10 Mejores Alternativas a Smartsheet Que He Probado en 2026
10 Mejores Alternativas a Smartsheet
Las mejores alternativas a Smartsheet te permiten poner en marcha proyectos más rápido y con menos complicaciones, se adaptan mejor a proyectos más sencillos y ofrecen funciones clave que Smartsheet no tiene, como la facturación. Con la alternativa adecuada podrás gestionar tus proyectos y colaborar con tu equipo de la manera que mejor se adapte a tus necesidades.
He utilizado mis más de 20 años de experiencia en la gestión de proyectos para probar varias alternativas a Smartsheet, de modo que puedas encontrar la herramienta adecuada para ayudarte a ti y a tu equipo a seguir el progreso, asignar tareas y entregar los proyectos con éxito. A continuación, detallo sus fortalezas y diferencias clave, ventajas y desventajas, y los usos ideales para cada herramienta.
¿Qué son las alternativas a Smartsheet?
Las alternativas a Smartsheet son soluciones de software para la gestión de proyectos y la colaboración que ofrecen funcionalidades similares, pero con una interfaz más sencilla o con funciones adicionales que Smartsheet no incluye, como la gestión de clientes, la facturación o la posibilidad de crear líneas base. También pueden tener un precio inferior al de Smartsheet.
Las alternativas a Smartsheet suelen incluir muchas de las funciones estándar de gestión de proyectos y colaboración que suelen llevar este tipo de herramientas, como la gestión de tareas, el seguimiento de proyectos y la comunicación en equipo.
Por qué puedes confiar en nosotros
Llevamos probando y evaluando software de gestión de proyectos desde 2012. Como gestores de proyectos, sabemos lo crítico y difícil que es tomar la mejor decisión al seleccionar software.
Invertimos en una investigación profunda para ayudar a nuestra audiencia a tomar decisiones de compra más informadas. Hemos probado más de 2,000 herramientas para diferentes escenarios de gestión de proyectos y redactado más de 1,000 reseñas detalladas. Conoce cómo mantenemos la transparencia y nuestra metodología de revisión de software.
Resumen De Mejores Alternativas y Competidores de Smartsheet
Usa esta tabla para comparar las especificaciones de mis selecciones de alternativas a Smartsheet.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | La mejor alternativa gratuita a Smartsheet para equipos | 14 días de prueba gratis | Desde $9.80/usuario/mes | Website | |
| 2 | La mejor alternativa a Smartsheet por un menor costo | Prueba gratuita de 14 días | Desde $6/usuario/mes | Website | |
| 3 | Ideal para la gestión de ventas dentro de la aplicación | Prueba gratuita de 14 días + demo gratuita disponible | Desde $10/usuario/mes | Website | |
| 4 | Mejor alternativa a Smartsheet para equipos de marketing y agencias en crecimiento | Demostración gratuita | Desde $20 /usuario/mes | Website | |
| 5 | Mejor alternativa a Smartsheet para la gestión de planes de negocio con expertos en estrategia | Demo gratuita disponible | Desde $70/usuario/mes | Website | |
| 6 | La mejor alternativa a Smartsheet para análisis de costos y desempeño de proyectos | Prueba gratuita de 14 días + demo gratis disponible | Desde $10/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 7 | Ideal para informes predefinidos | Prueba gratuita de 14 días + demo gratis disponible | Desde $8/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 8 | Ideal para el seguimiento detallado del tiempo | Plan gratuito + prueba gratuita de 30 días + demostración gratuita disponible | Desde $6/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 9 | Ideal para vistas de tareas personalizables | Prueba gratuita de 15 días + plan gratuito + demo gratuita disponible | Desde $4/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 10 | Ideal para la entrega de proyectos durante todo el ciclo de vida | Demostración gratuita disponible | Precios disponibles a solicitud | Website |
Resumen De Competidores de Smartsheet
Aquí tienes mis reseñas de cada alternativa a Smartsheet. He incluido ventajas y desventajas, información sobre prueba gratuita y costos, así como mi opinión experta. He utilizado mis más de 20 años de experiencia en la gestión de proyectos para probar varias alternativas a monday.com para que puedas encontrar la herramienta adecuada que ayude a tu equipo a gestionar mejor tus proyectos y equipos. A continuación, cubro fortalezas y diferencias clave, pros y contras, y casos de uso ideales para cada herramienta.
Wrike
La mejor alternativa gratuita a Smartsheet para equipos
Por qué Wrike es una excelente alternativa a Smartsheet
Smartsheet no ofrece una opción de suscripción gratuita. Wrike no solo cuenta con un plan gratuito, sino que también ofrece funciones más que decentes dentro de ese plan, como usuarios ilimitados, gestión de tareas y subtareas, disponibilidad de aplicaciones de escritorio y móviles, e incluso una vista de hoja de cálculo para que no extrañes lo que obtienes de Smartsheet.
New Product Updates from Wrike
Wrike AI Agents Create Full Blueprints and Formatted Items
Wrike’s AI Agent can now create full blueprints (parent items plus subtasks) in one step and generate richer, formatted descriptions. This makes automated workflow creation more complete. For more information, visit Wrike’s official site.
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La mejor alternativa a Smartsheet por un menor costo
monday AI Workspace es una plataforma visual de gestión de proyectos que ayuda a los equipos multifuncionales a planificar, realizar el seguimiento y automatizar el trabajo en proyectos, carteras y departamentos, todo ello sin la rigidez de las hojas de cálculo que ralentiza a los equipos más dinámicos.
¿Para quién es más adecuada monday AI Workspace?
Equipos que van desde startups hasta oficinas de gestión de proyectos empresariales (PMO) que buscan una plataforma flexible y visualmente intuitiva para gestionar el trabajo entre departamentos sin una curva de incorporación pronunciada ni una gran carga de implementación.
Por qué monday AI Workspace es una buena alternativa a Smartsheet
He incluido monday AI Workspace entre mis principales opciones porque las funciones de AI que ofrece por dólar realmente resultan más económicas que Smartsheet. Por $9/usuario, el plan Básico ya incluye el asistente de AI Sidekick y el creador de aplicaciones Vibe, mientras que el nivel Pro, por $19/usuario, desbloquea el creador de flujos de trabajo de AI con 25,000 acciones de automatización mensuales. Smartsheet reserva capacidades de AI y automatización comparables para planes empresariales con precios considerablemente más altos y, además, no ofrece ningún nivel gratuito.
Funciones principales de monday AI Workspace
- Paneles de carteras: Agrega y visualiza datos de varios proyectos para la supervisión ejecutiva o de la PMO en tiempo real.
- Gestión de recursos: Realiza el seguimiento de la carga de trabajo, la capacidad y las asignaciones del equipo para optimizar la distribución de recursos entre iniciativas.
- Plantillas de tableros personalizadas: Usa o adapta plantillas de proyectos prediseñadas para agilizar la incorporación y estandarizar los procesos.
- Flujos de revisión nativos: Revisa, anota y aprueba recursos creativos y documentos sin salir de la plataforma.
Integraciones de monday AI Workspace
monday AI Workspace ofrece cientos de integraciones nativas mediante sus integraciones integradas y su mercado, incluidas Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Dropbox y Zapier. También hay una API disponible para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Sidekick de AI genera tareas y resúmenes de proyectos
- Creador de aplicaciones Vibe sin código incluido en la mayoría de los niveles
- Nivel gratuito disponible con seguimiento de proyectos básico
Cons:
- La compatibilidad con fórmulas es más limitada que la cuadrícula de Smartsheet
- Los límites de automatización se reinician mensualmente según el nivel del plan
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
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Ideal para la gestión de ventas dentro de la aplicación
Por qué Productive es una gran alternativa a Smartsheet
Productive ofrece herramientas que se adaptan específicamente a la presupuestación de proyectos. Las herramientas de gestión financiera de Productive facilitan a las empresas la administración de sus finanzas. El software cuenta con un sistema de facturación integrado que envía facturas automáticas a los clientes y realiza el seguimiento de los calendarios de pago. Además, ofrece funciones orientadas a la previsión de ingresos, ayudando a los usuarios a planificar y tomar decisiones fundamentadas. Sin embargo, la mayor ventaja sobre Smartsheet es que incluye un módulo de ventas integrado en la plataforma que te permite hacer seguimiento de los prospectos a través de tu embudo de ventas y prever los ingresos potenciales por ventas.
New Product Updates from Productive
Productive Adds Agent Triggers, Teams Integration, and Time Controls
Productive adds automated agent triggers, broader AI file support, Microsoft Teams integration, Resource Planner improvements, and new time entry controls. These updates expand automation while improving scheduling, collaboration, and time tracking. For more information, visit Productive’s official site.
Mejor alternativa a Smartsheet para equipos de marketing y agencias en crecimiento
Si bien Screendragon y Smartsheet pueden compartir algunas funcionalidades en cuanto a la gestión de flujos de trabajo creativos, Screendragon se diferencia al ofrecer muchas más funciones avanzadas en las áreas de gestión de proyectos, recursos y flujos de trabajo. Normalmente, Screendragon es más adecuado para agencias en expansión y equipos de marketing que puedan requerir mayor flexibilidad. Ofrece una plataforma integrada de manera fluida para que los usuarios trabajen de forma más ágil, en lugar de tener que saltar entre diferentes módulos y vistas o integrarse con herramientas externas, como suele ocurrir con Smartsheet. La experiencia de usuario de Screendragon es muy intuitiva, ofreciendo personalización con paneles de control personalizados, vistas de estado de proyectos y niveles de permiso.
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Mejor alternativa a Smartsheet para la gestión de planes de negocio con expertos en estrategia
Por qué AchieveIt es una excelente alternativa a Smartsheet
AchieveIt es una buena alternativa a Smartsheet por varias razones. AchieveIt está específicamente diseñado para ayudar a las empresas a gestionar iniciativas estratégicas y objetivos, mientras que Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos más general. Esto significa que AchieveIt ofrece un conjunto de características y funcionalidades más enfocado en la gestión de la planificación y ejecución estratégica. Recopilan y visualizan múltiples planes de negocios en toda tu organización y luego entregan las visualizaciones de datos más relevantes directamente en tu bandeja de entrada cada mañana. AchieveIt también ofrece consultas estratégicas con expertos certificados en planificación y reporte de objetivos, lo que lo hace destacar frente a prácticamente cualquier otro elemento en esta lista.
Celoxis
La mejor alternativa a Smartsheet para análisis de costos y desempeño de proyectos
¿Por qué Celoxis es una excelente alternativa a Smartsheet?
Celoxis se presenta como una sólida alternativa a Smartsheet gracias a sus amplias capacidades para el análisis de costos y desempeño de proyectos. A diferencia de Smartsheet, Celoxis ofrece funciones avanzadas como una sofisticada Gestión de Valor Ganado para el análisis de costos y desempeño, así como un seguimiento de recursos detallado. Estas características hacen que Celoxis resulte especialmente atractivo para organizaciones que buscan una solución de gestión de proyectos más versátil y personalizable. Además, Celoxis proporciona una interfaz fácil de usar y la flexibilidad para adaptarse a procesos de trabajo únicos, lo que lo convierte en una opción superior para empresas que desean llevar sus capacidades de gestión de proyectos más allá de las herramientas básicas de tipo hoja de cálculo como Smartsheet.
Workzone
Ideal para informes predefinidos
Workzone ofrece una solución versátil de gestión de proyectos, ideal para industrias como marketing, TI y salud que buscan una alternativa a Smartsheet. Es atractivo para equipos que desean una herramienta que simplifique el seguimiento de proyectos y mejore la colaboración con funciones como visibilidad en tiempo real y gestión centralizada de solicitudes. Workzone aborda retos como la gestión de proyectos sensibles al tiempo con múltiples partes interesadas, ofreciendo informes predefinidos y más de 1,000 plantillas para mejorar los resultados de los proyectos.
Por qué elegí Workzone
Elegí Workzone como alternativa a Smartsheet por su enfoque en proporcionar visibilidad en tiempo real de los proyectos y gestión centralizada de solicitudes y aprobaciones. Estas funciones son cruciales para equipos que manejan proyectos complejos con múltiples partes interesadas, ya que permiten un seguimiento y gestión eficientes del estado de los proyectos. Las capacidades de integración de Workzone con herramientas como Slack y Microsoft Teams aumentan aún más su atractivo al promover una colaboración y comunicación fluida dentro de los equipos.
Características clave de Workzone
Además de su visibilidad en tiempo real y gestión centralizada, Workzone ofrece varias otras funciones que lo convierten en un fuerte contendiente como alternativa a Smartsheet.
- Informes predefinidos: Los usuarios pueden acceder a informes para la gestión de cargas de trabajo, seguimiento de presupuestos y asignación de recursos, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre los proyectos.
- Más de 1,000 plantillas: Estas plantillas facilitan el lanzamiento rápido de proyectos, permitiendo que los equipos inicien proyectos sin demora.
- Capacitación ilimitada: Workzone brinda soporte integral al usuario con capacitación ilimitada, asegurando que los equipos puedan utilizar la plataforma de manera eficaz.
- Precios claros: La plataforma ofrece precios transparentes sin tarifas ocultas, permitiendo a las organizaciones presupuestar con precisión las herramientas de gestión de proyectos.
Integraciones de Workzone
Las integraciones incluyen Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Box, Dropbox, OneDrive, Outlook, SharePoint y Basecamp.
Pros and Cons
Pros:
- Excelente visibilidad y control del proyecto
- Sistemas integrados de revisión y aprobación de documentos
- Gestión estructurada de solicitudes y cargas de trabajo
Cons:
- Ecosistema de integraciones más pequeño que la competencia
- Experiencia móvil inferior a la de escritorio
New Product Updates from Workzone
Workzone Enterprise Adds Multi-Stage Approval Workflows
Workzone Enterprise now includes Approval Workflows, enabling multi-stage document approvals to standardize complex processes and reduce manual effort. For more information, visit Workzone's official site.
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actiTIME
Ideal para el seguimiento detallado del tiempo
Por qué actiTIME es una excelente alternativa a Smartsheet
Me gusta su enfoque en el seguimiento y la generación de informes detallados del tiempo. La plataforma permite registrar el tiempo dedicado a las tareas, establecer estimaciones y comparar las horas reales con las planificadas. Este nivel de detalle ayuda a comprender en qué se emplea el tiempo e identificar áreas de mejora. Además, actiTIME ofrece informes personalizables que se pueden agrupar por diversos parámetros, como el proyecto o el miembro del equipo, lo que proporciona información sobre la productividad y la asignación de recursos.
New Product Updates from actiTIME
actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
Ideal para vistas de tareas personalizables
Para equipos que necesitan una herramienta de gestión de proyectos flexible y centrada en la privacidad, Zoho Projects proporciona un conjunto práctico de funciones para apoyar la ejecución de proyectos y la colaboración. Es especialmente adecuado para equipos que dependen de un seguimiento detallado de tareas y registro de tiempos, con herramientas que ayudan a gestionar cronogramas, cargas de trabajo y recursos. Los equipos de TI, marketing y campos similares pueden usar Zoho Projects para mantenerse organizados mientras mantienen centralizada la comunicación y coordinación.
Por qué elegí Zoho Projects
Elegí Zoho Projects como una alternativa a Smartsheet por su sólida gestión de tareas y seguimiento del tiempo incorporado. Funciones como los diagramas de Gantt y las vistas de tareas personalizables facilitan ver los cronogramas de los proyectos y actualizar el trabajo conforme cambian los requerimientos. Su integración con Zoho Sprints también apoya flujos de trabajo ágiles, lo cual es útil para equipos que necesitan adaptarse rápidamente. En conjunto, estas capacidades satisfacen las necesidades de equipos que gestionan proyectos complejos sin perder precisión ni flexibilidad.
Características clave de Zoho Projects
Además de una gestión de tareas robusta, Zoho Projects ofrece varias características clave que aumentan su utilidad como alternativa a Smartsheet.
- Seguimiento de incidencias: Realiza un seguimiento y gestiona los problemas relacionados con los proyectos para asegurar una resolución oportuna y mantener la calidad del proyecto.
- Herramientas de colaboración: Utiliza fuentes, chat, foros y gestión de documentos para facilitar una comunicación fluida dentro del equipo.
- Automatización: Implementa flujos de trabajo personalizados, SLA y notificaciones para automatizar tareas repetitivas y optimizar los procesos.
- Herramientas de presupuestación: Gestiona los presupuestos de los proyectos de manera efectiva con herramientas de gestión de costos y previsión presupuestaria.
Integraciones de Zoho Projects
Las integraciones incluyen Google Calendar, Google Tasks, Google Drive, Microsoft Office 365, Slack, Dropbox, Zoho CRM, Zoho Desk, Microsoft Teams y Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Varias vistas de tareas, incluido Gantt
- Seguimiento de tiempo integrado para reportes
- Amplias integraciones con el ecosistema Zoho
Cons:
- Integraciones de terceros limitadas frente a competidores
- Plan gratuito limitado en usuarios y proyectos
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds Time Log Grid View for Faster Tracking
Zoho Projects adds Time Log Grid View, a unified interactive grid for logging and reviewing hours across tasks and issues, helping teams enter time faster and identify work patterns more easily. For more information, visit Zoho Projects’ official site.
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Kantata
Ideal para la entrega de proyectos durante todo el ciclo de vida
Por qué Kantata es una gran alternativa a Smartsheet
Kantata es una sólida alternativa a Smartsheet para equipos que necesitan más que solo el seguimiento de tareas. Está diseñado para empresas de servicios profesionales y respalda todo el ciclo de vida de la entrega de proyectos, desde la planificación y asignación de personal hasta la ejecución y los informes. Con una gestión de recursos centrada en las personas, también puedes asignar el talento adecuado al trabajo correcto, equilibrar las cargas de trabajo y prevenir el agotamiento. Al mismo tiempo, la integración de los aspectos financieros y la inteligencia de negocios te proporcionan la visibilidad necesaria para mantener tus proyectos rentables y a tus clientes satisfechos.
New Product Updates from Kantata
Kantata Adds Access Group Change History
Kantata adds Access Groups History, letting account administrators track changes to group details, membership, and permissions in Recent History. The update also makes these events available through the Subscribed Events API for broader monitoring. For more information, visit Kantata’s official site.
.Otras Alternativas A Smartsheet
Aquí tienes algunas alternativas adicionales a Smartsheet que no están en mi lista principal pero que también vale la pena revisar:
- Rocketlane
Los mejores portales para clientes y partes interesadas con vistas compartidas de proyectos
- Kintone
Organiza tu comunicación por tema, proyecto o incluso por punto de datos específico
- Bonsai Agency Software
La mejor alternativa a Smartsheet para agencias
- Parallax
Ideal para una gestión de proyectos eficiente a través del seguimiento visual de tareas
- Ravetree
La mejor alternativa a Smartsheet para equipos con facturación y cobro de servicios
- Visor
La mejor alternativa a Smartsheet para colaborar con cuentas ilimitadas solo de visualización
- Pneumatic Workflow
Mejor alternativa a Smartsheet para agilizar proyectos digitales
- ClickUp
Alternativa intuitiva a Smartsheet para startups y pequeñas empresas
- Scoro
Mejor opción para gestión de proyectos con seguimiento de KPIs integrado
- Hive
Los mejores sistemas internos de chat y comunicación
Acerca de Smartsheet
Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos con apariencia de hoja de cálculo. Ha ganado algunos premios que la han convertido en una de las aplicaciones de negocios favoritas. Es una buena opción si te manejas bien con Excel pero quieres dejar de lado las fórmulas complicadas. Smartsheet realiza todos los cálculos automáticamente en varias hojas. También puedes añadir logotipos personalizados de tu marca y establecer temas de color para cada proyecto individual.
Además, cuenta con útiles funciones de gestión de proyectos como automatización de flujos de trabajo y visualización de tareas a través de vistas de diagrama de Gantt, calendario y tarjetas. Los miembros del equipo reciben notificaciones instantáneas de cambios críticos, y la herramienta proporciona vistas compartidas, historial de detalles, registros de actividad, alertas automáticas, recordatorios e informes de estado para mantener a todos alineados e informados.
La función de camino crítico también resalta todas las tareas que impactan directamente en la fecha de finalización de tu proyecto, por lo que puedes controlar los hitos importantes. Smartsheet también ofrece sólidas funciones de generación de informes, como reportes resumen editables que se pueden exportar fácilmente a Excel.
Las integraciones de Smartsheet incluyen aplicaciones de Microsoft (Microsoft Teams, Microsoft Excel) y de Google, así como herramientas esenciales de desarrollo como Jira, y aplicaciones empresariales útiles como Salesforce, ServiceNow, Slack, Box y Tableau. La plataforma es extensible mediante una API REST y webhooks.
Esta herramienta cuesta desde $7/usuario/mes, con un mínimo de 3 usuarios y un máximo de 25 usuarios. También ofrecen una prueba gratuita de 30 días.
¿Por qué podrías necesitar una alternativa a Smartsheet?
Tu equipo no disfruta la interfaz
Los miembros que están acostumbrados a colaborar mediante hojas de cálculo y herramientas similares a bases de datos no tendrán problemas con el diseño de Smartsheet, pero otros podrían encontrar la interfaz poco intuitiva. Para una experiencia más agradable, busca herramientas de gestión de proyectos personalizables y coloridas que cumplan con los estándares actuales sobre cómo debe verse y sentirse un software.
Necesitas facturar a tus clientes
Smartsheet cuenta con una opción de presupuestos para que puedas realizar un seguimiento del tiempo, los presupuestos y los gastos mediante su panel 10,000ft, pero aún no existe una forma de enviar facturas directamente desde la aplicación. 10,000ft también se vende por separado de Smartsheet como un producto premium adicional.
Te parece demasiado caro
Smartsheet es, de hecho, una de las soluciones de gestión de proyectos más costosas del mercado. Esto se debe en parte a sus amplias funcionalidades y a que está dirigido a empresas grandes. Sin embargo, es posible encontrar funcionalidades similares a un costo mucho menor.
Cómo evalúo las alternativas a Smartsheet
Divido mi evaluación en dos niveles: los requisitos básicos imprescindibles —vistas de cuadrícula, múltiples vistas de proyectos y automatización— y los elementos diferenciadores, como las herramientas de gestión de carteras y los precios, que determinan el grado de adecuación real.
Funcionalidad principal (requisitos básicos para esta lista)
Al seleccionar herramientas para mi lista, califico cada una en una escala de 0 (no ofrece la funcionalidad) a 5 (sobresale en esta área) para cada una de las funcionalidades principales que se indican a continuación. Después, calculo la puntuación total de la herramienta como porcentaje. Cada herramienta debe alcanzar una puntuación total mínima del 75 % para ser considerada.
- Vista de cuadrícula/hoja de cálculo: Compruebo si la herramienta ofrece una cuadrícula editable con muchas columnas en la que los equipos puedan gestionar datos estructurados como lo harían en Excel o Smartsheet.
- Múltiples vistas de proyectos: Cada herramienta debería permitir a los usuarios alternar entre vistas de Gantt, Kanban, calendario y cronograma, para que los distintos roles puedan consultar el trabajo de la forma que prefieran.
- Gestión de tareas y dependencias: Busco subtareas, responsables, hitos y asignación de dependencias, especialmente la lógica de finalización a inicio que mantiene en marcha las implementaciones por fases.
- Automatización de flujos de trabajo: Aquí son importantes los activadores basados en reglas, como asignar automáticamente un revisor de control de calidad cuando una tarea pasa a "Lista para revisión" o enviar alertas cuando no se cumplen las fechas.
- Colaboración y uso compartido: Evalúo la coedición en tiempo real, los comentarios, los archivos adjuntos y los permisos detallados para compartir, tanto con equipos internos como con partes interesadas externas.
- Informes y paneles: La herramienta debería admitir paneles entre proyectos con widgets, filtros y gráficos que ofrezcan a los responsables de la PMO una vista de toda la cartera sin tener que extraer datos manualmente.
Una vez que tengo una lista de herramientas que cumplen estos criterios, considero qué distingue a cada plataforma.
Factores diferenciadores (qué distingue a los proveedores)
Así es como comparo y contrasto los distintos proveedores:
Características destacadas
La gestión de carteras es un aspecto importante: busco herramientas que consoliden el estado, los presupuestos y los cronogramas de los proyectos para que los responsables de la PMO puedan supervisar un programa completo sin tener que saltar de una hoja a otra. La gestión de recursos es igual de importante, especialmente cuando hay que equilibrar las cargas de trabajo de un equipo de 20 personas que ejecuta sprints en paralelo. También evalúo funciones de IA, como resúmenes generados automáticamente o la identificación de riesgos, que pueden ahorrar horas de elaboración manual de informes de estado cada semana.
Más allá de las características
La profundidad de las integraciones es una de las primeras cosas que compruebo: si una herramienta no puede sincronizarse con Jira, Slack o tu CRM, crea silos de datos que contradicen el propósito de centralizar el trabajo. La estructura de precios también es importante, especialmente la forma en que los proveedores gestionan el acceso de invitados o colaboradores externos, ya que ese coste puede aumentar rápidamente en proyectos orientados a clientes. También evalúo la asistencia durante la incorporación, incluidas las rutas de migración desde Smartsheet y si el proveedor ofrece plantillas o una configuración guiada para reducir el tiempo necesario para que los equipos obtengan valor al hacer el cambio.
Características clave para una alternativa viable a Smartsheet
Seguimiento de tiempo
Las opciones básicas de seguimiento de tiempo están disponibles a través de la integración con 10,000ft, que tiene un costo extra, así que podrías preferir una herramienta con funcionalidades nativas de seguimiento de tiempo que incluya partes de horas e informes de tiempo.
Gestión de tareas y flujos de trabajo
A pesar de que Smartsheet parece solo otra base de datos, la herramienta incluye gestión avanzada de tareas y opciones de vista como diagrama de Gantt y tablero Kanban. En una alternativa, considera soluciones que permitan añadir subtareas, prioridades de tareas y dependencias para gestionar proyectos complejos sin saturar una hoja de cálculo.
Una interfaz más amigable
Habla con tu equipo para saber qué tipo de interfaz preferirían en lugar del aspecto tradicional tipo hoja de cálculo. Querrás funciones avanzadas como campos personalizados, un diseño que cualquier usuario pueda personalizar y una variedad de complementos para aprovechar en el espacio de trabajo del equipo.
Informes personalizados
Smartsheet presume de una potente función de creación de informes en tiempo real. Para equipos que trabajan con muchos datos o que necesitan mostrar pruebas de su trabajo a clientes, querrás una alternativa que también sobresalga en la generación de informes.
¿Qué sigue?
Aquí tienes más listas de alternativas y competidores para otros programas que te podrían interesar.