10 Beste Auswahl an E-Signatur-Software
E-Signatur-Software optimiert den Prozess der Einholung von Genehmigungen, der Unterzeichnung von Verträgen und der Fertigstellung von Dokumenten – und beseitigt Verzögerungen durch Drucken, Scannen und endlose E-Mail-Verläufe. Ganz gleich, ob Sie Kundenvereinbarungen, Lieferantengenehmigungen oder interne Freigaben verwalten: E-Signatur-Tools helfen Teams, schneller voranzukommen und organisiert zu bleiben.
Ich habe führende E-Signatur-Software unabhängig getestet und bewertet, um herauszufinden, welche Plattformen die beste Kombination aus Geschwindigkeit, Sicherheit, Integrationen und Benutzerfreundlichkeit für Projektteams bieten. Von rechtsverbindlichen Signaturen bis hin zu automatisierten Erinnerungen und Prüfprotokollen habe ich mich auf das konzentriert, was in realen Arbeitsabläufen tatsächlich funktioniert.
In diesem Leitfaden finden Sie die besten verfügbaren Optionen für E-Signatur-Software im Jahr 2026 – einschließlich einer Übersicht der wichtigsten Funktionen, geeigneter Anwendungsfälle und der Stärken und Schwächen jedes Tools.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für E-Signatur-Software
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten Auswahl an E-Signatur-Software zusammen:
Bewertungen der besten E-Signatur-Software
Hier finden Sie meine Bewertung und meinen Vergleich der besten Optionen für E-Signatur-Software. Sie erhalten einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, die Gründe für meine Wahl einer bestimmten Software, eine Preisübersicht sowie einen Screenshot, der einen Einblick in die Funktionsweise der Plattform gibt. Nutzen Sie diese verschiedenen Erläuterungen, um Ihre eigene Vergleichstabelle zu erstellen und Ihr Tool auszuwählen.
SignNow
Am besten für Tools zur Workflow-Automatisierung geeignet
SignNow wurde für Teams entwickelt, die Dokumenten-Workflows automatisieren und gleichzeitig elektronische Signaturen verwalten möchten. Die Lösung eignet sich besonders für Teams aus den Bereichen Betrieb, Recht und Beschaffung, die Dokumente in einer kontrollierten Reihenfolge weiterleiten, genehmigen und signieren müssen. Mit Tools zur Workflow-Automatisierung hilft SignNow Ihnen, manuelle Schritte zu reduzieren und Signaturprozesse in Gang zu halten.
Für wen ist SignNow am besten geeignet?
SignNow eignet sich für Betriebs- und IT-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die dokumentenbasierte Geschäftsprozesse automatisieren. Die Lösung unterstützt Organisationen dabei, Signatur-Workflows in umfassendere Automatisierungsinitiativen zu integrieren.
Warum ich SignNow ausgewählt habe
SignNow zeichnet sich durch seine Funktionen zur Workflow-Automatisierung aus, die über die grundlegenden Funktionen elektronischer Signaturtools hinausgehen. Ich habe SignNow ausgewählt, weil Sie damit individuelle Signaturabfolgen erstellen, eine bedingte Weiterleitung festlegen und Erinnerungen automatisieren können, sodass Dokumente ohne manuelle Eingriffe durch Ihren Prozess laufen. Die Plattform unterstützt außerdem das Signieren auf Rollenbasis, sodass Sie verschiedenen Beteiligten in einem Workflow bestimmte Aktionen zuweisen können. Wenn Ihr Team komplexe Genehmigungsketten verwalten oder sich wiederholende Signaturaufgaben automatisieren muss, ist SignNow für diese Anforderungen ausgelegt.
Wichtige Funktionen von SignNow
Zu den weiteren Funktionen, die SignNow für elektronische Signatur-Workflows nützlich machen, gehören:
- Massenversand: Dokumente in einer Aktion an mehrere Empfänger zum Signieren senden.
- Dokumentzusammenführung: Mehrere Dateien vor dem Versand zur Signatur zu einem einzigen Dokument zusammenführen.
- Mobile-App: Auf Dokumente von iOS- und Android-Geräten aus zugreifen, sie signieren und verwalten.
- Individuelles Branding: Ihr Unternehmenslogo und Ihre Unternehmensfarben zu Signaturanfragen und Benachrichtigungen hinzufügen.
Integrationen von SignNow
Zu den Integrationen gehören Salesforce, Google Workspace, Netsuite, Autodesk und Office 365.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinfacht das Hinzufügen von Signaturen und Feldern zu Dokumenten
- Wertvoll für die Einrichtung eines papierlosen Büros
- Fortschrittliche Nutzung auf Mobilgeräten und Tablets
Cons:
- Gelegentliche Abstürze
- Der Kundensupport könnte verbessert werden
Jotform
Am besten für formularbasierte Signaturprozesse
Jotform ist eine Online-Plattform zur Formularautomatisierung, die über Jotform Sign eine Funktion für elektronische Signaturen umfasst. Obwohl es sich im herkömmlichen Sinne nicht um einen eigenständigen Anbieter für elektronische Signaturen handelt, ermöglicht die Plattform Teams, Dokumente zu erstellen, Daten zu erfassen und rechtsverbindliche Signaturen innerhalb eines einzigen automatisierten Workflows einzuholen. Dadurch eignet sie sich besonders für Organisationen, die Signaturen in umfassendere Genehmigungs-, Onboarding- oder Aufnahmeprozesse einbetten müssen, anstatt sie als isolierte Dokumente zu versenden.
Für wen eignet sich Jotform am besten?
Jotform eignet sich gut für Organisationen, die elektronische Signaturen in formularbasierte Workflows integrieren müssen, insbesondere für Teams, die Datenerfassung, Dokumentenerstellung und Unterzeichnung in einer einzigen Plattform kombinieren möchten.
Warum ich Jotform ausgewählt habe
Für Teams, die Wert auf markengerechte und anpassbare Unterzeichnungserlebnisse legen, zeichnet sich Jotform durch seine Flexibilität innerhalb seiner Umgebung zur Formularautomatisierung aus. Ich habe Jotform ausgewählt, weil Nutzer Formulare, E-Mails und Unterzeichnungs-Workflows an die Identität ihrer Organisation anpassen können. Dies trägt dazu bei, während des gesamten Unterzeichnungsprozesses ein einheitliches Erscheinungsbild zu wahren und gleichzeitig Dokumentenerstellung und Signaturerfassung im selben System zu halten.
Die wichtigsten Funktionen von Jotform
Zu den weiteren Funktionen, die Jotform zu einer guten Wahl für Workflows mit elektronischen Signaturen machen, gehören:
- Dokumentenautomatisierung: Dokumente auf Grundlage von Formulareinsendungen automatisch erstellen und zur Unterzeichnung versenden.
- Bedingte Logik: Regeln einrichten, die das Formularverhalten oder die Unterzeichnungs-Workflows auf Grundlage der Antworten der Nutzer ändern.
- Prüfpfade: Jede Aktion an einem Dokument nachverfolgen, einschließlich der Information, wer wann unterschrieben hat, um Compliance und Transparenz sicherzustellen.
- Unterzeichnung durch mehrere Parteien: Signaturen von mehreren Beteiligten in einer bestimmten Reihenfolge oder gleichzeitig einholen, je nach den Anforderungen Ihres Workflows.
Jotform-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Salesforce, Google Sheets, Slack, PayPal, Dropbox, HubSpot, Stripe, Mailchimp, Zoom und monday.com.
Pros and Cons
Pros:
- Bietet detaillierte Prüfpfade für Signaturen
- Unterstützt den Massenversand von Signaturanfragen
- Ermöglicht eine mobilfreundliche Unterzeichnung von Dokumenten
Cons:
- Keine erweiterten Werkzeuge zur Dokumentbearbeitung
- Eingeschränkte Möglichkeiten zur Offline-Unterzeichnung
DocHub
Am besten geeignet für nahtlose Integration mit Gmail
Für alle, die eine intuitive E-Signaturlösung suchen, bietet DocHub eine benutzerfreundliche Plattform, um Ihre Dokumenten-Workflows zu optimieren. Die nahtlose Integration mit Tools wie Google Workspace ermöglicht den Einsatz in verschiedensten Branchen, darunter Bildung und Gesundheitswesen. Mit anwenderfreundlichen Funktionen zum Bearbeiten, Signieren und Teilen von PDFs ist DocHub darauf ausgelegt, Ihre Produktivität zu steigern und zugleich die Einhaltung gesetzlicher Standards sicherzustellen.
Warum ich DocHub ausgewählt habe
Ich habe DocHub aufgrund der Integration mit Gmail ausgewählt – ideal für alle, die eine effiziente E-Signaturlösung suchen, ohne ihren E-Mail-Workflow verlassen zu müssen. Durch diese Integration können Sie PDF-Anhänge direkt in Gmail öffnen, bearbeiten und signieren, wodurch Sie wertvolle Zeit sparen und Ihre Dokumentenverwaltung organisiert bleibt. Das DocHub-Add-on für Gmail gewährleistet ein sicheres und anwenderfreundliches Erlebnis, das Standards wie DSGVO und HIPAA erfüllt und somit für sensible Dokumente Sicherheit bietet. Wenn Sie Ihre Dokumentenaufgaben zentral in Gmail erledigen, steigern Sie Ihre Produktivität und schützen Ihre Daten – DocHub ist somit eine überzeugende Wahl für E-Signaturen.
DocHub Hauptfunktionen
Neben der Integration mit Gmail bietet DocHub zahlreiche Funktionen, die Ihr Dokumentenmanagement weiter verbessern.
- Erweiterte Dokumentenbearbeitung: Bearbeiten Sie PDFs mit Tools für Text, Bilder und Anmerkungen, um individuelle Formulare für spezifische Anforderungen zu erstellen.
- Verbesserte Zusammenarbeit im Workflow: Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen, indem Sie Dokumente mit kontrollierten Berechtigungen teilen und die Versionshistorie nachverfolgen – so bleibt die Integrität der Dokumente erhalten.
- Mobile Zugänglichkeit: Greifen Sie auch unterwegs per Mobilgerät auf Ihre Dokumente zu und verwalten Sie diese ohne App-Installation – für maximale Flexibilität und Produktivität.
- Sicherheitsfunktionen: Teilen Sie Dokumente geschützt über Passwortschutz und Empfängerauthentifizierung – das sorgt für ein sicheres Gefühl bei vertraulichen Informationen.
DocHub Integrationen
- Zu den Integrationen gehören Gmail, Google Drive, Google Classroom, Dropbox, OneDrive und Microsoft Edge.
Pros and Cons
Pros:
- Nahtlose Integration mit Google Drive für effiziente Workflows.
- Bietet erweiterte Bearbeitungsfunktionen für eine umfassende PDF-Verwaltung.
- Unterstützt Zusammenarbeit in Echtzeit und steigert so die Teamproduktivität.
Cons:
- Mit der kostenlosen Version sind nur wenige Dokumente möglich
- Mobile Optimierung könnte besser sein
Am besten geeignet zum Bearbeiten und Signieren von PDFs
pdfFiller wurde für Teams entwickelt, die PDFs an einem Ort bearbeiten, ausfüllen und signieren müssen. Besonders nützlich ist es für Fachkräfte aus den Bereichen Personalwesen, Recht und Verwaltung, die eine große Anzahl von Formularen und Verträgen bearbeiten. Mit integrierten Bearbeitungs- und Signaturtools unterstützt pdfFiller Sie bei der Verwaltung von Dokumenten-Workflows, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
Für wen ist pdfFiller am besten geeignet?
pdfFiller richtet sich an Verwaltungs- und Compliance-Teams in kleinen bis mittelgroßen Organisationen, die regelmäßig PDF-Formulare bearbeiten und ausfüllen. Es eignet sich für Unternehmen, die die Bearbeitung und Signatur von Dokumenten in einem einzigen Workflow kombinieren.
Warum ich pdfFiller ausgewählt habe
Was pdfFiller auszeichnet, ist die Möglichkeit, PDFs innerhalb einer einzigen Plattform zu bearbeiten und zu signieren. Ich habe pdfFiller ausgewählt, weil es einen voll ausgestatteten PDF-Editor mit elektronischen Signaturtools kombiniert. So können Sie Änderungen an Dokumenten vornehmen und Unterschriften einholen, ohne Dateien zu exportieren oder mehrere Apps zu verwenden. Die Plattform unterstützt das direkte Hinzufügen von Text, Bildern und Kontrollkästchen zu PDFs. Das ist besonders nützlich für Teams, die Formulare oder Verträge vor dem Versand anpassen müssen. Wenn Ihr Workflow häufige Dokumentenbearbeitungen und Signaturen umfasst, vereint pdfFiller beides an einem Ort.
Wichtige Funktionen von pdfFiller
Zu den weiteren Funktionen, die pdfFiller für Workflows mit elektronischen Signaturen nützlich machen, gehören:
- Massenversand: Dokumente gleichzeitig an mehrere Empfänger zur Signatur senden.
- Wiederverwendbare Vorlagen: Häufig verwendete Formulare und Verträge speichern und wiederverwenden.
- Prüfprotokoll: Jede Aktion, die an einem Dokument vorgenommen wurde, zur Einhaltung von Vorschriften nachverfolgen.
- Individuelles Branding: Ihr Firmenlogo und Ihre Unternehmensfarben zu Signaturanfragen und Benachrichtigungen hinzufügen.
pdfFiller-Integrationen
Zu den Integrationen gehören OneDrive, Box, Dropbox, Google Chrome und G Suite.
Pros and Cons
Pros:
- Dokumente können mit einem Passwort geschützt werden
- Benutzerfreundliches Design
- Hilft, Zeit und Geld zu sparen
Cons:
- Für erweiterte Funktionen ist eine steile Lernkurve erforderlich
- Einige Formatierungsprobleme bei der Konvertierung von PDFs in Word
Signwell
Am besten für Prüfpfad-Transparenz
SignWell ist eine Plattform für digitale Signaturen, die für Teams entwickelt wurde, die klare und detaillierte Prüfpfade für jedes Dokument benötigen. Sie ist besonders nützlich für Organisationen aus den Bereichen Recht, Finanzen und Compliance, die eine transparente Nachverfolgung von Signaturaktivitäten verlangen. SignWell hilft Ihnen, Verantwortlichkeit zu gewährleisten und regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem es eine granulare Sicht auf jeden Schritt des Signaturprozesses bietet.
Für wen ist SignWell am besten geeignet?
SignWell eignet sich für Inhaber kleiner Unternehmen und Leiter von Geschäftsabläufen, die klare Prüfpfade für unterschriebene Vereinbarungen benötigen. Es passt zu Organisationen, die Transparenz und unkomplizierte Dokumentation bei alltäglichen Verträgen priorisieren.
Warum ich SignWell gewählt habe
Was SignWell auszeichnet, ist der Fokus auf einen transparenten und detaillierten Prüfpfad für jedes versendete Dokument. Die Plattform zeichnet jede Aktion automatisch auf—wie das Ansehen, Unterschreiben oder Ablehnen eines Dokuments—zusammen mit Zeitstempeln und IP-Adressen. Ich habe SignWell ausgewählt, weil dieses Maß an Nachverfolgung für Teams, die Compliance nachweisen oder Streitfälle klären müssen, unerlässlich ist. Durch die Funktionen zum Prüfpfad können Sie Authentizität und Status jedes unterzeichneten Dokuments schnell überprüfen.
SignWell Hauptfunktionen
Weitere Funktionen, die SignWell für Teams, die digitale Vereinbarungen verwalten, nützlich machen, sind unter anderem:
- Wiederverwendbare Vorlagen: Sparen Sie Zeit, indem Sie Vorlagen für häufig genutzte Dokumente erstellen und speichern.
- Massenversand: Versenden Sie dasselbe Dokument gleichzeitig an mehrere Empfänger zur Unterschriftensammlung.
- Unterschriftenfelder: Fügen Sie benutzerdefinierte Felder für Initialen, Datum, Kontrollkästchen und Text hinzu, um Unterzeichner durch das Dokument zu führen.
- Erinnerungen und Benachrichtigungen: Richten Sie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen ein, um Unterzeichner auf dem Laufenden zu halten.
SignWell-Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, Clio, Close, Jack Henry und Mambu.
Pros and Cons
Pros:
- Benutzerfreundlich und einfach zu bedienen
- Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Solide grundlegende E-Signatur-Funktionen (Vorlagen, Nachverfolgung, Prüfpfade)
Cons:
- Funktionseinschränkungen, besser geeignet für einfache Abläufe
- Im kostenlosen Tarif gibt es Nutzungs- und Funktionsbeschränkungen
Lightico
Am besten für Zusammenarbeit in Echtzeit
Lightico ist für Teams konzipiert, die während der Dokumentenunterzeichnung und -bearbeitung in Echtzeit mit Kunden zusammenarbeiten müssen. Es ist besonders nützlich für Finanzdienstleister, Versicherungen und Callcenter, die Kunden in einer Live-Sitzung durch Formulare, Unterschriften und Dokumenten-Uploads führen wollen. Mit Lightico können Sie gemeinsam Dokumente durchsuchen, Unterschriften einholen und Transaktionen abschließen, während Sie mit Ihren Kunden verbunden bleiben.
Für wen ist Lightico am besten geeignet?
Lightico richtet sich an Kundendienst- und Finanzserviceteams in Großunternehmen, die eine Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit benötigen. Es passt zu Unternehmen, die zeitkritische Kundeninteraktionen über digitale Kanäle verwalten.
Warum habe ich Lightico ausgewählt?
Lightico überzeugt durch seine Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit, die besonders wertvoll für Teams sind, die ihre Kunden während Unterzeichnungsprozessen direkt begleiten müssen. Ich habe Lightico gewählt, weil es ermöglicht, Dokumente gemeinsam zu durchsuchen, Unterschriften zu sammeln und Formulare gemeinsam mit den Kunden in einer Live-Sitzung auszufüllen. Die Plattform unterstützt zudem sofortiges Teilen von Dokumenten und sichere Uploads während derselben Interaktion, sodass nichts in Nachfolge-E-Mails verloren geht. Diese Funktionen machen Lightico besonders geeignet für Branchen wie Finanzdienstleistungen und Versicherungen, in denen eine Live-Kundenkommunikation oft unerlässlich ist.
Wichtige Funktionen von Lightico
Zusätzlich zu den Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit bietet Lightico mehrere weitere Funktionen zur Unterstützung elektronischer Signatur-Workflows:
- eForms: Erstellen und versenden Sie digitale Formulare, die Kunden in derselben Sitzung ausfüllen und unterschreiben können.
- ID-Verifizierung: Kundenidentität mit integrierter Ausweiserfassung und -validierung überprüfen.
- Workflow-Automatisierung: Automatisierte Prozesse für Dokumentenrouting und Freigabe einrichten.
- SMS-Dokumentenanfragen: Versand von Dokumentenanfragen und Unterschriftenlinks direkt an Kunden per SMS.
Lightico-Integrationen
Zu den Integrationen gehört Salesforce.
Pros and Cons
Pros:
- Barrierefreie Plattform gemäß ADA
- Vollständig in Salesforce integriert
- Für Echtzeitanwendungen konzipiert
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Internetverbindung erforderlich
Am besten für geführte Signatur-Workflows
Signaturely ist für Teams und Fachleute konzipiert, die ein schrittweises Unterschriftserlebnis wünschen, das Fehler und Verwirrung reduziert. Die geführten Signatur-Workflows sorgen dafür, dass jedes erforderliche Feld ausgefüllt und Unterschriften in der richtigen Reihenfolge eingeholt werden. Dieser Ansatz ist besonders nützlich für Unternehmen, die komplexe Vereinbarungen abwickeln oder Kunden durch mehrstufige Dokumente führen müssen.
Für wen eignet sich Signaturely am besten?
Signaturely ist eine praktische Option für HR-Teams und Betriebsleiter in wachsenden kleinen Unternehmen, die strukturierte, geführte Signaturprozesse benötigen. Es eignet sich gut für Organisationen, die interne Dokumentenabläufe in verteilten Teams formalisieren.
Warum ich Signaturely ausgewählt habe
Signaturely zeichnet sich durch seinen Schwerpunkt auf geführten Signatur-Workflows aus, was besonders für Teams wertvoll ist, die sicherstellen müssen, dass jedes Dokument korrekt abgeschlossen wird. Die Plattform ermöglicht es, Pflichtfelder und Signaturreihenfolgen festzulegen, sodass Sie genau steuern können, wie Empfänger durch jedes Dokument geführt werden. Mir gefällt, dass Signaturely klare Hinweise und visuelle Markierungen bietet, um Unterzeichnende Schritt für Schritt zu leiten und so das Risiko verpasster Unterschriften oder unvollständiger Formulare verringert. Das macht Signaturely zu einer starken Wahl für Unternehmen, die Verträge oder Vereinbarungen mit mehreren Parteien und komplexen Anforderungen verwalten.
Wichtige Funktionen von Signaturely
Weitere Funktionen von Signaturely unterstützen vielfältige Anforderungen im Dokumentenmanagement:
- Dokumentvorlagen: Erstellen Sie Vorlagen für häufig verwendete Verträge und Formulare, die Sie erneut nutzen können.
- Teamverwaltung: Fügen Sie mehrere Benutzer hinzu, vergeben Sie Rollen und verwalten Sie Berechtigungen innerhalb Ihrer Organisation.
- Audit-Trails: Verfolgen Sie jede Aktion an einem Dokument, inklusive Zeitstempel und Benutzerdaten.
- Benachrichtigungen: Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Dokumente angesehen, unterzeichnet oder abgeschlossen werden.
Signaturely Integrationen
Signaturely listet derzeit keine nativen Integrationen auf.
Pros and Cons
Pros:
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Einfache Einarbeitung ohne Aufwand
- Nachhaltiges, umweltfreundliches Engagement
Cons:
- Im kostenlosen Plan ist nur ein Dokument pro Monat möglich
- Begrenzte Vorlagen, sofern nicht der höchste Tarif gebucht wird
Signeasy
Am besten für Arbeitsabläufe in Remote-Teams
Signeasy ist für verteilte Teams konzipiert, die Unterschriften und Freigaben von überall aus verwalten müssen. Es ist besonders nützlich für Unternehmen mit Remote- oder hybriden Arbeitskräften, die eine schnelle, mobilfreundliche Dokumentenunterzeichnung benötigen. Signeasy hilft Ihnen, Unterschriftsprozesse reibungslos am Laufen zu halten, selbst wenn Ihr Team über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilt ist.
Für wen ist Signeasy am besten geeignet?
Signeasy eignet sich für Remote-Teams und Manager in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die konsistente Unterschriftsprozesse über verschiedene Geräte hinweg benötigen. Es passt zu Organisationen, die verteilte Teams an mehreren Standorten steuern.
Warum ich Signeasy gewählt habe
Wenn Remote-Teams ihr Geschäft am Laufen halten müssen, überzeugt Signeasy durch seinen Mobile-First-Ansatz für elektronische Unterschriften. Ich habe Signeasy gewählt, weil es Nutzern ermöglicht, Dokumente direkt von Smartphones und Tablets aus zu versenden, zu unterschreiben und zu verfolgen – unerlässlich für verteilte Teams, die nicht immer am Schreibtisch sitzen. Das Tool unterstützt auch das Unterschreiben vor Ort auf mobilen Geräten und ist damit flexibel für hybride Arbeitsmodelle einsetzbar. Dank Echtzeit-Benachrichtigungen und Status-Tracking hilft Signeasy, dass Remote-Teams während des gesamten Unterschriftsprozesses abgestimmt und reaktionsfähig bleiben.
Signeasy – Wichtige Funktionen
Weitere nützliche Funktionen für elektronische Unterschriftsworkflows sind:
- Dokumentvorlagen: Häufig genutzte Dokumente speichern und wiederverwenden, um Unterschriftsanfragen zu beschleunigen.
- Team-Management-Dashboard: Rollen zuweisen, Nutzer verwalten und Teamaktivitäten zentral überwachen.
- Audit-Trails: Ausführliches Protokoll jeder getätigten Aktion auf einem Dokument – für Compliance und Nachverfolgung.
- Cloud-Speicher-Integrationen: Direkte Verbindung zu Google Drive, Dropbox und OneDrive, um Dokumente zu importieren und zu exportieren.
Signeasy-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook und Teamtailor.
Pros and Cons
Pros:
- Mobil- und unterwegsfreundlich
- Attraktive Preise für kleinere Teams
- Solide Integrationen und Gerätekompatibilität
Cons:
- Funktionsbeschränkungen bei komplexen Workflows
- Einige gemeldete Integrationsprobleme
CocoSign
Am besten geeignet für Mehrsprachigkeitsunterstützung
Wenn Ihr Team Dokumente in mehreren Sprachen versenden und unterzeichnen muss, ist CocoSign darauf ausgelegt, globale Arbeitsabläufe zu unterstützen. Es eignet sich hervorragend für internationale Unternehmen, Rechtsabteilungen und Personalabteilungen, die Vereinbarungen in verschiedenen Regionen verwalten. CocoSign hilft Ihnen, elektronische Signaturen und Dokumentenmanagement zu handhaben, ohne dass Sprachbarrieren im Weg stehen.
Für wen ist CocoSign am besten geeignet?
CocoSign eignet sich für grenzüberschreitende Teams und mittelständische Unternehmen, die Dokumente in mehreren Sprachen verwalten. Es unterstützt Organisationen mit internationalen Aktivitäten, die zugängliche Signatur-Workflows für unterschiedliche Nutzergruppen benötigen.
Warum ich mich für CocoSign entschieden habe
CocoSign ist mir aufgefallen, weil es eine der wenigen E-Signatur-Plattformen ist, die wirklich Wert auf Mehrsprachigkeit legt. Sie können Dokumente in über einem Dutzend Sprachen versenden, signieren und verwalten – ein Muss für Teams, die länderübergreifend oder mit internationalen Kunden arbeiten. Ich schätze, dass sowohl Sender als auch Unterzeichner mit der Plattform in ihrer bevorzugten Sprache interagieren können, was Verwirrung und Fehler reduziert. Dieser Fokus auf sprachliche Zugänglichkeit macht CocoSign zu einer praktischen Wahl für globale Organisationen und verteilte Teams.
Wichtige Funktionen von CocoSign
Weitere Funktionen, die CocoSign für elektronische Signatur-Workflows nützlich machen, sind:
- Massenversand: Versenden Sie dasselbe Dokument zur Unterschrift an mehrere Empfänger gleichzeitig.
- Dokumentvorlagen: Speichern Sie wiederverwendbare Vorlagen für häufig genutzte Vereinbarungen und Formulare.
- Audit-Trail: Verfolgen Sie jede Aktion an einem Dokument mit einem detaillierten, zeitgestempelten Protokoll.
- Persönliches Unterschreiben: Erfassen Sie Unterschriften vor Ort mit einem Tablet oder Mobilgerät.
CocoSign-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Drive, Google Docs, Gmail und Microsoft Word.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Plan mit unbegrenzten Signaturen
- Niedrige Einstiegshürde
- Mobilfreundliche Benutzeroberfläche
Cons:
- Keine mobile App
- Kein massenweises Löschen von Dokumenten
DottedSign
Ideal für mobile-first Dokumentenunterzeichnung
Wenn Sie Dokumente jederzeit und überall unterzeichnen und verwalten müssen, ist DottedSign mit einem Mobile-First-Ansatz entwickelt worden, der ideal für remote Teams, Außendienstmitarbeitende und vielbeschäftigte Fachkräfte ist. Das Design der App legt den Fokus auf die mobile Benutzerfreundlichkeit und ermöglicht es, Dokumente bequem vom Telefon oder Tablet aus zu versenden, zu unterzeichnen und nachzuverfolgen. Dieser Fokus auf mobile Arbeitsabläufe hilft Teams, Geschäftsprozesse in Bewegung zu halten – auch fernab des Schreibtischs.
Für wen ist DottedSign am besten geeignet?
DottedSign eignet sich für Außendienst-Teams, Vertriebsmitarbeitende und Mobile-First-Profis in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Es unterstützt Organisationen, die eine für den Remote- und Unterwegs-Einsatz optimierte Möglichkeit zur Dokumentenunterzeichnung benötigen.
Warum ich DottedSign ausgewählt habe
DottedSign hat meine Aufmerksamkeit auf sich gezogen, weil es speziell für die mobile Unterzeichnung von Dokumenten entwickelt wurde – was unter E-Signatur-Tools noch selten ist. Die App bietet ein dediziertes mobiles Erlebnis mit Funktionen wie In-App-Signatur, Dokumenten-Tracking und Push-Benachrichtigungen, alle speziell für Smartphones und Tablets optimiert. Ich schätze, dass DottedSign Nutzer:innen ermöglicht, Unterschriftsaufgaben zu verwalten, Erinnerungen zu versenden und den Dokumentenstatus direkt vom mobilen Gerät aus zu verfolgen. Das macht es besonders geeignet für Teams und Profis, die Unterschriften und Freigaben auch remote oder im Außendienst bearbeiten müssen.
Wichtige Funktionen von DottedSign
Weitere Funktionen in DottedSign unterstreichen die Fähigkeiten im Dokumentenmanagement:
- Sammelversand: Senden Sie dasselbe Dokument gleichzeitig an mehrere Empfänger zur Unterschrift.
- Vorlagenbibliothek: Häufig verwendete Dokumente als Vorlage speichern und wiederverwenden.
- Dokumentenverfall: Legen Sie Ablaufdaten für Unterschriftsanfragen fest, um Arbeitsabläufe im Zeitplan zu halten.
- Prüfprotokoll: Greifen Sie auf ein detailliertes Protokoll aller Dokumentenaktivitäten und -aktionen zu.
DottedSign-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Salesforce und LINE WORKS.
Pros and Cons
Pros:
- Umfangreicheres kostenloses Paket
- Benutzerfreundliche Plattform
- Dokumente lassen sich mobil bearbeiten
Cons:
- Preis gilt pro Nutzer
- Begrenzte Vorlagen-Auswahl
Weitere E-Signatur-Software
Hier finden Sie die weiteren empfehlenswerten Optionen für E-Signaturen sowie deren besten Anwendungsfall.
- SignRequest
Am besten für eine einfache API-Integration
- SignPlus
Am besten geeignet für plattformübergreifende Zugänglichkeit
- PandaDoc
Am besten für Vertragsmanagement über den gesamten Lebenszyklus
- DigiSigner
Am besten für schnellen Dokumentenumlauf
- Under.io
E Lösung für blockchain-basierte Verifikation
- Dropbox Sign
Am besten für Dokumentenverwaltung mit Dropbox
- Scrive
Am besten für fortgeschrittene Authentifizierungsoptionen
- GetAccept
Am besten zur Vertriebsdokumenten-Automatisierung geeignet
- Xodo Sign
Am besten für die Integration in Google Workspace geeignet
- Box
Am besten geeignet für die Integration sicherer Cloud-Speicherung
- Foxit eSign
Am besten für die Verarbeitung von PDF-Dokumenten
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Wie ich elektronische Signatur-Software bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in zwei Ebenen: Grundanforderungen, die jedes Tool erfüllen muss – wie rechtsverbindliche Signaturen und Multi-User-Workflows – und Unterscheidungsmerkmale, die gute von hervorragenden Lösungen abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (überzeugt in diesem Bereich) für jede nachfolgend aufgeführte Kernfunktion. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um in die engere Auswahl zu kommen.
- Rechtsverbindliche Signaturen: Ich prüfe auf Einhaltung von ESIGN, UETA und eIDAS als Minimum sowie darauf, ob fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen für regulierte Projekte verfügbar sind.
- Mehrparteien-Signatur-Workflows: Projektfreigaben erfolgen selten nur durch eine Person, daher bewerte ich, wie jedes Tool sequentielle, parallele und rollenbasierte Weiterleitungen über verschiedene Beteiligte hinweg ermöglicht.
- Wiederverwendbare Vorlagen & Felder: Das wiederholte Versenden eines SOW- oder Änderungsauftragsformats sollte problemlos sein – ich achte auf das Platzieren von Feldern per Drag-and-drop und gemeinsam genutzte Vorlagenbibliotheken.
- Dokumentenstatus-Tracking & Erinnerungen: Einer fehlenden Unterschrift bei einer Meilenstein-Abnahme hinterherzulaufen, kostet Zeit – daher sind automatische Erinnerungen und Echtzeit-Dashboards für Statusanzeigen entscheidend.
- Projektmanagement-Integrationen: Ich prüfe native Schnittstellen zu Tools wie Asana, Jira, Monday und Smartsheet sowie API- und Zapier-Support für individuelle Workflows.
- Audit-Trail & sichere Speicherung: Jedes unterzeichnete Dokument sollte ein Abschlusszertifikat mit Zeitstempeln, IP-Adressen und Unterzeichner-Identität erzeugen – sowie eine verschlüsselte Speicherung als Rückhalt bieten.
Nachdem ich eine Liste von Tools zusammengestellt habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform auszeichnet.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Bedingte Logik in Formularen ist für Projektdokumente ein großer Vorteil. Eine Änderungsauftragsvorlage, die Felder je nach Auswirkung auf Budget, Zeitrahmen oder beides anpasst, erspart Teams die Verwaltung mehrerer Dokumentvarianten. Außerdem bewerte ich die mobile Signaturmöglichkeit, da Außenteams und externe Beteiligte Dokumente vom Smartphone aus unterzeichnen müssen, ohne dabei an Komfort einzubüßen. Der Modus für persönliche Unterzeichnung ist ebenfalls wichtig – zum Beispiel bei der Einführung von Auftragnehmern auf der Baustelle, bei der ein einzelnes Tablet herumgereicht wird.
Mehr als Funktionen
Die Erfahrung der Unterzeichnenden ist wichtiger, als die meisten Einkäufer glauben. Wenn externe Auftragnehmer oder Kunden für eine Gegenzeichnung eines SOW erst ein Konto anlegen müssen, entsteht unnötige Reibung bei jedem Projektstart. Ich achte daher auf Plattformen, bei denen Unterzeichner Dokumente ohne Einrichtung eines Kontos ausfüllen können. Auch die Preismodelle verdienen Beachtung – eine Preisgestaltung pro Umschlag kann die Kosten in Hochphasen des Versands in die Höhe treiben, während pro Benutzer abgerechnete Pläne für kleinere PMOs vorteilhafter sein können. Sicherheitszertifikate wie SOC 2 Typ II und Optionen zur Datenresidenz sind relevant, wenn Ihre Projekte mehrere Regionen umfassen oder sensible Daten betreffen.
So wählen Sie Software für elektronische Signaturen aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie bei der Durchsicht von Bewertungen zu Software für elektronische Signaturen den Fokus behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass das Tool mit Ihrem Team wachsen kann. Achten Sie auf flexible Tarife, Zugriff für mehrere Benutzer und die Unterstützung großer Dokumentenmengen. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob die Software mit Ihren Projektmanagement-Tools, Ihrem Cloud-Speicher oder Ihrem CRM funktioniert. Integrationen sparen Zeit und reduzieren Fehler. |
| Anpassbarkeit | Prüfen Sie, ob Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen, Vorlagen erstellen und Arbeitsabläufe an die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen können. |
| Benutzerfreundlichkeit | Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv genug sein, damit jede Person in Ihrem Team Dokumente ohne lange Einarbeitung senden und signieren kann. |
| Budget | Sehen Sie sich an, was in den einzelnen Preisstufen enthalten ist. Berücksichtigen Sie, wie oft Sie Dokumente versenden und wie viele Benutzer Zugriff benötigen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Stellen Sie sicher, dass das Tool Prüfprotokolle, Verschlüsselung und eine Authentifizierung der Unterzeichner umfasst, um vertrauliche Dokumente zu schützen. |
| Mobiler Zugriff | Sie sollten Dokumente auch dann signieren oder prüfen können, wenn Sie unterwegs und nicht an Ihrem Schreibtisch sind. |
| Dokumentenverfolgung | Achten Sie auf Statusaktualisierungen in Echtzeit, Benachrichtigungen und Erinnerungen, damit Sie den Überblick über Dokumente behalten, die Aufmerksamkeit erfordern. |
Was ist Software für elektronische Signaturen?
Software für elektronische Signaturen ist ein digitales Tool, mit dem Benutzer Dokumente schnell, sicher und rechtsverbindlich elektronisch signieren können.
Sie wird von Teams in den Bereichen Recht, Personalwesen, Betrieb und Projektmanagement eingesetzt und optimiert Genehmigungsprozesse mit Funktionen wie der Authentifizierung von Unterzeichnern, der Dokumentenverfolgung und wiederverwendbaren Vorlagen. Tools für elektronische Signaturen reduzieren den manuellen Papieraufwand, beschleunigen Prozesse und verbessern die Genauigkeit bei der Dokumentation.
Trends bei Software für elektronische Signaturen
Im Rahmen meiner Recherche habe ich zahlreiche Produktaktualisierungen, Pressemitteilungen und Versionsprotokolle verschiedener Anbieter von Software für elektronische Signaturen ausgewertet. Hier sind einige der sich abzeichnenden Trends, die ich im Auge behalte:
- KI-gestützte Dokumentenvorbereitung: Einige Tools verwenden inzwischen KI, um vorzuschlagen, wo Signaturfelder platziert werden sollen, und wichtige Informationen automatisch auszufüllen. So können Teams Dokumente schneller vorbereiten und fehlende Felder vermeiden.
- Integriertes Signieren in benutzerdefinierten Arbeitsabläufen: Anbieter ermöglichen es, das Signieren in benutzerdefinierte Portale oder Apps zu integrieren. So können Teams eine einheitliche Benutzererfahrung gewährleisten, ohne Benutzer an ein externes Tool weiterzuleiten.
- Erweiterungen zur Identitätsüberprüfung: Immer mehr Tools unterstützen vor dem Signieren Identitätsprüfungen wie das Scannen amtlicher Ausweisdokumente oder Gesichtserkennung. Dies erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und verringert das Betrugsrisiko.
- Intelligente Vorlagen mit bedingter Logik: Einige Plattformen ermöglichen die Erstellung von Vorlagen, die sich je nach Benutzereingabe ändern. Dadurch werden manuelle Bearbeitungen reduziert und komplexe Dokumenttypen lassen sich standardisieren.
- Erweiterte Prüfprotokolle: Prüfprotokolle enthalten inzwischen häufig mehr Details, etwa IP-Adressen, die auf jeder Seite verbrachte Zeit und das Klickverhalten. Dadurch erhalten Teams einen besseren Einblick, wer wann was getan hat.
Funktionen von Software für elektronische Signaturen
Achten Sie bei der Auswahl von Software für elektronische Signaturen auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Tools zur Dokumentvorbereitung: Dokumente mühelos erstellen, hochladen und für Unterschriften vorbereiten. Mit diesen Tools können Sie Felder wie Unterschriften, Datumsangaben und Initialen hinzufügen, sodass das Erfassen der richtigen Informationen stets einfach und übersichtlich bleibt.
- Unterzeichnung durch mehrere Parteien: Unterschriften von mehreren Personen in einem einzigen Workflow erfassen. Das ist ideal, wenn Vereinbarungen die Beteiligung verschiedener Abteilungen oder mehrerer Kunden erfordern, und macht die Zusammenarbeit schnell und effizient.
- Authentifizierungsoptionen: Wählen Sie Methoden wie E-Mail-Verifizierung, SMS-Codes oder Identitätsprüfungen, um die Identität jeder unterzeichnenden Person zu bestätigen. Dies trägt zum Schutz sensibler Daten bei und stellt sicher, dass Ihre Unterschriften rechtsverbindlich sind.
- Prüfprotokolle: Verfolgen Sie jede Aktion – etwa wann ein Dokument geöffnet wurde, wer es unterschrieben hat und wann dies geschehen ist. Das bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und sorgt für mehr Gewissheit, insbesondere wenn Sie später die Integrität eines Dokuments nachweisen müssen.
- Vorlagenverwaltung: Sparen Sie Zeit, indem Sie Vorlagen für Vereinbarungen, Verträge oder andere regelmäßig versendete Unterlagen wiederverwenden. Mit dieser Funktion können Sie Standardformulare einmal einrichten und anschließend mit nur wenigen Klicks versenden.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbinden Sie Ihr E-Signatur-Tool mit anderer Software, die Sie bereits verwenden, etwa CRM-Systemen, Cloud-Speichern oder Produktivitäts-Apps. Diese nahtlose Integration hilft Ihnen, Arbeitsabläufe ohne ständiges Wechseln zwischen Plattformen aufrechtzuerhalten.
- Mobilkompatibilität: Unterschreiben und verwalten Sie Dokumente über Ihr Smartphone oder Tablet. Ganz gleich, ob Sie unterwegs sind oder remote arbeiten: Mit wenigen Fingertipps können Sie Ihre Abläufe fortsetzen.
- Compliance- und Sicherheitsstandards: Stellen Sie sicher, dass die Software wichtige gesetzliche und branchenspezifische Standards wie eIDAS oder ESIGN erfüllt und Ihre Daten durch Verschlüsselung schützt. So bleibt alles rechtssicher und geschützt.
Gängige KI-Funktionen von E-Signatur-Software
Zusätzlich zu den oben aufgeführten Standardfunktionen von E-Signatur-Software bieten KI-gestützte E-Signatur-Tools Funktionen wie:
- Intelligente Dokumentenerkennung: KI erkennt und kennzeichnet Felder für Unterschriften, Namen oder Datumsangaben automatisch, sobald Sie ein Dokument hochladen. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Einrichtung und reduzieren manuelle Fehler.
- Automatisierte Workflow-Vorschläge: Die KI sagt die optimale Reihenfolge der Unterzeichnung voraus oder empfiehlt Workflow-Schritte auf Grundlage Ihrer bisherigen Dokumente. Dadurch werden umfangreiche oder komplexe Freigabeprozesse deutlich reibungsloser.
- Algorithmen zur Betrugserkennung: Maschinelles Lernen erkennt ungewöhnliche Muster oder Verhaltensweisen bei Unterzeichnungen – etwa verdächtige IP-Adressen oder wiederholt fehlgeschlagene Authentifizierungen – und hilft so, möglichen Betrug frühzeitig zu melden.
- Suche in natürlicher Sprache: Sie können Verträge oder bestimmte Details in unterzeichneten Dokumenten mithilfe einfacher, konversationeller Suchanfragen finden, da die KI versteht, wonach Sie suchen. Dadurch werden Prüfungen und Überarbeitungen deutlich erleichtert.
- Analysen zur Gültigkeit von Unterschriften: Die KI überwacht in Echtzeit die Authentizität jeder Unterschrift, indem sie digitale Merkmale analysiert. So können Sie zuverlässig feststellen, ob ein Dokument echt ist oder manipuliert wurde.
Vorteile von E-Signatur-Software
Die Einführung von Software für digitale Unterschriften bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Schnellere Genehmigungen: Sie können Dokumente innerhalb von Minuten versenden, unterschreiben und zurückerhalten, anstatt tagelang zu warten.
- Weniger Verzögerungen: Automatisierte Erinnerungen und Tracking-Tools helfen Ihnen, Engpässe und ausstehende Unterschriften zu vermeiden.
- Geringere Kosten für Papierdokumente: Sie müssen Dokumente nicht mehr drucken, scannen oder per Post versenden, wodurch Sie Zeit und Geld sparen.
- Höhere Genauigkeit: Vorlagen und Pflichtfelder helfen dabei, fehlende Unterschriften oder unvollständige Formulare zu vermeiden.
- Bessere Dokumentenverwaltung: Prüfprotokolle und Integrationen mit Cloud-Speichern machen das Speichern und Abrufen von Dokumenten einfach.
- Sichereres Unterzeichnen: Funktionen wie Verschlüsselung und Authentifizierung tragen zum Schutz sensibler Informationen bei.
- Einfachere Zusammenarbeit: Teams an verschiedenen Standorten können Dokumente unterzeichnen und versenden, ohne sich persönlich treffen zu müssen.
Kosten und Preise für E-Signatur-Software
Die Auswahl einer E-Signatur-Software erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische enthaltene Funktionen von E-Signatur-Softwarelösungen zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für E-Signatur-Software
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Üblicherweise enthaltene Funktionen |
|---|---|---|
| Basis | $10 - $25/Nutzer/Monat | Grundlegende E-Signatur, begrenzter Dokumentenversand, wesentliche Integration |
| Professionell | $25 - $40/Nutzer/Monat | Erweiterte E-Signatur, umfangreicherer Dokumentenversand, individuelles Branding, Integrationen |
| Unternehmen | Individuelle Preisgestaltung | Erweiterte Integrationen, API-Zugriff, höhere Sicherheit, dedizierter Support |
| Kostenlos | $0 | Sehr grundlegende E-Signatur, begrenzte Anzahl von Dokumenten pro Monat |
