Eine Playlist für die Leitung von Teamübergängen: Die Große Kündigungswelle 2022
Vor 2020 hatten Begriffe wie „Social Distancing“ kaum Bedeutung oder Kontext. Die Pandemie hat nicht nur Ausdrücke wie „Social Distancing“ in unseren Wortschatz aufgenommen, sondern es tauchen auch neue Begriffe auf wie „die große Kündigungswelle 2022“. Egal, ob Organisationen eine Umstrukturierung durchlaufen oder Menschen sich freiwillig für einen Tapetenwechsel entscheiden – viele verlassen derzeit ihre Arbeitgeber und Teams.
Neben der Bereicherung unseres Vokabulars zwang uns die Pandemie auch dazu, kreativ zu werden, um uns während der Quarantänezeit zu beschäftigen. Neben dem Binge-Watching auf Netflix, dem Spielen jedes verfügbaren Brettspiels und der Erkundung der Nachbarschaft hast du vielleicht auch Musik und Apps wie Spotify für dich entdeckt. Musik ist der Soundtrack unseres Lebens – wie passend, dass sie uns auch bei Veränderungen und Teamübergängen begleiten kann.
Als Projektleiterin für Großunternehmen und Start-ups seit über 15 Jahren habe ich Teams durch zahlreiche Personalwechsel begleitet und geführt. Übergänge können für Teams und Führungskräfte schwierig sein, und etwas wie Musik, das die Seele beruhigt, ist oft eine große Hilfe. Folge meiner von Übergängen inspirierten Playlist, um dich und dein Team durch diese Zeit zu bringen.
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Wenn du im Flow bist und dir die Playlist herunterladen möchtest, findest du sie hier auf Spotify.
Wind Of Change – Die „Große Kündigungswelle 2022“
The future's in the air
„Wind of Change“ von Scorpions
Can feel it everywhere
Blowing with the wind of change
Menschen sind nicht dazu gemacht, statisch zu bleiben. Bewegung und Veränderung gehören zum Leben. Wie es die Scorpions besingen, sind sie überall und so häufig wie der Wind weht. Es gibt viele Gründe, weshalb Menschen die Rolle wechseln und ein Team oder eine Organisation verlassen.
Aktuelle Trends und Daten zeigen jedoch, dass seit 2020 mehr Menschen als je zuvor ihre Stellen wechseln. Laut Gartner „wird die freiwillige jährliche Fluktuation von Beschäftigten in den Vereinigten Staaten dieses Jahr voraussichtlich um nahezu 20 % steigen, von einem vorpandemischen Jahresdurchschnitt von 31,9 Millionen kündigenden Beschäftigten auf 37,4 Millionen in 2022“ (Gartner).
Auf den ersten Blick scheint eine 20-prozentige Steigerung der freiwilligen Fluktuation eher ein Thema für Mitarbeitende aus dem Personalwesen sowie die Rekrutierungs- und Bindungsstrategie von Unternehmen zu sein. Allerdings könnten die Mitarbeitenden, die ein Unternehmen verlassen, auch Teil deines Projekts sein.
Als Projektmanager sollte dich dieser Trend beunruhigen – denn er wird sich voraussichtlich auch 2022 und 2023 fortsetzen. Du musst sicherstellen, dass deinem Projekt ausreichend Ressourcen und Personen zur Verfügung stehen.
Was passiert, wenn ein Mitglied deines Projektteams während des Projekts kündigt? Das wirkt sich nicht nur auf die Teamstimmung und Dynamik aus, sondern betrifft auch Bereiche wie Projektumfang, Ressourcenplanung, Stakeholder-Engagement, Kommunikation und Risiken. Ein Projektmanager muss das Team nicht nur durch neue Dynamiken führen, sondern auch die Auswirkungen auf das Projekt analysieren und planerisch berücksichtigen.
Schauen wir uns genauer an, welche Bereiche eines Projekts von der großen Kündigungswelle betroffen sein könnten und wie Projektmanager ihr Team während des Übergangs unterstützen können.
Abschied tut weh: Die Auswirkungen auf die Team-Moral
Think of all that we've been through
„Breaking up is Hard to Do“ von Neil Sedaka
And breaking up is hard to do
Menschen können dein Projektteam aus unterschiedlichen Gründen verlassen. Früh in meiner Karriere war ich Teil einer großen (und öffentlichen) Umstrukturierung in einem Konzern. Es wurden Entscheidungen getroffen, die dazu führten, dass viele Teammitglieder das Unternehmen unfreiwillig verlassen mussten (heißt: es gab Entlassungen). Es war traurig und beängstigend, so viele talentierte Kolleg:innen gehen zu sehen.
Andererseits war ich auch in vielen Projektteams (sowohl als Mitglied als auch als PM), in denen jemand aus dem Team sich entschied, für eine spannende neue Aufgabe zu gehen. Vielleicht, um die Karriere voranzutreiben, ein Unternehmen zu gründen oder aus persönlichen Gründen. In solchen Fällen ist es schön zu sehen, wie Teamkolleg:innen ihre Ziele und Wünsche verfolgen.
Ob Teammitglieder das Projekt nun freiwillig oder unfreiwillig verlassen – es hat immer Auswirkungen auf die Motivation und Dynamik im Team. Die verbliebenen Projektmitglieder können eine Vielzahl von Emotionen erleben, darunter Traurigkeit, Angst, Freude, Neid, Verzweiflung und Unsicherheit.
Als Projektmanager tragen Sie während eines Projekts häufig viele Hüte. Es kann erforderlich sein, als Berater zu agieren und gelegentlich eine Schulter zum Anlehnen zu bieten. Wenn Teammitglieder Traurigkeit empfinden, wenn ein Mitglied das Team verlässt, wirkt sich das auf die Moral aus und das kann wiederum die Produktivität beeinträchtigen. Wie Neil Sedaka in seinem Song sagte: Es kann wirklich schwer sein, sich zu trennen – besonders, wenn das Team eng zusammengewachsen ist und starke berufliche wie persönliche Beziehungen entstanden sind.
Wenn Sie ein Projektmitglied sind und nach dem Weggang eines Teammitglieds eine niedrige Team-Moral feststellen, ist es wichtig, Ihr Team daran zu erinnern und zu beruhigen, dass Veränderungen normal sind und nichts Negatives bedeuten. Übergänge und Veränderungen sind natürlich und jeder wird das irgendwann in seiner Karriere erleben.
Wenn das Teammitglied, das gegangen ist, gemocht wurde und Freundschaften im Team hatte, ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, weiterhin Kontakt zu dieser Person zu halten und für die Kommunikation Apps wie LinkedIn zu nutzen. Nur weil dieses Mitglied das Team verlassen hat, heißt das nicht, dass der Kontakt abbricht! Beziehungen können gepflegt werden (auch wenn sie sich in Zukunft verändern werden).
Ebenso kann es sinnvoll sein, Ihrem Team Zeit und Raum zu geben, um während einer Übergangsphase das Geschehene zu verarbeiten. Manchmal kann der Verlust eines geschätzten Projektmitglieds wie ein Todesfall in der Familie empfunden werden.
Erlauben Sie Ihren Teammitgliedern, eine Bandbreite an Emotionen zu empfinden, und machen Sie sich persönlich oder virtuell verfügbar, wenn sie Unterstützung brauchen oder jemanden zum Reden benötigen. Seien Sie authentisch und engagieren Sie sich bei Ihrem Team, um jegliche Unterstützung oder Fürsorge zu bieten, die in einem schwierigen Übergangsprozess gebraucht wird.
Abschließend ist es auch eine gute Idee, Ihr Team daran zu erinnern, dass es weiterhin ein Team ist. Der Weggang eines Mitglieds bedeutet nicht, dass das Team nicht mehr existiert. Versuchen Sie zum Beispiel eine Aktivität, wie das Team nach einer Teamstärke oder einer Sache zu fragen, die das Team besonders gut macht. Eine solche Aktivität kann helfen, den Fokus wieder auf das Positive zu richten. Denken Sie daran: Es gibt kein „Ich" im Team!
Geschäft am Laufen halten: Auswirkungen auf den Projektumfang
Und ich werde mich ums Geschäft kümmern (jeden Tag)
„Takin’ Care of Business“ von Bachman-Turner Overdrive
Kümmere mich ums Geschäft (auf jede Weise)
Während der Planungs- oder Vorbereitungsphase eines Projekts haben ein Projektmanager und sein Team sämtliche Projektarbeiten analysiert, die erledigt werden müssen (den Projektumfang). Darauf aufbauend wurden Zeitpläne, Budgets und Ressourcenpläne entlang des Projektumfangs entwickelt.
In der Projektplanungsphase wurde möglicherweise angenommen, dass alle Ressourcen (einschließlich der am Projekt beteiligten Personen) während des gesamten Projekts wie benötigt verfügbar sind. Wie es das berühmte kanadische Lied „Takin’ Care of Business“ andeutet, wird davon ausgegangen, dass das Projektteam das Projekt innerhalb des geplanten Zeitraums abschließen und geschäftlich vorankommen kann.
Was geschieht, wenn diese Annahme nach dem Weggang eines Teammitglieds nicht mehr gilt? Kann der Projektumfang von den verbleibenden Teammitgliedern bewältigt werden? Das sind sehr gute Fragen, die das gesamte Projektteam dazu veranlassen sollten, die Umfangsbeschreibung (WBS, Epics und Stories) zu prüfen und zu entscheiden, ob sie von den verbleibenden Teammitgliedern erfüllt werden kann. Dies sollte geschehen, bevor jegliche Kommunikation (und möglicherweise Anfragen zur Änderung des Umfangs) an Stakeholder wie den Sponsor weitergegeben werden.
Zur Unterstützung der Analyse stehen dem Team einige Optionen zur Verfügung, um Arbeitsaufgaben für den verbleibenden Umfang neu zuzuweisen. Ressourcenzuteilungsmethoden wie Ressourcen-Glättung und Niveauanpassung können angewendet werden, bevor eine Änderung des Projektumfangs beantragt wird.
Ebenfalls sollte vor dem Ausscheiden eines Teammitglieds ein Übergabeplan entwickelt werden, in dem alle Aufgaben und Aktivitäten, an denen die Person gearbeitet hat, und wie eine Übergabe aussehen könnte, festgehalten werden. Als Teil dieses Übergabeplans sollten auch alle erforderlichen Fähigkeiten, Informationen und das Wissen ermittelt werden, die zur Fertigstellung der Arbeit erforderlich sind.
Stellt das Team fest, dass es den verbleibenden Umfang mit den vorhandenen Ressourcen nicht abschließen kann, sollte der Projektmanager daraufhin den Projektsponsor (und ggf. weitere Stakeholder) einbinden, um zu beantragen, dass entweder der Umfang reduziert, der Zeitplan verlängert oder das Budget erhöht wird, um ein weiteres Teammitglied zur Unterstützung einzustellen. Denken Sie daran: Der Umfang ist Teil des magischen Dreiecks.
Eine Änderung des Umfangs, um eine reduzierte Teamkapazität auszugleichen, kann das Projektbudget und/oder den Zeitplan beeinflussen und sollte sorgfältig abgewogen werden. Das Verfahren, wie eine Änderung aufgrund eines Teamwechsels beantragt werden kann, sollte im Change-Management-Plan des Projekts enthalten sein.
Mit ein wenig Hilfe von meinen Freunden: Auswirkungen auf die Ressourcenplanung
„Oh, ich komme mit ein wenig Hilfe von meinen Freunden zurecht“
„With a Little Help From My Friends“ von The Beatles
Eng verbundene Teams werden durch das Ausscheiden eines Teammitglieds beeinflusst. Wenn das Team gut harmonierte und Beziehungen aufgebaut wurden, haben sich Teammitglieder möglicherweise mit „ein wenig Hilfe von ihren Freunden“ gegenseitig unterstützt, um die Projektarbeit zu bewältigen.
Wenn ein Teammitglied das Projekt verlässt, wirkt sich das selbstverständlich auf die Ressourcenplanung des Projekts aus. Wie bereits erwähnt, wurde möglicherweise davon ausgegangen, dass das gesamte Projektteam für die gesamte Projektdauer zusammenbleibt. Was passiert, wenn jemand geht?
Die richtige Einstellung ist hierbei sehr wichtig. Ein Projektmanager sollte sich bewusst machen, dass nicht einfach nur eine „Ressource“ das Team verlassen hat, sondern ein Mensch. Es erscheint kalt und gefühllos (ganz zu schweigen von schlichtweg gemein), an die Ressourcenplanung eines Projekts mit der Einstellung heranzugehen, dass das Teammitglied, das gegangen ist, einfach ersetzt werden kann. Einen Menschen kann man nicht ersetzen – aber man kann die Rolle neu besetzen, die diese Person innehatte.
Die Betrachtung der frei gewordenen Rolle im Team kann eine positivere Sichtweise sein. Welche Aufgaben, Fähigkeiten und Erfahrungen fehlen dem Projektteam nun? Können diese Lücken durch die bestehenden Teammitglieder geschlossen werden? Falls nicht: Hat der Projektmanager die Möglichkeit, Unterstützung von Sponsoren und anderen wichtigen Stakeholdern anzufordern, um die Lücke zu füllen (dies könnte ggf. ein zusätzliches Budget für eine neue Einstellung beinhalten)?
Diese Herangehensweise kann außerdem helfen, eine Kultur des Respekts und der Fürsorge im Team zu etablieren. Wenn das Team weiß, dass es nicht nur als „Ressource“ betrachtet wird, die jederzeit austauschbar ist, werden sich die Mitglieder wertgeschätzter, respektierter und dem Team stärker verbunden fühlen. Denken Sie daran: Ein Projekt empathisch zu führen, ist für Projektmanager genauso wichtig wie Planung und Umsetzung.
Durchsickern lassen: Auswirkungen auf Stakeholder & Kommunikation
Man sagt, glaub nur die Hälfte von dem, was du siehst, Sohn
‚I Heard It Through the Grapevine‘ von Marvin Gaye
und nichts von dem, was du hörst.
Wenn ein Mitglied das Projektteam verlässt, ist das für einige Ihrer Stakeholder sicherlich eine Neuigkeit. Je nach Umständen kann dies positiv oder negativ aufgenommen werden. Angesichts der aktuellen Welle von Kündigungen müssen Veränderungen und Übergänge im Team an die Stakeholder kommuniziert werden.
Stakeholder hören vielleicht vom Austritt eines Teammitglieds und fragen sich: „Hmm… Ist das Arbeitsklima so schlecht? Warum hat diese Person gekündigt?“ Bleibt das Thema unbeantwortet, kann die Information übers Teammitglied, das das Projekt verlässt, zu Gerüchten führen und das Team unnötig ablenken.
Wenn Sie nicht möchten, dass sich Fehlinformationen wie ein Lauffeuer verbreiten, sollten Sie den Stakeholdern Veränderungen im Projektteam direkt mitteilen. Im Rahmen der Einbindung der Projektstakeholder und des Kommunikationsplans können Instrumente wie ein Projektstatusbericht genutzt werden, um Stakeholder über Personalveränderungen zu informieren.
Wenn Stakeholder Bedenken hinsichtlich des Übergangsmanagements haben und große Unsicherheit empfinden, kann es auch hilfreich sein, ein Dokument wie den Übergangsplan zu teilen. Wie beim Projektteam sollten Stakeholder die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und ihre Bedenken zu äußern. Ähnlich wie das Team können auch Stakeholder verunsichert sein. Geben Sie ihnen die Gelegenheit, Sorgen offen anzusprechen, und erinnern Sie sie gleichzeitig an das Engagement des verbleibenden Teams.
Riskante Angelegenheit: Auswirkungen auf das Risikomanagement
Sag mir nach: Es ist nicht besser, auf Nummer sicher zu gehen, als es zu bereuen.
„Take On Me“ von A-ha
Niemand möchte, dass ein Teammitglied das Projekt verlässt. Angesichts des aktuellen Trends von Kündigungen wäre es jedoch keine gute Idee zu glauben, dass dies niemals während Ihres Projekts passieren wird. Eine Umfrage von McKinsey & Company aus Juli 2022 zeigt, dass 40% der Arbeitnehmer darüber nachdenken, ihren derzeitigen Job in den nächsten drei bis sechs Monaten zu wechseln.
40%! Das ist nicht wenig. Selbst wenn Ihre Teammitglieder tatsächlich bleiben, ist dies dennoch ein Risiko, das berücksichtigt werden sollte. Anders als im 80er-Jahre-Hit „Take on Me“ gilt hier tatsächlich: Vorsicht ist besser als Nachsicht. Es wäre keine gute Strategie, das Risiko zu ignorieren, das mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten kann.
Berücksichtigen Sie diese Möglichkeit im Risikomanagementplan des Projekts und erstellen Sie gegebenenfalls einen Notfallplan, falls das Risiko eintritt. Welche Maßnahmen kann Ihr Team ergreifen, um die Auswirkungen im Fall der Fälle zu minimieren? Einige Ideen sind zum Beispiel:
- Planung von Wissenstransfersitzungen, um sicherzustellen, dass Wissen nicht nur bei einer Person liegt
- Gute Projektdokumentation für den Fall, dass jemand das Team verlässt und ein neues Mitglied eingearbeitet werden muss
- Wenn möglich, bei Projektaktivitäten/Aufgaben einen gewissen Spielraum einplanen, falls ein Teammitglied das Team verlässt und Zeit für die Neuplanung benötigt wird
Auch wenn Sie das Risiko, dass ein Teammitglied das Team verlässt, nicht vollständig ausschließen können, sollten Sie wie immer einen Plan dafür haben, um sicherzustellen, dass das Projektteam vorbereitet ist, falls es doch passiert.
Veränderungen: Tupac hatte recht
That's just the way it is (Changes). Things'll never be the same
‚Changes‘ von Tupac Shakur
Ja, Veränderungen und Übergänge werden eintreten. Und wie Tupac in seinem Song „Changes“ andeutet, wird im Projektteam nichts beim Alten bleiben. Wenn Veränderungen eintreten und es zu einer Übergangsphase kommt, werden sich die Dynamik des Teams und möglicherweise auch der Projektumfang, die Ressourcen, das Engagement der Stakeholder, die Kommunikation und die Risiken für ein Projekt verändern.
Wenn Ihr Team aktuell während der Great Resignation eine Übergangsphase durchläuft, wird es sich nicht nur für taktische nächste Schritte an die Projektleitung wenden, sondern auch für Unterstützung und Führung. Übergänge können schwierig sein, doch mit einer positiven Einstellung und Herangehensweise wird das Projektteam vorankommen.
Wenn Sie oder Ihr Projektteam sich in einer Übergangsphase befinden, teilen Sie gerne Tipps oder Tricks, die Ihnen geholfen haben, über Twitter oder LinkedIn.
