Ressourcenstrukturplan: Schritt-für-Schritt-Anleitung für 2026
Die Zuweisung der passenden Personen und Materialien unter Berücksichtigung der verfügbaren Zeit und des Budgets ist das Kernstück einer erfolgreichen Projektdurchführung. Der Prozess der Ressourcenplanung, insbesondere die Ressourcenstruktur, ist ein wertvolles Instrument, das Ihnen hilft, zu durchdenken, wer und was zur effektiven Erfüllung der Projektanforderungen benötigt wird.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Ressourcenstruktur (Resource Breakdown Structure) Projektressourcen kategorisiert und nachverfolgt. Außerdem erklären wir, wie Sie eine Ressourcenstruktur erstellen, die Sie mit Projektbeteiligten teilen können.
Was ist eine Ressourcenstruktur?
Eine Ressourcenstruktur (RBS) ist ein organisatorisches Werkzeug, das dazu dient, die für den Abschluss eines Projekts benötigten Personen, Materialien, das Budget und die Zeit zu dokumentieren und zu kategorisieren. Projektmanager sollten idealerweise eine RBS während der Projektplanungsphase entwickeln (fügen Sie dies als Schritt zu Ihrer Projektplanung Checkliste hinzu), um zu bewerten, wie viele Teammitglieder – mit welchen Qualifikationen – für die Umsetzung eines Projekts benötigt werden, bevor es beginnt.
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Im Grunde genommen ist eine RBS eine Liste der Ressourcen für Ihr Projekt. Eine effektive RBS fungiert als visuelle Hierarchie, um Ressourcenanforderungen in immer detailliertere Ebenen zu gliedern, die mit den Projektanforderungen übereinstimmen.
Warum ist eine Ressourcenstruktur im Projektmanagement wichtig?
Eine RBS ist ein wichtiges Instrument im Projektmanagement, das den Projektressourcen-Managementprozess unterstützt. Eine RBS:
- Identifiziert benötigte Ressourcen zur Unterstützung von Projektaktivitäten
- Hebt Ressourcenengpässe hervor, bevor sie zum Engpass für die Projektdurchführung werden
- Dient als Grundlage zur Verfeinerung von Projektzeitplänen und Kostenschätzungen
- Bietet Ihnen eine Ausgangsbasis für Entscheidungen zur Ressourcenzuteilung während des gesamten Projektzyklus
Vorteile einer Ressourcenstruktur
Der Einsatz einer RBS zur Unterstützung der Ressourcenplanung bietet mehrere Vorteile:
- Verbesserte Ressourcenzuteilung: Sobald Sie die Ressourcenbedarfe für Ihr Projekt dokumentiert haben, können Sie diese mit der verfügbaren Kapazität und Ressourcenauslastung vergleichen, um während der Projektplanungsphase Projekttätigkeiten Teammitgliedern zuzuweisen. Während der Projektdurchführung können Sie die Leistung überwachen und bei Bedarf in Echtzeit anpassen.
- Einfachere Budgetierung und Finanzverfolgung: Die visuelle Organisation der Ressourcen mit einer RBS erleichtert die Prognose und Optimierung der Projektkosten. Mit fortschreitendem Projekt können Sie im Blick behalten, wer Projektarbeit leistet und welche Kosten damit verbunden sind.
- Besseres Risikomanagement: Durch die Prognose des Ressourcenbedarfs für Ihr Projekt ermöglicht Ihnen die RBS, potenzielle Projektrisiken zu erkennen, zu überwachen und zu adressieren – so ist es wahrscheinlicher, dass Sie diese Risiken überwinden und Projekterfolg erzielen.
- Weniger Ressourcenengpässe und Konflikte: Durch den Vergleich des in der RBS abgebildeten Ressourcenbedarfs mit den vorhandenen Kapazitäten können Sie die Personalstärke anpassen und das Projektteam motiviert halten.
- Motivierte Teammitglieder: Eine optimierte Ressourcenzuteilung stellt sicher, dass Teammitglieder an Aufgaben arbeiten, die ihren Fähigkeiten und Interessen entsprechen, ohne das Risiko einer Überlastung und eines daraus resultierenden Burnouts einzugehen – was die Leistung verbessert.
Was in einer Ressourcenstruktur enthalten sein sollte
Bevor wir besprechen, wie Sie eine RBS erstellen, schauen wir uns die verschiedenen Ressourcentypen an, die Sie zur Steigerung der Effizienz einbeziehen sollten:
Personalressourcen
Personalressourcen oder Arbeitskraft sind die Personen, die für den Abschluss eines Projekts benötigt werden. Da ein Großteil des Projektmanagements auf Mitarbeiterführung beruht, sollte dieser Bereich als Projektmanager besondere Aufmerksamkeit erhalten.
Innerhalb der Kategorie Personalressourcen sollten Sie bei der Erstellung Ihres Ressourcenmanagementplans nach Rollenarten und/oder Hierarchieebenen unterscheiden (z. B. Senior Engineer, Junior Designer). Dies erleichtert die Personalbedarfsanfrage, informiert Ihr Budget und sorgt dafür, dass die richtigen Ressourcen effektiv den passenden Projektaufgaben zugeordnet werden.
Sie sollten außerdem zwischen internen Mitarbeitenden und externen Auftragnehmern, die für bestimmte Aufgaben oder Funktionen beauftragt werden, unterscheiden – insbesondere wegen der unterschiedlichen Kostenstrukturen.
Mehr dazu: Sehen Sie sich unsere Liste an Software-Tools für das Mitarbeiterressourcenmanagement an, damit Sie beim Thema Personalplanung, Verfügbarkeit und Zuweisung immer auf dem Laufenden bleiben.
Materielle Ressourcen
Materielle Ressourcen sind die physischen Mittel, die Sie benötigen, um ein Projekt abzuschließen, z. B. Ausrüstung und andere Materialien. Für digitale Projekte können dies Software- oder Domain-Lizenzen sowie Hardware oder Bürobedarf sein.
Wenn Sie mit Anbietern über die Beschaffung materieller Ressourcen verhandeln, denken Sie daran, dass Sie diese möglicherweise auch für andere Projekte in Ihrem Portfolio verwenden können, um Kosten zu sparen.
Finanzielle Ressourcen
Die Verfolgung der finanziellen Ressourcen bzw. Ihres Projektbudgets ist entscheidend für das effektive Management anderer Projektrichtlinien.
Die RBS ist ein hilfreiches Werkzeug, um den Ressourcenbedarf und die damit verbundenen Kosten zu verstehen. Wenn Sie wissen, welche Teammitglieder Sie für Ihr Projekt benötigen, wie viel Zeit sie einbringen und deren Stundensatz, können Sie diese Informationen nutzen, um eine Projektkostenschätzung zu erstellen.
Die Integration von Projektkostenkontrolle ist eine Best Practice im Ressourcenmanagement.
Zeitbasierte Ressourcen
Neben der Kostenkontrolle verfolgt eine RBS auch den benötigten Zeitaufwand zur Projektumsetzung. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit jede Ressource für Projekttätigkeiten aufbringen muss, können Sie daraus Ihren Projektzeitplan entwickeln und Aufgaben managen.
Resource Breakdown Structure vs. Work Breakdown Structure
Ein Projektstrukturplan (WBS) ist ein Organisationswerkzeug, mit dem Projektarbeit und die dafür erforderlichen Arbeitspakete visualisiert werden. Werden WBS und RBS gemeinsam eingesetzt, entsteht ein vollständiges Bild davon, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer deren Umsetzung verantwortet.
Sowohl WBS als auch RBS dienen als Grundlage für ein RACI-Diagramm, in dem die Rollen und Verantwortlichkeiten für Beteiligte bei Projekttätigkeiten festgelegt werden.
Wie erstellt man eine Resource Breakdown Structure?
Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine RBS für Ihr Projekt zu erstellen:
1. Benötigte Ressourcen identifizieren
Konsultieren Sie Projektbeteiligte, Ihre eigenen Projekterfahrungen oder historische Projektdaten in Ihrem Unternehmen, um festzulegen, welche Ressourcen Sie für die Umsetzung benötigen.
2. Ressourcen kategorisieren
Nachdem Sie die Ressourcenliste erstellt haben, ordnen Sie diese Kategorien zu. Beispiele sind: Humanressourcen, materielle Ressourcen, finanzielle Ressourcen und zeitbasierte Ressourcen.
Die Aufschlüsselung nach Kategorien vereinfacht Budgetanfragen und gewährleistet, dass Sie Aufgaben und Budgetzuteilungen präzise planen.
3. Ressourcenverantwortung und Zuständigkeit zuweisen
Vertiefen Sie Ihre kategorisierten Ressourcen, indem Sie Rollen, Zuständigkeiten, benötigte Qualifikationen und verbundene Kosten weiter detaillieren.
Beispielsweise sollte jede Humanressource in Ihrer RBS einen zugeordneten Stundensatz haben. Jede materielle Ressource sollte mit einem Anschaffungs- und Betriebskostenwert versehen werden.
4. RBS an den Projektstrukturplan (WBS) anpassen
In diesem Schritt sollten Sie Ihre RBS mit dem von Ihnen erstellten WBS für Ihr Projekt abgleichen, um sicherzustellen, dass jeder Aufgabe eine Ressource zugeordnet ist. Stellen Sie sicher, dass die zugewiesenen Teammitglieder verfügbar sind und die entsprechenden Fähigkeiten haben, um die Projektaufgaben auszuführen.
5. Validieren und Überprüfen Sie die RBS
Überprüfen Sie Ihre Entwurfs-RBS auf Vollständigkeit und Realisierbarkeit. Validieren Sie diese anschließend mit Ihren Stakeholdern, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Details übersehen haben. Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen an der RBS basierend auf dem Feedback der Stakeholder vor.
6. Verteilen Sie die RBS
Sobald sie finalisiert ist, verteilen Sie die fertige RBS an die Projektbeteiligten, um Abstimmung und Verantwortlichkeit für den vorgeschlagenen Plan sicherzustellen.
Tools zur Ressourcenauflistung
Während Sie daran arbeiten, Ihre RBS zu erstellen, sollten Sie bedenken, dass es zahlreiche Tools zur Ressourcenverwaltung auf dem Markt gibt, die einige der manuellen Aufgaben im Ressourcenverwaltungsprozess automatisieren können.
Sehen Sie sich unsere Liste der besten Ressourcenmanagement-Software an:
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Best Practices für die Ressourcenauflistung
Hier sind einige bewährte Methoden, die Sie beim Erstellen einer RBS beachten sollten:
- Struktur klar und hierarchisch halten: Wenn Sie zu viele Details in Ihre RBS aufnehmen, kann sie unübersichtlich oder schwer zu verwalten werden. Überlegen Sie, welches Informationsniveau notwendig ist, um Projektressourcen zu steuern, ohne zu viel Komplexität einzuführen.
- Sicherstellen, dass die RBS mit den Projektzielen übereinstimmt: Wenn Sie Ihre Ressourcen dokumentieren und kategorisieren, prüfen Sie die RBS auf Übereinstimmung mit den im Projektsteckbrief festgelegten Zielen. Wenn die aufgelisteten Ressourcen nicht zum Erfolg des Projekts beitragen, sollten Sie sich fragen, ob sie wirklich notwendig sind.
- Akzeptanz bei Stakeholdern schaffen: Wenn Ihr Team die in der RBS aufgeführten Ressourcen nicht mitträgt, ist sie kein nützliches Werkzeug. Holen Sie Feedback von den Stakeholdern ein, um Ihre RBS zu optimieren, und stellen Sie sicher, dass deren Inhalt realistisch ist.
- RBS regelmäßig anpassen und aktualisieren, wenn sich Projektanforderungen ändern: Wie jedes Projektdokument sollte die RBS ein lebendes Dokument sein, das die Entscheidungsfindung in Echtzeit unterstützt. Halten Sie sie regelmäßig aktuell, damit sie veränderte Projektsituationen widerspiegelt.
- RBS in Projektmanagement-Software integrieren, um die Nachverfolgung zu verbessern: Sie können die RBS auch mit Ihrer bestehenden Projektmanagement-Software integrieren, um potenzielle Probleme im Ressourcenmanagement frühzeitig zu erkennen.
Beispiel für eine Ressourcenauflistung
Hier finden Sie ein Beispiel für eine RBS, das Sie für Ihre eigenen Projekte in Betracht ziehen können. Beachten Sie, dass jede aufgeführte Ressource einer Kategorie, einer Rolle und einem zugehörigen Kostenfaktor zugewiesen ist:
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