So verwalten Sie ein Projektteam: Tipps für 9 Teammitglieder
Ein Projektteam zu leiten, ist nicht einfach – insbesondere dann, wenn jedes Teammitglied seine eigenen Stärken, Schwächen und Arbeitsweisen hat. Als Projektmanager müssen Sie sich mit scheinbar ständigen Missverständnissen, verpassten Fristen und widersprüchlichen Prioritäten auseinandersetzen und gleichzeitig versuchen, das Projekt auf Kurs zu halten.
Wie können Sie Ihr Projektteam also effektiv leiten? In diesem Artikel stellen wir Ihnen neun Tipps und Techniken vor, mit denen Sie dies mühelos schaffen und gleichzeitig jedem Teammitglied helfen, sein volles Potenzial einzubringen und Ihre Projektziele zu erreichen.
Was ist Projektteammanagement?
Projektteammanagement ist der Prozess, bei dem die Personen und Ressourcen, die an Ihrem konkreten Projekt arbeiten werden, organisiert, motiviert und mit Aufgaben betraut werden.
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Zu einem Projektteam gehören typischerweise Rollen wie der Projektmanager, Teammitglieder, Anspruchsgruppen und Fachexperten. Als Team besteht ihr gemeinsames Ziel in der Regel darin, ein bestimmtes Projektergebnis termingerecht, innerhalb des Budgets und gemäß den Qualitätsstandards zu liefern. Auf dem Weg dorthin werden sie wahrscheinlich mit Herausforderungen wie unklarer Kommunikation, ineffizientem Ressourcenmanagement, Änderungen des Projektumfangs und vielem mehr konfrontiert.
Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, diese Herausforderungen zu minimieren, indem Sie einen Projektsteckbrief, eine RACI-Matrix und einen Projektplan erstellen. So stellen Sie sicher, dass das Team weiß, was zu tun ist, wer welche Aufgabe übernimmt und wann alles fällig ist. Sie können bereits früh Techniken wie die Delphi-Technik einsetzen, um Anspruchsgruppen einzubeziehen und Risiken zu identifizieren.
Außerdem müssen Sie die Arbeitsauslastung des Teams, das Stressniveau und Warnzeichen für Burnout im Blick behalten. Ein Projektmanagement-Dashboard kann Ihnen dabei helfen, indem es Aufgabenverteilungen, Arbeitsauslastung, Fristen und den gemeinsamen Fortschritt übersichtlich darstellt.
Wenn Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team wirklich verbessern möchten, sind diese besten Kurse zur Zusammenarbeit genau das Richtige für den Einstieg.
So leiten Sie ein Projektteam
Jedes Mitglied Ihres Projektteams hat seine eigenen Eigenheiten und Vorlieben – berücksichtigen Sie diese. Die folgenden Tipps können als allgemeine bewährte Vorgehensweisen für die Leitung jeder Art von Team und den darin vertretenen Persönlichkeiten dienen.
1. Verwenden Sie Projektmanagementsoftware
Bei der Leitung eines Projektteams ist es hilfreich, einen zentralen Ort zu haben, an dem alle Informationen gespeichert werden, die Ihr Team über das Projekt benötigt – Aufgaben, Projektanforderungen, Fälligkeitstermine, Zuweisungen, Projektergebnisse, Projektziele, Meilensteine usw. Dieser Ort ist in der Regel eine Projektmanagementsoftware.
Die richtige Projektmanagementsoftware oder Software für Ressourcenmanagement zu finden, wird Ihnen das Leben als Projektmanager erheblich erleichtern. Heute gehen KI-Tools für das Projektmanagement noch einen Schritt weiter, indem sie Aufgabenzuweisungen automatisieren, Projektrisiken vorhersagen und die Arbeitsauslastung des Teams auf Grundlage von Echtzeitdaten optimieren.
Der Zweck von Projektmanagementsoftware besteht darin, zu verfolgen, wer gerade woran arbeitet, wie viel Fortschritt bei den jeweiligen Aufgaben erzielt wurde und wie die Arbeitsauslastung jedes Teammitglieds aussieht. Ohne Software ist es schwieriger, die Kapazität der Arbeitsauslastung aller Beteiligten einzuschätzen. Projektmanagementsoftware ist besonders wichtig für Fernteams, die Projekte verwalten, da bei virtueller Kommunikation leicht etwas untergehen kann.
Ein Beispiel dafür, wie Projektmanagementsoftware hilft: Kapazitäten, Zuweisungen und die gesamte Arbeitsauslastung sind in einer Ansicht sichtbar. Einige KI-gestützte Tools analysieren sogar die bisherige Leistung, um eine optimale Verteilung der Arbeitsauslastung vorzuschlagen und so sicherzustellen, dass Projekte mit möglichst wenigen Engpässen auf Kurs bleiben.
Sie ist auch entscheidend für den Umgang mit den Arbeitssüchtigen in Ihrem Team. Arbeitssüchtige sind in der Regel zielstrebig, detailorientiert und ausdauernd, doch dies kann das Risiko eines Burnouts und eines unausgewogenen Verhältnisses zwischen Arbeit und Privatleben erhöhen. Wenn es darum geht, Aufgaben zu erledigen, sind sie wahre Maschinen, aber vermutlich könnten sie eine Pause gebrauchen.
Software kann Ihnen genau zeigen, welche Aufgaben sie gerade zu bewältigen haben, sodass Sie einige davon an eine andere Person mit mehr Kapazität übertragen können. KI-gestütztes Arbeitslastmanagement kann sogar erste Anzeichen eines Burnouts erkennen und automatisch eine Umverteilung der Aufgaben empfehlen. Wenn Sie ihnen die richtige Arbeitsmenge zuweisen und regelmäßige Pausen fördern, bleiben sie motiviert und können Sie ihnen dabei helfen, einem Burnout vorzubeugen.
Profi-Tipp: Lassen Sie Ihr Team beim Erstellen einer Anforderungsliste für ein Projektmanagement-Tool mitwirken, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen durch Ihr aktuelles System erfüllt werden.
2. Psychologische Sicherheit im Team schaffen
Eine psychologisch sichere Umgebung ist eine Umgebung, in der sich Ihr Team ermächtigt und ermutigt fühlt, Feedback, Ideen und Gedanken mit dem restlichen Team zu teilen. Untersuchungen zeigen, dass das Schaffen psychologischer Sicherheit in Ihrem Team Projektfehler sogar um 25 % reduzieren kann. Ohne sie könnten Ihnen außerdem großartige Ideen entgehen, weil sich Ihre Teammitglieder nicht wohl dabei fühlen, ihre Meinung zu äußern.
Psychologische Sicherheit ist besonders wichtig für die Introvertierten in Ihrem Team. Introvertierte neigen dazu, nachdenklich, ruhig und zurückhaltend zu sein, wodurch sie manchmal Gefahr laufen, übersehen zu werden. Sie gedeihen in Situationen, in denen sie sich wohl und sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern. Sie neigen ohnehin zum Schweigen – ohne psychologische Sicherheit hören Sie vielleicht nie von ihnen.
Hier sind einige Maßnahmen, mit denen Sie psychologische Sicherheit schaffen können:
- Klare Erwartungen festlegen in Bezug auf Kommunikation und Verhalten, bei denen Respekt und Offenheit im Mittelpunkt stehen.
- Feedbackschleifen in Ihre Prozesse integrieren, indem Sie sich regelmäßig mit Teammitgliedern treffen, Feedback einholen und dieses anschließend umsetzen, damit sich jeder gehört fühlt.
- Teammitglieder für Ideen und Feedback anerkennen und belohnen sowie für Situationen, in denen sie über das von ihnen Erwartete hinausgehen.
Wenn Ihr Team weiterhin mit Motivation und psychologischer Sicherheit zu kämpfen hat, lesen Sie unseren Artikel über Neuroleadership-Strategien.
3. Erstellen Sie ein RACI-Diagramm für Ihr Projektteam
Ein RACI-Diagramm zeigt, wer für jede Projektaufgabe verantwortlich ist, die Rechenschaft trägt, konsultiert und informiert wird. Teammitglieder können während der Bearbeitung ihrer Aufgaben auf das Diagramm zurückgreifen, um Feedback und Beiträge von den jeweils zuständigen Teammitgliedern einzuholen.
Projektmanager können es außerdem verwenden, um bestimmte Aufgaben an das Team zu delegieren. Wenn Sie Projektmanagement-Software verwenden, bietet Ihr Tool wahrscheinlich eine Vorlage für ein RACI- oder RASCI-Diagramm.
Die Kontrollfreaks in Ihrem Team profitieren von einem geeigneten RACI-Diagramm. Diese detailorientierten, proaktiven und gründlichen Teammitglieder möchten wahrscheinlich an jeder Aufgabe im Projekt beteiligt sein und Feedback dazu geben, was manchmal zu Mikromanagement führen kann.
Markieren Sie sie bei Aufgaben oder Projektergebnissen, von denen Sie wissen, dass sie sie erfolgreich bewältigen können, als verantwortlich oder rechenschaftspflichtig, und machen Sie deutlich, wo sie nur informiert oder konsultiert werden sollen – oder wo sie überhaupt nicht beteiligt sein sollten.
Hier sind einige bewährte Methoden für RACI:
- Versuchen Sie, für jede Aufgabe eine Person als „verantwortlich“ zuzuweisen, statt mehrere Personen oder eine Gruppe. Dadurch wird die Unklarheit darüber eingeschränkt, wer tatsächlich an etwas arbeitet.
- Vermeiden Sie es, sich selbst (also den Projektmanager) für alles verantwortlich zu machen. Dadurch verhindern Sie, dass Sie zu einem Engpass im Prozess werden.
- Stellen Sie den Unterschied zwischen konsultierten und informierten Personen klar. Informierte Personen geben typischerweise kein Feedback, konsultierte Personen hingegen schon.
4. Seien Sie bei der Führung Ihres Teams entschlossen, aber flexibel
Gute Führung bedeutet, entschlossen zu sein und Verantwortung für die eigenen Entscheidungen zu übernehmen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihren Weg in Stein meißeln müssen. Bleiben Sie flexibel und offen für neue Ideen, alternative Entscheidungen oder Änderungen, die durch etwas außerhalb Ihrer Kontrolle verursacht werden.
Durch Versuch und Irrtum werden Sie darin besser, während Sie mehr Teams leiten und mehr Entscheidungen treffen – Sie entwickeln ein Bauchgefühl dafür, wann Sie eine Entscheidung treffen und wann Sie lieber abwarten und auf weitere Informationen warten sollten.
Diese Fähigkeit ist wichtig für die Führung der stillen Helden in Ihrem Team. Diese zuverlässigen, bescheidenen und engagierten Teammitglieder arbeiten konzentriert und erledigen ihre Aufgaben, benötigen aber eine starke Führung und klare Anweisungen, um effektiv zu sein.
Priorisieren Sie ihre Arbeit für sie und geben Sie ihnen klare Anweisungen, aber hören Sie ihnen zu, wenn sie einen Vorschlag haben – sie sind ständig mitten im Geschehen und verfügen daher über viele Informationen aus erster Hand, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können.
Die effiziente Führung eines Projektteams erfordert effektive Projektmanagementstrategien, die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit fördern.
5. Kommunizieren Sie effektiv mit Ihrem Team
Dieser Punkt scheint ziemlich offensichtlich – klare Kommunikation ist unerlässlich, damit jeder weiß, wie der Plan aussieht und woran er arbeiten sollte. Aber Sie wären überrascht, wie oft Manager dies falsch machen. Laut einer Studie gaben 30 % der Befragten an, dass sie von unklarer Kommunikation ihrer Vorgesetzten frustriert sind.
Effektive Kommunikation ist auch für die Tagträumer in Ihrem Projekt von entscheidender Bedeutung. Menschen, die in Gedanken bei kreativen Ideen oder neuen Ansätzen sind, sind eine große Bereicherung für Ihr Team, können aber manchmal wichtige Informationen übersehen, die Sie ihnen geben. Tagträumer neigen dazu, innovativ, nachdenklich und wissbegierig zu sein, benötigen jedoch möglicherweise klare Anweisungen und lassen sich leicht ablenken.
Legen Sie Erwartungen fest und bringen Sie ihnen bei, sich auf die Informationen zu konzentrieren, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen und diese Tagträume zu nutzen.
Hier sind einige Strategien zur Verbesserung Ihrer Kommunikation:
- Handlungsorientiert vorgehen und klare Verben in deinen Anweisungen verwenden. Unnötige Ausschmückungen und Details weglassen und darauf konzentrieren, was der nächste Schritt für die lesende oder zuhörende Person sein sollte.
- Konsistent bleiben – bei Zeitplanung, Formatierung, Kanälen und sogar bei der Farbcodierung. Eine Statusaktualisierung eine Woche lang in Slack und in der nächsten Woche per E-Mail zu versenden, wird das Team nur verwirren.
- Die richtigen Teammitglieder einbeziehen. Die Nachricht an diejenigen senden, die sie benötigen, ohne alle anderen mit Benachrichtigungen zu bombardieren.
- Die richtigen Tools verwenden. Laut der Definition von Projektmanagement-Anwendungen verfügen diese über Funktionen für Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Zusammenarbeit – alles, was du benötigst.
6. Klare Projektkennzahlen festlegen
Projektverfolgung ermöglicht es Teamleitern, die Beiträge jedes Mitglieds zu überwachen und die Ausrichtung an den Projektzielen sicherzustellen. Lege fest, welche KPIs du verwenden wirst, um zu bestimmen, wie viel Fortschritt das Team während des gesamten Projektlebenszyklus macht und ob seine Arbeit planmäßig verläuft, um die Projektziele und Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.
Beziehe das Team in die Kennzahlen ein – wenn es nicht weiß, worauf es hinarbeiten soll, wie kannst du dann Projekterfolg erwarten?
Das Festlegen klarer Kennzahlen ist besonders für die Innovatoren in deinem Team hilfreich. Sie sind einfallsreich, strategisch und flexibel und bringen oft großartige Ideen sowie klare Umsetzungspläne ein. Allerdings benötigen sie Leitplanken, da die Gefahr besteht, dass sie zu weit gehen.
Finde ein Gleichgewicht zwischen dem Entfalten ihrer Kreativität und der Sicherstellung, dass ihre Arbeit den Anforderungen und Erwartungen des Projekts entspricht. Erlaube ihnen kreative Freiheit und stelle gleichzeitig sicher, dass ihre Bemühungen an den Projektzielen ausgerichtet sind. Kommuniziere klare Kennzahlen, damit sie sich auf das konzentrieren, was für den Projekterfolg erforderlich ist.
Hier sind einige Kennzahlen, deren Verwendung du in Betracht ziehen solltest:
- Sprint-Geschwindigkeit: Die in Scrum verwendete Sprint-Geschwindigkeit misst, wie viel Arbeit das Team in einem bestimmten Sprint erledigt (einem im Voraus festgelegten Zeitraum, der normalerweise zwei bis vier Wochen umfasst). Die Geschwindigkeit sollte steigen, sobald das Team besser zusammenarbeitet und sich an das Projekt gewöhnt.
- Earned-Value-Management: Dabei wird dem erledigten Arbeitsumfang ein Dollarwert zugewiesen und mit dem bereits verwendeten Budget verglichen. Dies liefert ein genaueres Bild des Projektfortschritts als die Betrachtung, wie viel Arbeit in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurde.
- Ressourcenauslastungsquote: Diese misst, wie viel abrechenbare Arbeit die Teammitglieder zu bewältigen haben und ob dies machbar ist. Strebe keine Auslastung von 100 % an – Menschen benötigen Zeit für Dinge wie Besprechungen, E-Mails und Kaffeepausen. Orientiere dich an einem Wert zwischen 70 und 80 %.
7. Teambuilding-Aktivitäten durchführen
Es ist leicht nachzuvollziehen, warum viele Projektmanager Teambuilding-Aktivitäten auslassen – enge Fristen bedeuten oft, dass kaum genug Zeit für die eigentliche Projektarbeit bleibt, geschweige denn für eine unterhaltsame Aktivität zur Förderung des Teamzusammenhalts.
Wenn du aber zwischen Projekten (oder sogar Eisbrecher in deine internen Kick-off-Meetings) etwas unterbringen kannst, wird das einen großen Beitrag dazu leisten, die Zusammenarbeit und den Teamgeist innerhalb des Teams zu stärken, was zu qualitativ hochwertigeren und erfolgreicheren Projekten führen wird.
Teambuilding-Aktivitäten sind der Moment, in dem die aufgrund ihrer Persönlichkeit eingestellten Mitarbeiter in deinem Team glänzen können. Das ist nicht abwertend gemeint – die sogenannten „Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Persönlichkeit eingestellt wurden“ sind typischerweise starke Teamplayer und soziale Bindeglieder.
Gib ihnen bei der von dir gewählten Aktivität eine zentrale Rolle im Team, und sie werden das Team mitreißen und eine effektive Zusammenarbeit in Gang bringen.
Hier sind einige Ideen:
- Probiere einfache Eisbrecher aus für interne Meetings, zum Beispiel das Teilen von lustigen Fakten, einer Lieblingsreise oder der Information, ob jemand schon einmal eine Berühmtheit getroffen hat.
- Plane eine virtuelle oder persönliche Veranstaltung, etwa eine Schnitzeljagd oder einen Escape-Room – dabei werden Teamwork und Zusammenarbeit auf die Probe gestellt.
- Eine gemeinsame gesellige Runde – das ist eine großartige Gelegenheit für Teammitglieder, einander besser kennenzulernen (achte aber darauf, Rücksicht auf Teammitglieder zu nehmen, die keinen Alkohol trinken).
8. Gib deinem Projektteam Eigenständigkeit
Untersuchungen zeigen, dass Mikromanagement negative Auswirkungen sowohl auf die Team- als auch auf die Projektleistung haben kann. Einer Umfrage zufolge gaben 71 % der Befragten an, dass Mikromanagement ihre Arbeitsleistung beeinträchtigte, und 85 % berichteten, dass es sich negativ auf ihre Arbeitsmoral auswirkte.
Kurz gesagt: Kontrolliere dein Team nicht bis ins kleinste Detail. Lass es selbst entscheiden, wie es arbeiten möchte. Ermögliche den Teammitgliedern, Verantwortung für ihre kreativen Ideen zu übernehmen, und beziehe sie ein, wenn ein Prozess oder ein Ergebnis das Team oder das Projekt behindert.
Deine Aufgabe als Projektmanager besteht darin, Menschen zu führen und das Team in die richtige Richtung zu lenken, anstatt genau vorzugeben, wie alles erledigt werden soll.
Das ist besonders hilfreich für den Advocatus Diaboli in deinem Team. Diese Teammitglieder sind oft skeptisch, unabhängig und mutig – Eigenschaften, die ihnen helfen, den Status quo und übliche Prozesse infrage zu stellen. Gib ihnen genügend Eigenständigkeit, um den Status quo und deine üblichen Abläufe infrage zu stellen, und biete gleichzeitig ausreichend Führung sowie Techniken zur Konfliktlösung, damit sie nicht zu weit vom Weg abkommen.
Da sie möglicherweise als konträr wahrgenommen werden und Gefahr laufen, isoliert zu werden, solltest du konstruktives Feedback fördern und ein Umfeld schaffen, in dem ihr Beitrag geschätzt und einbezogen wird. Biete dabei weiterhin Führung und setze Techniken zur Konfliktlösung ein, um sicherzustellen, dass die Diskussionen produktiv bleiben.
9. Feiere Erfolge des Teams
Große und kleine Erfolge zu feiern, ist eine großartige Möglichkeit, dein Team zu motivieren und bei der Arbeit engagiert zu halten. Finde heraus, welche Form der Anerkennung jedes Teammitglied bevorzugt (zum Beispiel: Möchte die Person öffentlich gelobt werden? Würde sie eine private Nachricht bevorzugen?).
In den meisten Projektteams findest du wahrscheinlich auch einen Motivator , der seine Teammitglieder ständig anfeuert. Diese Personen sind optimistisch, energiegeladen und unterstützend und stärken dadurch die Moral des Teams.
Auch wenn es für dich als Teamleiter wichtig ist, hervorragende Arbeit ausdrücklich zu würdigen, solltest du dein Team dazu befähigen, dies ebenfalls zu tun. Denke jedoch daran, dass Motivatoren manchmal Details übersehen oder zu übermäßiger Begeisterung neigen können. Achte darauf, dass Anerkennung mit konstruktivem Feedback ausbalanciert wird, und nimm dir die Zeit herauszufinden, wie jedes Teammitglied am liebsten Anerkennung erhält, damit du die Feierlichkeiten entsprechend gestalten kannst.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Erfolge feiern können:
- Schicken Sie dem Teammitglied eine Karte – virtuell oder handgeschrieben.
- Geben Sie ihm oder ihr, wenn möglich, eine kleine Belohnung. Das kann eine Geschenkkarte für das Lieblingscafé oder eine Einladung zum Mittagessen sein.
- Schaffen Sie einen festen Ort für Anerkennungen. Richten Sie einen eigenen Slack-Kanal oder eine Pinnwand ein, zu dem alle eine Anerkennung hinzufügen können.
Werkzeuge zur Verwaltung von Projektteams
Die Verwaltung eines effektiven Teams wird ohne einen zentralen Ort, an dem Sie im Blick behalten können, woran das Team arbeitet und was als Nächstes ansteht, deutlich schwieriger.
Verschiedene Arten von Projektmanagement-Werkzeugen geben Ihnen Einblick in Kapazitäten, Arbeitsauslastung und die Frage, ob jemand zu viel oder zu wenig zu tun hat. Das ist wesentlich einfacher, als jeden Morgen manuell eine Excel-Tabelle zu aktualisieren. Außerdem können Teammitglieder damit über die Projektarbeit kommunizieren und sich gegenseitig Rückmeldung geben.
Außerdem können Ihre Gantt-Diagramme und Kanban-Boards für alle Teammitglieder sichtbar gemacht werden, was Transparenz und Verantwortlichkeit erhöht.
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Achten Sie bei der Auswahl eines Werkzeugs darauf, dass es Integrationen mit anderer Software bietet, die Sie bereits verwenden (Google Drive, Slack, Microsoft Teams usw.), damit Daten und Informationen auf all Ihren Plattformen sichtbar sind.
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