Was ist ein Gantt-Diagramm? Vollständiger Leitfaden für Projektmanager
Lassen Sie mich gleich zu Beginn sagen: Ich liebe ein gutes Gantt-Diagramm. Ist das nerdig? Wenn ja, dann sind Sie am Ende dieses Artikels selbst ein riesengroßer Nerd.
Aber um klarzustellen: Ich spreche von „einem guten Gantt-Diagramm“.
Ein gutes Gantt-Diagramm erzählt eine visuelle Geschichte über die Beziehungen zwischen den zu erledigenden Aufgaben, dargestellt über einen Zeitraum.
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- Es zeigt, was passieren muss, damit etwas anderes beginnen kann, oder was abgeschlossen sein muss, damit etwas anderes beendet werden kann.
- Es zeigt, welche Arbeiten isoliert parallel ablaufen und wo Zusammenarbeit erforderlich ist.
- Es gliedert Phasen und gibt Schlüsseldaten eine Logik.
- Es nimmt die Komplexität des Projekts und destilliert sie zu Einfachheit.
- Und es zeigt einen gangbaren Weg zum Erfolg.
Demgegenüber steht für mich ein schlechtes Gantt-Diagramm. Ein schlechtes Gantt-Diagramm ist eines, das nur der Projektmanager ansehen will. Es spuckt die Komplexität des Projekts auf eine Seite und ist etwa so spannend anzusehen wie Schimmel auf einem Stück Brot.
Es ist die Geschichte, die niemand hören möchte, denn sie ist voller Fachjargon und langweilig. Deshalb kommen die einzigen Eingaben im Verlauf des Projekts ausschließlich vom Projektmanager selbst.
Wie ein Gantt-Diagramm aussieht
Das Ende des 19. Jahrhunderts von dem Maschinenbauingenieur Henry Gantt entwickelte Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das es ermöglicht, Projektdaten schnell visuell darzustellen. Am wichtigsten sind hierbei die Aufgabenabhängigkeiten sowie der aktuelle Projektfortschritt.
All dies wird im Zusammenhang mit dem festgelegten Projektzeitplan gezeigt. Ähnlich wie ein Reiseplan für eine lange Reise zeigt, was wann geschieht und was als Nächstes kommt, bietet das Gantt-Diagramm einen Überblick aus der Vogelperspektive über die Projektschritte, was als Nächstes passiert, und wann alles erledigt sein sollte (natürlich nur eine Schätzung, Änderungen sind immer möglich)!
So sehr ich es LIEBE, die Projektplanung auf Papier zu beginnen (ich bin fest davon überzeugt, dass man ein Projekt erst in die Software übertragen sollte, wenn man es auch auf Papier gut skizzieren kann).
Heutzutage werden Gantt-Diagramme größtenteils automatisch in Software erstellt. Mehr zu Gantt-Diagramm Software erfahren Sie hier.
Gantt-Diagramm-Aufbau
Jede Gantt-Diagramm-Software erstellt ein horizontales Balkendiagramm (was im Grunde das ist, was sich die Leute unter einem Gantt-Diagramm vorstellen).
Die vertikale Achse auf der linken Seite besteht aus der Aufgabenliste, die im Verlauf des Projekts abgearbeitet wird, möglicherweise auf mehreren Ebenen, falls das Projekt komplex ist.
Die Aufgaben werden meist von oben nach unten in der Reihenfolge angeordnet, in der sie für das Projekt abgeschlossen werden müssen. In komplexeren Projekten können die Aufgaben auch nach Kontext, Phase, Team oder Bereich gruppiert werden.
Die horizontale Achse ist der Projektzeitplan. Die für jede Projektaufgabe erzeugten horizontalen Balken sind proportional zu der für diese Aufgaben benötigten Zeit. Wenn das gesamte Projekt beispielsweise vier Wochen dauert und die erste Aufgabe eine Woche in Anspruch nimmt, würde der Balken für diese Aufgabe ein Viertel des Zeitstrahls einnehmen.
Die meisten Online-Gantt-Diagramm-Softwares zeigen zudem, welches Teammitglied welcher Aufgabe zugewiesen wurde. Der Füllstand des jeweiligen Balkens informiert Projektleiter, Team und Stakeholder darüber, wie viel Fortschritt bei einer Aufgabe bereits erzielt wurde.
Das Gantt-Diagramm bietet Projektleiter, Team und Stakeholdern eine gleichbleibende Sicht auf den kritischen Pfad und den gesamten Projektfortschritt.
Durch diese Visualisierung des kritischen Pfads ist leicht zu erkennen, wann Zeitplananpassungen notwendig sind, um Engpässe im Projektverlauf zu vermeiden.
Verwandte Lektüre: 7 Elemente, die in ein Gantt-Diagramm gehören + weitere Gantt-Tipps
Warum werden Gantt-Diagramme verwendet?
Das Gantt-Diagramm identifiziert Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden können, sowie solche, die vom Abschluss anderer Aufgaben abhängen. Es ist eine Methode, Ihr Projektmanagement zu visualisieren und die wichtigsten Aspekte davon darzustellen.
Da das Balkendiagramm auf einer Zeitachse abgebildet ist, zeigt ein Gantt-Diagramm möglicherweise auch Leerlaufzeiten im Projekt auf. Außerdem eignet sich das Gantt-Diagramm hervorragend, um größere Pausen oder zeitliche Faktoren (sagen Sie es mit mir: Urlaub, Ferien) zu erkennen, die die Fähigkeit des Teams zur Weiterarbeit entscheidend beeinflussen.
Projektmanager, Teams und Stakeholder können das Gantt-Diagramm nutzen, um zu sehen, wie sie im Vergleich zum Plan vorankommen, und sicherstellen, dass alle zeitlichen Überlegungen frühzeitig berücksichtigt und eingeplant werden.
Erfahren Sie mehr darüber, wofür Gantt-Diagramme verwendet werden und welche konkreten Anwendungsfälle sie haben.
Profi-Tipp: Ein Gantt-Diagramm, das in einem Tool bleibt und nicht in echte Gespräche einfließt, ist nicht so hilfreich! Wenn Sie Projektmanager, Teammitglied oder Stakeholder eines Teams sind, das ein Gantt-Diagramm verwendet, machen Sie dieses Diagramm so sichtbar wie möglich und nutzen Sie es als Werkzeug, um offen darüber zu sprechen, wie es läuft und was noch bevorsteht.
Vorteile eines Gantt-Diagramms
Das Gantt-Diagramm dient dazu, wichtige Projekttätigkeiten und zeitliche Informationen an einem Ort und in visueller Form zu organisieren.
Solch wichtige Informationen in einem Diagramm zu vereinen, vereinfacht die Kommunikation des Plans (und etwaiger Aktualisierungen) und macht es leichter zu verstehen, wie viel Zeit sowohl für einzelne Aufgaben als auch für das gesamte Projekt benötigt wird.
Es ist vorteilhaft, ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement zu nutzen, da Sie so auf einen Blick erkennen können, wie sich die einzelnen Aufgaben zueinander verhalten, was wann fällig ist und wie viel Zeit für jede Aufgabe vorgesehen ist.
Dies hilft Ihnen, im Projekt organisiert und auf Kurs zu bleiben. Ein Gantt-Diagramm kann außerdem dabei helfen, potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig im Projekt zu erkennen, sodass sie angegangen werden können, bevor sie zu gravierend werden.
Wenn es regelmäßig aktualisiert wird, kann selbst ein einfaches Gantt-Diagramm ein entscheidendes Werkzeug sein, mit dem jedes Teammitglied den Projektfortschritt und -plan schnell erkennen kann.
Wichtige Punkte, die Sie beachten sollten
Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, brauchen Sie zunächst einen grundlegenden Projektplan mit Aufgaben, Terminen und – wenn nötig – Abhängigkeiten. Versuchen Sie nicht, ein Gantt-Diagramm ohne diese Elemente zu erstellen.
Selbst wenn Sie Projektmanagement-Software zum Erstellen eines Gantt-Diagramms nutzen, benötigen Sie zuvor einen Projektplan, der alle (oder einige zu Beginn) Aktivitäten aufführt, die für Ihr Vorhaben erforderlich sind.
Sie benötigen außerdem eine Schätzung, wie lange jede Aufgabe ungefähr dauert, und ob bestimmte Aufgaben voneinander abhängig sind. Start- und Endtermine sollten ebenfalls festgelegt werden. Projektmeilensteine können als Motivation für das Projektteam dienen oder werden möglicherweise von Ihren Stakeholdern (oder vertraglich) gefordert.
Wie bei jeder Projektmanagement-Software gilt: Der Nutzer muss so viele Details wie möglich vorgeben. Der Projektmanager sollte die abschließenden Elemente des Projektes verstehen und die Struktur des Projektstrukturplans kennen.
Kein Gantt-Diagramm-Tool wird Ihnen sagen, welche Aufgabe fehlt oder wer im Team was machen soll. Denken Sie daran: Ein Gantt-Diagramm ist lediglich eine visuelle Darstellung eines Projektplans im Zeitablauf. Es ist an sich nicht der Plan.
Die besten Einsatzmöglichkeiten für Gantt-Diagramme
Projektmanagement-Fachleute nutzen Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, weil sich mit ihnen sämtliche Arten und Größen von Projekten für Stakeholder visualisieren lassen.
Das Gantt-Diagramm selbst gibt es seit Jahrzehnten. Es war entscheidend bei der Visualisierung und Kommunikation des Projektfortschritts vieler großer Initiativen, von denen Sie profitieren, wie etwa Verkehrsinfrastruktur, Autobahnsysteme und sogar beim Content-Erstellungsprozess von The Digital Project Manager!
Eines meiner Lieblings-Beispiele für Projekte, die sich hervorragend mit einem Gantt-Diagramm visualisieren lassen, ist der Bau – denn wahrscheinlich sind wir alle schon mal an einem Haus oder Gebäude vorbeigefahren, das über einen längeren Zeitraum gebaut wurde, und wissen: Man sollte keine Küchenschränke einbauen, bevor das Dach fertig ist!
Heute kommen Gantt-Diagramme in nahezu jeder Branche und jedem Sektor zum Einsatz, was durch die Vielzahl an Gantt-Chart-Softwares und die vielen Vorlagen, die für unterschiedlichste Szenarien erstellt wurden, belegt wird (PS: Unsere Gantt-Diagramm-Vorlage gibt's hier).
Projektmanager, die nach der vorausschauenden oder Wasserfall-Methode arbeiten, verwenden meist Gantt-Diagramme, um den Weg ihres Teams zum erfolgreichen Abschluss zu visualisieren. Tatsächlich stammt der Name „Wasserfall“ in gewisser Weise von der Gantt-Diagramm-Struktur, die wie ein Wasserfall bis zum Ziel verläuft.
Da die Wasserfall-Methode mit einem Projektzeitplan arbeitet, bei dem alle Pläne zu Beginn klar definiert werden, eignet sich das Gantt-Diagramm bestens, um diese Abfolge grafisch darzustellen.
Darüber hinaus bieten Gantt-Diagramme Projektleitern und Teams eine anschauliche Möglichkeit, ihr Projekt in überschaubare Abschnitte zu unterteilen. Dieses Tool hilft ihnen außerdem dabei, Meilensteine innerhalb des Projektzeitplans zu erkennen, was wiederum Daten liefert, mit denen sie den Stakeholdern eines Unternehmens Rückmeldungen geben können.
Übersehene Einsatzmöglichkeiten von Gantt-Diagrammen
Da ein Gantt-Diagramm Abhängigkeiten von Aufgaben abbildet und den kritischen Pfad eines Projekts zeigt, kann dieses Projektmanagement-Tool aufzeigen, wie die Änderung einer einzelnen Aufgabe potenziell das gesamte Projekt beeinflussen kann. Erfolgreiches Projektmanagement erfordert häufig die Fähigkeit, flexibel zu reagieren, weshalb es entscheidend ist, heute absehen zu können, wie sich eine Änderung auf den Projektabschluss in der Zukunft auswirkt. Diese Art von Rückmeldung ist eines der weniger genutzten Elemente eines Gantt-Diagramms.
Profi-Tipp: Zwar werden Gantt-Diagramme häufig bei vorausschauenden, wasserfallartigen Projekten eingesetzt, sie lassen sich jedoch auch in Agile-Projekten verwenden, um zu visualisieren, was erledigt ist und was noch erledigt werden muss.
Der zentrale Unterschied zwischen Predictive/Waterfall- und Adaptive/Agile-Projekten liegt nicht darin, ob wir ein Gantt-Diagramm verwenden, sondern vielmehr darin, wie wir planen und ob wir zu Beginn alles über das Design und die Funktion wissen müssen (Predictive/Waterfall) oder ob wir diese entlang des Weges entdecken, gestalten und aufbauen können (Adaptive/Agile).
Einschränkungen von Gantt-Diagrammen
Kein Projektmanagement-Tool oder keine Software ist perfekt. Auch das Gantt-Diagramm nicht – es kann schnell zu komplex werden, wenn die Anzahl der Abhängigkeiten und Aktivitäten steigt.
Anders ausgedrückt: Ein überladenes Balkendiagramm kann so viele Details enthalten, dass der Gesamteindruck verwirrend wird. Ein Gantt-Diagramm sollte nicht nur um seiner selbst willen verwendet werden; es muss einen Mehrwert bieten.
Wenn eine Projektmanagement-Aktivität, einschließlich der Erstellung von Gantt-Diagrammen, keinen Mehrwert schafft, sollte man sie lassen. Konzentrieren Sie sich als Projektmanager auf wertschöpfende Tätigkeiten und setzen Sie Ihre Zeit und Fachkenntnisse gezielt ein.
Wenn Sie beispielsweise ein Gantt-Diagramm erstellt haben, Ihr Team und die Stakeholder es aber nicht nutzen oder keinen Nutzen darin sehen, ist es nicht wertvoll. Nutzen Sie Ihre Zeit und Energie, um Mehrwert zu schaffen – nicht um Papierkram zu produzieren.
Damit gesagt, hier ein paar wichtige Dinge, die in Gantt-Diagrammen fehlen.
Aufgabenprioritäten
Da ein traditionelles Gantt-Diagramm die Aufgaben eines Projekts typischerweise nacheinander auflistet, stellt es die Prioritäten einzelner Aufgaben nicht exakt dar. In einem herkömmlichen Gantt-Diagramm erscheint jede Aufgabe gleich wichtig wie alle anderen, was den tatsächlichen Projektablauf oft nicht richtig widerspiegelt.
Erforderliche Ressourcen
Obwohl es im Grunde ein Balkendiagramm ist, steht die Länge des Balkens jeder Aufgabe für den Zeitaufwand, nicht für die zur Erledigung benötigten Ressourcen. Das Aufgabenmanagement benötigt aber gegebenenfalls genau solche Informationen, da manche Planungsentscheidungen eher auf den verfügbaren Ressourcen als auf der Zeit beruhen sollten.
Projektkosten
Eine weitere Einschränkung des Gantt-Diagramms ist der Fokus auf den Projektzeitplan anstelle der Kosten. Im Projektmanagement müssen Kosten oft in Entscheidungen einbezogen werden, wobei ein Gantt-Diagramm keine Daten liefert, um solche Entscheidungen zu unterstützen.
Gesamtübersicht des Projekts
Projektmanagement-Software, die Gantt-Diagramme erstellt, teilt diese oft in Segmente auf. Dadurch wird es schwierig, das gesamte Projekt auf einem Bildschirm oder auf einem Blatt Papier zu sehen, was solche Diagramme für eine gemeinsame Betrachtung erschwert. Kurz gesagt: Es kann so viele Informationen im Gantt-Diagramm geben, dass das ganze Projekt nie auf einmal sichtbar ist.
Wenn Sie das Problem haben, alles auf einen Bildschirm oder ein Blatt Papier zu bekommen, überlegen Sie, ob Sie Aufgaben auf höher gelegene Arbeitspakete oder Meilensteine zusammenfassen können, sodass alles trotz angepasstem Zeitmaßstab in eine Ansicht passt. Probieren Sie es aus!
Weitere Methoden zur Projektvisualisierung
Erfolgreiches Projektmanagement besteht oft darin, mehrere Tools zu nutzen. Neben einem Gantt-Diagramm kann auch ein PERT-Diagramm (Program Evaluation Review Technique) nützlich sein. Ein PERT-Diagramm, anders als der kritische Pfad, legt den Schwerpunkt eher auf die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben als auf den Zeitplan und ist somit besonders für das Management größerer Projekte geeignet.
Ein Netzplan ist hilfreich, um anschaulich darzustellen, wie die Komponenten oder Aufgaben eines Projekts miteinander interagieren – etwas, das ein Gantt-Diagramm nicht zeigt (das ist der Hauptunterschied zwischen Gantt- und PERT-Diagramm).
Es gibt auch Projektmanagement-Tools wie Kanban-Boards, die dadurch funktionieren, dass die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben pro Person oder Team begrenzt wird – im Gegensatz zum Setzen von Zeitplänen.
Abschließende Gedanken
Das Gantt-Diagramm ist seit Jahrzehnten ein erfolgreiches Projektmanagement-Tool, weil es letztlich eine benutzerfreundliche Methode ist, um Aufgaben und den benötigten Zeitaufwand für den Abschluss eines Projekts zu visualisieren. Denken Sie aber daran: Das Gantt-Diagramm ist nicht der Projektplan.
In Kombination mit anderen Projektmanagement-Tools kann das Gantt-Diagramm eine großartige Übersicht liefern, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und einen Ausblick darauf zu geben, welche Aufgaben als Nächstes für das Projektteam anstehen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich vorzustellen, was bevorsteht oder wo Ihr Team in Zukunft stehen muss, ist ein Gantt-Diagramm ein hervorragender Ausgangspunkt. Tatsächlich war jede Führungskraft, mit der ich bisher zusammengearbeitet habe, mit Gantt-Diagrammen vertraut – und in manchen Fällen war das Gantt-Diagramm sogar ein Hinweis auf einen soliden Projektplan. Probieren Sie es aus!
Finden Sie hier die passende Gantt-Diagramm-Software für Ihre Projektanforderungen (erstellen Sie zuerst einen grundlegenden Plan und überspringen Sie diesen Schritt nicht!):
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