équipement peut être utilisé pour différents projets d’un même portefeuille ; cependant, à mesure que le nombre de projets augmente, les besoins en matériel évolueront aussi.
3. Argent
Tout chef de projet sait que les budgets de projet sont essentiels. En effet, des ressources financières sont nécessaires pour acquérir d'autres types de ressources du projet. Pour contrôler les coûts et atteindre les objectifs de rentabilité fixés par votre organisation, respecter le budget défini est fondamental pour la réussite du projet—en particulier lorsque vous tentez de gérer plusieurs projets en même temps.
4. Espace
L'espace fait référence aux emplacements physiques loués ou utilisés à la discrétion de l'équipe ; cela peut inclure des locaux de bureaux partagés avec un ancien locataire ou tout autre site adapté aux exigences spécifiques d’un travail donné. Les besoins en espace doivent être planifiés à chaque étape du projet et généralement alloués bien à l’avance, étant donné leur rareté relative.
5. Services
Les prestataires externes sont une ressource pour de nombreux projets. Si une entreprise ne dispose pas déjà en interne du personnel requis pour fournir les services convenus dans le périmètre du projet, il peut être nécessaire de faire appel à un tiers pour fournir ce service.
Les fournisseurs sont des entités extérieures qui apportent des biens ou services au projet (lisez sur la gestion des fournisseurs et la gestion des sous-traitants). Les exemples peuvent inclure un professionnel IT ou un graphiste. Pour les projets numériques, les services peuvent aussi inclure les coûts de licence des outils logiciels, les frais de serveur ou l’assistance juridique lorsque des projets impliquent une responsabilité majeure.
6. Temps
Le temps dont vous disposez pour compléter un projet déterminera les procédures opérationnelles à adopter pour le gérer. Comprendre que le temps peut être limité en cas de difficultés est essentiel pour faire preuve d'agilité et maintenir le projet sur la bonne voie.
Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources d’un projet est le processus d’acquisition, d’utilisation et de suivi des ressources nécessaires pour mener à bien un projet donné, du début à la fin.
Voici un résumé du processus :
- Pendant la planification des ressources, élaborer un plan de gestion des ressources et s’y tenir prépare les responsables de ressources à la réussite. Les chefs de projet peuvent utiliser la prévision des ressources pour garder à jour les projets actuels et futurs. Cela peut se faire pour un projet individuel, ou pour plusieurs projets en même temps.
- Pendant l'exécution et la phase de suivi du cycle de vie du projet, des outils comme les diagrammes de Gantt, structures de découpage du travail, le suivi des actifs et d'autres visualisations de données vous permettent de suivre la disponibilité des ressources et de mesurer l'avancement du projet par rapport aux jalons et objectifs.
- Vous pouvez également utiliser des techniques de gestion des ressources telles que l’ajustement des ressources, pour établir un planning efficace des ressources.
- Une allocation intelligente des ressources aide à garantir que les exigences du projet sont respectées dans les délais et le budget impartis. En utilisant différentes méthodes d'allocation des ressources, les chefs de projet s’assurent que les bonnes ressources sont disponibles au moment où elles sont nécessaires.
Pourquoi les ressources sont-elles importantes en gestion de projet ?
Sans ressources suffisantes, il peut être difficile pour un chef de projet d’atteindre les objectifs du projet dans le délai prévu. Allouer les ressources de manière inappropriée lors de l’élaboration du calendrier des ressources peut entraîner des retards, des pénuries, voire pire, l'échec des projets.
Selon le type de projet que vous gérez, différents types de ressources peuvent être nécessaires. Par exemple, certains projets, tels que ceux du secteur de la construction, peuvent avoir des besoins en équipements ou en matériaux plus détaillés que d’autres, ou nécessiter des solutions spécialisées de logiciels de gestion de projet pour la construction. Chacun des différents types de ressources joue un rôle précis pour garantir le succès du projet. De même, les projets logistiques présentent souvent une gestion complexe des matériaux, une coordination du transport et des exigences de conformité fortes—rendant la gestion des ressources particulièrement cruciale pour éviter les retards d’expédition ou les sanctions réglementaires.
Lisez-en plus sur l’importance d’une gestion efficace des ressources dans la gestion de projet ici.
Et ensuite ?
Commencez à suivre vos ressources à l’aide d’un logiciel de gestion de projet, d’un logiciel de planification des ressources ou d’un outil gratuit de gestion des ressources. Vous cherchez l’outil de gestion des ressources adapté à vos besoins ? Consultez ce guide de démonstration de logiciels de gestion des ressources pour vous aider à faire un choix éclairé.
