Die 10 besten Softwarelösungen zur Dokumentenlenkung im Test 2026

Document360 ist eine KI-gestützte Dokumentationsplattform, die Teams dabei unterstützt, interne und externe Wissensdatenbanken zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen. Sie ist besonders nützlich für Organisationen, die eine strukturierte Kontrolle über Versionierung, Benutzerzugriffsrechte und Inhaltsworkflows in einer kollaborativen Umgebung benötigen.

Warum ich Document360 gewählt habe

Ich habe mich für Document360 entschieden, weil der Fokus auf Versionskontrolle und gemeinschaftlichem Bearbeiten liegt – beides ist entscheidend für die Genauigkeit von Dokumenten und die Produktivität des Teams. Die Software hat auch durch ihre KI-gestützte Suche überzeugt, die Anwendern hilft, selbst in umfangreichen Dokumentenbibliotheken schnell die richtigen Inhalte zu finden. Die umfangreiche Analysesuite unterstützt die Einhaltung von Richtlinien, indem sie Nutzungsverhalten nachverfolgt und Lücken in der Dokumentation identifiziert.

Document360 Hauptfunktionen

Document360 bietet zudem mehrere weitere Funktionen, die das Dokumentenmanagement erleichtern.

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Sie können Benutzerrollen und Berechtigungen definieren und verwalten, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nur befugten Personen innerhalb Ihres Unternehmens zugänglich sind.
• Individueller Workflow-Builder: Sie können maßgeschneiderte Workflows erstellen, um die Dokumentenfreigabe Ihrer Teams effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass Inhalte geprüft und veröffentlicht werden.
• Support-Ticket-Deflektor: Damit reduzieren Sie den Supportaufwand, indem Nutzer durch intelligente Suchfunktionen auf relevante Dokumentationen hingewiesen werden und somit die Notwendigkeit direkter Eingriffe minimiert wird.
• Interaktiver Entscheidungsbaum: Sie können Nutzer durch komplexe Entscheidungsprozesse führen, indem visuelle Entscheidungsbäume schrittweise Unterstützung bieten und das Nutzererlebnis verbessern.

Document360 Integrationen

Zu den Integrationen gehören Zendesk, Freshdesk, Intercom, Drift, Slack, GitHub, Make, Salesforce und Microsoft Teams.

InEight Document ist eine auf Großbauprojekte ausgerichtete Plattform für die Dokumentenverwaltung, die Projektdateien zentralisiert, Versions- und Revisionskontrolle verwaltet, Genehmigungsworkflows automatisiert und die Versendung sowie Korrespondenz bei groß angelegten Ingenieur- und Infrastrukturprojekten abwickelt.

Für wen ist InEight am besten geeignet?

InEight Document eignet sich besonders für Bundesbehörden und staatliche Auftragnehmer, die eine Dokumentenkontrollsoftware benötigen, die strenge US-amerikanische Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Warum habe ich InEight ausgewählt?

InEight steht auf meiner Auswahlliste, weil es die einzige Dokumentenkontrollplattform ist, die ich mit FedRAMP Moderate Equivalency Authorization gefunden habe. Bundesbehörden und deren Auftragnehmer können sie ohne zusätzliche Compliance-Hürden einsetzen. Mir gefällt, dass jede Dokumentenaktion in einer unveränderbaren Prüfspur festgehalten wird, die anhand von über 325 Sicherheitskontrollen bewertet wird – das ist bei Infrastrukturprojekten des Bundes von großer Bedeutung, da ein angefochtener Genehmigungsprozess erhebliche rechtliche Folgen haben kann.

InEight Hauptfunktionen

• Zeichnungsmarkierungen und Redlining: Zeichnungen oder PDFs direkt auf der Plattform kommentieren und vergleichen, um Änderungen nachzuverfolgen.
• Mobiler und Offline-Zugriff auf Dokumente: Kontrollierte Dokumente auch im Feld anzeigen und aktualisieren, selbst bei eingeschränkter Internetverbindung.
• Automatisierte Nummerierungskonventionen: Dokumentencodierung und Namensstandards über große Projekte automatisch durchsetzen.
• Native BIM- und CAD-Dateiunterstützung: CAD- und BIM-Modelle anzeigen und versionieren, ohne dass ein Download oder eine Konvertierung erforderlich ist.

InEight Integrationen

InEight bietet native Integrationen mit SAP, Oracle Primavera P6, Ping Identity, QuickBooks Desktop, Sage 300, Viewpoint Vista, AdobeSign, Autodesk Civil 3D, Navisworks, Revit und Bluebeam. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Als Unternehmens-ECM-Plattform vereint Doxis Dokumentenversionierung, revisionssichere Archivierung, Aktenverwaltung und KI-gestützte Erfassung in einem einzigen Dokumentenkontrollsystem.

Für wen ist Doxis am besten geeignet?

Doxis eignet sich für Unternehmesteams in regulierten Branchen, die Dokumentenkontrolle, Compliance-Management und Content-Governance im großen Maßstab benötigen.

Warum ich Doxis ausgewählt habe

Ich habe Doxis in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es eine der wenigen Unternehmens-ECM-Plattformen ist, die von Grund auf dafür entwickelt wurden, sprachübergreifend zu arbeiten. Die Plattform ist Unicode-fähig und unterstützt 12 offizielle Sprachen in 135 Ländern, darunter Arabisch, Chinesisch, Persisch und Russisch, was sie wirklich zu einer praktikablen Lösung für globale Teams macht, die Dokumenten-Workflows in Regionen mit sehr unterschiedlichen Sprachvorgaben verwalten müssen. Darüber hinaus funktioniert die KI-gestützte Metadatenextraktion und OCR von Doxis auch mit mehrsprachigen Dokumenten, sodass Klassifizierung und Indexierung nicht ins Stocken geraten, nur weil ein Dokument auf Französisch, Polnisch oder Türkisch vorliegt.

Wichtige Funktionen von Doxis

• Versionskontrolle: Verfolgen Sie jede Dokumentversion mit vollständiger Änderungshistorie, inkl. wem Änderungen vorgenommen wurden, wann und was geändert wurde.
• Genehmigungsworkflows in mehreren Stufen: Leiten Sie Dokumente durch individuell anpassbare Prüf- und Freigabeketten weiter – mit Vertretungsregelungen und alternativen Verantwortlichen, damit Freigaben nicht ins Stocken geraten.
• Revisionssichere Archivierung: Speichern Sie finalisierte Dokumente in manipulationssicheren Archiven, die rechtlichen und regulatorischen Aufbewahrungspflichten entsprechen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Beschränken Sie Dokumentensichtbarkeit und Bearbeitungsrechte auf Ordnerebene, Dokumenttyp oder individuelle Datensätze.

Doxis-Integrationen

Doxis bietet native Integrationen mit SAP, Salesforce und dem Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft 365, SharePoint, Outlook, Teams und Microsoft Dynamics 365. Es ist außerdem über den Salesforce AppExchange verfügbar. Doxis unterstützt herstellerunabhängige Konnektoren für ERP-, CRM-, HR- und CAD-Systeme und verwendet den CMIS-Standard zur Interoperabilität mit anderen Content-Plattformen. Eine API für individuelle Integrationen ist vorhanden.

Dropbox ist eine vielseitige Plattform, mit der Sie Dateien speichern, teilen und von nahezu überall darauf zugreifen können. Sie bietet einen sicheren Bereich, in dem Sie Ihre Dokumente mühelos verwalten und gemeinsam bearbeiten können.

Warum ich Dropbox ausgewählt habe

Dropbox bietet durch DocSend eine sichere Möglichkeit zum Teilen und Nachverfolgen von Dateien. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente sicher versenden, deren Aktivität verfolgen und die Kontrolle darüber behalten, was mit ihnen geschieht. Dropbox bietet außerdem eine Funktion zum Hinzufügen elektronischer Signaturen zu Dokumenten, wodurch der Prozess für Genehmigungen und Vereinbarungen vereinfacht wird.

Ein weiterer Grund, warum ich Dropbox gewählt habe, ist eine Funktion namens Dash, die mithilfe von KI dabei hilft, die Inhalte Ihres Unternehmens zu organisieren und zu schützen. Dieses Tool versteht den Kontext Ihrer Arbeit und sorgt dafür, dass alles geordnet bleibt, sodass Ihr Team organisiert und effizient arbeitet. Die Möglichkeit der Plattform, Vorschauen für über 175 Dateitypen bereitzustellen, ermöglicht es Ihnen, schnell auf Ihre Dokumente zuzugreifen und diese zu verwalten, ohne unnötigen Aufwand.

Wichtige Funktionen von Dropbox

Neben dem Teilen von Dateien bietet Dropbox zudem eine Reihe weiterer Funktionen, mit denen Sie die Dokumentenkontrolle verbessern können.

• Versionskontrolle: Damit können Sie frühere Versionen von Dokumenten automatisch speichern und bei Bedarf zu früheren Fassungen zurückkehren.
• Dokumenten-Tags: Sie können Dokumente kategorisieren und mit Tags versehen, um die Suchbarkeit und Organisation zu verbessern.
• Berechtigungseinstellungen: Damit können Sie spezifische Zugriffsrechte für Dokumente festlegen und sicherstellen, dass nur autorisierte Nutzer sensible Dateien einsehen oder bearbeiten können.
• Automatische Sicherung: Sie können sicherstellen, dass alle Dokumente kontinuierlich gesichert und für zusätzliche Sicherheit und ein gutes Gefühl auf allen Geräten synchronisiert werden.

Dropbox-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft, Adobe, HubSpot, Autodesk, Canva und AWS.

DocTract ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software (DMS), die für Organisationen entwickelt wurde, die eine effiziente Richtlinienverwaltung benötigen. Sie richtet sich an Unternehmen, die ihre Prozesse zur Erstellung, Genehmigung und Verteilung von Richtlinien verbessern und beschleunigen möchten.

Warum ich DocTract gewählt habe

Die Software zeichnet sich besonders bei der Verwaltung von Richtlinien aus und bietet Tools, um jeden Schritt des Richtlinien- und Dokumentenmanagements – von der Erstellung bis zur Verteilung – abzudecken. Die Plattform stellt anpassbare Richtlinienvorlagen zur Verfügung, die die Dokumentenerstellung für Ihr Team vereinfachen. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Richtlinien effizient geprüft und genehmigt werden. Außerdem unterstützt DocTract elektronische Bestätigungen, sodass Sie genau nachvollziehen können, wann Teammitglieder Richtlinien gelesen und verstanden haben.

DocTract Hauptfunktionen

DocTract bietet zudem eine Reihe weiterer Funktionen, die die Dokumentenkontrolle für Ihr Team verbessern können.

• KI-basierte Suche: Sie und Ihr Team können Richtlinien dank natürlichsprachlicher Suche besonders schnell finden, was die Effizienz steigert und die Zeit zur Dokumentensuche reduziert.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Mehrere Nutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, damit alle ohne umständliche E-Mail-Ketten beitragen können.
• Rollenbasierte Weiterleitung: Sie können den Freigabeprozess automatisieren, indem Sie bestimmten Rollen Aufgaben zuweisen, sodass Dokumente zur richtigen Zeit von den richtigen Personen geprüft werden.
• Prüfbereite Compliance-Ordner: Sie können automatisch umfassende Compliance-Ordner generieren, die für Audits bereitstehen, was Ihrem Team Zeit spart und das Risiko von Regelverstößen verringert.

DocTract Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Docusign, Salesforce, SAP, Oracle, Google Workspace, Dropbox, Box und OneDrive.

DocuWare ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Dokumentenspeicherung und -zugänglichkeit verbessern möchten. Sie richtet sich an Branchen, die sichere und effiziente Dokumenten-Workflows benötigen.

Warum ich DocuWare ausgewählt habe

Dieses Tool überzeugt durch seine Cloud-Speicherfunktionen und stellt sicher, dass Ihre Dokumente sicher und von überall aus einfach zugänglich sind. Es bietet Funktionen wie automatische Dokumentenindizierung und Workflow-Automatisierung, die die Dokumentenverwaltung für Ihr Team vereinfachen.

DocuWare Schlüsselfunktionen

DocuWare bietet außerdem eine breite Palette weiterer Funktionen für Dokumentenkontrolle und Workflow-Management.

• Digitale Bearbeitung: Sie können Dokumente bearbeiten, ohne das Original zu verändern, um die Integrität zu wahren und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
• Versionierung: Neue Versionen von Dokumenten werden automatisch gespeichert; Sie behalten so eine vollständige Historie, können Änderungen verfolgen und bei Bedarf zurücksetzen.
• Mobile Konnektivität: Sie haben von jedem Gerät aus Zugriff auf und Kontrolle über Ihre Dokumente – dies sorgt für Flexibilität und Kontinuität im Betrieb.
• Kontroll-Dashboard: Hierüber überwachen Sie den Fortschritt Ihrer Workflows in Echtzeit und erhalten einen klaren Überblick über Aufgaben und Fristen für bessere Entscheidungen.

DocuWare Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Office, Microsoft Outlook, SAP, Docusign, QuickBooks, Salesforce, Sage, Google Workspace, Dropbox und Microsoft OneDrive.

Adobe Acrobat ist eine Softwareplattform für das Dokumentenmanagement, mit der Sie PDF-Dateien erstellen, bearbeiten, organisieren und verwalten können – einschließlich fortschrittlicher Bearbeitungs-, Kollaborations- und Sicherheitsfunktionen.

Für wen ist Adobe Acrobat am besten geeignet?

Adobe Acrobat eignet sich für Teams in regulierten Branchen oder verteilte Organisationen, die eine sichere Dokumentenverwaltung und erweiterte PDF-Bearbeitungsfunktionen benötigen.

Warum ich Adobe Acrobat ausgewählt habe

Ich habe Adobe Acrobat als eine der besten Lösungen gewählt, weil die KI-gestützten PDF-Bearbeitungswerkzeuge meinem Team ermöglichen, gescannte Dokumente schnell in durchsuchbare, editierbare Dateien umzuwandeln. Ich nutze Funktionen wie automatische Texterkennung und intelligente Formularfelderkennung, um die Dokumentenprüfung und -bearbeitung zu beschleunigen. In der Praxis bedeutet das, dass wir große Mengen an PDFs ohne manuellen Nachbearbeitungsaufwand bewältigen können.

Wichtige Funktionen von Adobe Acrobat

• Versionsverlauf: Verfolgen und greifen Sie auf frühere Versionen von Dokumenten für Prüfungs- und Compliance-Zwecke zu.
• Elektronische Signaturen im Dokument: Sammeln Sie rechtsverbindliche elektronische Unterschriften direkt in Ihren PDFs.
• Berechtigungssteuerung: Legen Sie Benutzerrollen fest und beschränken Sie den Zugriff auf sensible Dokumente.
• Zentrale Dokumentenablage: Speichern und organisieren Sie Dateien in einem sicheren, durchsuchbaren Arbeitsbereich.

Adobe Acrobat Integrationen

Adobe Acrobat bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, SharePoint, Box, Salesforce und Workday. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.

M-Files ist ein Dokumentenmanagementsystem, das für Unternehmen entwickelt wurde, die KI-Lösungen zur Verbesserung der Dokumentenorganisation suchen. Es hilft Firmen, ihre Dokumente zu verwalten, zu organisieren und zu schützen.

Warum ich M-Files gewählt habe

Es ist ideal für Unternehmen, die eine intelligente Dokumentenorganisation benötigen. M-Files nutzt KI, um Dokumente zu klassifizieren und zu organisieren sowie die Suchfähigkeit und Zugänglichkeit zu verbessern. Der metadatenbasierte Ansatz sorgt dafür, dass Ihre Dokumente immer im richtigen Kontext stehen. Zudem bietet die Möglichkeit, sich mit bestehenden Datenquellen zu verbinden, flexible Einsatzmöglichkeiten für unterschiedliche Unternehmensumgebungen.

M-Files Hauptfunktionen

Neben der KI-gestützten Dokumentenorganisation bietet M-Files mehrere weitere Funktionen, die es als Software für die Dokumentensteuerung nützlich machen.

• Automatisierte Workflows: Mit dieser Funktion kann Ihr Team dokumentenbasierte Prozesse automatisieren, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
• Versionskontrolle: Sie können Dokumentenänderungen nachverfolgen und eine Historie aller Überarbeitungen führen, sodass Sie stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten.
• Mobiler Zugriff: Sie können von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen und diese verwalten, was flexibles und effizientes Arbeiten aus der Ferne ermöglicht.
• Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen: So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Dokumente zugreifen können, wodurch die Sicherheit und die Einhaltung von Branchenstandards verbessert werden.

M-Files Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Office, Salesforce, Microsoft SharePoint, Dynamics 365, Google Workspace, SAP, Oracle, QuickBooks, Dropbox und Docusign.

iManage ist eine Knowledge-Work-Plattform, die sich darauf konzentriert, die Produktivität, Zusammenarbeit und Sicherheit für Unternehmen zu steigern. Sie unterstützt Sie bei der Verwaltung von Dokumenten und E-Mails und ist ein wertvolles Werkzeug für eine effiziente Dokumentenkontrolle.

Warum ich iManage ausgewählt habe

Ein Grund, warum ich iManage ausgewählt habe, sind seine Funktionen zur Dokumenten- und E-Mail-Verwaltung, die eine sichere Bearbeitung und kollaboratives Teilen von Dateien ermöglichen. Diese Funktion stellt sicher, dass Ihr Team von überall auf Dokumente zugreifen und sie verwalten kann, was hilft, die Kontrolle über wichtige Informationen zu behalten. Darüber hinaus machen die Risiko- und Compliance-Tools, wie der Konfliktmanager, iManage besonders geeignet für Anwaltskanzleien und Rechtsteams und unterstützen dabei, Geschäftsrisiken zu minimieren und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Ein weiterer Grund für die Wahl von iManage ist der starke Fokus auf Sicherheit und Governance. Mit mehrstufigen Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich eines Security Policy Managers und Threat Managers, schützt iManage sensible Informationen. Dieses Maß an Sicherheit ist für juristische Organisationen, die ihre Daten schützen und Compliance mit Branchenstandards gewährleisten wollen, unerlässlich.

iManage Hauptfunktionen

iManage bietet außerdem eine Reihe weiterer Funktionen, die breitere Anforderungen an das Dokumentenmanagement abdecken.

• Wissenssuche und -verwaltung: iManage verbessert die Informationssuche mit erweiterten Suchfunktionen, sodass Ihr Team effizient auf das organisatorische Wissen zugreifen und es nutzen kann.
• Aufgaben- & Workflow-Management: Dies erleichtert ein besseres Projektmanagement durch Tools zur Aufgabenverfolgung und Checklistenverwaltung, die Ihrem Team helfen, organisiert und auf Kurs zu bleiben.
• Cloud-Plattform: Auf einer sicheren und zuverlässigen Cloud-nativen Plattform aufgebaut, integriert sich iManage mit Microsoft-Tools, um moderne Arbeitsumgebungen und bessere Zugänglichkeit zu unterstützen.
• KI-Dienste: Mit integrierten KI-Funktionen ermöglicht iManage die automatische Klassifizierung von Dokumenten und die Datenextraktion, damit Sie sich stattdessen auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.

iManage-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Power BI, Slack, Microsoft Teams, Docusign, Microsoft Excel und Microsoft Word.

Microsoft SharePoint ist ein Dokumentenmanagement- und Kollaborationstool, das hauptsächlich von Unternehmen genutzt wird, die bereits Microsoft-Produkte verwenden. Es hilft bei der Speicherung, Organisation und Zusammenarbeit im Team.

Für Michelle Francine, Inhaberin des Digitalmedienunternehmens Michelle Francine Productions, sind die Stärken und Schwächen von SharePoint eindeutig: „Microsoft SharePoint ist ausgezeichnet in der Versionskontrolle, aber es fehlen flüssige, synchrone Kollaborationsmöglichkeiten. Ich kann problemlos die früheren Änderungen meines Teams an Dokumenten finden. Allerdings gingen Informationen verloren, wenn ein Kollege und ich Inhalte im selben Dokument auf unterschiedlichen Computern bearbeiteten, trotz automatischer Speicherung in der Cloud.“

Warum ich Microsoft SharePoint gewählt habe

Es ist besonders nützlich für Teams, die bereits Microsoft Office-Anwendungen verwenden. SharePoint integriert sich mit anderen Microsoft-Tools wie Word, Excel und Outlook und ist daher die natürliche Wahl in einer Microsoft-zentrierten Umgebung. Trotz der gelegentlichen Synchronisierungsprobleme, wie oben beschrieben, hebt es sich durch die Förderung der Zusammenarbeit über gemeinsame Arbeitsbereiche und Dokumentenbibliotheken hervor.

Wichtige Funktionen von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint bietet eine Reihe weiterer Funktionen, die es zu einer starken Wahl für die Dokumentenkontrolle machen.

• Versionsverlauf: Mit dieser Funktion können Sie Änderungen an Dokumenten im Zeitverlauf nachverfolgen und bei Bedarf problemlos auf frühere Versionen zurückgreifen.
• Metadaten-Tagging: Durch das Taggen von Dokumenten mit Metadaten können Sie und Ihr Team Dateien schnell durchsuchen und organisieren, um den Informationszugriff zu optimieren.
• Dokumente ein- und auschecken: Dies verhindert Bearbeitungskonflikte und stellt durch die Bearbeitung durch nur eine Person gleichzeitig sicher, dass Änderungen genau nachverfolgt werden.
• Genehmigungs-Workflows: Sie können den Freigabeprozess für Dokumente automatisieren, um sicherzustellen, dass Dokumente vor der finalen Freigabe von den richtigen Beteiligten geprüft und genehmigt werden.

Microsoft SharePoint Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, OneDrive, Outlook, Power BI, Dynamics 365, Planner, Power Apps, Azure und Power Automate.