10 beste Software für die Projektbuchhaltung zur Budgetplanung im Jahr 2026

Scoro ist eine Arbeitsmanagement-Software, die gleichzeitig als Projektbuchhaltungssoftware dient und Agenturen sowie Beratungsunternehmen dabei unterstützt, Projekte zu optimieren, Angebotserstellung zu vereinfachen und die Rechnungsstellung zu automatisieren. Es gibt viele verschiedene Tarife, aber aufgrund der fortgeschrittenen Funktionen für die Projektbuchhaltung denke ich, dass Scoro besonders Agenturen und Dienstleister anspricht.

Warum ich Scoro ausgewählt habe: Die Plattform ist eine All-in-One-Business-Management-Software, die außerdem Zeiterfassung und Teammanagement, Rechnungsstellung, Vertrieb und Automatisierung von Dienstleistungen bietet. Sie verfolgt Aufgaben und Ausgaben, während sie Rechnungsprozesse automatisiert und die gesamte Projektbuchhaltung, wie Rechnungsstellung oder Kostenverwaltung, vereinfacht.

Zusätzlich ermöglicht Scoro den Nutzer:innen eine zentralisierte Übersicht über Projekte, Budgets, Aufgaben, Ressourcen und Fristen, was eine bessere Koordination und Ressourcenplanung erlaubt. Mir gefällt auch, dass die Plattform die Teamarbeit fördert und die Kommunikation, Informationsweitergabe und Zusammenarbeit unter den Teammitgliedern erleichtert.

Besondere Funktionen und Integrationen von Scoro

Besondere Funktionen sind unter anderem die gleichzeitige Schätzung von Lieferkosten und das Nachverfolgen von geplanten versus tatsächlichen Ergebnissen, damit Projekte termingerecht und im Budget abgeliefert werden können. Eine weitere großartige Funktion ist die Rechnungsstellung, die die Abrechnung sowie das Zahlungseinsammeln automatisiert (mit verschiedenen Zahlungsoptionen, von Direktüberweisung bis zu Bezahlkarte und Papierscheck). Außerdem können Sie die Rechnungsstellung mit Ihren Finanztools synchronisieren, um genaue Zahlungsinformationen und einen schnellen Zahlungseingang zu gewährleisten.

Integrationen umfassen führende Geschäftsanwendungen wie MS Exchange, Google Kalender, Quickbooks, Asana, Jira, Evernote, Trello, Harvest, Basecamp, GitHub, Xero, Expensify, Exact, Salesforce, Hubspot, Mailchimp, Stripe, Paypal, Woocommerce, Drift, Dropbox und Zendex. Mit Zapier lässt sich Scoro mit vielen weiteren Drittanbieter-Apps verbinden. Sie können zudem die API nutzen, um eigene Integrationen zu erstellen und diese im Scoro-Marktplatz einzureichen.

Teamwork ist eine Projektbuchhaltungssoftware, die vollständige Kontrolle über Budgets und Abläufe sowie leistungsstarkes Projektmanagement an einem Ort bietet. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit eignet sich diese Software ideal für kollaboratives Projektmanagement, insbesondere für Teams, die an komplexen Projekten arbeiten, welche umfangreiche Koordination und Kommunikation erfordern.

Warum ich Teamwork ausgewählt habe: Diese Plattform zeichnet sich durch die Förderung der Kontrolle von Projektabläufen und Zusammenarbeit mit ihrer intuitiven Benutzeroberfläche und robusten Kommunikationstools aus.

Was mich an dieser Plattform jedoch besonders beeindruckt hat, ist die Möglichkeit, wiederkehrende Einnahmen aus Verträgen durch Nachverfolgung von Zeit, Stundensätzen und Ausgaben zu optimieren. Dies ermöglicht es Projektmanagern oder Buchhaltern, Budgetschwankungen auszugleichen. Sie können außerdem die Gewinnmarge überwachen, indem Sie die Leistung von Projekten, Kunden und Retainern analysieren, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Teamwork-Hauptfunktionen und Integrationen

Hauptfunktionen sind u. a. Zeiterfassung und ein Gantt-Diagramm für das Workflow-Management zur Unterstützung der Projektplanung. Nutzer profitieren zudem vom Datei- und Dokumentenmanagement für einfachen Informationsaustausch und Zusammenarbeit.

Integrationen sind unter anderem Slack, MS Teams, Hubspot, Skyvia, Atarim, Feedbucket, Parallax, Stripe, Bybrand, Integrately, Pabbly und Import2. Sie können außerdem die Teamwork-API verwenden, um Teamwork mit Ihren bevorzugten Tools zu verbinden und maßgeschneiderte Integrationen zu erstellen.

Nutcache ist eine bekannte webbasierte kollaborative Projektmanagement-App für Unternehmen und Teams jeder Größe, um deren Produktivität zu steigern. Sie bietet umfassendes Projektmanagement mit Projektabrechnungsfunktionen wie Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Ausgabenverwaltung.

Warum ich Nutcache gewählt habe: Was Nutcache besonders macht, ist der Fokus der Plattform auf Projektabrechnung, beispielsweise Ausgabenverwaltung und Rechnungsstellung. Diese Funktionen ermöglichen es den Nutzern, direkt von Projektboards aus zu fakturieren, erfasste Zeiten und Ausgaben zur Abrechnung von Projekten zu nutzen, tatsächliche mit geschätzten Projektbudgets und Zeiten zu vergleichen und Dokumente an Kostenvoranschläge und Rechnungen anzuhängen. Nutcache unterstützt außerdem Zahlungsgateways wie 2Checkout, Authorize.net und Paypal, sodass Nutzer Online-Zahlungen und Kreditkarten akzeptieren können. Das macht es zu einer großartigen Option auch für weniger erfahrene Lohnbuchhaltungsteams.

Außerdem gefällt mir, dass Nutcache als cloudbasierte Lösung für Android, iOS, Linux, Mac und Windows verfügbar ist. Da die Plattform sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig angeboten wird, kann man sie zunächst gratis testen, um sich einen Überblick zu verschaffen, bevor man sich für ein Abonnement entscheidet. In dieser Zeit erhält man bereits hochwertige Funktionen zur Unterstützung des eigenen Projektmanagements.

Nutcache – Herausragende Funktionen und Integrationen

Herausragende Funktionen sind Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung zur Steigerung der Produktivität. Mit diesen Funktionen können Sie den gesamten Projekt-Lebenszyklus in einem kollaborativen Arbeitsbereich steuern – von der ersten Budgetschätzung bis zur endgültigen Abrechnung, inklusive Projektzeiterfassung, Ausgabenverwaltung, Rechnungsstellung an Ihre Kunden und Bezahlung. Die Echtzeit-Budgetfunktionen ermöglichen es Ihnen jederzeit genau zu sehen, wie Sie im Vergleich zu den Projektzielen und -schätzungen abschneiden. 

Integrationen umfassen Dynacom Accounting, PayPal, Stripe, 2Checkout, Authorized.Net, Quickbooks Online, Google Workspace, GitHub und Slack. Sie können außerdem Zapier nutzen, um Nutcache mit Ihren bevorzugten Web-Apps von Drittanbietern zu verbinden und über die API eigene Integrationen zu erstellen.

LiquidPlanner ist eine transformative Projektabrechnungslösung für Teams, die Projekte planen, prognostizieren, durchführen und verfolgen möchten – und das über die Erwartungen hinaus. Dank seiner vorausschauenden Terminplanung eignet sich LiquidPlanner ideal für das Projektmanagement in dynamischen Umgebungen, in denen Prioritäten und Zeitpläne sich häufig ändern.  

Warum ich mich für LiquidPlanner entschieden habe: Mir gefällt LiquidPlanner, weil es die schwierigen Aspekte des Umgangs mit Projektunsicherheiten, einschließlich Budgets, von Ihren Schultern nimmt. Die Funktion der prädiktiven Terminplanung passt Projekte dynamisch an Veränderungen an, gibt Ihnen ein Gespür dafür, was wann passieren wird, wenn Sie sicher planen, und hilft Ihnen dabei, Personal und Zeit genau zu berücksichtigen.

Ich finde auch gut, wie man mit dem Tool Arbeitsauslastung und Kapazitäten des gesamten Teams über alle Aufgaben und Projekte hinweg ausbalancieren kann. Das Tool berücksichtigt durch Zeiterfassung die gesamte Komplexität der Projekte sowie die Verfügbarkeit der Teammitglieder, um Leistung zu modellieren und zu optimieren. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Aufgaben und Maßnahmen zu priorisieren. Darüber hinaus erfasst die Bereichsschätzungsfunktion Unsicherheiten und hilft Ihnen, rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Herausragende Funktionen und Integrationen von LiquidPlanner

Herausragende Funktionen umfassen Ressourcenmanagement und Zeiterfassung, was Teams ermöglicht, sich anzupassen und Veränderungen zu verfolgen. Sie können zudem intelligente Einblicke nutzen, um Projekte, Schätzungen, Zeit und Budgets für kollaborative Planung und Risikokontrolle zu automatisieren.

Integrationen umfassen Trello, Jira, Slack, Salesforce, ScribeHow, Box, FTP, Google Drive, Freshdesk, Zoho, Hubstaff und Dropbox. Tausende weitere Apps und Software-Integrationen können über die offene API von LiquidPlanner erstellt oder mit einem kostenpflichtigen Zapier-Konto genutzt werden.

Puzzle.io ist eine KI-basierte Buchhaltungssoftware, die speziell für Startups und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Während der Hauptfokus auf der Automatisierung der Buchhaltung liegt, bietet sie auch Funktionen zur Finanzverfolgung und Berichterstattung, die das Projektcontrolling unterstützen. So können Sie Budgets, Ausgaben und den Cashflow verfolgen, während Ihre Projekte voranschreiten.

Warum ich Puzzle.io ausgewählt habe: Ich habe Puzzle.io in diese Liste aufgenommen, weil es Echtzeit-Einblick in die Finanzen mit integrierter Burn-Rate- und Runway-Analyse kombiniert. Wenn sich die Projektkosten ändern, können Sie die Geldbewegungen über verschiedene Projekte hinweg überwachen und Ausgaben anpassen, bevor Probleme entstehen. Das doppelte Buchhaltungssystem unterstützt sowohl die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch die periodengerechte Buchführung. Dadurch ist es flexibel bei Projekten, die eine detaillierte Erlös- und Aufwandserfassung benötigen. Für Startups mit begrenzten Mitteln oder bei der Verwaltung mehrerer Kundenprojekte kann dieses Berichtsniveau helfen, die finanzielle Kontrolle in jeder Phase zu behalten.

Obwohl diese Plattform speziell für Startups entwickelt wurde, bietet sie auch Projekt-Reporting-Tools, die für jedes kleine Unternehmen geeignet sind, das das Finanzmanagement ohne die Verwaltung mehrerer unverbundener Systeme vereinfachen möchte. Sie können Projektausgaben verfolgen, die finanzielle Gesundheit überwachen und bei Bedarf einfach mit externen Buchhaltern zusammenarbeiten.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Puzzle.io

Herausragende Funktionen sind automatisierte Umsatzrealisierung, die hilft, Projekteinnahmen mit erbrachten Leistungen abzustimmen, Abweichungsanalysen zur Erkennung unerwarteter Veränderungen bei den Ausgaben sowie ein Concierge-Onboarding, das Ihr Team beim Einrichten unterstützt.

Integrationen umfassen Ramp, Brex, Mercury, Every, Meow, Rippling, Gusto, Deel, Central, Stripe, Bill.com, Runway und Causal.

AdaptiveWork ist ein Projektmanagement-Tool, das für agiles Projektmanagement entwickelt wurde und sich somit ideal für Softwareentwicklungsteams und Organisationen eignet, die agile Methoden anwenden. Die Plattform ermöglicht es Software-Projektmanager:innen, in Echtzeit Einblick in alle ihre Arbeiten zu erhalten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Risiken proaktiv zu managen.

Warum ich AdaptiveWork gewählt habe: Ich habe AdaptiveWork aufgrund seiner Projektmanagement-Funktionen wie Planung, Analysen und Berichte, Workflow-Management und Teamarbeit ausgewählt. Die fortgeschrittenen Funktionen unterstützen beim Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, der nahtlosen Workflow-Automatisierung sowie beim Portfoliomanagement mit dynamischer Berichterstellung und externer Zusammenarbeit. 

Besonders hervorzuheben ist jedoch das Finanzmanagement von AdaptiveWork, das es von anderer Projektbuchhaltungssoftware abhebt. Es beinhaltet Budget-Tracking zur Überwachung von Ausgaben und stellt sicher, dass jedes Projekt im Budget bleibt. Sie können Stundensätze (auch global) sowie nach Rolle, Nutzer:in oder Projekt festlegen. Zeit- und Ausgabenerfassung helfen Ihnen, alle abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden automatisch auf das richtige Arbeitselement oder Projekt zu verbuchen und den Freigabeprozess zu vereinfachen. Die Lösung verfügt zudem über Umsatzprognosen im Vergleich zu den erwarteten Einnahmen, sodass Sie Ihre Kundenprojekte besser planen können. Schließlich definieren Preislisten spezifische Ressourcensätze für Klarheit bei Kosten, Abrechnung und Umsatz.

Herausragende Funktionen und Integrationen von AdaptiveWork

Herausragende Funktionen sind unter anderem die Automatisierung professioneller Dienstleistungen (Professional Services Automation) und das Projektfinanzmanagement. Mit diesen Funktionen können Teams und Projektleitende in Echtzeit Einblick in ihre gesamte Arbeit gewinnen, Abläufe automatisieren, Risiken proaktiv managen sowie Projektressourcen und Budgets verwalten, um einen größeren Geschäftserfolg zu erzielen.

Integrationen umfassen Jira, Zendesk, Sharepoint, NOW, Excel, Microsoft Teams, Box, Slack S-Suite, AWS, Oracle, SAP, Procore und Tableau. Über API-Zugriff und Webhooks lässt sich die Verbindung zu anderen Drittanbieter-Apps herstellen. Mit Zapier können Sie zudem Tausende weitere Drittanbieter-Apps integrieren.

ActiveCollab ist eine Projektmanagement-Software, die den Nutzern die vollständige Kontrolle über ihre Arbeit gibt – alle Aufgaben, Dateien, die Kommunikation und Teammitglieder. ActiveCollab vereint Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Abrechnung in einem Tool, was besonders für kleine und mittelgroße Teams ideal ist.

Warum ich Active Collab gewählt habe: Mir gefällt, wie diese Lösung hilft, die Aufgaben, Teams und Dateien eines Projekts an einem Ort zu organisieren. Sie können zwischen einer Zeitachsenansicht, Aufgabenlisten und einem Kanban-Board mit Aufgabenabhängigkeiten und automatischer Neuplanung, wiederkehrenden Aufgaben und der Bearbeitung mehrerer Elemente zugleich wählen, um Ihre Projektziele und Meilensteine zu planen.

Was mir noch besser gefallen hat, ist, wie diese äußerst konfigurierbare Software mit ihren umfangreichen Planungs- und Organisationstools dabei hilft, Projektabrechnungsprozesse bis zur Zahlung zu optimieren. Beispielsweise ermöglicht das Verknüpfen von Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung mit den Zeiterfassungsdaten im System eine genauere Abrechnung. Der zusätzliche Vorteil, all dies online oder per mobiler App erledigen zu können, macht ActiveCollab ideal für jedes Team, auch kleine und mittelgroße Gruppen.

Active Collab: Herausragende Funktionen und Integrationen

Herausragende Funktionen sind u.a. die Aufgabenlisten-Automatisierung und das Zeitmanagement mit Stoppuhr, Zeiterfassung und Stundenzetteln. Diese beiden Hauptfunktionen helfen dabei, sicherzustellen, dass niemand untätig bleibt oder ausbrennt, während die Arbeiten im geplanten Zeitrahmen erledigt und das Projektbudget nicht überstrapaziert wird. Die Zeiterfassung optimiert außerdem die Rechnungserstellung und verbessert Kostenschätzungen.

Integrationen umfassen G-Drive, Dropbox, Hubstaff, Timecamp, Slack, QuickBooks, Stripe und Paypal. Sie können auch eigene Lösungen mit der Active Collab API entwickeln und weitere Apps über Zapier und Webhooks integrieren.

GanttPRO ist ein Online-Gantt-Diagramm-Tool für professionelles Projektmanagement. Es hilft Nutzer:innen dabei, vom Konzept bis zur Auslieferung effizienter und produktiver im Projektmanagement zu sein, da es alle wichtigen Projektmanagement- und Buchhaltungstools integriert.

Warum ich GanttPRO ausgewählt habe: Ich habe GanttPRO in diese Liste aufgenommen, weil das Tool zuverlässiges und effizientes Projektmanagement mit Budgetkontrolle kombiniert und so hilft, Projekte pünktlich und im Kostenrahmen abzuschließen. Besonders schätze ich die Projektbudget-Funktion, mit der Sie die Kosten Ihres Projekts basierend auf Aufgaben- und Ressourcenkosten, deren Dauer sowie dem Typ der Arbeitseinheit wie Arbeitskraft, Material oder Fixkosten berechnen können. So behalten Sie Ihre Projektbuchhaltung immer im Blick.

Obwohl die Plattform für Unternehmen jeder Größe geeignet ist, gibt es einen günstigen Monatspreis, was besonders für kleine Unternehmen attraktiv ist, die weder Budget noch Ressourcen für größere Projektbuchhaltungssoftware und Spezialist:innen haben. Sie können die finanzielle Leistung steuern, Dauer, Schätzung oder tatsächliche Kosten für Ihre Projektaktivitäten und Ressourcen festlegen sowie Einnahmen, Ausgaben und Gewinne überwachen und verfolgen. 

GanttPRO – Hervorstechende Funktionen und Integrationen

Hervorstechende Funktionen sind u.a. Gantt-Diagramm-Vorlagen und Projektbudgets. Sie erhalten zahlreiche Gantt-Diagramm-Vorlagen, sodass Sie sofort in Excel, Google Sheets oder GanttPRO an Ihren Projekten arbeiten können. Mit dem Projektbudget können Sie die Kosten Ihres Projekts hinsichtlich Zeit und Ressourcen berechnen und geplante mit tatsächlichen Kosten vergleichen. 

Integrationen umfassen Slack, Jira Cloud, OneDrive, Google Drive, Excel, MS Project und MS Teams. Verwenden Sie die offene API von GanttPRO, um Ihre Tools zu verbinden und GanttPRO in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.

Rippling Spend ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben unterstützt – von der Gehaltsabrechnung bis zu Firmenkreditkarten. Sie wurde entwickelt, um Ausgaben durch automatisierte Richtliniendurchsetzung und Berichterstattung im Griff zu behalten. Sie können steuern, wie viel ausgegeben wird, wo und von wem – alles über eine einzige Plattform. 

Warum ich Rippling Spend ausgewählt habe: Für die Projektbuchhaltung eignet sich Rippling Spend, da Ausgaben mit Gehaltsabrechnungen und Kosten verknüpft werden können, sodass Sie Projektkosten direkt den jeweiligen Budgets zuweisen. Sie können projektbezogene Ausgaben in Echtzeit verfolgen und so sicherstellen, dass Ihr Team im Budget bleibt.

Die Plattform ermöglicht zudem, spezifische Ausgabenlimits und Genehmigungsworkflows für verschiedene Projektphasen festzulegen, wodurch alle Beteiligten Verantwortung übernehmen. Diese Kontrollmöglichkeiten erleichtern die projektbezogene Buchhaltung, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Rippling Spend

Hervorstechende Funktionen beinhalten automatische Richtliniendurchsetzung, globales Ausgabenmanagement, Firmenkreditkarten, Rechnungserstellung und -freigabe, individuelle Workflows, Beleganforderungen, Berichte in Echtzeit und individuell anpassbare Dashboards.

Integrationen gibt es mit Slack, Google Workspace, Office 365, AWS, Zoom, Dropbox und Salesforce.

Productive ist eine bekannte Projektmanagement-Software, die speziell für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde, die ihre Projekte, Finanzen und Teams auf einer einzigen Plattform verwalten möchten. Dazu gehören wichtige Projektmanagement-Funktionen wie Zeiterfassung, Spesenerfassung, Buchhaltung und Budgetierung, Ressourcenzuweisung, Kapazitätsplanung und Vertriebsprozesse. 

Warum ich Productive ausgewählt habe: Diese Lösung eignet sich besonders für wachsende Unternehmen oder Start-ups mit schnellem Wachstum. Ich habe diese Plattform ausgewählt, weil Sie im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen in der Branche Vertrieb, Budgetierung, Ressourcenplanung, Projektmanagement, Berichterstellung und Abrechnung an einem Ort steuern können, um eine vollständige und aktuelle Übersicht über die Unternehmensleistung zu erhalten. Sie können Ihre Daten in einem einzigen Agentur-Management-System konsolidieren und Projekte von der Akquise bis zur Zahlung und alles dazwischen verwalten. Es ist die perfekte Plattform für Agenturen und Kreative, die die Anzahl der von ihnen genutzten Tools reduzieren möchten.

Productive: Herausragende Funktionen und Integrationen

Herausragende Funktionen sind unter anderem das Budgeting, bei dem Sie den Status Ihrer Budgets und Gewinnspannen in Echtzeit überwachen können, sowie die automatisierte Rechnungsstellung, die Ihnen Zeit spart, indem Rechnungen aus erfassbaren Arbeitszeiten erstellt werden. Diese Funktionen helfen Ihnen, die Finanzen Ihrer Agentur im Blick zu behalten und einen Gesamtüberblick über Ihre finanzielle Performance zu erhalten, während Sie mit Ihren Kunden arbeiten. Beispielsweise können Sie Einblick in Ihre Rechnungsberichte nehmen, um Daten wie bereits abgerechnete Beträge, noch offene Rechnungsbeträge und überfällige Summen zu sehen.

Integrationen umfassen Tools wie Hubspot, Slack, Google Calendar, Jira, Xero, Exac, Outlook, Quickbooks, Fortnox, CPP, Personio, CharlieHR, SAP, BambooHR, Factorial und ADP. Mit Zapier können Sie Productive.io mit Tausenden von beliebten Apps und individuell entwickelten Anwendungen verbinden, um Ihren Workflow individuell anzupassen.