Las 10 mejores alternativas a Smartsheet que he probado en 2026
10 Mejores alternativas a Smartsheet
Las mejores alternativas a Smartsheet te permiten empezar a gestionar proyectos más rápido y con menos gastos generales, se adaptan mejor a proyectos más sencillos y ofrecen funciones clave que Smartsheet no tiene, como la facturación. Con la alternativa adecuada a Smartsheet, puedes gestionar tus proyectos y colaborar con el equipo de la forma que mejor se adapte a tus necesidades.
He utilizado mis más de 20 años de experiencia en gestión de proyectos para probar diversas alternativas a Smartsheet, de modo que puedas encontrar la herramienta adecuada que te ayude a ti y a tu equipo a realizar un seguimiento del progreso de los proyectos, asignar trabajo y entregar los proyectos correctamente. A continuación, analizo los puntos fuertes y las diferencias clave, las ventajas y desventajas, y los casos de uso ideales de cada herramienta.
¿Qué son las alternativas a Smartsheet?
Las alternativas a Smartsheet son soluciones de software de gestión de proyectos y colaboración que ofrecen una funcionalidad similar a Smartsheet, pero con una interfaz más sencilla o con funciones adicionales que Smartsheet no ofrece, como la gestión de clientes, la facturación o la posibilidad de crear líneas base. También pueden tener un precio inferior al de Smartsheet.
Las alternativas a Smartsheet incluirán muchas de las funciones estándar de gestión de proyectos y colaboración que suelen incluirse en este tipo de software, como la gestión de tareas, el seguimiento de proyectos y la comunicación del equipo.
Por qué confiar en nuestras recomendaciones de software
Nuestro equipo lleva probando y evaluando software desde 2012. Como gestores de proyectos, sabemos lo difícil —y lo importante— que es elegir el software adecuado.
Para esta guía, evaluamos las herramientas mediante pruebas prácticas e investigación independiente, puntuando las herramientas según nuestros criterios de selección. También nos basamos en la experiencia de líderes de opinión del sector y de profesionales en activo de la gestión de proyectos.
Nuestras reseñas reflejan nuestro criterio editorial humano, no un discurso de ventas.
Revisores expertos:
Tabla comparativa de competidores y alternativas a Smartsheet
Utiliza esta tabla comparativa para comparar mis principales alternativas a Smartsheet.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal para equipos que dependen de un plan gratuito | Prueba gratuita de 14 días | Desde $9.80/usuario/mes | Website | |
| 2 | La mejor alternativa a Smartsheet por un coste menor | Prueba gratuita de 14 días | Desde $6/usuario/mes | Website | |
| 3 | La mejor opción para la gestión de ventas integrada en la aplicación | Prueba gratuita de 14 días + demostración gratuita disponible | Desde $10/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 4 | Ideal para escalar equipos de marketing & agencias | Demostración gratuita | Desde $20 /user/month | Website | |
| 5 | La mejor alternativa a Smartsheet para la gestión de planes empresariales con expertos en estrategia | Demostración gratuita disponible | Precios bajo solicitud | Website | |
| 6 | Ideal para el análisis de costos y rendimiento de proyectos | Prueba gratuita de 14 días + demostración gratuita disponible | Desde $10/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 7 | Najlepsze rozwiązanie do tworzenia niestandardowych aplikacji bez kodowania | Dostępny bezpłatny plan + bezpłatne demo + 14-dniowy okres próbny | Od $20/użytkownika/miesiąc | Website | |
| 8 | Ideal para vistas de tareas personalizables | Prueba gratuita de 15 días + plan gratuito + demo gratuita disponible | Desde $4/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 9 | Ideal para la entrega de proyectos durante todo su ciclo de vida | Demostración gratuita disponible | Precios disponibles previa solicitud | Website | |
| 10 | La mejor opción para el seguimiento de tareas con un punto de entrada gratuito | Plan gratuito + demostración gratuita disponible | Desde $10.99/usuario/mes | Website |
Reseñas de los mejores competidores de Smartsheet
Estas son mis reseñas de cada alternativa a Smartsheet. He analizado las ventajas y desventajas, la información sobre las pruebas gratuitas y el coste, además de ofrecer mi opinión experta. He utilizado mis más de 20 años de experiencia en gestión de proyectos para probar diversas alternativas a Smartsheet, de modo que puedas encontrar la herramienta adecuada que te ayude a ti y a tus equipos a gestionar mejor tus proyectos y equipos. A continuación, analizo los puntos fuertes y las diferencias clave, las ventajas y desventajas, y los casos de uso ideales de cada herramienta.
Wrike
Ideal para equipos que dependen de un plan gratuito
Wrike es una plataforma de gestión del trabajo para oficinas de gestión de proyectos empresariales y equipos multifuncionales que necesitan una entrega estructurada, planificación de la capacidad de recursos y gobernanza en todos los programas, con un nivel gratuito también disponible.
¿Para quién es más adecuado Wrike?
Wrike es adecuado para oficinas de gestión de proyectos empresariales y equipos multifuncionales que coordinan carteras y necesitan visibilidad de la capacidad de recursos y una gobernanza coherente de la entrega.
Por qué elegí Wrike
Elegí Wrike porque su plan gratuito incluye vistas de Lista, Tablero y Tabla, además de tareas y subtareas que pueden etiquetarse de forma cruzada en varios proyectos sin duplicarse. Esto me proporciona una forma práctica de evaluar una alternativa a Smartsheet antes de considerar la planificación de la capacidad de recursos y la gobernanza de Wrike para programas multifuncionales. El nivel gratuito es una ventaja complementaria, mientras que la entrega estructurada es la opción más adecuada para las oficinas de gestión de proyectos empresariales.
Características principales de Wrike
- Plantillas de proyectos para casos de uso: Inicia proyectos con estructuras prediseñadas.
- Redacción de contenido con IA: Redacta y edita contenido con AI Essentials.
- Resúmenes de comentarios con IA: Resume las conversaciones de los proyectos con AI Essentials.
- Aplicaciones móviles: Accede a Wrike en iPhone y Android.
Integraciones de Wrike
El catálogo de aplicaciones de Wrike incluye integraciones con Salesforce, Microsoft Power BI, Tableau, QuickBooks, Klaxoon y Google Sheets, entre otras. Wrike también es compatible con Zapier y ofrece una API para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Vistas gratuitas de Lista, Tablero y Tabla
- Etiquetar tareas de forma cruzada sin duplicar el trabajo del proyecto
- Los gráficos de carga de trabajo facilitan la planificación de la capacidad entre equipos
Cons:
- El plan gratuito no incluye la programación mediante diagramas de Gantt
- La gestión de tareas en dispositivos móviles puede resultar poco práctica
New Product Updates from Wrike
Wrike Redesigns AI Agent Builder
Wrike redesigns its AI Agent Builder with a side-by-side setup, Scopes, sentence-style triggers and actions, and clearer filters. These changes make it easier to configure, test, and manage agent behavior. For more information, visit Wrike’s official site.
La mejor alternativa a Smartsheet por un coste menor
monday AI Workspace es una plataforma visual de gestión de proyectos que ayuda a los equipos multifuncionales a planificar, realizar el seguimiento y automatizar el trabajo en proyectos, carteras y departamentos, todo ello sin la rigidez basada en hojas de cálculo que ralentiza a los equipos de ritmo más acelerado.
¿Para quién es más adecuado monday AI Workspace?
Equipos que van desde empresas emergentes hasta oficinas de gestión de proyectos empresariales que desean una plataforma flexible y visualmente intuitiva para gestionar el trabajo entre departamentos sin una incorporación ni una implementación complejas.
Por qué elegí monday AI Workspace
He incluido monday AI Workspace entre mis principales opciones porque las funciones de IA que ofrece por cada dólar realmente tienen un coste inferior al de Smartsheet. Por $9/usuario, el plan Basic ya incluye el asistente de IA Sidekick y el creador de aplicaciones Vibe, mientras que el nivel Pro, por $19/usuario, desbloquea el creador de flujos de trabajo con IA con 25.000 acciones de automatización mensuales. Smartsheet limita capacidades de IA y automatización comparables a planes empresariales con precios considerablemente más altos y tampoco ofrece ningún nivel gratuito.
Funciones principales de monday AI Workspace
- Paneles de carteras: Agrega y visualiza datos de varios proyectos para la supervisión de ejecutivos o de la oficina de gestión de proyectos en tiempo real.
- Gestión de recursos: Realiza el seguimiento de la carga de trabajo, la capacidad y las asignaciones del equipo para optimizar la distribución de recursos entre las iniciativas.
- Plantillas de tableros personalizadas: Usa o adapta plantillas de proyectos prediseñadas para agilizar la incorporación y estandarizar los procesos.
- Flujos de revisión nativos: Revisa, anota y aprueba recursos creativos y documentos sin salir de la plataforma.
Integraciones de monday AI Workspace
monday AI Workspace ofrece cientos de integraciones nativas a través de sus integraciones integradas y su mercado, incluidas Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Dropbox y Zapier. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Sidekick de IA genera tareas y resúmenes de proyectos
- Creador de aplicaciones Vibe sin código incluido en la mayoría de los niveles
- Nivel gratuito disponible con seguimiento de proyectos básico
Cons:
- La compatibilidad con fórmulas es más limitada que la cuadrícula de Smartsheet
- Los límites de automatización se restablecen mensualmente según el nivel del plan
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
La mejor opción para la gestión de ventas integrada en la aplicación
Productive es una plataforma de gestión de proyectos para agencias y equipos de servicios profesionales que conecta los proyectos de clientes, los presupuestos y la asignación de recursos para ayudarte a realizar un seguimiento de la entrega y la capacidad del equipo.
¿Para quién es más adecuado Productive?
Productive es una buena opción para líderes de agencias y servicios profesionales que desean gestionar oportunidades de venta junto con la planificación y la entrega de proyectos.
Por qué elegí Productive
Elegí Productive, la mejor opción para la gestión de ventas integrada en la aplicación, porque conecta las oportunidades de venta con la entrega de proyectos. Su embudo personalizable realiza un seguimiento de las etapas de las negociaciones, mientras que el Constructor de escenarios compara las opciones de precios y asignación de recursos para las propuestas. Cuando se cierra una negociación, puedo convertirla en un proyecto o añadirla como presupuesto a un proyecto existente.
Características principales de Productive
- Diagramas de Gantt: Representa las tareas del proyecto en una línea de tiempo y realiza un seguimiento de los plazos.
- Gestión de tareas: Crea y organiza las tareas del proyecto con responsables y fechas de vencimiento.
- Seguimiento del tiempo: Registra las horas con temporizadores, hojas de horas o sugerencias de tiempo.
- Documentos del proyecto: Crea y almacena documentos junto al trabajo del proyecto.
Integraciones de Productive
Las integraciones de Productive incluyen Jira, HubSpot, Xero, Google Calendar, Sage, Gmail, Microsoft Outlook, Slack, BugHerd y QuickBooks, y se conecta con Zapier. Hay disponible una API abierta para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- El embudo de ventas convierte las negociaciones cerradas en proyectos
- La planificación del presupuesto y los recursos se conecta con la entrega
- Los informes de rentabilidad vinculan las horas y los presupuestos del proyecto
Cons:
- La personalización de los informes puede resultar poco práctica
- Los flujos de trabajo de las tareas requieren hacer clic varias veces y limitan los responsables
New Product Updates from Productive
Productive Adds Voice Dictation, Slack Connector, Proposals, and Overtime
Productive adds voice dictation, a Slack Connector, proposal controls, and overtime tracking. These updates support faster AI interactions, client proposals, and time management. For more information, visit Productive’s official site.
Ideal para escalar equipos de marketing & agencias
Screendragon ofrece gestión de proyectos y flujos de trabajo centrada en marketing para agencias y equipos internos que coordinan la planificación de campañas, las revisiones creativas, las aprobaciones y la entrega entre departamentos.
¿Para quién es más adecuado Screendragon?
Screendragon es adecuado para equipos de operaciones de marketing de agencias en crecimiento que necesitan organizar los procesos creativos y de entrega a medida que aumenta su carga de trabajo.
Por qué elegí Screendragon
Me gusta Screendragon por ser “Ideal para escalar equipos de marketing & agencias”. Sus flujos de trabajo centrados en marketing conectan la planificación de campañas con las revisiones y aprobaciones creativas, lo que me ayuda a coordinar el trabajo entre departamentos. Lo consideraría una alternativa a Smartsheet cuando la entrega de campañas necesita un proceso adaptado a los equipos de marketing.
Características principales de Screendragon
- Agentes de IA: Redactan contenido, resumen el estado, señalan riesgos y recomiendan recursos.
- Paneles: Permiten consultar el estado de los proyectos en tiempo real, los hitos y la información sobre el rendimiento.
- Permisos basados en roles: Permiten establecer controles de acceso hasta el nivel de campos individuales.
- Integraciones: Conectan herramientas como Jira Software, Google Drive, Box y Microsoft 365.
Integraciones de Screendragon
Screendragon ofrece integraciones prediseñadas con Aprimo, Google Cloud Storage, Slack, HubSpot, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Amazon S3, Sitecore, Ziflow, Vidmob, Brandfolder, Workato y Smartsheet. Su administrador de conexiones y su API REST permiten establecer conexiones personalizadas con otros sistemas basados en API.
Pros and Cons
Pros:
- Las aprobaciones creativas conservan los comentarios y los registros de auditoría
- Los informes y flujos de trabajo configurables se adaptan a la recepción de campañas
- La visibilidad de recursos y presupuestos abarca las carteras de proyectos
Cons:
- Los menús complejos ralentizan la navegación de tareas para quienes lo usan por primera vez
- Las cadenas de aprobación extensas pueden hacer que los proyectos parezcan lentos
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
La mejor alternativa a Smartsheet para la gestión de planes empresariales con expertos en estrategia
AchieveIt es una plataforma de ejecución de estrategias para organizaciones que necesitan conectar los planes con los proyectos, realizar un seguimiento del progreso entre equipos y mantener visibles las prioridades a medida que cambia el trabajo.
¿Para quién es más adecuado AchieveIt?
AchieveIt es adecuado para líderes de estrategia y operaciones que desean apoyo experto para convertir los planes empresariales en una ejecución coordinada.
Por qué elegí AchieveIt
Elegí AchieveIt como alternativa a Smartsheet para la gestión de planes empresariales con expertos en estrategia. Conecta los planes organizativos con los proyectos, realiza un seguimiento del progreso entre equipos y mantiene visibles las prioridades a medida que cambia el trabajo. Esto ayuda a los líderes a coordinar la ejecución y detectar dónde necesitan atención los planes.
Características principales de AchieveIt
- Jerarquía de planes personalizada: Configura planes con niveles personalizables, como metas, objetivos y estrategias.
- Permisos basados en roles: Asigna tipos de usuario y roles dentro de los planes para controlar el acceso y los permisos de edición.
- Informes programados: Programa informes para compartir los datos de los planes con una periodicidad regular.
- Integración con Microsoft Teams: Recibe notificaciones de actividad y realiza acciones sobre el trabajo de AchieveIt desde Teams.
Integraciones de AchieveIt
AchieveIt ofrece una integración con Microsoft Teams, actualmente en fase beta en determinados planes, para recibir notificaciones, suscribirse a planes y realizar acciones dentro de Teams. Su API REST admite integraciones personalizadas e importaciones y exportaciones de datos de planes, con acceso a la API disponible en determinados planes.
Pros and Cons
Pros:
- Conecta metas, iniciativas y responsables
- Las actualizaciones automatizadas ponen de manifiesto los planes estratégicos estancados
- Especialistas en ejecución guían la planificación y la adopción
Cons:
- Los informes entre planes y las exportaciones históricas son limitados
- Las estructuras rígidas de los planes pueden complicar la configuración
Celoxis
Ideal para el análisis de costos y rendimiento de proyectos
Celoxis es un software de gestión de proyectos para equipos que coordinan proyectos complejos, con herramientas de planificación, programación de recursos y colaboración que ayudan a los directores de proyectos a realizar un seguimiento del trabajo, los plazos y las dependencias.
¿Para quién es más adecuado Celoxis?
Celoxis es adecuado para directores de proyectos y equipos de PMO que necesitan analizar los costos y el rendimiento de los proyectos complejos.
Por qué elegí Celoxis
Incluyo Celoxis entre las alternativas a Smartsheet porque está diseñado para el análisis de costos y rendimiento de proyectos. Me gusta que realice un seguimiento de los presupuestos a nivel de proyecto y tarea, y compare los costos previstos con los reales, lo que ayuda a una PMO a detectar excesos en mano de obra o materiales antes de que distorsionen las previsiones.
Funciones principales de Celoxis
- Planificación de la capacidad de recursos : Consulta la disponibilidad, la carga de trabajo y la utilización del equipo, y luego asigna el trabajo según las habilidades y la capacidad.
- Diagramas de Gantt interactivos : Asigna tareas, dependencias, hitos y rutas críticas del proyecto en una cronología visual.
- Hojas de horas : Registra el tiempo dedicado a las tareas del proyecto mediante hojas de horas semanales y temporizadores.
- Paneles personalizables : Crea gráficos e informes detallados a partir de los datos del proyecto y programa su envío por correo electrónico.
Integraciones de Celoxis
Celoxis incluye 21 integraciones, entre ellas Microsoft Project, Microsoft Excel, Microsoft 365, Outlook, Google Drive, Jira, Salesforce, QuickBooks Online, Slack, Trello, GitHub y Azure DevOps; también están disponibles Zapier y una API REST.
Pros and Cons
Pros:
- Visibilidad de los costos previstos frente a los reales a nivel de proyecto
- Capacidad y carga de trabajo de los recursos en todas las carteras
- Las dependencias de Gantt se recalculan cuando cambian las fechas
Cons:
- La configuración exige una incorporación considerable
- La interfaz parece densa, anticuada y requiere demasiados clics
actiTIME
Najlepsze rozwiązanie do tworzenia niestandardowych aplikacji bez kodowania
New Product Updates from actiTIME
actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
Ideal para vistas de tareas personalizables
Para equipos que necesitan una herramienta de gestión de proyectos flexible y centrada en la privacidad, Zoho Projects proporciona un conjunto práctico de funciones para apoyar la ejecución de proyectos y la colaboración. Es especialmente adecuado para equipos que dependen de un seguimiento detallado de tareas y registro de tiempos, con herramientas que ayudan a gestionar cronogramas, cargas de trabajo y recursos. Los equipos de TI, marketing y campos similares pueden usar Zoho Projects para mantenerse organizados mientras mantienen centralizada la comunicación y coordinación.
Por qué elegí Zoho Projects
Elegí Zoho Projects como una alternativa a Smartsheet por su sólida gestión de tareas y seguimiento del tiempo incorporado. Funciones como los diagramas de Gantt y las vistas de tareas personalizables facilitan ver los cronogramas de los proyectos y actualizar el trabajo conforme cambian los requerimientos. Su integración con Zoho Sprints también apoya flujos de trabajo ágiles, lo cual es útil para equipos que necesitan adaptarse rápidamente. En conjunto, estas capacidades satisfacen las necesidades de equipos que gestionan proyectos complejos sin perder precisión ni flexibilidad.
Características clave de Zoho Projects
Además de una gestión de tareas robusta, Zoho Projects ofrece varias características clave que aumentan su utilidad como alternativa a Smartsheet.
- Seguimiento de incidencias: Realiza un seguimiento y gestiona los problemas relacionados con los proyectos para asegurar una resolución oportuna y mantener la calidad del proyecto.
- Herramientas de colaboración: Utiliza fuentes, chat, foros y gestión de documentos para facilitar una comunicación fluida dentro del equipo.
- Automatización: Implementa flujos de trabajo personalizados, SLA y notificaciones para automatizar tareas repetitivas y optimizar los procesos.
- Herramientas de presupuestación: Gestiona los presupuestos de los proyectos de manera efectiva con herramientas de gestión de costos y previsión presupuestaria.
Integraciones de Zoho Projects
Las integraciones incluyen Google Calendar, Google Tasks, Google Drive, Microsoft Office 365, Slack, Dropbox, Zoho CRM, Zoho Desk, Microsoft Teams y Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Varias vistas de tareas, incluido Gantt
- Seguimiento de tiempo integrado para reportes
- Amplias integraciones con el ecosistema Zoho
Cons:
- Integraciones de terceros limitadas frente a competidores
- Plan gratuito limitado en usuarios y proyectos
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds CodeX Scripts for Custom Modules
Zoho Projects now supports CodeX Scripts for custom modules, enabling conditional logic and rules for creating, updating, and deleting records. For more information, visit Zoho Projects' official site.
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Kantata
Ideal para la entrega de proyectos durante todo su ciclo de vida
Kantata es un software de automatización de servicios profesionales para equipos de consultoría y servicios digitales que combina la planificación de proyectos, la asignación de recursos, el seguimiento del tiempo y la visibilidad financiera para ayudar a los gerentes a coordinar el trabajo y supervisar los costos de entrega.
¿Para quién es más adecuada Kantata?
Kantata es adecuada para gerentes de proyectos y recursos de empresas de consultoría y servicios digitales que coordinan la asignación de personal, la entrega y las finanzas en distintos proyectos para clientes.
Por qué elegí Kantata
Elegí Kantata como alternativa a Smartsheet porque está diseñada para ser “Ideal para la entrega de proyectos durante todo su ciclo de vida”. Conecta la planificación de proyectos, la asignación de recursos y el seguimiento del tiempo con la visibilidad financiera, por lo que puedo seguir el trabajo para los clientes desde la asignación de personal hasta los costos de entrega.
Funciones principales de Kantata
- Fuentes de actividad: Consulta las actualizaciones de proyectos, las publicaciones y las etiquetas de colaboradores en una fuente compartida.
- Colaboración externa: Invita a clientes y socios, y luego administra sus permisos de acceso.
- Kantata Pulse: Recopila comentarios de clientes y empleados durante la entrega del proyecto.
- Integraciones: Conecta Kantata con otras aplicaciones mediante conectores prediseñados y API.
Integraciones de Kantata
Kantata admite más de 1.200 conectores prediseñados y ofrece API para integraciones personalizadas; entre las conexiones documentadas se incluyen Salesforce, QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Xero, Slack, Microsoft Teams y Jira.
Pros and Cons
Pros:
- Visibilidad de proyectos, asignación de personal y finanzas
- La previsión de recursos conecta la capacidad con la demanda
- El seguimiento del tiempo y los gastos se vincula a los presupuestos
Cons:
- Las cronologías extensas pueden cargarse lentamente
- Los informes personalizados pueden requerir conocimientos técnicos
New Product Updates from Kantata
Kantata Adds Access Group Change History
Kantata adds Access Groups History, letting account administrators track changes to group details, membership, and permissions in Recent History. The update also makes these events available through the Subscribed Events API for broader monitoring. For more information, visit Kantata’s official site.
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Asana
La mejor opción para el seguimiento de tareas con un punto de entrada gratuito
Asana es una plataforma de gestión del trabajo para equipos tecnológicos y digitales que conecta tareas, proyectos y dependencias para ayudar a coordinar el trabajo interfuncional y mantener visible la entrega.
¿Para quién es más adecuada Asana?
Asana es adecuada para equipos pequeños que necesitan un seguimiento compartido de tareas y quieren comenzar con un plan gratuito.
Por qué elegí Asana
Elegí Asana como competidor de Smartsheet para el seguimiento de tareas con un punto de entrada gratuito. Utilizo asignaciones de tareas, fechas de vencimiento y dependencias para hacer seguimiento del trabajo interfuncional, mientras que las vistas de lista y tablero me ayudan a ver la responsabilidad y el progreso en todo un proyecto.
Características principales de Asana
- Formularios: Recopila y estandariza solicitudes de proyectos o trabajo.
- Reglas: Automatiza acciones rutinarias cuando las tareas cumplen condiciones establecidas.
- Campos personalizados: Añade detalles estructurados a las tareas para ordenarlas y filtrarlas.
- Vista de Gantt: Representa el trabajo del proyecto en una línea de tiempo.
Integraciones de Asana
El directorio de aplicaciones de Asana incluye integraciones con Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox, Jira Cloud, GitHub y Salesforce; también es compatible con Zapier y ofrece una API para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Las tareas aparecen en varios proyectos
- Los formularios estandarizan las solicitudes para flujos de trabajo repetibles
- Las dependencias de la línea de tiempo aclaran las transferencias entre equipos
Cons:
- Las notificaciones pueden acumularse en varios proyectos
- Las subtareas consolidadas complican los informes a nivel de proyecto
Otras alternativas a Smartsheet
Estas son algunas alternativas adicionales a Smartsheet que no han entrado en mi lista de favoritas, pero que aún merece la pena consultar:
- ClickUp
La mejor opción para la planificación de tareas y flujos de trabajo con asistencia de IA
- Hive
Los mejores sistemas de chat y comunicación internos
- Jira
Ideal para equipos ágiles que realizan un seguimiento del trabajo entre proyectos
- Scoro
Ideal para la gestión de proyectos con seguimiento integrado de indicadores clave de rendimiento
- Ravetree
Ideal para agencias que hacen seguimiento del tiempo hasta la facturación
- Airtable
Ideal para crear aplicaciones personalizadas sin programar
- Workzone
Ideal para informes predefinidos
- Parallax
Ideal para la previsión de recursos a nivel de cartera
- GoodDay
Ideal para espacios de trabajo personalizables
- Pneumatic Workflow
Ideal para la automatización local de procesos repetibles
Acerca de Smartsheet
Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos similar a una hoja de cálculo. Ha ganado varios premios hasta convertirse en una de las aplicaciones empresariales favoritas. Es una buena opción si te sientes cómodo trabajando en Excel, pero quieres dejar atrás las fórmulas complicadas. Smartsheet realiza todos los cálculos por ti en varias hojas. También puedes añadir logotipos de marca personalizados y establecer temas de color para proyectos individuales.
Además, cuenta con útiles funciones de gestión de proyectos, como la automatización de flujos de trabajo y la visualización de tareas mediante vistas de Gantt, calendario y tarjetas. Los miembros del equipo reciben notificaciones instantáneas sobre los cambios críticos, y la herramienta ofrece vistas compartidas, historial detallado, registros de actividad, alertas automatizadas, recordatorios e informes de estado para mantener a todos coordinados e informados.
La función de ruta crítica también resalta todas las tareas que afectan directamente a la fecha de finalización del proyecto, para que puedas estar pendiente de los hitos importantes. Smartsheet también ofrece sólidas funciones de generación de informes, como informes resumidos editables que puedes exportar fácilmente a Excel.
Las integraciones de Smartsheet incluyen aplicaciones de Microsoft (Microsoft Teams, Microsoft Excel) y Google, además de herramientas esenciales para el desarrollo como Jira, y aplicaciones empresariales útiles como Salesforce, ServiceNow, Slack, Box y Tableau. La plataforma se puede ampliar mediante una API REST y webhooks.
Esta herramienta cuesta desde $7/usuario/mes, con un mínimo de 3 usuarios y un máximo de 25 usuarios. También ofrecen una prueba gratuita de 30 días.
¿Por qué podrías necesitar una alternativa a Smartsheet?
A tu equipo no le gusta la interfaz
Los miembros acostumbrados a colaborar mediante hojas de cálculo y herramientas similares a bases de datos no tendrán problemas con el diseño de Smartsheet, pero a otros la interfaz de usuario puede resultarles poco manejable. Para disfrutar de una experiencia más agradable, busca herramientas de gestión de proyectos personalizables y coloridas que cumplan con los estándares actuales sobre el aspecto y el funcionamiento que debe tener un software.
Necesitas facturar a tus clientes
Smartsheet cuenta con una opción de presupuestación para que puedas realizar un seguimiento del tiempo, los presupuestos y los gastos mediante su panel 10,000ft, pero todavía no permite enviar facturas directamente desde la aplicación. 10,000ft también se comercializa por separado de Smartsheet como producto adicional prémium.
Te parece demasiado caro
Smartsheet es, ciertamente, una de las soluciones de gestión de proyectos más caras del mercado. Esto se debe en parte a sus amplias funciones de gestión de proyectos y a que está dirigido a empresas. Sin embargo, puedes encontrar funcionalidades similares a un coste mucho menor.
Cómo evalúo las alternativas a Smartsheet
Divido mi evaluación en tres partes. Primero, la funcionalidad principal: cualquier alternativa debe admitir varias vistas de trabajo y un seguimiento estructurado de tareas y proyectos; estos aspectos tienen el mayor peso. Segundo, busco características destacadas, como la gestión de la carga de trabajo de los recursos o el seguimiento nativo del tiempo. Tercero, considero el coste total de propiedad y el soporte para la incorporación.
Funcionalidad principal (requisitos mínimos para esta lista)
Al seleccionar herramientas para mi lista, califico cada una en una escala de 0 (no ofrece la funcionalidad) a 5 (sobresale en esta área) para cada funcionalidad principal que se indica a continuación. Después convierto el total en un porcentaje para ayudar a evaluar la adecuación general de cada herramienta, con un peso adicional para cualquier funcionalidad que haya considerado esencial.
- Varias vistas de trabajo (esencial): Busco vistas sincronizadas de cuadrícula, Kanban, calendario y cronograma, para que los equipos puedan cambiar de perspectiva sin duplicar los datos del proyecto.
- Seguimiento de tareas y proyectos (esencial): Evalúo si los equipos pueden asignar responsables, estados, fechas de vencimiento, subtareas y dependencias entre proyectos relacionados.
- Automatización de flujos de trabajo: Compruebo la existencia de activadores y acciones configurables, como dirigir una aprobación o actualizar un estado cuando cambia el trabajo.
- Colaboración en equipo: Busco comentarios a nivel de tarea, menciones y uso compartido de archivos que mantengan las decisiones y actualizaciones vinculadas al trabajo.
- Informes y paneles: Evalúo si los equipos pueden consultar el estado y el progreso de los proyectos en informes o paneles personalizables, incluso en varios proyectos.
- Integraciones de terceros: Considero las conexiones con herramientas de comunicación, almacenamiento de archivos y calendario que los equipos ya utilizan en sus flujos de trabajo.
Una vez que tengo una lista de herramientas que cumplen los criterios, considero qué diferencia a cada plataforma.
Factores diferenciadores (lo que distingue a los proveedores)
Así es como comparo y contrasto los distintos proveedores:
Características destacadas
El seguimiento nativo del tiempo es importante cuando el equipo factura a clientes o realiza un seguimiento de la utilización; compruebo si el registro se lleva a cabo a nivel de tarea, para poder vincular las horas directamente a los costes del proyecto sin utilizar una herramienta independiente. También merece la pena evaluar la planificación asistida por IA: monday.com y otras plataformas ahora generan automáticamente planes de proyecto o señalan tareas en riesgo, lo que ahorra tiempo en la elaboración de informes de estado. También analizo la gestión de recursos y de la carga de trabajo, ya que las vistas visuales de capacidad ayudan a detectar la sobreasignación antes de que descarrile un sprint.
Más allá de las características
El coste total de propiedad importa más que el precio anunciado. Compruebo si las ejecuciones de automatizaciones, el almacenamiento o el acceso a la API están sujetos a planes de pago que incrementan los costes a medida que crece la adopción. El soporte para la migración es igualmente importante: cuando un equipo deja Smartsheet, evalúo si el proveedor ofrece importaciones de datos guiadas para hojas, fórmulas y archivos adjuntos. Una migración deficiente frena la adopción durante semanas. También analizo las vistas resumidas a nivel de cartera, ya que los responsables de la PMO necesitan paneles de estado de varios proyectos para priorizar recursos e informar a la dirección sin tener que combinar los datos manualmente.
Funciones clave de una alternativa viable a Smartsheet
Seguimiento del tiempo
Las opciones básicas de seguimiento del tiempo están disponibles mediante su integración con 10,000ft, que tiene un coste adicional, por lo que quizá prefieras una herramienta con funciones nativas de seguimiento del tiempo que incluyan hojas de horas e informes de tiempo.
Gestión de tareas y flujos de trabajo
A pesar de que Smartsheet parece otra base de datos, la herramienta incluye funciones avanzadas de gestión de tareas y opciones de visualización como un diagrama de Gantt y un tablero Kanban. En una alternativa, considera soluciones que te permitan añadir subtareas, prioridades y dependencias de tareas para gestionar proyectos complejos sin sobrecargar una hoja de cálculo.
Una interfaz más amigable
Habla con tu equipo para saber qué tipo de interfaz de usuario preferirían para sustituir el aspecto tradicional de una hoja de cálculo. Te interesarán funciones avanzadas como campos personalizados, un diseño que cualquier usuario pueda personalizar y diversos complementos que puedan utilizarse sobre el espacio de trabajo de tu equipo.
Informes personalizados
Smartsheet presume de una sólida función de creación de informes en tiempo real. Para los equipos que trabajan con muchos datos o necesitan proporcionar a los clientes pruebas de su trabajo, querrás una alternativa que también destaque en la generación de informes.
