¿Qué es un recurso en la gestión de proyectos? 7 tipos clave
¿Qué es exactamente un recurso en la gestión de proyectos? Básicamente, es cualquier tipo de activo que ayuda a completar una tarea.
Los recursos son importantes para los gestores de proyectos; sin ellos, existe el riesgo de no contar con suficiente mano de obra, equipo y materiales, dinero, servicios, espacio y/o tiempo para completar el proyecto. Esto podría conducir a sobrecostos, dependencias no cumplidas o retrasos en el cronograma, y potencialmente al fracaso del proyecto.
Existen varias plataformas de software para la gestión de recursos que ayudan a agilizar el proceso de gestión de recursos y a monitorear la utilización de los mismos.
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¿Qué es un recurso?
En la gestión de proyectos, un recurso se define como cualquier cosa necesaria para completar un proyecto con éxito. Esto incluye materias primas, suministros operativos, financiamiento, personal, tecnología y cualquier otro elemento o servicio requerido durante la ejecución del proyecto.
Los recursos pueden ser específicos de un proyecto, o pueden utilizarse en varios proyectos. Es importante evaluar con precisión los recursos necesarios para un plan de proyecto y entregables exitosos antes de iniciar el trabajo. De ese modo, puedes presupuestar adecuadamente y asegurarte de contar con los miembros del equipo, equipos, etc., necesarios para ejecutar el trabajo.
Por ejemplo, si planeas lanzar un sitio web, deberás considerar quién trabajará en la iniciativa y con qué habilidades, si el personal es interno o contratistas, los costos de licencias para cualquier herramienta requerida, el hardware necesario (como dispositivos para pruebas) y dónde se llevará a cabo el trabajo, todo en el contexto del presupuesto disponible y los hitos del proyecto.
6 tipos de recursos en la gestión de proyectos digitales
Los recursos del proyecto pueden ser materiales, financieros o relacionados con el personal. Los tipos de recursos incluyen:
1. Mano de obra
La mano de obra incluye al personal necesario para completar un proyecto. Los tipos de personal pueden incluir empleados de la empresa o contratistas externos para tareas o funciones específicas (consulta Servicios para más información sobre la colaboración con entidades externas).
Los gestores de proyectos deben trabajar con las partes interesadas para determinar cuántos recursos humanos, en qué porcentaje de tiempo y con qué competencias son necesarios para completar las tareas del proyecto. Nota: no todas las personas involucradas en el proyecto serán necesarias para cada tarea.
Después de evaluar el alcance y el nivel de esfuerzo del proyecto, el gestor de proyecto planifica los recursos según los hitos del proyecto y la disponibilidad de recursos. Llevar el control de los recursos disponibles ayuda a prevenir la sobreasignación y el agotamiento.
2. Equipos y materiales
Los equipos y materiales abarcan una amplia gama de suministros necesarios para el proyecto. Estos son recursos que se consumen durante la ejecución del proyecto.
En proyectos digitales, esto puede incluir hardware como computadoras o servidores, o suministros de oficina. En la gestión de recursos en construcción, puede ir desde equipos de fabricación hasta materias primas necesarias para un proceso de manufactura o vehículos; cualquier cosa necesaria para ejecutar el trabajo.
El mismo equipo puede usarse en varios proyectos diferentes de un portafolio; sin embargo, a medida que el número de proyectos crece, también lo hará la necesidad de equipos.
3. Dinero
Cualquier gestor de proyectos sabe que los presupuestos de los proyectos son esenciales. Esto se debe a que los recursos financieros son necesarios para adquirir otros tipos de recursos del proyecto. Para regular los costos del proyecto y alcanzar los objetivos de rentabilidad establecidos por tu organización, gestionar el presupuesto es fundamental para el éxito del proyecto, especialmente cuando intentas gestionar varios proyectos al mismo tiempo.
4. Espacio
El espacio se refiere a los lugares físicos alquilados o utilizados a discreción del equipo; esto puede incluir oficinas compartidas con inquilinos previos o cualquier sitio específico para los requisitos de un determinado trabajo. Las necesidades de espacio deben planificarse a lo largo de las fases del proyecto y, generalmente, deben asignarse con anticipación debido a su relativa escasez.
5. Servicios
Los proveedores externos son un recurso para muchos proyectos. Si una empresa no dispone del personal necesario para prestar los servicios acordados dentro del alcance del proyecto, acudir a un tercero para ese servicio puede ser necesario.
Los proveedores son entidades externas que proporcionan bienes o servicios utilizados en el proyecto (lee sobre gestión de proveedores y gestión de subcontratistas). Los ejemplos pueden incluir a un profesional de informática o a un diseñador gráfico. En proyectos digitales, los servicios también pueden abarcar los costos de licencias para herramientas de software, tarifas de servidores o asistencia legal para trabajos con grandes responsabilidades legales implicadas.
6. Tiempo
La cantidad de tiempo que dispones para completar un proyecto determinará los procedimientos operativos que seguirás para gestionarlo. Entender que el tiempo puede ser limitado cuando surgen problemas es clave para ser ágil y mantener el proyecto dentro del cronograma.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos de proyectos es el proceso de adquirir, utilizar y monitorear los recursos necesarios para completar cualquier proyecto desde su inicio hasta el final.
A continuación, un resumen del proceso:
- Durante la planificación de recursos, desarrollar un plan de gestión de recursos y adherirse a él ayuda a preparar a los gestores de recursos para el éxito. Los gestores de proyectos pueden usar la previsión de recursos para mantener actualizados los proyectos actuales y futuros. Esto puede hacerse para un solo proyecto o para varios proyectos al mismo tiempo.
- Durante las fases de ejecución y monitoreo del ciclo de vida del proyecto, herramientas como los diagramas de Gantt, estructuras de desglose de trabajo, seguimiento de activos y otras visualizaciones de datos pueden mantenerte informado sobre la disponibilidad de recursos y medir el avance del proyecto en función de los hitos y objetivos.
- También puedes utilizar técnicas de gestión de recursos, como el nivelación de recursos, para crear un calendario eficiente de recursos.
- Una asignación inteligente de recursos ayuda a asegurar que los requisitos del proyecto se cumplan en tiempo y forma. Al usar varios métodos de asignación de recursos, los gestores de proyectos pueden garantizar que los recursos correctos estén disponibles cuando se necesiten.
¿Por qué son importantes los recursos en la gestión de proyectos?
Sin recursos suficientes, puede ser difícil para un gestor de proyectos completar los objetivos del proyecto dentro de la línea de tiempo programada del proyecto. Asignar recursos de manera inapropiada al desarrollar el calendario de recursos puede llevar a retrasos, escasez o, peor aún, proyectos fallidos.
Dependiendo del tipo de proyecto que estés gestionando, pueden ser necesarios diferentes tipos de recursos. Por ejemplo, algunos proyectos, como los de la industria de la construcción, pueden requerir necesidades más detalladas de equipos o materiales que otros, o pueden necesitar soluciones de software de gestión de proyectos de construcción especializadas. Cada uno de los distintos tipos de recursos desempeña su respectivo papel para garantizar un resultado exitoso del proyecto. De manera similar, los proyectos de logística suelen tener requisitos complejos para la manipulación de materiales, la coordinación del transporte y el cumplimiento normativo, lo que hace que la gestión de recursos sea especialmente crítica para evitar retrasos en los envíos o sanciones regulatorias.
Lee más sobre por qué la gestión efectiva de recursos es importante en la gestión de proyectos aquí.
¿Qué sigue?
Comienza a hacer un seguimiento de tus recursos utilizando software de gestión de proyectos, software de programación de recursos o una herramienta gratuita de gestión de recursos. ¿Buscas la herramienta adecuada para gestión de recursos? Consulta esta guía de demostración de software de gestión de recursos para ayudarte a tomar una decisión informada.
