Die 10 besten Dokumentenmanagementsysteme im Test für 2026
10 Bestes Dokumentenmanagementsystem: Shortlist
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft Teams dabei, geschäftskritische Dokumente sicher zu organisieren, zu speichern und abzurufen – die Zusammenarbeit wird effizienter, die Versionskontrolle verbessert und Compliance-Anforderungen werden unterstützt. Das richtige DMS spart Zeit bei der Suche nach Dateien, hält Teams auf dem gleichen Stand und erleichtert das Management von Dokumentenlebenszyklen über Abteilungen und Standorte hinweg.
Um Ihnen die Auswahl des besten Dokumentenmanagementsystems für Ihr Unternehmen zu erleichtern, habe ich verschiedene Tools auf Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und Integrationen getestet und bewertet. Ob Sie auf der Suche nach cloudbasierter Flexibilität, Kontrolle vor Ort oder branchenspezifischen Funktionen sind, diese Liste zeigt die besten DMS-Optionen in 2026.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Vergleichstabelle: Beste Dokumentenmanagementsysteme
Hier finden Sie eine Tabelle, in der Sie die in den Übersichten behandelten Tools vergleichen können.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für KI-gestützte Trainingsinhalte | 10-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für die Integration mit Microsoft 365 | 30-tägige Testversion verfügbar | Ab $10.65/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für KI-basierte Dateiverschlagwortung | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $39/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet zur Bewahrung historischer HR- und Payroll-Daten | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Beste Lösung für mehrsprachige Dokumentenverarbeitung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für zentrale Dokumentenablage | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Idéal pour les petites entreprises avec de petits budgets | À partir de $50/mois | Website | ||
| 8 | Bestes DAM für Unternehmen | 14 Tage kostenlos testen | Ab 15/Nutzer/Monat (jährlich), mindestens 5 Nutzer | Website | |
| 9 | Bestes Dokumentenmanagementsystem für Workflow-Automatisierungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten zur Kombination aus Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement geeignet | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $25/Nutzer/Monat | Website |
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Celoxis
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Smartsheet
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Accelo
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10 Beste Dokumentenmanagementsysteme im Test
Hier finden Sie eine kurze Beschreibung jedes digitalen Dokumentenmanagementsystems, um zu zeigen, worin die jeweiligen Stärken liegen. Screenshots veranschaulichen die besten Funktionen.
TruPeer unterstützt Organisationen dabei, KI-gesteuerte Schulungsinhalte zu erstellen, zu verwalten und bereitzustellen, indem Lernmaterialien und Ressourcen auf einer einzigen Plattform zentralisiert werden.
Für wen ist TruPeer am besten geeignet?
TruPeer eignet sich besonders für L&D-Teams und HR-Fachleute, die KI-gestützte Schulungsinhalte in großem Maßstab erstellen und verwalten möchten.
Warum ich TruPeer ausgewählt habe
Ich habe TruPeer in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die KI-gestützten Tools zur Inhaltserstellung es ermöglichen, strukturierte Trainingsmaterialien direkt aus vorhandenen Dokumenten und Wissensquellen zu erstellen. Besonders gefällt mir, dass Quizze, Zusammenfassungen und Lerneinheiten automatisch aus hochgeladenen Inhalten generiert werden, wodurch die Schulungsmaterialien eng mit den Quelldokumenten verknüpft bleiben. Mein Team kann eine zentrale Bibliothek für Trainingsinhalte pflegen, die organisiert und versionsbewusst bleibt, während sich die Materialien weiterentwickeln.
TruPeer Hauptfunktionen
- Inhaltsbibliothek: Speichern und organisieren Sie alle Trainingsdokumente und Materialien in einem durchsuchbaren, zentralen Repository.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Berechtigungen zuweisen, um zu steuern, wer Schulungsinhalte anzeigen, bearbeiten oder veröffentlichen darf.
- Versionsverwaltung von Inhalten: Änderungen an Trainingsdokumenten im Zeitverlauf nachverfolgen und bei Bedarf auf frühere Versionen zurücksetzen.
- Kollaboratives Bearbeiten: Ermöglichen Sie mehreren Teammitgliedern, Schulungsmaterialien in Echtzeit gemeinsam zu verfassen und zu überprüfen.
TruPeer-Integrationen
Derzeit sind keine nativen Integrationen gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- KI-generierte Dokumentation aus Bildschirmaufzeichnungen
- Unterstützt über 65 Sprachen
- Enthält Enterprise-SSO-Sicherheitsfunktionen
Cons:
- Eingeschränkte Funktionen im kostenlosen Tarif
- KI-Ausgaben erfordern eventuell Nachbearbeitung
MacroView hilft Unternehmen, die auf Microsoft 365 angewiesen sind, Dokumente im großen Stil zu verwalten, nachzuverfolgen und zu organisieren. So können Teams in den Bereichen Recht, Finanzen und professionelle Dienstleistungen Dateien in SharePoint und Teams effizient erfassen, durchsuchen und kontrollieren.
Für wen ist MacroView am besten geeignet?
MacroView eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen in den Bereichen Recht, Finanzen und professionelle Dienstleistungen, die bereits Microsoft 365 einsetzen und eine strengere Dokumentenkontrolle innerhalb dieses Ökosystems benötigen.
Warum ich MacroView ausgewählt habe
Ich habe MacroView in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es das Dokumentenmanagement direkt in die Microsoft 365-Tools integriert, die Ihr Team bereits nutzt. Die automatischen E-Mail-Ablageregeln von MacroView DMS leiten eingehende und ausgehende Nachrichten an den richtigen SharePoint-Ort weiter, ohne manuelles Ablegen, sodass der Dokumentenbestand auch bei vielbeschäftigten Teams vollständig bleibt. Die konfigurierbaren Suchfelder ermöglichen die Suche im gesamten SharePoint-Bestand nach Schlüsselwörtern, Metadaten oder Dokumententypen direkt aus Outlook, ohne den Wechsel in einen Browser. DMS Pro ergänzt zudem Dokumentenmanagement-Panels in Word, Excel, PowerPoint und Adobe Acrobat, sodass Teams Dateien direkt in diesen Anwendungen speichern, öffnen und kennzeichnen können.
Wichtige Funktionen von MacroView
- Drag-and-drop nach SharePoint: Verschieben Sie Dateien direkt in SharePoint-Ordner, ohne Ihre aktuelle Anwendung zu verlassen.
- Automatische Metadatenerfassung: MacroView erfasst Metadaten bereits beim Ablegen, sodass Dokumente ohne manuelle Eingabe konsistent gekennzeichnet werden.
- Versionsverlauf und Wiederherstellung: Verfolgen Sie jede Version eines in SharePoint gespeicherten Dokuments und stellen Sie bei Bedarf frühere Versionen wieder her.
- Datei-Explorer im Windows-Stil für SharePoint: Durchsuchen Sie SharePoint, Teams und OneDrive in einer vertrauten Baumstruktur-Ansicht anstelle des standardmäßigen SharePoint-Webinterfaces.
MacroView-Integrationen
Integration mit Microsoft SharePoint, Microsoft Teams, Microsoft 365, Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, OneDrive, Windows und Adobe Acrobat.
Pros and Cons
Pros:
- Nahtlose Integration mit Microsoft 365 erweitert bestehende Tools.
- Vertraute Datei-Explorer-Ansicht erleichtert die Benutzerführung.
- Automatisierte Metadatenerfassung verbessert die Dokumentenorganisation.
Cons:
- Eingeschränkter Support für mobile Anwendungen reduziert die Zugänglichkeit.
- Nicht optimal für Unternehmen, die keine Microsoft-Produkte nutzen.
Stockpress ist eine Plattform für digitales Asset-Management, die darauf ausgelegt ist, die Organisation, das Auffinden, die Zusammenarbeit und das Teilen digitaler Dateien für Teams jeder Größe zu optimieren. Zu den Funktionen zählen KI-gestützte Verschlagwortung, anpassbare Sammlungen, Versionskontrolle und Feedback-Tools, was Stockpress ideal für Marketingfachleute, Kreative, Markenmanager und Social-Media-Manager in unterschiedlichsten Branchen macht.
Das KI-basierte Tagging-System weist Ihren Dateien automatisch passende Schlagwörter zu, sodass das Suchen und Wiederfinden besonders einfach ist. Das bedeutet, dass Ihr Team weniger Zeit mit dem manuellen Tagging verbringt und sich stärker auf das Wesentliche konzentrieren kann. Zusätzlich bietet Stockpress eine flexible Metadaten-Zuordnung, durch die Sie die Tags Ihren spezifischen Anforderungen anpassen können – besonders nützlich für verschiedenste Branchen.
Stockpress stellt außerdem leistungsstarke Werkzeuge für die Datei-Organisation und Zusammenarbeit zur Verfügung. Sie können Dateien zu Sammlungen hinzufügen und organisieren, Dubletten erkennen und die Versionskontrolle verwalten. Das gewährleistet ein effizientes Arbeiten Ihres Teams – ganz ohne überflüssige Dateien. Darüber hinaus fördert Stockpress die Zusammenarbeit mit Funktionen wie Kommentaren, Anmerkungen und Gast-Uploads, wodurch Teams auch standortunabhängig einfach zusammenarbeiten können.
Zu den Integrationen gehören Webflow, Adobe Illustrator, Adobe InDesign, Adobe Photoshop, Box, Canva, Dropbox, Google Drive, Klaviyo, Mailchimp, Slack und Okta.
New Product Updates from Stockpress
Stockpress Introduces Integrations and AI Image Editing Enhancements
Stockpress introduces Canva integration, AI Image Editor enhancements, file Trash, Adobe InDesign plugin, and Custom Fields. These updates help teams streamline design workflows, improve image editing, and better manage digital assets. For more information, visit Stockpress’s official site.
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Am besten geeignet zur Bewahrung historischer HR- und Payroll-Daten
ResNav unterstützt Personal- und Lohnbuchhaltungsteams, die eine sichere und organisierte Möglichkeit benötigen, historische Beschäftigungsunterlagen zu speichern und darauf zuzugreifen sowie Compliance- und Aufbewahrungspflichten zu verwalten.
Für wen ist ResNav am besten geeignet?
ResNav eignet sich für HR- und Payroll-Fachkräfte, die ein zuverlässiges System für die Aufbewahrung und das Abrufen historischer Mitarbeiterunterlagen benötigen.
Warum ich ResNav ausgewählt habe
Ich habe ResNavs History Link als eines der besten ausgewählt, weil es das spezifische Problem der Bewahrung von HR- und Payroll-Daten beim Wechsel des Anbieters hervorragend löst. Wenn Ihr altes Lohnabrechnungssystem Ihnen einen CSV-Export übergibt, wird diese Datei statisch und nicht mehr prüfbar, sobald jemand sie bearbeitet. History Link löst dieses Problem, indem es Ihr vollständiges historisches Datenset extrahiert und in einer auf Azure basierenden Plattform speichert, wo die Daten unverändert und prüfbar bleiben. Besonders überzeugt hat mich, dass auch feingranulare Datentypen wie Prüfdaten, Zeit- und Anwesenheitserfassung, vierteljährliche Steuerberichte und Leistungsdaten sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Unternehmensebene erhalten bleiben – nicht nur die wichtigsten Zusammenfassungen.
Wichtige Funktionen von ResNav
- Umfassende Abdeckung von Datentypen: History Link speichert eine breite Palette von Aufzeichnungsarten, darunter Gehaltsentwicklung, Statusänderungen von Mitarbeitenden, Leistungsdaten von Angehörigen und Zensusdaten.
- Berichtsfähigkeit über Systeme hinweg: History Link integriert sich mit Ihrem Lohn- und HRIS-Anbieter, um systemübergreifende Auswertungen über eine einzige Plattform zu ermöglichen.
- Bundeslandspezifische Aufbewahrungsrichtlinien: Eingebaute Referenzen zu bundeslandspezifischen Aufbewahrungsfristen helfen Ihnen, Ihre Archivierungsprozesse an lokale Compliance-Anforderungen anzupassen.
- Zentrale Datenquelle: Alle historischen Daten werden in einem zentralen Portal gespeichert und bieten Ihrem Team eine verlässliche Referenz für Prüfungen, Mitarbeiteranfragen und Entscheidungsunterstützung.
ResNav-Integrationen
ResNav verfügt über Integrationen und Partnerschaften mit Paycor, Workday, UKG, ADP, Paycom, Paylocity, Gusto und isolved.
Pros and Cons
Pros:
- Präzises Archiv von Payroll-Historie über Flat-Exports hinaus macht Daten nutzbar.
- Unterstützt die Extraktion aus Hunderten von Alt-Lohnabrechnungssystemen mit Protokollen.
- Sicheres, durchsuchbares Portal bietet Teams schnellen Zugriff auf alte Unterlagen.
Cons:
- Kein komplettes DMS für allgemeine Zwecke – Schwerpunkt liegt auf HR-/Payroll-Akten.
- Integration abseits der Archivierungsextraktion kann individuelle Anpassung erfordern.
Doxis hilft Unternehmensteams dabei, verstreute Dokumente, manuelle Freigaben und compliance-intensive Prozesse über eine zentrale Plattform zu verwalten. Das modulare System vereint intelligente Dokumentenverarbeitung, ECM, Workflow-Automatisierung und KI-gestützte Erfassung – ideal für große Organisationen mit komplexen Dokumentenabläufen.
Doxis eignet sich am besten für
Doxis passt zu großen Unternehmen und mittelständischen Organisationen, die hohe Dokumentenvolumina in mehreren Abteilungen oder Standorten handhaben.
Warum ich Doxis gewählt habe
Ich habe Doxis ausgewählt, weil Ihr Team damit Dokumente in verschiedenen Sprachen verarbeiten kann, ohne für jede Sprache eigene Workflows einrichten zu müssen. Die Doxis AI.dp Engine nutzt OCR, NLP und maschinelles Lernen, um Dokumente zu klassifizieren, Schlüsseldaten zu extrahieren sowie Informationen aus Rechnungen, Verträgen, Onboarding-Unterlagen und anderen Geschäftsunterlagen zu validieren. Dies ist besonders nützlich für internationale Teams, die Dokumente von verschiedenen Niederlassungen, Lieferanten oder Kunden erhalten. Zudem gefällt mir, dass Doxis extrahierte Daten in ERP- und CRM-Workflows übernehmen kann, wodurch manuelle Doppeleingaben reduziert werden und dokumentenlastige Prozesse flüssig ablaufen.
Doxis Hauptfunktionen
- Revisionssichere Archivierung: Speichern Sie Dokumente in einem manipulationssicheren Archiv mit Aufbewahrungskontrolle, Versionshistorie und Zugriffsprotokollen.
- No-Code-App-Builder: Erstellen und passen Sie mit dem Doxis Business Studio Inhaltsanwendungen individuell an – ganz ohne Programmierung.
- Records Management: Wenden Sie Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und Lebenszyklus-Policies basierend auf Dokumententyp oder regulatorischer Kategorie an.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen auf Dokument-, Ordner- oder Workspace-Ebene fest, um festzulegen, wer Inhalte ansehen, bearbeiten oder teilen darf.
Doxis Integration
Integrationen umfassen SAP, SAP SuccessFactors, Salesforce, Oracle, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Microsoft SharePoint, ServiceNow, ADP Paisy und LDAP.
Pros and Cons
Pros:
- Leistungsstarke Integrationen mit SAP, Microsoft, Salesforce und ServiceNow
- No-Code Business Studio ermöglicht Teams eine schnellere Anpassung von Content-Apps
- Vereint Dokumentenmanagement, Workflows, IDP und Archivierung in einer Plattform
Cons:
- Die Vielzahl an Enterprise-Funktionen kann für kleinere Teams komplex wirken
- Für fortgeschrittene Anpassungen sind ggf. technisches Know-how oder externe Berater erforderlich
Axero ist eine Dokumentenmanagement-Plattform für Unternehmen, die Geschäftsdokumente zentralisieren, sichern und gemeinsam bearbeiten müssen. Sie unterstützt Teams dabei, Dateien abteilungsübergreifend zu finden, zu teilen und zu verwalten.
Für wen ist Axero am besten geeignet?
Axero eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die eine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung interner Dokumente, Wissen und die Zusammenarbeit von Teams über mehrere Abteilungen hinweg benötigen.
Warum ich Axero ausgewählt habe
Axero hat sich einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil es die zentrale Dokumentenablage in einer großen, verteilten Organisation vorbildlich handhabt. Mit der Funktion „Dateien & Dokumente“ kann mein Team Dokumente und andere Inhalte in strukturierte, berechtigungsgesteuerte Repositorien organisieren – so haben die richtigen Personen Zugriff auf die benötigten Inhalte, ohne versehentlich vertrauliche Informationen einzusehen. Die föderierte Suche ermöglicht es mir, das gesamte Intranet, angebundene Dateiquellen und Integrationen wie SharePoint an einem Ort zu durchsuchen. Inhalts-Workflows sorgen für Versionierung, Freigabeprozesse und Ablaufdaten, sodass die Dokumentbibliothek dauerhaft korrekt und vertrauenswürdig bleibt.
Axero Schlüsselfunktionen
- KI-Copilot-Chatbot: Ein KI-Assistent, der mit der Wissensdatenbank Ihres Intranets trainiert wurde und es Mitarbeitern ermöglicht, Fragen zu stellen und Informationen in einer dialogorientierten Oberfläche abzurufen.
- Nachweispflichtiges Lesen: Markieren Sie bestimmte Dokumente oder Inhalte als verpflichtend und überwachen Sie den Abschlussfortschritt mit integrierter Analyse.
- Individuelle Arbeitsbereiche: Erstellen Sie dedizierte digitale Hubs für Abteilungen oder Projekte, jeweils mit eigenen Dokumenten, Ressourcen und Berechtigungseinstellungen.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Fein abgestufte, rollenbasierte Zugriffskontrollen ermöglichen es, exakt festzulegen, wer Inhalte auf der Plattform anzeigen, bearbeiten oder verwalten kann.
Axero-Integrationen
Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Google Workspace, Slack, Twilio, Microsoft Teams, Zoom, Salesforce SSO und SharePoint Online Documents.
Pros and Cons
Pros:
- Workflow-Automatisierung verringert die manuelle Arbeitsbelastung der Teams.
- Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen eine schnelle Dokumentenfindung.
- Sichere Dokumentenablage gewährleistet Datenschutz und Compliance.
Cons:
- Gelegentliche Updates können die Funktionalität des Systems beeinträchtigen.
- Integrationsherausforderungen können technischen Support erfordern.
Idéal pour les petites entreprises avec de petits budgets
Bloo est un outil de gestion de projet conçu pour aider les équipes à organiser les tâches, collaborer sur les projets et suivre l'avancement. Il convient particulièrement aux équipes recherchant une solution simple et directe pour gérer leur travail, sans complexité inutile.
Pourquoi j'ai choisi Bloo : Bloo propose une plateforme intuitive avec des fonctionnalités telles que des flux de travail personnalisables et des tableaux Kanban, ce qui permet à votre équipe de rester organisée facilement. Il met l'accent sur la simplicité et l'accessibilité financière, garantissant ainsi une adoption rapide sans courbe d'apprentissage importante. Vous pouvez organiser les tâches par projet, définir des échéances et collaborer avec votre équipe grâce aux outils de communication intégrés. Bloo offre également un stockage illimité et la création illimitée de projets, en faisant une solution économique pour les petites équipes dont les besoins augmentent.
Fonctionnalités et intégrations remarquables de Bloo :
Fonctionnalités : modèles de projet pour démarrer plus rapidement et listes de contrôle pour une meilleure organisation. Vous pouvez aussi suivre les échéances avec des vues calendrier intégrées et ajouter des pièces jointes directement aux tâches pour un accès facilité. Les flux d'activité en temps réel permettent également de tenir votre équipe informée des changements et de la progression.
Intégrations : Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive et Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Vues calendrier pour le suivi des échéances
- Organisation visuelle grâce aux projets codés par couleur
- Partage de fichiers facile avec pièces jointes directement sur les tâches
Cons:
- Pas d'outils intégrés de rapports avancés
- Options de personnalisation limitées pour les modèles
FileHold ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine sichere, zentrale Kontrolle über große Mengen an Geschäftsdokumenten benötigen. Sie hilft Teams in regulierten Branchen dabei, Compliance, Versionierung und Workflow-Automatisierung zu verwalten.
Für wen ist FileHold am besten geeignet?
FileHold eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen, Behörden und Finanzwesen, die eine strukturierte Dokumentenkontrolle in großem Maßstab benötigen.
Warum ich FileHold ausgewählt habe
FileHold verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste aufgrund der effizienten Verwaltung von Dokumenten im Unternehmensmaßstab, ohne Kompromisse bei der Kontrolle einzugehen. Besonders gefällt mir die Funktion der virtuellen Ordner, mit der Projektmanager Dokumente aus der gesamten Bibliothek in einer einzigen, persönlichen Ansicht zusammenfassen können – so kann ein PM Verträge, Design-Spezifikationen und Rechnungen an einem Ort sammeln, auch wenn sie an völlig unterschiedlichen Stellen im System abgelegt sind. Beeindruckend für den Unternehmenseinsatz finde ich zudem die umfassenden Funktionen für das Records Management: Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien sind standardmäßig integriert und jede Nutzeraktion wird in einer vollständigen Prüfspur erfasst. Diese Kombination aus flexibler Dokumentenorganisation und integrierter Compliance-Überwachung ist genau das, was große Organisationen benötigen, wenn sie Millionen von Dokumenten über mehrere Teams und Standorte hinweg verwalten.
Die wichtigsten Funktionen von FileHold
- Dokumentenscanning und -indizierung: Scannen Sie Papierdokumente direkt mit unterstützten Scannertypen in FileHold ein; mittels OCR werden Metadaten vor dem Import automatisch vorausgefüllt.
- Überwachte Ordner: Richten Sie lokale oder Netzwerkordner ein, die von FileHold überwacht und automatisch in die Bibliothek importiert werden; mit automatischem Tagging und vorheriger Zuordnung des Zielordners.
- Dokumentenverknüpfung: Stellen Sie Eltern-Kind-Beziehungen zwischen Dokumenten her und erstellen Sie Verknüpfungen zu häufig verwendeten Dateien, um zusammengehörige Datensätze in der Bibliothek zu organisieren.
- Nutzerrollen und Sicherheit: Wählen Sie aus 11 vordefinierten Sicherheitsrollen – von Nur-Lesen bis Systemadministrator –, um genau zu steuern, worauf jeder Nutzer zugreifen und was er bearbeiten darf.
FileHold Integrationen
Integrationen umfassen Microsoft Teams, Microsoft Office, Microsoft Active Directory, Adobe Electronic Signature und SmartSoft Capture.
Pros and Cons
Pros:
- Das fortschrittliche Suchwerkzeug vereinfacht das Auffinden von Dokumenten.
- Effizientes digitales Dokumentenmanagement spart physischen Platz.
- Automatische Datenerfassung minimiert manuelle Eingaben.
Cons:
- Bedenken hinsichtlich langfristiger Dateisicherheit und möglicher Störungen.
- Datenübertragungsprozesse könnten für ein reibungsloseres Erlebnis verbessert werden.
DocuWare
Bestes Dokumentenmanagementsystem für Workflow-Automatisierungen
DocuWare ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine sichere Speicherung, eine schnelle Dokumentenfindung und automatisierte Prozesse zur Organisation der Teams und Einhaltung von Vorschriften benötigen.
Für wen ist DocuWare am besten geeignet?
DocuWare eignet sich für mittelständische bis große Unternehmen in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Produktion, die eine strukturierte Dokumentenkontrolle über mehrere Abteilungen hinweg benötigen.
Warum ich DocuWare gewählt habe
DocuWare verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil die Möglichkeiten zur Workflow-Automatisierung weit über das grundlegende Dokumentenrouting hinausgehen. Besonders gefällt mir der Drag-and-Drop-Designer des Workflow Managers, mit dem Sie mehrstufige Freigabeprozesse wie Rechnungsfreigaben oder Mitarbeitereinstellungen abbilden können, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Sie können automatische Eskalationsregeln festlegen, sodass eine Aufgabe bei Fristüberschreitung an das nächste verfügbare Teammitglied weitergeleitet wird und nicht unbearbeitet bleibt. Auch das Protokoll der Workflow-Historie finde ich äußerst hilfreich: Es zeigt genau, welcher Benutzer bei jedem Schritt welche Entscheidung getroffen hat, sodass Sie ohne zusätzlichen Aufwand eine klare Prüfungsspur erhalten.
DocuWare Schlüsselfunktionen
- Intelligente Indexierung: Liest und verschlagwortet Dokumenteninhalte automatisch mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR), sodass Dateien nach Stichwort, Datum oder benutzerdefinierten Feldern durchsuchbar sind.
- Dokumenten-Versionierung: Verfolgt jede gespeicherte Änderung an einer Datei und ermöglicht es Ihnen, jede vorherige Version direkt aus der Dokumentenhistorie wiederherzustellen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Weist einzelnen Nutzern oder Gruppen spezifische Lese-, Bearbeitungs- oder Löschrechte zu, um zu steuern, wer mit welchem Dokumentenschrank interagieren darf.
- Digitale Dokumentenstempel: Bringt individuell anpassbare Stempel wie 'Genehmigt' oder 'Geprüft' direkt auf Dokumenten an, um deren Status im Prozess zu markieren.
DocuWare Integrationen
Die Integrationen umfassen Microsoft Power Automate, Make, webmethods.io, elastic.io und eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Sicherheitsfunktionen schützen sensible Daten effektiv.
- Die schnelle Dokumentenfindung wird durch fortschrittliche Suchfunktionen ermöglicht.
- Die Workflow-Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben erheblich.
Cons:
- Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten passen möglicherweise nicht zu allen geschäftlichen Anforderungen.
- Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Lösungen veraltet.
Revver
Am besten zur Kombination aus Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement geeignet
Revver ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die eine sichere Speicherung, automatisierte Workflows und Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften benötigen, um Geschäftsdokumente organisiert und zugänglich zu halten.
Für wen ist Revver am besten geeignet?
Revver eignet sich besonders für mittelgroße Unternehmen, die eine einzige Plattform benötigen, um sowohl die Dokumentenspeicherung als auch die damit verbundenen Freigabe- oder Compliance-Workflows zu verwalten.
Warum ich Revver gewählt habe
Ich habe Revver als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es eines der wenigen Dokumentenmanagementsysteme ist, das Speicherung und Geschäftsprozessautomatisierung als ein zusammenhängendes System und nicht als zwei getrennte Tools behandelt. Besonders gefällt mir der No-Code-Workflow-Builder – mein Team nutzt ihn, um Dokumentenrouting, Freigabeketten und automatisierte Benachrichtigungen einzurichten, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben. Zum Beispiel habe ich Workflows konfiguriert, die automatisch ausgelöst werden, sobald eine Datei hochgeladen wird, und sie anhand von Metadatenbedingungen an den passenden Prüfer weiterleiten. Die Smart Extract KI von Revver zieht relevante Daten direkt aus den Dokumenten und speist sie in Suchen und Berichte ein, sodass mein Team keine Dateien taggen oder Daten erneut eingeben muss.
Wichtige Funktionen von Revver
- Versionskontrolle und Dateisperrung: Komplette Versionshistorie von Dateien einsehen und gesperrte Versionen erstellen, um weitere Änderungen an abgeschlossenen Dokumenten zu verhindern.
- Integrierte elektronische Signatur: Dokumente können direkt in Revver zur rechtsverbindlichen Unterzeichnung versendet werden, mit automatischen Erinnerungen und Live-Statusverfolgung – ganz ohne zusätzliche Tools.
- Aufbewahrungsrichtlinien: Zeitbasierte Regeln festlegen, um bestimmte Dateien oder Ordner für einen definierten Zeitraum zu sperren und so die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen zu unterstützen.
- Detailliertes Berechtigungsmanagement: Ansichts-, Download- oder Löschrechte auf Datei- oder Ordnerebene vergeben, mit rollenbasierter Zugriffskontrolle für Ihr gesamtes Team.
Revver-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft 365, OneDrive, Word, Excel, Outlook, Google Drive, Google Workspace, DocuSign, Salesforce, SAP und Workday.
Pros and Cons
Pros:
- Bietet umfangreiche Speicherkapazität von bis zu 20 TB – ideal für große Dokumentenarchive.
- Starke Integration mit Microsoft 365 fördert Zusammenarbeit und Produktivität.
- Bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierte Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Cons:
- Die Einrichtung kann vier bis sechs Wochen dauern und verzögert damit die Inbetriebnahme.
- Weniger Drittanbieter-Integrationen als größere Wettbewerber.
Weitere Dokumentenmanagementsysteme
Hier sind noch einige Tools, die es nicht in die Top-Liste geschafft haben. Sie sind trotzdem für das passende Unternehmen eine gute Option.
- OpenText
Am besten für Content-Lifecycle-Management geeignet
- Microsoft SharePoint
Am besten für Microsoft-Nutzer
- Files.com
Am besten mit anpassbaren Richtlinien zur Datenaufbewahrung
- MedTrainer
Am besten für Gesundheitseinrichtungen geeignet
- Guru
Am besten geeignet, um in jeder App, jedem Dokument oder Chat-Kanal nach Antworten zu suchen
- PandaDoc
Am besten geeignet für eine einfache und benutzerfreundliche Oberfläche
- Arena Solutions
Am besten geeignet für Unternehmen aus den Bereichen komplexe Elektronik und Medizintechnik
- Amazon WorkDocs
Am besten für Compliance-Anforderungen
- OpenDocMan
Es kostenloses Dokumentenmanagementsystem
- Hyland Alfresco
Am besten geeignet für Enterprise Content Management
- MasterControl
Am besten für Unternehmen in regulierten Branchen
- docEdge DMS
Am besten geeignet für funktionsreiche Dokumentenverwaltung
- Meridian
Am besten geeignet für Ingenieurteams
- Dokkio
Ideal für plattformübergreifende Dokumentenverwaltung
- Filecamp
Am besten geeignet wegen der großen Bandbreite an Sortier-, Filter- und Suchmöglichkeiten für Informationen
- Document360
Am besten geeignet zur Verwaltung einer internen Wissensdatenbank
- DocHub
Am besten für umfassende PDF-Bearbeitung geeignet
- pdfFiller
Am besten für sicheres, umfassendes PDF-Management
- SignNow
Am besten geeignet für effiziente eSignatur-Workflows
- MediaValet
Ens geeignet dank außergewöhnlichem Kundensupport
- Bynder
Am besten geeignet für das Management von Multimedia-Assets
- Wrike
E Arbeitsmanagement-Software mit integrierter Dokumentenmanagement-Funktionalität
- Adobe Acrobat
Am besten für sichere PDF-Dokumentenkontrolle
- altaFlow
Am besten geeignet für den Drag-and-Drop-Workflow-Builder
Weitere Reviews zu Projektmanagement-Software
Falls Sie hier noch nicht das Richtige gefunden haben, entdecken Sie diese verwandten Tools, die wir ebenfalls getestet und bewertet haben:
- Projektmanagement-Software
- Ressourcenmanagement-Software
- Workflow-Automatisierungssoftware
- Aufgabenmanagement-Software
- Kollaborationstools
- Produktivitätstools
- Intelligente Dokumentenverarbeitung
- Dokumentenautomatisierung
- Dokumentensammlungs-Software
- Dokumentenprüfungssoftware
- Open Source Dokumentenmanagement
Wie ich Dokumentenmanagement-Systeme bewerte
Wenn ein PMO Einreichungen, RFIs und Abnahmen von Auftragnehmern innerhalb eines verteilten Teams nachverfolgen muss, betrachte ich Tools aus zwei Perspektiven: grundlegende Qualifikationen und entscheidende Unterscheidungsmerkmale.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Bei der Auswahl von Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede unten aufgelistete Kernfunktion. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentwert. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65% erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Zentralisiertes Dokumenten-Repository: Ich prüfe, wie die Plattform Dateien in projektbasierten Arbeitsbereichen organisiert und ob Teams reale Ordnerstrukturen wie Phasen, Arbeitspakete oder Lieferobjekte abbilden können.
- Versionierung: Jede Überarbeitung eines Leistungsbeschriebs oder Projektplans sollte automatisch nachverfolgt werden. Ich achte auf Funktionen wie Zurücksetzen, Vergleichen sowie Ein- und Auschecken von Dokumenten.
- Zugriffsrechte & Sicherheit: Ich prüfe, ob sich der Zugriff auf Ordnerebene oder Dokumentenebene einschränken lässt, da Auftragnehmer und Kunden oft Einsicht in bestimmte Liefergegenstände benötigen, aber nicht auf das gesamte Projektdokumentenlaufwerk.
- Suche & Metadaten-Tagging: Das Auffinden einer versteckten Einreichung oder Änderungsanweisung unter Hunderten von Dateien ist wichtig. Daher suche ich nach Volltextsuche, benutzerdefinierten Metadatenfeldern und fortgeschrittenen Filtermöglichkeiten.
- Zusammenarbeit & Teilen: Ich bewerte Funktionen wie gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit, Kommentieren und externe Teilen-Steuerung, insbesondere wie die Plattform den Gastzugang für externe Stakeholder handhabt.
- Workflow & Integration: Freigabeprozesse für Dokumente wie RFIs oder Abnahmeprotokolle sollten konfigurierbar sein. Ich achte auf native Integrationen mit Tools wie Jira, Asana, Smartsheet oder Microsoft 365.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die die Kriterien erfüllen, betrachte ich, was jede Plattform einzigartig macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Mobiler und Offline-Zugriff sind wichtig, wenn Projektkoordinatoren auf einer Baustelle mit instabilem Internet Baupläne durchsuchen. Ich achte außerdem auf integrierte E-Signatur-Unterstützung, die Änderungsaufträge und Freigaben von Stakeholdern beschleunigt, ohne dass Teams auf ein separates Signaturtool angewiesen sind. Anpassbare Vorlagen und Formulare sind ein weiteres Unterscheidungsmerkmal: Plattformen, auf denen Sie standardisierte Starterpakete oder Prüfungs-Checklisten erstellen können, sparen bei wiederkehrenden Projekten echte Einrichtungszeit.
Mehr als nur Funktionen
Das Integrationsökosystem ist ein entscheidender Faktor: Ich prüfe, ob die Plattform nativ mit Tools wie Jira, Asana oder Microsoft 365 verbunden werden kann, denn ein DMS, das außerhalb der Projektprozesse betrieben wird, schafft Silos. Compliance- und Sicherheitszertifizierungen haben ein großes Gewicht, besonders für Teams, die regulierte Ergebnisse liefern müssen und denen SOC 2 oder ISO 27001 wichtig sind. Ich berücksichtige zudem die Flexibilität hinsichtlich der Bereitstellung: Manche PMOs benötigen ausschließlich Cloud-Zugriff, während andere – insbesondere in streng kontrollierten IT-Umgebungen – On-Premise- oder Hybridoptionen benötigen.
So wählen Sie ein Dokumentenmanagementsystem aus
Bei der Vielzahl an verschiedenen Lösungen für Dokumentenmanagement kann es schwierig sein, zu entscheiden, welches Dokumentenmanagementsystem (DMS) am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Wenn Sie Dokumentenmanagementsysteme in die engere Auswahl nehmen, testen und auswählen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Welches Problem möchten Sie lösen – Beginnen Sie damit, die Lücke bei den Funktionen des Dokumentenmanagements zu identifizieren, die Sie füllen möchten, um die notwendigen Funktionen und Anforderungen des Projekt-Dokumentenmanagementsystems zu definieren.
- Wer wird es nutzen müssen – Um Kosten und Anforderungen einzuschätzen, überlegen Sie sich, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Überlegen Sie, ob nur Projektmanagement-Fachkräfte oder die gesamte Organisation Zugriff benötigen werden. Ist das geklärt, sollten Sie auch überlegen, ob Sie die Benutzerfreundlichkeit für alle oder die Geschwindigkeit für Power-User des Dokumentenmanagementsystems priorisieren.
- Mit welchen anderen Tools es zusammenarbeiten muss – Legen Sie fest, welche Tools ersetzt werden, welche bleiben und mit welchen Tools (z. B. Buchhaltungs-, CRM- oder HR-Software) eine Integration erforderlich ist. Entscheiden Sie, ob die Tools untereinander integriert werden sollen oder ob Sie mehrere Tools durch eine konsolidierte Projekt- und Dokumentenmanagementsoftware ersetzen können.
- Welche Ergebnisse wichtig sind – Überlegen Sie, welches Ergebnis die Software liefern muss, damit sie als erfolgreich gilt. Machen Sie sich klar, welche Fähigkeiten Sie gewinnen oder verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen werden. Beispielsweise könnte ein Ergebnis die erhöhte Transparenz über die Leistungsfähigkeit sein. Sie können Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen ohne Ende vergleichen, aber wenn Sie Ihre gewünschten Ergebnisse nicht im Blick haben, verschwenden Sie womöglich wertvolle Zeit.
- Wie es in Ihre Organisation passt – Beziehen Sie die Softwareauswahl in Ihr bestehendes Workflow- und Liefermodell ein. Evaluieren Sie, was gut funktioniert und wo es Problemstellen gibt, die behoben werden müssen. Bedenken Sie, dass jedes Unternehmen anders ist — gehen Sie nicht davon aus, dass ein populäres Tool automatisch zu Ihrem Unternehmen passt.
Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen
Wenn Sie sich für ein Dokumentenmanagementsystem entscheiden, achten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen:
- Dokumentenspeicherung und -organisation: Ein gutes System ermöglicht es Ihnen, all Ihre Dateien übersichtlich in digitalen Ordnern zu speichern, zu sortieren und zu kategorisieren. So müssen Sie nicht mehr in endlosen E-Mail- oder Desktop-Ordnern nach einem Dokument suchen.
- Zugriffssteuerung und Berechtigungen: Schützen Sie sensible Informationen, indem Sie genau festlegen, wer jedes Dokument ansehen, bearbeiten oder weitergeben darf. Sie können Zugriffsrechte nach Rollen oder individuellen Personen vergeben und so versehentliche Änderungen oder Datenlecks vermeiden.
- Versionskontrolle: Verfolgen Sie jede Änderung und behalten Sie alte Versionen griffbereit. So können Sie bei Fehlern zurückspringen oder nachvollziehen, wer was geändert hat – das "Wer hat das geändert?"-Rätsel entfällt.
- Dokumentensuche und -wiederauffindung: Finden Sie mit leistungsstarken Suchwerkzeugen in Sekunden alles wieder. Egal, ob Sie sich nur an den Dateinamen oder ein Stichwort erinnern, Sie kommen ohne langwieriges Suchen ans Ziel.
- Audit Trails und Aktivitätsprotokolle: Sehen Sie die Historie, wer was wann getan hat. Diese Funktion sorgt für Transparenz, sodass Sie Probleme beheben, Compliance sicherstellen oder einfach den Dokumentenfluss nachverfolgen können.
- Kollaborationstools: Arbeiten Sie gemeinsam – auch aus der Ferne – indem mehrere Personen Dokumente kommentieren, prüfen und gemeinsam bearbeiten können. So bleiben Projekte in Bewegung, ohne unendliche E-Mail-Ketten oder doppelte Änderungen.
- Mobile Zugänglichkeit: Greifen Sie von überall über Ihr Smartphone oder Tablet auf Dokumente zu, bearbeiten oder teilen Sie sie. Ideal, wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen, aber dennoch produktiv bleiben möchten.
- Dokumentenaufbewahrung und -archivierung: Archivieren Sie ältere Dokumente automatisch oder legen Sie Aufbewahrungsrichtlinien fest, damit Ihr System übersichtlich und regelkonform bleibt, ohne dass Sie ständig darauf achten müssen.
- Integrationsfähigkeit: Verbinden Sie das System mit anderen Tools, die Sie bereits nutzen, wie E-Mail, Projektmanagement-Apps oder Cloud-Speichern. So bleibt Ihr Workflow nahtlos und Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln.
Typische KI-Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen
Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI-Funktionen wie:
- Intelligente Dokumentenklassifizierung: KI erkennt Dokumententypen und kategorisiert sie automatisch für Sie, sodass Sie weniger Zeit mit dem Beschriften und Ablegen verbringen.
- Automatisierte Datenerfassung: KI durchsucht Dokumente und extrahiert wichtige Informationen – wie Namen, Daten oder Vertragsbedingungen – und erspart Ihnen dadurch stundenlange manuelle Eingabe.
- Intelligente Suche und Empfehlungen: KI liefert genauere Suchergebnisse oder schlägt basierend auf Ihrem Verhalten und Ihren Suchanfragen sogar verwandte Dokumente vor.
- Automatisierte Weiterleitung von Arbeitsabläufen: KI analysiert Inhalt und Kontext, um Dokumente automatisch an die richtigen Teammitglieder oder Abteilungen weiterzuleiten – so verringern sich Verzögerungen, und die Aufgaben kommen schnell zur richtigen Person.
- Anomalieerkennung: KI erkennt ungewöhnliche Aktivitäten wie unbefugte Zugriffe oder Änderungen und bietet Ihnen eine zusätzliche Sicherheitsebene sowie mehr Ruhe.
Trends bei Dokumentenmanagement-Systemen
Im Rahmen meiner Recherche habe ich zahlreiche Produktupdates, Pressemitteilungen und Änderungsprotokolle verschiedener Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich im Blick behalte:
- KI-gesteuerte Dokumenteneinblicke: KI-Tools analysieren und fassen mittlerweile Dokumente zusammen, sodass wichtige Informationen gefunden werden können, ohne jedes Wort zu lesen. Diese Funktionen helfen Teams, schnell verwertbare Daten aus großen Textmengen (wie Verträgen oder Berichten) herauszufiltern.
- Blockchain zur Dokumentenverifizierung: Blockchain-Technologie garantiert die Echtheit von Dokumenten durch manipulationssichere Prüfpfade. Das ist besonders nützlich bei juristischen und finanziellen Dokumenten, bei denen der Nachweis der Integrität und eine lückenlose Änderungshistorie entscheidend sind.
- Fein granulierte Benutzerzugriffsrechte: Erweiterte Berechtigungen ermöglichen es Unternehmen, für einzelne Benutzer und Teams passgenaue Zugriffsrechte zu definieren. Das schützt sensible Daten und hilft, regulatorische Anforderungen einzuhalten, insbesondere bei vertraulichen Informationen.
- Integrierte E-Signatur-Funktionen: Immer mehr Systeme integrieren E-Signatur-Tools direkt in die Plattform und verringern so die Abhängigkeit von Drittanbieter-Software. Dieser Trend vereinfacht Freigabeprozesse und beschleunigt Abläufe wie Vertragsunterzeichnungen oder das Onboarding von Kunden.
- Erweiterte Metadaten-Tagging: Verbesserte Tagging-Systeme nutzen KI, um Dokumente automatisch anhand ihres Inhalts zu kategorisieren und so die Auffindbarkeit zu verbessern. Besonders Unternehmen mit umfangreichen Archiven profitieren davon, da sich der Zeitaufwand für das Auffinden von Dateien deutlich verringert.
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine digitale Plattform, die elektronische Dokumente an einem zentralen Ort speichert, organisiert und nachverfolgt.
Es ersetzt papierbasierte Prozesse, um den Zugriff zu vereinfachen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Sicherheit von Dokumenten zu erhöhen. DMS-Tools erleichtern das Auffinden, Teilen und Verwalten von Dateien, sodass Teams effizienter arbeiten und das Risiko verlorener oder falsch abgelegter Informationen minimieren.
Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Auf diese können Sie sich freuen:
- Höhere Produktivität: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Reduzierung manueller Dokumententätigkeiten ermöglichen es Nutzern und Unternehmen, sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und dadurch die Gesamtproduktivität zu steigern.
- Erhöhte Sicherheit: Ein DMS schützt sensible Daten durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Prüfprotokolle, wodurch das Risiko von Datenlecks und unbefugtem Zugriff deutlich verringert wird.
- Verbesserte Zugänglichkeit: Mit einem DMS können Dokumente jederzeit und von überall schnell und effizient abgerufen werden, sodass Nutzer sofort auf die benötigten Informationen zugreifen können.
- Bessere Zusammenarbeit: Da mehrere Nutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und an ihnen arbeiten können, fördert ein DMS eine kooperative Arbeitsumgebung, die Teamwork stärkt und Projekte schneller zum Erfolg führt.
- Einhaltung von Vorschriften und Regularien: Dokumentenmanagement-Systeme lassen sich branchenspezifisch konfigurieren, sodass Unternehmen gesetzliche Standards leichter einhalten und Strafen vermeiden können.
Kosten & Preise für Dokumentenmanagement-Systeme
Wer sich mit Dokumentenmanagement-Software (DMS) beschäftigt, sollte als Käufer unbedingt die verschiedenen Tarifoptionen und Preisstrukturen kennen. Solche Systeme sind in unterschiedlichsten Konfigurationen erhältlich: Sie reichen von einfachen Dokumentenablagen für kleine Teams bis hin zu umfangreichen Lösungen für große Unternehmen mit ausgefeilten Dokumentenmanagement- und Kollaborationsfunktionen.
Die Preise variieren stark, abhängig von bereitgestellten Funktionen, Nutzeranzahl und Supportniveau. Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung typischer DMS-Tarife – auch einer kostenlosen Option –, damit Sie Ihre Auswahl mit größerer Klarheit treffen können.
Tarifvergleichstabelle für Dokumentenmanagementsysteme
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Grundlegende Dokumentenspeicherung, begrenzter Speicherplatz, Community-Support, grundlegende Sicherheitsfunktionen |
| Basic | $5-10 pro Nutzer/Monat | Cloud-Speicher, Dokumentenfreigabe, Zugriffskontrollen, grundlegende Kollaborationswerkzeuge, E-Mail-Support |
| Standard | $10-25 pro Nutzer/Monat | Erhöhte Speicherkapazität, erweiterte Suche, Versionskontrolle, Integrationen, priorisierter E-Mail-Support |
| Premium | $25-50 pro Nutzer/Monat | Anpassbare Workflows, erweiterte Sicherheitsoptionen, KI-Funktionen, Telefon- und Live-Chat-Support |
| Enterprise | Individuelle Preisgestaltung | Unbegrenzter Speicherplatz, dedizierter Support, Unternehmenssicherheit, individuelle Integrationen |
Die Wahl des richtigen Tarifs hängt von der Größe Ihrer Organisation, der geplanten Nutzung des Dokumentenmanagementsystems und dem benötigten Supportlevel ab. Es ist wichtig, die Kosten gegen die Funktionalität abzuwägen, um eine Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht, ohne das Budget zu überschreiten. Zusätzlich ist es entscheidend, die Skalierbarkeit des Tarifs zu berücksichtigen, da Ihre Anforderungen mit der Zeit wachsen und sich verändern können – so wird ein nahtloser Wechsel zu leistungsfähigeren Funktionen und Kapazitäten ermöglicht.
Häufig gestellte Fragen zu Dokumentenmanagementsystemen
Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zu Dokumentenmanagement-Tools.
Worin unterscheidet sich ein DMS von einer Cloud-Speicherlösung (z.B. Google Drive oder Dropbox)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für eine deutlich fortschrittlichere Dokumentenkontrolle ausgelegt als einfache Cloud-Speicherplattformen. Im Gegensatz zu Google Drive oder Dropbox können Sie mit einem DMS Dokumenten-Workflows automatisieren, Zugriffsrechte granular steuern und jede Version oder Änderung durch Ihr Team nachvollziehen. Für Projektmanager bedeutet das, dass Sie Freigabeprozesse durchsetzen, den Lebenszyklus von Dokumenten überwachen, den Zugriff auf sensible Dateien gezielt steuern und für die Einhaltung von Vorschriften eine vollständige Prüfhistorie pflegen können. Während Cloud-Speicherdienste sich gut zum Teilen und Synchronisieren eignen, bietet ein DMS Struktur, Verantwortlichkeit und Prozessautomatisierung für komplexe Projektanforderungen.
Wie unterstützen Dokumentenmanagementsysteme remote oder verteilte Projektteams?
Dokumentenmanagementsysteme stellen für verteilte oder Remote-Projektteams eine zentrale, sichere Plattform für alle Dokumente bereit – unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden. Sie können Dokumente in Echtzeit hochladen, bearbeiten und teilen, sodass alle sofort über Aktualisierungen informiert sind. Kollaborationsfunktionen wie Versionsverwaltung, Kommentare im Dokument und Aufgabenverteilung helfen, remote Teams zu koordinieren und Missverständnisse zu vermeiden. Automatische Benachrichtigungen informieren Sie, wenn Änderungen vorgenommen werden oder Ihre Prüfung gefragt ist, sodass nichts untergeht. Für Projektmanager bedeutet das, dass Sie selbst über verschiedene Zeitzonen oder Standorte hinweg Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden halten und vollständige Transparenz über die Projektdokumentation gewährleisten können.
Können Dokumentenmanagementsysteme mit Projektmanagement-Tools wie Asana oder Jira integriert werden?
Ja, die meisten führenden Dokumentenmanagementsysteme lassen sich mit Projektmanagement-Tools wie Asana, Jira, Trello oder Microsoft Teams integrieren. Durch Integrationen können Sie relevante Dokumente an Aufgaben anhängen, Dateien direkt im PM-Tool aktualisieren und DMS-Workflows basierend auf Projektmeilensteinen auslösen. Das bedeutet, Sie müssen nicht mehr verschiedene Systeme oder E-Mail-Anhänge durchsuchen – alles ist verbunden, was Zeit spart und Fehler reduziert. Mit diesen Integrationen können beispielsweise Anforderungsdokumente mit Jira-Tickets oder Besprechungsnotizen mit Asana-Aufgaben verknüpft werden – so findet jeder schnell, was er für Planung oder Umsetzung benötigt.
Wie funktioniert die Metadaten- und Texterkennung in einem Dokumentenmanagementsystem?
Dokumentenmanagementsysteme nutzen Metadaten- und Textextraktion, um die Organisation und Auffindbarkeit von Dokumenten zu verbessern. Beim Hochladen scannt das DMS die Dateien und extrahiert automatisch wichtige Informationen – beispielsweise Daten, Projektnamen, Autoren oder Vertragswerte – direkt aus dem Dokumenteninhalt oder seinen Eigenschaften. Dies geschieht oft mithilfe integrierter KI oder OCR (optische Zeichenerkennung). Für Projektmanager bedeutet das, dass beim Hochladen eines neuen Vertrags oder einer Ausschreibung das System diese automatisch taggt, sodass spätere Suchen schneller und präziser ablaufen. Das spart Zeit bei der Dokumentenorganisation und ermöglicht es, im Projekt schnell die richtigen Dateien zu finden.
Sind Dokumentenmanagementsysteme sicher?
Ja, Dokumentenmanagementsysteme bieten starke Sicherheitsfunktionen wie Dateiverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüflogs. Sie legen genau fest, welche Nutzer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder teilen dürfen. Die meisten Systeme beinhalten außerdem automatische Backups sowie Multi-Faktor-Authentifizierung, um unbefugte Zugriffe oder Datenverluste zu verhindern. Für Projektmanager bedeutet das, dass Sie sensible Projektdateien – wie Verträge oder Finanzunterlagen – sicher speichern können, ohne sich um Datenlecks sorgen zu müssen. Das Audit-Log hilft außerdem dabei, die Nachverfolgung von Zugriffen oder Änderungen zu gewährleisten und unterstützt so Datensicherheit und Verantwortlichkeit.
Wie unterstützt Dokumentenmanagementsoftware die Einhaltung von Vorschriften?
Dokumentenmanagementsoftware unterstützt Projektmanager bei der Einhaltung von rechtlichen oder vertraglichen Vorgaben, indem sie die Dokumentation automatisiert und Dokumentenrichtlinien durchsetzt. Es gibt Funktionen wie Berechtigungsverwaltung, verbindliche Aufbewahrungsfristen, elektronische Signaturen sowie detaillierte Protokolle, die erfassen, wer welche Datei geöffnet oder geändert hat. Das schafft klare Nachweise für Audits und dokumentiert die Einhaltung etwa von DSGVO, HIPAA oder branchenspezifischen Standards. Außerdem sorgen automatische Archivierung und Löschung für weniger manuelle Fehler und verringern das Risiko von Verstößen. Damit können Sie auch bei Prüfungen jederzeit eine ordnungsgemäße Dokumentenführung nachweisen.
Ist die Migration zu einem Dokumentenmanagementsystem schwierig?
Nein, der Umstieg auf ein Dokumentenmanagementsystem ist in der Regel gut zu bewältigen, wenn man ihn sorgfältig plant und Unterstützung nutzt. Die meisten Anbieter stellen Migrations-Tools bereit, um Dateien, Ordnerstrukturen und Metadaten mit minimalem Aufwand zu übertragen. Beginnen Sie mit einem Audit Ihrer bestehenden Dokumente, um veraltete Dateien auszusortieren, und testen Sie die Migration zunächst mit einer kleinen Gruppe von Schlüsselpersonen. Schulungen oder Onboarding-Materialien helfen, Widerstände abzubauen und die Einführung im Team zu erleichtern. Sollte es Probleme geben, steht der technische Support des Anbieters zur Verfügung, um Schwierigkeiten zu lösen und den Übergang für Projektmanager und Teams reibungslos zu gestalten.
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