11 conseils pour les débutants en gestion de projets et bibliothèque de ressources

Comment gérer efficacement des projets

On estime que 70 % des efforts de transformation échouent. Pour diminuer ce taux, les chefs de projet doivent s’assurer qu’ils savent comment gérer plus efficacement leurs projets. Voici onze conseils pour mieux gérer vos projets et aborder chacun d’eux avec plus de préparation et de confiance. 

1. Utiliser un logiciel de gestion de projet

L’histoire des systèmes de gestion de projet montre une progression des outils de planification simples vers des systèmes intégrés complexes.

La gestion de projet peut vite devenir accablante sans les bons outils. C’est pourquoi on utilise des logiciels de gestion de projet. La plupart de ces outils et applications offrent des avantages qui peuvent grandement augmenter votre efficacité et votre impact en tant que chef de projet :

• Meilleure communication et collaboration en équipe
• Meilleure gestion des ressources
• Données projet organisées et centralisées
• Rapports et analyses de projet simplifiés
• Travail à distance facilité
• Meilleure gestion du budget
• Identification et réduction des risques
• Normalisation accrue des processus
• Risque réduit de dérive de périmètre

Alors, à quoi sert un logiciel de gestion de projet ? Les raisons ci-dessus sont déjà plus que suffisantes pour investir dans ce type de logiciel, et cela vous sera bénéfique à long terme.

Croyez-en quelqu’un qui a piloté assez de projets pour savoir que le cycle de vie complet d’un projet peut être semé de complexités. Vous avez besoin de toute l’aide possible pour automatiser le travail en coulisses autant que possible.

💡Astuce

Assurez-vous que le logiciel de gestion de projet soit adapté aux besoins à long terme et à la croissance de votre entreprise. Par exemple, si votre société propose des services avec un budget limité mais prévoit une expansion dans les deux prochaines années, vous rechercherez sans doute les critères suivants :

 

• Logiciel de gestion de projet basé sur le cloud
• Logiciel fourni selon le modèle SaaS
• Fonctionnalités adaptées à votre secteur et à la taille de votre entreprise
• Capacité d’évoluer en même temps que votre activité, sans perturbation, au fur et à mesure de l’ajout de clients et de services

2. Définir le périmètre et les exigences du projet

Avant de passer à l’exécution du projet, vous devez définir clairement son périmètre et ses exigences. Le périmètre du projet doit :

• Définir les limites du projet (ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas)
• Déterminer ce qui sera livré (ce que le client peut s’attendre à recevoir)
• Préciser les objectifs, livrables et tâches 
• Identifier les parties prenantes et leurs rôles
• Présenter les hypothèses éventuelles

Pour définir le périmètre du projet, commencez par identifier les objectifs et les résultats attendus du projet. Posez-vous ces questions :

• Quel problème essayez-vous de résoudre ? 
• Quels sont les objectifs et livrables spécifiques ? 

Définir le périmètre du projet implique de recueillir les besoins et de rédiger un cahier des charges du périmètre afin de poser les bases du projet et de garantir que tous les intervenants sont alignés sur les objectifs à atteindre et la manière d’y parvenir.  

La collecte des exigences vous aide à comprendre les contraintes et limitations du projet, ce qui vous permet de planifier et d'allouer les ressources efficacement. Cela implique d’identifier les ressources nécessaires, les contraintes et les risques associés au projet. 

Une fois que vous avez compris le périmètre et les besoins du projet, vous devrez les documenter dans une déclaration de périmètre projet. Ce document sert de référence à toutes les parties prenantes, en fournissant un aperçu clair de ce qui sera livré et de ce qui ne sera pas inclus.

💡Astuce

Révisez et mettez à jour régulièrement la déclaration de périmètre du projet afin de garantir que chacun soit bien informé.

3. Choisir la bonne méthodologie

Les méthodologies de gestion de projet fournissent une approche structurée pour gérer vos projets. Elles offrent des cadres, des processus et des meilleures pratiques. 

Choisir la bonne méthodologie est crucial pour la réussite du projet, car cela pose les bases sur la façon dont le projet sera planifié, exécuté et contrôlé. Ces méthodologies ne sont que deux exemples parmi de nombreuses autres méthodologies utilisées.

Waterfall

Cette méthode suit un processus séquentiel et linéaire, chaque phase du projet étant terminée avant de passer à la suivante. 

Waterfall convient bien à des besoins bien définis et très peu de changements. Cependant, elle peut ne pas être adaptée aux projets nécessitant de la flexibilité ou des ajustements fréquents.

Agile

Agile est une approche itérative et incrémentale qui se concentre sur la planification adaptative, la collaboration et l’amélioration continue. 

Cette approche fonctionne très bien pour les projets où les besoins risquent d’évoluer, car elle permet flexibilité et ajustements rapides. Les méthodologies agiles, telles que Scrum et Kanban, favorisent une collaboration étroite entre l’équipe projet et les parties prenantes.

Points à considérer pour choisir une méthodologie :

• Taille du projet
• Complexité
• Secteur d’activité
• Forces et faiblesses de chaque méthodologie
• Adéquation avec les besoins et les objectifs de votre projet

💡Conseil

Les méthodologies de gestion de projet ne sont pas universelles, il faut donc être prêt à les adapter et à les personnaliser selon vos besoins spécifiques. Voici quelques exemples : 

 

• Agile peut être la meilleure méthodologie si votre entreprise développe des logiciels nécessitant des changements et des itérations fréquents et rapides. Pensez à Google et Cisco.
• Si la réduction des gaspillages est l’objectif principal, Lean pourrait être plus adapté. Des entreprises comme Toyota et Motorola ont utilisé cette méthodologie.
• Des méthodologies comme Six Sigma sont utilisées par des entreprises telles qu’Amazon et 3M pour livrer des résultats de meilleure qualité.
• Une approche hybride peut être nécessaire si votre entreprise a plusieurs types d’objectifs.

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4. Créez un plan de communication

Une communication efficace est essentielle pour garantir la réussite de la gestion de projet. Sans elle, des malentendus, des retards et des conflits peuvent survenir, aboutissant à l’échec du projet. 

Créer un plan de communication permet de s'assurer que toutes les parties prenantes du projet sont informées, impliquées et alignées tout au long du cycle de vie du projet. Vous devrez faire ce qui suit :

• Identifier les principales parties prenantes du projet (membres de l'équipe, clients, fournisseurs et dirigeants)
• Déterminer leurs besoins, préférences et attentes en matière de communication. 
• Adapter votre approche de communication pour répondre aux différentes préférences des parties prenantes
• Établir les canaux et les protocoles de communication
• Déterminer comment et quand les informations seront partagées et qui sera responsable de la communication avec chaque partie prenante. 
• Planifier régulièrement des réunions de suivi de projet pour fournir des mises à jour, traiter des préoccupations et récolter les avis des parties prenantes. 
• Mettre en place un mécanisme pour permettre aux parties prenantes de donner leur avis ou de poser des questions tout au long du projet.

La communication est un processus bidirectionnel : écoutez activement les préoccupations et les retours des parties prenantes et répondez-y rapidement. Encouragez également une communication ouverte et transparente au sein de l’équipe projet pour favoriser un environnement collaboratif et solidaire.

Des séances de retours régulières nous aident à combattre les idées reçues sur la difficulté d’utilisation des logiciels de gestion de projet et à améliorer l’expérience utilisateur.

5. Définissez des échéances claires

Les échéances fournissent une feuille de route pour l’exécution du projet. Sans des échéances bien définies, les projets peuvent facilement prendre du retard, ce qui entraîne de la frustration et un risque d’échec du projet. 

Définir des échéances claires permet de garantir que les tâches sont réalisées à temps, que les dépendances sont cartographiées et que l’avancement du projet peut être suivi efficacement. Commencez par effectuer les actions suivantes :

• Décomposer le projet en tâches et activités plus petites.
• Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche, en tenant compte des dépendances, des ressources et des risques potentiels. 
• Utiliser un logiciel de gestion de projet ou un diagramme de Gantt pour visualiser le calendrier du projet et les dépendances.
• Attribuer des délais réalistes à chaque tâche, en prenant en compte des éléments tels que la complexité des tâches, la disponibilité des ressources et les dépendances. Évitez de fixer des délais trop optimistes.
• Prendre en compte les retards potentiels et prévoir des marges pour garantir un calendrier réaliste et atteignable.
• Mettre à jour le calendrier du projet régulièrement au fur et à mesure de l’avancement du projet. 
• Identifier rapidement tout retard ou obstacle et prendre les mesures appropriées pour les atténuer. Communiquez tout changement auprès des parties prenantes afin que tout le monde soit informé du nouveau calendrier.

Un tableau de bord de gestion de projet est essentiel pour gérer efficacement les plannings, en offrant une vue d'ensemble en temps réel des tâches, des jalons et des ressources.

💡Astuce

Priorisez les tâches selon leur importance, leur urgence et leur impact sur les objectifs du projet afin d’allouer efficacement les ressources et de garantir que les tâches critiques soient terminées à temps.

6. Prévoyez les risques

La planification des risques est essentielle en gestion de projet. Cela vous permet d’anticiper les défis potentiels et de développer des stratégies pour les atténuer ou minimiser leur impact, augmentant ainsi les chances de succès du projet. Voici ce que vous devrez faire :

• Menez une évaluation approfondie des risques. 
• Identifiez les risques potentiels et leur impact possible sur les objectifs du projet. 
• Prenez en compte à la fois les facteurs internes et externes susceptibles d’affecter le projet, tels que les contraintes de ressources (et les contraintes projet de façon plus large), les limitations technologiques ou les changements réglementaires. 
• Impliquez l’équipe projet et les parties prenantes dans le processus d’analyse des risques afin de recueillir des points de vue variés.
• Élaborez un plan de gestion des risques. 
• Priorisez les risques en fonction de leur gravité et de leur probabilité d’occurrence. 
• Surveillez et réévaluez les risques tout au long du cycle de vie du projet.  

💡Astuce

Une gestion efficace des risques repose sur la promotion d’une culture de sensibilisation et d’engagement face au risque au sein de l’équipe projet.

7. Créez un plan de ressources

Un plan de ressources vous permet d’identifier les ressources nécessaires au projet et de les répartir efficacement. Ces techniques de planification des ressources peuvent vous aider à démarrer :

• Identifiez les types de ressources nécessaires au projet, telles que les ressources humaines, l'équipement, la technologie et les matériaux. 
• Déterminez la quantité et la qualité requises pour chaque ressource. 
• Évaluez la disponibilité et l'accessibilité des ressources, en tenant compte de facteurs tels que les contraintes budgétaires, les contraintes liées aux ressources et les dépendances externes.
• Élaborez un plan d’allocation des ressources. 
• Attribuez les ressources à des tâches ou activités spécifiques, en prenant en compte leurs compétences, disponibilités et expertises. 
• Suivez régulièrement l'utilisation des ressources tout au long du cycle de vie du projet. 
• Identifiez dès le début toute contrainte ou tout goulot d'étranglement concernant les ressources et prenez les mesures appropriées.  

💡Conseil

Anticipez les contraintes potentielles sur les ressources, les retards et la capacité de chaque ressource pour éviter une surcharge ou une sous-utilisation, et développez des plans de secours.

8. Organisez un lancement de projet

Le lancement marque le début officiel du projet et donne le ton à toute l'équipe. Il réunit tous les intervenants du projet et établit une compréhension commune des objectifs, des rôles et des responsabilités du projet. 

Un lancement de projet bien préparé peut renforcer le moral de l’équipe, favoriser la collaboration et créer un sentiment d’engagement. Voici ce que vous devez faire.

• Préparez un ordre du jour pour le lancement du projet. Incluez une introduction au projet, ses objectifs et ses résultats attendus. 
• Présentez le périmètre du projet, les exigences et le calendrier afin que tout le monde soit aligné. Présentez les membres de l’équipe et leurs rôles et responsabilités. 
• Discutez de toute directive spécifique au projet, des protocoles de communication et des attentes.
• Encouragez les échanges ouverts et donnez la parole aux parties prenantes afin qu’elles puissent exprimer leurs préoccupations ou suggestions.  
• Définissez clairement les attentes concernant les livrables, les normes de qualité et les indicateurs de performance lors du lancement. 
• Établissez les jalons clés et examinez le calendrier du projet.  

9. Impliquez les parties prenantes

L'implication des parties prenantes est cruciale à la réussite du projet. Des parties prenantes engagées seront plus susceptibles de soutenir le projet, d’apporter des contributions précieuses et de favoriser sa réussite. 

Impliquer activement les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet permet de répondre à leurs besoins, de gérer leurs attentes et de résoudre les éventuels conflits. Commencez par :

• Identifiez les principales parties prenantes impliquées dans le projet. Cela peut inclure les clients, les commanditaires, les membres de l’équipe, les fournisseurs et les utilisateurs finaux. 
• Déterminez leur niveau d’influence, d’intérêt et leur impact potentiel sur le projet. 
• Catégorisez les parties prenantes selon leur niveau d’implication et développez des stratégies d’engagement adaptées à chaque groupe.
• Communiquez fréquemment avec les parties prenantes pour les tenir informées de l’avancement du projet, de ses jalons et de tout changement. 
• Utilisez différents canaux de communication, tels que des réunions de suivi, des rapports d'avancement, des bulletins d'information ou des ateliers avec les parties prenantes. 
• Adaptez votre communication en fonction des préférences de chaque partie prenante pour maximiser leur engagement.
• Recherchez activement des contributions et des retours des parties prenantes tout au long du projet.
• Encouragez les parties prenantes à exprimer leurs préoccupations, suggestions et attentes.
• Tenez compte de leurs contributions lors de la prise de décisions et des ajustements liés au projet. Cela démontre votre engagement envers leur implication et instaure un climat de confiance et de crédibilité.

💡Bonne pratique

Répondez rapidement et avec respect à tous les conflits ou divergences d’opinion entre les parties prenantes.

10. Motivez l’équipe

Des membres d'équipe motivés sont plus susceptibles d'être productifs, proactifs et engagés dans la réussite du projet. En comprenant les parties prenantes ainsi que les besoins et aspirations de vos membres d’équipe, vous pouvez les motiver et les responsabiliser efficacement afin qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. Voici ce que vous devriez faire.

• Apprenez à connaître leurs forces, leurs faiblesses et leurs aspirations professionnelles.
• Comprenez les objectifs personnels et professionnels des membres de l’équipe et alignez les tâches et responsabilités du projet en conséquence. 
• Reconnaissez et récompensez les membres de l’équipe pour leurs contributions et leurs réussites.
• Célébrez les étapes importantes, les succès du projet et les réalisations individuelles. 
• Fournissez des retours réguliers ainsi que des évaluations de performance pour aider les membres de l’équipe à s’améliorer et à évoluer. 
• Proposez des critiques constructives, en mettant en évidence les axes d’amélioration et en guidant sur la manière d’atteindre une performance supérieure.

Restez ouvert aux retours venant des membres de l’équipe et instaurez une culture d’amélioration continue et de respect mutuel. Il est également important, pour les chefs de projet, de créer des occasions permettant aux membres de l’équipe de collaborer sur des tâches, de résoudre des problèmes ensemble et de tirer parti des expériences des uns et des autres.

11. Surveillez l’Avancement

Les projets peuvent rapidement changer de direction sans suivi approprié, entraînant des retards, des dépassements de budget et des résultats insatisfaisants, rendant le suivi de projet crucial.

Vous devriez être en mesure de répondre aux questions concernant chaque aspect du projet à tout moment. Un suivi efficace et rapide des projets passe par l’utilisation de logiciels et outils de suivi. 

Voici pourquoi c’est si important :

• Il permet aux chefs de projet d’identifier où se situent les écarts par rapport à l’aperçu du projet. 
• Il tient les parties prenantes informées de l’avancement du projet. 
• Il permet à chacun de travailler vers un objectif commun.
• Il aide à détecter rapidement les risques ou problèmes potentiels, afin de les atténuer et de les résoudre à temps. 

Votre réussite à ce sujet nécessitera d’apprendre à suivre les projets et à exploiter les outils nécessaires pour devenir plus efficace.

Où Commencer Pour En Apprendre Plus Sur La Gestion De Projet

Peut-être êtes-vous novice en gestion de projet et cherchez-vous à en découvrir les bases, un chef de projet ayant déjà de l’expérience à la recherche de bonnes pratiques, ou un pro désirant donner un coup de boost à votre gestion de projet. Ces ressources vont sans nul doute vous aider à renforcer vos performances pour exceller dans vos prochains projets.

Si Vous Êtes Grand Débutant

Si vous souhaitez apporter une contribution immédiate, ces ressources vous aideront à développer rapidement vos compétences, vos connaissances et votre valeur en gestion de projet.

• Suivez notre cours DPM School (disponible via l’abonnement DPM) : The Digital Project Manager propose des programmes de certification en gestion de projet, des mini-cours et une formation à la gestion de projet pour les agences (ou essayez ces newsletters pour agences digitales pour des ressources spécifiques aux agences).
• Guide de la gestion des ressources : Ce guide présente des techniques efficaces de gestion des ressources ainsi que des outils logiciels et bonnes pratiques pour vous permettre de mettre toutes les chances de votre côté.
• Guide pour devenir chef de projet : Si vous souhaitez décrocher votre premier poste de chef de projet, ce guide complet offre des conseils actionnables pour lancer votre carrière dans la gestion de projet.
• Procurez-vous nos modèles de gestion de projet : Ces 16 modèles faciles à utiliser vous aideront à mieux gérer et à rationaliser vos processus pour des résultats optimaux.
• Guide du lancement de projet : Ce guide couvre tout ce qu’il faut savoir sur le lancement d’un projet, son objectif, ce que vous devez aborder et comment le mener de bout en bout.  

Si Vous Avez Déjà Géré Quelques Projets & Que Vous Prenez Encore Vos Marques

Si vous avez déjà géré quelques projets mais que vous sentez que vous pouvez encore vous améliorer, restez informé et à jour sur les meilleures pratiques grâce à l’incroyable bibliothèque de ressources de The Digital Project Manager. 

• Guide des méthodologies de gestion de projet : Découvrez les méthodologies de gestion de projet les plus populaires, ainsi que quelques options pratiques moins connues, et apprenez quand et comment les utiliser pour garantir le succès de vos projets.
• Liste des compétences nécessaires en gestion de projet : Cet article vous aidera à développer les compétences en gestion de projet requises en 2025 afin de diriger de meilleures équipes et de livrer des projets plus performants.
• Inscrivez-vous à l’adhésion DPM : L’adhésion The Digital Project Manager offre une mine d’informations et de ressources pour votre développement professionnel en gestion de projet ainsi qu’une communauté de professionnels du domaine pour vous aider à progresser plus loin et plus rapidement.
• Lisez ces livres sur la gestion de projet : Voici une liste des 24 meilleurs livres sur la gestion de projet pour accompagner aussi bien les débutants que les chefs de projet expérimentés vers la réussite.  
• Écoutez ces podcasts sur la gestion de projet : Voici 12 des meilleurs podcasts de gestion de projet, sélectionnés par Galen Low, cofondateur de The Digital Project Manager et animateur du DPM Podcast.
• Guide de la gestion de projet agile : Cet article vous donne toutes les informations essentielles sur l’agilité en gestion de projet, ce que cela n’est pas, et comment vous pouvez l’utiliser pour obtenir des résultats.

Vous avez confiance en vos capacités et êtes prêt pour la prochaine étape

Si vous êtes un chef de projet qui possède déjà de solides bases en gestion de projet et que vous avez confiance en vos compétences, il est important de continuer à élargir vos connaissances et développer vos compétences pour rester en avance dans votre carrière. Ces ressources peuvent faire passer vos connaissances et votre carrière au niveau supérieur.

• Guide des certifications en gestion de projet : Voici une liste des 9 meilleurs programmes de certification disponibles actuellement, et comment les obtenir. Sur le long terme, l’un des meilleurs moyens pour un chef de projet d’augmenter sa valeur et de progresser professionnellement est d’obtenir l’une des certifications du Project Management Institute (PMI). Vous pouvez aussi consulter cette liste de certifications en gestion de projet pour débutants.
• Comment devenir chef de projet senior : Ce guide aborde ce qu’il faut faire (et ce qu’il NE FAUT PAS faire) au cours de votre parcours vers un poste senior dans le domaine de la gestion de projet.

Outils pour la gestion de projets

Une compréhension approfondie de la signification des applications de gestion de projet permet aux organisations de mieux exploiter ces outils pour réussir leurs projets.

Ce n’est un secret pour personne que nous sommes à l’ère du numérique et les outils de gestion de projet sont devenus indispensables pour atteindre les objectifs et livrer les projets dans les délais et le respect du budget. 

Les logiciels de gestion de projet doivent offrir des fonctionnalités flexibles et inclure des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des feuilles de route, la gestion des tâches, les plannings de projet, le suivi du temps, la gestion du travail et l’intégration avec d’autres systèmes, le tout en temps réel.

6 erreurs à éviter

La gestion de projet est complexe et difficile ; même les chefs de projet expérimentés peuvent commettre des erreurs. Être conscient des pièges courants dans la gestion de projet peut vous aider à les éviter et à assurer la réussite de vos projets. Voici quelques erreurs à surveiller.

1. Dérive des objectifs (Scope Creep)

Des objectifs et un périmètre de projet mal définis sont encore très fréquents. Ne pas définir clairement les objectifs et le périmètre du projet peut entraîner de la confusion, de la dérive des objectifs et des retards dans le projet. Prenez le temps, en amont, d’identifier les buts, livrables et contraintes du projet et communiquez-les à toutes les parties prenantes.

2. Planification du projet insuffisante

Une planification insuffisante entraîne des échéances manquées, des contraintes de ressources et des livrables de mauvaise qualité. Veillez à consacrer le temps nécessaire en amont à élaborer un plan de projet détaillé, intégrant la ventilation des tâches, les échéances, l’identification des parties prenantes, l’identification des risques et les attributions des ressources.

💡Astuce

Utilisez cette liste de contrôle de projet (disponible via l’adhésion DPM).

3. Communication rare ou inefficace

Les ruptures de communication entraînent des malentendus, des retards de projet et des conflits au sein de l'équipe projet ainsi qu’avec les parties prenantes.

Faites participer toutes les parties prenantes tout au long du projet afin de recueillir leurs retours, traiter leurs préoccupations et assurer leur satisfaction. Communiquez régulièrement l’avancement et sollicitez leurs retours pour maintenir leur engagement et leur soutien.

4. Délais irréalistes

Parfois, les informations communiquées peuvent être floues, ce qui rend difficile la définition d’un calendrier ou d’une date butoir réaliste.

Il vaut mieux ralentir au début et clarifier les détails plutôt que d’aller trop vite et de faire des erreurs coûteuses. Définissez clairement les échéances et communiquez-les à toutes les parties prenantes. Cela vous assure que tout le monde est aligné et travaille vers les mêmes objectifs.

5. Lacunes de compétences et de capacités

Chacun possède ses forces et ses faiblesses. Tout le monde ne sera pas performant si le rôle attribué ne correspond pas à ses compétences ou à son expertise.

Il est essentiel que vous composiez une équipe dotée des bonnes compétences et de l’expertise nécessaire pour atteindre les objectifs du projet. Favorisez une culture d’équipe collaborative et bienveillante pour encourager la créativité et l’innovation.

Suivre ce guide essentiel de gestion de projet et accéder à la vaste bibliothèque de ressources en gestion de projet fera de vous un chef de projet mieux préparé et plus confiant, aujourd’hui et tout au long de votre parcours.

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